TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Evelina Juel 2019-01-09 ON 2019/0004 Nämndsekreterare Omsorgsnämnden Dokumenthanteringsplan för omsorgsnämnden 2019 Förslag till beslut Omsorgsnämnden beslutar att fastställa förvaltningens förslag till dokumenthanteringsplan enligt bilaga. Bakgrund Omsorgsnämnden ska årligen besluta om dokumenthanteringsplan för omsorgsnämndens verksamhet. Dokumenthanteringsplanen är ett tillägg till den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen med de delar som är verksamhetsspecifika för omsorgsnämndens verksamhet. Genom att fastställa dokumenthanteringsplanen beslutas om förvaring av dokument, bevarandetider och gallringsregler för olika typer av dokument i omsorgsnämndens verksamhet. Inför beslut är dokumenthanteringsplanen genomgången och godkänd av ansvarig tjänsteperson på kommunarkivet. Evelina Juel Nämndsekreterare Mattias Ask Förvaltningschef Bilagor Omsorgsförvaltningens dokumenthanteringsplan Omsorgsförvaltningen Adress Box 848, 391 28 Kalmar Besök Torsgatan 1 B Tel 0480-45 00 00 vx Fax evelina.juel@kalmar.se
OMSORGSFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Omsorgsnämnden Förvaltningschef Mattias Ask 2019-01-09 1 (28) Dokumenthanteringsplan för omsorgsförvaltningen -För övriga handlingar se kommungemensam dokumenthanteringsplan i verksamhetshandboken Dokument- och ärendehantering
2 (28) Innehåll Dokumenthanteringsplan för omsorgsförvaltningen... 1 Verksamhetsbeskrivning... 6 Beskrivning och läsanvisning... 6 Allmänna handlingar och sekretessbestämmelser... 6 Sökvägar... 6 GDPR... 6 Ordlista... 7 Förkortningar... 7 Förteckning över IT system (verksamhetssystem)... 8 1. Styrande processer... 9 1.1 Nämndadministration... 9 1.2 Protokoll... 9 1.3 Diarieföring, arkivering mm... 10 1.4 Generellt verksamhetsanknutna handlingar... 10 1.5 Nödläge, brand, kris... 10 1.6 Miljö... 11 1.7 Mätning, analys, resultat... 11 1.8 GDPR... 11 1.9 Lex Sarah/Lex Maria... 12 1.10 Handlingar av ringa betydelse... 12 1.11 Budget och avtal... 12 LOV = Lagen om valfrihet... 12 LOV = Lagen om valfrihet... 12 2.Stödjande processer... 13 2.1 Ekonomiadministration... 13
3 (28) 2.2 Rekrytering... 14 2.3 Allmänt personal... 14 2.4 Löneadministration... 14 2.5 Uppsägning... 15 2.6 Personalsociala ärenden... 15 2.7 Arbetsmiljö... 15 2.9 Utredningar, projekt, EU-projekt och andra externt finansierade projekt... 16 3. Personakt SoL... 17 3.1 Handlingar tillhörande handläggningsprocessen... 17 Ansökan... 17 Utredning/Beslut... 17 Beställningar... 17 Beslutsmeddelanden... 18 Journalanteckningar... 18 Överklaganden, med bilagor... 18 Beslut/domar förvaltningsdomstol... 18 Utlåtanden... 18 Korrespondens av betydelse för ärendet... 19 Mejlkorrespondens... 19 Läkarintyg... 19 Beslut om legal företrädare... 19 Inkommen korrespondens från sjukhuset via Cosmic Link... 19 3.2 Handlingar under genomförande av insatser (i ordinärt boende, vård- och omsorgsboende, korttidsboende och dagverksamhet)... 20 Genomförandeplaner... 20 Kontaktblad... 20 Personbilden... 21
4 (28) Signaturförtydligande... 21 Levnadsberättelse... 21 Intervjuguide... 22 Journalanteckningar... 22 Överenskommelse om att hantera omsorgstagares privata medel... 22 Kassaböcker för privata medel... 22 4. Patientjournal HSL... 23 4. Handlingar under genomförande av hälso- och sjukvård (hälso- och sjukvårdsjournal) HSL... 23 Ifyllt och signerat försättsblad vid arkivering... 23 Journalanteckning från annan vårdgivare... 23 Vårdplan (ex Samordnad Individuell Plan SIP)... 23 Epikris annan vårdgivare... 23 Sårvårdsjournal... 23 Ordinationshandling... 23 Signeringslistor läkemedel/utförda insatser... 23 Förbrukningsjournal narkotika... 24 Signaturförteckning... 24 Beslut t.ex bostadsanpassning... 24 ADL (allmän daglig livsföring)-bedömning dokumentation... 24 ADL-träning dokumentation... 24 Översiktsblad... 24 Diabeteslista... 24 Korrespondens... 24 Dosrecept/läkemedelslista från apotek/läkare... 24 Kopia av medicinsk journal med slutanteckning från annan vårdgivare... 24 Kopia av omvårdnadsjournal, omvårdnadsepikris från annan vårdgivare... 24
5 (28) Remiss... 25 Remissvar... 25 Svar på blodprover samt övriga laboratorieprovsvar från Landstinget... 25 Anamnes... 25 Åtgärdsplan från apoteksgranskning... 25 Delegering för HSL... 25 Registrering av hjälpmedel... 25 Patientens egen motivering (motivering till behov av elrullstol)... 25 Läkarutlåtande i samband med patientens egen motivering... 25 Arbetsanteckningar, anteckningar från telefonsamtal... 25 Att göra lista (lista över planerade arbetsinsatser)... 25 Fallavvikelser... 26 Läkemedelsavvikelser... 26 Specifik omvårdnad... 26 3.4 Logglistor... 27 3.5 Anordna särskilt boende... 27 3.6 Begäran om sekretesskyddade handlingar SoL/HSL... 28
Verksamhetsbeskrivning Omsorgsförvaltningen ansvarar för de uppgifter som kommunen har inom socialtjänsten, för hemtjänst, särskilt boende och andra stödinsatser till äldre personer. Förvaltningen ansvarar också för insatser inom socialtjänstlagen till personer under 65 år med mindre omfattande funktionsnedsättningar samt för hemsjukvård och den kommunala hälso- och sjukvården. 6 (28) Beskrivning och läsanvisning Alla myndigheter ska beskriva sina handlingar i en dokumenthanteringsplan. Den är till för att skapa en översikt över vilka handlingar som finns, vart de förvaras och när de ska gallras. Dokumenthanteringsplanen är inte enbart ett internt dokument utan är även till för allmänheten och finns att läsa på www.kalmar.se. Omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan är till för de verksamhetsspecifika handlingar som hanteras inom vår verksamhet. De handlingstyper som återfinns i flera förvaltningar hittas i den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen. Omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan revideras årligen för att hållas uppdaterad Allmänna handlingar och sekretessbestämmelser En handling klassas som en handling om den är tillgänglig, förvaras hos myndigheten och är inkommen eller upprättad. Omsorgsförvaltningen har som utgångspunkt att förvaltningens handlingar är offentliga, det kan dock förekomma sekretesskyddade uppgifter i handlingar varpå det måste göras en menprövning inför utlämnande. I dokumenthanteringsplanen står det i anmärkningsfältet om det rör sig om sekretesskyddade handlingar. Sökvägar Omsorgsförvaltningen rekommenderar Kalmar kommuns webdiarium (www.kalmar.se) som sökväg för registrerade allmänna handlingar. I övrigt kan man använda sig av dokumenthanteringsplanen som sökväg för samtliga handlingstyper som finns i verksamheten med tillhörande regler för gallring och bevarande samt vart handlingarna förvaras. Omsorgsnämndens protokoll med tillhörande handlingar finns tillgängliga på Kalmar kommuns hemsida i fulltext med hänvisning till registrerade ärenden. GDPR Vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Vill du veta mer om hur vi behandlar sina personuppgifter, läs på www.kalmar.se/integritetspolicy.
Ordlista Diariekod Anger ordning/struktur för hur handlingen hålls ordnad Handlingsslag Beteckning över handlingar, exempelvis protokoll, anger att här listas protokoll från olika processer i verksamheten Media/beskrivning Anger huruvida handlingen finns på papper/digitalt eller både och Förvaringsplats Anger vart handlingen återges, i vilket diarium, arkiv eller hos vem Sortering Hur handlingen ska sorteras exempelvis datumordning. Detta gäller även när handlingarna ska till kommunarkivet Bevara eller gallra Anger huruvida en handling ska bevaras, alltså skickas till kommunarkivet 5 år (efter att ärendet avslutats) eller gallras (och i så fall anges efter hur lång tid) Om det står B=5 betyder detta att handlingen ska till kommunarkivet 5 år efter att ärendet avslutats, står det endast B ska den förvaras hos förvaltningen Handling dokument som är inkomna eller upprättat hos myndigheten. Handlingen kan var både på papper, digitalt, telefonsamtal, bild, ljud, e-post eller annan data som innehåller information Bevaras handlingen ska sparas för all framtid Gallras Handlingen förstörs och ska inte kunna återskapas. Om en handling ska gallras efter tio år förstörs handlingen när det elfte påbörjas Vid inaktualitet När planen anger att en handling kan gallras vid inaktualitet innebär detta att den förstörs så fort den inte behövs längre kommentar till handlingen, kompletterande uppgifter såsom om handlingen skyddas av sekretess 7 (28) Förkortningar SoL - socialtjänstlagen HSL Hälso- och sjukvårdslagen G anger efter hur lång tid en handling kan gallras B betyder bevaras (sparas för all framtid) B=5 bevaras och skickas till kommunarkivet efter 5 år GIA Gallras vid inaktualitet GDPR General data protection regulation (dataskyddsförordningen)
8 (28) Förteckning över IT system (verksamhetssystem) För kontakt med systemansvarig kontakta Kalmar kommuns växel 0480-450000. Adato rehabilitering av personal BPSD Cosmic Link sammanhållen hälso- och sjukvård, informationsöverföringssystem kommun/landsting Doro Care Draft IT HSA: hälso och sjukvårdens adressregister Hypergene ekonomisk redovisning Laps Care planering av hemtjänstinsatser Lifecare mobilt stöd i hemtjänsten verktyg för utförd tid Multi Access Styra Offentliga jobb rekryteringsverktyg OneMed förskrivning av inkontinenshjälpmedel och beställning av sjukvårdsmateriel Outlook Palliativregistret Pascal beställning och förskrivning, apoteket Personec, självservice lönesystem Personec Affärslösningar fakturahantering Phoniro PhoniroCare digital nyckelhantering SoL/Lifecare verksamhetssystem HSL - verksamhetssystem Public 360 dokumenthantering Senior alert kvalitetsregister Sesam 2 hjälpmedelshantering Streamflow avvikelsehantering Svevac registrering av vaccinationer Time Care Planering schemaläggning Time Care Pool bemanning, vikariehantering Verktyg för hemhandling av dagligvaror till omsorgstagare Via Competence WinLas
9 (28) Dokumenthanteringsplan för omsorgsnämnden 1. Styrande processer 1.1 Nämndadministration Delegationslistor Digitalt Övriga handlingar om nämndadministration se kommungemensam dokumenthanteringsplan B Sekretess 1.2 Protokoll Central rekryteringsprotokoll Digital Public 360 Datumordning För övriga protokoll se kommungemensam dokumenthanteringsplan B
10 (28) 1.3 Diarieföring, arkivering mm 1.4 Generellt verksamhetsanknutna handlingar (rutinmässiga avtal, enkäter, e-post, informationsmaterial, statistik, motioner, remisser osv) 1.5 Nödläge, brand, kris
11 (28) 1.6 Miljö 1.7 Mätning, analys, resultat (ex. klagomål/synpunkter, revisionsrap- 1.8 GDPR
12 (28) 1.9 Lex Sarah/Lex Maria 1.10 Handlingar av ringa betydelse (ex. kopior, handlingar för kännedom, obegripliga handlingar, loggar för e-post osv) 1.11 Budget och avtal Avtal LOV Ansökningar LOV För övriga handlingar kring budget och avtal se kommungemensam dokumenthanteringsplan Public 360 B LOV = Lagen om valfrihet Public 360 B LOV = Lagen om valfrihet
13 (28) 2.Stödjande processer 2.1 Ekonomiadministration Ekonomiadministratör (avgiftsdel) Ekonomiadministratör (avgiftsdel) Digitalt Ansökan om extra resurs t Diariet Public 360 För övriga handlingar gällande ekonomiadministration se kommungemensam dokumenthanteringsplan Externfakturering kund (debiteringslista och avstämning) Inkomstuppgiftoriginal Datumordning Papper Ekonomiadministratör Alfabetisk ordning/ enhetsvis G=10 år Sekretess GIA (när person är avliden) G=vid årets slut Sekretess
14 (28) 2.2 Rekrytering 2.3 Allmänt personal (ex. introduktion, kompetensutvecklingsplan, ansvarförbindelse osv.) 2.4 Löneadministration
15 (28) 2.5 Uppsägning 2.6 Personalsociala ärenden Sekretess 2.7 Arbetsmiljö
16 (28) 2.9 Utredningar, projekt, EU-projekt och andra externt finansierade projekt (samt tillhörande personal, ekonomi, upphandling och marknadsföringshandlingar för projektet)
17 (28) 3. Personakt SoL Observera att personakten vid pågående ärende finns på flera ställen däribland hos biståndshandläggarna, nattpatrull, vård-och omsorgsboende, ordinärt boende, dagverksamhet, trygg hemgång och korttid. 3.1 Handlingar tillhörande handläggningsprocessen Ansökan Utredning/Beslut Beställningar eller personakt SoL eller personakt SoL eller personakt SoL Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för framtida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för framtida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för framtida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning
18 (28) Beslutsmeddelanden Journalanteckningar Överklaganden, med bilagor Beslut/domar förvaltningsdomstol Utlåtanden eller personakt SoL eller personakt SoL eller personakt SoL eller personakt SoL eller personakt SoL Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för framtida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för framtida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för framtida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för framtida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för framtida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning
19 (28) Korrespondens av betydelse för ärendet Mejlkorrespondens Läkarintyg Beslut om legal företrädare Inkommen korrespondens från sjukhuset via Cosmic Link eller personakt SoL eller personakt SoL eller personakt SoL eller personakt SoL eller personakt SoL GIA (efter anteckning i social journal) Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för framtida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för framtida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för framtida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för framtida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för framtida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning
20 (28) 3.2 Handlingar under genomförande av insatser (i ordinärt boende, vård- och omsorgsboende, korttidsboende och dagverksamhet) Handlingar Genomförandeplaner Media/beskrivning Papper och/eller digitalt Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G) Personakt enligt SoL Pärm för social dokumentation och/eller och Lifecare Utförare Fysisk och/eller digital personakt hos ansvarig utförare Sekretess, gallras 5 år efter sista anteckningen med undantag för födda 5, 15 och 25 i varje månad som bevaras och skickas till kommunarkivet Kontaktblad Papper och/eller digitalt Personakt enligt SoL Pärm för social dokumentation och/eller och Lifecare Utförare Fysisk och/eller digital personakt hos ansvarig utförare Sekretess, gallras 5 år efter sista anteckningen med undantag för födda 5, 15 och 25 i varje månad som bevaras och skickas till kommunarkivet
21 (28) Personbilden Papper och/eller digitalt Personakt enligt SoL Pärm för social dokumentation och/eller och Lifecare Utförare Fysisk och/eller digital personakt hos ansvarig utförare Sekretess, gallras 5 år efter sista anteckningen med undantag för födda 5, 15 och 25 i varje månad som bevaras och skickas till kommunarkivet Signaturförtydligande Personakt enligt SoL Pärm för social dokumentation och/eller och Lifecare Utförare Fysisk och/eller digital personakt hos ansvarig utförare Sekretess, gallras 5 år efter sista anteckningen med undantag för födda 5, 15 och 25 i varje månad som bevaras och skickas till kommunarkivet. Tas bort ur planen när allt är digitalt. Levnadsberättelse Personakt enligt SoL Pärm för social dokumentation och/eller och Lifecare Utförare Fysisk och/eller digital personakt hos ansvarig utförare Sekretess, gallras 5 år efter sista anteckningen med undantag för födda 5, 15 och 25 i varje månad som bevaras och skickas till kommunarkivet
22 (28) Intervjuguide Personakt enligt SoL Pärm för social dokumentation och/eller och Lifecare Utförare Fysisk och/eller digital personakt hos ansvarig utförare Sekretess, gallras 5 år efter sista anteckningen med undantag för födda 5, 15 och 25 i varje månad som bevaras och skickas till kommunarkivet Journalanteckningar Personakt enligt SoL Pärm för social dokumentation och/eller och Lifecare Utförare Fysisk och/eller digital personakt hos ansvarig utförare Sekretess, gallras 5 år efter sista anteckningen med undantag för födda 5, 15 och 25 i varje månad som bevaras och skickas till kommunarkivet Överenskommelse om att hantera omsorgstagares privata medel Personakt enligt SoL Pärm för social dokumentation och/eller och Lifecare Utförare Fysisk och/eller digital personakt hos ansvarig utförare Sekretess, gallras 5 år efter sista anteckningen med undantag för födda 5, 15 och 25 i varje månad som bevaras och skickas till kommunarkivet Kassaböcker för privata medel 2 eller 10 år Se gallringsråd 5 Sekretess Efter att ärendet har avslutats
4. Patientjournal HSL Observera att en under pågående ärende finns på fler ställen, rehabilitering, hos sjuksköterska, socialförvaltningen 23 (28) 4. Handlingar under genomförande av hälso- och sjukvård (hälso- och sjukvårdsjournal) HSL Ifyllt och signerat försättsblad vid arkivering t Journalanteckning från annan vårdgivare Vårdplan (ex Samordnad Individuell Plan SIP) Epikris annan vårdgivare Sårvårdsjournal Ordinationshandling Signeringslistor läkemedel/utförda insatser nal,,, patientjour-,,, Patientjournal B=5 år B=5 år B=5 år B=5 år B=5 år B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till Sekretess, bevaras i journal, skickas till Sekretess, bevaras i journal, skickas till Sekretess, bevaras i journal, skickas till Sekretess, bevaras i journal, skickas till Sekretess, bevaras i journal, skickas till B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till
24 (28) Förbrukningsjournal narkotika Signaturförteckning Beslut t.ex bostadsanpassning ADL (allmän daglig livsföring)-bedömning dokumentation ADL-träning dokumentation Översiktsblad Diabeteslista Korrespondens Dosrecept/läkemedelslista från apotek/läkare Kopia av medicinsk journal med slutanteckning från annan vårdgivare Kopia av omvårdnadsjournal, omvårdnadsepikris från annan vårdgivare,,,,,, Patientjournal,, B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till G/B=5 år Förs in i journal och gallras efter anteckning B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till
25 (28) Remiss Remissvar Svar på blodprover samt övriga laboratorieprovsvar från Landstinget Anamnes Papper Åtgärdsplan från apoteksgranskning Papper MAS Delegering för HSL Digitalt, delegeringsmodulen Digitalt WebSesam Registrering av hjälpmedel Patientens egen motivering (motivering till behov av elrullstol) Läkarutlåtande i samband med patientens egen motivering Arbetsanteckningar, anteckningar från telefonsamtal Att göra lista (lista över planerade arbetsinsatser) Papper Papper Papper Digitalt/Papper G=rensas 3 år efter de upphört att gälla i systemet Patientjournal Patientjournal Förs in i,,, Patientjournal Sekretess, bevaras i journal, skickas till Sekretess, bevaras i journal, skickas till Sekretess, bevaras i journal, skickas till Sekretess, bevaras i journal, skickas till G=10 år Sekretess GIA GIA Sekretess, bevaras i journal, skickas till Sekretess, bevaras i journal, skickas till Sekretess, gallras först efter anteckning gjorts i journal Sekretess, gallras efter avslutat arbetspass
26 (28) Fallavvikelser Läkemedelsavvikelser Specifik omvårdnad Digitalt Digitalt Digitalt avvikelsemodul från och med 2005 avvikelsemodul från och med 2005 avvikelsemodul från och med 2005 B B B Sekretess, bevaras i ProCapita Sekretess, bevaras i ProCapita Sekretess, bevaras i ProCapita
27 (28) 3.4 Logglistor Logglistor NPÖ (nationell patientöversikt) Papper B Sekretess, bevaras i ProCapita Logglistor Cosmic Link Papper B Sekretess, bevaras i ProCapita Logglistor /Lifecare Papper B Sekretess, bevaras i ProCapita 3.5 Anordna särskilt boende Hyreskontrakt Papper Boendesamordnare Datumordning GIA Sekretess
28 (28) 3.6 Begäran om sekretesskyddade handlingar SoL/HSL Begäran om utlämnande av handlingar Digital Public 360 Diarieplanskod B Beslut om avslag på begäran om sekretesskyddade Digital Public 360 Diarie- B handlingar planskod Utlämnade handlingar (maskade) Digital Public 360 Diarieplanskod B Sekretess Sekretess Sekretess