A~ LIDKÖPINGs KOMMUN ~Revisorerna 2014-11-14 För yttrande Kommunstyrelsen Social-och arbetsmarknadsnämnden Barn- och skolnämnden För kännedom Vård- och omsorgsnämnden Utbildningsnämnden Revision av nämndernas hantering och ansökan av statsbidrag lör flyktingmottagning Kommunens revisorer har, med biträde av PwC, granskat nämndemas hantering och ansökan av statsbidrag för flyktingmottagning. Granskningen syftar till att bedöma om ansvariga nämnder säkerställer att kommunen f'ar del av de statliga ersättningar inom flyktingmottagandet som kommunen har rätt till. Granskningsresultatet har sammanfattats i bifogade rapport från PwC. Rapporten har vi behandlat vid sammanträde 2014-11-12. Vi gör inte någon annan bedömning än den som framgår i rapporten vilket bl a innebär följande: Vård- och omsorgsnämnden bedömer vi säkerställer att kostnader inom nämndens verksamheter återsöks. Utbildningsnämnden bedömer vi i stort har ändamålsenliga rutiner för ansökning av statliga ersättningar. Social- och arbetsmarknadsnämnden och Barn- och skolnämnden bedömer vi måste vidta åtgärder och säkerställa rutiner för återsökning inom vissa ersättningsområden. Erhållen schablonersättning avser att täcka kostnader uppkomna i flera nämnders verksamhet. Vi anser det olämpligt att social- och arbetsmarknadsnämnden avgör hur denna ersättning ska fördelas mellan nämnderna. Vi bedömer det därfår som angeläget att kommunstyrelsen tar nödvändiga initiativ för att fördelningen av dessa medel fastställs av kommunfullmäktige. Vi anser det också som mycket angeläget att kommunstyrelsen tar nödvändiga initiativ för att få en ändamålsenlig styrning avseende resultatfonderna Nimbus och Nova. De relativt stora resurser som totalt sett finns i dessa fonder har skapats genom att intäkterna fram t o m år 2012 inte periodiserats på ett korrekt sätt. Vi överlämnar härmed vårt granskningsresultat till social-och arbetsmarknadsnämnden, barn- och skolnämnden samt kommunstyrelsen för yttrande. Yttrandet vill vi ha senast den 15 februari 2015. Till vård- och omsorgsnämnden och utbildningsnämnden överlämnas vårt granskningsresultat för kännedom. F ör s revisorer / ' ;' f ;; -[~ -.. urban Sandgren /_. ~-, vt ;VtYl.:tl f/h { - f.-~ ~J VL ;, Yt gve Nordenstam Bifogas: PwC's revisionsrapport "Hantering och ansökan av statsbidrag inom flyktingmottagandet,. Nov 2014".
www.pwc.se Revisionsrapport Fredrik Ottosson Cert. kommunal revisor p wc
Innehåll 1. Sammanfattning och revisionen bedömning... 1 2. Inledning... 3 2.1. Revisionsfråga... 3 2.1.1. Revisionskriterier... 3 2.2. Metod... 3 3 Bakgrund statsbidrag inom flyktingmottagandet... 4 4 Iakttagelser 5 4.1. Övergripande ansvarsfördelning... 5 4.2. Hantering av statlig grund- och schablonersättning... 5 4.3. Fördelning inom kommunen... 6 4.3.1. Bedömning... 7 4 4 Rutiner för ansökning av återsökningsbara statliga ersättningar... 7 4.4.1. Social- och arbetsmarknadsnämnden... 7 4.4.2. Utbildningsnämnden... 8 4 4 3 Barn- och skolnämnden... 9 4 4 4 Vård- och omsorgsnämnden... 9 4.5. Periodisering av intäkterna från ersättningarna och resultatfonder... 10 4.5.1. Bedömning... 10
1. Sammanfattning och revisionell bedömning PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i genomfört en granskning om ansökning av statsbidrag inom flyktingmottagandet Granskningen syftar till att bedöma om ansvariga nämnder säkerställer att kommunen får del av de statliga ersättningar inom flyktingmottagandet som kommunen har rätt till. Vi bedömer att vård- och omsorgsnämnden säkerställer att kostnader inom nämndens verksamheter återsöks. Vi bedömer att utbildningsnämnden i stort har ändamålsenliga rutiner för ansökning av statliga ersättningar. Inom barn- och skolnämnden och social- och arbetsmarknadsnämnden finns behov av att säkerställa rutiner för återsökning inom vissa ersättningsområden. Det är olämpligt att social- och arbetsmarknadsnämnden avgör hur flyktingarnas schablonersättning ska fördelas mellan nämnderna. Schablonersättningen avser att täcka kostnader uppkomna i flera nämnders verksamheter. Vi anser att hur kommungemensamma medel ska fördelas bör fastställas av fullmäktige. Vidare anser vi att ett ansökningsförfarande är alltför byråkratiskt. Vi konstaterar att ett nytt system för fördelning av medel användes tredje kvartalet 2014, vi anser att nämnden formellt behöver fastställa det nya systemet. I övrigt finner vi att statliga ersättningar för insatser fördelas till de verksamheter som har haft kostnader för insatserna. Nedan följer en genomgång av våra bedömningar för respektive nämnd. Det är positivt att återsökningsarbetet inom utbildningsnämnden centraliserats till en administratör på gymnasieskolan och att vuxenutbildningen känner till möjligheten att söka ersättning för SFI -studier för personer boende på Migrationsverkets förläggning. Samtidigt anser vi att rutiner behöver tas fram för att ansöka om extraordinära kostnader inom gymnasieskolan. Barn- och skolnämnden har inte ändamålsenliga rutiner för återsökning av kostnader för asylsökande barn och elever. Detta grundar vi på att det saknas genomtänkta rutiner för arbetet. Vi anser att förvaltningen behöver ta fram en ansvarsfördelning, rutiner och information om återsökningsarbetet Vi anser att det är mindre lämpligt att rektor ska upprätta ansökningar. Gällande vård- och omsorgsnämnden grundar vi vår bedömning på att förvaltningen använder sig av en förhållandevis säker metod att identifiera ersättningsgilla insatser. Social- och arbetsmarknadsnämnden har väl fungerande rutiner för ansökan om ersättning för kostnader gällande ensamkommande barn. Vi grundar vår bedömning på att föreståndaren har goda rutiner för arbetet och att platserna i träningslägenheter tagits med i överenskommelsen, vilket är en fördelaktigare lösning för kommunen. Platsersättning för en träningslägenhet är högre än de faktiska kostnaderna och utgår även om platsen inte är belagd. Däremot saknar PwC 1 av 11
nämnden rutiner för återsökning av kostnader for ekonomiskt bistånd och placeringar av barn och unga. Detta då reglerna för återsökning för ekonomiskt bistånd inte är tillräckligt känt och att det saknas en tydlig ansvarsfördelning och rutin för ansökan om ersättning för placering av barn och unga. Vi bedömer att det inte finns en ändamålsenlig styrning avseende resultatfonderna Nimbus och Nova. Detta då det inte är korrekt att periodisera platsersättningarna som ges till boendeverksamheterna över åren, eftersom platsersättningen avser ett specifikt år (1900 kronor per plats och dygn). Vi anser att beslut bör fattas om hur medlen ska användas. Vi kan konstatera att intäkterna för verksamheterna därmed inte har periodiserats på ett korrekt sätt. Från och med år 2013 har åtgärder vidtagits för att komma tillrätta med problematiken. PwC 2 av 11
! '-- - ---- -- - - -------- ----- - -- -- - -- ---- --- --- -- - - - 2. Inledning Det kommunala flyktingmottagandet baseras på överenskommelser med staten och finansieras av statsbidrag. Den statliga ersättning som kommunen har rätt till regleras i ett antal förordningar. Olika bestämmelser gäller för mottagna före respektive efter 1 december 2010, samt för asylsökande. Vissa ersättningar, såsom grundersättning och schablonersättning, utbetalas per automatik enligt folkbokföringsuppgifter. Andra ersättningar behöver kommunen ansöka om särskilt. Om kunskapen om ersättningsreglerna brister och rutiner saknas riskerar kommunen förlora rätt till ersättning. säkerställer ansvariga nämnder att kommunen får del av de statliga ersättningar inom flyktingmottagandet som man har rätt till? 2.1.. 1. Revision.sknterier Finns ändamålsenliga rutiner för hantering av statlig grund- och schablonersättning inom flyktingmottagandet? Finns ändamålsenliga rutiner för ansökning av återsökningsbara statliga ersättningar inom flyktingmottagandet? Omfattas statliga ersättningar inom flyktingmottagandet av nämndernas interna kontroll? Fördelas den statliga ersättningen för en insats till den verksamhet som har haft kostnaden för insatsen? Hanteras periodiseringar av kostn./intäkt på ett rättvisande sätt? Finns en ändamålsenlig styrning avseende resultatfonderna Nimbus och Nova som för 2013 hade ackumulerade överskott på 11,1 mkr resp. 1,3 mkr? 2.2..Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer och avstämningar med tjänstemän med ansvar får hantering och återsökning av statsbidrag inom respektive verksamhetsområde. Ett stort antal dokument har analyserats, såsom ansökningshandlingar, överenskommelser, nämndbeslut om fördelning av grundoch schablonersättning mm. PwC 3 av 11
3 Bakgrund statsbidrag inom flyktingmottagandet De sammanlagda statsbidragen som årligen betalas ut tilllandets kommuner för insatser inom flyktingmottagandet uppgår till mångmiljardbelopp. Detta regleras i ett antal förordningar. Det är i första hand Migrationsverket som handlägger och utbetalar ersättning till kommunerna, men vissa bidrag för regionala utvecklingsinsatser handläggs av Länsstyrelsen. Ersättningar som rör kommunmottagna personer med uppehållstillstånd (inkl. anhöriga och ensamkommande barn) regleras i den s.k. nya ersättningsförordningen (NyErsF) 1 Den gäller samtliga personer som tagits emot efter 1 dec 2010. När det gäller ersättningar för personer som tagits emot dessförinnan gäller fortfarande den förra ersättningsförordningen (ErsF) 2 Ersättningar som rör asylsökande personer (inkl. ensamkommande barn) i kommunen regleras i den s.k. asylersättningsförordningen (AsylErsF)3. Vissa ersättningar ges schablonmässigt, medan andra motsvarar faktiska kostnader eller andel av kostnader. En del ersättningar innehåller tröskelvärden som behöver uppnås för att ersättning ska beviljas. Kommunen behöver vid ansökan lämna in underlag som styrker behov av insatser och kostnader. Kommunen kan också i viss mån enligt förordningarna ovan söka ersättning för andra målgrupper, såsom personer som sökt uppehållstillstånd av andra skäl än asyl eller beviljats tidsbegränsat uppehållstillstånd av medicinska skäl eller i egenskap av bevisperson i rättegång. I denna granskning bortses dock från sådana ersättningsformer. Ersättningsområdet är föränderligt. Exempelvis har reformer inneburit flera ändringar i ovan nämnda förordningar under 2013 och 2014. Ett annat exempel är att s.k. papperslösa barn sedan mitten av 2013 har rätt att gå i skolan på samma villkor som andra barn, där ersättning till kommuner handläggs av skolverket i enlighet med en ny förordning4. 1 Förordning (2010:1122) om statlig ersättning för insatser för vissa utlänningar (NyErsF). 2 Förordning (1990:927) om statlig ersättning för flyktingmottagande m.m. (ErsF) 3 Förordning (2002: 1118) om statlig ersättning för asylsökande m.fl. (Asyl Ers F) 4 Barn som vistas i Sverige utan giltigt uppehållstillstånd; Förordning (2013:361) om statsbidrag för utbildning för barn som vistas i landet utan tillstånd 4 av 11
4 Iakttagelser 41. ÖVe gripande ansvarsfördeln "ng I berörs ett flertal nämnder av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Medan vissa nämnder har ett ansvar inom själva mottagandet, tillhandahåller andra nämnder t.ex. skol- och välfärdsinsatser som kan omfatta asylsökande och nyanlända personer med uppehållstillstånd. Det innebär att de nämnder som omfattas av denna granskning har möjlighet att få del av statliga ersättningar för vissa kostnader. Social- och arbetsmarknadsnämnden ansvarar bland annat för ordinarie flyktingmottagande, mottagandet av ensamkommande barn, insatser inom individoch familjeomsorgen (t.ex. ekonomiskt bistånd och insatser till barn som far illa). ' Flyktingmottagande finansieras av grund- och schablonersättningar som utbetalas automatiskt. Inom ekonomiskt bistånd och sociala barnavården kan uppstå kostnader som är möjliga att återsöka. Mottagandet av ensamkommande barn finansieras till stor del av statlig ersättning. För barn- och skolnämndens ansvar för förskola, förskaleklass och grundskola är det är möjligt att söka statliga ersättningar för asylsökande barns skolgång. För utbildningsnämndens ansvar för gymnasiet och svenska för invandrare finns det möjlighet att söka statlig ersättning. Vård- och omsorgsnämnden ansvarar för socialtjänstens insatser till äldre och personer med funktionsnedsättning. Inom verksamheterna kan förekomma ärenden som ger upphov till kostnader möjliga att återsöka statlig ersättning för, t.ex. när det gäller särskilt boende, hemtjänst, LSS/LASS, varaktig hälso- och sjukvård. Hantering av statlig grund och schablonersättning erhåller årlig grundersättning för ordinarie flyktingmottagande, samt schablonersättning för nyanlända flyktingar och deras anhöriga (som ansökt om uppehållstillstånd inom aktuell tidsfrist). Grundersättningen uppgick år 2013 till444 tkr per kommun som har en överenskommelse om ordinarie flyktingmottagande. Fr.o.m. 1 januari 2014 har beloppet halverats och kompletterats med en prestationsbaserad del. De kommuner i landet som har ett högre mottagande i förhållande till befolkningen än andra kommuner får extra ersättning per mottagen. Lidköping hör inte till dessa kommuner år 2014. Alla kommuner, inklusive Lidköping, får även extra ersättning för anvisningar från Migrationsverkets anläggningsboenden eller mottagande av kvotflyktingar. Grundbeloppet utbetalas automatiskt vid årets början, medan övriga delar utbetalas två månader efter att en person mottagits i kommunen. 5 av 11
Schablonersättningen utbetalas automatiskt av Migrationsverket kv,artalsvis under en tvåårsperiod. Den avser finansiering av kommunens insatser för praktiskt mottagande, introduktion i skolan, SFI och samhällsorientering m.m. Kommunen erhåller även schabloniserad ersättning för initiala kostnader för ekonomiskt bistånd innan etableringsersättning kommer igång. För ensamkommande barn lämnas på motsvarande sätt årlig grundersättning om so o tkr. Vidare ges en engångsschablon om 30 tkr för barn som beviljats uppehållstillstånd. Övriga ersättningar för målgruppen ansöks särskilt. Dessutom fördelar Migrationsverket årligen ut sammanlagt 50 mnkr i en årlig ersättning för förebyggande stödinsatser för asylsökande barn enligt Socialtjänstlagen (SoL) utifrån hur många asylsökande barn som är bosatta i respektive kommunen (s.k. majbidrag). Detta kräver heller ingen ansökan. 4 3 För _eln n 011 \.O ; t " e I tillfaller alla flyktingars schablonersättning social- och arbetsmarknadsnämnden. Nämnden har sedan fattat beslut om hur andra nämnder ska få del av ersättningen. Det senaste beslutet om fördelning fattades år 2012. Då beslutades att barn- och skolnämnden och utbildningsnämnden skulle, efter ansökan, beviljas maximalt 30 ooo kronor per barn/elev som en engångsumma. Av beslutet framgår att barn- och skolnämnden resp. utbildningsnämnden ska komma in med en ansökan i vilken det barnets namn och vilka insatser som gjorts. Fördelningen och ansökningsförfarandet har ifrågasatts, varför en arbetsgrupp har tillsatts bestående av representanter från ekonomienheten och berörda förvaltningar för att utarbeta en ny modell. Något beslut att ändra förfarandet har inte fattats av nämnden, men tredje kvartalet överfördes medel till barn- och skolnämnden och utbildningsnämnden utan ansökan. Utifrån intervjuer och ekonomiunderlag har vi uppfattat att: Grundersättning för ordinarie flyktingmottagande och avseende ensamkommande barn tillförs social- och arbetsmarknadsnämnden Vidare framgår att ersättning för initiala kostnader för ekonomiskt bistånd (s.k. glappersättning) för kommunmottagna med uppehållstillstånd tillfaller social- och arbetsmarknadsnämnden.s År 2014 tilldelades 105 tkr i s.k. majersättning, som avser att finansiera förebyggande insatser inom socialtjänstens område (t.ex. öppenvård) för asylsökande barn i kommunen. Medlen har tillförts social- och arbetsmarknadsnämndens verksamhet för ensamkommande barn. 5 Ersättningen är tänkt att kompensera kommunens kostnader för ek. bistånd till nyanlända i kommunen tills att de får sin första etableringsersättning från Arbetsförmedlingen /Försäkringskassan. 6 av 11
r - -----. Hantering och ansökning av statsbidrag inom flyktingmottagandet 4-.._. 1. B döm I n Det är olämpligt att social- och arbetsmarknadsnämnden avgör hur flyktingarnas schablonersättning ska fördelas mellan nämnderna. Schablonersättningen avser att täcka kostnader uppkomna i flera nämnders verksamheter. Vi anser att hur kommungemensamma medel ska fördelas bör fastställas av fullmäktige. Vidare anser vi att ett ansökningsförfarande är alltför byråkratiskt. Vi konstaterar att ett nytt system för fördelning av medel användes tredje kvartalet 2014, vi anser att nämnden formellt behöver fastställa det nya systemet. I övrigt finner vi att statliga ersättningar för insatser fördelas till de verksamheter som har haft kostnader för insatserna. 4 4 Rutiner får ansö. ing av återsö nfngs ara statliga ersättn ~ngar Som inledningsvis nämnts kan det uppstå återsökningsbara kostnader inom alla de nämnders verksamhetsområden som ingår i granskningen. Social- och arbetsmarknadsnämnden Nämndens insatser inom det ordinarie flyktingmottagandet, såsom praktiskt stöd, SFI och samhällsorientering, finansieras av grund- och schablonersättning. Möjligheten att återsöka ersättning för andra kostnader inom dessa verksamheter är begränsad. Möjligheten till återsökning är större inom ekonomiskt bistånd, placering av barn och unga och insatser för ensamkommande barn. Nämnden genomför inga särskilda kontroller av återsökningsarbetet inom ramen för den interna kontrollen. Utöver den ersättning som Migrationsverket lämnar för initiala kostnader för ekonomiskt bistånd för varje kommunmottagen med uppehållstillstånd, kan utbetalt ekonomiskt bistånd återsökas givet vissa förutsättningar.6 Av intervjuer framgår att möjligheten att återsöka kostnader för ekonomiskt bistånd inte är helt känt. Det har inte skett några återsökningar inom ekonomiskt bistånd under de senaste åren. Det saknas tydliga rutiner och ansvarsfördelning gällande återsökning av kostnader för placering av barn och unga. I de fall flyktingmottagningen får kännedom att någon ur målgruppen placerats gör de en ansökan, senaste ansökan skickades in år 2009. 4.4.1.1. Ensamkommande barn har sedan april 2010 ett organiserat mottagande av ensamkommande barn. Verksamheten har vuxit efterhand till att idag omfatta runt 30 platser. Kommunen har en överenskommelse med staten, vilket innebär att kommunen får en ersättning per överenskommelsen plats. En fast ersättning om 1 6oo kronor per dygn och överenskommen plats utgår automatiskt och ytterligare 300 kronor per dygn och belagd plats återsöks kvartalsvis. 6 Det t. ex. handla om bistånd till personer som saknar full etableringsersättning p.g.a. sjukdom eller funktionshinder eller av motsvarande skäl inte kan försörja sig efter avslutad etablering, bistånd till ensamkommande gymnasieungdomar i eget boende. 7 av 11
~- - ---- ----- - --------------- Verksamheten består av två så kallade hem för vård eller boende (HVB) och en del bestående av träningslägenheter. Kommunens kostnad för en plats i träningslägenhet är lägre än platsersättning som betalas ut. Förvaltningen har valt att ta med platserna i träningslägenheterna i överenskommelsen, så att man erhåller platsersättning istället för ersättning för sina faktiska kostnader. Utöver kostnader för själva boendet kan kommunen återsöka kostnader för den sociala utredning som görs på varje barn och de kostnader som uppstår för transport av barnet till kommunen från de boenden som först tar emot barnen. Av våra intervjuer framgår att det finns goda rutiner för att återsöka kostnader för utredningar medan kostnader för transporter inte återsöks, bland annat för att de inte varit av någon större omfattning. Det är föreståndaren för boendena som upprättar ansökningshandlingarna. Som föreståndare har tjänstemannen god kontroll över vilka barn som skrivs in respektive ut från verksamheten, vilket underlättar återsökningsarbetet. 4-4.1.2. Bedömning Vi bedömer att social- och arbetsmarknadsnämnden har välfungerande rutiner för ansökan om ersättning för kostnader gällande ensamkommande barn. Vi grundar vår bedömning på att föreståndaren har goda rutiner för arbetet och att platserna i träningslägenheter tagits med i överenskommelsen, det är en fördelaktigare lösning för kommunen. Platsersättning är betydligt högre än de faktiska kostnaderna och utgår även om platsen inte är belagd. Däremot saknar nämnden rutiner för återsökning av kostnader för ekonomiskt bistånd och placeringar av barn och unga. Detta då reglerna för återsökning för ekonomiskt bistånd inte är tillräckligt känt och att det saknas en tydlig ansvarsfördelning och rutin för ansökan om ersättning för placering av barn och unga. Vi rekommenderar nämnden att fördela ansvaret för arbetet och att utarbeta rutiner för återsökningsarbetet. Kommunen har ett år från det att kostnaden uppkommit på sig att söka. Förvaltningen bör omgående undersöka vilket bistånd som beviljats till målgruppen och ansöka om ersättning. 4.4.2. Utbildningsnänmden I Lidköping går asylsökande gyronasielever i regel på kommunala De la Gardiegymnasiets introduktionsprogram. En administratör på skolan sköter återsökning av terminsersättning. Administratören ansvarar även för inregistrering av elever i elevregistret och för in sådana uppgifter om de asylsökande eleverna, att hon när ansökan ska tas fram kan ta ut en lista över samtliga asylsökande elever. Ansökan görs kvartalsvis i efterskott. Verksamheten känner inte till möjligheten att söka ersättning för extraordinära kostnader. Det har inte skett några återsökningar i sådana ärenden de senaste åren. Inom vuxenutbildningen ges SFI, som gällande nyanlända med uppehållstillstånd som kommunplacerats i Lidköping ersätts av social- och arbetsmarknadsnämnden (se 4.3). SFI ges även till personer som inte kommunplacerats i Lidköping om de bor på Migrationsverkets förläggningar. Det finns en sådan förläggning i Tun. 8 av 11
------ - ----- ----- - - - - Vuxenutbildningen känner till möjligheten att söka särskild ersättning för dessa elever från Migrationsverket. Nämnden genomför inga särskilda kontroller av återsökningsarbetet inom ramen för den interna kontrollen. 1 1. 2 l e do ma b Vi bedömer att utbildningsnämnden i stort har ändamålsenliga rutiner för ansökning av statliga ersättningar. Vi grundar vår bedömning på att återsökningsarbetet centraliserats till en administratör på gymnasieskolan och att vuxenutbildningen känner till möjligheten att söka ersättning för SPI-studier för personer boende på Migrationsverkets förläggning. Samtidigt anser vi att rutiner behöver tas fram för att ansöka om extraordinära kostnader inom gymnasieskolan. 4.4., _ Bcr.771- och slcolni:hnnden. Nämnden har rätt att återsöka kostnader för asylsökande barn och elever. Alla nyanlända elever, oavsett om de är asylsökande eller har fått uppehållstillstånd, tas först emot i en särskild verksamhet, den internationella klassen, för att sedan placeras ut i ordinarie klass. Enligt intervjuade finns inga dokumenterade rutiner för ansökning av ersättningar. Det är upp till respektive rektor att ansöka om ersättning från Migrationsverket. skolkontoret har uppmanat rektorerna om möjligheten att söka ersättning. Endast terminsvisa ersättningar för ett fåtal barn har återsökts. Någon ansökan om ersättning gällande extraordinära kostnader för skolgång har inte skett (extraordinära kostnader kan vara insatser till barn som behöver särskilt stöd eller extra skollokaler). Kommunen har ett mindre omfattande mottagande av asylsökande. Nämnden genomför inga särskilda kontroller av återsökningsarbetet inom ramen för den interna kontrollen. Papperslösa barn har sedan mitten av 2013 formell rätt till förskola och skola på samma villkor som andra barn i Sverige. Barn- och skolnämnden ansökte om medel för papperslösa barn hösten 2013. 4.4.3.1. Bedömning Vi bedömer att barn- och skolnämnden inte har ändamålsenliga rutiner för återsökning av kostnader för asylsökande barn och elever. Detta grundar vi på att det saknas genomtänkta rutiner för arbetet. Vi anser att förvaltningen behöver ta fram en ansvarsfördelning, rutiner och information om återsökningsarbetet. Vi anser att det är mindre lämpligt att rektor ska upprätta ansökningar. Genom att registrera de asylsökande eleverna med en särskild kod i eleveristret, kan sedan en lista över alla asylsökande barn tas ut inför upprättande av ansökan om ersättning. På detta sätt kan själva ansökningsförfarandet överlämnas åt en administratör. 4 4 4 Vård- och omsorgsnämnden Inom vård- och omsorgsnämnden hanterar förvaltningsekonomen ansökan om statlig ersättning. Ekonomen har som rutin att i juni varje år göra en sökning i verksamhetssystemet och i modulen kommunala invånarregistret. Genom sökningen får man fram en lista på alla skrivna i kommunen som inte är svenska lidköpings kommun 9 av 11
r ----- - -- medborgare och som har insatser från vård- och omsorgsnämnden. Utifrån ovanstående uppgifter upprättas sedan en ansökan till Migrationsverket. Av våra intervjuer får vi veta att ett antal olika insatser har återsökts under årens lopp, t. ex. för hemtjänst, korttidsboende och personlig assistans. Tendensen är att återsökningsbara ärenden har minskat. Som högst återsöktes 1,5 mkr. för ett år medan nämnden år 2013 endast återsökte 56 tkr. Nämnden genomför inga särskilda kontroller av återsökningsarbetet inom ramen för den interna kontrollen. 4-4-4 1. Bedömnino- Vi bedömer att vård- och omsorgsnämnden har ändamålsenliga rutiner för ansökning av ersättningar. Vi grundar vår bedömning på att förvaltningen använder sig av en förhållandevis säker metod att identifiera ersättningsgilla insatser. 4..5 Periodisering av intä terna~ å e sättningarna och resu taifo Inom integrationsområdet har det under åren uppkommit överskott, vilka lyfts över i resultatfonder. Det finns två resultatfonder vilka samlar överskott från verksamheterna för ensamkommande barn, Nimbus och Nova. År 2013 hade ett ackumulerat överskott byggts upp på 11,1 mkr respektive 1,3 mkr. Verksamheterna tar del av statsbidrag som avser att täcka kostnader för boendeverksamheten. Av olika anledningar har överskott genererats. En del av överskottet beror på att utbetalningarna från Migrationsverket släpar. Utbetalningarna från de första ansökningarna, vilka uppgick till ansenliga belopp, betalades ut året efter. Vidare har överskott byggts på då verksamheten har vissa stordriftsfördelar och kommunen har en fördelaktig avtalslösning om platsersättning (se 4-4.1.1). Det finns inga beslut om hur medlen ska användas. Bedömning Vi bedömer att det inte finns en ändamålsenlig styrning avseende resultatfonderna Nimbus och Nova. Detta då det inte är korrekt att periodisera platsersättningarna som ges till boendeverksamheterna över åren, eftersom platsersättningen avser ett specifikt år (1900 kronor per plats och dygn). Vi anser att beslut bör fattas om hur medlen ska användas: Vi kan konstatera att intäkterna för verksamheterna därmed inte har periodiserats på ett korrekt sätt. Från och med år 2013 har åtgärder vidtagits för att komma tillrätta med problematiken. 10 av 11
2014-11-12 Projektledare ~#~? Hans Axelsson Uppdragsledare PwC 11 av 11