www.pwc.com/se Genomgång av Storvik Ovansjö Ridklubb
Utfört arbete Intervju med ordförande om verksamhet och administrativa rutiner. Genomläsning av protokoll från årsmöten och styrelsemöten. Översiktlig analys av verksamheten 2010, 2011 och 2012. Granskning av underlag till bokföringen 2010, 2011 och 2012, stickprov. Granskning av utbetalningar under 2012. Genomgång av rutiner och betalningar av skatter och avgifter. 2
Intervju med ordförande om verksamhet och administrativa rutiner Redovisning handhas av anställd hos föreningen. Attestinstruktion saknas. Personal beställer efter behov. Föreningen har 6 anställda, varav 1 person arbetar deltid (75%). Ordförande administrerar löneberäkningar och utbetalning av lön. Föreningen har släpat med att skicka ut påminnelser till kunder som inte betalat sina fakturor. Föreningen avser att framåt skicka påminnelser löpande. 3
Genomläsning av protokoll från årsmöten och styrelsemöten Vi har tagit del av protokoll för perioden från 2010-01-31 till 2012-08-12. De protokoll vi tagit del av är ej undertecknade eller justerade. Årsmötesprotokollen för 2010 och 2011 har beslutat om ansvarsfrihet för styrelsen. Styrelseprotokollen är strukturerade utifrån rapportering från föreningens utskott. Dessa är tävlings/träningssektionen, ungdomssektionen, utbildningssektionen, sponsringsgruppen, aktivitetsgruppen, ekonomigruppen, projektgruppen och personalgruppen. Vid styrelsemöte 2012-04-01 rapporterades att ekonomin var i balans men vid styrelsemöte 2012-06-03 rapporterades att ekonomiska läget är tufft och att framtiden är oklar. Vid styrelsemötet 2012-08-12 togs beslut om att kontakt skall tas med kommunen angående ekonomin. 4
Översiktlig analys av verksamheten 2010, 2011 och 2012 Nedanstående belopp är ej reviderade av. Beloppen är hämtade från årsredovisningar för 2010 och 2011 samt för 2012 från redovisningssystemet perioden tom nov 2012. Belopp tkr 2010 2011 2012 Nettoomsättning 2.448 1.947 1.912 Övriga rörelseintäkter 1.270 1.537 752 Summa intäkter 3.718 3.484 2.664 Råvaror och förnödenheter -697-559 -504 Övriga externa kostnader -1.190-1.225-931 Personalkostnader -1.485-1.611-1.449 Summa rörelsens kostnader -3.372-3.395-2.884 Rörelseresultat 346 89-220 Finansnetto 39-56 -6 Resultat 385 33-226 5
Översiktlig analys av verksamheten 2010, 2011 och 2012 Nedanstående belopp är ej reviderade av. Beloppen är hämtade från redovisningssystemet för perioden tom nov 2012. Belopp tkr Utfall nov2012 Budget 2012 Nettoomsättning 1.912 2.152 Övriga rörelseintäkter 752 1.176 Summa intäkter 2.664 3.328 Råvaror och förnödenheter -504-498 Övriga externa kostnader -931-916 Personalkostnader -1.449-1.691 Summa rörelsens kostnader -2.884-3.105 Rörelseresultat -220 223 Finansnetto -6 0 Resultat -226 223 6
Översiktlig analys av verksamheten 2010, 2011 och 2012 Kommentarer Föreningen har anläggningstillgångar bokförda per 2012-11-28 til 950 tkr varav hästar uppgår till 710 tkr. Föreningen gör inga avskrivningar på anläggningstillgångarna. Intäkterna har minskat mellan 2010 och 2011, kostnaderna har ökat något. Årets resultat har minskat vilket förklaras av intäktsminskningen. Budgeterat resultat för 2012 uppgår till 223 tkr, utfall per november uppgår till -226 tkr. Kassaflödet är negativt för året. Ej reviderat. Vi har inte haft möjlighet att ta del av någon samlad bokslutsdokumentation för åren 2010 och 2011. Utifrån upprättade balansräkningar kan noteras att uppbokning av eget kapital ej sker på separat konto i balansräkningen utan det ligger kvar som en salderingspost i redovisningsprogrammet. Vidare så sker redovisning av skulder för personalskatt och upplupna sociala avgifter brutto, på konton för uppbokning respektive betalning. 7
Granskning av underlag till bokföringen 2010, 2011 och 2012, stickprov Vid vår stickprovsgranskning har vi noterat följande: Autogirobetalningar saknar underlag. Bakomliggande underlag som finns är utskrift från Swedbank angående betalning. November 2010, föreningen har sålt en häst för 35 tkr. Kvitto saknas, underlag i form av utdrag från internetbanken. Oktober 2011, utlägg hästar, noterat Paddy+Hamilton 31 tkr. Underlag saknas, finns överföring via internetbanken. Oktober 2011, transport för Paddy och Hamilton från Irland 15 tkr. Underlag saknas, finns överföring via internetbanken. Maj 2012, underlag saknas till 4 kostnadsposter, totalt belopp 4 tkr. Komplettering skall ske enligt föreningens ordförande. September 2012, underlag saknas för aktivitetsstöd för september, 43 tkr. Sammantaget har vi noterat att det är svårt att ta ut kontoanlalyser från redovisningsprogrammet. 8
Granskning av utbetalningar 2012 Genomgång har skett av kontoutdrag från bank för perioden 10 jan till 31 oktober 2012. Stickprov har tagits och avstämning har skett av utbetalt belopp mot underlag. Fyra större utbetalningar avseende betalning till skatteverket och kronofogdemyndigheten har bokförts under men avsett tidigare perioder under 2012. 9
Genomgång av rutiner och betalning av skatter och avgifter Föreningen är inte registrerad för någon momspliktig verksamhet. Föreningen är redovisningsskyldig för personalskatt och sociala avgifter för sina anställda. Vid genomgång med ordförande framkommer att föreningen inte betalat skatter och avgifter inom rätt tid till Skatteverket. Föreningen har skulder för detta hos Kronofogden. Eftersläpningen av inbetalningar till skatteverket började under 2011. Vi har tagit del av skattekontoutdrag för perioden 2011-12-04 till 2012-11 03. Vi kan konstatera att betalning och redovisning av skatter och avgifter inte skett i rätt tid vilket har resulterat i förseningsavgifter, skattetillägg och skönstaxering. Enligt uppgift från föreningens ordförande har, per mitten av, föreningen en uppskattad skuld till skatteverket på ca 500.000 kr (ligger hos kronofogden) samt skulder till leverantörerna på ca 440.000 kr varav 25.000 kr avser FORA som ligger hos kronofogden. 10
Sammanfattning Föreningens rutiner för löpande redovisning och intern kontroll bör förstärkas. Detta omfattar översyn av använd programvara för redovisningen, löpande månadsvisa avstämningar av balansräkningen, formellt beslutad attestinstruktion inkl rätt att genomföra beställningar av varor och tjänster samt dokumentation av årsbokslut. Genomgång bör ske av redovisning och betalning av skatter och avgifter. Detta omfattar genomgång av skönstaxeringar, kontroll av utbetalda löner och ersättningar samt avdragen preliminärskatt och deklarerade sociala avgifter. Årsbokslut för 2012 bör upprättas så fort som möjligt och en resultat- och likviditetsbudget för den närmaste tiden bör upprättas (kvartal 1). 11