Kommunikationspolicy

Transkript

1 Styrdokument, policy Kommunledningskontoret Johannes Wikman Dnr Fax KS/2013:130 Kommunikationspolicy Nivå: Kommungemensamt styrdokument Antagen: Kommunfullmäktige 2014-xx-xx Reviderad: Giltig t.o.m: Den 31 december 2016 Ansvarig ägare: Johannes Wikman

2 2/14 Bakgrund och syfte Kommunikation är en nödvändig och avgörande del av arbetet för alla oss, som arbetar i Väsby oavsett om vi arbetar på en skola, ett bibliotek, ett vårdboende eller på ett kontor. Kan vi göra kommunikationen tydlig så stärker den dialogen, engagemanget, samarbetet och erfarenhetsutbytet oss emellan och gör det möjligt att lösa våra uppdrag på ett bättre sätt. Utvecklingen i samhället ställer höga krav på att alla som arbetar i vår organisation är duktiga på att kommunicera och kunna ha en givande dialog, såväl med Väsbys invånare som med varandra, men naturligtvis också med andra som levererar kommunalt finansierade tjänster eller andra företag som verkar i Väsby. Kommunikation är livsnerven både i den demokratiska processen och i vårt interna och externa arbete. I all kommunikation är våra ledord Helhet Öppenhet Tydlighet Kommunikationspolicyn är till för att visa hur kommunikation och dialog ska stödja Upplands Väsby kommuns vision, våra mål och värderingar. Den beskriver hur vi i vår kommunikation ska bemöta väsbyborna och andra berörda med lika värde, tillit, dialog och respekt. På så sätt säkerställer den att väsbyborna och övriga mottagare får god information oavsett vem de kommer i kontakt med i kommunen. God kommunikation kommer inte av sig själv utan den skapas av ledning, chefer och alla medarbetare tillsammans. Därför har vi alla ett ansvar att se till att kommunikationspolicyn blir till verklighet i det dagliga arbetet först då blir den ett nyttigt redskap i vårt gemensamma arbete. Varje enhet måste översätta och omsätta kommunikationspolicyns övergripande riktlinjer till konkreta strategier och planer för kommunikationsarbetet i den egna verksamheten. Detta följs upp som en del av den ordinarie verksamhetsuppföljningen. Upplands Väsby kommuns policy för kommunikation är, tillsammans med den grafiska profilen och andra styrdokument samt de ramavtal vi har för kommunikation, en plattform för vårt kommunikationsarbete. Plattformen beskriver organisationen för kommunikation och hur ansvarsfördelningen ser ut. Denna plattform ger vägledning om hur vi blir en tydlig och enhetlig avsändare och vilket förhållningssätt vi använder. Syftet är att skapa effektivitet och en helhetssyn på kommunens kommunikationsinsatser. Mål för kommunikationsarbetet Kommunikationsarbetet ska bidra till att utveckla, förmedla, driva och förankra idéer och verksamhetsmål, både internt och externt, så att kommunfullmäktiges vision och övergripande mål uppfylls. Så här ska vi arbeta för att uppnå målet

3 3/14 Principer för god kommunikation Varumärkesarbete och positionering bygger på hög kompetens, arbetsglädje och serviceanda. Här är motivation, bred delaktighet och engagemang viktiga förutsättningar för att vi ska kunna åstadkomma ett bra resultat. För att ge Väsbyborna service av hög kvalitet och skapa en god arbetsmiljö måste varje verksamhet ha tydliga mål som de som arbetar med för att uppnå resultat som kan mätas, utvärderas och kommuniceras. För kommunikationen i Upplands Väsby kommun betyder det att: All kommunikation ska stödja och leva upp till Väsbys vision, mål och beslut Kommunikation är inget självändamål, utan ska ses som ett fordon med vilket vi kan ta oss snabbare och mer effektivt mot våra verksamhetsmål. Rätt använd är den också ett effektivt medel att samla kraft och fokusera mot gemensamma mål. Därför ska kommunikation ses som en integrerad och naturlig del i planer och beslut som rör vår dagliga verksamhet. Ett mål eller ett beslut som inte kommuniceras är nästan omöjligt att uppnå. För att få en uppfattning om vad vi uppnår med vårt kommunikationsarbete ska aktiviteter kontinuerligt utvärderas mot uppställda kommunikationsmål, som i sin tur bygger på kommunfullmäktiges mål. Kommunikation är en demokratisk rättighet för Väsbys medborgare Medborgarna har en självklar rätt att få information och vägledning om Väsbys planer och beslut, och hur de själva kan påverka och kan komma att påverkas av dessa. Vi vill också skapa tillfällen för medborgare att medskapa i kommunens utveckling. Två grundförutsättningar för att skapa denna öppenhet och tillit i kommunens kommunikation är att alla nämndsammanträden är öppna för allmänheten och att offentliga handlingar når kommuninnevånarna via webben samtidigt som de når de politiker som ska fatta beslut. Alla anställda i Upplands Väsby kommun har en viktig uppgift i att kunna besvara frågor och ge en allsidig information om vår verksamhet på ett trevligt sätt. Lika viktigt är det att vi uppmuntrar medborgarna att vara delaktiga i Upplands Väsbys utveckling. Det innebär att vi är öppna för deras idéer, kritik och frågor, att vi aktivt söker medborgarnas synpunkter, samt använder synpunkterna på ett konstruktivt sätt i vårt arbete. En öppen dialog med väsbyborna är en förutsättning för att vi och Väsbys politiker ska kunna fatta väl underbyggda och förankrade beslut. Det ska alltid klart framgå att det är Upplands Väsby kommun som är avsändare i kommunikationen och vart medborgarna kan vända sig för att få veta mer, diskutera eller ge synpunkter på något. All kommunikation utgår från mottagarens behov Alla är inte berörda av all information och i dagens informationsöverflöd är det extra viktigt att överväga hur man kommunicerar för att inte i onödan överbelasta omgivningen med information. Upplands Väsby kommuns information och kommunikation ska därför alltid anpassas till relevant målgrupp, kunskaper och förutsättningar såväl internt som externt. Innehållet ska vara relevant och kommunikationen ska ske på ett sätt och i en form som mottagaren kan förstå och handla utifrån. Den ska därmed alltid ske i de kanaler som är relevanta för målgruppen.

4 4/14 Det innebär att vi alltid ska ta hänsyn till människors olika situation och behov när vi väljer att kommunicera med dem. Bra extern kommunikation skapas ur fungerande intern kommunikation. För att Upplands Väsby kommun ska uppfattas som en väl fungerande serviceorganisation måste vi på alla sätt ge trovärdig information om kommunens verksamheter. Då är det nödvändigt att alla medarbetare känner till och arbetar efter kommunens mål, planer och beslut. Medarbetarna i Upplands Väsby kommun ska så långt det är möjligt få information innan den når medborgare, massmedia och andra. På så sätt skapas trygghet och det möjliggör att alla anställda kan ge riktig information när behov uppstår i en specifik verksamhet. Dialog är grunden för en bra kommunikation När vi behöver skapa förståelse, acceptans och motivation, eller göra människor delaktiga i ett beslut utöver det vanliga arbetet, kan dialog vara användbar. För att det inte ska bli inflation i metoden sparar vi dialoger och möten till sådant som är komplicerat eller extra viktigt och till tillfällen då vi behöver skapa engagemang eller samsyn mellan människor. När det som ska kommuniceras är enkelt, entydigt och inte ger utrymme för olika tolkningsmöjligheter kan envägskommunikation användas som ett både snabbare och effektivare alternativ. En bred erfarenhet av olika metoder för dialog har upparbetats i kommunen och dialoger används som en strategisk metod för att utveckla de demokratiska processerna men också för att skaffa fram avgörande ny kunskap och underlag för kommunens arbete på olika områden. Ansvar för att skapa god kommunikation Chefer i kommunen har det yttersta ansvaret för att informationen och kommunikationen fungerar i den del av verksamheten de ansvarar för. Varje ledare har ett ansvar för att kommunikationen fungerar på närmaste lägre nivå. Det innebär en bra dialog mellan ledning och medarbetare, mellan medarbetare samt mellan olika enheter. Alla medarbetare är också skyldiga att själva söka den information och kunskap som behövs för att kunna utföra sitt arbete på bästa möjliga sätt mot uppsatta mål. Informatörer har ett ansvar att stödja chefer och medarbetare i deras kommunikationsarbete genom att föreslå, initiera, driva och följa upp den interna och externa kommunikationsprocessen även när den inte initieras av ansvarig chef. Kommunikationsstrategen är processägare av kommunikationsprocessen och ägare av styrdokument inklusive denna policy. Tillsammans med informatörerna har kommunikationsstrategen ett särskilt ansvar att kvalitetssäkra kommunikationen i hela kommunen. Krav på kommunikationen För att kunna leva upp till de övergripande kommunikationsprinciperna måste Upplands Väsby kommuns kommunikation vara öppen, tydlig, del av en helhet och resultatorienterad, i både med och motgång. Precis som i ledningssystemet bildar det ordet HÖRT Med det menar vi: Helhet Bidra till mål. Sätten man väljer att uttrycka sig på ska bidra till kommunens övergripande kommunikationsmål och på så sätt ökar chansen att vi når våra mål snabbare.

5 Entydig. Vi ska ha en gemensam ståndpunkt i sakfrågor och handling, för att undvika missförstånd och dubbla budskap. Sann. Man ska kunna lita på den information som kommer från Upplands Väsby kommun. Det är alltid bättre att kontrollera fakta en extra gång än att lämna felaktiga uppgifter. Allsidig. Vi ska bemöda oss om att belysa olika aspekter på en fråga, det ökar vår trovärdighet. Öppenhet 5/14 Först. Vi ska anstränga oss att vara först och själva ta initiativ till att kommunicera nyheter kopplat till kommunens ansvar, både det som är bra och det som är mindre bra. Det gäller även om nyheten inte är fördelaktig för kommunen. Genom att vara först har vi större möjlighet att påverka utvecklingen av olika händelser och undvika osaklig ryktesspridning. Tillgänglig. Alla medborgare har rätt till insyn i Upplands Väsby kommuns verksamhet, med undantag för handlingar som ännu inte är allmänna eller information som är sekretessbelagd. Därför ska det vara lätt att komma i kontakt med oss som arbetar i Upplands Väsby kommun och vi ska vara öppna och uppmuntra synpunkter från allmänheten. Tillåtande. Vi ska uppmuntra varandra att komma med idéer, synpunkter och initiativ. Vi ska också dela med oss av kunskaper och erfarenheter. Resultatinriktad Samordnad. Intern och extern kommunikation ska samverka och stödja varandra. Det gäller såväl budskap och kanaler som kommunikationsaktiviteter. Tidpunkter för olika insatser ska samordnas så att konkurrens om utrymme inte uppstår mellan kommunens egna kommunikationsaktiviteter. Genomtänkt. För varje kommunikationsinsats ska det tydligt framgå vad vi har för syfte med kommunikationen, vad som ska kommuniceras, till vem, när det ska ske och hur insatsen ska utvärderas. Effektiv. Genom att sträva efter att nå rätt målgrupp vid rätt tidpunkt genom rätt kanal och till rimlig kostnad blir kommunikationen mer effektiv. Tydlighet Lätt att förstå. Vi har en skyldighet att uttrycka oss enkelt och begripligt. Relevant. Innehåll och form ska anpassas till mottagarnas behov, kunskaper och förutsättningar. Tydlig avsändare. Det ska alltid klart framgå att det är Upplands Väsby Kommun som är avsändare.

6 Ansvar för kommunikation 6/14 Upplands Väsby kommun är en politiskt styrd organisation som i första hand ska förse medborgare med den vardagliga servicen. Det är politikernas uppgift att driva politik och fatta beslut och det är tjänstemännens uppgift att verkställa och kommunicera de fattade besluten och nå målen med arbetet. Nämndansvar Varje nämnd ansvarar för att anställda, kunder och medborgare får möjlighet till insyn i och kunskap om verksamheten. Ledningsansvar I varje chefsuppdrag ingår ett kommunikationsansvar. Det innebär ansvar för att kommunikation finns med i verksamhetsplaneringen och det dagliga arbetet. Det innebär också ansvar för kommunikation med sina medarbetare, och för att medborgare och kunder både informeras på ett bra sätt men också att relevanta dialoger förs och att kunskap om kundernas behov hålls aktuellt. För att nå en så effektiv kommunikation som möjligt finns kommunikationsstrategen som bevakar och driver kommunikation och marknadsföring i kommunledningen i egenskap av processägare av kommunikationsprocessen. Eget ansvar Att skapa ramar för kommunikationen är ett ledaransvar. Inom dessa ramar är det sedan varje medarbetares ansvar att se till att den interna och externa kommunikationen fungerar bra. Dessutom har var och en ett ansvar att dela med sig av sina egna kunskaper så att information kan bli tillgänglig för hela organisationen. Varje möte en medarbetare har med en kund är ett tillfälle att överträffa kundens förväntan på kommunens arbete. Om alla medarbetare har detta för ögonen i varje möte med en medborgare gör det en avsevärd skillnad. Organisation för kommunikation och ansvarsfördelning Upplands Väsby kommun arbetar för att alla delar av kommunen aktivt ska bidra till kommunens samlade information och kommunikation. Alla kommunens medarbetare har ett eget ansvar att söka och ta del av information. Lika stort ansvar har medarbetarna att aktivt bidra till kommunens interna och externa kommunikation inom sitt verksamhetsområde. I övrigt gäller följande ansvarsfördelning: Kommunfullmäktige Beslutar om kommunens övergripande kommunikationspolicy. Kommunstyrelsen Beslutar om riktlinjer inom kommunikationsområdet. Kommundirektören: Har det övergripande verksamhetsansvaret för den kommungemensamma kommunikationen. Beslutar om övriga styrdokument på kommunikationsområdet. Kommunikationsstrateg: Har på kommundirektörens uppdrag verksamhetsansvaret för den kommungemensamma kommunikationen och ansvarar för det strategiska

7 kommunikationsarbetet i egenskap av processägare av kommunikationsprocessen. Säkerställer att kompetens och resurser finns för att driva och utveckla de kommunikativa processerna. Chef för stöd och process: Har på kommunikationsstrategens uppdrag funktionsansvaret för kommunens övergripande kommunikation. Det betyder att ansvara för att resurser, rekrytering och personalledning för både kundkommunikation och informationsenheten fungerar. 7/14 Enhetschef informationsenheten: Samordnar kommunikationsinsatserna i kommunen som helhet och mellan olika kontor vid behov. Stöttar chefer och beställare av kommunikationsinsatser i kommunikativa frågor. Utarbetar en årlig kommunikationsplan och budget för kommunikationen på varje kontor. Tillsammans med övriga kommunikatörer på informationsavdelningen och kommunikationsbeställare i verksamheterna planeras och genomförs kommunikationsinsatserna i enlighet med fattade strategi- och profilbeslut. Deltar i utvecklingen av de kommunikativa processerna tillsammans med kommunikationsstrategen. Kontorschef: Har det övergripande verksamhetsansvaret för sin verksamhets kommunikation. Det betyder bland annat att säkerställa att resurser i form av tid, planer och pengar för verksamhetens kommunikation finns tillgängliga. Informationsägare: En informationsägare ansvarar för att innehållet i våra kommunikationskanaler är korrekt och uppdaterat. Informationsägaren är alltid ansvarig chef för respektive verksamhet. Detta ansvar kan dock delegeras. Informationsansvarig: Finns på varje kontor och har ansvaret att beställa, planera och genomföra kommunikationsinsatser i enlighet med kommunikationsplan på respektive kontor eller enhet i enlighet med fattade strategi- och profilbeslut. Dessa sker ofta i samarbete med informationsenheten. Webbansvarig: Har det övergripande funktionsansvaret för kommunens externa webb. Samordnar arbetet med webben genom behörighetskontroll och utbildning av flikansvariga och webskribenter. Utvecklar strategiska funktioner för en fortsatt fungerande internetbaserad kommunikation. Intranätsansvarig: Har det övergripande funktionsansvaret för kommunens intranät. Samordnar arbetet med bland andra systemägare av berörda verksamhetssystem och IT-enheten. Samarbetar med webbansvarig i utbildning och kontakter med webskribenter i organisationen. Utvecklar strategiska funktioner för ett fortsatt fungerande intranät. Flikansvarig Webb: Har strukturellt ansvar för en eller flera av webbsidans ämnesflikar. Ska samordna de redaktörer som skriver under samma flik och upprätthålla enhetlig form och utseende på respektive flik under ledning av webbansvarig.

8 8/14 Webb och intranätsredaktörer/skribenter: För att hålla webben uppdaterad och aktuell har kommunen ett antal webb- och intranätsredaktörer/skribenter i organisationen. Varje verksamhet utser och stöttar webb- och intranätsredaktörer inom sitt verksamhetsområde. Intern kommunikation En väl fungerande intern information och kommunikation ger oss som medarbetare i Upplands Väsby Kommun förutsättningar för att kunna utföra vårt arbete på ett effektivt sätt. Intern kommunikation är till för att stödja våra verksamheters mål och visioner. Samtidigt är intern kommunikation grunden för ett hälsosamt och öppet arbetsklimat i vilket vi ska kunna ta del av varandras kunskaper och åsikter. Mål med den interna kommunikationen Skapa enighet om mål. Genom en ständigt levande dialog om vart Upplands Väsby kommun och Väsby är på väg och varför just dit, blir det enklare att enas om färdväg och metoder. Vi blir effektivare om vi i våra olika verksamheter drar åt samma håll. Ge bättre beslutsunderlag. Om vi som medarbetare har tillgång till rätt information får vi ökade kunskaper och därmed större kompetens att fatta bättre beslut. Det är viktigt inte minst eftersom det vi säger externt först måste förstås av oss internt. Om inte den interna kommunikationen är tydlig i alla led, finns risk för att budskapen utåt uppfattas som luddiga och svårbegripliga. En effektiv organisation. Alla medarbetare ska ha den information som var och en behöver för att utföra sina arbeten på ett effektivt sätt. Medarbetare i Upplands Väsby kommun ska förstå sin egen och den egna verksamhetens roll i arbetet med att nå Upplands Väsby kommuns mål och vision. Den interna kommunikationen ska tillgodose medarbetarnas behov av både helhet och detalj. Delaktighet och mening uppstår när medarbetarna dels förstår Upplands Väsby kommuns roll, mål och visioner, dels förstår den egna arbetsinsatsens roll i denna helhet. Därför måste centrala budskap brytas ner och anpassas till respektive verksamhet. Ett gott arbetsklimat. Genom en aktiv och öppen dialog skapar vi förutsättningar för delaktighet och engagemang. Vi skapar samtidigt också en bra bas för såväl personlig utveckling som för effektivisering och utveckling av organisationen. Hög kvalitet på den externa kommunikationen. God intern kommunikation är viktig för att säkra kvalitén på kontakten med medborgare, brukare och andra intressenter. Oavsett vem man kommer i kontakt med i Upplands Väsby kommun ska det gå att få information. Detta bygger på att vi har en fungerande struktur på vår kommunikation och en vilja hos var och en av oss att både vilja ha och dela med sig av information. Bilden av Väsby. Genom att leverera hög kvalite på service till medborgarna bidrar Upplands Väsby kommun till att förstärka varumärket för den geografiska platsen Väsby. Strategier Den interna informationen är tillgänglig. Det ska finnas interna informationskanaler som når alla anställda i Upplands Väsby kommun.

9 Det ska vara högt i tak. Vi ska vara öppna för varandras synpunkter och initiativ och vara villiga att dela med oss av våra erfarenheter och vår kunskap. Det ska finnas utrymme för återkoppling. 9/14 Vi ska ge en bra introduktion till nyanställda så att de snabbt ska få inblick i Upplands Väsby kommuns verksamhet, hur vi är organiserade och vilka mål vi har. Den interna informationen ska vara hanterbar. Vid varje informationsbeslut ska frågan ställas vilka som omedelbart behöver informationen och för vilka den kan göras tillgänglig genom sökning. Den interna kommunikationen ska planeras och samordnas med den externa kommunikationen. Så långt som möjligt ska kommunikationen planeras så att vi som arbetar i Upplands Väsby kommun får information innan den når vår omvärld. Vi ska inte bara förklara en händelse, ett beslut eller en företeelse utan också bakgrunden. På så vis står vi som medarbetare bättre rustade i den externa kommunikationen. Vi informerar när information finns att ge. När det inte finns information att ge ska detta kommuniceras tillsammans med en förklaring om varför och när information beräknas komma. Detta är särskilt viktigt i samband med strategiska beslut som påverkar många medarbetare i organisationen. Extern kommunikation Den externa kommunikationen är vårt hjälpmedel att skapa delaktighet och samspel mellan olika intressenter i Väsby samt att sprida kunskap om Väsby och Upplands Väsby kommun. Anställda och förtroendevalda inom Upplands Väsby kommun har som en viktig uppgift att besvara frågor och informera för att skapa en allsidig och korrekt bild av verksamheten och vår kommun. Viktiga målgrupper för den externa kommunikationen är: medborgare, kunder, näringsliv, leverantörer, myndigheter, föreningar och övriga organisationer samt massmedia. För att den ska fungera måste vi vara lyhörda för väsbybornas synpunkter och idéer. Här är dialogen viktig. En öppen dialog med medborgarna skapar engagemang och stimulerar till aktivitet och delaktighet. Mål med den externa kommunikationen Bilden av Väsby. Den externa kommunikationen är vårt verktyg för att bidra till att skapa en positiv bild av både organisationen Upplands Väsby kommun och platsen Väsby och på så vis stödja och stärka varumärket Väsby. De kunskaper och värderingar våra kunder har om oss och vår kommun har lika stor betydelse vid deras val som de kunskaper och värderingar som finns om de tjänster vi tillhandahåller. Skapa nytta och nå bättre resultat. En effektiv extern kommunikation ska sprida nyheter, påverka attityder och beteenden samt öka förtroendet för Upplands Väsby kommun. Extern kommunikation är ett av flera verktyg för att nå våra mål och skapar möjligheter till dialog både med direkta målgrupper och med en bredare omvärld.

10 10/14 Prioritera massmedia. Massmedierna har en särställning som målgrupp. Förutom att vara vidareförmedlare av information och opinionsbildare, har de även en grundlagsskyddad samhällsuppgift att bevaka och granska offentliga myndigheters verksamhet på allmänhetens vägnar. Öka medborgarnas engagemang. Att bygga en önskvärd bild av Upplands Väsby kommun och Väsby genom ökade kunskaper tar tid och kräver målmedvetet arbete. Genom en trovärdig dialog med medborgarna ökar vi möjligheten för engagemang. Underlätta rekrytering. Att skapa en rättvisande och positiv bild av kommunen gör det lättare att rekrytera arbetskraft. Här spelar den externa kommunikationen en viktig roll. Att utforma dialogen med morgondagens medarbetare kräver ett målinriktat arbete och löpande kommunikation med skolor, högskolor, universitet och näringsliv. Strategier Det ska vara enkelt att få information om Upplands Väsby kommuns verksamhet och om Väsby. Bilden av Upplands Väsby kommun ska vara entydig och tydlig. Det är allas ansvar att den blir det. Vi som arbetar i Upplands Väsby kommun ska vara lättillgängliga, oavsett om kontakten sker öga mot öga, per telefon, per brev, på webben, eller genom andra kanaler. De som kontaktar Upplands Väsby kommun ska uppleva att de snabbt får kontakt med rätt instans och korrekta svar på sina frågor. En återkoppling ska ske snarast dock senast inom 48 timmar. För att lyckas med detta har vi Väsby direkt som arbetar professionellt med kundkommunikationen. Som enskild medarbetare ska var och en kunna nås via ett direktnummer. E-post ska besvaras snabbt. Om en förfrågan inte kan besvaras inom 48 timmar ska vi ge besked om vem som behandlar ärendet och när avsändaren kan förväntas få ett svar. Upplands Väsby kommuns webbplats upplandsvasby.se är öppen för alla, dygnet runt. Det är därför mycket viktigt att sidorna uppdateras så fort som möjligt och förbättras om inte dagligen så åtminstone veckovis. Kommunikationen ska vara lätt att läsa och förstå. Budskapet ska vara klart och tydligt och framfört i en vänlig ton. Fackspråk ska vi bara använda när vi kommunicerar med fackfolk och fackuttryck ska alltid följas av en förklaring som medborgarna förstår. Kommunikationen ska främja dialog. Debatt och dialog skapar engagemang och ger väsbybornas möjlighet till inflytande på de politiska processerna och besluten. Delaktighet är en förutsättning för en positiv utveckling av vår verksamhet. All kommunikation ska utgå från användarens behov. Därför är det viktigt att veta vem man kommunicerar med. Språk och innehåll ska ta hänsyn till bland annat ålder, social bakgrund, handikapp och etnisk tillhörighet. Grundprincipen är att all information ska presenteras på svenska. Finska publiceras löpande i enlighet med att Väsby ingår i finskt förvaltningsområde enligt lagen om nationella minoriteter och

11 11/14 minoritetsspråk. Engelska och eventuella andra språk kompletteras med vid behov. Översättningar till eller presentationer på andra språk övervägs i varje enskilt fall, med hänsyn till målgruppen. Vårt val av media eller kanal ska anpassas efter hur vi på bästa sätt ska nå den aktuella målgruppen. Massmediarelationer Massmedia spelar en viktig roll för demokratin. De har ett grundlagsskyddat samhällsuppdrag att granska offentliga myndigheters verksamhet och har också en viktig roll som opinionsbildare. Upplands Väsby kommun bevakas noga av massmedierna. Den bild som tidningar, radio och TV ger av vår verksamhet har en avgörande betydelse för hur Upplands Väsby kommun och Väsby uppfattas, både av allmänheten och av oss själva. Därför är det viktigt att vi bygger upp en god, långsiktig och professionell relation till massmedierna, och att mediefrågor får en hög prioritet. Ytterst syftar massmedierelationerna till att den bild medierna, tidningar, radio och TV förmedlar av Upplands Väsby kommun ska vara så korrekt och nyanserad som möjligt. Det ligger i vårt intresse att förse massmedia med så korrekt och fullständigt underlag som möjligt och aktivt medverka till att informationen sprids. Dessutom ska vi visa ömsesidig respekt för varandras yrkesroller. Kommunikation med massmedia En öppen och aktiv kontakt med massmedia förutsätter att alla vet vad de ska göra om de blir kontaktade av massmedia. Anställda i Upplands Väsby kommun har rätt att uttala sig såväl som privatpersoner som i sin yrkesroll. Verksamhetsansvariga har ett särskilt ansvar att företräda sin verksamhet gentemot massmedier. Ingen är dock skyldig att yttra sig offentligt. Den som inte är insatt i ett ämne måste inte uttala sig utan kan istället hänvisa till någon som känner till det aktuella området bättre. Om osäkerhet uppstår kring vem som kan uttala sig i en viss fråga till media kan alla alltid hänvisa till kommunstyrelsen ordförande, kommundirektören eller kommunikationsstrategen som alltid fungerar som talespersoner för frågor som gäller kommunen. Telefonnummer och namn finns i pressrummet på kommunens webbplats. Vi ska alltid informera närmaste chef och kommunikationsstrategen eller informationsavdelningen när vi har eller har haft kontakt med massmedia. Medarbetare, kollegor och samarbetspartners informeras när mediakontakten kan ha betydelse för dem eller deras arbete. Relationerna med massmedierna ska präglas av förtroende och ömsesidig respekt. Vi ska ha kunskap om massmediernas roll och arbetssätt och ta hänsyn till och respektera de pressetiska reglerna. Vi undviker att kommunicera budskap som kan uppfattas som textreklam, eller handla på sätt som kan uppfattas som försök att köpa massmediernas välvilja. Vi påpekar alltid felaktigheter till medierna för att förbättra dialogen. Yttrandefriheten ger alla rätt att i tal, skrift, bild eller på annat sätt meddela upplysningar samt att uttrycka tankar, åsikter och känslor. Undantaget är sekretessbelagda uppgifter. Meddelarfriheten innebär att alla anställda i offentlig verksamhet har en lagstadgad rätt att ta kontakt med massmedia. Ingen får forska efter vem som lämnat informationen.

12 12/14 Medias tre roller För Upplands Väsby kommun har media tre roller: De är en kanal vi använder för exempelvis annonser och pressmeddelanden. De är en målgrupp som vi regelbundet ska förse med korrekt information. De är granskare av vårt arbete. Vi ska alltid vara öppna och professionella gentemot media, oavsett vilken roll de har. Här är en kort beskrivning av hur vi ska förhålla oss: När media är en kanal. Ett strategiskt mediearbete betyder att vi ska bevaka, analysera och ta egna initiativ: Vi bevakar den bild media ger av oss. Vi analyserar artiklar, notiser, debattinlägg och insändare. Vi bemöter artiklar, debattinlägg och insändare snabbt och sakligt. Vi gör regelbundet egna insatser genom planerad pressinformation. Vi använder oss av annonser på ett väl genomtänkt vis. När media är målgrupp. Vi förser media med korrekta fakta om våra verksamheter för att öka kunskapen om kommunen. När media är granskare. Offentlighetsprincipen, som bland annat innebär att vi lämnar ut allmänna handlingar är självklar för oss. Saklighet vid bemötanden, korrekt bakgrundsinformation och meddelarfriheten är centrala begrepp när media granskar oss. Strategier Hög tillgänglighet. Vi ska vara enkelt tillgängliga för journalister och villiga att svara på deras frågor. Den som inte själv kan svara ska hänvisa till den i verksamheten som är ansvarig för den aktuella frågan, eller be att få återkomma med korrekta uppgifter. Om du är osäker vem du ska hänvisa till kan du alltid hänvisa till kommundirektör eller kommunikationsstrateg. Insyn och öppenhet. Offentlighetsprincipen innebär att alla har rätt till insyn i Upplands Väsby kommuns verksamhet. Vi ser till att journalister möts med största möjliga öppenhet och får full insyn i våra olika verksamheter, med undantag för de delar som är sekretessbelagda. Eget initiativ. Vi ska vara offensiva och aktiva i planeringen av vår information till massmedia istället för att vänta på att medierna tar initiativet. Detta gäller alla frågor, oavsett om de kan orsaka positiv eller negativ publicitet. Genom att själva gå ut med missförhållanden och problem ökar vi vår trovärdighet, samtidigt som vi minskar risken för att eventuella rykten och spekulationer kan leda till missvisande publicitet. Internt före externt. De budskap vi går ut med i planerade massmediekontakter ska vara kända och förankrade internt innan de delges massmedia. Om en fråga uppmärksammas i massmedia innan den har kommunicerats internt, bör den ansvariga chefen så fort som möjligt kommentera och förklara händelsen för de berörda medarbetarna. Visa förtroende och respekt. Relationerna med massmedierna ska präglas av förtroende och ömsesidig respekt. Vi ska ha kunskap om massmediernas roll och arbetssätt och ta hänsyn till och respektera de pressetiska reglerna. Vi undviker att kommunicera budskap som kan uppfattas som textreklam, eller handla på sätt som kan uppfattas som försök att köpa massmediernas välvilja. Vi påpekar alltid felaktigheter till medierna för att förbättra dialogen.

13 13/14 Tydlig avsändare. I våra kontakter med massmedia ska vi vara noga med att tala om att vi representerar Upplands Väsby kommun och samtidigt berätta om vår roll och plats i organisationen. Fokuserade områden för marknadsföring Förutom den information som vi producerar i all verksamhet i kommunen ägnar vi oss också åt att marknadsföra Väsby. För att mer framgångsrikt ge en gemensam bild av Väsby bör marknadsföringsinsatser av kommunens arbete koncentrera sig till dessa områden som också samspelar väl med innehållet i Vision 2040: Väsby vågar och gör I Väsby vågar vi prova nya vägar och söka nya lösningar på de utmaningar vi står inför i syfte att leverera bättre service till Väsbyborna långsiktigt. Vi söker strategiska samarbeten med andra som vill liknande saker eller har spännande erfarenheter därför att vi tror att det ger ett bättre resultat än att jobba på egen hand. Ett lärande Väsby Hög kvalitet i skolan är en viktig förutsättning för att skapa en attraktiv plats för nuvarande och framtida väsbybor. Att också eftersträva innovation och nyfikenhet i det sätt vi genomför all vår verksamhet leder till att vi hittar nya lösningar på hur service till medborgarna kan förbättras på andra områden. Ett växande Väsby Att skapa en attraktiv och funktionell livsmiljö med klok stadsplanering och byggande som attraherar nya väsbybor är avgörande för att Väsby ska delta i den tillväxt som sker i hela Stockholmsregionen. Det innebär även ett öppet och serviceinriktat förhållningssätt till företagsetablering och den service vi ger företag som redan idag är aktiva i kommunen. Kloka och långsiktiga relationer med aktörer som markägare, fastighetsutvecklare och byggare är en viktig faktor. Ett hållbart Väsby Dagens krav på all vår verksamhet är att den ska vara hållbar. Det gäller inte bara ekologisk hållbarhet med till exempel sop- eller vattenhantering utan gäller också såväl ekonomisk och social hållbarhet som bredare aspekter på hållbarhet som appliceras på allt vi gör. Exempel på arbete som visar på denna ambition är kommunens ISO certifiering och Klimatavtal Väsby men också sådana åtgärder som blandade upplåtelseformer i planering av nya bostadsområden och nya sätt att beta ytor med får. Ansvar för kommunikationspolicyn Svar på frågor Informationsenheten eller kommunikationsstrategen svarar på frågor om kommunikationspolicyn eller om informationsarbetet i Upplands Väsby kommun. Ett levande dokument Informationsavdelningen och kommunikationsstrategen har ansvar för kommunikationspolicyn. I ansvaret ingår att utbilda övriga verksamheter i hur policyn ska användas. Kommunikationsstrategen har rätt att göra förändringar i policyn av icke-principiell karaktär (det vill säga förtydliganden och språkliga ändringar).

14 Kommunikationspolicyn ska ses över och revideras regelbundet vid behov dock senast /14