www.pwc.se Revisionsrapport Anders Haglund Cert. kommunal revisor Johan Lidström Revisor Ansvarsutövande: Kommunstyrelsen Sundsvalls kommun
Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga... 1 1.3. Revisionskriterier... 1 1.4. Metod och avgränsning... 1 2. Granskningsresultat... 4 2.1. Kommunstyrelsen... 4 2.1.1. Resultat av enkäten... 4 2.1.1.1. Mål- och övrig styrning... 4 2.1.1.2. Uppföljning, rapportering och resultat... 4 2.1.1.3. Analys och aktiva åtgärder... 5 2.1.1.4. Intern kontroll... 5 2.1.2. Vår granskning... 6 2.1.2.1. 2013... 6 2.1.2.2. 2014... 6 2.1.3. Rekommendationer... 6 2.1.4. Vår bedömning... 7 december 2014 Sundsvalls kommun
1. Inledning 1.1. Bakgrund Kommunstyrelse och nämnder ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med fullmäktiges uppdrag, lagar och föreskrifter samt att detta ska skötas på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och med en tillräckligt intern kontroll. Av kommunallagen och god revisionssed följer att revisorerna årligen ska granska alla styrelser och nämnder. Det görs bl a enligt den goda seden genom en grundläggande granskning av nämndernas styrning, uppföljning och kontroll. Ansvarsutövandegranskningen är översiktlig och utgår från nämndens/styrelsens dokumentation av olika aktiviteter avseende styrning, uppföljning och kontroll. Om granskningsresultaten så motiverar har revisionen möjlighet att kalla in styrelsen till en hearing. 1.2. Revisionsfråga Vidtar kommunstyrelsen tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera tilldelat uppdrag? 1.3. Revisionskriterier Underlag för bedömning utgörs främst av Kommunallagens bestämmelser i kap 6 om nämndernas och styrelsens ansvar för bl a den interna kontrollen, men även av fullmäktiges styrande dokument för kommunen. 1.4. Metod och avgränsning I granskningen har vi gått igenom Kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och nämndernas protokoll för 2014 samt styrdokument och delårsrapporter. Vi har jämfört resultaten av föregående års motsvarande granskning med årets material för att få en bild av om tidigare påpekade brister kvarstår eller har åtgärdats. Genom sammanträdesprotokollen har vi försökt en bild om styrelsen i tillräcklig utsträckning styr, gör uppföljning av, och genomför de kontroller som är nödvändiga för att fullgöra tilldelade uppdrag. Analys har skett av delårsrapporter och styrande dokument för att kontrollera nämndernas/styrelsens måluppfyllelse och att de följer de lagar, regler och förordningar som finns. Rapportering av detta är en avvikelserapportering där vi lyfter fram eventuella brister hos nämnderna/styrelsen avseende följande: 1 Reglemente finns och är aktuellt 2 Budget innehåller mål för verksamheten och för ekonomin 3 Delegationsordningen är aktuell 4 Uppdrag från Kommunfullmäktige har verkställts 5 Rapportering är regelbunden och heltäckande gällande både verksamhet och måluppfyllelse Sundsvalls kommun 1 av 7
6 Nämnden/styrelsen har en god måluppfyllelse 7 Nämnden/styrelsen vidtar aktiva åtgärder vid rapportering om bristande måluppfyllelse En enkät har skickats ut till samtliga ordinarie ledamöter i kommunstyrelse och nämnder där analyserar svaren med våra iakttagelser om nämnden/styrelsen vidtar tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera tilldelat uppdrag. Enkäten skickades ut per e-post till samtliga ordinarie ledamöter i slutet av september i år med två påminnelser där vi poängterade vikten av att samtliga ledamöter besvarade enkäten. I enkäten fanns även möjlighet att kommentera om exempelvis upplevda brister eller förbättringsområden. Följande påståenden fick ledamötena besvara i enkäten: Mål och övrig styrning 1. Jag har god kunskap om kommunens övergripande styrdokument i form av policys, riktlinjer, planer och program 2. Jag känner till de mest väsentliga regler och lagar som är av betydelse för nämndens verksamhet samt för mitt uppdrag som nämndsledamot 3. Jag har tillräckligt med kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente 4. Nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens verksamhet Uppföljning, rapportering och resultat 5. Rapportering av måluppfyllelse sker regelbundet till nämnden avseende verksamhetsmål 6. Nämnden har en tillfredställande måluppfyllelse avseende verksamheten 7. Nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens ekonomi 8. Rapportering av måluppfyllelse sker regelbundet till nämnden avseende ekonomiska mål 9. Nämnden har en tillfredställande måluppfyllelse avseende ekonomin 10. Jag anser sammantaget att jag har tillräcklig information avseende måluppfyllelse för såväl ekonomi som verksamhet Analys och aktiva åtgärder 11. Nämnden diskuterar och analyserar måluppfyllelse på sina sammanträden 12. Nämnden fattar aktiva beslut med anledning av rapportering och analys av måluppfyllelsen 13. Nämnden uppnår sammantaget ett resultat som överensstämmer med kommunfullmäktiges mål och nämndens uppdrag i övrigt Intern kontroll 14. Jag anser mig veta tillräcklig om vad som menas med intern kontroll, och om vad nämndens ansvar för intern kontroll innebär 15. Jag anser att nämndens arbete med den interna kontrollen är tillräcklig Sundsvalls kommun 2 av 7
16. Nämnden genomför regelbundet olika analyser för att identifiera problemområden, utmaningar och eventuella risker avseende exempelvis ekonomi, måluppfyllelse och rättsäkerhet 17. Nämnden genomför regelbundet olika analyser för att identifiera problemområden, utmaningar och eventuella risker avseende exempelvis ekonomi, måluppfyllelse och rättsäkerhet. I vilken utsträckning dokumenteras dessa analyser? 18. Nämnden har en dokumenterad och aktuell delegationsordning 19. Nämnden har etablerade och välfungerande arbetsformer 20. Jag anser att roll- och ansvarsfördelningen mellan politiker och tjänstemän är tydlig 21. Jag anser att nämnden har ett gott diskussionsklimat vid sina sammanträden 22. Jag anser att jag fortlöpande får den information och utbildning jag behöver gällande nämndens verksamhet och mitt uppdrag som ledamot 23. Jag upplever att kommunstyrelsen utövar en tillräcklig uppsikt över nämnderna 24. Jag upplever att kommunstyrelsen utövar en tillräcklig uppsikt över de kommunala bolagen Sundsvalls kommun 3 av 7
2. Granskningsresultat 2.1. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen hade en svarsfrekvens på 67%. 2.1.1. Resultat av enkäten 2.1.1.1. Mål- och övrig styrning 40% av de svarade ansåg att de helt besitter god kunskap om kommunens övergripande styrdokument i form av policys, riktlinjer, planer och program medan resterande 60% instämde i huvudsak. Samtliga ansåg även att de helt eller i huvudsak känner till de mest väsentliga regler och lagar som är av betydelse för styrelsens verksamhet samt i deras uppdrag som styrelseledamot samt att de har tillräckligt med kunskap om kommunstyrelsens uppdrag och ansvar enligt styrelsens reglemente. 80% instämmer i huvudsak att kommunstyrelsen har fastställt uppföljningsbara mål för sin verksamhet medan 20% endast instämmer till viss del. 90% instämmer helt eller i huvudsak att kommunstyrelsen har fastställt uppföljningsbara mål för kommunstyrelsens ekonomi medan 10% instämmer till viss del. 2.1.1.2. Uppföljning, rapportering och resultat 80% anser att rapportering av måluppfyllelse till kommunstyrelsen avseende verksamhetsmål sker tre gånger per år (delårsrapporter och årsredovisning) medan övriga anser att detta sker vid varje tillfälle. Endast 40% instämmer i huvudsak i påståendet om kommunstyrelsen har en tillfredställande måluppfyllelse avseende verksamheten. Resterande 60% instämmer endast till viss del. Nio av tio ledamöter anser att rapportering till kommunstyrelsen av måluppfyllelse avseende ekonomiska mål sker vid delårsrapporter och årsredovisning medan resterande anser att detta sker vid varje sammanträde. 80% anser att kommunstyrelsens måluppfyllelse avseende ekonomi endast delvis är tillräcklig medan övriga 20% anser att den är det i huvudsak. 2/3 anser helt eller i huvudsak att de har tillräcklig information avseende måluppfyllelse för såväl ekonomi som verksamhet. Sundsvalls kommun 4 av 7
2.1.1.3. Analys och aktiva åtgärder Vid påståendet: kommunstyrelsen diskuterar och analyserar sin måluppfyllelse på sammanträden anser lite drygt hälften av ledamötena att detta görs i huvudsak medan knappt andra hälften endast instämmer till viss del. Majoriteten (67%) har uppfattningen att styrelsen i huvudsak fattar aktiva beslut med anledning av rapportering och analys av måluppfyllelsen men resterande inte instämmer i lika hög grad. 2.1.1.4. Intern kontroll Två av tre ledamöter anser sig veta tillräcklig om vad som menas med intern kontroll och om vad kommunstyrelsens ansvar för intern kontroll innebär medan övriga instämmer i huvudsak. 90% anser att kommunstyrelsens arbete med den interna kontrollen helt eller i huvudsak är tillräcklig medan den resterande tiondelen instämmer till viss del i påståendet. 33% av ledamötena anser att kommunstyrelsen genomför olika analyser för att identifiera problemområden, utmaningar och eventuella risker avseende exempelvis ekonomi, måluppfyllelse och rättsäkerhet en gång per år medan övriga anser att detta sker tre till fyra gånger per år (22%) eller oregelbundet/vid behov (44%). 88% anser emellertid att detta alltid dokumenteras medan övriga har uppfattningen att dessa analyser dokumenteras till 75%. 78 % instämde helt och 22% i huvudsak att delegationsordningen är dokumenterad och aktuell. Drygt hälften anser i någon utsträckning att kommunstyrelsen har etablerade och välfungerande arbetsformer medan lika många anser att roll- och ansvarsfördelningen mellan politiker och tjänstemän inte är tillräckligt tydlig. Åtta av tio ledamöter anser att nämnden i överlag har ett gott diskussionsklimat vid sina sammanträden medan 33% anser att de inte fortlöpande får den information och utbildning de behöver gällande kommunstyrelsens verksamhet och deras uppdrag som ledamot. En tredjedel av kommunstyrelsens ledamöter upplever att kommunstyrelsen inte i tillräcklig utsträckning utövar en tillräcklig uppsikt över nämnderna och 55% upplever detsamma om uppsikten över bolagen. Sundsvalls kommun 5 av 7
2.1.2. Vår granskning 2.1.2.1. 2013 Vid föregående års ansvarsutövandegranskning av kommunstyrelsen var vår sammanfattande bedömning att styrelsen vidtog tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och rapportera tilldelat uppdrag. 2.1.2.2. 2014 Genom årets analys av protokoll, styrdokument och rapporter utifrån de sju granskningsområdena har vi inte funnit något att anmärka på. I enkäterna har det dock framkommit ett antal områden som styrelsen bör fokusera sin uppmärksamhet på: Över 30% av ledamötena i fyra nämnder anser att kommunstyrelsen inte utövar en tillräcklig uppsikt över nämnden. Hos socialnämnden ligger denna siffra på 43%, detta trots att kommunstyrelsen 2014-06-09 beslutade att utifrån sin uppsiktsplikt; ge socialnämnden stöd vid styrning och ledning av verksamheten i syfte att uppnå handlingsplaner för att minska nämndens underskott, uppdra åt socialnämnden att till kommunfullmäktige i september återkomma med en handlingsplan för att anpassa kostnaderna till beslutad budgetram. Utöver detta rapporteras socialnämndens ekonomiska situation till varje kommunstyrelsesammanträde 33% av kommunstyrelsens egna ledamöter upplever att de själva inte utövar en tillräcklig uppsikt över nämnderna och 55% anser detsamma om uppsikten över de kommunala företagen 33% av ledamötena i kommunstyrelsen anser att de inte får tillräcklig information avseende måluppfyllelse för ekonomi och verksamhet samt att styrelsen inte fattar aktiva beslut med anledning av rapportering och analys av måluppfyllelsen 55% anser att roll- och ansvarsfördelningen mellan politiker och tjänstemän är otydlig 2.1.3. Rekommendationer För att utveckla styrelsens ansvarsutövande lämnas följande rekommendationer; Att kommunstyrelsen till nämnderna, de kommunala företagen och sig själva tydliggör hur uppsiktsplikten utövas Att kommunstyrelsen tillser att ledamötena får tillräcklig information och utbildning för att kunna fullgöra sitt uppdrag Att kommunstyrelsen tydliggör roll- och ansvarsfördelningen mellan politiker och tjänstemän Sundsvalls kommun 6 av 7
2.1.4. Vår bedömning Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen vidtar tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och rapportera tilldelat uppdrag. Sundsvalls kommun 7 av 7