Riktlinjer sociala medier 12 KS

Riktlinjer sociala medier 12 KS 2017.516 3

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-02-20 42 Riktlinjer sociala medier (KS 2017.516) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen antar riktlinjerna för sociala medier. Ärendebeskrivning Vallentuna kommun använder flertalet sociala kanaler för att nå ut till olika målgrupper och för att skapa dialog där målgruppen befinner sig. Antalet kanaler och antalet följare växer vilket ställer högre krav på förtydligande av riktlinjer och rutiner, samt vilka förutsättningar som krävs för att det ska bli en framgångsrik kanal. Riktlinjerna är ett styrdokument för alla kommunanställda som arbetar med sociala kanaler. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M), yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen antar riktlinjerna för sociala medier. Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Riktlinjer Sociala medier 2. Riktlinjer sociala medier Expedieras till Akt, Samtliga nämnder Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 14

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2017-12-14 DNR KS 2017.516 MAGDALENA WERNER SID 1/1 KOMMUNIKATIONSSTRATEG MAGDALENA.WERNER@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Riktlinjer sociala medier Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar riktlinjerna för sociala medier. Ärendet i korthet Vallentuna kommun använder flertalet sociala kanaler för att nå ut till olika målgrupper och för att skapa dialog där målgruppen befinner sig. Antalet kanaler och antalet följare växer vilket ställer högre krav på förtydligande av riktlinjer och rutiner, samt vilka förutsättningar som krävs för att det ska bli en framgångsrik kanal. Riktlinjerna är ett styrdokument för alla kommunanställda som arbetar med sociala kanaler. Bakgrund De tidigare riktlinjerna för sociala medier beslutades i ledningsgruppen 2011. Handlingar Riktlinjer för sociala medier. Victor Kilén Kommundirektör Henrik Kelfve Kommunikationschef Ska expedieras till Akt, Samtliga nämnder KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG 1 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 5

VERSION DIARIENUMMER KS 2017.516 R I K TLINJER KOMMUNIKATION- OCH MARKNADSAVDELNINGEN 2017 Sociala medier 6

Riktlinjer sociala medier Innehåll 1. Introduktion - Vad är sociala medier?... 4 1.1 Syfte med närvaro på sociala medier... 4 2. Att starta upp och underhålla... 5 2.1 Innehåll... 5 2.1.1 Känsliga och provocerande inlägg... 5 2.1.2 Bygga nätverk... 6 2.1.3 Frekvens... 6 2.1.4 Sponsrade inlägg, annonser och kampanjer... 7 2.1.5 Dialog... 7 2.1.6 Tilltal och tonalitet... 8 2.1.7 Bilder... 8 2.2 Omvärldsbevakning... 9 2.3 Sammanfattning för att arbeta med ditt konto... 9 3. Sociala medier i tjänsten och privat... 9 4. Statistik och uppföljning... 10 5. Allmänna, offentliga handlingar och sekretess... 10 6. Arkivering... 10 7. Allmänna dataskyddsförordningen (GDPR)... 11 VALLENTUNA KOMMUN KOMMUNIKATIONSAVDELNINGEN 18600 VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: 08-8578500 KOMMUNIKATION@VALLENTUNA.SE VALLENTUNA.SE 7

8. Sociala medier risker och hot... 11 8.1 Företagsägda plattformar... 11 8.2 Fake news och ryktesspridning... 12 8.3 Etiskt dilemma... 12 8.4 Din kanal kan behövas i kris... 12 9. Instruktioner och rutiner... 12 VALLENTUNA KOMMUN KOMMUNIKATIONSAVDELNINGEN 18600 VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: 08-8578500 KOMMUNIKATION@VALLENTUNA.SE VALLENTUNA.SE 8

1. Introduktion - Vad är sociala medier? Sociala medier är digitala plattformar där interaktion, medskapande och ett gemensamt kunskapsbygge är grunden och där den enskilde individen är lika viktig meningsuppbyggare som den som vill förmedla budskap. Till skillnad från traditionella kanaler såsom affischer, annonser, pressmeddelanden och liknande är sociala medier en plattform där gränsen mellan avsändare och mottagare inte är lika tydlig. De som förr var relativt passiva publiker har idag istället ökad makt över organisationers budskap. Från att ha en publik med begränsade möjligheter till återkoppling öppnar de nya kanalerna på sociala medier upp för diskussion, inte bara med organisationen utan också med varandra och andra. Sociala medier öppnar även upp för diskussion kring frågor som vi som organisation inte själva har valt. Vår publik har i och med sociala medier större möjligheter att skapa egna budskap kring och om oss. Olika plattformar erbjuder olika sätt för oss och alla andra användare att kommunicera, till exempel genom text, bild eller video eller en kombination av dessa. 1.1 Syfte med närvaro på sociala medier Hur vi som kommun väljer att kommunicera ska grunda sig i de behov som vi och våra målgrupper har. Många av de som vi vill och behöver prata med finns på sociala medier, därför är det viktigt att även vi finns närvarande där. Plattformar i sociala medier är främst ett dialogverktyg. Det innebär att vi genom vår närvaro alltid förväntas vara aktiva i dialogen, bjuda in till interaktion, snabbt svara på frågor och alltid ge respons när någon tar kontakt med oss. Budskapen och kommunikationen skapas tillsammans med de som vi pratar med. Denna ömsesidighet innebär också att vi kan lära oss av våra invånare, förstå hur de tänker och på så sätt kunna kommunicera bättre och mer effektivt. Det finns många olika exempel på hur närvaro i sociala medier kan bidra med värde. Exempelvis när vi etablerar kontinuerlig dialog med en viss målgrupp eller när vi långsiktigt vill marknadsföra eller lyfta en viss del av verksamheten. Genom att finnas på de plattformar våra målgrupper finns visar vi att vi anstränger oss för att även tillgodose deras behov. Innan vi startar en ny kanal i sociala medier är det viktigt att vi gör ett noggrant förarbete. Kanalen behöver ha ett tydligt syfte och det behöver finnas en plan för hur vi ska arbeta både när det kommer till innehåll och resurser. Genom vår närvaro tar vi på oss ett viktigt ansvar som kan bidra med väldigt mycket, men som också kan bli till en belastning om vi inte gör det på ett bra sätt. 4 9

2. Att starta upp och underhålla För att starta en kanal måste det finnas ett behov. Detta behov ska utgå från kommunens mål och målgruppen. Kanalen ska skapa ett mervärde för följaren. Olika kanaler har olika styrkor och svagheter. Var noga med att den kanal du väljer att arbeta med på bästa möjliga sätt kan hjälpa dig att uppfylla ditt syfte. Därför är det lämpligt att först göra förarbetet och sedan besluta vilken kanal som är mest lämplig. Facebook och Instagram är två exempel på kanaler som används av många, men med olika förutsättningar för till exempel innehåll och dialog. Vid sidan av den kommunövergripande kommunikationen är det respektive förvaltning som själv tar beslut om ytterligare närvaro i sociala medier. Förutsättningar för en kanal i sociala medier: 1. Ett behov finns som utgår från verksamhetens mål och målgruppen. Kanalen ska skapa ett mervärde för verksamheten och följaren. 2. Det finns långsiktiga förutsättningar att driva kanalen med bra kvalitet över tid. 3. Kanalen ska ses som en kanal bland flera och fungera som ett komplement till vår huvudsakliga kanal, vallentuna.se. Det första som ska göras är att svara på frågorna i formuläret ny kanal i sociala medier och skickas till kommunikatör på berörd förvaltning. Formuläret innehåller frågor kring syfte, målgrupper, innehåll, önskade effekter med mera. Innan kanalen sedan är redo för lansering behöver den innehålla all nödvändig information: Profilbild, beskrivning, sidregler och så vidare. Ju mer energi du har lagt på förarbetet, desto bättre grund har du att stå på när den väl har lanserats. Efter ett förarbete är det den närmaste chefen som tar det slutgiltiga beslutet att kanalen ska startas. Denne ansvarar för att det finns tillräckligt med resurser och engagemang för att sköta kanalen på ett bra sätt. Kommunikationsavdelningen finns för rådgivning och stöttning. 2.1 Innehåll Det bästa sättet att nå önskad effekt med närvaro i sociala medier är att ha ett bra och aktuellt innehåll. Kärnfulla och genomarbetade texter, bilder som fångar läsarens uppmärksamhet och meningsfull dialog är några exempel på element som skapar intresse. Hur just ditt innehåll ska se ut beror på vad du vill förmedla, vilken kanal du jobbar med, hur målgruppen ser ut och så vidare. Ju mer omtanke, desto bättre resultat. 2.1.1 Känsliga och provocerande inlägg Tänk på att vissa typer av inlägg kan vid vissa tidpunkter vara känsliga eller inte alls passa in i ett socialt media. Plattformarna är till för dialog och diskussion så tänk på 5 10

att det inlägg du väljer att lägga upp också ska vara beredd att bli ifrågasatt av mottagaren. Genom att lägga upp något på plattformen bjuder vi in till diskussion och mottagaren förväntar sig att vi är öppna och tillgängliga för detta. Ha en plan över vilka inlägg som passar in just då just där. Var medveten om vad som diskuteras i andra kanaler och överväg om du vill ha diskussionen även på din sida, öppen för alla. 2.1.2 Bygga nätverk När du väl har skapat ett konto är det dags att bygga nätverk för att få spridning på dina inlägg. Relationer är grunden i nätverk inom sociala medier. Du bygger ditt nätverk på olika sätt beroende på sociala mediekanal/tjänst. Men några saker att tänka på är: engagera ambassadörer dvs personer som har stort inflytande på sociala medier förpacka rätt bilder, länkar och filmer är bra. Det skapar intresse och har generellt hög spridning i sociala medier använd hashtags så att de personer som är intresserade av ämnet ni skriver om hittar er. Använd gärna befintliga hashtaggar. Uppmuntra och tacka. Se till att dina följares kommentarer, synpunkter och bidrag, resultatet av deras tid och ansträngning, syns. Om någon delar dina inlägg tacka dem. Sprid gärna andras inlägg genom att till exempel dela dem på Facebook eller retweeta på Twitter. att vem du följer säger något om dig, så tänk på vem du följer. Följ personer som är relevanta för din verksamhet. Det är också vanligt att de du väljer följa följer dig tillbaks. att använda dig av andra redan upparbetade kanaler (webb, tidningar, affischer, reception etc) för att påtala er närvaro i sociala medier. På så sätt hittar kanske fler dit. att dra nytta av Vallentuna kommuns andra verksamheters närvaro i sociala medier. Vi drar nytta av varandras följare och potentiella spridning genom att följa varandra och dela varandras inlägg i den mån det är lämpligt. Det är tufft i början. Tappa inte modet. Det tar tid att bygga upp ett nätverk. Och det är inte mängden följare som är styrkan det är i regel bättre med 100 aktiva följare än 10 000 inaktiva. 2.1.3 Frekvens Användaren räknar med att du är aktiv i din kanal och att den är aktuell och relevant. Därför är det viktigt att tänka på hur ofta innehåll ska publiceras. Kanalen ska inte uppfattas som påträngande och jobbig med det måste finnas ett visst flöde för att den ska kännas aktuell. Hitta en bra balans som passar just ditt ändamål. 6 11

På Facebook, till exempel, är det inga problem att publicera flera inlägg samma dag. Tänk dock på att inte göra det flera dagar i rad. Rimligt är att ha som mål att publicera minst ett inlägg om dagen. Frekvensen kan skifta från dag till dag så länge du hittar en bra balans över tid. Försök också att tänka ut när din målgrupp är som mest närvarande i din kanal, finns det t ex vissa tider som passar bättre än andra? 2.1.4 Sponsrade inlägg, annonser och kampanjer Det finns möjlighet att annonsera och så kallat sponsra inlägg på flera sociala medier. Det innebär att du betalar för att få en bättre räckvidd och i större utsträckning ta plats i användares flöden. Det är också ett bra verktyg för att kunna rikta sig till en specifik målgrupp. I Vallentuna kommun får endast annonsering, sponsrade inlägg och kampanjer göras via kommunens officiella Facebook-sida, ej via sociala medier som tillhör specifika verksamheter i kommunen. Vid annonsering riktar man sig till specifika målgrupper, vilket innebär att budskapet har stor chans att nå de personer vi vill nå även om de inte aktivt följer vår sida. Tänk på att köpa räckvidd med måtta, det är viktigt att tänka på vad en sponsring eller annons symboliserar och i slutändan ska inlägget ge ett värde för invånaren och inte bara skapa marknadsföring av verksamheten. Om du vill använda dig av sponsrade inlägg eller annonsering vänder du dig till din förvaltningskommunikatör. 2.1.5 Dialog I vår närvaro i sociala medier ska vi uppmuntra till dialog och finnas tillgängliga för interaktion. Oavsett hur vårt innehåll ser ut kommer vi få synpunkter på och frågor om vår verksamhet. Att hantera dialogen är ofta det som tar mest tid, men även det som ger mest tillbaka och det som gör att kanalen känns relevant och levande. Frågor: Kan du som administratör själv besvara frågan så uppmuntras det. Ibland behöver frågan skickas vidare till en tjänsteman på kommunen och kan därmed ta lite längre tid att svara på - då är det viktigt att återkoppla till frågeställaren och berätta att vi har tagit emot frågan. Svara alltid från den aktuella sidans officiella konto. Synpunkter: Ge respons på de synpunkter som kommer in på sidan, oavsett om de upplevs som positiva eller negativa. Antingen genom att gilla inlägget eller genom att tacka för synpunkten. Undantag kan göras om synpunkten bryter mot sidans regler eller är uppenbart ironisk. Kom ihåg att det är interaktion som gör kanalen levande och intressant! Glöm heller inte att skicka synpunkter av större karaktär till registratorn, är du tveksam, rådgör med kansliet. Svarstider: Ge alltid respons så snabbt det går. Helst samma dag, men allra senast dagen efter (vardagar). Ibland går det inte att ge ett konkret svar inom svarstiden, då är det viktigt att återkoppla och berätta att vi återkommer så snart det finns ett svar. 7 12

Underskrift: När vi för dialog i våra sociala kanaler gör vi det alltid från den aktuella sidans konto. Vi skriver under med vårt eget namn och titel/avdelning. Exempel: Hälsningar Sara, kommunikatör. Detta gäller enbart dialog, vanliga inlägg skriver vi inte under med avsändare om det inte finns speciella anledningar. Ta bort inlägg: Ibland är det nödvändigt att ta bort kommentarer, till exempel om de strider mot lagen, kränker någon eller innehåller uppgifter som omfattas av sekretess. Agera så skyndsamt det går om du upptäcker inlägg av det här slaget. Om situationen tillåter, återkoppla till den som skrivit och förklara varför inlägget tagits bort. Vid allvarligare fall går det att blockera/stänga av personen från kanalen. Ta också en skärmdump före du tar bort inlägget och spara ifall frågor uppstår kring borttagningen, läs mer under kapitel 5 Allmänna, offentliga handlingar och sekretess för hur du gör med dessa. Var dock noga med att användarna ska få vara kritiska mot oss som kommun. Genom att finnas i sociala medier uppmuntrar vi dialog, vilket kan innebära att vi får kritik. Det är svårt att säga exakt vad som är över gränsen, en bedömning behöver göras i varje enskilt fall. Inlägg som omfattas av sekretess eller innehåller personuppgifter bör, efter att de tagits bort, hänvisas till respektive förvaltning för hantering. 2.1.6 Tilltal och tonalitet När vi kommunicerar på sociala medier gör vi det på mottagarens hemmaplan men med kommunens värdegrund som utgångspunkt. Vi får kämpa om uppmärksamheten och behöver därför anpassa vårt tilltal till den kanal vi befinner oss på. Det är ofta en bra idé att använda en tonalitet som är mer personlig och lättsam. Genom att komma närmare mottagaren uppmuntrar vi till dialog och kan skapa en närmare relation. Tonaliteten ska vara lättsam, varm, tillmötesgående och personlig. I sociala medier är det viktigt att ge organisationen en personlighet, en egen röst. Användarna vill prata med och möta en person, inte en myndighet. Viktigt att komma ihåg är att du alltid representerar kommunen och behöver därför också alltid tänka på att vara professionell i kontakten med mottagaren. Tänk också på att alltid anpassa tonen efter ämnet och sammanhanget. Kommunicerar du något som är mer allvarligt, eller rentav en kris, så ska tonen vara rak och korrekt. Det är du som sidansvarig som själv måste hitta den ton som passar just ditt forum. Diskutera med dina kollegor eller rådgör med en kommunikatör om du är tveksam! 2.1.7 Bilder Använd alltid bild när du förmedlar något via sociala medier! En bild, eller annat grafiskt element, är ofta det som först fångar användarens öga, och förstärker det budskap som vi vill förmedla. Det kan ibland kännas svårt att hitta ett bra bildspråk för din kanal, men tänk på det inte måste vara perfekt. Med små medel går det att vara kreativa och hitta bra lösningar. 8 13

Det är viktigt att vi endast använder bilder som vi själva äger eller har tillstånd att använda. Vi behöver också naturligtvis följa lagen för lagring eller publicering av personuppgifter (PuL) och från och med 25 maj 2018 är det GDPR som gäller, läs mer under kapitel 7. Precis som när du publicerar material på webben så gäller upphovsrätten på bilder och filmer även i sociala medier. Kontrollera äktheten i material och se till att du har upphovsrättsinnehavarens tillstånd att återpublicera. 2.2 Omvärldsbevakning Gör ditt bästa för att vara uppdaterad på vad som diskuteras i sociala medier inom ditt område. På så sätt kan du vara förberedd om det är något som du som sidansvarig behöver hantera, exempelvis kritik av något slag. Det finns ett antal olika forum som kan vara intressanta att följa exempelvis lokala grupper på Facebook, lokaltidningar, forum som tillhör politiska partier och så vidare. 2.3 Sammanfattning för att arbeta med ditt konto Våga testa! Varje plats har en unik jargong och stil, så även på sociala medier. Det enda sättet att lära sig den är att ge sig ut och testa. Då kan du se hur andra gör. Var generös: Dela med dig av det du kan. Lyft andra. Bjud på dig själv. Gilla frikostigt inlägg och kommentarer som är förenligt med kommunens värdegrund, riktning och vision. Det blir roligare och andra blir generösare mot dig. Uppmuntra det goda: För inte vidare negativitet utan fokusera på det positiva. Men våga på ett sakligt och ödmjukt sätt bemöta det negativa om det behövs. Var källkritisk: Exempel på historier som varit felaktiga men spridits vidare på webben är många. Var extra noggrann när det liknar mobbing. Ha roligt och använd sunt förnuft: Diskutera och interagera med användarna, våga vara personlig. 3. Sociala medier i tjänsten och privat Anställda som använder sociala medier i det privata får skriva om kommunens verksamhet. Yttrandefrihet och meddelarfrihet gäller även här. (Läs mer i SKL:s bok Lojalitet och yttrandefrihet). Anställda bör dock tänka på inte uttala sig för myndighetens räkning via sina privata konton eftersom det kan försvåra myndighetens skyldigheter att till exempel hantera allmänna handlingar och iaktta spårbarhetskrav. Detta kan vara svårt att uppfylla på grund av begränsningar i vissa medier. 9 14

4. Statistik och uppföljning Du behöver regelbundet plocka ut statistik från din kanal för att se så att den fyller sitt syfte. Det finns också möjlighet att jämföra statistiken med t ex målsidor för inlägget på vallentuna.se. Du hittar statistik för respektive inlägg med hjälp av din kommunikatör och ni kan tillsammans diskutera och analysera resultatet. 5. Allmänna, offentliga handlingar och sekretess När en myndighet har kontakt med utomstående via sociala medier blir det, precis som all annan kommunikation, allmänna handlingar. Allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras så länge de hålls ordnade så att det enkelt går att fastställa om den kommit in till myndigheten eller att myndigheten själv upprättat den. De flesta sociala medier är strukturerade så att handlingarna hålls ordnade på ett sätt som gör att det enkelt går att söka i dem samt fastställa om de kommit in eller upprättats i enligt med 5 kap. i offentlighets- sekretesslagen. I praktiken innebär det att de allmänna handlingar som kommer in via sociala medier inte behöver diarieföras eller registreras. Däremot är det viktigt att en myndighet har en lista på t.ex. sin webbsida över vilka sociala medier de har, så att medborgarna kan hitta och leta bland myndighetens allmänna handlingar. Vallentuna kommuns lista finns på www.vallentuna.se. En del kommentarer kan komma att innehålla information som kan omfattas av sekretess, därför är en ständig bevakning av mediet nödvändigt, minst 3 ggr per dag. Handlingar som omfattas av sekretess och eller som kan omfattas av brottslighet får inte förekomma på sociala medier. När du ser ett inlägg på våra konton inom sociala medier som innehåller sekretess, kränkande eller annan brottslig information, ta en skärmdump direkt och kontakta den som har behörighet att ta bort inlägget om du inte själv har den behörigheten. Skärmdumpen ska bevaras på papper eller som PDF/A hos Vallentuna kommun i tio år enligt lag. Är det ett inlägg som innehåller sekretess eller är brottsligt/olagligt ska PDF:en sparas och registreras i Platina som ett ärende. Registrator hjälper gärna till i detta. 6. Arkivering Det kan finnas ett värde i att se hur man har kommunicerat över tid med grafiska profiler och strukturer. Arkivlagen kräver att det ska göras ett periodiskt urval, två gånger om året, som bevaras antingen elektroniskt eller på papper. En så kallad ögonblicksbild för historiskt bevarande. Mer om detta kan du läsa om i E-delegationens rapport Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier. Det finns ingen tradition av gallring inom sociala medier. Dock måste inlägg som är kränkande, brottsligt eller liknande tas bort direkt efter det att de har bevarats. 10 15

Inlägg, svar och uppdateringar på sociala medier omfattas i de flesta fall av kommunens generella gallringsföreskrifter för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. I dessa fall behövs inget separat gallringsbeslut. 7. Allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) GDPR kommer att börja gälla från 25 maj 2018, fram till dess är det PuL som gäller. Användaren själv äger sina personuppgifter, och all hantering av dessa måste godkännas av användaren. Både Facebook och Google har direktkontakt med sina användare, och frågar dessa om lov för att använda deras personuppgifter. Enligt GDPR måste användaren få möjlighet att godkänna mer specifikt vad de säger ja eller nej till, tills detta är på plats måste vi vara mycket restriktiva kring hur vi använder personuppgifterna för exempelvis annonsering i sociala medier. Uppgifter som får användas för att anpassa nyhetsflödet får inte automatiskt användas för att spåra användaren i syfte att leverera olika typer av annonser. Facebook, Youtube, Instagram, Linkedin, Google Plus, Flickr, Pinterest och bloggar: Organisationen är ansvarig för personuppgifter som publiceras på organisationens profil. Ansvaret omfattar både personuppgifter som organisationen själv publicerar och personuppgifter som publiceras av andra, i till exempel en kommentar på profilen. Observera att även den användare som skrivit en kommentar kan ha ett ansvar för vad den själv skrivit. Twitter: Organisationen ansvarar endast för personuppgifter som organisationen själv publicerat, inte personuppgifter som andra twittrande lämnar. Det beror på att organisationen inte kan påverka publiceringen av andras inlägg på Twitter. Observera att en organisations ansvar för personuppgifter som publiceras i ett visst socialt medium alltså är beroende av utformningen av den sociala medietjänst som används. Förändringar av tjänsten kan därför leda till att en organisations ansvar förändras. Därför är det viktigt att vara uppmärksam på sådana förändringar i mediets funktioner och inställningar. 8. Sociala medier risker och hot 8.1 Företagsägda plattformar Sociala medier kan vara helt skapade av intressegrupper utan vinstintresse, men de stora medierna såsom Facebook, Twitter, Instagram och liknande ägs av vinstintresserade internationella storföretag. Detta är något vi behöver vara medvetna om, både då vi genom vår närvaro bidrar till plattformen samt att företaget som äger de sociala medierna även kan påverka den kommunikation som förs i mediet, genom reklam, genom sökoptimering och genom att ta in information om våra användare i sitt eget påverkansarbete. 11 16

8.2 Fake news och ryktesspridning Sociala medier används ibland till ryktesspridning och förtal, ibland till och med organiserat för att skapa oro. Det är därför viktigt att du som använder sociala medier i din verksamhet hela tiden håller kanalen under uppsikt och snabbt dementerar falska påståenden, annars kan det finnas risk att falska rykten kan sprida sig via din kanal. 8.3 Etiskt dilemma De sociala medierna är inte bara som ett öppet torg i offentligheten. Det vi gör när vi tar steget in i sociala medier är att ta steget in i individers privata sfärer. Vårt budskap blandas med den vi vill nå ut till bästa väns kakrecept, dennes politiska intressen och en film på roliga katter. Vi kan vara där publiken är, även när publiken inte helt är med på det. Vidare vet vi inte heller inte vad framtiden har att ge oss. All den information vi samlar in genom vår närvaro på sociala medier är information som går till företagen som äger plattformen i fråga. Detta är något vi behöver ha förståelse för, då vi inte har kontroll över vad företagen väljer att använda informationen till. 8.4 Din kanal kan behövas i kris Om en krissituation uppstår där kommunen behöver nå en specifik målgrupp eller så många som möjligt så snabbt det går, kan kommunen komma att behöva använda din kanal för spridning av krisinformation. 9. Instruktioner och rutiner Instruktioner och rutiner för hur vi använder våra sociala medier finns på intranätet. Där ligger även formulär för till exempel uppstart av kanal och kanalinventering. 12 17