1 (13) Plats och tid: Beslutande Ledamöter Sammanträdesrum 2, stadshuset,, kl 08:30-11 :50 Robin Gustavsson (KD) ordförande Joachim Fors (S) vice ordförande Ulf Berggren (SD) Övriga närvarande Tjänstemän Personalchef Marie Söderqvist HR-specialist Rebecca Nordström 1-2 HR-strateg Maria Hallgren 1-3 Förhandlingssekreterare Lotta Carlsson Utses att justera Ulf Berggren Justerade paragrafer Underskrifter: Justerare Ulf Berggren
SAMMANTRÄDESPROTOKOll 2 (13) Anslag I bevis Protokollet är justerat Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Sammanträdesdag Datum när anslaget sätts upp Datum då anslaget tidigast får tas ner Förvaringsplats för protokoll Underskrift Datum då anslaget togs ner Lotta Carlsson Signatur
3 (13) 2019-01 -24 H ss1 holms Innehållsförteckning Ändring av föredragningslista Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet 2018 Information - Ledarutveckling i Jämställdhet och mångfald Löneöversyn 2019 - beslut om beräkningsutrymme Aktuella personalpolitiska frågor Tolkning av regelverk 1 2 3 4 5 6 7
SAM11ANTRÄDESPROTOKOLL 4 (13) Hässl holms 1 Ändring av föredragningslista Dnr: Beslut ändrar föredragningslistan på följande sätt: Ärendet "Tolkning av regelverk" (dnr KLK 2019/ 102) läggs till föredragningslistan och behandlas i 7. Sänt till
5 (13) 2 Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet 2018 Dnr: KLK 2018/634 Beslut föreslår styrelsen att godkänna uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet 2018. Beskrivning av ärendet Syftet med att årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet är att högsta ledningen får klart för sig hur arbetsmiljöarbetet har fungerat under året samt på vilket sätt det behöver förbättras. Personalavdelningen meddelade i augusti 2018 samtliga förvaltningschefer att uppföljning av årets arbetsmiljöarbete skulle redovisas till personalavdelningen senast den 30 november 2018 enligt fastställd rutin. Arets uppföljning omfattade alla punkterna i checklistan för årlig uppföljning, med fokus på frågeställningarna under rubriken "Styrning". Följande frågor skulle därför särskilt redovisas in till Personalavdelningen. Finns uppgiften om arbetsmiljöfördelningen i nämndens reglemente? Har fördelning av arbetsmiljöuppgifter gjorts skriftligen från respektive nämnd till förvaltningschef? Har fördelning av arbetsmiljöuppgifter gjorts skriftligen från respektive förvaltningschef till underordnade chefer, och vidare inom hela organisationen? Har fördelning av arbetsmiljöuppgifter gjorts skriftligen till medarbetare som har speciellt komplex arbetsmiljö, exempelvis kemi- eller slöjdlärare? Stämmer innehållet i de skriftliga uppgiftsfördelningarna? Brister som observerats i verksamheterna vid genomgång av checklistan och utifrån svaren på frågorna ovan, har genererat i en handlingsplan för respektive förvaltning med åtgärder som ska vidtas för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Samtliga förvaltningar har redovisat sin uppföljning med handlingsplaner, där framkomna brister är redovisade. Uppföljningarna är behandlade i respektive förvaltningssamverkan och nämnder för att säkerställa arbetstagarnas medverkan och att ansvarig nämnd fått kännedom om de brister som framkommit.
SAMMANTRÄDESPROTOK.Ol.L 6 (13) H ssl holms Förvaltningarnas underlag samt handlingsplaner finns bifogade ärendet. En sammanfattning av förvaltningarnas handlingsplaner redovisas i ens årsredovisning för 2018. Brister och åtgärder Av årets uppföljning framgår att det saknas konkreta och mätbara arbetsmiljömål för flertalet förvaltningar, även specifika mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön saknas. Enligt gällande arbetsmiljöpolicy ska och dess förvaltningar utarbeta konkreta mål med arbetsmiljöarbetet. Dessa mål ska innefatta alla arbetsmiljöaspekter. Målen ska redovisas i verksamhetsplanerna. Uppgifter om arbetsmiljöfördelningar saknas i de flesta nämndernas reglementen. Nya reglementen kommer att tas fram för omsorgsnämnden, barn- och utbildningsnämnden samt för socialnämnden. Övriga nämnder har fått in delen om arbetsmiljöansvaret i sina nya reglementen som börjar gälla vid årsskiftet 2018-19. Innebörden av vad systematiskt arbetsmiljöarbete innebär, är inte känt bland alla medarbetare. Personalavdelningen kommer att förtydliga den information som finns på intranät, samt skapa material som verksamheterna kan använda vid arbetsplatsträffar om vad SAM, systematiskt arbetsmiljöarbete, är. Uppgiftsfördelningar inom arbetsmiljöområdet till chefer inom organisationen brister inom vissa förvaltningar. Enligt handlingsplanerna kommer detta att ses över inom respektive förvaltning. Övergripande kommer personalavdelningen att uppdatera den nuvarande rutinen och blanketten kring fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Brister som framkommit i denna uppföljning kommer att åtgärdas enligt respektive förvaltnings handlingsplan. Kommunövergripande kommer det att vidtas åtgärder enligt beskrivning ovan. Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare Ett välfungerande systematiskt och ständigt pågående arbetsmiljöarbete är viktigt för att medarbetarna ska kunna ge god service till ens medborgare. Barnperspektivet Se ovan. Miljökonsekvenser Inte aktuellt. Facklig samverkan Ärendet behandlas i central samverkan 2019-01-18
7 (13) H*" ssleholms Ekonomiska konsekvenser Ett väl fungerande arbetsmiljöarbete ger ekonomiska vinster i form av minskad ohälsa och lägre sjukfrånvaro. Ärendets tidigare behandling Beslutet kan överklagas Hur man överklagar beslutet framgår av bilaga. Sänt till: Kommunstyrelsen
8 (13) H.. ssleholms 3 Information - Ledarutveckling i Dnr: Beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. Beskrivning av ärendet Maria Hallgren informerar om tankarna kring det fortsatta arbetet med ledarutveckling i. Ledarutveckling sker på flera sätt, bland annat: - Digitalt bibliotek på intranätet "För dig som chef'' - Utbildning i egen regi - Utbildning i samarbete med Skånenordost-er Maria Hallgren informerar också om planerna på hur den framtida ledarutvecklingen kommer att erbjudas ens chefer. Beslutet kan överklagas Sänt till
9 (13) Hässl holms 4 Jämställdhet och mångfald Dnr: Beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. Beskrivning av ärendet Marie Söderqvist meddelar att det inte finns någon information att lämna vid dagens möte. Sänt till
SAMMANTRÄDESPROTOKOIL 10 (13) 5 Löneöversyn 2019 - beslut om beräkningsutrymme Dnr: Beslut beslutar följande: Beräknings underlag: Kommunals avtalsområde För samtliga tillsvidareanställda medarbetare beräknas ett utrymme om 610 kr. Lokala parter är överens om att det extra utrymmet om 0,3%, som anges i HÖK 16 2, tillfaller gruppen kock (AID etikett 601010) och barnskötare (AID etikett 403010). Utrymmet fördelas individuellt och differentierat i syfte att öka lönespridningen, i första hand till grupper med yrkesutbildning. Ingen individgaranti. Övriga För samtliga tillsvidareanställda medarbetare beräknas ett utrymme om 2, 7 % på den totala lönesumman. Inget garanterat utfall per facklig organisation, ingen individgaranti. Beskrivning av ärendet Årligen fattar personalutskottet beslut om beräkningsunderlag för löneöversyn. Till grund ligger centralt fattade beslut mellan parterna - Huvudöverenskommelser om lön och allmänna anställningsvillkor (HÖK). Justering 1Y. ~ t&-'
11 (13) Arbetsgivaren har mottagit yrkanden från flertalet fackliga organisationer. har haft dessa i beaktande vid beslut om löneöversyn 2019. Några särskilda prioriteringar utöver det totala utrymme som beslutas, görs inte. konstaterar att inom ramen för det utrymme som förvaltningarna disponerar har förvaltningschefen ett stort ansvar och stora möjligheter att göra de prioriteringar som arbetsgivaren anser nödvändiga och viktiga, för att premiera goda arbetsinsatser som leder till ökad måluppfyllelse över tid och för att attrahera och behålla medarbetare. Arbetsgivaren vill särskilt uppmärksamma lönesättande chefer på parternas gemensamma strävan att öka lönespridningen, som finns beskriven i samtliga huvudöverenskommelser (HÖK). För Vårdförbundet inväntas nytt avtal som kommer att gälla från 2019-04-01. Fysioterapeuterna har ansökt om inträde i Akademikeralliansen. Formellt beslut kommer att fattas av Akademikeralliansen i närtid. Sänt till
12 (13) 6 Aktuella personalpolitiska frågor Dnr: Beslut beslutar att med godkännande lägga informationen till handlingarna. Beskrivning av ärendet Marie Söderqvist informerar om ny rutin för förmåner vid fritidsstudier. Arbetsgivarforum 2019 äger rum i Stockholm 2019-05-16-2019-05-17. Årets tema är "Ett förlängt och förändrat arbetsliv - med fokus på lösningar". s sammanträde den 8 februari 2019 ställs in. s sammanträde den 13 september, flyttas till den 17 september 2019. Bilaga: 1. Rutin för förmåner vid fritidsstudier Sänt till Pi_'
1(2) Datum Diarienummer KLK 2018/773 2019-01-01 Rutin för förmåner vid fritidsstudier vill vara en attraktiv arbetsgivare och uppmuntra medarbetares initiativ att vidareutbilda och kompetensutveckla sig. För att stimulera till fritidsstudier kan förmåner utgå. Med fritidsstudier menas studier som bedrivs på fritiden, det vill säga utanför ordinarie arbetstid. Studierna ska ge ökade kunskaper och färdigheter inom ramen för anställningen eller skapa förutsättningar för nya eller mer kvalificerade arbetsuppgifter. Studierna ska också skapa nytta för verksamheten som medarbetaren arbetar inom. Beslut om förmåner vid fritidsstudier fattas av ansvarig chef. Vid prövning av förfrågan om förmåner vid fritidsstudier tas hänsyn till den sökandes anställningstid, samband mellan medarbetarens arbetsuppgifter och studiernas mål och innehåll. Bidraget kan utgå till anställda i. Bidraget gäller för studier som är förberedande inför eller på eftergymnasial nivå. Förmåner kan utgå med: Bidrag till resekostnader med kollektivtrafik och högst 1000 kronor/termin mot uppvisande av kvitto. Bidrag till kurslitteratur med maximalt 1500 kr/ termin mot uppvisande av kvitto. Ledighet med bibehållen lön för deltagande i föreläsningar, seminarier, tentamen etc. högst två dagar per termin. Resekostnader utbetalas via reseräkning i personalsystemet. Ersättningen för utlägg av kurslitteratur utbetalas via ekonomisystemet mot uppvisande av kvitto. Ersättningen utbetalas efter avslutade studier samt efter att medarbetare redovisat betyg eller annan handling som bevis på genomgången utbildning. Utbetalning sker under förutsättning att den som ansöker om bidrag fortfarande är anställd hos en vid kursens avslutande. Kommunledningskontoret Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: ledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
Diarienummer: KLK 2018/773 Fastställt: 2019-01-01 Godkänd av: Personalchefen För revidering och uppföljning ansvarar: Personalavdelningen, Kommunledningskontoret Dokumentet gäller för: Alla förvaltningar Giltighetsperiod: Gäller fr o m 2019-01-01 Ersätter: Förmåner vid fritidsstudier för ledningskontoret, Förmåner vid studier, omsorgsförvaltningen, Förmåner vid högskolestudier, socialförvaltningen, Policy för fritidsstudier och studier inom Lärarlyftet Il, barn- och utbildningsförvaltningen 2(2)
13 (13) 7 Tolkning av regelverk Dnr: KLK 2019/102 Förslag till beslut föreslår styrelsen följande beslut: 1. Tolka och avge ett yttrande om Ersättningfiir fiirlorad arbetsinkomst i "Bestämmelser om ersättning till alt förtroendevalda". 2. Revidera och förtydliga regelverket "Bestämmelser om ersättning till alt förtroendevalda". Beskrivning av ärendet har blivit uppmärksammad på att tolkningen av "Bestämmelser om ersättning till alt förtroendevalda" är oklar samt att det kan vara påkallat med en översyn och förtydligande av bestämmelsen. Sänt till Kommunstyrelsen