Borgskolan, Borgvägen 10, Norsborg

KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 1 [2] Utbildningsnämnden 2013-02-11 Tid 2013-02-19, Kl 19:00 Kl. 17:30 18:30 Gruppmöten för nämnden Kl. 18:30 19:00 Fika och frågestund för allmänheten Plats Borgskolan, Borgvägen 10, Norsborg Ärenden Justering 1 Ekonomiska läget 2 Framåtsikt 2014-2017 3 Ekonomisk uppföljning januari 2013 4 Svar på motion (M) - Utred förändringar i resursfördelningsmodellen 5 Svar på medborgarförslag - Tidigarelägg öppettiderna på förskolan 6 Svar på motion (M) - Simskolan räddar liv 7 Brunnas förskolepaviljonger 8 Lokalprogram Falkbergsskolan 9 Nedläggning av samverkansklassen på Grindtorpsskolan

BOTKYRKA KOMMUN KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 2[2] Utbildningsnämnden 2013-02-11 10 Svar på motion (M) - Plantera "barnens träd" i Botkyrka kommun 11 Utbildningsplaner för introduktionsprogrammen på gymnasiet 12 Uppföljning av revisionsrapport - Beredskap för förändrade förutsättningar för gymnasieverksamheten 13 Delegeringsordning 14 Studieresa till Indien, Tumba gymnasium 15 Studieresa till Indien, Tullinge gymnasium 16 Förvaltningschefen informerar 17 Delegeringsbeslut 18 Anmälningsärenden

ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[2] Utbildningsnämnden 2013-02-19 Dnr UF/2013:12 1 Ekonomiska läget (UF/2013:12) Förslag till beslut Utbildningsnämnden föreslås besluta följande. Nämnden begär en extern granskning av utbildningsförvaltningens ekonomiuppföljning under 2012 samt externt stöd för framtagande av förslag till nya rutiner för ekonomiuppföljningen. Granskningen utformas i samarbete med kommunledningsförvaltningen och utförs av den revisionsfirma som kommunens revisorer anlitar. Nämnden ska under 2013 få ekonomiska uppföljningar vid varje nämndsammanträde i enlighet med förslaget i denna tjänsteskrivelse. Förvaltningen ska vidta åtgärder för att klara budgetbalans i utförarbudgeten i enlighet med denna tjänsteskrivelse. Det befarade underskottet i beställarbudgeten på 14-15 mkr balanseras på följande sätt: Gymnasieskolans egen-regi budget minskas med 1,5 mkr och anslaget för externa placeringar inom gymnasieskolan minskas med 1,5 mkr. De beslutade reformerna om förstärkt elevhälsa 6 mkr, fritidshemsutvecklare 1,5 mkr samt insatser för förskollärarrekrytering 4 mkr fryses tillsvidare. Förvaltningen får i uppdrag att återkomma med ett förslag till besparingar inom de centrala enheternas och förvaltningschefens budget med 5 mkr under åren 2013-14. Utbildningsnämnden hemställer om att kommunstyrelsen nu fastställer en avgift i fast krontal för IT-stödet under 2013 så att nämnden kan ha någon framförhållning i detta svåra budgetläge.

BOTKYRKA KOMMUN ORDFÖRANDEFÖRSLAG 2[2] Utbildningsnämnden 2013-02-19 Dnr UF/2013:12

TJÄNSTESKRIVELSE 1 [26] Förvaltningsledningen 2013-02-11 Referens Erik Nilsson Mottagare Utbildningsnämnden Rapport om ekonomiskt resultat 2012 och förslag till åtgärder för budgetbalans 2013 Förslag till beslut Utbildningsnämnden föreslås besluta följande. Nämnden begär en extern granskning av utbildningsförvaltningens ekonomiuppföljning under 2012 samt externt stöd för framtagande av förslag till nya rutiner för ekonomiuppföljningen. Granskningen utformas i samarbete med kommunledningsförvaltningen och utförs av den revisionsfirma som kommunens revisorer anlitar. Nämnden ska under 2013 få ekonomiska uppföljningar vid varje nämndsammanträde i enlighet med förslaget i denna tjänsteskrivelse. Förvaltningen ska vidta åtgärder för att klara budgetbalans i utförarbudgeten i enlighet med denna tjänsteskrivelse. Det befarade underskottet i beställarbudgeten på 14-15 mkr balanseras på följande sätt: Gymnasieskolans egen-regi budget minskas med 1,5 mkr och anslaget för externa placeringar inom gymnasieskolan minskas med 1,5 mkr. De beslutade reformerna om förstärkt elevhälsa 6 mkr, fritidshemsutvecklare 1,5 mkr samt insatser för förskollärarrekrytering 4 mkr fryses tillsvidare. Förvaltningen får i uppdrag att återkomma med ett förslag till besparingar inom de centrala enheternas och förvaltningschefens budget med 5 mkr under åren 2013-14. UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Post Botkyrka kommun, 147 85 Tumba Besök Munkhättevägen 45 Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08-530 613 95 Sms 076-115 01 42 E-post erik.nilsson@botkyrka.se Org.nr 212000-2882 Bankgiro 624-1061 Fax Webb www.botkyrka.se

BOTKYRKA KOMMUN Förvaltningsledningen TJÄNSTESKRIVELSE 2013-02-11 2 [26] Utbildningsnämnden hemställer om att kommunstyrelsen nu fastställer en avgift i fast krontal för IT-stödet under 2013 så att nämnden kan ha någon framförhållning i detta svåra budgetläge. Inledning Utbildningsnämnden redovisar ett underskott på 65,5 miljoner för 2012. Det är självklart ett mycket allvarligt ekonomiskt resultat och det visar dessutom på att den ekonomiska uppföljningen inom förvaltningen inte fungerar tillfredsställande, eftersom den prognos som lämnades till nämnden så sent som i oktober pekade på ett underskott på 23,5 mkr. I mitten av januari kunde förvaltningen se att resultatet skulle bli väsentligt sämre än i prognoserna och när böckerna låstes efter den retroaktiva löneutbetalningen den 23 januari visade utfallet på ett underskott på 65,5 miljoner. Ett intensivt arbete har sedan dess bedrivits för att kunna svara på de berättigade frågor som nämnden och ytterst kommunfullmäktige måste ha svar på: Vari består underskottet och i vilken utsträckning är underskottet av strukturell karaktär? Hur är det möjligt att prognoserna inte fångade det stora underskottet? Vilka åtgärder ska vidtas 2013 för att undvika underskott? Detta ärende är uppbyggt kring dessa tre frågor och det innehåller de analyser och förslag som förvaltningen har kunnat arbeta fram under den korta perioden från det att resultatet blev klart för oss. Ett fortsatt arbete kommer naturligtvis att ske till bokslutet och årsredovisningen, men det är av stor vikt att nämnden snabbt får ta del av preliminära analyser och även underlag för beslut om justeringar i budgetramarna för 2013 i syfte att undvika fortsatta ekonomiska underskott.

BOTKYRKA KOMMUN Förvaltningsledningen TJÄNSTESKRIVELSE 2013-02-11 3 [26] Vari består underskottet och i vilken utsträckning är underskottet av strukturell karaktär? Underskottet uppgår totalt till 65,5 miljoner kr vilket motsvarar 3,3 % av utbildningsnämndens budget. Utbildningsnämndens budgetsystem är i huvudsak prestationsrelaterat, d.v.s. pengar fördelas ut till såväl fristående förskolor/skolor som till egen regi enligt fastställda schabloner. För att förstå budgetutfallet måste man därför analysera både avvikelsen i beställarbudgeten och avvikelsen i utförarbudgeten. Beställarbudgeten består av 1 299 mkr de pengar som enligt ettårsplanen ska fördelas ut till fristående och kommunala enheter i relation till prestationer. Nämnden har i sin resursfördelning beslutat om nivåerna på olika typer av ersättningar, för grundskolan finns t.ex. elevpeng, behovsstyrd tilläggschablon, modersmålspeng och peng för nyanlända elever. Vid beslutet om fastställande av ersättningsnivåerna utgår självklart nämnden från en bedömning av hur många barn/elever som genererar de olika ersättningarna. Beställarbudgeten Budgetavvikelsen i beställarbudgeten beror på att fler ersättningar har betalats ut till enheterna (både kommunala och fristående) än vad som beräknades när ersättningsnivåerna fastställdes för 2012 (vilket skedde i nämndens beslut om ettårsplan för 2012 i september 2011). Det ökade antalet schablonersättningar i förhållande till budget kan i sin tur bero på två saker: 1. Fler barn och elever som bor i Botkyrka. 2. Fler barn/elever som har vissa behov som genererar ersättning (t.ex. blir mottagna i särskola istället för i grundskola) eller som deltar i verksamhet som de har rätt till, men som inte är obligatorisk (t.ex. har nyttjandegraden i förskolan ökat under de senaste åren)

BOTKYRKA KOMMUN Förvaltningsledningen TJÄNSTESKRIVELSE 2013-02-11 4 [26] Beställarbudgeten uppvisar ett totalt underskott i relation till budget på 30,9 miljoner kr. Fördelat på de olika skolformerna och schabloner som används i resursfördelningen ser utfallet ut så här: "Säcken" ersättningar för barn och elevvolymer Utfall-Budget 62 Obligatorisk särskola 478 64 Grundskola exkl Modersmål och Nyanlända 4 177 723 Förskola exkl Modersmål -16 776 724 Fritidshemsverks - grunds -3 281 726 Förskoleklass -483 Modersmålsträning. i förskola -4 001 Modersmålsundervisning -4 393 Ersättning Nyanlända 1 381 Gymnasiet -8 000 TOTALT -30 898 Kommentarer: Beställarbudgeten för förskolan har överskridits med 16,7 miljoner kr I övrigt avspeglar överskridandet en kraftig ökning av antalet barn i förskolans verksamhet. Befolkningsökningen står för ca. 13 mkr och en ökad nyttjandegrad (från 86,7 % till 87,4 %) står för 3,7 mkr. Tyvärr ser det ut som att volymerna i förskolan kommer öka ännu något mer än vi räknade med till ettårsplanen för 2013. Om vi antar att nyttjandegraden kommer att öka med lika mycket som under 2012 så beräknar vi att beställarbudgeten för förskolan är underbalanserad med 1,5 mkr.

BOTKYRKA KOMMUN Förvaltningsledningen TJÄNSTESKRIVELSE 2013-02-11 5 [26] 2010 2011 2012 2013 2013 snitt helår BF snitt helår BF snitt helår BF BU snitt helår BF prognos snitt helår BF Antal barn 5053 5868 5250 6053 5420 6203 5550 6323 5567 6323 Täckningsgrad 86,11% 86,73% 87,38% 87,78% 88,05% Ökning antal från föregående år pga ökning befolkningsprognos 159 130 105 105 Ökning antal från föregående år pga täckningsgrad 37 41 25 42 BF = befolkningsprognos Modersmålsträningen i förskolan har överskridit budget med 4 mkr. Nämnden tog hänsyn till huvuddelen av volymökningen i sitt beslut om ersättningsnivåer för 2013, där ersättningsnivån för förskolor med många barn i samma språkgrupp sänktes. Antalet barn i modersmålsträning fortsatte dock att öka i slutet av året och om inga åtgärder vidtas kommer modersmålsträningen överskrida budgeten med ca 2 mkr 2013. Beställarbudgeten för grundskolan uppvisar ett överskott på totalt 4,1 mkr. Antalet elever i grundskolan har varit 54 färre än i budgeten för 2012. Bedömningen av det totala elevantalet i grundskolan i 2013 års budget förefaller realistisk och det finns ingen anledning att tro att beställarbudgeten ska överskridas på den punkten. Däremot har fler elever än beräknat deltagit i modersmålsundervisning (514 elever, vilket motsvarar 4,4 mkr). Också här har ersättningsnivåerna för skolor med många elever i samma språkgrupp sänkts i 2013 års ettårsplan och därmed bör risken för underskott i budgeten för modersmålsundervisning vara undanröjd. När det gäller nyanlända elever har volymerna under 2012 understigit den budgeterade nivån, ca. 1,4 mkr. För att höja ersättningen per nyanländ elev har sex miljoner kr tillförts i 2013 års budget och ersättningsnivåerna för år 1 och år 2 har höjts rejält. Här finns en osäkerhet kring antalet nyanlända elever i Botkyrka, beroende på världsläget. En möjlig risk är om flyktingströmmarna till Botkyrka ökar dramatiskt under året. Eftersom en år 1- elev (alltså en elev som kommit från ett annat land och går sitt första år i svensk skola) genererar en tilläggsschablon på 38 tkr så kan en ökning av antalet nyanlända ge en sub-

BOTKYRKA KOMMUN Förvaltningsledningen TJÄNSTESKRIVELSE 2013-02-11 6 [26] stantiell påverkan på beställarbudgeten. Samtidigt är utbildningsnämndens höjning av schablonen till nyanlända en viktig förutsättning för många grundskolor som går mycket back 2012 att komma i balans 2013 (se utförarbudgeten). Utbildningsnämnden föreslås därför inte nu sänka ersättningsnivåerna för nyanlända elever, men en noggrann uppföljning av volymutvecklingen ska ske till delårsrapport 1 där eventuella beslut om sänkning av ersättningsnivåerna kan ske om budgeten ser ut att överskridas. Särskolan har hållit sin beställarbudget, det redovisas t.o.m. ett litet överskott på 500 tkr. Under året pekade dock prognoserna på ett större överskott på ca. 2,5 mkr. I slutet av året skedde flera beslut om mottagande av elever i särskolan och det var även fler elever än beräknat som bedömdes ha insatsbehov i den högsta nivån (nivå fem där skolan ersätts med de faktiska kostnaderna för ett fåtal elever med mycket omfattande stödbehov, för närvarande mer än 0,5 mkr per barn och år). Dessa förändringar innebär att beställarbudgeten för särskolan beräknas gå minus ca 2 mkr 2013. Gymnasieskolan har inte en beställarbudget på samma sätt som förskolan och grundskolan. Inom gymnasieskolan skiljer sig kostnaden per elev kraftigt åt beroende på vilket program eleven går. Kostnaden för en elev på de studieförberedande programmen, t.ex. NV/SP ligger på ca. 70 tkr/elev och år medan kostnaden för vissa yrkesprogram ligger på uppåt 160 tkr/elev/år. I samband med nämndens beslut om ettårsplanen låses en summa som beräknas till den kommunala gymnasieskolan utifrån det beräknade elevantalet under det kommande året och en uppskattning av vilka program dessa elever kommer att gå på. En preliminär budget läggs ut för var och en av skolorna. Eftersom en årskull gymnasieelever gör sina val under det löpande budgetåret kan det påverka både elevantal och programmix på de olika skolorna i egenregi. Eventuell justering av skolornas budgetar görs i en dialog mellan gymnasiechefen och de tre gymnasieskolornas rektorer i samband med att skolvalet för höstterminen är avslutat. I denna mening finns det ingen beställarbudget med prestationsrelaterad ersättning till gymnasieskolans egen-regiverksamhet och därför inte heller någon risk för överdrag på den delen av gymnasieskolans verksamhet. Dock är det endast drygt 40 % av Botkyrka eleverna som går i en kommunal gymnasieskola i Botkyrka. Övriga knappt 60% går i andra kommuners gymnasieskolor eller i fristående skolor. Utbildningsnämndens beställarbudget för externa platser i gymnasieskolan blir därmed mycket stor och elevernas antal

BOTKYRKA KOMMUN Förvaltningsledningen TJÄNSTESKRIVELSE 2013-02-11 7 [26] och vilka program de går på får stor betydelse för budgetutfallet. Denna externa beställarbudget för gymnasieskolan uppvisar 2012 ett kraftigt underskott på 8 miljoner kr. Det är inte antalet gymnasieelever i friskolor eller andra kommuner som har överskridit budget. Däremot har den genomsnittliga programkostnaden ökat från 92 tkr/elev till 94 tkr per elev. En bidragande orsak till detta är att elever numera har rätt att välja fristående skolor också när de går på preparandåret och den programinriktade introduktionen. Kostnader för platser på dessa program kan uppgå till 140 tkr/år. Botkyrka har ingen möjlighet att begränsa elevernas valfrihet eller att påverka ersättningsnivåerna inom detta område med mindre än att kommunen går ur den regionala överenskommelsen om gemensam gymnasieregion och gemensam prislista. Förvaltningens bedömning inför 2013 är att nettot av köp och försäljning av platser kommer att medföra ett överskridande av budgeten med 9 mkr. Här identifierar vi alltså ett strukturellt problem inför 2013 och dessutom en osäkerhetsfaktor eftersom vi inte kan bedöma vilka val eleverna gör inför höstterminen 2013 och ej heller hur många elever som inte blir behöriga till nationella program och därmed kan välja de dyrare introduktionsprogrammen. Utförarbudgeten Utförarbudgeten består av de tre geografiska skolområdena (med deras 30 förskole- och 20 grundskolenheter), gymnasieskolans egen-regiverksamhet (med tre gymnasieenheter), de tre centrala enheterna (administrativa enheten, specialistenheten och utvärderings- och utvecklingsenheten (Uven) samt förvaltningschefens ansvar, inklusive forsknings- och utvecklingsbudgeten. Budgeten för de centrala enheterna och för gymnasieskolans egen-regiverksamhet är som nämnts ovan fastställd till ett krontalsbelopp inför varje budgetår. De geografiska skolområdena De geografiska områdenas budgetar är beroende av det antal barn- och elever som är inskrivna i respektive skolform, respektive omfattas av olika typer av tilläggsschabloner (t.ex. modermålspeng eller nyanländapeng). Barn- och elevvolymerna läses av varje månad och pengar betalas ut till områdena på samma sätt som till fristående verksamheter. På områdesnivå upprättas en budget där områdescheferna drar av pengar från schablonerna för att finansiera bl.a. chefslöner och gemensamma resurser som

BOTKYRKA KOMMUN Förvaltningsledningen TJÄNSTESKRIVELSE 2013-02-11 8 [26] intendent, resurspedagoger för förskolan och i vissa fall vaktmästeri. Områdena har också i olika utsträckning hållit inne pengar som en buffert för oförutsedda händelser under året. Därefter går schablonerna vidare ut på enheterna som sålunda måste hålla reda både på elevintäkter i de olika schablonsystemen och på sina kostnader. Total sett redovisar de tre skolområdena ett negativt resultat på 26 mkr. Av detta står Norra Botkyrka för 11,2 mkr, Tumba för 9,8 mkr och Tullinge för 4,8 mkr. En del av det negativa resultatet är en följd av läraravtalet som gav en löneökning på 4,2 % i jämförelse med den lönekompensation på 2,6 % som fanns i ettårsplanen för 2012. Differensen motsvarar 3,5 mkr varav Norra Botkyrka står för 1,7 mkr, Tumba för 1,1 mkr och Tullinge för 0,7 mkr. Såväl nämnden som kommunledningen har uppmärksammats på att denna del av underskottet skulle uppstå och i budgeten för 2013 har kompensation också lagts ut för läraravtalets nivåhöjande effekt. Som synes är detta dock endast en mindre del av skolområdenas underskott 2012. Först kommenteras några gemensamma förklaringar till resultatet som har påverkat alla skolområdena. Sedan redovisas specifika förklaringar område för område, inklusive bedömningar av hur stor del av underskottet som kan anses vara strukturellt och därmed påverka budgetförutsättningarna 2013. Ekonomiska obalanser mellan förskolan och grundskolan En viktig mekanism för att förklara en stor del av underskottet är de ekonomiska obalanserna mellan förskolan och skolan och konsekvenserna av särskiljandet av förskolan och grundskolan som genomfördes halvårsskiftet 2011. Bakgrunden är att grundskoleverksamheten under många år har gått med underskott i relation till de schablonersättningar som har lagts ut. När vi bryter ned områdenas resultat på förskola och skola de senaste tre åren redovisar grundskolan (inklusive förskoleklass, fritids, särskola och träningsskola) ett underskott på 12,2 mkr år 2010, 20,8 mkr år 2011 och 27,7 mkr år 2012. Samtidigt redovisar förskolan ett överskott år 2010 och 2011 men ett underskott år 2012. Över åren fördelas detta enligt följande: + 3,3 mkr år 2010, + 1,7 mkr år 2011 och 2,5 mkr år 2012. Notera att i detta ingår inte områdets centrala medel (6 mkr plus år 2012). Fram till och med halvårskiftet 2011 balanserade alltså förskolorna det negativa resultatet från grundskolan i samma enhet.

BOTKYRKA KOMMUN Förvaltningsledningen TJÄNSTESKRIVELSE 2013-02-11 9 [26] Särskiljandet av förskolenheter och grundskolenheter syftade till ett närmare pedagogiskt ledarskap och ökade möjligheter för den formellt ansvariga chefen att också i realiteten leda verksamheten. Avsikten var också att de pengar som nämnden riktade till förskolan också skulle användas i förskolan. Problemet är bara att de grundskolor som hade underskott som tidigare balanserades av förskolans överskott inte har kunnat minska sin kostym och komma i balans, varken under 2011 eller 2012. Detta fenomen uppmärksammades redan i samband med 2011 års resultat då en del av underskottet kunde förklaras av denna mekanism. I delårsrapport 1 2012 gav nämnden förvaltningen i uppdrag att upprätta handlingsplaner för de grundskolor som hade stora underskott. Detta har områdescheferna gjort i särskilda genomgångar med berörda enheter. I något fall har också handlingsplanerna kunnat fullföljas och balans har uppnåtts i 2012 års bokslut, men i de flesta fallen har inte grundskolorna klarat av att få ner sina underskott. På flera enheter har underskotten tvärtom växt under 2012. Förutom de generella problem med ekonomiuppföljningen och osäkerheten om personalkostnaderna som beskrivs nedan, så finns det också andra faktorer som ligger bakom grundskolans ekonomiska resultat: Resurstilldelningen till grundskolan i Botkyrka är låg i jämförelse med andra kommuner. Det innebär att marginalerna är små och under de senaste åren har också lagstiftningen skärpts på flera punkter vilket innebär att handlingsutrymmet för rektorerna har begränsats. Skollagens skarpare krav på åtgärdsprogram, preciseringar av olika specialistfunktioner i skolan och legitimationslagstiftningens krav på lärares behörighet i rätt ämne och rätt årskurs kan nämnas som exempel på detta. Det går inte att generellt säga att det är omöjligt att sätta en skolorganisation som följer lagens krav inom de ekonomiska ramar som grundskolorna i Botkyrka har. Det finns enheter som uppvisar balans i sin ekonomi och som inte får fler nedslag från skolinspektionen än andra enheter. Men det är helt klart att det är svårt att få t.ex. tvåparallelliga högstadieorganisationer att gå runt ekonomiskt. Likaså har enheter med många nyanlända elever nästan alltid stora underskott. Inför 2013 har nyanlända-schablonen höjts men med den nivå som gällde 2012 var det inte möjligt att organisera förberedelsegrupper som gick runt ekonomiskt. Flera enheter rapporterar också att de har tvingats göra kostsamma särskilda lösningar för elever med stora svårigheter och eftersom marginalerna inte finns i budgeten från början medför varje sådant fall ett underskott i budgeten.

BOTKYRKA KOMMUN Förvaltningsledningen TJÄNSTESKRIVELSE 2013-02-11 10 [26] Osäkerheten kring HRM-systemet samt hantering av semesterlöneskulden. Införandet av Botkyrkas nya personaladministrativa system, det s.k. HRMsystemet, har som bekant orsakat en mängd svårigheter runt om i kommunen. För förskolornas och skolornas del har problemen med felförda löner och felaktiga utbetalningar som först flera månader senare kunnat rättas upp medfört en stor osäkerhet om det faktiska budgetläget. De flesta av felen har åtgärdats under andra halvåret 2012, men svårigheterna för rektorerna att få grepp om sina personalkostnader i början av året är sannolikt en bidragande orsak till att många rektorer inte vidtog nödvändiga åtstramningar i den tjänstefördelning inför höstterminen som gjordes i april. Den s.k. semesterlöneskulden på 8 miljoner kr har inte heller periodiserats och påförts enheternas ekonomiska utfall och många fall har enheterna inte har varit medvetna om dessa kostnader som vid årets slut påförs deras resultat Brister i rutiner och förståelse i uppföljning i ekonomisystemet. Förvaltningen återkommer i nedanstående avsnitt till frågan om hur det är möjligt att det stora underskottet inte uppmärksammades i prognoser under året. Klart är att samspelet mellan ansvariga på olika nivåer och ekonomisystemet inte har fungerat bra. Ekonomisystemet i sig visar självklart inget annat än de faktiska kostnader som har registrerats, men konstruktionen av uppföljningen är inte anpassad till skolans verksamhet och förvaltningen har kraftigt underskattat den kompetensutvecklings- och stödinsats som skulle ha krävts för att få ekonomiuppföljningen att fungera. Detta har medfört att många rektorer och förskolechefer har felbedömt sitt ekonomiska läge och trott att de kunde åtgärda brister i lokaler och inredning eller göra inköp av material eller IT-utrustning inom ramen för deras givna budget. Förskolan växer i samtliga skolområden. Det innebär att fler schabloner har gått ut till områdena och avsikten är givetvis att detta ska finansiera en ökad personal som kan arbeta med de tillkommande barnen. Så har också skett. Antalet anställda i förskolan har ökat från 962 årsarbetare år 2011 till 1026 årsarbetare år 2012. Men två viktiga faktorer har begränsat utbyggnaden och nyanställandet av förskolepersonal; för det första en eftersläpning när det gäller att få fram lokaler för nya avdelningar och för det andra en allvarlig brist på utbildade förskollärare och barnskötare. Det innebär att förskolorna delvis har mött barnantalsökningen genom att ta in fler barn i befintliga grupper och att man inte utökat bemanningen i proportion

BOTKYRKA KOMMUN Förvaltningsledningen TJÄNSTESKRIVELSE 2013-02-11 11 [26] till det ökade barnantalet. Detta innebär att de flesta förskolorna har haft högre intäkter än väntat 2012 och eftersom de inte har tvingats finansiera grundskolorna och delvis inte har kunnat rekrytera ny personal har man istället försökt att åtgärda brister i arbetsmiljön och investera i pedagogiskt material och ITutrustning. Materialinköpen inom förskolorna har ökat från 11,2 mkr år 2011 till 20,5 mkr år 2012. En del av de insatser förskolorna har beställt är egentligen av underhållskaraktär men har betalats på löpande räkning av förskolechefer som tröttnat på det eftersatta underhållet. Det kan handla om målning, byten av mattor m.m. Detta är både positivt och negativt. Det positiva är att lärmiljöerna på många av förskolorna har kunnat förbättras rejält. Det är också ur budgetsynpunkt positivt att inte hela förskolans ökade ekonomiska ramar har låsts upp i personalkostnader. Det negativa är att den ökning av personaltätheten och höjning av utbildningsnivåerna inom förskolan som nämnden har eftersträvat inte har kommit till stånd i den grad som vore önskvärt. Norra Botkyrka Norra Botkyrka uppvisar ett underskott på 11,2 mkr, varav 1,7 mkr utgör differens mellan läraravtalets löneökning och den lönekompensation som låg i 2012 års budget. Norra Botkyrkas budget uppgick till 502 mkr år 2012. Grundskolorna står för ett underskott på 13,3 mkr och förskolorna redovisar ett underskott på 0,4 mkr. Området centralt redovisar ett överskott på 2,5 mkr. De ovan nämnda tendenserna till obalanser mellan förskola och grundskola är särskilt tydliga i Norra Botkyrka. Alla grundskolor utom en redovisar underskott. De enheter som uppvisar ett underskott som är större än 5 % av omsätningen är Fittjaskolan, Grindtorpsskolan, Borgskolan och Hammerstaskolan. En stor del av de sex miljoner kr som nämnden har använt för att förstärka undervisningen för nyanlända elever kommer att tillfalla grundskolorna i norra Botkyrka. Detta kommer dock inte vara tillräckligt för att klara budgetbalans på alla enheter 2013. Förvaltningen bedömer att 7-8 mkr av grundskolans underskott är av strukturell karaktär. Tumba Skolområde Tumba redovisar ett underskott på 9,8 mkr. Av detta utgör 1,1 mkr den okompenserade effekten av läraravtalet 2012. 1 mkr utgörs av extra-

BOTKYRKA KOMMUN Förvaltningsledningen TJÄNSTESKRIVELSE 2013-02-11 12 [26] ordinarie insatser i samband med flyttningen av Storvretens högstadieelever till andra skolor i enlighet med nämndens beslut. Området centralt redovisar ett överskott på 2,1 mkr. Tumba budget uppgick till 353 mkr år 2012. Grundskolorna står för det största underskottet cirka 11,4 mkr. De enheter som uppvisar ett underskott större än 5 % är Storvretskolan, Björkhaga och Malmsjö. Förvaltningen bedömer att 3-5 mkr av grundskolans underskott är av strukturell karaktär. Tullinge Skolområde Tullinge uppvisar ett underskott på 4,8 mkr. Av detta utgör 0,7 mkr den okompenserade effekten av läraravtalet 2012. Grundskolorna står för 4,5 mkr av underskottet. En del extraordinarie händelser, bl.a. ombyggnation med en omfattande vattenskada på Tullingeberg står för en del av underskottet, men vi kan också se ett underskott på Trädgårdsstadsskolan som har återkommit under flera år. Tullinges budget uppgick till 244 mkr år 2012. Förvaltningen bedömer att 1-2 mkr av grundskolans underskott är av strukturell karaktär. Gymnasiet egen regi Gymnasieskolan redovisar ett underskott på 2,8 mkr varav 1,0 mkr utgörs av den okompenserade effekten av läraravtalet 2012. Gymnasiets budget uppgick till 206 mkr år 2012. Det är i huvudsak Tumba gymnasium som uppvisar ett större underskott än väntat. Förvaltningen bedömer att Tumba kan få svårt att uppnå budgetbalans 2013 eftersom åtgärder i tjänstefördelning och organisation först får genomslag till höstterminen 2013. Övriga gymnasieskolor bedöms kunna klara budgetbalans 2013. Utvärderings- och utvecklingsenheten Utvärderings och utvecklingsenheten inrymmer dels funktioner kring kvalitetssystemet och ledningsstöd till enheterna, men också utvecklingspedagoger inom bl.a. språk och matematik. Inom Uven finns också den kommunala teknikskolan Komtek, naturpedagogiskt center och mediacentralen.

BOTKYRKA KOMMUN Förvaltningsledningen TJÄNSTESKRIVELSE 2013-02-11 13 [26] Enheten uppvisar ett underskott på 3,8 mkr vilket till största delen beror på en direkt felaktig budgetering där det finns budgeterade intäkter på 2 mkr som förmodligen har legat kvar från de år då Komtek finansierades av statsbidrag. Statsbidragsfinansieringen har dock upphört helt och skulle absolut inte funnits med i enhetens budgetramar. En hel del av svårigheterna med Uvens budget är att den i hög utsträckning har påverkats av tillfälliga statsbidrag, t.ex. läsaskriva-räkna-medel, kultur-i-skolan, entreprenörskapspengar. En del av utvecklingspedagogernas tjänster har också finansierats av sådana statsbidrag och när bidragen upphör så uppstår också problem. Inför 2013 kan det finnas statsbidrag som kan bidra till att täcka Uvens kostnader, t.ex. matematiklyftet och naturvetenskapspengar. Förvaltningen bedömer dock att det behövs en omstrukturering av Uvens organisation för att kunna klara budgeten under 2013 och ber att få återkomma till nämnden med ett sådant förslag. Specialistenheten Specialistenheten inrymmer dels huvuddelen av Botkyrkas modersmålsorganisation, nämligen de modersmålstränare och modersmålslärare som inte är lokalt anställda. Denna verksamhet är i huvudsak intäktsfinansierad, där förskolorna och skolorna köper platser av specialistenheten. Undantaget gäller gymnasieskolans modersmålsundervisning som fortfarande är anslagsfinansierad. Här ligger också kostnader för de kommunövergripande undervisningsgrupperna i grundskolan samt köp av externa platser. De externa platserna är i första hand kopplade till barn/elever som socialförvaltningen har placerat. Härligger också kostnaderna för skolskjuts för särskolan och för elever i externa placeringar eller kommunövergripande grupper. Inom specialistenheten finns också flera insatser som stöder enheterna att möta elever med mycket särskilda behov utan att behöva placera i externa grupper, t.ex. korttidsskolan Fyren och mobila team för tal- och språkstöd samt skolnärvaro. Specialistenheten redovisar ett underskott på 1,3 mkr. Underskottet beror på kommunövergripande grupper, externa placeringar och ökade kostnader för skolskjuts. I budgeten för 2013 har kostnaderna justerats upp för att täcka de externa placeringarna men inte för de ökade skolskjutskostnaderna. Förvaltningens bedömning är att vissa besparingsåtgärder krävs för att specialistenheten ska klara sina budgetramar 2013 och ber att få återkomma med förslag till sådana åtgärder.

BOTKYRKA KOMMUN Förvaltningsledningen TJÄNSTESKRIVELSE 2013-02-11 14 [26] Administrativa enheten Inom administrativa enhetens budget ligger förvaltningens samlade kostnader för lokaler och inventarier, kostnader för IT-infrastruktur (inklusive den s.k. funktionspriskostnaden som betalas till IT stöd), verksamhetssystem, samt de gemensamma funktionerna för personal, ekonomi, juridik, kommunikation och kost. Administrativa enheten redovisar ett överskott på 2,6 mkr. Inom enhetens budget redovisas dock ett större överskott på lokaler och personalåtgärder medan kostnaden för funktionspriskostnaden överskrider budget med 3,5 mkr. Inför 2013 beräknas det inte finnas några marginaler i lokalbudgeten och budgeten för personalåtgärder har redan sänkts. Förvaltningens bedömning är att administrativa enheten kan klara budgethållning 2013, men att vissa besparingsåtgärder krävs för att bidra till det strukturella underskottet i förvaltningens budget. Förvaltningschefen Inom förvaltningschefens ansvar ryms kostnader för förvaltningens ledningsgrupp (enhetscheferna och verksamhetscheferna), forsknings- och utvecklingsverksamheten samt under 2012 kostnader för implementeringen av en-dator-en elev-reformen. Förvaltningschefens budget redovisar ett underskott på 7 mkr, vilket i huvudsak kan hänföras till engångskostnader i samband med 1:1 implementeringen. Eftersom flera årskurser fick sina datorer under 2012 och förvaltningen numera köper in dem på löpande räkning så har ca.1600 elevdatorer köpts in 2012 mot kommande år ca.800 datorer per år. Dessutom har förvaltningen investerat ca 2 miljoner i lärardatorer som inte fanns finansierat i en-till-en-reformen. Förvaltningschefen bedömde att 1:1 undervisning utan att alla lärarna hade datorer var en omöjlighet. Dessutom har utbildningsinsatser motsvarande cirka 1 mkr finansierats centralt under 2012 i syfte att få ut pedagogiska effekter av den stora investeringen i elevdatorer. Inför 2013 har stimulansbidraget för elevdatorer arbetats in i skolpengen och enheterna har fått besked om att de själva måste finansiera de fortsatta inköpen inom sina ramar. Totalt har dessa insatser genererat ett underskott på ca.6 mkr som inte återkommer 2013.

BOTKYRKA KOMMUN Förvaltningsledningen TJÄNSTESKRIVELSE 2013-02-11 15 [26] Förvaltningschefens budget bedöms kunna gå runt 2013 men vissa besparingar krävs för att bidra till förvaltningens samlade strukturella underskott. Hur är det möjligt att prognoserna inte fångade det stora underskottet? Det är mycket allvarligt att varken förvaltningsledningen eller nämnden hade fått några indikationer på ett större underskott än de 23,5 mkr som prognosticerades i oktober. Förvaltningen har försökt att analysera vari skillnaden mellan prognosen i oktober och utfallet i januari består och vilka mekanismer som ligger bakom att dessa kostnader inte uppmärksammades i budgetuppföljningarna. Ekonomiuppföljningarna - idag centralt följer upp förvaltningens ekonomi kontinuerligt under året. I de geografiska områdena liksom på gymnasieskolan görs prognoserna för respektive ansvarsområde och enhetsnivå av intendenter. Dessa prognoser, som består av både kostnader och intäkter, läggs in i beslutsstöd av intendenten. När prognoserna kommer till förvaltningen centralt görs en enkel rimlighetsanalys av prognostiserade intäkter och kostnader per geografiskt område. Prognosen för volymer från de geografiska områdena (förväntat antal barn/elever) utgör grund för beräkningen av beställarbudgetens förväntade utfall. Här görs en rimlighetsbedömning och eventuella korrigeringar förs in. På områdesnivå följs varje förskola och grundskola upp kontinuerligt genom att intendent har uppföljning tillsammans med förskolechef eller rektor. På motsvarande sätt följs också gymnasieskolornas resultat upp av gymnasiets intendent. De centrala enheterna följs upp kontinuerligt genom att ekonom har uppföljning tillsammans med respektive ansvarig chef. Prognosen i oktober låg i linje med 2012 års tidigare prognoser som också pekade på ett underskott i denna storleksordning. Detta fanns ingen egentlig anledning att tro att underskottet skulle bli större. Underlaget för prognosen för hela förvaltningen bygger på de prognoser som de geografiska områdena, gymnasiet samt de centrala enheterna gör. Utifrån dessa görs en rimlighetsanalys där utfall jämförs med prognosen.

BOTKYRKA KOMMUN Förvaltningsledningen TJÄNSTESKRIVELSE 2013-02-11 16 [26] För att försöka förstå varför det stora underskottet inte fångades upp av detta uppföljningssystem har vi utgått från avvikelserna mellan oktoberuppföljningen och bokslutet: Beställarbudgeten (exkl.gymnasiet) - 5,0 mkr Beställarbudgeten ökade med 5,0 mkr från prognos till utfall. Hit hör särskolan som sent på året fick fler elever med stora behov som därmed placerades i de högre nivåerna, vilket förklarar cirka 1,8 mkr. Vidare ökade antalet barn i förskolan, vilket förklarar ytterligare 1,7 mkr. Gymnasiet externa platser -7 mkr I prognosen i oktober räknade vi med ett underskott på 1 mkr. Utfallet blev 8 mkr vilket innebär att resultatet i förhållande till prognos försämrades med 7 mkr. De externa platserna är många. Inom gymnasieskolan har vi cirka 2 000 utpendlande elever och cirka 900 som pendlar in till våra gymnasieskolor. Programmen inom gymnasieskolan kostar dessutom olika mycket. Vilka program eleverna väljer påverkar därför den totala kostnaden. Denna mix av program varierar från år till år. Sammantaget gör det att budgeten för externa platser är relativt komplex, vilket ställer högre krav på uppföljning. Något vi inte gjort i tillräcklig utsträckning. Större delen av programen är prissatta i den gemensamma prislistan i länet. Några undantag från detta finns dock. Hit hör främst utbildningar för elever som inte når gymnasiebehörighet och går introduktionsprogam. Prissättningen för dessa kan på vissa skolor uppgå till så mycket som 140 tkr. Då vi i våras hade fler elever än vanligt som gick ut år 9 utan gymnasiebehörighet har antalet elever på introduktionsprogram ökat mer än väntat. I maj infördes en ny elevdatabas i länet som hanterar in- och utbetalningar mellan kommuner och friskolor. I elevdatabasen finns de nationella programmen där in- och utbetalningar sker automatiskt. Men för introduktionsprogrammen måste detta ske manuellt. Kostnaderna för dessa blev därför inte tydliga förens under november/december år 2012. Dock borde de självfallet ändå ha räknats med i oktoberprognosen, vilket inte skedde. Dessa kostnader motsvarar ungefär 3 mkr av underskottet. Underskottet förklaras också till en del av en kvardröjande effekt av den gemensamma prislistan. Våra intäkter (för inpendlande elever) har blivit lägre än

BOTKYRKA KOMMUN Förvaltningsledningen TJÄNSTESKRIVELSE 2013-02-11 17 [26] tidigare år och budget. Tidigare har vi fakturetrat vårt eget pris och nu gäller prislistan. Redan år 2011 hade vi ett underskott på externa platser på cirka 4,7 mkr. Förvaltningen borde ha då ha genomfört en tydligare analys av mixen av program och i budgetförslaget för 2012 borde förvaltningen ha föreslagit andra nedragningar i verksamheten för att finansiera de ökade kostnaderna för den regionala prislistan. Inför 2013 har vi genomfört en första analys och beräkning av kostnaderna för programmixen i år. Vi bedömer att kostnaderna kommer att ligga på cirka 9 mkr över budgeterat. Kostnaden är dock inte helt säker eftersom det är beroende av elevernas gymnasieval inför hösten 2013. Vi kommer att följa programmixen kontinuerligt under året. De tre geografiska områdena och gymnasiet, minus 21 mkr i förhållande prognos I förhållande till prognos har de tre geografiska skolområdena och gymnasiet sammantaget ökat sitt underskott med 21 mkr. Orsakerna till detta är främst, semesterlöneskuld, retroaktiv lön samt övrig kostnader. Semesterlöneskuld 8 mkr Under senare delen av år 2011 implementerade kommunen ett nytt lönesystem (HRM). Detta system har under det första året krånglat. Ett exempel på detta har varit att semesterlöneskulden under året var för lågt beräknad i HRMsystemet. Detta uppmärksammades inte förens i slutet av året och rättades först i januari år 2013. Då vi inte kände till omfattningen av detta, så har våra förskolor och skolor förutsatt att avdrag för semesterskulden var inräknat i de medel man hade gjort av med. Man trodde således att man hade totalt 8 mkr mer att röra sig med än vad man egentligen hade. Så sent som i november fick förvaltningen centralt information om att rättningar skulle göras, dock inte hur omfattande dessa var. Rättningarna gjordes sedan i januari vilket ökade kostnaderna för semesterlöneskulden med 8 mkr. Retroaktiv lön

BOTKYRKA KOMMUN Förvaltningsledningen TJÄNSTESKRIVELSE 2013-02-11 18 [26] Något unikt för år 2012 års lönerevison var att de retroaktiva lönerna betalades ut först i januari år 2013 (men belastar 2012 års bokslut). Eftersom det i år har varit det sista som registrerats i systemet bedömer vi att det i viss utsträckning påverkade inköpen i slutet av året. De retroaktiva löneutbetalningarna var omfattande ca. 30 mkr. Visserligen uppmärksammades den kommande retroaktiva löneutbetalningen i samband med budgetuppföljningarna, men det kan finnas en viss psykologisk effekt där enheterna har gjort en alltför positiv bedömning av sitt ekonomiska läge. Lägsta löner 0,7 mkr Under senare delen av hösten fattades beslut om att lägsta lönerna i kommunen ska höjas (oavsett avtalsområde och anställningsform). Kostnaden för detta var okänd för förvaltningen tills vi själva i slutet räknade fram denna. Nämnden blev inte kompenserade för denna ökade kostnad. Det var därför inte varit möjligt att ta hänsyn till detta i oktoberprognosen då detta då var okänt för oss. Inköp under årets sista månader 12 mkr mer än prognos Inköpen under 2012 års sista två månader uppgick till cirka 12 mkr mer än prognos. I relation till prognosen i oktober har övriga kostnader ökat med 12 mkr. Det är framför allt grundskolan som ökat sina inköp med 11,7 mkr men även gymnasiet med 1,2 mkr i förhållande till prognosen i oktober. I förhållande till prognos har förskolan handlat cirka 0,8 mkr mindre. En trolig förklaring till detta är att semesterlöneskulden inte var inräknad i prognosen och att man därför trott sig ha kvar dessa medel och kunnat handla för. Förklaringen till att man handlat för dessa medel är en mix av flera saker när vi analyserar detta på enhetsnivå. Men det är också andra förklaringar som bidragit till detta som till exempel sjukfrånvaro, som har inneburit mer inhyrd personal. Det är uppenbart att ekonomiuppföljningarna från central förvaltning gentemot verksamhetsområdena och från områdena gentemot enheterna har varit av alldeles för låg kvalitet. Ett stort antal kontrollfrågor borde ha ställts till enheterna och summorna för kommande personalkostnader (semesterlöneskuld och retroaktiva löner) borde mycket tydligare ha brutits ner och kontrollerats att enheterna tagit höjd för dessa kostnader. Rutinerna för ekonomiuppföljningarna ska ses över och central förvaltning måste medverka i uppföljningar hela vägen ut på enhetsnivå. Funktionskostnader 2,5 mkr

BOTKYRKA KOMMUN Förvaltningsledningen TJÄNSTESKRIVELSE 2013-02-11 19 [26] I oktober räknade vi med att vi skulle ha en överenskommelse med IT-stöd om en lägre kostnad för de så kallade funktionskostnaderna för IT. Detta blev aldrig verklighet varför utfallet blev 2,5 mkr sämre än prognos. Vår budget var därför allt för optimistiskt lagd. Uven 3,8 mkr Budgetuppföljningen för utvärderings- och utvecklingsenheten har inte alls fungerat under året. Chefsbyte på enheten och byte av controller har bidragit till att den fundamentala felbudgeteringen inte uppmärksammats. Inför 2013 har enhetens budget gjorts om för att skapa transparens och uppföljningsbarhet och även här ska rutinerna för ekonomiuppföljning ändras. Beslutsstöd och HRM-systemets påverkan Förvaltningen kan naturligtvis inte lägga hela skulden för den dåliga ekonomiuppföljningen på de administrativa stödsystemen. Så snart den bristande funktionaliteten i beslutsstöd och HRM-systemet blev uppenbar så borde ännu större stödinsatser ha satts in för att hjälpa enheterna hålla koll på sina löner och sin ekonomi. Visserligen genomfördes ett flertal utbildningsinsatser i beslutsstöd under andra halvåret och förvaltningen var också aktiv i att få till stånd rättningar av alla de fel som införandet av det nya HRM-systemet medfört. Men utfallet visar att dessa insatser inte var tillräckliga. Enheterna och verksamhetsområdena vittnar om en låg tilltro till uppgifterna i beslutsstöd. Vi kan konstatera att beslutsstödsystemet inte är tillräckligt användarvänligt. HRMsystemet har under året inte fungerat tillförlitligt, vilket i sin tur påverkat den ekonomiska informationen i beslutsstöd. Det har därför varit svårt för enheterna att göra säkra prognoser. Som vi tidigare beskrivit kan också den sena retrolöneutbetalningen ha bidragit till att man tolkat siffrorna fel i systemet. Anpassning av uppföljningssystemet till mer prestationsrelaterade ersättningar När det gäller uppföljningen av övriga beställarbudgeten har inte heller uppföljningssystemet anpassats till att nämnden under senare år har ersatt tidigare anslagsfinansierade krontalssatta poster med prestationsrelaterade ersättningar. Det gäller t.ex. särskolan, modersmålsundervisningen och förberedelseklasser-

BOTKYRKA KOMMUN Förvaltningsledningen TJÄNSTESKRIVELSE 2013-02-11 20 [26] na (nyanlända). När man inför prestationsrelaterade system måste uppföljningen kontinuerligt följa hur volymerna utvecklas i samtliga prestationsrelaterade system, inte endast det totala antalet barn och elever i verksamheten. Övergången till mer prestationsrelaterade system syftade till att bättre styra resurser efter behov och att komma bort från organisatoriska låsningar. Förvaltningen vidhåller att de förändringar av resurstilldelningssystemet som har skett är kloka och mer långsiktigt hållbara, men kan konstatera att kunskapen och förståelsen av resurstilldelningssystemet är bristfälliga i många delar av organisationen och att uppföljningsrutinerna måste ändras utifrån den nya ordningen. Vilka åtgärder ska vidtas 2013 för att undvika underskott? Utgångspunkten för utbildningsnämnden är självklart att nämndens budgetramar för 2013 ska hållas. Detta kommer dock att innebära en stor utmaning för hela organisationen med tanke på det stora underskottet 2012. I den ovan redovisade genomgången av underskottets beståndsdelar kunde konstateras att den beslutade beställarbudgeten är underbalanserad med ca 14-15 mkr (externa gymnasieplatser 9 mkr, särskolan 2 mkr, modersmålsträning 2 mkr och förskolan 1-2 mkr). Inom verksamhetsområdena bedöms ett antal grundskolor ha så stora underskott att det inte är realistiskt att tro på budgetbalans 2013. Ett noggrant arbete pågår just nu med att upprätta realistiska handlingsplaner för skolorna att komma i balans under 2013 och 2014. Förvaltningens bedömning är att grundskolorna inte kommer nå längre med dessa handlingsplaner än att ett underskott på 10-15 mkr återstår vid årets slut. Åtgärder för att få till stånd en fungerande ekonomistyrning och ekonomiuppföljning För det första bedömer förvaltningen att de allvarliga problemen med ekonomiuppföljningen under 2012 föranleder en extern granskning och att förvaltningen tar stöd för att utarbeta bättre fungerande rutiner och system som kan införas under 2013. En diskussion har inletts med kommunledningsförvaltningen och PWC (Price Waterhouse Coopers) som är det revisionsbolag som kommunens revision anlitar, för att få in externa konsulter som genomlyser förvaltningens ekonomi-administrativa rutiner. Tätare och bättre uppföljningar till nämnden

BOTKYRKA KOMMUN Förvaltningsledningen TJÄNSTESKRIVELSE 2013-02-11 21 [26] Kommunens revisorer har tidigare föreslagit att utbildningsnämnden ska få tätare ekonomiska rapporteringar än i samband med delårsrapporter och bokslut. Under hösten 2012 fick nämnden också en rapport per den 1 oktober som komplement till delårsrapport 2. Problemet är bara att om prognosernas kvalitet är så låg att de inte fångar stora avvikelser så hjälper det inte med en tätare rapportering till nämnden. I avvaktan på arbetet med att ta fram förbättrade rutiner så beslutar i alla fall nämnden att ekonomiska rapporteringar ska göras vid varje nämndsammanträde under 2013. Ett nytt inslag i rapporteringen är att nämnden får rena utdrag ur ekonomisystemet för varje månad med jämförelse med motsvarande period föregående år. Detta material kan vara svårtolkat eftersom det finns stora periodiseringsposter som gör att konsumtionen inte är jämnt fördelad under året, men det kan i alla fall vara ett bidrag till att få syn på stora avvikelser. För att snabbt förbättra dessa kommer förvaltningen att till nämnden, månatligen, avrapportera varje enheters utfall i jämförelse med föregående år vid samma period. Förvaltningen kommer också att relatera enhetens resultat i relation till budget (när alla enheter lagt in sina budgetar) både avseende kostnader och intäkter. Vi kommer från april, utifrån marsutfallet, göra den första helårsprognosen per enhet. Förvaltningen ska också redovisa beställarbudgetens utfall i relation till budget från och med nämnden i mars. Nämnden får alltså information om hur mycket pengar som går ut i det volymbaserade systemet varje månad. Senarelagt beslut om resursfördelning 2014 Tidigare beslutade nämnden om den interna resursfördelningen vid ett senare tillfälle än i samband med ettårsplanen. Under de senaste åren har förvaltningen pressat fram ett resursfördelningsbeslut redan till beslutet om ettårsplanen (undantag gjordes för ettårsplanen 2013 då stora osäkerheter rådde gällande kommunfullmäktiges ettårsplan för 2103). Ambitionen har varit att ge nämnden ett helhetsgrepp över både inriktningar och ekonomi i samband med beslutet om ettårsplan och att ge enheterna en bättre framförhållning så att de ska kunna göra sina budgetar i god tid. Det innebär att ersättningsnivåer i de olika schablonsystemen har låsts innan förvaltningen haft en klar bild över vissa opåverkbara kostnader som t.ex. hyror och innan beställarbudgetens utfall innevarande år har kunnat analyseras. De positiva effekterna för enheterna har inte heller uppnåtts eftersom områdenas interna budgetar ändå inte har upprättats förrän i samband med årsskiftet. Därför föreslås inför 2013 en förändring med innebörden att resursfördelningen inte beslutas i samband med ettårspla-

BOTKYRKA KOMMUN Förvaltningsledningen TJÄNSTESKRIVELSE 2013-02-11 22 [26] nen utan först efter det att kommunfullmäktige fastställt kommande årsettårsplan. Underskottet i beställarbudgeten Underskottet i den externa beställarbudgeten för gymnasieskolan är svårt att beräkna eftersom det beror av vilka program som eleverna söker till hösten 2013. Klart är dock att budgeten måste ta höjd för att rymma det underskott som genererats under 2012, d.v.s. 9 mkr. Den egna regin inom gymnasieskolan klarar inte av att hantera ett så stort sparbeting under 2013. Däremot föreslås att 1,5 mkr av de medel som reserverats centralt för att kompensera skolorna för elevantalsökningar under året dras in för att bidra till finansieringen av de ökade externa kostnaderna. Det innebär att gymnasieskolan har kvar en buffert på ca.1 mkr för att hantera ev. underskott på enheterna. De platser som eleverna söker fritt inom ramen för överenskommelsen om gemensam gymnasieregion kan förvaltningen inte påverka. Däremot görs ett antal externa placeringar för elever med olika former av särskilda behov. Förvaltningen bedömer att vi inte kan ta hem elever som redan har fått en extern placering och därmed bryta upp deras skolgång under gymnasietiden. Däremot kan nya placeringar ske mer restriktivt än i nuläget och istället kan dessa elever få passande stöd i den egna gymnasieorganisationen. En restriktivare bedömning av externa placeringar inom gymnasieskolan bedöms kunna minska kostnaderna med 1,5 mkr. Det innebär att det kvarstår ett finansieringsbehov på 6 mkr för att kunna hantera underskottet i beställarbudgeten för gymnasieskolan. Underskottet i beställarbudgeten för förskolan, grundskolan och särskolan har till största delen redan kompenserats i 2013 års ettårsplan. Dock har såväl antalet 1-5 åringar samt täckningsgraden ökat på förskolan, vilket innebär att beställarbudgeten för förskolan är underbalanserad med cirka 1,5 mkr för 2013. Vidare beräknas särskolans beställarbudget vara underbalanserad med 2 mkr. Modersmål i förskolan bedöms öka mer än budget med cirka 2 mkr. Förvaltningen föreslår införande av en 4-årsgräns för resursmedel avseende modersmål i förskolan. 2010 införde utbildningsnämnden ett nytt system för modersmålsträning och -undervisning. Istället för den tidigare anslagsfinansierade