Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum 2019-03-14 Plats och tid: Trosa kommunhus, kl 18:00-20.10 ande ledamöter: Lena Isoz (M) ordförande Göran Hammarlund (L) 1:e vice ordförande 18-19, 21-30 Lennart Tällö (S), 2:e vice ordförande Zeth Nyström (M) Helene Carlind (C) Kerstin Alksäter (S) Isabel Gustafsson (SD) Stina von der Esch (KD) 20 Inte tjänstgörande ersättare: Ann-Sofie Nyström (M) Ulf Struwe (M) Stina von der Esch (KD) 18-19, 21-30 Solweig Jansson (S) Övriga närvarande: Kerstin Tibbling produktionschef Sara Fältskog Eldros Kultur- och Anneli Bradley, fritidsgårdschef 18-24 Malin Lundin, bibliotekschef 18-24 Klas Jättner, kulturskolechef 18-24 Nadja Furuberget Skog, nämndsekreterare Plats och tid för justering: Kommunhuset 2019-03-20 Underskrifter: Nadja Furuberget Skog, sekreterare Paragrafer 18-30 Lena Isoz, ordförande Lennart Tällö (S), justerande Anslag/bevis Organ: Kultur- och fritidsnämnden 18-30 Datum: Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för nedtagande 2019-03-14 2019-03-20 2019-04-11 Förvaringsplats för protokollet: Trosa kommunhus Underskrift: Nadja Furuberget Skog
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 2(17) Innehållsförteckning 18 Godkännande av dagordningen 19 Information fritidsgårdarna och kultur- och förening 20 Ansökan om bidragsberättigande Lions Club Trosa KFN 2019/13 21 Ansökan om bidragsberättigande Somaliska ungdomsföreningen i Sörmland 22 Bokslut och verksamhetsberättelse 2018 för kulturoch fritidsnämnden 23 Utförd internkontroll 2018 för Kultur- och fritidsnämnden 24 Internkontrollplan 2019 för Kultur- och fritidsnämnden KFN 2019/15 KFN 2019/20 KFN 2018/20 KFN 2019/21 25 Uppföljning tjänstekoncession Safiren KFN 2019/22 26 Uppföljning tjänstekoncession Trosa Camping och havsbad KFN 2019/23 27 Uppföljning tjänstekoncession Kråmö KFN 2019/24 28 Revidering delegeringsordning KFN 2019/8 29 Anmälan delegationsbeslut KFN 2019/1 30 Övriga anmälningsärenden KFN 2019/2
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 3(17) 18 Godkännande av dagordningen Kultur- och fritidsnämnden godkänner dagordningen.
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 4(17) 19 Information om fritidsgårdarna och Kultur- och förening Fritidsgårdschef Anneli Bradley Kultur- och Sara Fältskog Eldros berättar för nämnden om sina respektive verksamhetsområden. Fritidsgårdarna Trosa kommun bedriver två fritidsgårdar, IRL (Trosa Tomtaklint) och Ungdomens hus i Vagnhärad. Utöver det bedrivs verksamhet i Hedebyskolan tre dagar i veckan. 6 st i personalgruppen där alla jobbar på båda gårdarna Öppet 6 kvällar i veckan för ungdomar från årskurs 6 Besökarna är 70 % pojkar och 30 % flickor Samarbetar med fältarna, polisen, skolan, biblioteken och kulturskolan Arbetar mycket med sociala medier (Facebook, Instagram och Snapchat) Arbetar med eventgrupper (loven, aktiviteter och resor, festival 1.5.6, Trosa outdoor open) Årliga aktiviteter såsom valborgsfirande, Gröna Lund, balen, Rommeresa, julfest och ung i Trosa i samarbete med fryshuset och ICA Trossen FRAMTIDEN- bättre och tätare samarbete med andra verksamheter i kommunen, ungdomsinflytande, öppettider och aktiviteter. Kultur och förening Verksamhetsområden : Lokaler och anläggningar Kultur och förening Lokaler och anläggningar : idrottshallar, kulturlokaler, bokningssystem, kommunala båtplatser (700 st.), tjänstekoncessionerna (4 st.) Kultur- och förening: föreningsstöd, offentlig konst, allmän kultur (samverkar med andra enheter såsom integrationsenheten, äldreboende, LSS verksamhet t.ex. kompiskortet) samverkan med lokala/regional kulturoch fritidsaktörer och lotteritillstånd Konsttriangeln (under allmän kultur), projektleds inte längre av kommunen men aktiviteten får ekonomiskt stöd Budget för lokaler och anläggning ca 20 000 000 kr, föreningsbidrag ca 4 530 000 kr Försöker bedriva gemensamma aktiviteter för kultur- och idrottsföreningar; Föreningarnas dag 25/8 2019 Inventering genomförs nu av offentlig konst av Trosabygdens konstförening Samverkan med andra: Samkultur Sörmland, Kulturnätverk i Sörmland, Fritidsnätverk i Sörmland
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 5(17) 20 KFN 2019/13 Ansökan om bidragsberättigande Lions Club Trosa 1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner föreningen Lions Club ansökan om bidragsberättigande. 2. Kultur- och fritidsnämnden bedömer att föreningen Lions Club klassas som social förening. Föreningen Lions Club har varit verksam i Trosa kommun i över 60 år men ansöker först nu om bidragsberättigande. Klubben är ansluten till Lions Club International och följer moderorganisationens stadgar och arbetsordning. Klubbens verkar främst i en humanitär och samhällsnyttig anda. På lokal nivå omfattar detta bl.a. arrangemang av Trosa Marknad, i samverkan med näringsliv, Trosa kommun och övrigt föreningsliv, aktiviteter för seniorer och utdelning av stipendier. Utöver det verkar föreningen även för humanitära insatser på internationell nivå. Föreningen anses följa Trosa kommuns krav för bidragsberättigande genom att ha en demokratiskt vald styrelse, vara öppen för alla, politiskt och religiöst obunden samt verka för en meningsfull fritid i Trosa kommun. Samtliga medlemmar i föreningen är idag över 18 år, men yngre medlemmar välkomnas. Det finns även en central strategi inom Lions Club International för att starta en ungdomssektion om intresset växer. Jäv På grund av jäv deltar inte Göran Hammarlund (L) i handläggningen av detta ärende. s beredning Tjänsteskrivelse från kultur- och Sara Fältskog Eldros, 2019-02-08 Ansökan med bilagor Kopia till Lions Club Trosa
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 6(17) 21 KFN 2019/15 Ansökan om bidragsberättigande Somaliska ungdomsföreningen i Sörmland 1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner Somaliska ungdomsföreningens ansökan om bidragsberättigande. 2. Kultur- och fritidsnämnden bedömer att föreningen klassas som social förening. Reservation Isabel Gustafsson (SD) reserverar sig mot beslutet. Föreningen har sitt huvudsakliga säte i Nyköpings kommun, men även verksamheter och avdelningar i Gnesta, Eskilstuna och Trosa. Ambitionen är att ha verksamhet i hela regionen. Föreningen verkar i huvudsak för att främja gemenskap mellan människor i olika åldrar och från olika social, etnisk och kulturell bakgrund, barns och ungas sociala och kulturella utveckling, särskilt barn och unga i utsatta situationer. Enligt verksamhetsplanen ämnar föreningen under 2019 ägna sig åt olika utbildningsinsatser, kultur- och fritidsaktiviteter, samt insatser för att öka sysselsättningen hos medlemmarna. I Trosa ämnar föreningen samarbeta med ABF. Föreningen anses följa Trosa kommuns krav för bidragsberättigande genom att ha en demokratiskt vald styrelse, vara öppen för alla, politiskt och religiöst obunden samt verka för en meningsfull fritid i Trosa kommun. Förslag till beslut på sammanträdet - Isabel Gustafsson (SD) yrkar avslag till förvaltningens förslag - Kerstin Alksäter (S), Lennart Tällö (S), Göran Hammarlund (L), Zeth Nyström (M), och Lena Isoz (M) yrkar bifall till förvaltningens förslag. sgång Ordförande ställer förslagen mot varandra och finner att kultur- och fritidsnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag. s beredning Tjänsteskrivelse från kultur- och Sara Fältskog Eldros, 2019-02-21 Ansökan med bilagor Kopia till Somaliska ungdomsföreningen i Sörmland
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 7(17) 22 KFN 2019/20 Bokslut och verksamhetsberättelse 2018 för Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslag till bokslut för 2018. Verksamheterna redovisar ett positivt resultat om ca 1300 tkr. Det är i första hand administration, samt kultur och förening som står för överskottet. Övriga verksamheter visar ett resultat i balans med sin budget. Förvaltningen har genomfört ett stort antal uppdrag och aktiviteter inom verksamheterna under året. Målen har följts upp och måluppfyllelsen är god. s beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, 2019-03-05 Verksamhetsberättelse 2018 för kultur- och fritidsnämnden Kopia till Kommunstyrelsen
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 8(17) 23 KFN 2019/20 Utförd internkontroll 2018 för kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av 2018 års utförda internkontroll. Internkontrollplanen antogs av kultur- och fritidsnämnden 2018-03-15. Kontroll av 25 rutiner/moment har genomförts och 4 kontroller redovisas med mindre anmärkning. Åtgärder för att åtgärda anmärkningarna kommer att vidtas. En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga Resultat av genomförd internkontrollplan KFN 2018. s beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, 2019-03-05 Resultat av genomförd internkontroll 2018
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 9(17) 24 KFN 2019/21 Internkontrollplan 2019 för kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden godkänner 2019 års internkontrollplan. Enligt kommunallagen 6 kap 7 ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden. Internkontrollen avseende 2018 är genomförd och visade på få anmärkningar. Framtagen plan bygger i huvudsak på genomförd riskanalys som gjorts av kontorets ledningsgrupp och dels på ett antal kommungemensamma kontrollmoment inom områdena. Även i år utgår riskanalysen för respektive verksamhet/enhet från ett antal gemensamma områden, syftet är att systematisera riskanalysen för att tvinga oss att beakta verksamheten från olika perspektiv. Identifierade områden är Uppdraget, Tjänstemottagare, Stöld/skadegörelse, Upphandling, Information och kommunikation, Personal, Arbetsmiljö fysisk, Arbetsmiljö psykisk, Mutor och jäv och slutligen Ekonomi. Identifierade risker bedöms och poängsätts utifrån sannolikheten att de inträffar och vilka konsekvenser som uppstår om den inträffar. Sannolikheten multiplicerat med konsekvensen ger ett riskvärde, i det fall riskvärdet uppgår till 8 eller mer tas risken med i kontrollplanen. s beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, 2019-03-06 Internkontrollplan KFN 2019 Riskanalys KFN 2019
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 10(17) 25 KFN 2019/22 Uppföljning tjänstekoncession Safiren Kultur- och fritidsnämnden godkänner återrapportering från tjänstekoncession för Safiren. Samtliga tjänstekoncessioner under Kultur- och fritidsnämnden lämnar en årlig återrapportering till Kultur- och fritidsnämnden under första kvartalet. I återrapporteringen redogörs för verksamheternas bokslut, resultat- och balansrapport, öppethållande under året, besöksfrekvens/beläggning, avgifter, kvalitetssäkring och miljöledning, utveckling och drift, uppföljning av investeringar, resultat från kundundersökningar samt synpunkter från besökare. Tjänstekoncessionen Safiren har inkommit med samtliga efterfrågade handlingar. s beredning Tjänsteskrivelse med bilagor från kultur- och Sara Fältskog Eldros, 2019-03-01 Kopia till Entreprenör för tjänstekoncessionen Safiren
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 11(17) 26 KFN 2019/23 Uppföljning tjänstekoncession Trosa Camping och havsbad 1. Kultur- och fritidsnämnden kräver återrapportering från Trosa Camping och Havsbad (resultat- och balansrapport, återrapportering tjänstekoncession) till sammanträdet den 2 maj 2019. 2. Kultur- och fritidsnämnden utfärdar en första skriftlig erinran till entreprenören för Trosa Camping och Havsbad rörande underlåtenhet att redovisa återrapportering av tjänstekoncession enligt tidplan. Samtliga tjänstekoncessioner under Kultur- och fritidsnämnden lämnar en årlig återrapportering till Kultur- och fritidsnämnden under första kvartalet. I återrapporteringen redogörs för verksamheternas bokslut, resultat- och balansrapport, öppethållande under året, besöksfrekvens/beläggning, avgifter, kvalitetssäkring och miljöledning, utveckling och drift, uppföljning av investeringar, resultat från kundundersökningar samt synpunkter från besökare. Tjänstekoncessionen Trosa Camping och Havsbad har inte inkommit med efterfrågat underlag för återrapportering, trots påminnelser från kontoret. Kontoret rekommenderar därför att entreprenören för Trosa Camping och Havsbad åläggs en första erinran för utebliven redovisning, samt uppmanas att redovisa sin återrapportering vid nästa nämndsammanträde. s beredning Tjänsteskrivelse med bilagor från kultur- och Sara Fältskog Eldros, 2019-03-01 Kopia till Entreprenör för tjänstekoncession Trosa Camping och havsbad
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 12(17) 27 KFN 2019/24 Uppföljning tjänstekoncession Kråmö 1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner återrapportering från tjänstekoncession för Kråmö. 2. Entreprenören ska lämna in delårsbokslut som täcker 2018 års sommarsäsong till nämnden senast 2 maj 2019. Samtliga tjänstekoncessioner under Kultur- och fritidsnämnden lämnar en årlig återrapportering till Kultur- och fritidsnämnden under första kvartalet. I återrapporteringen redogörs för verksamheternas bokslut, resultat- och balansrapport, öppethållande under året, besöksfrekvens/beläggning, avgifter, kvalitetssäkring och miljöledning, utveckling och drift, uppföljning av investeringar, resultat från kundundersökningar samt synpunkter från besökare. Tjänstekoncessionen Kråmö har inkommit med samtliga efterfrågade handlingar. Företaget har brutet bokslut. Bokslutet för perioden 2018-05-01 2019-04-30 redovisas till hösten. Utebliven redovisning av bokslut anses därför inte som en förseelse från entreprenörens håll. Förslag till beslut på sammanträdet Lennart Tällö (S) och Lena Isoz (M): yrkar bifall till förvaltningens förslag med följande tillägg: sgång Entreprenören ska lämna in delårsbokslut som täcker 2018 års sommarsäsong till nämnden senast 2 maj 2019. Ordförande frågar nämnden om nämnden kan fatta beslut enligt förslag till beslut. Ordförande finner att nämnden beslutar enligt det nya förslaget. s beredning Tjänsteskrivelse med bilagor från kultur- och Sara Fältskog Eldros, 2019-03-01 Kopia till Entreprenör för Kråmö
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 13(17) 28 KFN 2019/8 Revidering delegeringsordning Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslag till delegeringsordning Tanken bakom delegeringsrätten är att en nämnd ska avlastas med sådana beslut som rör den dagliga verksamheten och som skulle leda till ineffektivitet i den kommunala organisationen om nämnden själv fattade beslut i varje enskilt fall. I delegeringsordningen framgår det till vilka tjänstepersoner som nämnden har gett rätten att besluta i olika ärenden i nämndens ställe. s beredning Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare Nadja Furberget Skog, 2019-03-05 Förslag till delegeringsordning Kopia till Författningssamlingen
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 14(17) 29 KFN 2019/1 Anmälan av delegationsbeslut Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av följande rapportering av delegationsbeslut Löpnr/ Dnr Punkt i del. ordning Ärende och beslut Datum för beslut Delegat, titel 4.3 om aktivitetsbidrag idrott till Trosa-Vagnhärad Kampförening, 63 123 kr 4.3 om driftbidrag lokal/anläggning idrott till Trosa-Vagnhärad Kampförening, 50 000 kr 4.3 om aktivitetsbidrag idrott till Trosa Frisksportklubb, 18 330 kr 4.3 om ledarutbildningsbidrag till Trosa Frisksportklubb, 6 300 kr 4.3 om bidrag till studieförbund: ABF, 113 080 kr 4.3 om bidrag till studieförbund: Bilda, 30 680 kr 4.3 om bidrag till studieförbund: Folkuniversitetet, 3 459 kr 4.3 om bidrag till studieförbund: Studiefrämjandet, 90 715 kr 2019-01-10 Sara Fältskog 2019-01-10 Sara Fältskog 2019-01-26 Sara Fältskog 2019-01-26 Sara Fältskog 2019-02-27 Sara Fältskog 2019-02-27 Sara Fältskog 2019-02-27 Sara Fältskog 2019-02-27 Sara Fältskog
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 15(17) 4.3 om bidrag till studieförbund: Studieförbundet Vuxenskolan, 65 757 kr 4.3 om bidrag till studieförbund: Nykterhetsrörelsens Bildningsverksamhet, 17 030 kr 4.3 om bidrag till studieförbund: Sensus, 31 280 kr 4.3 om ledarutbildningsbidrag, Trosa Ridsällskap, 7 616 kr 4.3 om driftbidrag lokal/anläggning idrott till Trosa Flygklubb, 25 989 kr 4.3 om aktivitetsbidrag social till PRO Vagnhärad/Västerljung, 6 190 kr 4.3 om aktivitetsbidrag social till TVV Bowling, 2 404 kr 4.4 om enbart meröppet på biblioteken 2018-11-26 pga. fortbildning 4.4 om kortare öppettid på biblioteket Navet 2018-12-10 pga. Omflyttning av böcker och hyllor på Trosa stadsbibliotek 2019-02-27 Sara Fältskog 2019-02-27 Sara Fältskog 2019-02-27 Sara Fältskog 2019-02-27 Sara Fältskog 2019-02-28 Sara Fältskog 2019-03-06 Sara Fältskog 2019-03-06 Sara Fältskog 2018-11-05 Malin Lundin, bibliotekschef 2018-11-19 Malin Lundin, bibliotekschef
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 16(17) 4.3 om aktivitetsbidrag samt driftbidrag lokal/anläggning till Vagnhärads hembygdsförening, 53 600 kr 4.3 om aktivitetsbidrag samt driftbidrag lokal/anläggning till 4.3 om aktivitetsbidrag samt driftbidrag lokal/anläggning till Västerljungs hembygdsförening, 14 136,40 kr 4.3 om arrangemangsbidrag till Trosa-Vagnhärads Finska förening, 3 000 kr 4.2 om lotteritillstånd, Vagnhärads Socialdemokratiska förening, 300 kr 4.3 om ledarutbildningsbidrag till Trosa-Vagnhärads Kampförening, 9 636 kr 2018-05-02 Sara Fältskog 2018-05-02 Sara Fältskog 2018-05-02 Sara Fältskog 2018-05-16 Sara Fältskog 2018-04-26 Sara Fältskog 2018-05-17 Sara Fältskog
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 17(17) 30 KFN 2019/2 Övriga anmälningsärenden Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av anmälningarna. Region Sörmland Protokoll 2019-02-14. Sammanträde med Nämnden för kultur, utbildning och friluftsverksamhet. s beredning Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare Nadja Furuberget Skog, 2019-03-07