Benchmarking med hjälp av SUHF-modellen Pia Järnkvist, PJ Consulting. HfR-konferens 2018
Disposition Presentation Benchmark som verktyg för effektivisering Uppdraget Metod/jämförelseobjekt Resultat av jämförelsen Jämförelsestörande faktorer Slutsatser Rekommendationer Frågor
Presentation Pia Järnkvist Konsult. Ekonomistyrning, verksamhets- och organisationsutveckling, affärsrådgivning mm. Arbetat 16 år inom UH-sektorn. Senast som ekonomichef vid Örebro universitet. Lång erfarenhet av statistikproduktion och analys huvudsakligen avseende offentlig sektor. Arbetat mycket med förändrings-/utvecklingsarbete dels som projektägare men även som projektledare och TQMpilot i många år.
Benchmark som verktyg för effektivisering Benchmarking riktmärkning Ofta startpunkten för förändringsarbete Huvudsyfte att förbättra den egna verksamheten Att jämföra utvalda delar med andra organisationer t.ex. avseende kostnader. Alternativt benchmark internt. Hitta goda förebilder internt eller externt
Uppdraget - bakgrund Styrelsebeslut dec 2014 Malmö högskola: måltal för indirekta kostnader 2018, 31% (från 33%), motsvarade en sänkning av de indirekta kostnaderna med 26 miljoner kronor (6%). Underlag SUHF-statistik avseende 2014 års budgeterade indirekta kostnader (2013 års verksamhetskostnader). Jämförelseobjekt: fyra unga universiteten samt Högskolan i Jönköping och Mälardalen. Karlstad och Örebro universitet fick utgöra riktmärke. Uppföljning 2018, tidpunkt ej preciserad. Dataunderlag: senast tillgängliga SUHF-statistik.
Uppdraget - ansats Uppdrag i mars 2018 att göra en uppföljning på universitetsövergripande nivå. Jämförelseobjekt: Karlstad universitet Linnéuniversitetet Särskilt fokus på kostnader för ledningsfunktionen För övrigt ingen uppdelning på funktioner och nivåer. Avrapportering i juni inför styrelsemöte.
Metod Ingen teoretisk genomgång av SUHF-modellen. Finns dock med översiktligt i den rapport som lämnades till Malmö. Fokus: övergripande nivå: ej fokus på detaljer i kostnadsredovisningen avseende klassificering mm Ingen uppdelning på utbildning och forskning, mer komplext, sämre kvalitet. Insamling av datafiler avseende inlämnad SUHF-statistik för åren 2014 och 2017: indirekta kostnader samt verksamhetskostnader (2013 och 2016 enligt ÅR).
Metod Frågeformulär utskickat i förväg med kringinformation för att bedöma lärosätenas ansats vid inlämnande av SUHFstatistiken Platsbesök och intervjuer vid berörda lärosäten. Syftet att få allmän förståelse för lärosätets struktur. Ringa in eventuella direktifieringar, avlyft etc som inte rapporterats i SUHF-statistiken. Öka jämförbarheten mellan lärosäten. Informationsinsamling årsredovisningar.
Snabbfakta Karlstad, Linné, Malmö Nyckeltal Karlstad Linné Malmö Omsättning 1 109 mnkr 1 825 mnkr 1 446 mnkr Andel utbildning 66 % 72 % 80 % Andel forskning 34 % 28 % 20 % Andel externa medel 23 % 25 % 23 % Myndighetskapital* 141 mnkr 257 mnkr 199 mnkr Antal helårsstudenter 8 278 14 124 12 284 Antal anställda 1 032 helår 1 786 helår 1 341 helår
Varför Karlstad och Linné som jämförelseobjekt? Diagram 1. Procentuell andel utbildning och forskning 2017 Likartad fördelning mellan utbildning och forskning. Breda universitet avseende utbildning. Unga universitet.
Resultat av jämförelsen Diagram 2. Totala verksamhetskostnader 2016 och 2013, mnkr
Resultat av jämförelsen Diagram 3. Totala indirekta kostnader 2017 och 2014, mnkr
Resultat av jämförelsen Diagram 4. Indirekta kostnader 2017, andel av totala verksamhetskostnader 2016
Resultat av jämförelsen forts. Totala indirekta kostnader per funktion Malmö 2014 2017 Bibliotek; 13,70% Nivåspecifikt ; 3,50% Ledning; 19,4% Bibliotek; 13,9% Nivåspecifik t; 1,0% Ledning; 13,7% Infrastruktur &service; 29,60% Utb- /forskn.adm; 25,5% Infrastruktu r&service; 25,9% Utb- /forskn.adm ; 33,2% Ek- /pers.adm; 8,30% Ek- /pers.adm; 12,3%
Resultat av jämförelsen forts. Malmö Bibliotek; 13,9% Ledning; 13,7% Karlstad Bibliotek; 13,5% Nivåspecifik t; 0,1% Ledning; 12,5% Infrastruktur&se rvice; 25,9% Utb- /forskn.adm; 33,2% Nivåspecifikt; 1,0% Infrastruktu r&service; 26,9% Utb- /forskn.adm ; 34,5% Ek-/pers.adm; 12,3% Bibliotek; 11,7% Linné Nivåspecifik t; 0,0% Ledning; 13,1% Ek- /pers.adm; 12,4% Infrastruktu r&service; 30,4% Utb- /forskn.adm ; 32,8% Ek- /pers.adm; 12,0%
Resultat av jämförelsen forts. Diagram 9. Ledningsfunktionens andel av totala indirekta kostnader 2017, %
Jämförelsestörande faktorer mm Olika sätt att fördela kostnader på funktioner och nivåer Olika definition av kärn- respektive stödkostnader, påverkas av olika organisationsstruktur Olika definition av direktifierade kostnader Olika sätt att finansiera verksamheter t.ex. via avlyft Olika strukturella förutsättningar Engångssatsningar behandlas olika.
Slutsatser Tendens att ha mer fokus på detaljerad fördelning av kostnader snarare än analys av den information som presenteras Jämförelsen blir inte bättre än vad in-datans kvalitet medger Bör inte se indirekta kostnader isolerat från övriga ekonomiska förutsättningar vid beslutsfattande. Vid jämförelser är det viktigt att beakta de totala ekonomiska förutsättningarna för den del av organisationen som studeras, t.ex. institution.
Rekommendationer Fundera över syftet med din benchmark och anpassa upplägget efter det. Är fokus att lära av andra inför förbättringsåtgärder? Finns det krav från styrelse/ledning att jämföra någon specifik del av verksamheten? Välj ut några få jämförelselärosäten som har en liknande struktur avseende storlek och utbildnings-/forskningsprofil. Bestäm vilken nivå benchmarken ska ligga på. Är det utifrån presenterad SUHF-statistik? Utifrån presenterad statistik med kompletterande information från övriga lärosäten? Är det en djupstudie med en mer omfattande informationsinsamling? Var uthållig! Gör din jämförelse över tid, det vill säga upprepa med jämna mellanrum och följ utvecklingen över tid.
Rekommendationer Glöm inte syftet med SUHF-modellen. Kan inte ge svar på alla frågor. Ta det för vad det är! Kommunicera inga ranking-listor över vilka som har lägst andel indirekta kostnader. Tänk på procenten! Tänk på att informationen alltid behöver kompletteras med t.ex. kvalitetsindikatorer för att kunna dra slutsatser om administrationens dimensionering och inriktning. Följ framför allt din egen utveckling över tid! Viktigast är den förbättrade kunskapen om din egen organisation! De frågor som väcks utifrån resultatet.
Frågor
Pia Järnkvist, 0709-668881 Tack för mej!