Granskningspromemoria 2016 Bostadsförmedlingen i Stockholm AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 14, 2017 Dnr 3.1.2-15/2017 2017-02-02
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2016 Bostadsförmedlingen i Stockholm AB Dnr 3.1.2-15/2017 Hemsida: www.stockholm.se/revision
Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Fördjupad granskning 1 Skyddade personuppgifter 1 Grundläggande granskning 3 Bolagets arbete med internkontroll 3 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 4 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 5
1 (7) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 12 april 2016. Vid planeringsmöte den 17 maj 2016 avseende bolaget informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag hon givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sitt Planerings-PM. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2016-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 29 september 2016, där bolagets ledning deltog. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 2 februari 2017. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl a om bolaget hanterar skyddade personuppgifter på ett säkert sätt. Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Örjan Palmqvist. Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Skyddade personuppgifter Revisionskontoret har genomfört en granskning av om bolagets hantering av skyddade personuppgifter sker på ett säkert sätt. Enligt stadens policy om skyddade personuppgifter ska nämnder och bolag upprätta anvisningar om hanteringen av skyddade personuppgifter inom den egna verksamheten om så krävs utöver riktlinjerna i stadens policy. Nämnderna och bolagen ska utforma sina anvisningar utifrån en egen riskbedömning av de skyddade
2 (7) personuppgifter som myndigheten behandlar och konsekvensen av om dessa uppgifter lämnas ut till en obehörig person. Iakttagelser Samtliga personer som står i Bostadsförmedlingens bostadskö är registrerade i verksamhetssystemet BOSTOC och i ekonomisystemet Agresso. Endast ett begränsat antal handläggare (35 personer) har, genom sin behörighet till systemen, åtkomst till skyddade personuppgifter. Dessa personer kan dock inte se den bostadssökandes verkliga bostadsadress, utan det som syns är att den sökande har skyddade personuppgifter och att posten går till Skatteverket för vidareförmedling till den sökande. Varje chef beställer sekretessbehörighet till de anställda som har behov av en sådan. I dagläget har cirka 1 700 personer i bostadskön skyddade personuppgifter. I BOSTOC finns säkerhetsspärrar inlagda som förhindrar att sekretessbelagda uppgifter kan lämnas ut av misstag. Det syns tydligt vad som är sekretess i systemet. Underlag med sekretess som skannas in i BOSTOC kastas sedan i sekretesslådor efter inskanningen. Förtursenheten kan hantera pappershandlingar som omfattas av sekretess. Enheten har skriftliga rutiner där det framgår att handläggaren ska vara uppmärksam på om sökanden har skyddade personuppgifter och att uppgifter om adressen inte får förekomma. Om pappersunderlag behövs i handläggningen så förvaras dessa inlåsta i arkivskåp då de inte används. Efter att uppgifterna är inskannade i BOSTOC så förstörs pappersakten. I bolagets delegationsordning finns det inskrivet att om någon begär ut handlingar så ska alltid en sekretessprövning genomföras. Bolaget har ett styrdokument kring hanteringen av skyddade personuppgifter. Regelbundna genomgångar sker vid olika möten. Alla nyanställda får information om offentlighet och sekretessregler. Bolaget har ändamålsenliga rutiner för tilldelning och avslut av behörigheter till systemen. En gång i veckan skickas information till Bisnode Spar (bolag verksamt inom affärs-, kredit- och marknadsinformation) som i sin
3 (7) tur skickar tillbaka information om ändringar i hur många personer som har lagts till eller tagits bort från att ha skyddade personuppgifter. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning hanterar bolaget skyddade personuppgifter på ett säkert sätt. Bedömningen baseras på att det är ett begränsat antal handläggare som har tillgång till skyddade personuppgifter. Vidare har verksamhetssystemet BOSTOC sådan funktionalitet att risken för att skyddade personuppgifter lämnas ut av misstag är mycket låg. Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Bolaget har vid sitt sammanträde i november 2015 antagit en internkontrollplan för 2016. De granskningsområden som fastställdes i interkontrollplanen var: Inköp av varor och tjänster Utbetalningar och ändring av leverantörers fasta data Representation IT-säkerhet Registrering av kötid m.m. Förmedling till bostadskön Förtursverksamheten Bolaget har genomfört de kontrollaktiviteter som tagits upp i planen och tertialsvis rapporterat resultatet till styrelsen. Det tredje tertialet för år 2016 avrapporterades vid januarisammanträdet 2017. Vid granskningarna har endast smärre avvikelser noterats. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret gör bedömningen att bolaget arbetar på ett systematiskt sätt med uppföljning av den interna kontrollen. Granskningar har genomförts enligt internkontrollplanen. Bolaget har en årlig och strukturerad riskbedömning som fångar upp väsentliga risker. Vidare har bolaget tillräckliga kontrollaktiviteter och den interna kontrollen följs upp systematiskt och regelbundet.
4 (7) Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2016 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolaget måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Årets fastställda avkastningskrav uppgår till 1,0 mnkr. Resultat efter finansnetto (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 1,0 1,0 2,5 7,3 Tertialrapport 1 och 2 I tertialrapport 1 prognostiserar bolaget ett resultat på 1,0 mnkr, och i tertialrapport 2 ett resultat på 2,5 mnkr. Överskottet består i huvudsak av ökade köintäkter. Bokslut Resultatet efter finansnetto uppgår till 7,3 mnkr. Resultat blev därmed 6,3 mnkr bättre än budget. Detta förklaras i huvudsak av ökade köintäkter samt minskade personalkostnader beroende på att nyrekryteringar av personal inte har gett full kostnadseffekt under året. Jämfört med prognosen i tertialrapport 2 så har utfallet blivit 4,8 mnkr högre än budget. Investeringar (mnkr) Bolagets budget Prognos T1 Prognos T2 Bokslut 0,0 0,0 0,1 0,1 Investeringarna uppgår till 0,1 mnkr och avser inköp av inventarier (möbler och ljuddämpande gardiner). Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt fyra inriktningsmål och 26 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den
5 (7) budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb Revisionskontoret har granskat om bolagets styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt sätt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 18 indikatorer. Av dessa indikatorer har fullmäktige fastställt 7 st, Stockholms Stadshus AB 7 st och bolaget 4. För dessa indikatorer har bolaget fastställt årsmål eller aktiviteter. Måluppfyllelsegraden redovisas för samtliga indikatorer. I bolagets årsredovisning framgår att 12 indikatorer uppfylls helt, 4 uppfylls delvis och 2 uppfylls inte alls. De indikatorer som uppfylls delvis är antal inlämnade lägenheter, kunderna i bostadsköns nöjdhet med kontakten med Bostadsförmedlingen (NKI) avseende de kunder som inte förmedlats lägenhet, andel administrations- och indirekta kostnader samt medeltal anställda. De indikatorer som inte uppfylls alls är avvikelse investeringsbudget samt sjukfrånvaro. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer att bolagets prognossäkerhet kan förbättras. Budgetavvikelserna har förklarats på ett tillfredsställande sätt. Bolaget har fastställt årsmål för indikatorerna. Bolaget uppfyller de flesta av fullmäktige beslutade målen helt eller delvis och bidrar till att kommunfullmäktiges inriktningsmål uppfylls. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Revisionskontoret har översiktligt följt upp hur bolaget arbetar med fullmäktiges ägardirektiv samt dessutom särskilt granskat några ägardirektiv. Bolaget arbetar med ägardirektiven i den löpande verksamheten eller i särskilda projekt beroende på direktivets karaktär. Arbete pågår inom bolaget med att uppfylla samtliga ägardirektiv och uppdrag.
6 (7) Fortsätta det reguljära utvecklingsarbetet för att öka antalet försöks- och träningslägenheter (FoT). Bostadsförmedlingen förmedlar FoT- lägenheter efter ansökan från respektive stadsdelsförvaltning eller från Enheten för hemlösa. De flesta FoT-lägenheter som förmedlas ligger i allmännyttans bestånd. Varje kommunalt bostadsbolag har konkreta mål för året hur många FoT- lägenheter som ska lämnas och det sker en kontinuerlig dialog mellan Bostadsförmedlingen och respektive bostadsbolag. Försök har gjorts att få privata bolag att lämna. De som idag lämnar, eller har lämnat, är Wallenstam, Einar Mattsson och Olof Lindgren. Det handlar om några få lägenheter. Dialog förs kontinuerligt med privata fastighetsägare men resultatet är dessvärre fortfarande få lägenheter. På totalnivå uppfylls dock det av fullmäktige uppställda målet för antal förmedlade FoT- lägenheter per år. Bolaget har noterat att det finns ett behov av att förbättra kontaktvägar och uppföljning för att få privata fastighetsägare att lämna fler FoTlägenheter. I budget 2017 finns ett nytt ägardirektiv om att i samverkan med socialnämnden och SHIS etablera en modell för stadens kontakter och samverkan med de privata fastighetsägarna, med en samordnad kontaktväg kring försöks- och träningslägenheter samt genomgångsbostäder. Skapa ett system av utbyteslägenheter med andra länskommuner för kvinnor som på grund av hot inte kan bo kvar i sin hemkommun. Bolaget har under året genomfört en utredning av möjligheten att skapa ett system av utbyteslägenheter med andra länskommuner för kvinnor som på grund av hot inte kan bo kvar i sin hemkommun. Av utredningen framgår bl a att det sedan flera år tillbaka finns ett chefsnätverk inom staden för chefer som ansvarar för våld i nära relationer inom socialtjänsten. Där träffas enhetschefer för de olika stadsdelarna tillsammans med den särskilda strategen med ansvar för våld i nära relationer i Stockholms stad fyra gånger per år för att diskutera det gemensamma arbetet. Strategen med ansvar för våld i nära relationer är anställd av socialförvaltningen. Bolaget har varit i kontakt med både chefsnätverket och stadens strateg och dessa ser idagsläget inget behov av ett organiserat utbyte med andra kommuner kring kvinnor som på grund av hot inte kan bo kvar i sin hemkommun. Stockholm är en stor stad vilket är en fördel ur en anonymitetsaspekt för den hotade, och det gör att flertalet ärenden går att lösa inom staden.
7 (7) Bolagets sammanfattade bedömning är att det idag inte finns något behov av att skapa ett nytt organiserat utbyte med andra länskommuner. Utreda utfallet av förtursverksamheten med avseende på personer som utsatts för våld i nära relationer Bolaget har under året genomfört en utredning av förtursverksamheten med avseende på personer som utsatts för våld i nära relationer. Av utredingen framgår bl a att förtursverksamheten har riktlinjer för förtur. Riktlinjerna omfattar bl. a. möjligheten att genom bolagets förtursenhet ansöka om förtur till en lägenhet för den som utsatts för hot eller våld. Bolaget, eller hyresvärden, kan dock inte säkerställa skyddsbehovet när personen har flyttat in i den anvisade lägenheten. Det bolaget förmedlar via förtur, är vanliga hyresrätter och inte skyddade boenden. Inte heller görs det någon uppföljning från bolagets sida av hur det har gått i det nya boendet. Samanfattningsvis anser bolaget att riktlinjerna utifrån förtursuppdragets syfte fungerar väl med avseende på ansökningar från personer som utsatts för våld i nära relationer. Riktlinjerna är tydliga avseende förutsättningarna och vad som ska styrkas för att förtur till en bostad ska kunna beviljas. Samarbetet med berörda myndigheter fungerar väl avseende bland annat intyg och farlighetsbedömning. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning arbetar bolaget aktivt med de uppdrag och direktiv som har beslutats av fullmäktige och koncernstyrelsen.