Malmö stad Revisionskontoret
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Malmö granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna i revisorskollegiet och de sakkunniga revisorerna på revisionskontoret. I Kommunallag (1991:900) 6 kap 7 anges att nämndernas ansvar för verksamheten är att nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. I revisionskontorets årsrapport sammanfattar den sakkunniga revisorn det gångna årets granskning av respektive nämnd vilket ger de förtroendevalda revisorerna underlag för sin prövning utifrån kommunallagen. Fördjupade granskningar som görs under året rapporteras i sin helhet i enskilda rapporter. Alla publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida
Sammanfattning 2 Årets granskning 3 Intern kontroll 4 Verksamheten 6 Ekonomi 8 Räkenskaper 9 Bilaga 1 - Bedömningskriterier 10 Bilaga 2 - Nyckeltal 11 1
Sammanfattningsvis bedöms överförmyndarnämndens interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Bedömningen grundar sig att nämnden beslutat om få målvärlden vilket medfört att huvuddelen av nämndsmålen inte är mätbara. Vidare bedöms nämnden ha en tillräcklig struktur för riskhantering och systematiska kontroller. Samtliga sju nämndsmål är utvärderade och bedömda i årsanalysen men uppfyllelsegraden är delvis otydlig då målvärlden huvudsakligen saknas. Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att verksamheten har bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer. Länsstyrelsen har under hösten 2015 inspekterat nämndens verksamhet. Inspektionen har inte föranlett några anmärkningar. Nämndens bedömda måluppfyllelse visar att ett mål har uppnåtts, fem har delvis uppnåtts och ett mål har inte uppnåtts 2015. Nämndens måluppfyllelse är delvis svår att bedöma då det huvudsakligen inte finns målvärlden som medför mätbara mål. Utifrån nämndens egen bedömning påvisas en delvis låg måluppfyllelse med ökade handläggningstider och försämrad andel goda män tillsatta inom den målsatta tiden. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomiskt synpunkt inte helt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämndens ekonomiska resultat inte helt hållit sig inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden redovisar per 151231 ett underskott om 1,6 Mkr. Överförmyndarnämndens bedöms ha mycket små möjlighetar att påverka det ekonomiska resultatet då förordnade ställföreträdare enligt lag har rätt till skäligt arvode och ersättning för sina utgifter. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. 2
Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Intern kontroll Verksamhet Ekonomi Räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen. Revisionsarbetet bedrivs enligt god revisionssed för yrkesrevisorer som den uttrycks i SKYREV:s vägledningar och rekommendationer. Granskningen har genomförts utifrån en riskanalys och genomförs med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1. I årsrapporten redovisas översiktligt resultatet av årets granskningar av nämnden. För nämnden relevanta nyckeltal finns redovisade i bilaga 2. Nämndernas arbete med jämställdhetsintegrering beaktas i granskningen. De förtroendevalda revisorerna i styrgrupp KS har träffat nämndens presidium och förvaltningsledning i samband med delårsrapport 2 och årsbokslut 2015. Sakkunnig revisor är Fredrik Jerntorp vid revisionskontoret. Sakkunnig revisor har prövat sitt oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s rekommendation R2 och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. Årsrapporten har delgivits förvaltningen för faktakontroll. Årsrapporten är ett utkast och inte en offentlig handling fram till dess att revisorskollegiet beslutar om revisionsberättelsen för 2015. 3
Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens interna kontroll är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Vidare bedöms om den interna kontrollen säkerställer att verksamheten bedrivs effektivt och i enlighet med beslutade mål, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Sammanfattningsvis bedöms överförmyndarnämndens interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Bedömningen grundar sig att nämnden beslutat om få målvärlden vilket medfört att huvuddelen av nämndsmålen inte är mätbara. Vidare bedöms nämnden ha en tillräcklig struktur för riskhantering och systematiska kontroller. Samtliga sju nämndsmål är utvärderade och bedömda i årsanalysen men uppfyllelsegraden är delvis otydlig då målvärlden huvudsakligen saknas. En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. Nämnden har beslutat om en budget i balans. Utifrån nämndens budget för år 2015 är bedömningen att nämndens egna sju mål i huvudsak konkretiserar de sex kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Övriga fyra kommunfullmäktigemål bedöms inte vara tillämpliga på nämndens verksamhet. Huvuddelen av nämndsmålen avser tillsyn och rekrytering av ställföreträdare. Nämnden har inte upprättat och beslutat om målvärden för samtliga nämndsmål vilket gör det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. I årsanalysen konstaterar nämnden för flera mål att Eftersom det inte finns målvärden eller riktning knutna till indikatorerna upplevs målet dock något svårbedömt. Överförmyndarnämnden har beslutat om fler målvärden för 2016. En del i nämndens interna kontroll är att identifiera och löpande analysera organisationens risker. Riskanalysen syftar till ändamålsenlig verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Nämndens riskhantering har granskats och bedömts. Nämnden bedöms ha en tillräcklig process för att hantera risker. Nämndens riskhantering innefattar en dokumenterad och av nämnden antagen metod/arbetssätt för riskhantering. Nämndens riskanalys identifierar risker som dokumenteras, genomförs, följs upp och tydliggör vad riskerna består av och vilka risker som är prioriterade enligt en bedömning utifrån sannolikhet och konsekvens. Risker för att kommunfullmäktiges och nämndens mål inte uppnås saknas huvudsakligen i nämndens riskanalys. I nämndens uppföljning av den interna kontrollen 2015 anges att Kontrollaktiviteterna 4
bör så långt som möjligt integreras i ordinarie verksamhet och ingå som integrerade delar i de processer som behövs för att nå de politiskt beslutade målen. För att detta ska uppnås bör risker avseende målen integreras redan i riskhanteringen. Dokumenterade rutiner för tillkommande eller förändrade risker löpande under året finns inte. Granskningen av nämndens systematiska kontroller visar att nämnden har följt den beslutade interna kontrollplanen. De systematiska kontrollerna bygger på riskanalysen och anger vilka rutiner som ska följas upp, omfattningen, ansvar och tidplan för rapportering till nämnden löpande under året. Bedömningen är att nämndens system för systematiska kontroll i huvudsak utgör en tillräcklig intern kontroll. Nämndens uppföljningsstruktur har granskats och bedömts. Nämnden bedöms ha tillräcklig uppföljningsstruktur. Nämnden har följt upp ekonomin i samband med utfallsprognoser och delårsrapporter. Verksamheten följs systematiskt upp löpande under året. Samtliga sju nämndsmål är utvärderade och bedömda i årsanalysen men uppfyllelsegraden är delvis otydlig då målvärlden huvudsakligen saknas. Nämnden har följt upp samtliga tilllämpliga kommunfullmäktigemål i DR 2 och årsanalys. Uppföljningen tydliggör nämndens bidrag och uppdrag kopplade till fullmäktigemålen. Analysen avseende kommunfullmäktiges och nämndens mål kan förbättras. I kommunens målhandbok anges att analysen innefattar både att bearbeta och dra slutsatser av det material som samlats in under uppföljningen. Analysen utgår från följande tre frågor: Hur gick det? Varför blev det så? Hur påverkar utfallet verksamhetens fortsatta arbete? Samtliga fem kontrollmoment i den interna kontrollplanen har granskats och redovisats per DR 1, DR 2 och i samband med årsanalysen. Rapporteringen är omfattande och förslag till åtgärder anges. Det bedöms som positivt att kontrollmenten granskas flera gånger per år då det medför förbättringsmöjligheter och kontroll av åtgärder löpande under året. Per delårsrapport 2 prognostiseras ett underskott på ca 0,5 miljoner kronor. Budgetavvikelsen avsåg ökade godmansarvoden. Då nämndens kostnader för godmansarvode är lagstadgade beslutade inte nämnden om någon åtgärdsplan för det prognostiserade underskottet. Utfallet 2015 visade ett underskott på 1,6 Mkr, vilket avviker 1,1 Mkr mot prognosen per sista augusti. Nämnden bedöms ha en relativt god prognossäkerhet. 5
Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens verksamhet bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt lagar och riktlinjer som gäller för nämnden. Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att verksamheten har bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer. Länsstyrelsen har under hösten 2015 inspekterat nämndens verksamhet. Inspektionen har inte föranlett några anmärkningar. Nämndens bedömda måluppfyllelse visar att ett mål har uppnåtts, fem har delvis uppnåtts och ett mål har inte uppnåtts 2015. Nämndens måluppfyllelse är delvis svår att bedöma då det huvudsakligen inte finns målvärlden som medför mätbara mål. Utifrån nämndens egen bedömning påvisas en delvis låg måluppfyllelse med ökade handläggningstider och försämrad andel goda män tillsatta inom den målsatta tiden. Nämnden har följt upp samtliga av nämnden beslutade mål per delårsrapport 2, och i samband med årsanalysen 2015. Nämndens bedömda måluppfyllelse visar att ett mål har uppnåtts, fem har delvis uppnåtts och ett mål har inte uppnåtts 2015. Nämndens måluppfyllelse är svår att bedöma då det huvudsakligen inte finns målvärlden som medför mätbara mål. Uppföljningen påvisar låg måluppfyllelse avseende: att genomsnittlig handläggningstid för förordnande av god man för ensamkommande barn ökar att fördjupad granskning av alla nya ställföreträdare för ensamkommande flyktingbarn inte har kunnat genomföras att god man för ensamkommande barn förordnades inom 3 dagar i 67% av ansökningarna mot jämfört med målsättningen på 90 % av ansökningarna att den genomsnittliga handläggningstiden för ansökan om god man ökat från 55 dagar 2014 till 71 dagar 2015. att andelen förslag på god man/förvaltare inom 90 dagar uppgick till 75 %, att jämföras med 90 % 2014. Utifrån uppföljningen kan det kostateras att antalet ärenden avseende god man för ensamkommande barn ökat mycket kraftigt och övriga ärenden ökat med 6 % mot föregående år. Den 1 januari 2015 trädde nya lagregler i kraft som gav överförmyndarna ansvaret för att gode män och förvaltare får den utbildning de behöver. Lagändringarna har medfört nya arbetsuppgifter för avdelningen för överförmyndarärenden. 6
Länsstyrelsen är tillsynsmyndighet kommunernas överförmyndarverksamhet. Överförmyndarnämnden i Malmö stad har granskats under hösten och länsstyrelsen anger att nämndens handläggning sker på ett rättssäkert och lämpligt sätt. Verksamheten bedöms ha bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden. 7
Under denna rubrik görs bedömning av nämndens ekonomiska resultat utifrån de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. En preliminär bedömning av nämndens ekonomi görs utifrån prognosen per delårsrapport 2. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomiskt synpunkt inte helt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämndens ekonomiska resultat inte helt hållit sig inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden redovisar per 151231 ett underskott om 1,6 Mkr. Överförmyndarnämndens bedöms ha mycket små möjlighetar att påverka det ekonomiska resultatet då förordnade ställföreträdare enligt lag har rätt till skäligt arvode och ersättning för sina utgifter. I årsanalysen anges att underskottet beror på såväl ökat antal ärenden som att ärendena fortsätter att bli alltmer komplexa och tidskrävande, vilket medför högre arvoden. Följande utfall samt avvikelse i förhållande till budget redovisas för nämnden per 151231: Tabell 1 resultaträkning, Mkr Budget 2015 Utfall 2015 Avvikelse Totala intäkter 3 5 2 Personalkostnader -22-26 -4 Övriga kostnader -0-0 -0 Avskrivningar -0-0 0 Totala kostnader - 22-26 -4 Kommunbidrag 19 19 0 Finansiella intäkter 0 0 0 Finansiella kostnader 0 0 0 Resultat 0-2 -2 (Tabellen avrundar till hela miljoner kronor. Det exakta underskottet är 1 597 tkr) 8
Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens räkenskaper är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Balans- och resultaträkning ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat och förmögenhetsställning. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Balansposterna kommenteras endast i de fall väsentliga avvikelser noterats i förhållande till god redovisningssed. Inga väsentliga avvikelser till fastställda belopp har noterats i granskningen. 9
I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. För revisorernas granskning av verksamhet, ekonomi, intern kontroll samt räkenskaper används följande bedömningar och bedömningskriterier: Ändamålsenlig verksamhet Tillfredsställande ekonomi Rättvisande räkenskaper Tillräcklig intern kontroll Nämndens verksamhet har bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer. Nämndens verksamhet har bedrivits inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämndens bokslut är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Nämndens mål, uppdrag och ekonomiska ramar överensstämmer med fullmäktiges beslut. Nämnden har fastställt mätbara och uppföljningsbara mål i enlighet med fullmäktiges beslut. I enlighet med reglementet för intern kontroll samt tillhörande tilllämpningsanvisningar har nämnden: säkerställt att verksamheten styrs i enlighet med beslutade mål, lagar, förordningar och andra regler samt har en tillförlitlig finansiell rapportering kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt säkerställer att fattade beslut verkställs och följs upp. som grund för den årliga planeringen, prioriteringen och uppföljningen av det interna kontrollarbetet genomfört en risk- och väsentlighetsanalys. löpande följt upp det interna kontrollsystemet och antagit en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. löpande erhållit rapportering av resultatet från uppföljningen samt vid upptäckta brister förslagit åtgärder. Om granskningen utifrån bedömningskriterierna påvisar väsentliga avvikelser bedöms ovanstående områden som inte helt, alternativt inte, ändamålsenlig/ tillfredsställande/ rättvisande/ tillräcklig. 10
11