Anneli Malmberg, Lednings och verksamhetsstöd, Utv avd/projekt och metodstödsenheten 2012-10-19 Minnesanteckningar - Proaktiv Hälsostyrning Projektledningsgrupp Tid: Fredag den 19 oktober 2012, kl 09.00 12.00 Plats: Närvarande: Frånvarande: Landstingets ledningskontor, Strömmingen Jan Woxberg, projektledare Landstinget Gävleborg Inger Myrsten, Hudiksvalls kommun Anneli Malmberg, projektadministratör Rolf Bowin, HCM Sonja Strandell, Landstinget Gävleborg Maria Laurell, Landstinget Gävleborg Ingrid Åsberg, Landstinget Gävleborg Lena Isokivelä, Gävle kommun Dag Norén, HCM 1. Föregående minnesanteckningar Gicks igenom och godkändes. Familjeläkarjouren ser inget hinder att delta i projektet. Ingen träff har ägt rum med Hudiksvall ännu. Deltagandet i riskanalysen är klar, den genomförs 24/10. 2. Kompletterande processbeskrivningar Rolf går igenom processbeskrivningen för familjeläkarjouren Familjeläkarjouren ska endast inhämta samtycke till screening som sedan lämnas över till hälsocentralens samordnare. Diskussion: Hur får man över meddelandet till samordnaren på HC? Ska det skickas via interpost? Samtycket kan gå via internpost. En rutin för detta behöver upprättas. I Hudiksvall har man lådan för akut + familjeläkarjour. Gävle måste hitta en överföringssätt, ev via internpost. Genomgång process för biståndshandläggare. Personer som inte har insatser sedan tidigare eller vid förnyade bedömningar ska screenas. I Gävle har man påbörjat en rutin för enbart trygghetslarm, men rutinen ska vara för alla som hör av sig, screening ska utföras på alla som söker. 1
Tillägg i processbeskrivning ska göras: - Att det gäller alla som söker. - Information ska ges till personen om projektet. - Har någon screening gjorts de senaste tre månaderna? Justering av kvalifikationsgränsen har gjorts, svarar man ja på en fråga av fem går man vidare i processen. Synpunkter kring processbeskrivningarna lämnas senast i början på nästa vecka. Det måste finnas ett enkelt sätt att få info från biståndshandläggaren och HC. I Hudiksvall ska en samordnare utses som sköter det här, samtycket ges muntligt och dokumenteras, handläggaren lämnar information via telefonsamtal till utsedd samordnare. Telefonnumret ska skrivas in i direktivet. Det krävs två olika former av samtycke: 1. Samtycke till screening 2. Samtycke för att lämna över frågorna till annan handläggare. Handläggarna i Gävle och Hudiksvall behöver träffas och jobba fram rutin för detta. Rolf gör ändringarna i processbeskrivningen idag och skickar dokumentet till Janne som vidarebefordrar till projektledningsgruppen. Rolf arbetar med att färdigställa en instruktion för dem som utför screening. Rolf vill veta vilka kontaktvägar som ska finnas för detta. När det gäller larm träffar man kanske aldrig personen. Efter diskussion enas gruppen om att kontaktvägar med pat kan ske via telefon, HC eller via hembesök beroende på vad som passar. Alla alternativ bör vara öppna för kontakt. Rolf lägger till det instruktionen 3. Rutin för hälsocoachning. Sara har tittat på rutinen. Under Individuell plan ska hjärt-kärl tas bort då det är inte enbart är hjärt-kärl frågor som ställs. Rutinen är inte klar än, Sara arbetar med att färdigställa den. Sara har lämnat förslag på tider för träff med samordnarna för att gå igenom rutinen i detalj. 4. Samtyckesblanketter (screening, riskbedömning och sammanställning av vårdkonsumtion) 2
En blankett för samtycke till screening har utformats samt en blankett för samtycke om informationsutbyte. Blanketterna är godkända av landstingets jurist. Janne har träffat IT-folket; Det går att får fram uppgifter via Cyklop gällande antal akuta besök de tre sista månader, inläggningar, besök på PV och öppna specialistmottagningar. Uppgifterna går att få fram hos HC sedan. Man får inte ta ut en lista på patienter utan samtycke. Därför kommer en rutin att skapas där samtycke inhämtas varefter information kan sammanställas för enskilda individer. Möjligheten att ta fram uppgifterna kommer inte att finnas till den 1/11, men har 1:a prioriteringsgrad bland IT:s prioriteringar. Diskussion: Vilka ska ha rätt att ta fram uppgifter samordnare, fasta vårdkontakter? Ska blanketterna scannas in? När det gäller senior alert och riskbedömning används det regelverk som redan finns gällande samtycke vid registrering i registren. Janne skickar till blanketterna + screeningfrågorna till Inger. 5. Screeningfrågorna Rolf lyfter frågan hur vi ska göra med synpunkterna från Susanne, AKM, gällande frågorna som ska ställas. Ska det tas hänsyn till dessa invändningar? Ett tillägg gällande läkemedelsfrågan ska göras, olika läkemedel ska läggas till samt tillägg att lådan kan tömmas varannan timme på akuten. Frågorna är fastställda och ska inte ändras och ska distribueras ut med ovan nämnda ändringar. 6. Riskbedömning inkl HAD-verktyg HAD-verktyg = frågor för att riskbedöma omfattning av ångest och depression. Charlotte Agnevik, vårdutvecklare inom psykosocial hälsa har föreslagit att vi ska använda detta instrument. På Charlottes inrådan har frågorna gällande ångest tagits bort. VC Ellinor Ljung och VEC Ingela Vikström funderar varför frågorna gällande ångestsymptom inte finns med. På familjeläkarjouren kommer många pat med stress- och ångestsymptom. Janne ska stämma av med Charlotte om orsaken till varför vi endast ska bedöma depression och inte ångest. Charlotte kommer att träffa samordnarna och gå igenom verktyget, tider för detta är lämnade till VEC:arna. 7. Information/utbildning till samordnarna på hälsocentralerna Charlotte ska gå igenom HAD-verktyget med samordnarna och Sara ska informera om hälsocoachning 3
Fyra alternativa datum finns att ta ställning till för de två utbildningarna som sker vid två olika tillfällen. Janne har påmint om att svar måste inkomma så fort som möjligt. Sonja vill gärna vara med på utbildningen om möjlighet finns. Janne och Sonja tittar på detta när svar inkommit. 8. Projektorganisation Janne går igenom förslag på hur projektorganisation kan se ut nu när projektet går in i ett annat skede. - Styrgruppen kommer att se likadan ut. - Projektgrupp Inger och Lena fortsätter och de kan plocka in personer från kommunerna vid behov i viktiga frågor. - Verksamhetscheferna från HC och akuten ska kopplas in, - Rolf och Dag kommer inte att ingå i projektorganisationen, det blir i så fall i uppföljningsdelen. - Projektledare Janne + någon ytterligare deltagare från LG. Två arbetsgrupper ska bildas: - En arbetsgrupp där vårdenhetscheferna ingår för regelbundna träffar inledningsvis. - En arbetsgrupp hands on, de som har patientkontakt, hälsosamordnare, primärvårdskoordinatorer, kontaktpersoner vid AKM, biståndshandläggare. Janne mailar ut förslaget till projektledningsgruppen. 9. Uppföljning av projektet Hur uppföljning av projektet ska göras har diskuterats fram och tillbaka under en längre tid. En träff med hälsocentralerna ägde rum förra veckan där även forskningschef Marianne Högman deltog. Det diskuterades om högskolans önskemål om att göra en randomiserad studie. Hälsocentralerna tycker inte riktigt om den idén då man kommer att identifiera pat som man ser har behov och ändå inte kan ge dem den vård de behöver. Inställningen hos hälsocentralerna är att det här projektet ska leda till ett bättre omhändertagande. Vi får släppa spåret med en randomiserad studie. Att använda sig av kontroll- HC tycker inte högskolan är någon bra idé då det finns för mycket olikheter mellan två hälsocentraler. Ett spår har varit att följa upp projektet genom att använda sig av en studerande, Johanna Olsson, som varit i kontakt med Marianne, och vill skriva en D-uppsats om VÄV12. En D-uppsats kan inte omfatta hela projektet, då den ska vara klar inom tre månader. Möjligen kan den omfatta en del av projektet. Janne har bett Rolf och Dag att följa upp projektet. Rolf går igenom plattformsmodellen och vad som krävs för att etablera arbetsmodellen. Det ska vara en lärande följeutvärdering. 4
1. Det handlar om utvärdering och uppföljning. Hur går det? Är projektet på rätt väg för att uppnå de resultat som krävs för att klara projektets syfte? Utvärderingen svarar på: Varför går det som det gör? 2. Det ska vara ett lärande projekt. Uppföljning ska det göras under projektets gång. Man behöver etablera miljön, det bör finnas ett nav som kan ta emot, förvalta och sprida det här. En lärande uppföljning vänder sig till hela projektorganisationen, projektägare, samverkanspartners, styrgrupp, projektledning och deltagare. Uppföljning och bedömning görs löpande under projektet. Förslaget ska kompletteras med ett antal indikatorer som ska följas. Det finns redan 7-8 indikatorer som är identifierade och används idag. Diskussion: Vem ska vara ansvarig projektledare för plattformen? Uppföljningsprojektet ska vara skilt från genomförandeprojektet. Det behövs några personer att följa det löpande. 1. Uppföljning, utvärdering 2. Helpdesk måste vara någon person i landstinget som har bred och djup kunskap och kan var stöd i det här. Vi behöver fundera på vad det här innebär och återkomma med önskemål och ev kompletteringar. Janne tar frågan vid nästa styrgruppsmöte den 6 november. Sonja tillägger att det är viktigt att ha med läkarkompetensen i den grupp som ska följas. 10. Broschyr om projektet En broschyr ska tryckas upp med information om projektet till pat. Ingers synpunkter är inte införda. Lena har inte skickat något svar än. Janne skickar detta för tryck under nästa vecka. 11. Vilka aktiviteter, åtgärder behöver rapporteras Vi behöver fånga upp vad som händer i projektet och få in rapporter från de som är involverade. Janne går igenom frågor som behöver ställas till kommunala biståndshandläggarna, familjeläkarjouren, primärvårdskoordinatorer, primärvårdskoordinatorer, AKM och hälsocentralerna. Det kommer att bli många frågor som vi vill ha svar på. Janne skickar ut frågorna till gruppen för påtitt. 5
12. Inplanerade möten Onsdag 7 november Tid: 15.00 16.00 Plats: Videokonf Strömmingen, LK Fredag 30 november Tid: 10.00 12.00 Plats: Videokonf Strömmingen, LK 13. Nästa möte Måndag 29 oktober Tid: 9-11 Plats: Video konf Strömmingen, LK Anneli Malmberg Projektadministratör. 6