Lars Eliasson, teknisk direktör Linn Tjus, nämndsekreterare Johan Ejbe, fastighetschef Per Blinck, projektledare Josefine Bäckström, projektledare

Transkript

1 1(16) Plats och tid Tekniska kontoret, kl Paragrafer Beslutande Torsten Sjögren (M), ordförande Ersättare Christian Ljungdahl (C), tjg ers Mikael Adersteg (MP), 2:a vice ordförande Artimis Ala Naziri (M) Eva Hiort (M) Anders Hammar (C) Maarit Nordmark (FP) Per-Olof Håkansson (FP) Iwona Sjölie (KD) Elisabeth Alm-Sieurin (M) Sten Arklund (M) Dick Lindberg (C) Dag Sebastian Ahlander (FP) Bengt Sylvan (FP) Övriga deltagare Lars Eliasson, teknisk direktör Linn Tjus, nämndsekreterare Johan Ejbe, fastighetschef Per Blinck, projektledare Josefine Bäckström, projektledare Utses att justera Artimis Ala Naziri (M) Justeringens plats och tid Tekniska kontoret, kl Underskrifter Sekreterare... Linn Tjus Ordförande... Torsten Sjögren (M) Justerande... Artimis Ala Naziri (M) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Nämnd/Styrelse Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Tekniska kontoret Underskrift... Linn Tjus Utdragsbestyrkande...

2 2(16) 85 Närvarorätt beviljar Per Blinck, byggprojektledare, närvarorätt på sammanträdet. Josefine Bäckström, byggprojektledare, beviljas också närvarorätt på sammanträdet av fastighetsnämnden.

3 3(16) 86 Teknisk direktör informerar Teknisk direktör Lars Eliasson informerar att Raul Koger har visstidsanställts som GIS-tekniker. Lars Eliasson informerar även om en planremiss från byggnadsnämnden avseende kulturmiljöer i Djursholm. Ärendet kommer till fastighetsnämnden för beslut den 24 januari år 2013.

4 4(16) 87 FN 2012/0229 Utredning - Särredovisning av resultatenheternas elkostnader Ärendet I budget 2012 gavs kommunstyrelsen i uppdrag att i samråd med fastighetsnämnden och produktionsstyrelsen att utreda möjligheter att särredovisa resultatenheternas elkostnader i syfte att ge dem incitament att minska dessa och därmed påverka sina kostnader (KF protokoll , p.13). Styrdokument Energieffektivisering, beslutat av kommunfullmäktige den 30 januari 2012, 6 redovisar kommunens energieffektiviseringsmål. För att uppnå dessa anges ett antal åtgärder beskrivna i styrdokumentet för energieffektivisering. Dessa åtgärder finns under rubriken energianvändning i byggnader och är direkt kopplade till resultatenheternas möjlighet att påverka sina elkostnader. Tekniska kontoret, produktionskontoret och kommunledningskontoret har i samråd utarbetat nedanstående slutsatser och det fortsatta arbetet som svar på utredningsuppdraget. Slutsatsen är att möjligheten att särredovisa resultatenheternas elkostnader är begränsade. I dagsläget kommer en särredovisning av el- och värmeförbrukning att kräva ett flertal mätare och ombyggnader av ett antal centraler där kostnaden bedöms bli alltför höga relativt nyttan. Kvaliteten på mätresultaten bedöms dessutom som alltför osäkra. Däremot bör det i projektering av nybyggnation fortsatt ingå som krav att verksamhetsel ska kunna särredovisas. I samband med översyn av internhyresmodellen bör möjligheten till hyresavtal med rörlig del för energiförbrukning beaktas. Vad gäller den el som är knuten till verksamheterna bedöms det vara av avgörande vikt att genom informationsinsatser skapa ett förändrat beteende för att nå en minskad energianvändning. Tekniska kontoret har i tjänsteutlåtande lämnat en redogörelse i ärendet.

5 5(16) s beslut godkänner tekniska kontorets slutsatser och fortsatta arbete, enligt tjänsteutlåtande daterat med dnr FN 2012/0229, och överlämnar det till kommunstyrelsen som svar på utredningen. Exp: Kommunstyrelsen

6 6(16) 88 FN 2012/ , Skolan 20, direktavskrivning Vasavägens förskola Ärendet Kommunfullmäktige uppdrog den 7 maj 2012 åt fastighetsnämnden att redovisa hur direktavskrivningen av det bokförda restvärdet på Vasavägens förskola ska finansieras (KS 2012/0084). Tekniska kontoret har i samråd med kommunledningskontoret gått igenom finansieringsmöjligheterna av nedskrivningen. Tekniska kontorets förslag är att nedskrivningen tas under innevarande års driftbudget. Om utrymmet inte tillåter detta bör kommunfullmäktige medge fastighetsnämnden ett eventuellt överdrag av nämndens budget upp till 1,9 mkr motsvarande nedskrivningen. Nedskrivningen avser den rivna byggnaden, tidigare Vasavägens förskola. Tekniska kontoret föreslår att kommunstyrelsen utreder hur framtida nedskrivningar ska finansieras utan att det belastar fastighetsnämndens driftbudget. Då följden annars blir försämrade underhållsinsatser i fastighetsbeståndet. Tekniska kontoret har i tjänsteutlåtande lämnat en redogörelse i ärendet. s beslut beslutar att nedskrivningen av restvärdet om 1,9 mkr tas under innevarande års driftbudget. Exp: Kommunstyrelsen

7 7(16) 89 FN 2012/0222 Val av ledamot och ersättare till kommunala handikapprådet Ärendet ska utse representanter till kommunala handikapprådet. En ledamot och en ersättare ska utses. Tekniska kontoret har i tjänsteutlåtande lämnat en redogörelse i ärendet. s beslut utser Torsten Sjögren (M) till ledamot och Eva Hiort (M) till ersättare i kommunala handikapprådet. Exp: Kommunledningskontoret

8 8(16) 90 FN 2012/0002 Djursholm 2:206, Gärdestorp; Om- och tillbyggnad av Djursholms ridhus Ärendet Kommunstyrelsen uppdrog den 29 november 2010 åt tekniska nämnden (nuvarande fastighetsnämnden) att genomföra förstudie och programarbete avseende investering i Djursholms Ridhus (benämns som alternativ 1). Den 11 oktober 2012 uppdrog fastighetsnämnden åt tekniska kontoret att göra en förstudie med fokus på möjligheten att bygga nytt stall och eventuellt ridhus enligt Ågesta gårds koncept (benämns som alternativ 2). Tekniska kontoret har genomfört båda uppdragen som resulterade i alternativ 1 som visar på ett förslag till placering av utbyggnad och utveckling av befintliga lokaler, samt alternativ 2 som påvisar ett förslag till placering av nybyggnad enligt Ågesta gårds koncept. Projektkostnaden i alternativ 1 beräknas uppgå till 57,5 mkr (kostnadsläge januari 2012). Bedömningen görs i alternativ 2 att budgetreserven kan minskas till 8,5% med tanke på att byggnaderna tidigare producerats, projektkostnaden beräknas då bli 53 mkr. Tekniska kontoret har i tjänsteutlåtande lämnat en redogörelse i ärendet. Tekniska kontorets förslag till beslut 1. föreslår kommunstyrelsen att uppdra åt nämnden att påbörja projektering enligt alternativ 2 under förutsättningen att kommunfullmäktige anslår det begärda investeringsanslaget om 53 mkr. 2. beslutar att tekniska kontoret ska återredovisa ärendet till nämnden i samband med färdigställande av projektering och förfrågningsunderlag.

9 9(16) Yrkande Maarit Nordmark (FP) yrkar på att ärendet ska återremitteras för ny handläggning. Ordförande Torsten Sjögren (M) yrkar att fastighetsnämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag till beslut. Proposition Ordförande Torsten Sjögren (M) ställer proposition på om ärendet ska avgöras i dag eller om det ska återremitteras för ny handläggning. Ordförande finner att nämnden beslutar att ärendet ska avgöras i dag, varpå votering begärs av Maarit Nordmark (FP). Votering Följande voteringsordning uppläses och godkänns: Ja-röst för att ärendet ska avgöras i dag. Nej-röst för att ärendet ska återremitteras för ny handläggning. Torsten Sjögren (M), Artimis Ala Naziri (M), Eva Hiort (M), Anders Hammar (C), Iwona Sjölie (KD) och Christian Ljungdahl (C) röstar JA. Maarit Nordmark (FP) och Per-Olof Håkansson (FP) röstar NEJ. Mikael Adersteg (MP) avstår från att rösta. Ordförande finner att fastighetsnämnden med sex ja-röster mot två nej-röster beslutar att ärendet ska avgöras i dag. Proposition Ordförande Torsten Sjögren (M) ställer proposition på eget yrkande och finner att nämnden beslutar i enlighet med detta. s beslut 1. föreslår kommunstyrelsen att uppdra åt nämnden att påbörja projektering enligt alternativ 2 under förutsättningen att kommunfullmäktige anslår det begärda investeringsanslaget om 53 mkr.

10 10(16) 2. beslutar att tekniska kontoret ska återredovisa ärendet till nämnden i samband med färdigställande av projektering och förfrågningsunderlag. Särskilt uttalande Maarit Nordmark (FP) presenterar ett särskilt uttalande som hon anhöll hos fastighetsnämnden att få lägga till protokollet. Nämnden beslutade att hon fick lägga sitt särskilda uttalande till protokollet. Exp: Kommunstyrelsen Kultur- och fritidsnämnden

11 11(16) 91 FN 2012/0221 Orren 31, Hagaskolan - Lokalbehov med anledning av ökat elevantal Ärendet Utbildnings- och kulturkontoret har i sitt prognosarbete konstaterat att det inför hösten 2013 kommer att uppstå en brist på elevplatser i Enebyberg. Tekniska kontoret har i samråd med miljö- och stadsbyggnadskontoret, utbildnings- och kulturkontoret samt produktionskontoret utrett möjligheterna att tillgodose det akuta behovet inom fastigheten Orren 31. Utifrån barn- och ungdomsnämndens prognoser är behovet tre till fyra klassrum med tillhörande utrymmen. Gällande plan för Orren 31 upprättades 1998 och innehåller följande begränsningar: - användning, allmänt ändamål - byggnadshöjd, max en våning och fem meter - ej prickad mark får bebyggas Tekniska kontoret konstaterar att kvarteret Orren 31 har en byggrätt som medger en tillbyggnad som uppfyller verksamhetens behov. Tekniska kontoret föreslår en tillfällig utbyggnad i form av inhyrda, flyttbara paviljonger för att kunna tillgodose det akuta lokalbehovet inför höstterminen Finansiering sker inom ramen för anslagna investeringsmedel för nya skolplatser. Tekniska kontoret har i tjänsteutlåtande lämnat en redogörelse i ärendet. Tekniska kontorets förslag till beslut 1. godkänner för sin del utredningen av Orren 31 och lämnar den vidare till kommunstyrelsen för godkännande. 2. hemställer hos kommunstyrelsen att uppdra till fastighetsnämnden att, under förutsättning att byggnadsnämnden beviljar bygglov, hyra in en temporär skolbyggnad för uppställning på Orren 31.

12 12(16) Yrkande Ordförande Torsten Sjögren (M) yrkar i enlighet med förvaltningens förslag med ändringar i både beslutsats 1 och 2. I beslutsats 1 lyder ändringen enligt följande: godkänner för sin del utredningen av Orren 30 eller 31 och lämnar den vidare till kommunstyrelsen för godkännande. I beslutsats 2 lyder ändringen enligt följande: hemställer hos kommunstyrelsen att uppdra till fastighetsnämnden att, under förutsättning att byggnadsnämnden beviljar bygglov, hyra in en temporär skolbyggnad för uppställning på Orren 30 eller 31 och därmed beakta fastighetsnämndens önskemål om placering enligt tidigare läge på Orren 30. Proposition Ordförande ställer proposition på eget yrkande, vilket han finner att nämnden bifaller. s beslut 1. godkänner för sin del utredningen av Orren 30 eller 31 och lämnar den vidare till kommunstyrelsen för godkännande. 2. hemställer hos kommunstyrelsen att uppdra till fastighetsnämnden att, under förutsättning att byggnadsnämnden beviljar bygglov, hyra in en temporär skolbyggnad för uppställning på Orren 30 eller 31 och därmed beakta fastighetsnämndens önskemål om placering enligt tidigare läge på Orren 30. Exp: Kommunstyrelsen Produktionsstyrelsen Fk: Barn- och utbildningsnämnden Byggnadsnämnden

13 13(16) 92 FN 2012/0224 Upphandling drift- och underhållsentreprenad - fastighetsmark Ärendet Nuvarande drift- och underhållsentreprenad för fastighetsmark, inklusive Djursholms AB, löper ut den 15 april Entreprenaden omfattar både barmarksarbeten och vinterväghållning. Förfrågan är planerad att gå ut på öppen upphandling under december En fördel mot nuvarande avtal är sammanhållna skötselprodukter med tydlig prioritering av områden hälsa/säkerhet och renhållning/tillgänglighet. Det blir en tydlig uppdelning av vad som ingår i det fasta priset och vad som utförs med totalt respektive begränsat funktionsansvar. Totalkostnaden förväntas bli oförändrad. Tekniska kontoret har i tjänsteutlåtande lämnat en redogörelse i ärendet. s beslut ger tekniska kontoret i uppdrag att genomföra öppen upphandling av drift och underhållsentreprenad för fastighetsmark, inklusive Djursholms AB. Exp: Tekniska nämnden

14 14(16) 93 FN 2012/0220 Teknisk handbok fastighet Ärendet I fastighetsnämndens resultatmål ingår att under 2012 ta fram en teknisk handbok för kommunens fastigheter. Tekniska kontoret har tagit fram en ram för Teknisk handbok fastighet. Handboken ska innehålla projekteringsanvisningar för hus, mark och installationer i byggnader. Dessa är styrande vid projektering av om- och nybyggnadsprojekt. I handboken ställs krav på utförande och kvaliteter som är specifikt för kommunens byggnader i syfte att kunna bedriva ett kostnadseffektivt drift- och underhållsarbete och hålla en likvärdig standard i kommunens byggnader. Detta skapar möjligheter för en fortsatt kostnadseffektiv och strategiskt långsiktig förvaltning. Tekniska kontoret har i tjänsteutlåtande lämnat en redogörelse i ärendet. s beslut godkänner tekniska kontorets förslag till ram för Teknisk handbok fastighet. Fk: Kommunstyrelsen

15 15(16) 94 Övriga frågor Christian Ljungdahl (C) frågar om pensionärsbostäder i Enebyberg. Fastighetschef Johan Ejbe svarar. Ordförande Torsten Sjögren informerar att det kommer nya ledamöter i januari år Mikael Adersteg (MP), Sten Arklund (M), Dag Sebastian Ahlander (FP) och Dick Lindberg (C) tackar för tiden i fastighetsnämnden. Nämnden tackar för deras insats och önskar dem lycka till. Ordförande Torsten Sjögren (M) tackar för det gångna året och önskar fastighetsnämnden och tekniska kontoret God Jul och Gott Nytt År.

16 16(16) 95 Anmälningsärenden Delegationsbeslut 3.2 Ekonomi och upphandling Datum: Delegat: Fastighetsförvaltare 4.1 Träffa avtal om uthyrning av bostäder och lokaler i fastigheter som tillhör kommunen och förvaltas av fastighetsnämnden Övrigt In- och utgående handlingar, Utestående hyresfordringar Inkomna remisser/uppdrag: Miljö- och stadsbyggnadskontoret : Samrådsremiss för skydd av kulturmiljöer i Djursholm