Vägledning för avrop från Tjänstefordon och förmånsbilar 2011

PM 1 (13) 2012-10-09 Vägledning för avrop från Tjänstefordon och förmånsbilar 2011 G:\4 Förvaltning\1 Ramavtalsområden\Tjänstebilar 2011\Information o avropsblankett\avropsstöd\vägledning\avropsstöd_ Vägledning_150422.doc

PM 2 (13) 1 Inledning 3 2 Avropsberättigade 3 3 Ramavtalsleverantörer 4 4 Övergripande information om ramavtalsområdet 4 4.1 Omfattning 4 5 Avrop 6 5.1 Steg 1 Utformning av avrop 6 5.1.1 Förberedande arbete/behovsanalys 6 5.1.2 Dialog med leverantörerna 6 5.1.3 Avropsförfarande 6 5.1.4 Undantag 7 5.1.5 Avropsförfrågans innehåll 7 5.1.6 Krav och tilldelningskriterier i avropsförfrågan 8 5.1.7 Tips och råd vid utformning av avropsunderlag 8 5.2 Steg 2 - Utskick av avropsförfrågan 9 5.2.1 Skälig tidsfrist 9 5.2.2 Avropssvar 10 5.2.3 Sekretess 10 5.2.4 Kommunikation med leverantör 10 5.2.5 Återtagande 10 5.3 Steg 3 Utvärdering av avropssvar 10 5.3.1 Förtydliganden 11 5.3.2 Avropssvar saknas 11 5.3.3 Tilldelningsbeslut 11 5.3.4 Avtalsspärr 12 5.4 Steg 4 - Teckna kontrakt 12 5.4.1 Kontraktsvillkor 12 5.4.2 Sekretessavtal 13 5.4.3 Avtalsuppföljning 13

PM 3 (13) 1 Inledning Denna vägledning har tagits fram för att vara ett stöd för avropande myndigheter och ramavtalsleverantörer vid avrop från ramavtalen gällande Tjänstefordon och förmånsbilar. Stödmaterial för att avropa från ramavtalet finns att hämta under aktuellt ramavtalsområde på www.avropa.se, där du även hittar kontaktuppgifter till och ramavtalsleverantörerna och deras återförsäljare. Vägledningen innehåller rekommendationer från Kammarkollegiet. I vissa frågor råder viss osäkerhet vid tolkning av gällande lagar och rättspraxis. Det är alltid upp till myndigheten att tolka rättsläget. Överprövningar i domstol sker mot den myndighet som gör avropet. 2 Avropsberättigade På varje ramavtalsida på www.avropa.se finns en länk till Vem får avropa på ramavtalet. Ramavtalen för Tjänstefordon och förmånsbilar 2011 kan nyttjas av samtliga statliga myndigheter i Sverige samt vissa stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten.

PM 4 (13) 3 Ramavtalsleverantörer Ramavtalsleverantörerna är angivna i bokstavsordning. Ramavtalen är giltiga till och med 2013-10-31 och kan förlängas av Kammarkollegiet i upp till 24 månader Ramavtalsleverantör: Ramavtalsnummer: Bilia Personbilar AB 96-52-2011:001 Citroen Sverige AB 96-52-2011:001 Nimag Sverige AB 96-52-2011:001 Nissan Nordic AB 96-52-2011:001 Renault Nordic AB 96-52-2011:001 Toyota Sweden AB 96-52-2011:001 Volkswagen Group Sverige AB 96-52-2011:001 Volvo Personbilar Sverige AB 96-52-2011:001 4 Övergripande information om ramavtalsområdet 4.1 Omfattning Ramavtalet är indelad i åtta (8) ramavtalsområden (fordonsklasser). Personbilar; Fordonsklass A: Mindre småbilar Fordonsklass B: Större småbilar Fordonsklass C: Mellanstora bilar Fordonsklass D: Stora bilar typ Minibussar Fordonsklass E: Minibussar med 5 eller 6 sittplatser utöver förarplatsen Fordonsklass F: Minibussar med 7 eller 8 sittplatser utöver förarplatsen Lätta lastbilar Fordonsklass G: Lätta lastbilar med flak Fordonsklass H: Lätta lastbilar med skåp Ramavtal har tecknats med sammanlagt 9 leverantörer enligt tablån nedan

PM 5 (13) FORDONSKLASS Anbudsgivare A B C D E F G H Bilia AB X X X X X Citroen Sverige AB X X X Nimag Sverige AB X Nissan Nordic AB X X X X Renault Nordic AB X X X X X Toyota Sweden AB X X X X X Svenska Volkswagen AB X X X X X X Volvo AB X X Antal leverantörer/f-klass: 4 5 5 2 3 4 3 5 Ramavtalen används genom att avrop sker från tecknade ramavtal. På webbplatsen www.avropa.se kommer det finnas en avropsblankett för detta ramavtalsområde. Kammarkollegiet rekommenderar att myndigheter i första hand använder avropsblanketten vid avrop på ramavtalet. På webbplatsen www.avropa.se kommer det finnas en Internet länk upplagd till respektive ramavtalsleverantörs förteckning (www-adress eller uppgifter om var förteckningen kan hämtas på annat sätt). Där kommer det även att finnas information om vilka fordon som omfattas av ramavtalet, bruttopriser mm. På webbplatsen www.avropa.se under respektive ramavtal finns en fordonspecifikation över de fordon som erbjöds och godkändes under upphandlingen. Samtliga fordon ska uppfylla vid var tid gällande miljöbilsförordning (2009:1). Om kraven i förordningen ändras och detta får till följd att ett eller flera fordon inte längre uppfyller förordningen har Kammarkollegiet rätt att ta bort dessa från ramavtalet. Följaktligen har de fordon i fordonsklasserna A-D som inte uppfyller miljöbilsdefinitionen 2013 tagits bort. Detta innebär att några leverantörer f.n. inte har några aktuella bilmodeller att avropa i vissa klasser.

PM 6 (13) 5 Avrop 5.1 Steg 1 Utformning av avrop 5.1.1 Förberedande arbete/behovsanalys Det är viktigt att efterfrågade fordon specificeras i avropsförfrågan. Ange om det finns specifika krav som leverantören måste ta hänsyn till. Det efterfrågade fordonet bör inte beskrivas på ett sådant sätt att endast en ramavtalsleverantör kan bli aktuell för avropet då detta skulle strida mot de grundläggande principerna i lagen om offentlig upphandling (LOU) samt leda till en för myndigheten ogynnsam konkurrenssituation. 5.1.2 Dialog med leverantörerna Innan avropsförfrågan skickas ut kan myndigheten vid behov föra en dialog med leverantörerna. Det är av mycket stor vikt att samtliga leverantörer bjuds in till detta och att alla likabehandlas. Vid en förnyad konkurrensutsättning tillfrågas de leverantörer som sagt sig vara i stånd att leverera det efterfrågade. 5.1.3 Avropsförfarande Vid behov definiera vilka preciseringar och vilken viktning av eventuella utvärderingskriterier som är avgörande för val av leverantör. Ramavtalet reglerar de grundläggande förhållandena mellan avtalsparterna såsom t.ex. leverans- och betalningsvillkor, garantiklausuler, vitesbelopp, skadestånd och force majeure. Det som myndigheten och leverantören har att reglera i ett avrop är t.ex. tillgänglighet, funktionalitet, leveranstid och avtalad leveransdag. Förnyad konkurrensutsättning. För detta ramavtalsområde gäller förnyad konkurrensutsättning. Den sker genom att avropande myndighet skickar en skriftlig inbjudan (avropsförfrågan) till samtliga leverantörer inom aktuelld fordonsklass. Tanken med detta förfarande är att den förnyade konkurrens som uppstår vid avropet ska leda till att kontrakt/leveransavtal tecknas med den ramavtalsleverantör som kan erbjuda den ekonomiskt mest fördelaktiga lösningen. Avropsförfrågan ska vara skriftlig och sändas via e-post till leverantörernas angivna e-postadresser på www.avropa.se.

PM 7 (13) 5.1.4 Undantag Det enda tillåtna undantaget från ovanstående avropsordningar är då myndigheten tidigare har tecknat leveransavtal med en leverantör från dessa ramavtal (alltså inte från tidigare ramavtal, egen upphandling eller liknande) och leverantören har gjort sig skyldig till kontraktsbrott, eller annan hävningsgrund, som är så pass allvarligt att det har lett till hävning av leveransavtalet. I sådana fall har myndigheten rätt att utesluta den aktuella leverantören vid det avrop som ersätter det hävda leveransavtalet. Vid nästa avrop ska dock den aktuella leverantören återigen tillfrågas, under förutsättning att hävningsgrund inte längre föreligger. Glöm inte att meddela Kammarkollegiet vid avsteg p.g.a. hävningsgrund. 5.1.5 Avropsförfrågans innehåll En avropsförfrågan bör vara så utförlig att leverantören kan lämna ett så fullständigt och korrekt prissatt avropssvar som möjligt. Nedan ges exempel på uppgifter som en avropsförfrågan kan innehålla, beroende på om det är varor eller tjänster som avropas: 1. Uppgift om vilket ramavtalsområde, dvs fordonsklass, som avses, avtals/diarienummer. 2. Beskrivning av de fordon, tillhörande tjänster som efterfrågas och vilka volymer som avses. 3. Leveranstid, tidplan eller önskad leveransdag. 4. Beskrivning av eventuella nivåer för service som efterfrågas. 5. Kravspecifikation, de skall-krav och bör-krav som den avropande myndigheten vill ställa. 6. Redogörelse av den utvärderingsmodell som tillämpas, inkl viktning av tilldelningskriterier, som kommer användas vid tilldelning av kontrakt. (gäller vid förnyad konkurrensutsättning) 7. Eventuella justeringar eller preciseringar av krav och avtalsvillkor i upphandlingen. 8. Hur eventuella kompletterande frågor på innehållet i avropsförfrågan hanteras. 9. Avropssvarets giltighetstid. 10. Namn, adress- och kontaktuppgifter hos avropande myndighet. 11. Tidpunkt när avropsförfrågan ska vara inlämnad 12. Kontraktets giltighetstid (avtalsperiod), eventuella optioner och förlängningsklausuler.

PM 8 (13) 13. En beskrivning av hur avropssvar från leverantören ska se ut och vad det ska omfatta, t.ex: a. Pris på efterfrågade fordon, tjänster etc. b. Teknisk/funktionell lösning c. Genomförande av leveransen d. Tidplan e. Hänvisning till ramavtalet 5.1.6 Krav och tilldelningskriterier i avropsförfrågan De tilldelningskriterier och krav som kommer att ligga till grund för tilldelning av kontraktet ska anges i avropsförfrågan. Vid avrop kan följande kriterier för tilldelning av kontrakt användas: 1. Säkerhet 2 Miljö 3 Komfort 4 Utrustning och tillbehör 5 Funktionella och tekniska egenskaper 6 Service och garantier 7 Myndighetsspecifika krav 8 Pris Notera att alla krav som ställs i avropsförfrågan ska ha direkt koppling till det aktuella kontraktsföremålet. Notera att kvalificeringskrav, dvs. frågor angående leverantören, inte skall förekomma. Det är dock alltid tillåtet att kontrollera att leverantören uppfyller ställda skallkrav, t.ex. vad avser LOU 10:2. Skulle något förhållande som anges där föreligga, får den aktuella leverantören exkluderas vid avropet. Observera att Kammarkollegiet alltid ska informeras vid sådana tillfällen. 5.1.7 Tips och råd vid utformning av avropsunderlag Lägsta pris rekommenderas vid enkla avrop och i de fall det förväntade resultatet är så tydligt kravställt att det inte råder någon tvekan om hur det ska vara utformat. Myndigheten ska vara tydlig i avropsförfrågan avseende hur poängsättning, viktning och utvärdering av avropssvar kommer att ske. Tala om vad som krävs för en viss poäng eller bedömning. Undvik skalor med motivering som fem poäng ges om vi bedömer ert svar vara mycket bra. Fundera istället och beskriv vad som är mycket bra för er.

PM 9 (13) Myndigheten kan själv avgöra vad som är mest väsentligt i det aktuella avropet och hur utvärderingskrav ska viktas. Om myndigheten endast vill tillämpa lägsta pris som tilldelningskriterium finns denna möjlighet. Myndigheten måste dock alltid vid utformning av avropsförfrågan följa de grundläggande principerna för offentlig upphandling. Det är upp till myndigheten att vid varje avropstillfälle avgöra vilka krav som har direkt koppling till det aktuella upphandlingsföremålet och därmed bör ge ett mervärde i avropet. Myndigheten ska alltid värdera proportionaliteten i det aktuella kravet i förhållande till den produkt och/eller tjänst som avropas. Var tydlig med vilka leveranser eller vilket resultat ni förväntar er få levererat samt beskriv utförligt hur leveranskontroll och godkännande ska gå till. Tydliggör ansvarsfördelningen mellan parterna, vad ni som beställare ska bistå med och vad ert ansvar är samt vad som är leverantörens åtagande och ansvar. Beskriv också hur förändringar ska hanteras och prissättas. 5.2 Steg 2 - Utskick av avropsförfrågan En komplett avropsförfrågan består av Ifylld avropsblankett (blanketten kommer att kunna hämtas på www.avropa.se) Ev. ytterligare bilagor Den förnyade konkurrensutsättningen sker genom att myndigheten skickar en avropsförfrågan samtidigt till samtliga leverantörer inom aktuelld fordonsklass. I de fall en viss leverantör inte anser sig vara i stånd att genomföra kontraktet ska detta motiveras och dokumenteras. Avropsförfrågan ska vara skriftlig och sändas via e-post till leverantörernas angivna e-postadresser på www.avropa.se. 5.2.1 Skälig tidsfrist Av avropsförfrågan ska det framgå när avropssvar senast ska ha inkommit. Tiden för att lämna avropssvar ska vara skälig. Tiden ska fastställas med hänsyn till kontraktsföremålets komplexitet och art samt den tid som behövs för att lämna avropssvar. Vid stora komplexa avrop som kan vara tidskrävande att besvara kan en längre tidsperiod krävas jämfört med avrop av standardiserade produkter eller enklare uppdrag. Som tumregel vid komplexa avrop kan anges att det är rimligt med minst 14 arbetsdagars svarstid och vid mindre komplexa avrop är motsvarande svarstid sju arbetsdagar. Ett avropssvar som kommer in för sent får inte tas upp till prövning.

PM 10 (13) 5.2.2 Avropssvar I avropsförfrågan ska det anges att avropssvaren ska vara skriftliga. Ange även avropssvarens giltighetstid. Avsätt tid för er egen utvärdering av avropssvaren så att ni inte hamnar i tidsnöd. Se gärna till att även ha en buffert för eventuell överprövning av tilldelningsbeslutet. Leverantörer som vid avropstillfället inte kan erbjuda produkten/tjänsten ska meddela myndigheten detta. 5.2.3 Sekretess Beakta sekretessfrågan. Ifall ni tar in avropssvar via e-post är det naturligtvis viktigt att ha verktyg för att säkerställa upphandlingssekretessen. Avropssvaren får inte öppnas förrän tidsfristen för inlämnande av avropssvar löpt ut. Efter att öppnande skett omfattas avropssvaren av absolut sekretess vilket innebär att innehållet i dem ska vara hemligt till det att beslut fattats om tilldelning av leveransavtal. 5.2.4 Kommunikation med leverantör Leverantör som upplever att det finns otydligheter i avropsförfrågan rekommenderas att ställa en skriftlig fråga till myndigheten. Myndighetens svar på dessa frågor, om de kan betraktas som väsentliga för leverantörerna, ska sammanställas och skickas ut till samtliga leverantörer på området. Svar på frågor ska tillhandahållas inom skälig tid och senast så lång tid innan sista dag för avropssvar att leverantörerna har rimlig tid att beakta de nya uppgifterna. Detsamma gäller eventuella rättelser i avropsförfrågan. 5.2.5 Återtagande Ni har alltid möjlighet att återta en avropsförfrågan om det tillkommit omständigheter som inte var kända vid tidpunkten för avropet. Meddela samtliga tillfrågade leverantörer att avropet avbrutits. 5.3 Steg 3 Utvärdering av avropssvar När den angivna tidsfristen löpt ut ska inkomna avropssvar utvärderas på grundval av de kriterier som angetts i avropsförfrågan. Vid förnyad konkurrensutsättning bör utvärdering av avropssvar lämpligen ske på den utvärderingsblankett som kommer att finnas att hämta på www.avropa.se.

PM 11 (13) Vid avrop ska grunden för tilldelning av kontrakt vara det ekonomiskt mest fördelaktiga avropssvaret. Kontraktet ska tilldelas den leverantör som har lämnat det för myndigheten bästa avropssvaret på grundval av de kriterier som angetts i avropsförfrågan. Myndigheten får följaktligen inte välja andra tilldelningskriterier än de som framgår ovan samt av förfrågningsunderlaget/ramavtalsvillkoren. Myndigheten är fri att välja den mest lämpade utvärderingsmetodiken och poängmodellen för det aktuella avropet. Det väsentliga är att myndigheten är tydlig i avropsförfrågan avseende vilken metod som kommer att tillämpas och hur poängsättning och utvärdering kommer att ske. 5.3.1 Förtydliganden Vid oklarheter i leverantörernas avropssvar skickas en skriftlig begäran om förtydligande ut. Leverantörernas förtydliganden ska vara skriftliga. Observera att leverantörerna inte får lägga till nya uppgifter till sitt avropssvar, så att väsentliga förändringar sker. 5.3.2 Avropssvar saknas Om inget avropssvar motsvarar myndighetens krav ska samtliga tillfrågade leverantörer meddelas per e-post om att myndigheten inte har för avsikt att teckna ett leveransavtal med någon av leverantörerna. Samma gäller om myndigheten av oförutsedda händelser, exempelvis begränsningar i budget, inte kan genomföra avropet. Detta bör dock anges redan i avropsförfrågan, d.v.s. att avropande myndighet kan komma att avbryta avropet om oförutsedda händelser inträffar. Om det vid svarstidens slut inte har inkommit några avropssvar, eller inga avropssvar som fullt ut uppfyller kraven i förfrågan, gäller i första hand egen upphandling utanför ramavtalen. Glöm inte att tillfråga de leverantörer som inte svarat om orsaken, om de inte redan meddelat detta. Det kan visa sig att era krav varit alltför högt ställda eller på annat sätt gjort avropet ointressant för leverantörerna. 5.3.3 Tilldelningsbeslut Då utvärderingen resulterat i vilken leverantör som har blivit tilldelad kontrakt skall tilldelningsbeslut fattas och skickas ut. Observera att tilldelningsbeslut måste skickas ut till samtliga leverantörer som lämnat avropssvar. Tilldelningsbeslutet ska bestå av en uppgift om vilken leverantör som blev tilldelad kontrakt, en kort motivation till beslutet samt offererade priser från samtliga leverantörer. Det är lämpligt att vid större avrop bifoga en utvärderingsrapport (PM) där ni kortfattat beskriver steg för steg hur avropet

PM 12 (13) gått till. Mallar för tilldelningsbeslut och utvärderingsrapport kommer att finnas att hämta på www.avropa.se. 5.3.4 Avtalsspärr Kammarkollegiet rekommenderar att myndigheten skickar ut detta meddelande elektroniskt samt iakttar den frivilliga avtalsspärren på 10 dagar som föreligger vid avrop från ramavtal, innan kontrakt tecknas med vinnande leverantör. Skickas inte meddelandet om tilldelningsbeslut elektroniskt ska avtalsspärren vara 15 dagar. Iakttar myndigheten inte avtalsspärren kan kontraktet ogiltigförklaras av Förvaltningsrätten i upp till 6 månader efter att kontraktet (leveransavtalet) tecknats. Avtalsspärren räknas från och med dagen efter att meddelandet om tilldelning av kontrakt har skickats. Avtalsspärrens längd måste alltid anges i underrättelsen om tilldelning. Den så kallade söndagsregeln i lagen om lagstadgad tid ska tillämpas vid beräkningen av avtalsspärrens längd. Söndagsregeln innebär att tidsfrister som skulle löpa ut på en lördag, söndag eller annan helgdag förlängs till nästkommande vardag. 5.4 Steg 4 - Teckna kontrakt Ett kontrakt måste avropas och tecknas inom ramavtalets giltighetstid. Oavsett om avropet avser en enstaka leverans (enskilt avrop) eller ett leveransavtal för leveranser under en längre period, ska parterna alltid upprätta ett kontrakt efter avslutat avropsförfarande. Kontraktet reglerar det rättsliga förhållandet mellan parterna. Om leveransavtal tecknas kan ni alltså beställa från kontraktet när ni vill under hela leveransavtalets giltighetstid utan att göra ett nytt avrop inför varje beställning. Tänk på att i behovsanalysen och avropsförfrågan ange det uppskattade samlade behovet under hela kontraktstiden. 5.4.1 Kontraktsvillkor Kontraktet ska innehålla följande: Myndighetens avropsförfrågan inkl. ev. bilagor Antagen leverantörs avropssvar inkl. ev. bilagor Ramavtalsbilaga 3 Leveransavtalsutkast (Allmänna villkor) Om den av tillhandahållna avropsblanketten används finns allt samlat i denna, inkl. hänvisning till ramavtalet och Allmänna villkor. Vid motsatser mellan Kontraktet och Ramavtalet har Ramavtalet företräde.

PM 13 (13) Om eventuella kontraktsvillkor har specificerats i avropsförfrågan respektive avropssvar ska detta skrivas in i leveransavtalet. 5.4.2 Sekretessavtal I de allmänna villkoren finns ett kortare avsnitt angående sekretess. Om myndigheten vill ha en särskild sekretessförbindelse finns det möjlighet att bilägga detta till leverensavtalet. Ange även detta redan i avropsförfrågan. 5.4.3 Avtalsuppföljning När ni tecknar ett leveransavtal med en leverantör, tänk på att följa upp priser och övriga villkor ni har kommit överens om och som framgår av avtalen. Avvikelser och brister kan vara både vites- och hävningsgrundande. Var noga med att bokföra alla avvikelser och brister för att kunna påvisa för leverantören vid ett tvisteförfarande.