Regler och rutiner för rapportering av tid och insatser i Intraphone

Regler och rutiner för rapportering av tid och insatser i Intraphone Gäller Fr o m 120101- tillsvidare 1

ALLMÄNT Rapporterna i IntraPhone utgör underlaget för avgifter till kunderna och ersättning till utförarna. Rapporterna skrivs ut en gång per månad av kommunens controller och avgiftshandläggare. Avgiftshandläggaren fastställer datum för när månadsrapporten ska vara klar, vanligtvis på morgonen tredje vardagen i månaden efter. För att rapporterna i IntraPhone ska vara rätt är det viktigt att nedanstående regler och rutiner följs. Alla besök ska ha en STARTTID och en STOPPTID samt innehålla en eller flera INSATSER. Besöken måste vara GODKÄNDA i datorn av både dig och din intraphonist eller chef. De besök som saknar insats eller inte är godkända kommer inte din enhet få betalt för. From 1 september 2011 ändrades ersättningssystemet. Det innebär att din enhet får betalt för faktiskt utförd tid på besök som utförs mellan kl. 07.00 18.59. Det är endast besök mellan kl. 19.00 06.59 som ger avrundning till 15 min även om besöket är kortare. Din enhet får betalt för hälsningstiden på 3 minuter och kunden får betala för den tiden. Ersättningen är lika stor oavsett om besöket är på dagen, kvällen, helgen eller storhelgen. Den varierar endast om kunden bor i tätort eller på landsbygd. Om tid som rapporterats in via telefonen ändras i datorn ska en notering göras om VAD som ändrats och om ORSAKEN till ändringen. Det räcker inte med att du skriver dina initialer. Om det skulle uppstå något fel och det inte fungerar att ringa från kunden eller det inte fungerar att skriva i datorn noterar du besöket på papper och rapporterar in det senare i datorn. Du kan alltid ringa IntraPhones support 0200-44 30 00 på vardagar kl. 8-17 och/eller få hjälp av din intraphonist och chef. Kunden registreras i Procapita och kommer över till IntraPhone när beställningen verkställts. Intraphonister och chefer har också möjlighet att registrera kunden direkt i IntraPhone om beställning inte kommit till utföraren. Det som registreras direkt i IntraPhone skrivs över med uppgifterna från Procapita när beställningen verkställs. HEMMA HOS KUNDEN Hälsa på kunden och ta av dig ytterkläderna. Låna kundens telefon och ring 0200-44 35 06 för att logga in. Knappa in din personliga pinkod och lyssna noga att det är ditt namn och rätt enhet (om du jobbar inom flera verksamheter) som läses upp innan du bekräftar. Lyssna på eventuella meddelanden. Meddelandet kan vara från medarbetare och/eller ledning. När du är klar med insatserna hemma hos kunden lånar du telefonen igen och ringer samma nummer (0200-44 35 06) för att logga ut. Knappa in din personliga pinkod och lämna en insatsrapport genom att knappa in koder för de insatser du utfört. Lämna ett meddelande till nästa medarbetare om det behövs. Din chef bestämmer när/om du ska prata in händelser av vikt eller om du ska dokumentera det på annat sätt. 2

I första hand ska du använda kundens telefon. Men saknar kunden telefon eller endast har mobiltelefon ska du i första hand använda din arbetsmobil, i andra hand telefonen i grupplokalen eller rapportera tiden i datorn. Du behöver inte använda kundens mobiltelefon. Har kunden fast telefon men den saknar knappar kan socialförvaltningen köpa in en lånetelefon till kunden. Är du dagpersonal och loggar in hos kunden före kl. 07.00 måste du ändra starttiden i datorn till kl. 07.00. Annars räknas ditt besök som ett nattbesök och din enhet får inte betalt för det. Du ändrar även stopptiden då - så att besöket blir lika långt som det var från början. Exempel: Är du hos kunden 06.55-07.25 (30 min) så måste du ändra besöket i datorn till 07.00-07.30. Vid utförande av vissa insatser finns speciella instruktioner som redovisas nedan. Dubbelbemanning Dubbelbemanning är när ni är två hos kunden för att utföra: - omvårdnad som är fysiskt tungt - kvällshjälp eller natthjälp Är ni två som ska utföra serviceinsatser t ex städning så är det INTE dubbelbemanning. Vid dubbelbemanning: Båda loggar in på telefonen - antingen under samma samtal om ni kommer samtidigt eller vid varsina samtal om ni kommer vid olika tidpunkter. Svara ja på frågan om du har medarbetare med dig och svara ja på frågan om det är dubbelbemanning. Du kan få frågan om dubbelbemanning även när någon inte finns på plats men har glömt att logga ut från sitt besök. Svara då nej. Går ni från kunden samtidigt loggar ni ut vid samma samtal och den ena av er rapporterar insatserna ni utfört per telefon. Den andra får lägga in insatsen 33 Dubbelbemanning på besöket i datorn. Går ni inte från kunden samtidigt får båda logga ut. Det är endast en av er som rapporterar koder för vad ni gjort per telefon. Den andra får lägga in insatsen 33 Dubbelbemanning på besöket i datorn. Vid serviceinsatser: Är ni två för att utföra en serviceinsats så svara ja på frågan om du har medarbetare med dig men svara ni nej på frågan om dubbelbemanning. Båda måste lämna en insatsrapport vid utloggning och båda rapporterar de insatser ni utfört. Koden 33 Dubbelbemanning används inte. Din enhet får betalt för båda personerna oavsett om det är en dubbelbemanning eller inte. Kunden behöver inte betala för de besök som har koden 33 Dubbelbemanning. Makar Ska du göra ett besök hos ett par makar och tiden ska delas mellan dem ska du i första hand välja att efterrapportera besöket i telefonen hemma hos makarna. Då ringer du 0200-44 35 07 när besöket är slut och knappar in hur lång tid det tog hos respektive make. Det blir fel om du är ensam och loggar in hos båda makarna för då får båda samma utförandetid, det vill säga tiden blir dubbel. 3

Är ni två stycken som hjälper ett par makar kan den ena av er logga in på den ena maken och den andra av er logga in på den andra maken. Det finns också en möjlighet att registrera hela tiden på den ena maken via telefonen och sedan föra över halva tiden på den andra maken i datorn. Men då får du inte glömma att ta bort den tid från den första maken som du lägger in på den andra maken. Avlösning Gör du avlösning ihop med hemtjänstinsatser ringer du som vanligt när du kommer till kunden och när du går därifrån. I och med att du väljer insatsen 31 Avlösning vid utloggningen kommer du få registrera hur lång tid av besöken som var just avlösning. Tiden registreras i timmar och minuter: i telefonen: i datorn: 1 min = 0001 1 min = 1 10 min = 0010 10 min = 10 1 tim = 0100 1 tim = 60 2 tim = 0200 2 tim = 120 Orsaken till att du måste ange tiden är att vårdtagaren betalar ett lägre pris för avlösning. Ledsagning Gör du ledsagning ihop med hemtjänstinsatser ringer du som vanligt när du kommer till kunden och när du går därifrån. I och med att du väljer insatsen 30 Ledsagning vid utloggningen kommer du få registrera hur lång tid av besöken som var just ledsagning. Tiden registreras i timmar och minuter: i telefonen: i datorn: 1 min = 0001 1 min = 1 10 min = 0010 10 min = 10 1 tim = 0100 1 tim = 60 2 tim = 0200 2 tim = 120 Orsaken till att du måste ange tiden är att ledningen vill följa upp hur mycket ledsagning ni utför. Hemtjänst. Ska du utföra en delegerad uppgift så registrerar du den på kod 62 Delegering vid utloggningen. Insatsen får en schablontid på 7 minuter av den totala tiden av besöket. Orsaken är att kunden inte ska betala för delegering. Kvällshjälp Alla hemtjänstinsatser utom delegering och trygghetslarm som utförs mellan kl. 19.00 22.30 registreras som 69 Kvällshjälp. Du har möjlighet att ringa ett speciellt telefonnummer 0200-44 35 15 om du antar att besöket kommer att understiga 15 min. Då kommer besöket få en närvaromarkering samt en schablontid på 15 min oavsett hur kort eller långt besöket är. Detta fungerar endast på kundens telefon. 4

Ska du utföra en delegerad uppgift så registrerar du den på kod 62 Delegering vid utloggningen. Insatsen får en schablontid på 7 minuter av den totala tiden av besöket. Orsaken är att kunden inte ska betala för delegering. Natthjälp Alla hemtjänstinsatser utom delegering och trygghetslarm som utförs mellan kl. 22.30 07.00 registreras som 68 Natthjälp. Du har möjlighet att ringa ett speciellt telefonnummer 0200-44 35 15 och besöket får en närvaromarkering samt en schablontid på 15 min oavsett hur kort eller lång tid besöket är. Detta fungerar endast på kundens telefon. Ska du utföra en delegerad uppgift så registrerar du den på kod 70 Delegering natt vid utloggningen. Insatsen får en schablontid på 7 minuter av den totala tiden av besöket. Orsaken är att kunden inte ska betala för delegering Matdistribution Levererar du matlåda i samband med hemtjänstinsatser rapporterar du ingen tid för matdistribution i telefonen utan endast tid för hemtjänstinsatserna. Tiden för matdistribution registreras enbart i datorn och du kan då göra det för en eller flera kunder samtidigt. Du rapporterar 15 min per kund i datorn under Skapa rapporter. Du ska INTE rapportera antal portioner. Orsaken är att kunden inte betalar för den utförda tiden för matdistribution då leveransen ingår i en speciell månadsavgift för matdistribution. Din enhet får betalt för den inrapporterade tiden. Trygghetslarm Besvarar du ett trygghetslarm i samband med hemtjänstinsatser hos kunden rapporterar du ingen tid för larm utan all tid registreras på hemtjänstinsatser. Besökstiden för larm startar när du tar nyckel ur nyckelskåpet. Anländer du utan nyckel startar besöket när du öppnar dörren hos kund. Besöket avslutas som vanligt när du lämnar kund. Gör du besöket enbart för att kunden larmat väljer du insatsen 50 Larm vid utloggningen. Är ni två som åker på larmet, använder båda insatsen Larm. Orsaken är att vårdtagaren inte betalar för den utförda tiden. Din enhet får betalt för den inrapporterade tiden. Bomtid Bomtid är ett oplanerat återbud när kunden inte avbokat ditt besök eller avbokat senare än ett dygn (1) dygn innan. Det kan vara så att kunden är hemma men säger att du inte får komma in och du får inte utföra någon insats alls. Om du har arbetsmobil och befinner dig hos kunden ringer du in bomtiden som en efterrapportering på telefonnummer 0200-44 35 07. Du pratar också in en anteckning (HAV) om varför du inte fick komma in och vilken insats kunden lämnade återbud om. Besöket kan också registreras som en bomtid i datorn. Registrera den tid som planerats på kunden under fliken Skapa rapporter i datorn med insats 66 Bomtid. Gör alltid en anteckning dvs prata in en händelse av vikt - om orsaken till bomtiden, vilken dag och tid återbudet gjordes samt vem som tog emot återbudet. Kunden betalar för bomtid och din enhet får ersättning för bomtid. 5

Om kunden väljer att avbryta ett påbörjat besök så är det INTE bomtid. Din enhet får endast betalt för den tid du är hos kunden och kunden betalar för samma tid. Du ska INTE ändra sluttiden i datorn eller lägga in bomtid på den tid du inte fick utföra. Bomtid ska inte kombineras med avböjda insatser. Avböjda insatser på utfört besök Om kunden avböjer en eller flera insatser under utförandet av ett besök (dvs du har utfört en eller flera andra insatser) så registrerar du den avböjda insatsen med # före insatskoden. Kunden betalar för den tid du är där och din enhet får betalt för samma tid. Orsaken till att registrera avböjda insatser är att din enhet snabbt ska kunna se om någon vårdtagare ständigt avböjer vissa insatser. Avböjda insatser ska inte kombineras med bomtid. Sjukhusvistelse Om kunden är på sjukhus eller korttidsboende rapporteras den planerade tiden på insatsen 65 Sjukhusvistelse i maximalt 1 dygn från att den oplanerade frånvaron började. Kunden betalar inte för den tiden men din enhet får betalt. Sjukhusvistelse ska inte kombineras med avböjda insatser eller bomtid. Avbokat besök Om kunden vet att han/hon inte kommer vara hemma och avbokar insatsen senast 3 dagar i förväg rapporteras tiden under insats 67 Avbokat besök. Ingen ersättning utgår till din enhet och kunden betalar ingen avgift för den planerade tiden. Avbokat besök ska inte kombineras med avböjda insatser eller bomtid. Gör alltid en anteckning dvs prata in en händelse av vikt - om orsaken till avbokat besök, vilken dag och tid återbudet gjordes samt vem som tog emot återbudet. Uppsägning av uppdrag Generellt gäller vid uppsägning eller minskning av uppdragets omfattning en uppsägningstid om 1 dygn. Din enhet får ersättning för inplanerad tid under uppsägningstiden och kunden betalar för samma tid. Tiden rapporteras in under 66 Bomtid. Insatser som det inte finns beslut på Om du tycker att kunden behöver flera eller färre insatser så meddelar du det till din chef som kontaktar biståndshandläggaren. Om den beviljade tiden inte räcker till eller om kunden har för mycket beviljad tid meddelar du det till din chef som kontaktar biståndshandläggaren. Ni får bara betald för beviljad utförd tid. Om kunden får ett AKUT behov av mer tid på en hemtjänstinsats som kunden redan har beslut på och det inte finns möjlighet att kontakta chefen och/eller biståndshandläggaren registrerar du den extra tiden som vanligt via telefon. Exempel: kunden har beslut på nattillsyn en gång per natt men du tycker kunden verkar dålig och bestämmer att du går dit ytterligare en gång till under samma natt. Registrera båda besöken som natthjälp och gör en anteckning (händelse av vikt) om vad som hänt. 6

Om kunden får ett AKUT behov av en hemtjänstinsats som kunden inte har beslut på och det inte finns möjlighet att kontakta vare sig chef och/eller biståndshandläggare registrerar du den extra tiden som ett larm (även om kunden inte har larm). Exempel: kunden är beviljad kvällstillsyn men inte nattillsyn. Du som jobbar kväll ber personal som jobbar natt att titta till kunden under natten. Personen som jobbar natt registrerar besöket som larm och gör en anteckning (händelse av vikt) om vad som hänt. Informera chefen om det inträffade snarast möjligt. I DATORN I grupplokalen ska du kontrollera och godkänna dina besök i datorn samt godkänna eventuella meddelanden (händelser av vikt). Du ska göra det en gång per dag. Intraphonist eller chef ska också godkänna dina besök. De gör det 2-3 gånger per vecka och meddelar dig om du missat något. När dina rapporter är godkända kan du inte ändra i dem. Har intraphonist eller chef godkänt ditt besök som innehåller ett meddelande som du inte har godkänt kan du inte godkänna meddelandet. När besök och meddelanden är godkända kopieras de automatiskt in i Procapita. Hälsningstid får ALDRIG ändras utan ska vara de 3 minuter som är registrerade i IntraPhone. Gemensamma besök Insats som utförs åt flera kunder samtidigt registreras i datorn under fliken Skapa rapporter. Det finns fastställda schablontider som ska användas då. Insats i Smith Insats i IntraPhone Tid att rapportera Gemensamt inköp Inköp 45 min/kund Gemensam matsal Matsal hjälp till/från/i* 15 min/kund Trygghetsringning Trygghetsringning Registrera faktisk tid Gemensam tillsyn Tillsyn 15 min/kund Tvätt i tvättstuga Tvätt 120 min/kund Gemensamt ärende Ärende 45 min/kund Matdistribution Matdistribution 15 min/kund *På Solhälla, Görjansgården och Solgården är det flera kunder som har hjälp till och från matsalen samt även i matsalen. Ni kan vara två eller flera personal som hjälper alla kunderna. Endast en av er rapporterar in tiden på alla kunderna i datorn. Registrera 15 min på kund och endast när ni hämtar kunden (tid för när ni hjälper kunden tillbaka ingår i de 15 minuterna). Registrera 15 min för hjälpen i matsalen. Alltså max 30 min per kund per måltid för hjälpen till/från/i matsalen. Behöver kunden gå på toaletten i samband med ovanstående hjälp så registreras det som ytterligare ett besök hemma hos kunden. Det finns möjlighet att skapa kundgrupperingar för att underlätta inrapporteringen i datorn. De kunder som ingår i kundgrupperingarna MÅSTE ha ett beslut på den insatsen som kundgrupperingen gäller. Du får INTE titta, ändra eller ta bort andra enheters kundgrupperingar. 7

Telefonnummer Telefonnummer vid inrapportering i IntraPhone 0200-44 35 06 Vanlig rapportering 2 samtal 0200-44 35 07 Efterrapportering 1 samtal 0200-44 35 15 Kvälls/Nattbesök ger 15 min 1 samtal Telefonnummer vid frågor och problem 0200-44 30 00 Support (IntraPhone) Frågor om IntraPhone 08-540 817 00 Helpdesk (kommunens) Frågor om datorer som inte fungerar Marie Öhman (08-540 814 69) och Yvonne Jidling Strandberg (08-540 814 24) kan också hjälpa till med frågor rörande IntraPhone. 8