Cedergrenska tornet, kl Karl-Johan Nybell (C), 1:a vice ordförande

Transkript

1 1(10) Plats och tid Paragrafer Cedergrenska tornet, kl Beslutande Torsten Sjögren (M), ordförande Ersättare Karl-Johan Nybell (C), 1:a vice ordförande Elisabeth Alm-Sieurin (M) Sten Arklund (M) Mikael Adersteg (MP), 2:a vice ordförande Dick Lindberg (C) Bengt Sylvan (FP) Artimis Ala Naziri (M) Jan Lilja (S) Eva Hiort (M) Anders Hammar (C) Maarit Nordmark (FP) Per-Olof Håkansson (FP) Sven Carlsson (M), tjg ers Övriga deltagare Lars Eliasson, teknisk direktör Johan Ejbe, fastighetschef Chatarina Johansson, projektledare drift Linn Tjus, nämndsekreterare Utses att justera Anders Hammar (C) Justeringens plats och tid Tekniska kontoret, kl Underskrifter Sekreterare... Linn Tjus Ordförande... Torsten Sjögren (M) Justerande... Anders Hammar (C) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Nämnd/Styrelse Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Tekniska kontoret Underskrift... Linn Tjus Utdragsbestyrkande...

2 2(10) 41 Närvarorätt beviljar Chatarina Johansson, projektledare drift, närvarorätt vid sammanträdet. Utdragsbestyrkande...

3 3(10) 42 Teknisk direktör informerar Lars Eliasson, teknisk direktör, informerar att Marie Stahl kommer att börja sin anställning som stabschef nu på måndag den 11 juni. En ny projektledare, Josefine Bäckström, har anställts till tekniska kontoret. Hon kommer att tillträda sin tjänst i juni. Rekrytering av upphandlare och fastighetsförvaltare pågår. Utdragsbestyrkande...

4 4(10) 43 FN 2011/0140 Danderyd 3:165, Danderyd, Mörbybadet Friskvårdslokal - Förstudie Ärendet Kommunstyrelsen uppdrog den 7 november åt fastighetsnämnden att genomföra en förstudie avseende förutsättningar för att skapa en friskvårdslokal i anslutning till Mörbybadet. (Dnr: KS 2011/0255) I förstudien kom gruppen, bestående av representanter från tekniska kontoret, utbildnings- och kulturkontoret, Medley AB samt Danderyds simsällskap, fram till att de två förslag som förelåg varken är ekonomiskt eller planlösligt lämpliga. Under förstudien framläggs även ett tredje förslag som innebär bättre möjligheter att tillgodose Mörbybadet och Danderyds simsällskap med funktionella lokaler då Mörbybadet länkas samman med Mörbyskolans idrottshall. Detta kan göras till en rimlig kostnad och begränsa störningar i pågående verksamhet. Tekniska kontoret har i tjänsteutlåtande lämnat en redogörelse i ärendet. Yrkande Ordförande Torsten Sjögren (M) yrkar att fastighetsnämnden överlämnar till kommunstyrelsen bifogad förstudie angående Mörbybadets Friskvårdslokal samt hemställer direktiv om fortsatt handläggning. Proposition Ordförande ställer proposition på eget yrkande, vilket han finner att nämnden bifaller. s beslut överlämnar till kommunstyrelsen bifogad förstudie angående Mörbybadets Friskvårdslokal samt hemstället direktiv om fortsatt handläggning. Exp: Kommunstyrelsen Fk: Kultur- och fritidsnämnden

5 5(10) 44 FN 2012/0162 Förslag på administrativa rationaliseringar och effektiviseringar av tekniska kontoret Ärendet har fått i uppdrag av kommunfullmäktige att utreda möjligheterna till administrativa rationaliseringar och effektiviseringar vad gäller den egna verksamheten samt samordning med annan verksamhet. Uppdraget ska redovisas till kommunstyrelsen senast den 30 juni Varje avdelning och staben på tekniska kontoret har sett över de administrativa rutinerna för att ytterligare effektivisera arbetet. Stora mängder papper kopieras till nämndssammanträdena. Att införa läsplattor istället för att kopiera upp papper till ledamöterna skulle spara många arbetstimmar. Dessutom skulle pappersförbrukningen och portokostnaden minska. Det är ofta problem med kopiatorn vilket leder till att arbetstid går åt till detta istället för det arbete som skulle utföras. Mindre kopieringar skapar också en bättre arbetsmiljö, då ljudnivån från kopieringsapparaterna är störande. Kommunens interndebitering innebär att varje enstaka insats som utförs av en serviceorganisation, såsom IT-avdelningen och informationsavdelningen, debiteras beställande kontor. En effekt med dagens interndebiteringssystem kan bli att förvaltningar underlåter att nyttja hjälp vid till exempel utformning av blanketter och formulär för att undvika interndebitering och istället använder de egna resurserna, vilket då tar tid från andra primära arbetsuppgifter. Effekterna av detta system borde analyseras för att få en så effektiv organisation som möjligt. Att ändra budgetuppföljningen till tertialrapporter istället för kvartalsrapporter skulle frigöra tid för chefer och andra tjänstemän att hinna med andra arbetsuppgifter utan att tappa den ekonomiska kontrollen då månadsrapporter tas fram varje månad.

6 6(10) Sammantaget föreslår tekniska kontoret att digitala nämndshandlingar med läsplattor införs till nämnden och möjliggöra läsplattor som arbetsredskap även för tjänstemän. Förvaltningen vill även utveckla samarbetet med miljöoch stadsbyggnadskontoret. Vidare skulle tekniska kontoret vilja införa EDIfakturering och införa beställningsmodul för att underlätta uppföljning och fakturering. Tekniska kontoret har i tjänsteutlåtande lämnat en redogörelse i ärendet. s beslut godkänner tekniska kontorets förslag till administrativa rationaliseringar samt effektiviseringar, och överlämnar den till kommunstyrelsen och kommunens revisorer. Exp: Kommunstyrelsen Kommunens revisorer

7 7(10) 45 FN 2011/0069 Information - Djursholm 2:371, Skogsgläntans förskola - Kontraktering av entreprenör Ärendet I enlighet med beslut i fastighetsnämnden den 17 april har tekniska kontoret tecknat kontrakt med NCC Construction Sverige AB för totalentreprenad av nybyggnation Skogsgläntans förskola. I entreprenaden ingår förskolebyggnad, lekgård, infart och förrådsbyggnader. Efter förhandling har kontrakt tecknats för den nya anbudssumman om kr. Anbudssumman är inom budgeterade medel. I förhandling har tekniska kontoret accepterat mindre förändringar såsom materialutbyte av kakel, belysningsarmaturer och material i utvändig trappa. Dessutom har vissa utföranden och utrustningar i förfrågningsunderlaget istället formulerats som prissatta optioner för senare beställningar inom investeringsbudgeten eller som verksamhetsanpassningar. Detta gäller exempelvis fasadsystem, sophus och förrådshus i en byggnad, stekbord, inbyggda sittbänkar och scen, samt vissa av lekutrustningarna på gården. Totalentreprenören påbörjar detaljprojektering omgående. Byggproduktion kommer att påbörjas efter sommaren och pågå till juni Tekniska kontoret har i tjänsteutlåtande lämnat en redogörelse i ärendet.

8 8(10) 46 Muntlig information - Felanmälan av fastigheter Johan Ejbe, fastighetschef, redogör muntligen för fastighetsnämnden.

9 9(10) 47 Övriga frågor Johan Ejbe, fastighetschef, visar bilder på Enebytorpet. Bengt Sylvan (FP) frågar om Djursholms ridhus. Fastighetschef Johan Ejbe svarar att Cecilia von Sydow, ekonomichefen i kommunen, arbetar med frågan.

10 10(10) 48 Anmälningsärenden Delegationsbeslut 3.2 Ekonomi och upphandling Datum: Delegat: Fastighetsförvaltare 4.1 Träffa avtal om uthyrning av bostäder och lokaler i fastigheter som tillhör kommunen och förvaltas av fastighetsnämnden Övrigt In- och utgående handlingar, Utestående hyresfordringar Inkomna remisser/uppdrag: