6/12 Ordinarie möte med styrelsen i Västerbottens Ridsportförbund Tid: 20 Juni 2012 klockan 17.00 Mötet inleds med enklare måltid. Plats: Ledamöter: Vännäs Ryttarförening, Vännäs Roger Estefors, RE Christina Mattsson, CM Petra Johansson, PJ Maggie Zingmark, MZ Ida Grundström, IG Mia Pettersson, MP Britt-Inger Edström, BIE Anmäld förhindrad: Emelie Zerrander DUS, EZ Föredragande: 00 Möte med styrelseledamöter Vännäs Ryttarförening & visning av anläggningen.mp. Ingen från styrelsen kom till mötet varför punkten fick utgå. Vi hade dock möjlighet att få en uppfattning om anläggningens utformning. 1 Öppnande RE. Ordförande Roger hälsar alla välkomna och förklarar därmed mötet öppnat. 2 Val av justerare respektive eventuell ersättare till stående sekreterare. RE. Till justerare valdes Petra Johansson, stående sekreterare Ida Grundström var närvarande. 3 Föregående protokoll 05/2012 IG. Föregående protokoll läggs till handlingarna med notering att Emmelie Zerrander var närvarande, dock ej fysiskt under mötet. 4 Avstämning av slutlig implementeringen av fastställda regler och rutiner för evenemang inom ramarna för VRiF. Den slutgiltiga versionen är nu klar och redo att användas (se bilaga). MZ, MP, CM. 5 Lägesrapport Jubileumsritten Västerbotten sommaren 2012 PJ, IG, RE. Ida har varit i kontakt med Ridklubben Sandgärdan och Mellanbygdens RF, en kontaktperson klar i RKS och på gång i MRF. Petra har varit i kontakt med Surf (Rebecka) som tar hand om sträckan Ansmark till Täfteå. Kontaktperson Täfteå till Bygdeå klart (Roger) Ännu inte klart mellan Lögdeå och Ansmark. Roger meddelar att det är många i norra länsdelen som är villiga att vara med. Gruppen har möte söndag kl 20.00 för fortsatt planering. 1 av 25
6 Lägesra. MZ. Maggie och Jessica har varit i kontakt med Johan Fyrberg som vill ha tre datum efter varandra på tre orter för att få ett bättre pris. De har ännu inte fått svar på förslagna datum. Linda Heed kommer till våren. 7 Lägesrapport angående kommande projekt under beredning. MZ. Maggie kommer med glädjande besked att Ungdomsprojektet år två är klart och projektet fick hela summan de sökt för, 289 100 kr. 8 Korrigeringar av planen för verksamhetsårets indelning 2012. IG, CM. Ida meddelar att den officiella är klar och ska skickas ut till hemsidan. Christina meddelar att den inofficiella är på gång. 9 Slutligt ställningstagande till VRIF:s förhållande till Facebook. PJ, EZ. Petra och Emmelie har använt SvRF regler som mall och anpassat till VRiF. Det som skrivs på Facebook sidan ska vara kopplat till VRiF. Dokumentet med regler och förhållningssätt ska bearbetas ytterligare innan slutgiltig version presenteras. Christina tar upp som förslag att Britta som idag har kontroll över Facebook sidan ska samarbeta med Petra och Emmelie i det fortsätta arbetet. beslutar att stödja Chris förslag. 10 Information kring Idrottsservice AB:s etablering i Skellefteå. RE. Roger meddelar att Idrottsservice AB har tre anställda i Umeå och en i Skellefteå. Roger vill ha styrelsens mandat att undersöka närmare kostnad med mera för att ingå och lägga över den administrativa delen av kansliet hos dem. beslutar att ge Roger mandat till fortsatt undersökning. 11 Rapport kring läget Öppet forum resp. Framgångsrika Ridskolor. RE. Öppet forum (se bilaga) föregår Ridsportsforum där de slutgiltiga remissförslaget behandlas. Öppet forum kommer att ske 30 augusti i Umeå. Magge visade sitt material som hon skulle ha visat på distriktets ordförandeträff som tyvärr blev framflyttat (se bilaga). Uppmaning till samtliga styrelseledamöter att ta med materialet till klubbarna vid klubbesök. 12 Andra frågor av beslutskaraktär bl.a. förtjänsttecken, eventuella operativa åtgärder till följd av sammanträffande med TS-Ordförande. Samtliga hade en nomineringsdiskussion med flera förslag. Christina får i uppdrag att kolla upp vad som egentligen krävs för att nominera förtjänsttecken och maila ut informationen till övriga ledamöter. Roger har haft ett sammanträffande med TS Ordförande Annika Bolme för att reda ut tidigare frågetecken (se bilaga). Följande beslut togs av styrelsen för att förbättra läget; tydligare instruktion om hur en sakattestering ska ske, Roger och Maria arbetar fram kommunikationspolicy för att förtydliga framtida kommunikation mellan sektioner m.m och Roger och Maggie ska upprätta en administrativ ekonomisk rutin för att göra det tydligare. 2 av 25
3 av 25
Kommande möten: Se nedanstående: 01 augusti klockan. 17.00 Telefonmöte 29 augusti klockan. 17.00 Kågedalens RF 26 september klockan. 17.00 Lycksele RK 04 november klockan. 10.00 Höstmöte Umeå 31 oktober klockan. 17.00 Spiran, Sikeå 28 november klockan. 17.00 Telefonmöte 02 januari klockan. 17.00 Mellanbygdens RF 30 januari klockan. 17.00 Telefonmöte 13 februari klockan. 17.00 Spiran, Sikeå 17 mars klockan. Årsmöte Lycksele 4 av 25
5 av 25
6 av 25
7 av 25
8 av 25
9 av 25
10 av 25
Öppet forum om Organisationsprojektet Till distrikten - ordförande och kansli Organisationsprojektet, där Svenska Ridsportförbundets framtid diskuteras, har nu nått fram till nästa spännande fas. Delprojektgrupperna har lämnat sina rapporter och nu börjar styrgruppens och förbundsstyrelsens arbete med att se vilka av gruppernas idéer och förslag som ska ingå i rapporten till förbundsstämman. För att förankra tankar och idéer från Organisationsprojektet behöver vi er hjälp. När organisationsutredningen skickades på remiss inför förbundsstämman 2011 var kritiken mot den korta remisstiden hård. Remisstiden för Organisationsprojektet kan av praktiska skäl inte bli så mycket längre då vi vill ha Ridsportforum i oktober som sista avstämning innan slutversionen tas fram. För att ge föreningar, enskilda medlemmar, tilltänkta medlemmar och distrikten mer tid att sätta sig in förslagen, fundera över ridsportens framtid och vad en framtida organisation betyder för just deras förening så vill vi bjuda in till Öppet forum under augusti och september. Och där behöver vi er hjälp och samverkan. Svenska Ridsportförbundet och Organisationsprojektet står för inbjudan, ledning under forumet och kostnader i samband med det, eventuellt material och tar med de synpunkter som dyker upp i vår process. Vi hoppas ni kan välja ett datum här nedan och boka en för tillfället lämplig lokal. Eftersom ridsportens framtid finns hos de unga är vår starka önskan att lokalen ligger bra till för dem som inte kommer med bil. Vi ser gärna att det blir ett forum per distrikt men pga av tid och avstånd kan samverkan mellan olika distrikt vara bättre ur ett praktiskt perspektiv. Under sommaren/hösten är Medlemsprojektet i full gång med träffar i distrikten. För att det inte ska krocka finns datum för den turnén inprickade här nedan. 11 av 25
Den 14 september träffas förbundsstyrelsen och distriktsordförande, och förbundsstyrelsen har ett möte i samband med den konferensen. Med tanke på semestrar mm måste Öppet forum om Organisationsprojektet planeras in mellan den 13 augusti och 10 september. Stort tack för er hjälp med detta Vänliga hälsningar För Svenska Ridsportförbundets förbundsstyrelse Anders Mellberg, ordförande styrgruppen Organisationsprojektet Kicki Ronnerberg-Bäckman, projektledare Organisationsprojektet Hör av er med förslag på platser och datum till My Andersen my.andersen@ridsport.se CC: distriktens ordförande och kanslier, Organisationsprojektets styrgrupp och projektledare Aktuella datum Datum (lördag/söndag utelämnade) 13 augusti 14 augusti 15 augusti 16 augusti 17 augusti (Söndag 19 augusti Gotland Medlemsturnén) 12 av 25
20 augusti 21 augusti 22 augusti 23 augusti Östergötland Medlemsturnén 24 augusti 27 augusti 28 augusti Blekinge Medlemturnén 29 augusti 30 augusti 31 augusti 3 september Småland Medlemsturnén 4 september 5 september 6 september 7 september Vänliga hälsningar Lotta Amnestål Informationschef SVENSKA RIDSPORTFÖRBUNDET INFORMATION OCH MEDIA Telefon+Mobil 0220-456 35 E-post lotta.amnestal@ridsport.se Växel 0220-456 00 Fax 0220-456 70 Ridsportens Hus, 734 94 Strömsholm www.ridsport.se 13 av 25
14 av 25
15 av 25
16 av 25
17 av 25
18 av 25
19 av 25
20 av 25
21 av 25
22 av 25
23 av 25
24 av 25
25 av 25