1(23) Plats och tid Stora konferensrummet, Brogatan 13, Torshälla, klockan 13.00 16.20 Beslutande Lars-Göran Karlsson (S) ordförande Eine Ikonen (S) Leif Thorstenson (S) Rolf Svensson (S) ersätter Sirkka Koskivuori (S) Jonny Pettersson (S) ersätter Annika Rydberg Ajakainen (S) Ann Berglund (M) Muhammed Tahsin (M) ersätter Kaj Madsen (M) Paula Ehrlin (KD) ersätter Gunnel Ristander (M) Kjell Monéus (M) Vakant ersättare för Tommy Ellfolk (C) Nina Hedenfeldt (MP) Solveig Pohjola (V) Thomas Stääv (L) Charlott Elf (SD) Peter Laufer (SD) ersätter Susanne Bergqvist (SD) Utses att justera Solveig Pohjola Justeringens plats och tid Torsdagen den 20 december 2018, stadshuset Paragrafer 93-102 Underskrifter... Sekreterare Ann-Kristin Rydberg Ordförande Justerande... Lars-Göran Karlsson... Solveig Pohjola Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ och sammanträdesdatum Anslaget sätts upp 2018-12-20 Anslaget tas ner 2019-01-11 Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret, stadshuset Underskrift...
2(23) Övriga närvarande Ulrika Hansson samordningschef kommunledningskontoret 94-102 Eva Königsson förvaltningschef kultur- och fritidsförvaltningen Cathrine Olsson administrativ chef kultur- och fritidsförvaltningen Rina Oord Lundh ortsutvecklingsstrateg stadsbyggnadsförvaltningen Marianne Hagman förvaltningschef stadsbyggnadsförvaltningen Ann-Kristin Rydberg sekreterare Joakim Malmqvist Tyréns 93 Anna Wilhelmsson kommunikationsstrateg stadsbyggnadsförvaltningen 93 Camilla Eriksson controller stadsbyggnadsförvaltningen 96 Per Silvervret Boberg nämndsekreterare kultur- och fritidsförvaltningen 97 Malin Göransson utvecklare kultur- och fritidsförvaltningen 102
3(23) TSN/2016:140 93 Rapporter och frågor - stadsbyggnadsförvaltningen Förtroendevalda Finns inget att rapportera. Förvaltning Dialoger med medborgare och aktörer i Torshälla och Eskilstuna Rina Oord Lundh och Anna Wilhelmsson informerar Information och återkoppling utvecklingsplan för Torshälla inför beslut i kommunfullmäktige Rina Oord Lundh informerar Slutrapport Krusgårdsparken Rina Oord Lundh informerar Förvaltningschefens rapport Marianne Hagman informerar bland annat om: - Julgran på Östra torget - Marschaller på luciamorgon - Jultomten vid Glömsta ej uppställd då den var i dåligt skick
4(23) TSN/2018:1 94 Gemensamma rapporter och frågor Nyckeltalsrapport över ekonomiskt bistånd för perioden oktober 2018. Information om hantering av läsplattor för förtroendevalda, återlämning och utlämning.
5(23) TSN/2018:42 95 s verksamhetsplan 2019 Beslut Verksamhetsplan för 2019 fastställs. Reservation Nina Hedenfeldt (MP), Solveig Pohjola (V), Thomas Stääv (L), Charlott Elf (SD) och Peter Laufer (SD) reserverar sig muntligt mot beslutet. Ärendebeskrivning Kommunledningskontoret ger i skrivelse, daterad den 19 november 2018, förslag till beslut. har efter kommunfullmäktiges beslut den 15 december 2016 ansvar för kultur- och fritidsverksamhet, orts- och näringslivs- och föreningsfrågor samt gatu- och parkverksamhet. Nämndens verksamheter utförs av kultur- och fritidsförvaltningen, stadsbyggnadsförvaltningen och kommunledningskontoret. Efter kommunfullmäktiges beslut om Årsplan för Eskilstuna kommun 2019 beräknas s driftbudget bli 45,1 miljoner kronor. Nämnden har även uppdraget att följa utvecklingen av de kommunala verksamheterna inom Torshällas geografiska område. Medel från budgetposten TSN gemensamt har inför beslut om verksamhetsplan 2019 omfördelats till verksamheterna på kultur- och fritidsförvaltningen och stadsbyggandsförvaltningen. har formulerat mål för verksamheten under 2019 inom processerna demokrati, berikande kultur och fritid samt miljö-och samhällsbyggnad. Nämnden deltar även i arbetet med kommungemensamma åtaganden inom processerna näringsliv och arbete, kvalitet och stabil ekonomi. Fokus inom demokratiprocessen är fortsatta insatser för att öka känslan av trygghet på kvällstid samt arbete med ökad delaktighet och jämlikt inflytande med särskilt fokus på flickor och pojkar. Inom processen för berikande kultur och fritid avser nämnden fokusera på att utveckla ungdomsverksamheten med mobila och flexibla arbetssätt för att skapa en mer lättillgänglig verksamhet och nå en bred målgrupp med hög delaktighet från ungdomarna. Arbetat för att utveckla kulturstaden Torshälla med utgångspunkt från platsvarumärket SmåstadsEvolution fortsätter. Under 2019 avser nämnden öka antalet
6(23) kulturaktiviteter och program för personer med funktionsnedsättning. En verksamhetsidé för nämndens museum ska också arbetas fram under 2019. Nämnden avser även genomföra en förstudie om anläggningen Mälarviks framtida användning. Inom processen för miljö- och samhällsbyggnad kommer implementering av utvecklingsplan Torshälla ha stort fokus under 2019. Arbetet med att skapa förutsättningar för attraktiva, levande och trygga stadsmiljöer i det offentliga rummet fortsätter under 2019 och vattenvägarna, hamnområdet, belysning och mötesplatser i stadsmiljön är särskilt prioriterade. Förslag till verksamhetsplan 2019 är skriven efter kommunledningskontorets anvisningar med sikte mot strategisk inriktning 2016-2019 och i det långsiktiga arbetet mot vision 2030. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation har i och med nytt reglemente i uppdrag att ansvara för verksamhet med stark lokal prägel. Det innebär att nämnden har goda förutsättningar för insyn och delaktighet i lokala frågor. Inför beslutet har en förenklad barnkonsekvensanalys genomförts i form av ett samtal med representanter från Gökstensskolans elevråd om nämndens förslag på åtaganden. De synpunkter som framkom i samtalet var bland annat mer belysning i vissa områden. Eleverna vill att nämnden satsar på belysning ur både ett trygghetsperspektiv och ur ett estetiskt perspektiv. De framförde även att staden blir både tryggare och vackrare om man satsar på att få mer färg i stadsrummet, det kan t ex vara fler målade elskåp, målade lyktstolpar, målade skräpkorgar och grafittiväggar. De nämnde även Östra torget som en otrygg plats som kändes tryggare och finare när den stickades in under jubileumsåret. De ser också gärna fler evenemang som får fler människor att samlas i stadsmiljön, vilket ökar tryggheten. Ett utökat utbud av handel vid Östra torget skulle också öka tryggheten då fler människor rör sig i området. Inom ramen för åtagandet om att utveckla former och metoder för dialog framfördes vikten av att nyttja elevrådet som dialogpart inför beslut och fler besök av politiker på skolorna. De tycker också gärna till om frågor via enkäter om så önskas. Inom processen berikande kultur och fritid framfördes vikten av att erbjuda ett brett utbud av fritidsaktiviteter i samarbete med föreningar för att få en mångfald i aktiviteter samt att ungdomar görs delaktiga i planeringen och genomförande av aktiviteter inom ramen för ung fritids verksamhet för att locka en större målgrupp till verksamheten. De vill ha tillgång till miljöer där man bara kan hänga och vara med sina kompisar och/eller spela spel såsom pingis, biljard eller fotbollsspel. De ser även att Ebelingmuseet utvecklas för mer interaktion mellan besökare, t ex genom ett cafe för samtal. Åtagandet om förstudie för Mälarviks användning hade de flera synpunkter på. De hade alla positiva minnen av att besöka Mälarvik med sin klass och ser gärna att den
7(23) möjligheten finns kvar. De såg även att det kunder vara öppet på loven och vissa dagar i veckan för ungdomar. Ungdomarna framförde även synpunkter på kollektivtrafik till och från landsbygden, Roxnäs, Mälby och Mälarbaden som går alldeles för sällan och slutar för tidigt på eftermiddagen. Yrkanden Lars-Göran Karlsson (S) och Muhammad Tahsin (M) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Nina Hedefeldt (MP) yrkar avslag till förvaltningens förslag och bifall till Miljöpartiets förslag. Solveig Pohjola (V) yrkar avslag till förvaltningens förslag och bifall till Vänsterpartiets förslag. Thomas Stääv (L) yrkar avslag till förvaltningens förslag och bifall till Liberalernas förslag. Charlott Elf (SD) och Peter Laufer (SD) yrkar avslag till förvaltningens förslag och bifall till Sverigedemokraternas förslag. Propositionsordning Ordföranden finnar att det finns följande yrkanden: - Lars-Göran Karlssons (S) och Muhammad Tahsins (M) yrkande om bifall till förvaltningens förslag. - Nina Hedefeldts (MP) yrkande om avslag till förvaltningens förslag och bifall till Miljöpartiets förslag. - Solveig Pohjolas (V) yrkande om avslag till förvaltningens förslag och bifall till Vänsterpartiets förslag. - Thomas Stäävs (L) yrkande om avslag till förvaltningens förslag och bifall till Liberalernas förslag. - Charlott Elfs (SD) och Peter Laufers (SD) yrkande om avslag till förvaltningens förslag och bifall till Sverigedemokraternas förslag. Ordföranden föreslår en propositionsordning som innebär att han ställer förslagen mot varandra. godkänner propositionsordningen. Ordföranden ställer proposition på förslagen och finner att beslutat att bifalla förvaltningens förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret
8(23) TSN/2018:59 96 s internkontrollplan 2019 Beslut godkänner föreslagen internkontrollplan för 2019. Ärendebeskrivning Kultur- och fritidsförvaltningen och stadsbyggnadsförvaltningen ger i skrivelse, daterad den 10 december 2018, förslag till beslut. Kommunkoncernen ska enligt kommunallagen och aktiebolagslagen ha en väl fungerande intern styrning och kontroll. Interna kontrollarbetet syftar till att säkra mål och verksamhet, men också att hitta förbättringsområden utifrån risker. Varje nämnd och bolagsstyrelse har ansvar för det interna kontrollarbetet inom sitt verksamhetsområde. Åtgärder och uppföljningar genom internkontrollmoment tas fram av respektive nämnd och bolagsstyrelse och kompletteras med de gemensamma internkontrollmomenten för kommunkoncernen. Respektive nämnd och styrelse beslutar om en internkontrollplan i december månad. Stadsbyggnadsförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen har i enlighet med framtagna riktlinjer och intern styrning och kontroll arbetat fram förslag på internkontrollmoment som presenteras nedan. Förslag till kontrollmoment 2019; Uppföljning att planerade åtgärder utifrån genomförd egenkontroll SBA (Systematiskt brandskyddsarbete) har genomförts och är dokumenterade För områdena gata och park tas inga specifika kontroller fram bland annat på grund av att ej har något arbetsgivaransvar samt att merparten av inköpen upphandlas av stadsbyggnadsförvaltningen där stadsbyggnadsnämnden är ansvarig nämnd. Nämnden kommer däremot att delges resultatet av stadsbyggnadsnämndens uppföljning av verksamhet som bedrivs av privata utförare samt följande två internkontrollmoment från stadsbyggnadsnämndens interkontrollplan 2019; Kontroll att samtliga inköp mellan 10-100 tkr antingen faller inom befintligt avtal eller att en direktupphandling har utförts enligt kommunens riktlinjer
9(23) Kontrollera att månadsvis rondering på Navaren är utförd enligt checklista (framtagen i det Systematiska brandskyddsarbetet) samt att ev brister är åtgärdade innan nästa rondering Utöver s egna internkontrollmoment har kommunfullmäktige beslutat om fyra kommungemensamma internkontrollmoment 2019; Kontroll av tillämpningen av rutiner för utbetalningar till förtroendevalda i kommunen samt ledamöter och suppleanter i kommunala bolag Kontroll av tillämpningen av rutiner gällande inköp i enlighet med ramavtal och för direktupphandlingar Kontroll av att information sparas och skyddas i enlighet med styrdokument som finns för respektive områden Kontroll av att det finns kontinuitetsplaner utifrån risk-och sårbarhetsanalyser och att dessa är kända Yrkanden Lars-Göran Karlsson (S) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret, ekonomi
10(23) TSN/2018:65 97 Yttrande över remiss - Riktlinjer för hantering av personuppgifter enligt dataskyddsförordningen Förslag till beslut 1. Yttrandet godkänns och översänds till kommunstyrelsen. 2. Kommunstyrelsen föreslås beakta s synpunkter. Förslag till kommunfullmäktige Riktlinjer för hantering av personuppgifter antas. Ärendebeskrivning Kultur- och fritidsförvaltning ger i skrivelse, daterad den 15 oktober 2018, förslag till beslut. Kommunstyrelsen har remitterat Riktlinjer för hantering av personuppgifter till nämnden för yttrande. Yttrandet ska vara Kommunstyrelsen tillhanda 19 december 2018. Behandlingar av personuppgifter regleras i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (GDPR). Syftet med förordningen är dels att man vill stärka privatpersoners rättigheter genom att förenkla och ge dem bättre kontroll över sina personuppgifter, dels att anpassa regelverket till den tekniska utvecklingen. Kommunledningskontoret har arbetat fram ett förslag till riktlinjer för hantering av personuppgifter. s yttrande ställer sig positiv till att nya riktlinjer för hantering av personuppgifter har tagits fram. Detta tydliggör ansvar inom den kommunala organisationen och mellan kommunala myndigheter i frågor som rör hanteringen och implementeringen av dataskyddsförordningens direktiv för hantering av personuppgifter.
11(23) Riktlinjernas övergripande struktur skulle bli tydligare av att omformas, så att ansvarsfördelningen till varje nivå i den organisation som riggas för hantering av personuppgifter framgår tydligt. Organisationen för dessa arbetsuppgifter bör återges enligt organisationsträdet. Till exempel kan detta ske med rubriceringar från kommunstyrelsens, nämndernas, dataskyddsombudets och kontaktpersonens ansvar, och ner till den enskilda medarbetarens ansvar. Struktur och läsbarhet skulle också gynnas av att relationen mellan nämnder och förvaltningar i dessa frågor tydliggörs. menar att riktlinjen kan ge varje förvaltning i uppgift att upprätta en plan för arbetet med hantering av personuppgifter, där det tydligt framgår vad varje nivå inom förvaltningen ska känna till. Nämnden anser att kommunstyrelsens övergripande arbete med informationssäkerhet och de funktioner som är kopplade till det arbetet bör länkas till arbetet med personuppgifter i de föreslagna riktlinjerna. Eftersom varje nämnd utgör en egen myndighet uppstår flera frågor kring ansvarsfördelningar och mandat. Det är positivt att riktlinjerna beskriver tydligt hur hanteringen av personuppgifter som är gemensamma för flera nämnder ska förtecknas och diarieföras. I de fall då en förvaltning arbetar på uppdrag av flera nämnder behöver dock riktlinjen kunna tillämpas med tydligt urskiljande av respektive nämnds ansvar. Nämnden menar att det finns frågeställningar att undersöka kring kommunövergripande it-system. Om varje nämnd ansvarar för straff- och skadeståndssanktioner som kan uppkomma på grund av felaktig behandling av personuppgifter, och kommunstyrelsen eller den kommande servicenämnden ska vara systemägare för kommunövergripande system, bär då kommunstyrelsen eller servicenämnden också personuppgiftsansvaret? Om dessa myndigheter inte bär personuppgiftsansvaret behöver det undersökas om ansvarsrelationerna mellan myndigheterna behöver regleras genom personuppgiftsbiträdesavtal, annan överenskommelse eller annat beslut. Riktlinjerna anger att varje nämnd ansvarar för de straff- och skadeståndssanktioner som kan uppkomma på grund av felaktig behandling av personuppgifter. Detta blir inte möjligt att tillämpa om inte ansvarsfördelningen (för nämnder och system) tydliggörs. I remisstexten anges det att samtycken ska registreras i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem (LEX). menar att uppgiften måste kunna läggas hos de enheter som hanterar personuppgifter, med en enkel och digital administration. Därför behövs ett separat system för enkel registrering, uppföljning och gallring av samtycken. En hantering av samtliga samtycken i LEX skulle öka registratorernas arbetsbelastning på ett orimligt sätt. LEX saknar dessutom önskvärda funktioner för uppföljning och automatisk gallring som behövs i och med Dataskyddsförordningen. Hanteringen av samtycken för publicering av bilder och
12(23) andra audiovisuella medier som innehåller personuppgifter bör lyftas och analyseras särskilt. Relationen mellan Dataskyddsförordningens krav på lagringsminimering och myndigheters arkivering av handlingar för bevaring för eftervärlden behöver också preciseras i riktlinjerna. I avsnittet Personuppgiftsansvariga och dataskyddskoordinator beskrivs rollen för den kontaktperson som nämnden har utsett för dataskyddsfrågorna. Denna behöver dock förtydligas så att det framgår vad ett tydligt mandat som motsvarar personuppgiftsansvaret avser. Det är även motiverat att överväga om kontaktperson ska utses i varje förvaltning i stället för av varje nämnd, eftersom vissa förvaltningar arbetar eller kommer att arbeta på uppdrag av två eller flera nämnder. Det är viktigt att man genomgående i dokumentet tydliggör vilken funktion som avses. Exempelvis används i ett stycke begreppet personuppgiftsansvariges företrädare. Det behöver förtydligas om detta är kontaktansvarig eller folkvald person i nämnden. ser det som positivt att känsliga personuppgifter lyfts särskilt i riktlinjen. Under avsnittet Analys av riskerna genom konsekvensbedömning framgår att Behandling av känsliga personuppgifter är förbjuden, om det inte går att åberopa något av de i förordningen angivna undantagen. Här bör i förordningen angivna undantag preciseras. Under avsnittet Definitioner anges kategorierna för känsliga personuppgifter. Eftersom kommunen hanterar uppgifter om förtroendevalda är det dessutom oundvikligt att känsliga personuppgifter kring politisk uppfattning framgår av registren. Definitionslistan i slutet av riktlinjerna behöver generellt ses över för att exakt matcha den ansvarsfördelning som beskrivs i den löpande texten. Den behöver även uppdateras med hänsyn till att uppdraget personuppgiftsombud inte längre existerar. En annan synpunkt som nämnden sänder med är att kommunen i riktlinjer bör undvika begreppet ras och i stället med hänvisning till diskrimineringsgrunderna endast använda begreppet etnicitet i sina styrdokument. Nämnden menar även att begrepp såsom registerförteckning bör beskrivas i definitionslistan. Under avsnittet Kartläggning av personuppgifter i en registerförteckning anges att även personuppgifter som hanteras på ett ostrukturerat sätt, såsom i epost eller lagras i hemkataloger, ska framgå av registerförteckningen. Under Inledning beskrivs det som att Dataskyddsförordningen gäller också för manuell behandling av personuppgifter om personuppgifterna ingår i eller är avsedda att ingå i ett manuellt register som är sökbart enligt särskilda kriterier. Relationen mellan dessa beskrivningar behöver klargöras. Nämnden observerar att det behövs rutiner på varje förvaltning för hanteringen av e- post och hemkataloger, för att Dataskyddsförordningens krav på lagringsminimering ska kunna efterlevas. Likaså bör det framgå av riktlinjerna att nämndernas
13(23) delegationsordningar ska uppdateras med hanteringen av personuppgiftsbiträdesavtal och beslut kring nya typer av behandlingar av personuppgifter. Förvaltningarna bör även i riktlinjerna ges ansvaret att se över nämndernas dokumenthanteringsplaner med hanteringen av personuppgifter i särskilt beaktande. Slutligen menar att förhållandet till andra styrande dokument i riktlinjerna bör förtydligas och utvecklas. Finansiering Bedömningen är att finansiering av de föreslagna åtgärderna kan ske inom befintlig ram under förutsättning att s synpunkt kring skrivningar om hantering av samtycken beaktas. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Riktlinjerna saknar analys utifrån konsekvenser för hållbar utveckling och effektiv organisation. Samråd kring remissvar Förslaget till svar från har tagits fram i samråd mellan kulturoch fritidsförvaltningen, stadsbyggnadsförvaltningen och tjänsteperson på kommunledningskontoret med ansvar för. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen
14(23) TSN/2018:66 98 Yttrande över remiss - Riktlinjer för krisstödssamordning Beslut 1. Yttrandet, daterat den 15 oktober 2018, godkänns och skickas till kommunstyrelsen. 2. Kommunstyrelsen förslås beakta s synpunkter. Förslag till kommunfullmäktige Riktlinjer för krisstödssamordning antas Ärendebeskrivning Kultur- och fritidsförvaltningen och stadsbyggnadsförvaltningen ger i skrivelse, daterad den 10 december 2018, förslag till beslut. Sedan den 1 januari 2011 ansvarar kommunstyrelsen för kommunens krisstödsamordning. En riktlinje togs fram 2012 som redogör för hur strukturen och organisationen angående krisstödssamordning ser ut. Dessa riktlinjer behöver nu förnyas med syfte att ge klarhet i ansvar, struktur och organisation. För att ta fram riktlinjerna har tre principer varit vägledande: ansvarsprincipen, likhetsprincipen och närhetsprincipen. Via krisstödssamordning vill kommunen uppnå tre mål: o Förebygga psykisk ohälsa genom att erbjuda och organisera krisstöd i akuta situationer. o Proaktivt följa händelser som kan beröra människor som vistas Eskilstuna kommun. o Medverka vid planering och utbildning i samhället för att bygga upp nätverk. Krisstödverksamheten ska bestå av en ledningsgrupp med representanter från kulturoch fritidsförvaltningen, barn- och utbildningsförvaltningen, socialförvaltningen, arbetsmarknads- och vuxenutbildnings-förvaltningen, polisen, räddningstjänsten samt svenska kyrkan. Ledningsgruppens huvudsakliga uppgift är att leda och samordna det psykosociala omhändertagandet vid en olycka eller kris och ska ha ett samarbete med kommunens centrala krisledningsorganisation. I krisstödverksamheten ska det också finnas ett större antal stödpersoner. Stödpersonernas huvudsakliga uppgift är att vara ett stöd till personer eller anhöriga som blivit drabbade av en kris.
15(23) Under en kris ska ledningsgruppen ansvara för flera områden bland annat att bedöma hur en kris ska hanteras och med vilka resurser, samverka med andra kommuner och aktörer samt att öppna stödcenter vid behov. Efter en kris har ledningsgruppen i uppgift att avveckla och återställa området i den takt som är lämplig beroende på händelse. Kommunen utför sedan en utvärdering där krisstödssamordningen ingår. Riktlinjerna är skrivna efter Kommunledningskontorets mall för styrande och stödjande dokument. Riktlinjer är ett styrande dokument som ska säkerställa ett korrekt agerande och god kvalitet i handläggning och utförande. Riktlinjer ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige. Yttrande är positiv till att nya riktlinjer för krisstödssamordning tagit fram för att tydliggöra ansvar, organisation och struktur kring området. Ett avsnitt i riktlinjerna behandlar definitioner. Avsnittet tar främst upp definitioner kring vad som är en händelse. I avsnittet saknas definitioner om delar av organisationens olika grupperingar. Som exempel kan nämnas stab och stabschef som inte vidare definieras eller anger hur de tillsätts och hur de arbetar. För att skapa en tydlighet hur arbete i krissituationer ska gå till bör det definieras. Avsnittet organisation skulle behöva kompletteras med ett avsnitt om roller och ansvar för att bli tydligare. Under avsnittet behandlas krisstödsverksamhetens ledningsgrupp och vilka förvaltningar som är en del av ledningsgruppen. Det framkommer inte vem som är ansvarig för att utse vilka funktioner i organisationen som ska ingå i ledningsgruppen. I riktlinjerna finns ett antal förvaltningar uppräknade som ska ingår i ledningsgruppen. Det framgår inte varför dessa förvaltningar är utvalda eller vilken kompetens de förväntas tillföra i ledningsgruppen. Det bör framgå i riktlinjerna vilka funktioner som alltid bör finnas med i ledningsgruppen samt att den som är ansvarig för gruppen kan avgöra om sammansättningen från gång till gång utifrån vilken händelse som hanteras. Som exempel, vilken funktion har Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen i ledningsgruppen och varför finns inte Vård- och omsorgsförvaltningen med? Svenska kyrkan bör inte ingå som permanent medlem i ledningsgruppen. Trossamfund kan ingå som medlem i ledningsgruppen utifrån behov. Att enbart inkludera ett trossamfund kan ses som exkluderande gentemot andra trossamfund. Det är bättre att händelsens art avgör om ett trossamfund ska vara delaktiga i ledningsgruppens arbete eller inte. I riktlinjerna framkommer att ledningsgruppen för krisstödssamordningen har en koppling till kommunens krisledningsorganisation men att den också kan agera självständigt. Det bör vara så att det i krisstödsorganisationen finns en uttalad koppling till kommunens krisledning för att säkerställa kopplingen till kommunens
16(23) högsta ledning. Det bör även tydliggöras vad som menas att ledningsgruppen får agera självständigt. Under rubriken aktivering saknas en beskrivning om vem/vilka som har mandat att aktivera kommunens krisstöd. Det bör vara tydligt beskrivet under roller och ansvar. I samma avsnitt bör det även framgå vilken funktion som leder ledningsgruppen eller vilken funktion som utser den som leder ledningsgruppen. Denna person bör självklart utses utifrån av de grundläggande principerna för riktlinjerna dvs ansvarslikhets- och närhetsprincipen, för att säkerställa att gängse rutiner för beslut om resurser kan säkerställas. Det kan till exempel vara tjänsteman i beredskap (TIB) som får i uppdrag att avgöra om krisledningsgruppen eller övriga resurser ska kopplas in. Under rubriken lokaler stödcenter står det utskrivet att media inte har tillträde till stödcentret. Hantering av media bör regleras via riklinjer för mediakontakter. Vidare är det viktigt att förteckningen över externa lokaler är kvalitetsgranskade utifrån tillgänglighet. Här finns till exempel erfarenheter från valnämndens arbete med vallokaler att ta lärdom av då flera aspekter av tillgänglighet har beaktats och säkerställts. Det hänvisas till kommunens trygghetspunkter i riktlinjerna, dessa bör definieras ytterligare. Det ska enligt riktlinjerna finnas beredskapsplatser på tre platser i kommunen. Här bör benämningen medborgarkontor tas bort och ersättas med den korrekta benämningen Eskilstuna och Torshälla direkt om det är det som avses i riktlinjerna. Det saknas information om vilken funktion som beslutar om och har ansvaret för avveckling och återställning av krisstödet. Finansiering Det framgår inte av riktlinjerna hur insatserna ska finansieras. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Riktlinjerna saknar analys utifrån konsekvenser för hållbar utveckling och effektiv organisation. Bland annat framkommer inte hur barn och ungdomars rättigheter utifrån barnkonventionens intentioner eller jämställdhetsperspektiv beaktats i riktlinjerna. Yrkanden Lars-Göran Karlsson (S) och Muhammad Tahsin (M) yrkar bifall till förvaltningarnas förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen
17(23) 99 Anmälan av delegationsbeslut 2018 Beslut Delegationsbesluten anmäls och läggs till handlingarna. TSN/2018:2, TSN/2018:67, TSN/2018:68 Ärendebeskrivning Redovisning av delegationsbeslut enligt s delegationsordning: Ordförandebeslut 1.1 Beslut 2018-11-06 - Arrangemangsbidrag - Nyby Torshälla Ridklubb beviljas 6 000 kronor i arrangemangsbidrag för Luciashow 2018 (TSN/2018:68) Stadsbyggnadsförvaltningens rapport för oktober: 4.9 Fordonsflytt Antal fordon: 12 Antal skrotade fordon: 1 Antal till förvaringen: 5 Antal fordon flyttade av ägaren: 6 Flyttade enligt lagen, Förordning (1982:198) om flyttning av fordon i vissa fall, (1982:129) om flyttning av fordon i vissa fall. 4.1 Upplåtelse av mark: 1 (TSN/2018:67) Stadsbyggnadsförvaltningens rapport för november: 4.9 Fordonsflytt Antal fordon: 5 Antal skrotade fordon: 2 Skrotat mopeder: 0 Antal till förvaringen: 0 Antal fordon flyttade av ägaren: 3 Flyttade enligt lagen, Förordning (1982:198) om flyttning av fordon i vissa fall, (1982:129) om flyttning av fordon i vissa fall.
18(23) TSN/2018:15, TSN/2018:22, TSN/2018:23, TSN/2018:24, TSN/2018:3, TSN/2018:48 100 Ärenden för kännedom 2018 Beslut Ärendena anmäls och läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige Beslut 2018-09-27, 160 - Sammanträdesplan 2019 för kommunfullmäktige Beslut 2018-09-27, 162 - Plan för jämställdhet Beslut 2018-09-27, 164 - Plan mot alkohol, narkotika, dopningsmedel och tobak Beslut 2018-09-27, 165 - Riktlinjer för medborgardialog Beslut 2018-10-25, 184 - Delårsrapport 2, 2018 Eskilstuna kommun Lokala ordningsföreskrifter för Eskilstuna kommun gällande fr.o.m. den 1 oktober 2018 Kommunstyrelsen Beslut 2018-10-09 201 - Anmälan av delegationsbeslut i oktober 2018 - Revidering av Rutin vid kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier Beslut 2018-10-09 201 - Anmälan av delegationsbeslut i oktober 2018 - Ny rutin för fördelning av arbetsmiljöansvar Kultur- och fritidsnämnden Beslut 2018-10-10 72 - Kultur och fritidsnämndens detaljerade investeringsbudget 2019 Beslut 2018-10-10, 73 - Kultur- och fritidsnämndens sammanträdesplan 2019 Ärendelista 2018:67 2018:71
19(23) 101 Rapporter och frågor - kultur- och fritidsförvaltningen Förtroendevalda Finns inget att rapportera. Förvaltning Förvaltningschefens rapport Eva Königsson informerar bland annat om: - Ordförandebeslut ska skrivas för ansökan om medel för en OCR-bana i Krusgårdsparken - Rapport från julmarknaden 9 december 2018 Torshälla direkt Cathrine Olsson informerar att Torshälla direkt kommer att flytta och samlokaliseras med biblioteket Kvarnen under våren 2019.
20(23) TSN/2018:69 102 s prislista 2019 Beslut 1. godkänner prislistan för uthyrning arenor, lokaler och scener 2019 2. ger förvaltningen i uppdrag att under 2019 göra en översyn av prislistan Ärendebeskrivning Kultur- och fritidsförvaltningen har sett över Prislistan för uthyrning av arenor, lokaler och scener och ger förslag på ändringar. Förändringarna föreslås gälla från 1 januari 2019 och omfattar alla kategorier av hyresgäster. Dessa behöver göras för att bättre följa konsumentprisindex som ger en förutsägbar förändring, som är väl analyserad utifrån samhälleliga effekter i stort. Det gör att såväl förvaltning som hyresgäster, framför allt föreningslivet, ska kunna ha mer framförhållning i budgetarbetet inför prisändringar. Föreningslivets förutsättningar är grunden i nämndens uppdrag och förutom att indexanvändning ger en mer professionell prissättning så kommer den att justeras och bevakas för att ändringarna alltid ska bedömas som rimliga. Konsumentprisindex från oktober 2018 var 2,4% och nämnderna föreslås använda 2% som index i prislistan för 2019. Prislistan 2019 i sin helhet, se bilaga 1. Ändringarna som föreslås i prislistan punktas nedan och berör såväl kultur- och fritidsnämnden som : Ändringar anläggningar i Torshälla: Höjning för samtliga kategorier enligt index 2% på hyra för träning, repetition och sammankomster Prishöjning arrangemang som ej är ordinarie föreningsverksamhet, kategori 3, på arenorna Munktell Friidrott, Ellfolk arena, Isstadion, Skjulstahallarna, Ekängen friidrott samt Isstadion: från 10 000 kr till 15 000 kr/dag Holmbergets utescen, Gamla teatern och Rademacherscenen följer kategorierna 1/2/3 med priser 1000/1000/2000 kr per tillfälle Generella ändringar: Höjning för samtliga kategorier enligt index 2% på hyra för träning, repetition och sammankomster Anläggningar visas per kategori och namn, inte storlek på hall eller lokal som tidigare
21(23) För att nå kostnadstäckning på materieluthyrning via IP-skogen har en del av priserna justerats upp, något som inte gjorts på många år. Orienteringspaketet byter namn till Arrangemang och en överenskommelse tecknas om vad som ingår Uppgifter om avbokning läggs till, med avgifter om avbokning inte har skett i tid Hyran av festlokaler höjs från 2300 kronor till 2900 för att ge bättre kostnadstäckning för förvaltningen Hyra av evolutionsbodarna ändras. Hänvisas till uthyrningen för bokning och pris Ändringar scensidan: Sluttid på arrangemang ska anges vid överenskommelse Timkostnad på Lilla scenen istället för arrangemangstaxa, 62/97/285 kr/h för respektive kategori vid kulturarrangemang, kategori 1 har alltid timtaxa oavsett typ av arrangemang Lilla scenen vid de typer av arrangemang som kräver scentekniker för kategori 2 gäller 8 timmars debitering, 450 kr/h för scentekniker + moms. Lilla scenen för det som inte är kulturarrangemang i kategori 3 höjs från 2500 kr till 2700 kr per föreställning Endast timpris 47 kr/h för barn och ungdom (kategori 1) på Lilla scenen, teatern och ta bort det tidigare evenemangspriset Princip om rabatterat pris på barn- och ungdomsarrangemang på Stora scenen, Lokomotivet och i Konserthallen, 10 % rabatt för icke-kommersiella arrangemang Höjning från 525 kr/h till 550 kr/h för repetition Eskilstuna teater samt på Lokomotivet Arrangemang på Holmbergets utescen, Gamla teatern och Rademacherscenen följer kategorierna 1/2/3 med priser 1000/1000/2000 kr per tillfälle Föreställningshyra Eskilstuna teater höjning med 1000 kr, så att det blir samma som Konserthallen Lagt till info om extrakostnader för personal, regleras med kunden efteråt vid behov Rabatterat pris vid längre föreställningsperiod för externa aktörer: - 25 % om flera föreställningar varje dag - 25 % över 11 föreställningar Stiga sports arena golvalternativ vid arrangemang. Hårt golv + 15 000 inkluderas i ordinarie pris vilket ger en dygnshyra på 80 000 kronor. Ändringar idrottssidan: Prishöjning Träningsmatch representationslag: + 100 kr/h Prishöjning per elev på friluftsdagar från 15 kr/elev till 20 kr/elev Prissatt istället för arrangemangspris kategori 3 tränings- och tävlingsmatch: 1400 kr resp. 2000 kr
22(23) Prishöjning arrangemang som ej är ordinarie föreningsverksamhet på arenorna Munktell Friidrott, Ellfolk arena, Isstadion, Skjulstahallarna, Ekängen friidrott samt Isstadion: från 10 000 kr till 15 000 kr/dag Elitpriser för de, just nu, tre elitlag som spelar match på publikanläggningarna Stiga sports arena och Tunavallen ges möjligheten att antingen betala 10 % av publikintäkterna i samband med match, med ett bestämt minimumpris eller möjlighet att ha ett fast pris som regleras årligen. Respektive lag gör en överenskommelse med Kultur- och fritidsförvaltningen. Översyn av prislistan För att få en mer heltäckande analys av uthyrning av arenor, lokaler och scener bör en total översyn av prislistan göras av Kultur- och fritidsförvaltningen under 2019. Förvaltningen föreslås få i uppdrag att göra översynen under 2019 med nödvändiga dialoger och presentera resultatet under sista kvartalet inför revidering år 2020-2021. Översynen ska även ta del av den granskning som görs om föreningsstödet i Eskilstuna kommun. Översynen är nödvändig dels för att där det behövs göra en uppräkning av uthyrning där priser ej har korrigerats årligen, dels för att göra noggranna konsekvensanalyser. Följande punkter föreslås ingå i översynen: Generella frågeställningar: Revidering av priser enligt index från och med år 2018 och framåt Reklamplatser på anläggningar, vilka priser ska gälla och enligt vilka kriterier? Vad ska gälla vid cuper med övernattning, OH-kostnader och personella resurser Ska prislistans ändringar följa säsongsårshjul istället för kalenderår? Prissättning IP-skogen Vad ska gälla för orienteringspaketet, vad ska ingå och vilket pris? Dialog med berörda föreningar krävs Vad ska gälla när hyresgästen missköter sig som t.ex. inte städat eller nyttjar lokalen längre än bokat samt om det ej avbokas i tid? Idrottssidan: Behöver prioriteringsordningen utökas? Vad ska gälla för tävling/match för individuella idrotter och i specialhallar, som simhallen? Fastställa säsongen och kostnader och konsekvenser föreningsliv/allmänhet Vilka lag ska få egna omklädningsrum och förråd på anläggningar? Behov av principbeslut: Vid elitverksamhet för seniorer/ungdomar (?), om när en förening räknas som elit/har elitkapacitet och vad som då ska gälla i prioritering Kostnader utanför säsong- vad ska gälla? (ishall, konstgräs) Vilka har året runtsäsong? Oförutsedda händelser och väderaspekten- hur förhåller vi oss till det?
23(23) Principer kring arrangemang och dess taxor, både utomhus- och inomhusarrangemang- vad ska ingå? Vilken yta avses? Vilka serviceresurser ingår? Finansiering Prisändringarna och höjningarna görs som en del i en intäktshöjande effektivisering, men som är rimlig för föreningslivet. De största höjningarna har gjorts för privata eller kommersiella aktörer medan index har justerats för att vara hanterbar för föreningslivet. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Ändringarna i prislistan inför 2019 görs för att bidra till intäktshöjande effektiviseringar och ge mer kostnadstäckning för de faktiska kostnader som nämnderna har i samband med uthyrning. Många av priserna har varit stilla under många år, varför en uppräkning är nödvändig för att följa kommunens utgifter och inflation i samhället. Beslutet skickas till: Kultur- och fritidsförvaltningen