Sammanträdesdatum 1(14) Plats och tid Tekniska kontoret, kl. 18.30 20.00. Ajournering mellan kl. 19.12 19.38. Paragrafer 17 25 Beslutande Torsten Sjögren (M), ordförande Ersättare Sophia Nybell (C) Sven Carlson (M) Artimis Ala Naziri (M) Jan Hägglund (C) Linda Edgren (M) Jan Lilja (S) Anders Hammar (C) Ulf Uebel (FP), tjg ers Per-Olof Håkansson (FP) Eva Hiort (M), tjg ers Mikael Adersteg (MP) Övriga deltagare Leif Horn, teknisk direktör Susanne Dingle, stabschef Johan Ejbe, tf fastighetschef Pauline Nobel, nämndsekreterare Utses att justera Per-Olof Håkansson (FP) Justeringens plats och tid Tekniska kontoret, 2011-03-15, kl. 15.30 Underskrifter Sekreterare Pauline Nobel Ordförande Justerande Torsten Sjögren (M) Per-Olof Håkansson (FP) Nämnd/Styrelse ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2011-03-17 Datum för anslags nedtagande 2011-04-07 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Tekniska kontoret Pauline Nobel Utdragsbestyrkande...
2(14) 17 Tekniska direktören informerar Leif Horn informerar om att det planerade föredraget om lagen om offentlig upphandling är inställt. Vecka 8 drabbades kommunen av ett datahaveri som slog ut flera verksamhetskritiska system. Driftstopp skedde på bl.a. e-postserver, filservrar, ekonomisystem och lönesystem. Driftstoppet begränsade kraftigt arbetsmöjligheterna genom IT-stöd för personalen och ingen e-post kunde tas emot eller skickas. Tekniska nämnden skall den 16 mars behandla bokslut för 2010. Efter fattat beslut kommer bokslutet att skickas ut till fastighetsnämndens ledamöter för kännedom. Intervjuer pågår för anställning och inhyrning av personal på fastighetsavdelningen. En anläggningschef är anställd till anläggningsavdelningen.
3(14) 18 FN 2011/0030 Extra uppdrag avseende budgetramar 2012-2014 Ärendet Kommunstyrelsen fastställer preliminära budgetramar i beslut om budgetdirektiv för nästkommande budget- och planperiod. För 2012 har kommunstyrelsen kompletterat budgetprocessen med krav på nämnderna att ta fram ett mer formaliserat underlag för bedömning av ramar och eventuella omprioriteringar åren 2012-2014. Återrapportering av uppdraget Fullmäktige beslutade i 22-23 november 2010 om budgetramar för 2012-2013. Nämnderna har fått i uppdrag att göra en bedömning av hur ramarna överensstämmer med den utveckling verksamheterna står inför under kommande mandatperiod genom att besvara frågorna A-C nedan. A. Beskriv förändringar per verksamhetsområde och konsekvenserna på budget 2012. Driftbudget Verksamhetsområde Budgetram 2012 (FN förslag), Mkr Budgetram 2012 (KF beslut), Mkr Fastighetsnämnd -0,3-0,3 Fastighet -15,8-10,8 Total -16,1-11,1 Tekniska kontoret föreslog till budget år 2011 att fastighetsavdelningens ram skulle utökas med 5 mkr. Någon utökad ram erhölls inte. Det vore därför önskvärt med en utökad ram till år 2012, då det finns en risk för att kommunens realkapital inte kan bibehållas. Följande resonemang är hämtat ur budget 2011: Planerat underhåll är åtgärder som utförs med längre periodicitet än ett år och syftar till att återställa en byggdels funktion. Planerat underhåll omfattar aktiviteter för underhåll av mark, byggnad utvändigt och invändigt samt installationer. Kommunens mål är att bibehålla kommunens realkapital så att underhållsskulden inte ökar. Med denna målsättning och under antagande av att normalvärde bör budgeteras för planerat underhåll för kommunens fastigheter konstateras att budgeten för planerat underhåll 2011 bör
4(14) vara ca 27 mkr. Detta belopp motsvarar ca 150 kr/kvm i genomsnitt. Normalvärdet bygger på relevanta nyckeltal (REPAB AB) från andra fastighetsägare som äger samma typ av fastigheter som Danderyds kommun. Om budgetförslaget utgår från att fastighetsavdelningens ram på -10,8 mkr ska hållas, blir budgeterat belopp för planerat underhåll 15,2 mkr (motsvarar 85 kr/kvm i genomsnitt). Kontoret bedömer att denna nivå är för låg och att risk finns för att kommunens realkapital inte kan bibehållas. Kontoret föreslår därför att fastighetsavdelningens ram utökas med 5 mkr för 2011 (samt 2012 och 2013). Det planerade underhållet kommer då att uppgå till drygt 20 mkr (113 kr/kvm) för 2011. På längre sikt är avsikten att reparationerna kraftigt ska minska i omfattning och att en omfördelning kan ske till planerat underhåll. B. Beskriv de mer långsiktiga förändringarna och de konsekvenser som verksamheterna kan komma att påverkas av under mandatperioden. Det åldrande fastighetsbeståndet kommer att kräva ytterligare insatser vad gäller reinvesteringar, planerat underhåll samt åtgärder i form av reparationer. Myndighetskraven har successivt ökat under de senaste åren (ex. enkelt avhjälpta hinder, energideklarationer, krav från miljö- och hälsa, nya hissdirektiv mm), och fastighetsavdelningen får räkna med fortsatt arbete med att åtgärda ställda krav. I koalitionsöverenskommelsen anges att pensionärsbostäderna i Enebyberg ska rustas upp successivt. Fastigheterna är i stort behov av reinvesteringar och planerat underhåll. I tekniska kontorets utredning (TN 2009/0610) konstateras att omfattande åtgärder är nödvändiga, för vilka hittills inga medel budgeterats. Kostnaden uppskattas till ca 30-40 mkr. C. Beskriv investeringsbehovet för kommande mandatperiod. Kommentera om det skiljer sig från den av fullmäktige i november 2010, beslutade planen för åren 2012-2013. Investeringsbudget Verksamhetsområde Budgetram (KF beslut), Mkr 2012 Budgetram (KF beslut), Mkr 2013 Fastighetsnämnd 0,0 0,0 Fastighet 106,0 53,0
5(14) beslutade den 10 februari 2011 (FN 2011/0005) att föreslå en reviderad investeringsbudget för 2011. Förslaget får även genomslag på planen för 2012-2013, som därmed avviker från av fullmäktige tidigare beslutad plan. I ärendet föreligger tjänsteutlåtande, daterat 2011-02-17. s beslut 1. godkänner tekniska kontorets återrapportering av uppdraget och överlämnar det till kommunstyrelsen. Exp: Kommunstyrelsen
6(14) 19 FN 2011/0029 Intern kontrollplan 2011 (Bilaga) Ärendet Kommunstyrelsen fastställde på septembersammanträdet 2008 riktlinjer för intern kontroll, KS 2008-0116. Av dessa framgår bl.a. att respektive nämnd ska upprätta en intern kontrollplan för att planera och prioritera arbetet med att utveckla den interna kontrollen, och att kommunstyrelsen varje år ska fastställa ett för kommunen gemensamt granskningsområde. Kommunstyrelsen har beslutat att arbetsmiljöarbetet ska utgöra ett gemensamt granskningsområde 2011. Ett förslag till intern kontrollplan för fastighetsnämnden 2011 har upprättats. s plan för intern kontroll innehåller i huvudsak administrativa kontrollmoment med möjlig/sannolik risk och med kännbara eller allvarliga konsekvenser för ekonomi, finansiell rapportering eller efterlevnad av tillämpliga lagar. Risk- och väsentlighetsanalysen är baserad på stabens kännedom om rutiner och system. Fastighetsskötsel och underhåll är exempel på områden inom fastighetsnämndens verksamhet där eventuella fel kan få allvarliga konsekvenser i form av personskada, ekonomisk skada eller förtroendeskada. Uppföljningen av mål med avseende på fastighetsverksamheten sker i samband med (kvartals)bokslut, och är att betrakta som en del av den interna kontrollen. I ärendet föreligger tjänsteutlåtande, daterat 2011-02-16. s beslut 1. godkänner tekniska kontorets förslag till intern kontrollplan för 2011. Exp: Kommunstyrelsen
7(14) 20 FN 2011/0037 Ekologen 1: Uppförande av gruppboende för funktionsnedsatta Ärendet Kommunstyrelsen har i sammanträde 2007-12-03, 139, uppdragit åt tekniska nämnden att i samarbete med socialnämnden genomföra en programutredning och återkomma med en framställan om erforderliga investeringsmedel. Fastigheten som avses är den obebyggda i kv. Ekologen i Anneberg. Tekniska kontoret genomförde i samarbete med socialkontoret ett programarbete under våren 2010. Vid sammanträde 2010-11-09 beslutade kommunstyrelsens arbetsutskott att återremittera ärendet till tekniska kontoret för omritning till 400 kvm samt att de tillsammans med socialnämnden ska bedöma om det då uppfyller alla krav. Förslaget har nu i samråd med socialkontoret minskats ner med att en lägenhet har tagits bort och de övriga lägenheterna har minskats något. Förslaget överensstämmer nu med gällande detaljplan. Tekniska kontoret bedömer att nuvarande utformning medger att man, om detaljplanen i framtiden ändras, kan bygga till en lägenhet. Om efterfrågan på gruppboenden minskar kan man även med mindre ingrepp bygga om de gemensamma utrymmena till ytterligare en lägenhet och på så sätt ställa om byggnaden till ett vanligt flerfamiljshus. I ärendet föreligger tjänsteutlåtande, daterat 2011-02-28. s beslut 1. föreslår kommunfullmäktige att anvisa medel om 21 mkr för genomförande av projektet enligt program och kalkyl i tjänsteutlåtande daterat 2011-02-28. 2. uppdrar till tekniska kontoret att genomföra projektering, infodra anbud för byggnationen samt återkomma till nämnden för antagande av entreprenör. Exp: Kommunstyrelsen Socialnämnden
8(14)
9(14) 21 FN 2011/0009 Danderyd 3:165, Vendevägen 94 A: Nybyggnad av sporthall, godkännande av program/förfrågningsunderlag Ärendet Kommunfullmäktige har i investeringsbudget för år 2010 anslagit 2 mkr för projektering av sporthall. Tekniska kontoret har under år 2010 påbörjat arbetet med förprojektering av en ny sporthall förlagd till Mörbybadet. Arbetet bedrivs i samarbete med Utbildnings- och kulturkontoret och har färdigställts under februari 2011. Färdigställda handlingar utgör underlag för upphandling inom ramen för totalentreprenad. Vid tekniska nämndens sammanträde 2009-12-16 beslutade tekniska nämnden att ge tekniska kontoret i uppdrag att påbörja förprojektering av sporthall inom ramen för tilldelad budget. Vid fastighetsnämndens sammanträde 2011-02-10 beslutade fastighetsnämnden att godkänna kriterier för anbudsprövning enligt AFB.5 till och med AFB.53 med ändring under AFB.51 pkt 2 från ratingklass 3 till 4 och uppdrog åt kontoret att infordra anbud i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU). Tekniska kontoret har färdigställt programmet/förfrågningsunderlaget och har annonserat det enligt LOU för anbudsinfordran. I ärendet föreligger tjänsteutlåtande, daterat 2011-03-01. Ajournering Ordförande ajournerar sammanträdet för överläggningar mellan kl. 19.12 19.38. Yrkande Ordförande Torsten Sjögren (M) yrkar följande tillägg till förvaltningens förslag: beslutar att, om så är lagligen möjligt, en annan upphandlingsprincip skall tas fram för nämndens upphandlingar där andra värden än lägsta pris ska kunna vara avgörande för tilldelning av kontrakt. En jurist kunnig inom lagen om offentlig upphandling skall bjudas in till fastighetsnämndens sammanträde den 12 april 2011.
10(14) I fortsättningen skall samtliga handlingar i upphandlingsärenden skickas ut i med ordinarie kallelse. Vidare skall ärenden som berör tilldelningsbeslut inte innehålla uppgifter som härleder till vilka anbudsgivarna är, utan skall benämnas A, B, C, ( ). Proposition Ordförande ställer proposition på förvaltningens förslag och eget yrkande. Ordförande finner att nämnden bifaller ordförandes yrkande. s beslut 1. godkänner bilagt program/förfrågningsunderlag daterat 2011-02-15. 2. uppdrar till tekniska kontoret att, utvärdera anbud för byggnationen samt återkomma till nämnden för antagande av entreprenör. 3. föreslår kommunfullmäktige att anvisa medel om 33 mkr utöver redan anvisade medel (2 mkr) för genomförande av projektet enligt program och kalkyl i tjänsteutlåtande daterat 2011-03-01. 4. föreslår kommunfullmäktige att uppdra till fastighetsnämnden att beställa de optioner som ryms inom anvisade medel enligt beställning från kultur- och fritidsnämnden. 5. beslutar att, om så är lagligen möjligt, en annan upphandlingsprincip skall tas fram för nämndens upphandlingar där andra värden än lägsta pris ska kunna vara avgörande för tilldelning av kontrakt 6. En jurist kunnig inom lagen om offentlig upphandling skall bjudas in till fastighetsnämndens sammanträde den 12 april 2011. 7. I fortsättningen skall samtliga handlingar i upphandlingsärenden skickas ut i med ordinarie kallelse. Vidare skall ärenden som berör tilldelningsbeslut inte innehålla uppgifter som härleder till vilka anbudsgivarna är, utan skall benämnas A, B, C, ( ). Exp: Kommunstyrelsen Kultur- och fritidsnämnden
11(14) 22 FN 2011/0034 Tvist hyresfordran En hyresgäst förhyr en lägenhet i andra hand av kommunen sedan 2004-06- 01. Kommunen hyr i sin tur lägenheten av Stena Fastigheter Stockholm AB. Från och med augusti 2009 och till dags dato finns obetalda och förfallna hyror med 89.865 kr. På grund av hyresgästens underlåtenhet att betala har hyresrätten förverkats, och kommunen har sagt upp hyresavtalet till upphörande. Hyresgästen bestrider uppsägningen och gör gällande att det finns allvarliga brister i lägenheten. En besiktning av kommunen har gjorts som konstaterar att det inte föreligger några brister. Kommunen har genom Andersson Gustafsson Advokatbyrå, med fullmakt utfärdad av kommundirektören, lämnat in en ansökan om stämning till Attunda Tingsrätt. Parterna är nu kallade till muntlig förberedelse den 23 mars 2011. Ärendet betecknas som mål nr T 7819 10. Befogenheter Enligt reglemente har fastighetsnämnden för fullgörandet av sina uppgifter rätt att själv eller genom juridiskt ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden, som faller inom nämndens verksamhetsområde. Och att därvid ingå förlikning och antaga ackord med för kommunen bindande verkan. I ärendet föreligger tjänsteutlåtande, daterat 2011-02-28. s beslut 1. beslutar att delegera till teknisk direktör, att själv eller genom juridiskt ombud föra kommunens talan i mål betecknat T 7819 10.
12(14) 23 FN 2011/0036 Strategisk fastighetsplan för år 2011 (Bilaga) Ärendet Tekniska kontoret har tidigare föreslagit att kommunens fastighetsinnehav fortlöpande ska prövas med utgångspunkt från en fastställd fastighetsägarstrategi och övergripande riktlinjer. Tekniska nämnden godkände den 18 augusti 2010 ett första utkast till strategisk fastighetsplan för år 2010. I detta första utkast katalogiserades fastigheterna som: (A) strategiska fastigheter (för långsiktigt ägande) och (B) utrednings- och utvecklingsfastigheter. Målsättningen var att klassificeringen skulle vidareutvecklas och att fastighetsbeståndet framöver skall uppdelas i tre grupper: (A) strategiska fastigheter (för långsiktigt ägande), (B) utvecklingsfastigheter och (C) avvecklingsfastigheter. Nu föreslagen strategisk fastighetsplan och klassificering skall endast ses som ett inriktningsbeslut. Förslag till förändringar i fastighetsbeståndet kommer att redovisas som enskilda ärenden och tas upp för beslut i ordinarie beslutsprocess. I ärendet föreligger tjänsteutlåtande, daterat 2011-02-26. s beslut 1. godkänner redovisat förslag, daterat 2011-02-26, till strategisk fastighetsplan för år 2011.
13(14) 24 Övriga frågor Sophia Nybell (C) informerar om att hon har för avsikt att avsäga sitt uppdrag som förtroendevald. Nämnden tackar för hennes insats under mandatperioden och önskar henne lycka till.
14(14) 25 Anmälningsärenden Delegationsbeslut 4.1 Träffa avtal om uthyrning av bostäder och lokaler i fastigheter som tillhör kommunen och förvaltas av fastighetsnämnden, 2011-02-01 2011-03-04. Övrigt In- och utgående handlingar, 2011-02-10. Utestående hyresfordringar Inkomna remisser/uppdrag