Fastställd av Socialnämnden 2016-12-20 ( 176) Rubrik specificerande dokument Dokumenthanteringsplan Socialnämnden Omfattar kvalitetsområde 8 Dokumentation och spårbarhet Upprättad av (befattning, namn) Gäller för verksamhetsområde Socialnämnden Ansvarig chef (befattning, namn) Maria Ståhl, Socialchef Upprättad fr.o.m. datum 2016-12-20 Reviderad gäller fr.o.m. datum 2018-12-11 Versions nr. 1 Sid nr. 1 (22) Innehåll Inledning... 2 Allmän administrativ- och nämndverksamhet... 3 Kommunal hälso- och sjukvård... 7 Individ- och Familjeomsorg/myndighetsutövning... 12 Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen... 19 Funktionsstöd... 20 Vård och omsorg... 21 Bostadsanpassning... 22 Sida 1 av 22
Inledning Socialnämnden i Askersunds kommun har ansvar för kommunens uppgifter inom socialtjänsten (individ- och familjeomsorg, funktionshinderomsorg samt äldreomsorg), kommunal hälso- och sjukvård samt mottagning och integration av flyktingar. Dessutom ansvarar nämnden för bostadsanpassningsbidrag och för uppgifter som åligger kommunen enligt tobakslagen, alkohollagen och lagen om detaljhandel med vissa receptfria läkemedel. Det sistnämnda sker i samarbete med tillståndsenheten i Sydnärke och arkivering av de flesta handlingarna tillhörande tillståndsenheten sker i Hallsbergs kommun, relevant är därför också Hallsbergs Miljö-, bygg- och myndighetsnämnds dokumenthanteringsplan. Relevanta skrifter för förståelsen av denna dokumenthanteringsplan är Arkivlag (1990:782), arkivförordning (1991:446) samt arkivreglemente för kommunerna i Sydnärke. Primärt styr även föreskrifter som finns i lagar som kommunallagen, tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, förvaltningslagen, socialtjänstlagen, Jag med särskilda bestämmelser om vård av unga, lag om vård av missbrukare i vissa fall, föräldrabalken, lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, patientsäkerhetslagen samt lagen om mottagandet av asylsökande m.fl. alkohollagen, tobakslagen och lagen om detaljhandel med vissa receptfria läkemedel. Denna dokumenthaneringsplan beaktar socialnämndens alla verksamhetsområden. Till de olika verksamhetsområdena inkommer det handlingar och man upprättar handlingar. Enligt offentlighetsprincipen har alla (ex. enskilda personer, allmänheten, studenter eller media) rätt att ta del av kommunens inkomna och upprättade handlingar, förutsatt att handlingen inte är hemlig (ex. innehåller sekretessuppgifter om enskild medborgares personliga och ekonomiska förhållande). Handlingar som är inkomna eller upprättade ska förvaras på varierat sätt (beroende på handlingens karaktär) och de ska antingen bevaras för all framtid eller gallras (rensas bort). Handlingar kan förvaras systematiskt (ex. i pärm och ) hos respektive chef/handläggare/tjänstemän eller registreras i digitala system. Socialnämndens övergripande diarium är Platina. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och ansvarar för alla handlingar som är överlämnade till centralarkivet. Vissa handlingar som kommer in till socialnämnden bevaras av rättssäkerhetsskäl samt för att personer ska ha möjlighet att ta reda på sitt sociala ursprung. Handlingar rörande personer födda den 5, 15 och 25 i varje månad bevaras för forskningsändamål. Eftersom individurvalet undantas från gallring endast för forskningens skull (och inte för verksamheternas) får handlingarna inte vara tillgängliga under längre tid än de handlingar som gallras. De undantagna handlingarna ska överlämnas till centralarkivet vid den tidpunkt då de annars skulle ha gallrats. Handlingarna skrivs ut på arkivpapper. Sida 2 av 22
Allmän administrativ- och nämndverksamhet Protokoll från socialnämnden, socialnämndens arbetsutskott samt socialnämndens individ- och familjeomsorgsutskott Platina samt i pärm i et hos Ja, efter 4 år Handlingar tillhörande socialnämnden och socialnämndens arbetsutskotts ärenden Handlingar tillhörande socialnämnden individ- och familjeomsorgsutskotts ärenden Handlingar av vikt gällande socialnämnden och socialnämndens arbets- utskott, ej tillhörande ärende Handlingar av vikt gällande socialnämndens individ- och familjeomsorgsutskott, ej tillhörande ärende Handlingar, tillhörande socialnämnden, socialnämndens arbetsutskotts samt socialnämndens individ- och familjeomsorgsutskott, som är av tillfällig eller ringa betydelse Delvis, beror på ärendets karaktär Delvis, beror på ärendets karaktär Vid inaktualitet Både inkommande och upprättade handlingar Nämndsekreterare återlämnar handlingarna till handläggare i samband med beslutsexpediering Både inkommande och upprättade handlingar Nämndsekreterare återlämnar handlingarna till handläggare i samband med beslutsexpediering Både inkommande och upprättade handlingar Platina samt i aktskåp i et hos I I Platina samt i pärm i et hos I Hos berörd tjänsteman/handläggare Ja, efter 4 år Delvis, beror på ärendets karaktär Ja, efter 4 år Delvis, beror på ärendets karaktär Protokoll från kommunala pensionärsrådet och rådet för funktionshinderfrågor Platina samt i pärm i et hos Ja, efter 4 år Sida 3 av 22
Handlingar tillhörande kommunala 4 år Både inkommande och I pärm i et hos pensionärsrådet och rådet för funktionshinderfrågor upprättade handlingar Föredragningslistor, dagordningar Vid inaktualitet Platina och kallelser till sammanträden Information till nämnd, kurs- och utbildningsmaterial osv. av ringa betydelse 4 år I pärm i et hos samt hos berörd tjänsteman/handläggare Samverkansprotokoll, FÖS o OS I pärm hos ansvarig chef Ja, efter 10 år Meddelanden, textmeddelanden, e- post osv av betydelse för verksamheten Skrivs ut eller överförs till tjänsteanteckning I Platina samt i aktskåp i et hos Ja, efter 4 år Meddelanden, textmeddelanden, e- post osv av tillfällig eller ringa betydelse Register, liggare och listor som tillkommit uteslutande för att underlätta socialnämndens arbete och som inte har ett egenvärde Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, ex. cirkulär, reklam, kursinbjudningar Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet T.ex. cirkulär från SKL. Socialstyrelsens meddelandeblad kursinbjudningar, reklam Inkomna enkätsvar 2 år Om bearbetning och sammanställning gjorts. Mötesanteckningar från avdelnings-, Vid inaktualitet Under förutsättning att de personal-, informationsmöten eller inte innehåller beslut eller liknande information av direkt betydelse för verksamheten. Hos berörd tjänsteman/handläggare Hos berörd tjänsteman/handläggare Hos berörd tjänsteman/handläggare Pärm hos respektive chef Elektroniskt i katalog G Sida 4 av 22
Statsbidragsansökningar 10 år I Platina samt i pärm i et hos Statistiska uppgifter som lämnats till 2 år Till t.ex. Statistiska Elektroniskt i G katalog statlig myndighet Centralbyrån Statistiska sammanställningar (rapport till boverket) Registreras/diarieförs Handläggare Loggning av händelser i nätverk och i databassystem Loggkontroller 10 år, NPO och Meddix I pärm hos berörd chef HSA-katalog Avser lokala kataloguppgifter länkade till det nationella hälso- och sjukvårdens adressregister (HSA-katalogen) Uttag av data 1 gång per år. Förvaras i pärm hosberörd chef Ja, efter 1 år. Handlingar rörande kvalitet- och patientsäkerhetsarbetet samt systematiskt förbättringsarbete (Ny gemensam rubrik) Avvikelsehantering Avvikelse ink övrig eller i pärm utredningsdokumentation hosberörd chef Utredningsmaterial till avvikelser Pärm hos respektive Ja, efter fyra år allvarlighetsgrad 1 och 2. enhetschef Utredningsmaterial till avvikelser allvarlighetsgrad 3 och 4. Pärm hos respektiveområdeschef eller MAS, MAR Ja, efter fyra år Sida 5 av 22
Anmälningar lex Sarah och lex Maria Avser anmälningar och övrig I Platina samt i aktskåp i Ja, efter fyra år till IVO utredningsdokumentation et hos Ledningssystemets dokument Egenproducerade styrande Ensolution, Vibe Ja, efter fyra år Kvalitetsgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Delvis dokument Protokoll och utvärdering bevaras. Underlag gallras efter 3 år dock först efter att nästföljande granskning genomförts Pärm hos respektive enhetschef Enheternas egenkontroll Ensolution Hygienrond, dokumentation 10 år Avser protokoll, checklista eller annan dokumentation från hygienrond Pärm hos respektive chef Verksamhetsberättelser och verksamhetsplaner Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN), beslut som rör den egna Vårdgivaren Patientskaderegleringens (PSR) beslut som rör den egna vårdgivaren Läkemedelsförsäkringsföreningens försäkringsbolags beslut som rör den egna vårdgivaren Korrespondens i förtroendefrågor mellan vårdgivare och patient förtroendenämnd och/eller mellan vårdgivare och patient Platina samt i aktskåp i et hos Platina samt i aktskåp i et hos Registreras i Ja Registreras i Ja Registreras i Ja Platina Ja Ja, efter fyra år Ja, efter fyra år Ja, efter fyra år Sida 6 av 22
Korrespondens i förtroendefrågor Platina Ja mellan vårdgivare och patientnämnd Inspektionen för vård och omsorgs Platina Ja (IVO) beslut Skadeståndsärenden vid Platina Ja patientskada Avtal med enskilda utförare Akten, gallras vid aktens avslut Kommunal hälso- och sjukvård Patientjournal i pappersform alla Ingår i patientjournal Närarkiv Ja, när journalen avslutas delar (innan datajournal) Bastest vid blodtransfusion Ingår i patientjournal Närarkiv Ja, när journalen avslutas Bedömningsinstrument som inte T ex MMT, ADL, Norton, Närarkiv Ja, när journalen avslutas finns i bedömningsmodulen VAS, Munvårdsjournal, COPM,KCB Behandlingsmeddelande från läkare Ingår i patientjournal Närarkiv Ja, när journalen avslutas Bilder/fotografier Bilder och fotografier av Närarkiv Ja, när journalen avslutas betydelse för patientjournalens syften och innehåll ingår i patientjournal Blodgrupperingar Ingår i patientjournal Närarkiv Ja, när journalen avslutas Blodrekvisitioner Ingår i patientjournal Närarkiv Ja, när journalen avslutas Blodtransfusioner, uppgift om Ingår i patientjournal Närarkiv Ja, när journalen avslutas Brev/e-post eller meddelande till/från/angående patient av betydelse för vård och behandling Ingår i patientjournal Närarkiv Ja, när journalen avslutas Sida 7 av 22
Checklistor av betydelse för Ingår i patientjournal Närarkiv Ja, när journalen avslutas behandling, bedömning, beslut och diagnos Checklistor av kortvarig betydelse Gallras Vid inaktualitet Epikris - slutanteckning från annan Ingår i patientjournal Närarkiv Ja, när journalen avslutas vårdgivare Fullmakt Apotek/Dosapotek Ingår i patientjournal Närarkiv Ja Förbrukningsjournal narkotika Ingår i patientjournal Närarkiv Ja (individuell) Följesedel vid förskrivning av Gallras Vid inaktualitet Närarkiv tekniska hjälpmedel Hjälpmedelsutprovning papper Gallras Vid inaktualitet Närarkiv Ja Individuella träningsprogram, Ingår i patientjournal Närarkiv Ja behandlingsprogram. Intyg, åtgärdsförslag rörande Ingår i patientjournal Närarkiv Ja bostadsanpassning, mm. Intyg för rätt till nödvändig tandvård Ingår i patientjournal. Närarkiv Ja Intyg till patient/annan Ingår i patientjournal Närarkiv Ja beslutsfattare Journalkopior, inkomna från annan Ingår i patientjournal Närarkiv Ja vårdgivare Kopia på omvårdnadsjournal från Ingår i patientjournal Närarkiv Ja annan vårdgivare Listor över intag av mat, vätska etc. Gallras efter 10 år, Ingår i patientjournal Närarkiv Ja sammanfattning dokumenteras i journal Listor över utförsel av uppmätt urin, avföring, kräkning etc. Gallras efter 10 år, sammanfattning dokumenteras i journal Ingår i patientjournal Närarkiv Sida 8 av 22
Listor över kontroll och mätning av Gallras efter 10 år, Ingår i patientjournal Närarkiv Ja patientens vakenhet, puls, blodtryck, temp etc. dokumenteras även i journal Laboratorielistor och svar Ingår i patientjournal Närarkiv Ja Omvårdnadspersonalens HSL-journal i pappersform Ingår i patientjournal Närarkiv Ja Ordinationshandlingar, dosrecept, läkemedelslistor, ordinationslistor, palliativa läkemedelslistor, antikoagulantia (t ex Waran ordinationer) Alla versioner med förändringar Ingår i patientjournal Närarkiv Ja Pacemaker, info om Ingår i patientjournal Närarkiv Ja P-glukoslistor Ingår i patientjournal Närarkiv Ja Preliminär epikris från läkare Ingår i patientjournal Närarkiv Ja Remiss Ingår i patientjournal Närarkiv Ja Samtycke och handlingsplan för nödsändare/dörrlarm Signeringslistor över administrerade läkemedel för enskild patient Signeringslistor alla övriga Ingår i patientjournal Närarkiv Ja Gallras efter 10 år sammanfattning dokumenteras i journal Gallra efter 10 år, sammanfattning dokumenteras i journal Ingår i patientjournal Närarkiv Ja Ingår i patientjournal Närarkiv Ja Signaturförtydligande Ingår i patientjournal Närarkiv Ja Sjuksköterskans undersökning av avliden vid förväntat dödsfall, signerad av läkare Ingår i patientjournal Närarkiv Ja Sida 9 av 22
Självskattningsinstrument/ Ingår i patientjournal Närarkiv Ja frågeformulär av betydelse för undersökning, bedömning, beslut, diagnos eller uppföljning Tekniska hjälpmedel (förskrivning, Gallras Vid inaktualitet Närarkiv sammanställning) (äldre pappersjournal) Tranfusionsjournal Ingår i patientjournal Närarkiv Ja Utredningar Ingår i patientjournal Närarkiv Ja Utprovningsprotokoll Ingår i patientjournal Närarkiv Ja Vaccinationsjournal Ingår i patientjournal Närarkiv Ja Vårdplan i Meddix Ingår i patientjournal Närarkiv Ja Meddix öppenvård (SIP) Ingår i patientjournal Närarkiv Ja Vändschema Gallras efter 10 år, om dokumentation finns i journal om att vändschema satts in och hur ofta vändning ska utföras Ingår i patientjournal Närarkiv Ja Övriga handlingar Förbrukningsjournal, narkotika Gallra 10 år efter Pärm läkemedelsförråd (förrådsadministration) inaktualitet Förteckning över utlämnade av nycklar/nyckelkort eller liknande till läkemedelsförråd Gallras 3 år efter inaktualitet (dvs. 3 år efter återlämnade) Pärm hos områdeschef Sida 10 av 22
Förteckning över narkotikaansvariga Gallras 3 år efter Pärm hos MAS sjuksköterskor inaktualitet Forskning, ansökan och tillstånd för att få forska och ta del av medicinsk dokumentation Avser förfrågan med beskrivning av forskningen och annat underlag I socialförvaltningens arkiv Ja, efter fem år. Forskning, godkännande av etisk nämnd Internkontroll av narkotika Kvalitetsgranskningar, protokoll och utvärderingar angående läkemedelshantering och läkemedelsförråd Rekvisitioner till apotek Gallras efter 3 år, årsredovisningen bevaras tillsammans med ansökan I socialförvaltningens arkiv Pärm hos MAS, årsredovisningen diarieförs Pärm hos MAS, lämnas till arkiv efter 10 år Gallras 10 år efter Pärm hos ansvarig beställare inaktualitet Arbetslista Ja, efter fem år. Ja, efter 10 år Delegering av medicinska arbetsuppgifter Beslut om delegering och ev. återkallande av delegering av medicinska arbetsuppgifter Elektroniskt i delegeringsmodul, det införs Kunskapstest Gallras När nytt godkänt kunskapstest finns I pärm hos ansvarig legitimerad personal för närvarande, planeras skickas till e-arkiv sen när Sida 11 av 22
Medicintekniska produkter Arbetsorder hjälpmedelstekniker Vid inaktualitet Pärm Hjälpmedelstekniker Dokumentation över medicinteknisk utrustning 3 år efter att produkten har Innehåller t.ex. bruksanvisningar, Pärm i hjälpmedelsförråd, hjälpmedelsmodul Register över medicintekniska produkter för vård och behandling Register över medicintekniska produkter - omvårdnadshjälpmedel Avtal rörande inköp av medicintekniska produkter och apparatur Avtal rörande service och underhåll avyttrats besiktningar Inventarium för registrering av uppgifter om medicinteknisk utrustning, benämning, placering, kontroller etc. Inventarium för registrering av uppgifter om medicinteknisk utrustning, benämning, placering, kontroller etc. Fördel om Platina används i alla nämndens avtal Dokument i nätverksmapp, dras ut vart 5* år till arkiv Hjälpmedelsmodul i Pärm i Socialförvaltningens arkiv, diarieförs Gallras 3 år efter att Pärm i Socialförvaltningens produkten avyttrats arkiv, diarieförs Kontroll av diskdesinfektor Gallras efter 5 år Dokumenterad kontroll Pärm hos kontrollant Ja, efter fem år förnärvarande, planeras skickas till e-arkiv sen när det införs Ja Individ- och Familjeomsorg/myndighetsutövning Protokoll och mötesanteckningar från samarbetsgrupp mellan socialtjänst, skola, polis eller liknande I pärm hos berörd chef/tjänsteman/handläggare Ja, efter fem år. Sida 12 av 22
Korrespondens av vikt, med enskilda Förvaring beror på ärendets samt i berört Ja, efter fyra år utförare karaktär aktskåp/i Platina och i et hos administrativa kontoret Anmälningar som tillhör ärende eller ger upphov till ärende 5 år/bevaras* om det gäller barn som placeras Ansökan om insatser eller service med eventuella bilagor enl. Sol, LSS 5 år/bevaras* om det gäller barn som placeras Ansökningar om vård enligt LVU/LVM 5 år/bevaras* Till länsrätt. om det gäller barn som placeras Ärendeblad, journalblad 5 år/bevaras* om det gäller barn som placeras Utredningar, utlåtanden 5 år/bevaras* om det gäller barn Beslut att godkänna familjehem för placering av barn som placeras 5 år/bevaras* SOL, kap 6 6 Beslutet innebär att barnet placeras i Familjehemmet Beslut om insats 5 år/bevaras* SOL, LVM, LVU och LSS om det gäller barn som placeras Handlingar rörande underställning till länsrätt 5 år/bevaras* om det gäller barn som placeras Begäran om handräckning 5 år/bevaras* LVU och LVM. om det gäller barn som placeras Överklaganden, med bilagor 5 år/bevaras* om det gäller barn som placeras Beslut/domar i förvaltningsdomstol Se anmärkning Beslut, datum och målnr skrivs i Journal. Domar rensas när ärendet avslutas Sida 13 av 22
Dokumentation av planering som rör den enskilde Inkomna, upprättade och utgående handlingar av betydelse i ärendet 5 år/bevaras* Genomförandeplan SOL, vårdplan LVU, LVM eller individuell plan jml 10 LSS. om det gäller barn som placeras 5 år/bevaras* T ex remiss, polisanmälan, fullmakt m m. om det gäller barn som placeras Ansökan om vård till institution 5 år/bevaras* SOL, LVU och LVM, även SIS. om det gäller barn som placeras Meddelanden från institution om utskrivning 5 år/bevaras* om det gäller barn som placeras Ansvarsförbindelser/Avtal 5 år/bevaras* om det gäller barn som placeras Beslut om förälders ersättning för barns vård i ett annat hem än det egna Beslut om eftergift av förälders ersättningsskyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna 5 år/bevaras 5 år/bevaras Journaler med bilagor från HVB-hem 5 år/bevaras* Läggs i personakt när de inte längre behövs i verksamheten. Vid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnande enligt avtal Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten) 2 år Pärm benämnd "Betalda fakturor" IFO:s Sida 14 av 22
Kallelser till möte med handläggare, Vid inaktualitet När ärendet avslutas m m. Registerkontroller som endast har Vid inaktualitet tillfällig betydelse Anmälningar som inte tillhör ärende eller ger upphov till ärende 5 år T ex. anmälningar enligt 14 kap. 1 socialtjänstlagen, Kronologisk pärm 1, IFO:s Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten polisrapporter och "LOB-ar" 2 år Meddelanden om avhysning, hyresskuld m m. Diarieförs eller registreras på annat sätt enligt sekretesslagens regler. 2 år efter det att kontraktet upphört att gälla Under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkningar inte kvarstår Förteckningar över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem Vid inaktualitet När ny förteckning upprättats Förteckningar över familjehem Vid inaktualitet När ny förteckning upprättats Förteckningar över Vid inaktualitet När ny förteckning kontaktpersoner/-familjer upprättats Kronologisk pärm 2, IFO:s Pärm benämnd "Hyreskontrakt", IFO:s Pärm IFO:s Pärm IFO:s Pärm IFO:s Familjehem, kontaktperson/-familj Ansökan om att bli familjehem, kontaktperson/-familj 5 år/bevaras* Ärendeblad/-journalblad 5 år/bevaras* Sida 15 av 22
Utredning av familjehem, kontaktperson/-familj 5 år/bevaras* Avtal med uppdragstagare 5 år/bevaras* Ansvarsförbindelser för kostnader 5 år/bevaras* Avser förstärkt familjehem och kontraktsvård Familjerätt Underrättelse från Skatteverket om Kopia bevaras. Fysisk personakt i IFO:s Ja. nyfött barn till ogift mor Original till Skatteverket Brev till modern med anledning av Fysisk personakt i IFO:s Ja. underrättelse om nyfött barn Ärendeblad, journalblad Fysisk personakt i IFO:s Ja. Samboprotokoll för utredande av Fysisk personakt i IFO:s Ja. faderskap Faderskaps-, föräldraskapserkännande/- bekräftelser Fysisk personakt i IFO:s ldentitetsstyrkande handlingar Fysisk personakt i IFO:s Beslut Fysisk personakt i IFO:s Anmälan om gemensam vårdnad. Fysisk personakt i IFO:s Handlingar om vårdnaden av barn Handlingar som inkommit och Fysisk personakt i IFO:s upprättats samband med adoption Ja. Ja. Ja. Ja. Ja. Sida 16 av 22
Handlingar som inkommit eller upprättats samband med upprättande av avtal om vårdnad, boende och umgänge (FB 6 kap.) 5 år Gallras dock tidigast när barnet blir myndigt/bevaras Fysisk personakt i IFO:s dag 5, 15, och 25 Dödsboanmälningar och dödsboutredningar Statistik Pärm IFO:s Ja. Dödsfallsintyg 5 år Pärm IFO:s Släktutredningar 5 år Pärm IFO:s Dödsboutredningar 5 år Pärm IFO:s Ekonomiska redovisningar 5 år Pärm IFO:s Protokoll över hembesök 5 år Pärm IFO:s Korrespondens 5 år Pärm IFO:s Kopior på fakturor 5 år Pärm IFO:s Kopior på dödsboanmälan 5 år Pärm IFO:s Förteckning över omhändertagna kontanter, bankmedel och värdesaker 5 år Pärm IFO:s Flykting- och integrationsverksamhet Personakt under asylprocess Enligt 21 kap. samt 37 kap. Ja OSL Personakter efter uppehållstillstånd Vid uppehållstillstånd upprättas personakter som gallras och bevaras utifrån ärendets karaktär. V.g. se aktuell rubrik. Sida 17 av 22
Avtal mellan kommunen och organisationer rörande drift av HVBhem I Platina och i et hos Ja, efter fyra år. Avtal mellan Migrationsverket och kommunen om mottagande av flyktingar Besiktningsprotokoll HVB-hem Hyreskontrakt, uthyrning, förhyrning och uppsägning av flyktingbostäder Gallras 2 år efter det att kontraktet upphört Gallras 2 år efter kontraktstidens utgång Inkvarteringsstatistik Gäller bland annat antal personer boende på olika HVB-hem med mera Protokoll från möten med frivilligorganisationer m.fl. som deltar i flyktingmottagandet I Platina och i et hos I Platina och i et hos IFO:s IFO:s /Jessica Kärrlander Ja, efter fyra år. Ja, efter fyra år. Ja, efter fyra år. Utvärdering av IFO:s Ja, efter fyra år flyktingverksamheten Register över flyktingar IFO:s Ja, efter fyra år Statsbidragsansökningar 10 år Pärm IFO:s Underlag till 2 år Pärm IFO:s statsbidragsansökningar Utbetalningslistor över statsbidrag 10 år Pärm IFO:s Ansökningar om Schablonersättningar 10 år Pärm IFO:s Sida 18 av 22
Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen Ansökan och underlag för beslut Originalhandlingar och Platina och i et hos Ja, efter fyra år rörande stadigvarande serveringstillstånd komplett akt förvaras hos tillståndsenheten Sydnärke samt slutarkiveras i Hallsberg Anmälningar om utsedda serveringsansvariga personer Handläggs av tillståndsenheten i Sydnärke Tillståndsenheten i Sydnärke, Hallsberg Restaurangrapporter Handläggs av Tillståndsenheten i Sydnärke, Ansökan och underlag rörande tillfälliga serveringstillstånd till allmänheten Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till slutna sällskap Tillsynsrapporter vid Restauranginspektioner Korrespondens rörande alkoholtillstånd Tillsynsrapporter vid kontroll av detaljhandel med öl Anmälan om ölförsäljning tillståndsenheten i Sydnärke Handläggs av tillståndsenheten i Sydnärke Hallsberg Tillståndsenheten i Sydnärke, Hallsberg Handläggs av tillståndsenheten i Sydnärke Handläggs av tillståndsenheten i Sydnärke Handläggs av tillståndsenheten i Sydnärke Handläggs av tillståndsenheten i Sydnärke Handläggs av tillståndsenheten i Sydnärke Jackvegas-yttranden Registreras I Platina/administrativa kontorets Tillståndsenheten i Sydnärke, Hallsberg Tillståndsenheten i Sydnärke, Hallsberg Tillståndsenheten i Sydnärke, Hallsberg Tillståndsenheten i Sydnärke, Hallsberg Tillståndsenheten i Sydnärke, Hallsberg Ja, efter fyra år. Sida 19 av 22
Tobak och receptfria läkemedel Anmälan om försäljning av tobak Samarbete sker med Sydnärkes tillståndsenhet Original hos Sydnärkes tillståndsenhet Utredningar och beslut om förbud, föreläggande eller vite i ärenden Samarbete sker med Sydnärkes tillståndsenhet Original hos Sydnärkes tillståndsenhet rörande försäljning av tobak Tillsynsrapporter, försäljning av Samarbete sker med Original hos Sydnärkes tobak Korrespondens med näringsidkare i ärenden rörande försäljning av tobak Anmälan om försäljning av receptfria läkemedel Utredningar och beslut om förbud, föreläggande eller vite i ärenden rörande försäljning av receptfria läkemedel Kontrollrapporter, försäljning av receptfria läkemedel Korrespondens med näringsidkare i ärenden rörande försäljning av receptfria läkemedel Sydnärkes tillståndsenhet Samarbete sker med Sydnärkes tillståndsenhet Samarbete sker med Sydnärkes tillståndsenhet Samarbete sker med Sydnärkes tillståndsenhet Samarbete sker med Sydnärkes tillståndsenhet Samarbete sker med Sydnärkes tillståndsenhet tillståndsenhet Original hos Sydnärkes tillståndsenhet Original hos Sydnärkes tillståndsenhet Original hos Sydnärkes tillståndsenhet Original hos Sydnärkes tillståndsenhet Original hos Sydnärkes tillståndsenhet Funktionsstöd Genomförandeplaner med tillhörande bilagor 5 år/bevaras* I personakt eller akt Överenskommelser om insatser 5 år/bevaras* Sida 20 av 22
Levnadsberättelser 5 år/bevaras* Dokumenteras genom journalanteckning Inflyttningssamtal 5 år/bevaras* Dokumenteras genom journalanteckning Inkomna, upprättade och utgående handlingar av betydelse i ärendet 5 år/bevaras* /Fysisk personakt Signeringslistor för insatser Vid inaktualitet Fysisk personakt Personlig assistans Tidsredovisning SFB till 2 år Debiteringsunderlag Pärm hos enhetschef Försäkringskassan Utbetalningsbesked från 2 år Pärm hos enhetschef Försäkringskassan Kopior på beslut från Försäkringskassan, avtal, räkningar 2 år Beslut hos handläggarna Räkningar hos enhetschef Akten Vård och omsorg Allmän administration Kontrakt och avtal av rutinmässig 2 år efter utgång Pärm hos chef karaktär. T.ex. hyresavtal Kontrakt ang phoniro, larm etc. Personakt Sida 21 av 22
Genomförande av insatser Genomförandeplaner 5 år/bevaras* I personakt Överenskommelser om insatser 5 år/bevaras* översiktsplaner Levnadsberättelser 5 år/bevaras* Dokumenteras genom Journalanteckning läggs i personakt Inflyttningssamtal/välkomstsamtal 5 år/bevaras* Dokumenteras genom journalanteckning läggs i personakt Inkomna, upprättade och utgående handlingar av betydelse i ärendet Signeringslistor för insatser Vid inaktualitet Fysisk personakt 5 år/bevaras* /Fysisk personakt Bostadsanpassning Handlingar Gallring/bevaras Anmärkning Förvaring Till Centralarkiv Ärendeakt med tillhörande Personakt hos handläggare Vid behov handlingar Protokoll över beslut om Personakt hos handläggare 4 år bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag Register över åtgärdade lägenheter och hus Register skrivs ut från BAB i januari varje år. BAB 1 år Sida 22 av 22