Kommunikation- och marknadsföringspolicy 14 KS

Transkript

1 Kommunikation- och marknadsföringspolicy 14 KS

2 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Kommunikation- och marknadspolicy (KS ) Beslut Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige antar kommunikations- och marknadspolicyn. Policyn ersätter tidigare "Kommunikationsstrategi" antagen av fullmäktige Med tillägget att kommunstyrelsen beslutar för egen del att ärendet byter namn till "Kommunikation- och marknadsföringspolicy". Ärendebeskrivning Ny riktning för Vallentuna i kombination med snabba kanaler, ökat krav på transparens och delaktighet bidrar till att vi måste förändra vår kommunikation. Gränsen mellan den som skapar innehåll och den som tar emot har i flera avseenden suddats ut. Detta ställer höga krav på att vi är bra på att föra en givande dialog, såväl med kollegor som med Vallentunas invånare och andra som använder sig av kommunens tjänster. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner Miljöredovisning Yrkanden Jerri Bergström (S), yrkar att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige antar kommunikations- och marknadspolicyn. Policyn ersätter tidigare "Kommunikationsstrategi" antagen av fullmäktige Med tillägget att kommunstyrelsen beslutar för egen del att ärendet byter namn till "Kommunikation- och marknadsföringspolicy". Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M), ställer proposition Jerri Bergströms (S) yrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag Kommunikation- och marknadspolicy 2. Kommunikation- och marknadsföringspolicy 3. Kommunikation- och marknadspolicy Expedieras till Akt Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 14

3 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunikation- och marknadspolicy (KS ) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige antar kommunikations- och marknadspolicyn. Policyn ersätter tidigare "Kommunikationsstrategi" antagen av fullmäktige Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar åt förvaltningen att ta fram förslag på inkludering och dialog kopplat till Vallentunas medborgare till arbetsutskottets nästa sammanträde den 15:e mars Ärendebeskrivning Ny riktning för Vallentuna i kombination med snabba kanaler, ökat krav på transparens och delaktighet bidrar till att vi måste förändra vår kommunikation. Gränsen mellan den som skapar innehåll och den som tar emot har i flera avseenden suddats ut. Detta ställer höga krav på att vi är bra på att föra en givande dialog, såväl med kollegor som med Vallentunas invånare och andra som använder sig av kommunens tjänster. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M), yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige antar kommunikations- och marknadspolicyn. Policyn ersätter tidigare "Kommunikationsstrategi" antagen av fullmäktige Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar åt förvaltningen att ta fram förslag på inkludering och dialog kopplat till Vallentunas medborgare till arbetsutskottets nästa sammanträde den 15:e mars Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Kommunikation- och marknadspolicy 2. Kommunikation- och marknadspolicy Expedieras till Akt Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 15

4 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 26

5 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS MAGDALENA WERNER SID 1/1 KOMMUNIKATIONSSTRATEG KOMMUNFULLMÄKTIGE Tjänsteskrivelse Kommunikation- och marknadsföringspolicy Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige antar kommunikation- och marknadsföringspolicyn. Ärendet i korthet Ny riktning för Vallentuna i kombination med snabba kanaler, ökat krav på transparens och delaktighet bidrar till att vi måste förändra vår kommunikation. Gränsen mellan den som skapar innehåll och den som tar emot har i flera avseenden suddats ut. Detta ställer höga krav på att vi är bra på att föra en givande dialog, såväl med kollegor som med Vallentunas invånare och andra som använder sig av kommunens tjänster. Bakgrund Kommunikation- och marknadsföringspolicyn ska ersätta kommunikationsstrategin som beslutades 2011 tillsammans med förvaltningsspecifika kommunikationsstrategier som kommer att beslutas i respektive nämnd under Handlingar Victor Kilén Kommundirektör Henrik Kelfve Kommunikationschef Ska expedieras till Akt, samtliga nämnder KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE 7

6 VERSION DIARIENUMMER KS P O LICY VALLENTUNA KOMMUN 2018 Kommunikation- och marknadsföringspolicy 8

7 Kommunikation-och marknadsföringspolicy Innehåll Principer för god kommunikation Sex principer för god kommunikation... 4 All kommunikation och marknadsföring stödjer och lever upp till Vallentuna kommuns riktning, vision, mål och värdegrund... 4 Kommunikation är en rättighet... 5 Kommunicera internt först... 5 Ansvar för god kommunikation... 5 All kommunikation och marknadsföring utgår från mottagarens behov... 6 Dialog är grunden för en bra kommunikation... 6 Vår kommunikation Tonaliteten ska bära vårt varumärke Fem grundläggande kännetecken... 7 Proaktiv... 7 Strategisk... 7 Saklig... 8 Tillgänglig... 8 Effektiv Kännetecken vid marknadsföring... 8 Identitetsstärkande

8 Nytänkande och modig... 9 Värdeskapande Övriga delar av kommunikationsplattformen... 9 Grafisk profil... 9 Tillgänglighet och bemötande... 9 Kriskommunikation Uppföljning och analys Organisation och ansvar Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Nämndansvar Kommundirektören Ledningsansvar Central kommunikation- och marknadsfunktion Kommunikation i två perspektiv Eget ansvar Internkommunikation Mål med den interna kommunikationen Effektiv organisation Engagemang för riktningen Bättre beslutsunderlag Gott arbetsklimat Service i toppklass Extern kommunikation Mål med den externa kommunikationen Skapa nytta för bättre resultat Bilden av Vallentuna

9 Öka engagemang Underlätta rekrytering Relationer med media Kommunikation med media Kommunikation- och marknadsföringspolicyn Svar på frågor Ett levande dokument

10 Principer för god kommunikation Inledning Kommunikation är vår främsta kanal för service och den demokratiska processen. Dagens kommunikationslandskap är snabbföränderligt och komplext. Nya snabba kanaler, ökat krav på transparens och delaktighet bidrar till att vi måste förändra vår kommunikation. Gränsen mellan den som skapar innehåll och den som tar emot har i flera avseenden suddats ut. Förr kommunicerade få till många. Idag kommunicerar många till många. Detta ställer höga krav på att vi är bra på att föra en givande dialog, såväl med kollegor som med Vallentunas invånare och andra som använder sig av kommunens tjänster. Kommunikation- och marknadsföringspolicyn är till för att visa hur kommunikation och dialog kan stödja Vallentuna kommuns riktning, vision, mål och värdegrund. Den beskriver hur vi i vår kommunikation ska bemöta Vallentunaborna och övriga intressenter. På så sätt säkerställs att vi kommunicerar med Vallentunas invånare och övriga mottagare på samma sätt i organisationen. Kan vi göra kommunikationen tydlig stärker den dialogen, engagemanget, samarbetet och erfarenhetsutbytet och gör det möjligt att lösa våra uppdrag bättre. God kommunikation kommer inte av sig själv utan den skapas av ledning, chefer och alla medarbetare. Därför har vi alla ett ansvar att se till att kommunikation- och marknadsföringspolicyn blir till verklighet i det dagliga arbetet först då blir den ett nyttigt redskap och inte bara ett dokument. Varje förvaltning översätter kommunikation- och marknadsföringspolicyn till konkreta strategier och planer för kommunikationsarbetet i den egna verksamheten. 1. Sex principer för god kommunikation All kommunikation och marknadsföring stödjer och lever upp till Vallentuna kommuns riktning, vision, mål och värdegrund Kommunikation är inget självändamål, men rätt använd är den ett effektivt styrmedel som hjälper till att driva verksamheter mot sina uppsatta mål. Därför ska kommunikation ses som en naturlig del i planer och beslut som rör vår verksamhet. Ett mål eller ett beslut som inte kommuniceras med de berörda är nästan omöjligt att nå. 12

11 Kommunikation är en rättighet Rätten till att uttrycka sig, rätten till att mötas, diskutera, bli lyssnad till och påverka är formulerat i våra grundlagar. Denna rätt påverkas inte av vem du är. Invånare har en självklar rätt att få information och vägledning om kommunens verksamheter, planer och beslut, och hur de själva kan påverka och kan komma att påverkas av dessa. Alla medarbetare i Vallentuna kommun har en viktig uppgift i att besvara deras frågor och ge en korrekt och tillgänglig information om vår verksamhet. Lika viktigt är det att vi låter invånarna vara delaktiga i kommunens utveckling. Det innebär att vi är öppna för deras idéer, kritik och frågor, samt använder synpunkterna på ett konstruktivt sätt. En öppen dialog med invånarna i Vallentuna är en förutsättning för att vi och kommunens politiker ska kunna fatta väl underbyggda och förankrade beslut. Det ska alltid klart framgå att det är Vallentuna kommun som är avsändare i kommunikationen och vart invånarna kan vända sig för att få veta mer, diskutera eller lämna synpunkter. Kommunicera internt först För att Vallentuna kommun ska uppfattas som en god serviceorganisation måste vi ge en på alla sätt trovärdig och korrekt information om Vallentunas verksamheter. Då är det nödvändigt att alla medarbetare känner till och är ambassadörer för Vallentunas riktning, vision, mål och värdegrund. Medarbetare ska i möjligaste mån få information innan den når invånare, media och andra. Ansvar för god kommunikation Informationsansvaret styrs av offentlighetsprincipen i grundlagen och kommunallagen. Förvaltningschefer och verkställande direktörer har det yttersta formella ansvaret för att informationen och kommunikationen fungerar. Alla medarbetare har dock ett ansvar att kommunicera med invånare, kollegor, partners eller uppdragsgivare. Varje ledare har ett ansvar för att kommunikationen fungerar på närmaste lägre nivå. Det innebär en bra dialog mellan ledning och medarbetare, mellan medarbetare samt mellan olika enheter. Alla medarbetare är också skyldiga att själva söka den information och kunskap som behövs för att kunna utföra sitt arbete på bästa möjliga sätt. Kommunikation- och marknadsavdelningen ansvarar för att skapa struktur, redskap och förutsättningar. Förvaltningskommunikatörerna i organisationen har ett ansvar att stödja chefer och medarbetare i deras kommunikationsarbete genom att initiera, planera, driva och följa upp den interna och externa kommunikationsprocessen. 13

12 All kommunikation och marknadsföring utgår från mottagarens behov Alla är inte berörda av all information och i dagens informationsöverflöd är det extra viktigt att inte överbelasta omgivningen med onödig information. Kommunens information och kommunikation ska därför anpassas till olika målgruppers behov, kunskaper och förutsättningar såväl internt som externt. Innehållet ska vara relevant och kommunikationen ska ske på ett sätt och i en form som mottagaren kan förstå och handla utifrån. Det innebär att vi alltid ska ta hänsyn till människors olika situationer och behov när vi väljer att kommunicera med dem. Dialog är grunden för en bra kommunikation Om vi ska skapa förståelse, acceptans och motivation, eller göra människor delaktiga i ett beslut, är dialogen nödvändig. Den som enbart får information kan alltid reagera med det här förstår jag inte eller hur berör detta mig?. Det handlar i grunden om att skapa förtroende, vilket bygger på att mottagaren också blir lyssnad på och känner sig förstådd. FAKTA Kommunikation Kommer från latinets communicare som betyder att göra gemensam. Kommunikation ska göra just det. Det handlar om att skapa förståelse och gemenskap hellre än att övertyga. En kommunikation där gränsen för mottagare och sändare suddats ut och där vi tillsammans skapar förutsättningar för samsyn, förståelse och utveckling. 14

13 Vår kommunikation 2. Tonaliteten ska bära vårt varumärke Vår kommunikation ska präglas av samma tonalitet för att skapa igenkänning, samhörighet och ett gemensamt språk. Precis som vi pratar på olika sätt i olika situationer behöver tonaliteten justeras efter sammanhanget. Syftet med texten, i vilken kanal eller format den ska publiceras och till vilken målgrupp, bestämmer tonaliteten. Vår tonalitet förstärker Vallentunas identitet enligt riktningen, visionen och vår värdegrund. Några exempel och råd: Vi följer våra skrivregler och använder oss av ett vårdat, enkelt och begripligt språk. Vi tilltalar inte våra målgrupper med Ni, vi använder du. Vi förklarar svåra ord om vi absolut måste använda dem. Vi använder gärna en personlig ton för att bygga närhet i våra relationer istället för avstånd t ex Berätta för oss vad du tycker istället för Kommuninvånares åsikter är välkomna. De bilder vi använder i vår kommunikation följer vår bildpolicy och ska förmedla känslor enligt Vallentunas riktning, vision och värdegrund. 3. Fem grundläggande kännetecken För att kunna leva upp till de övergripande kommunikationsprinciperna måste vi följa kommunens värdegrund i vårt bemötande. Tillsammans med denna har vi fem grundläggande kännetecken av vår kommunikation. Proaktiv Vi är modiga, ligger steget före och tar själva initiativ till att kommunicera, istället för att vänta på rykten och påtryckningar från allmänhet, media eller kollegor. Kommunikationen är proaktiv med hjälp av omvärldsbevakning och ständig analys av målgruppernas behov. Strategisk För varje kommunikationsinsats framgår det tydligt vad vi har för syfte, vad som ska kommuniceras, till vem, när det ska ske och hur insatsen ska utvärderas. Intern och 15

14 extern kommunikation samverkar och stödjer varandra. Det gäller såväl budskap och kanaler som kommunikationsaktiviteter. Saklig Man ska kunna lita på den information som kommer från Vallentuna kommun. Vi säger som det är och döljer inte fakta som kan uppfattas som negativa. Vi har en gemensam ståndpunkt i sakfrågor och handling, för att undvika missförstånd och dubbla budskap. Kommunikationen bidrar till förtroende och trygghet. Tillgänglig Vår kommunikation är tydlig, målgruppsanpassad, lätt att förstå och rakt på sak. Vi krånglar inte till det och den är tillgänglig för alla oavsett förutsättning eller förmåga. På så sätt bidrar den till en god service. Kommunikationen håller hög kvalitet och orsakar inte feltolkningar eller antaganden. Våra målgruppers tid är högt värderad, därför är vår kommunikation tillgänglig och finns där mottagaren befinner sig. Effektiv Våra kommunikationsprocesser skapar positiva effekter. Vi använder den nya teknikens möjligheter i möjligaste mån för att effektivisera kommunens kommunikation och skapa långsiktig hållbarhet. Vi använder rätt kanaler till rätt ändamål och i rätt tid. Vi är nyfikna och öppna för flexibilitet och ständig förbättring av vår kommunikation och våra kanaler. Vi samordnar kommunikationen och våra processer både internt och vid behov även regionalt. 4. Kännetecken vid marknadsföring Utöver de fem grundläggande kännetecken finns det tre ytterligare kännetecken vi använder oss av vid de tillfällen där marknadsföring är det främsta målet med kommunikationsinsatsen. Alla tre behöver inte uppfyllas på samma gång, men minst en. Identitetsstärkande Invånare och medarbetare känner stolthet över sin kommun och sin arbetsplats. I vår marknadsföring ska vi lyfta fram de värden och styrkor som finns i Vallentuna och stötta våra lokala förmågor och framgångar genom ett nära samarbete. 16

15 Nytänkande och modig Vårt varumärke utstrålar innovation. Genom marknadsföring visar Vallentuna kommun att förutsättningarna finns för våra kunder och medarbetare att känna sig trygga i att våga välja nya vägar som kan skapa positiva effekter och förändringar. Värdeskapande Alla marknadsinsatser skapar ett värde för våra invånare, vår kommun, våra verksamheter eller medarbetare. Värdet kan handla om att skapa attraktivitet, livskvalitet, att vidareutveckla ett hållbart Vallentuna, ekonomiskt, socialt och ekologiskt eller på något annat sätt förbättra vardag och livsvillkor. Det kan också handla om att skapa förutsättningar för människor att mötas, utbyta kunskaper idéer och drömmar. 5. Övriga delar av kommunikationsplattformen Grafisk profil Den grafiska profilen syftar till att hålla ihop kommunens budskap formgivningsmässigt och göra kommunen till en tydlig och enhetlig avsändare som i sin tur bidrar med trovärdighet. All kommunikation ska utformas i enlighet med den grafiska profilen. Tillgänglighet och bemötande Kommunikation handlar i stor utsträckning om tillgänglighet och bemötande, oavsett om det gäller personligt bemötande eller om man kontaktar kommunen genom någon annan kanal. Alla medarbetare ska känna till och arbeta enligt kommunens servicepolicy och värdegrund. Kriskommunikation Vallentuna kommun har en särskild kriskommunikationsplan som träder i kraft vid en extraordinär händelse. Syftet med kriskommunikationsplanen är att alla som är involverade i kommunikationsarbetet har det underlag de behöver för att kunna kommunicera effektivt med de målgrupper som är berörda av krisen. 17

16 6. Uppföljning och analys En förutsättning för strategisk kommunikation- och marknadsföring är att hela tiden utvärdera insatserna. Enkäter, olika jämförelser och statistik är några sätt att mäta. Resultaten ska vara vägledande och vi ifrågasätter och rensar bort det som inte fungerar. Vi analyserar målgruppernas behov och rörelsemönster, var de befinner sig och under vilka tider på dygnet. I möjligaste mån ska det vara just då som de ska ta del av kommunikationen och marknadsföringen. Det ska vara effektivt och enkelt för mottagaren och vi ska inte ta tid i anspråk i onödan. Organisation och ansvar Vallentuna kommun är en politiskt styrd organisation som i första hand ska förse invånare med vardaglig service. Det är politikernas uppgift att driva politik och fatta beslut och det är tjänstemännens uppgift att verkställa och kommunicera om de politiska besluten och intentionerna. Så här fördelas det övergripande ansvaret för kommunikation: 7. Kommunfullmäktige Fattar beslut om kommunikation- och marknadsföringspolicyn, vår grafiska profil, kriskommunikationsplanen och servicepolicyn samt ansvarar för att det finns resurser så att dess intentioner kan uppnås. 8. Kommunstyrelsen Har det övergripande ansvaret för kommunikationsfrågor och ansvarar för att det finns resurser så att kommunikation- och marknadsföringspolicyns intentioner kan uppnås. Kommunstyrelsen till att kommundirektören har tillgång till den information som behövs för att kunna planera och genomföra kommunikationsinsatser. 9. Nämndansvar Varje nämnd ansvarar för att medarbetare, invånare och brukare får möjlighet till insyn och kunskap om verksamheten. Nämnderna har det övergripande ansvaret för kommunikationsfrågor inom nämndens sakområde och ansvarar för att det finns resurser så att kommunikation- och marknadsföringspolicyns intentioner kan uppnås. 18

17 10. Kommundirektören Har det övergripande verksamhetsansvaret för den kommungemensamma kommunikationen och marknadsföringen. 11. Ledningsansvar I varje chefsuppdrag ingår ett kommunikationsansvar. Det innebär ansvar för att kommunikation finns med i verksamhetsplaneringen och det dagliga arbetet. Det innebär också ansvar för kommunikation med de medarbetare, och för att invånare och brukare informeras på ett bra sätt. För en så effektiv kommunikation som möjligt bör ledningen involvera dem som har ansvar för kommunikation och marknadsföring under hela kommunikationsprocessen. 12. Central kommunikation- och marknadsfunktion Vallentunas kommunikationsarbete leds och samordnas av kommunikation- och marknadsavdelningen på kommunledningskontoret. Avdelningen arbetar strategiskt, konsultativt, stödjande och utbildande gentemot verksamheterna, men utför också kommunikationsinsatser direkt. Huvudutmaningen handlar om att göra hela organisationen mer kommunikativ. Kommunikation i två perspektiv Kommunikation- och marknadsfunktionen arbetar med två perspektiv. Ur det ena perspektivet handlar det om att samordna berättelsen om Vallentuna så att kommunikationen bildar en helhet, ett varumärke, enligt kommunens vision och riktning. Ur det andra perspektivet arbetar vi för våra identifierade målgrupper och deras behov av kommunikation, dialog och service i lämpliga kanaler. I det arbetet utgår vi i första hand från de tjänster och den service som kommunens verksamheter erbjuder. I arbetet med våra kanaler finns det en organisation kring olika roller och behörigheter och rutiner för att ständigt hålla innehållet i kommunens kanaler aktuella, målgruppsanpassade och tillgängliga. 13. Eget ansvar Inom ramarna av styrdokument, riktlinjer och beslut kring kommunikation- och marknadsfrågor är det sedan var och ens ansvar att ha en aktiv roll och att se till att 19

18 hålla sig uppdaterad för att den interna och externa kommunikationen ska fungera bra. Dessutom har var och en ett ansvar att dela med sig av sina egna kunskaper så att information kan bli tillgänglig för hela organisationen. Internkommunikation En väl fungerande intern kommunikation ger oss som medarbetare förutsättningar att kunna utföra vårt arbete på ett effektivt sätt, med engagemang för den egna verksamheten men också helheten. Intern kommunikation är till för att förklara och förankra våra verksamheters mål och visioner. Samtidigt är intern kommunikation grunden för ett hälsosamt och öppet arbetsklimat i vilket vi ska kunna ta del av varandras kunskaper och åsikter. Intranätet för medarbetare har en betydande roll i detta och är den självklara ingången till stöd i det dagliga arbetet. 14. Mål med den interna kommunikationen Effektiv organisation Alla medarbetare får den information som var och en behöver för att utföra sina arbeten på ett effektivt sätt. Medarbetare i Vallentuna kommun förstår sin egen och den egna verksamhetens roll i arbetet med att nå kommunens mål och visioner. Den interna kommunikationen tillgodoser medarbetarnas behov av både helhet och detalj. Delaktighet och mening uppstår när medarbetarna dels förstår kommunens riktning, vision, mål och värdegrund, dels förstår den egna arbetsinsatsens roll i denna helhet. Därför måste centrala budskap brytas ner och anpassas till respektive verksamhet. Engagemang för riktningen Genom en ständigt levande dialog om vart Vallentuna kommun är på väg och varför just dit, blir det enklare att enas om färdväg och metoder. Vi blir effektivare om vi trots våra olika verksamheter kan dra åt samma håll, i den riktning som fullmäktige pekat ut. Bättre beslutsunderlag Om vi som medarbetare har tillgång till rätt information på ett enkelt sätt får vi ökade kunskaper och därmed större kompetens att ta bättre beslut. Det är viktigt inte minst på grund av att det vi säger externt först måste förstås internt. Om inte den interna kommunikationen är tydlig i alla led, finns risk för att budskapen utåt uppfattas som luddiga och svårbegripliga. 20

19 Gott arbetsklimat Genom en aktiv och öppen dialog skapar vi förutsättningar för delaktighet och engagemang. Vi skapar samtidigt också en bra bas för såväl personlig utveckling som för effektivisering och utveckling av organisationen. Service i toppklass God intern kommunikation är viktig för att säkra kvaliteten på kontakten med medborgare, andra målgrupper och intressenter. Detta bygger på att vi har en väl fungerande struktur på vår kommunikation och en vilja hos var och en av oss att både vilja ha och dela med sig av kunskap, erfarenhet och information. Oavsett vem man kommer i kontakt med i Vallentuna kommun ska det gå att få information och framföra synpunkter. Extern kommunikation Den externa kommunikationen är vårt hjälpmedel att sprida kunskap om Vallentuna och Vallentuna kommun samt att, på ett strukturerat sätt, fånga in synpunkter och frågor. Medarbetare och förtroendevalda inom Vallentuna kommun har som en viktig uppgift att besvara frågor och informera för att skapa en allsidig och korrekt bild av verksamheten och vår kommun. Viktiga målgrupper för den externa kommunikationen är: invånare, näringsliv, myndigheter, föreningar och övriga organisationer samt massmedia. Den externa kommunikationen riktas främst till invånare och de som använder kommunens service och tjänster. För att den ska fungera måste vi vara lyhörda för kommuninvånarnas synpunkter och idéer. Här är dialogen viktig. En öppen dialog med invånarna skapar engagemang och stimulerar till aktivitet och medinflytande. Kommunens webbplats är huvudkanalen för vår externa kommunikation. 15. Mål med den externa kommunikationen Skapa nytta för bättre resultat En effektiv och strategisk extern kommunikation ger fakta och information till rätt målgrupp samt öppnar upp för dialog. Det ger i sin tur verksamheterna förutsättningar att möta invånarna med service i toppklass samt öka förtroendet för Vallentuna kommun. Extern kommunikation är ett av flera styrmedel för att nå våra 21

20 mål och skapar möjligheter till utveckling tillsammans med direkta målgrupper och med en bredare omvärld. Bilden av Vallentuna Den externa kommunikationen är vårt verktyg för att skapa en positiv bild av platsen Vallentuna och kommunens verksamheter samt våra tjänster och service och på så vis stödja och stärka varumärket Vallentuna. Det handlar om att skapa attraktion kring Vallentuna som plats att leva, växa och verka på samt om kommunen som arbetsgivare. Öka engagemang Genom en aktiv dialog med invånare och kunder ökar vi möjligheten för engagemang och delaktighet. En förutsättning för att kommunen ska bli framgångsrik är att vi lyckas att skapa en positiv drivkraft för vår utveckling i hela samhället. Underlätta rekrytering Att stärka bilden av kommunen gör det lättare att rekrytera arbetskraft. Att utforma dialogen med morgondagens medarbetare och innovatörer kräver ett målinriktat arbete och löpande kommunikation med skolor, högskolor, universitet och näringsliv. Relationer med media Media spelar en viktig roll för demokratin. De har ett samhällsuppdrag att granska offentliga myndigheters verksamhet och har också en viktig roll som opinionsbildare. Den bild som medier ger av vår verksamhet har en avgörande betydelse för hur Vallentuna uppfattas, både av allmänheten och av oss själva. Vi har därför en professionell relation till medierna, och mediefrågor har en hög prioritet i det dagliga arbetet. Det ligger i vårt intresse att förse media med underlag som bidrar till att informationen sprids. 16. Kommunikation med media Medarbetare i Vallentuna kommun har rätt att uttala sig såväl som privatpersoner som i sin yrkesroll. Verksamhetsansvariga har ett särskilt ansvar att företräda sin verksamhet gentemot media. Ingen är dock skyldig att yttra sig offentligt. 22

21 När kommunen som organisation väljer talesperson bör den politiker eller chef som har mest insyn i verksamheten vara den som uttalar sig i media enligt följande ansvarsfördelning: Politiska frågor: Kommunstyrelsens ordförande och respektive nämndordförande. Kommunövergripande frågor: Kommunstyrelsens ordförande och kommundirektören. Specifika sakfrågor eller verksamhetsfrågor: Den chef som är ansvarig för det verksamhetsområde det gäller, alternativt en sakkunnig person som chefen hänvisar till. Vi informerar alltid närmaste chef och förvaltningens kommunikatör när vi har eller har haft kontakt med media. Kommunikation- och marknadsföringspolicyn 17. Svar på frågor Kommunikation- och marknadsavdelningen svarar på frågor om kommunikation- och marknadsföringspolicyn och om kommunikationsarbetet i Vallentuna kommun. 18. Ett levande dokument Kommunikation- och marknadsavdelningen har ansvar för kommunikation- och marknadsföringspolicyn. I ansvaret ingår att utbilda övriga förvaltningar i hur policyn ska användas. Kommunikation- och marknadsföringspolicyn ses över minst en gång per mandatperiod. 23