Internt PM Dokumentet skapat Senaste ändrat Grupp/avdelning/projekt Version Författare 2012-02-23 2012-05-09 Demokratigruppen Forma framtidens Vårdförbund 1.5 Eva Elmén Linda Engshagen Marie Gerathy Maria Hallén Stefan Lundberg Demokratigruppen rapport och förslag Vi ska vara öppna, tydliga och tillgängliga. Synpunkter, förslag & idéer efterfrågas kontinuerligt. Idéer och förslag återkopplas. 1 (22)
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning... 3 Idén föds... 3 Idén förmedlas... 3 Idéförädling... 4 Idépublicering... 4 Idébeslut... 4 Idéuppföljning och utvärdering resultatindikatorer och nyckeltal... 5 Uppdraget... 6 Bakgrund... 6 Avgränsningar... 7 Konkurrens om idéer och förslag... 7 Vårdförbundet vad är det?... 8 En ideell organisation?... 8 Eller ett företag?... 8 Demokrati och den demokratiska processen... 9 Konkretisering av kvalitetskriterierna... 11 Öppna, tydliga och tillgängliga - konkretisering av kvalitetskriteriet och diskussion... 11 Synpunkter, förslag & idéer efterfrågas kontinuerligt... 12 Idéer och förslag återkopplas... 12 Verksamhet, service och tjänster för att uppfylla kvalitetskriterierna... 13 Kreativa möten och idémöten... 13 Nätet... 13 Digital förslagslåda... 13 Kompetensbehov för att uppfylla kvalitetskriterierna... 15 Utbildning... 15 Huvudansvarig och handläggaransvarig... 15 Förslag till resultatindikatorer - nyckeltal... 16 Vi ska vara öppna, tydliga och tillgängliga.... 16 Synpunkter, förslag & idéer efterfrågas kontinuerligt.... 16 Idéer och förslag återkopplas.... 16 System för hantering av idé/förslag/motion från medlem... 17 Webbplatsen... 17 Ärendehanteringssystemet Clara... 18 Instruktion för beredningen av idéer/förslag/motioner i Clara... 19 Roller... 19 Beredning... 20 Utvärdering och uppföljning... 21 2
Sammanfattning Idén föds Det hela börjar i medlemmens huvud. För att det inte ska stanna där ska det vara enkelt att ta kontakt med Vårdförbundet och att dela med sig av synpunkter, förslag & idéer och därigenom vara med och påverka förbundets arbete. Idén förmedlas Synpunkter, förslag & idéer kan förmedlas till Vårdförbundet på flera sätt. Kreativa möten och idémöten Från stadgan: Du kan lämna förslag till förtroendevald på arbetsplatsen, avdelningsstyrelsen och förbundsstyrelsen. Vårdförbundet besöker idag många arbetsplatser och har möten med medlemmarna där vi diskuterar och förankrar vår politik. Vi missar kanske att även efterfråga och tillvarata idéer, synpunkter etc. Ett sätt att fånga upp synpunkter, idéer och förslag är att utveckla medlemsmöten till idémöten. Demokratigruppen föreslår att idémöten genomförs både lokalt och nationellt. Nätet Ute på nätet finns det hela tiden stora mängder med synpunkter, åsikter, idéer och förslag. Ett sätt att komma åt detta är att ha signalspanare som söker av nätet efter idéer som är intressanta för Vårdförbundet. Demokratigruppen föreslår att förutsättningarna för signalspaning både nationellt och lokalt bereds vidare. Digital förslagslåda Synpunkter, idéer och förslag kan lämnas i en digital förslagslåda. Demokratigruppen föreslår att nuvarande formulär som finns på webbplatsen på sidan - Start/Agenda/Påverka/Var med och påverka synliggörs på ett tydligare sätt. Ett sätt kan vara att komplettera både på den nationella sidan och på de lokala hemsidorna med ett fast fält i högerspalten. 3
Idéförädling Synpunkter, förslag & idéer behöver förädlas. Detta sker i dialog med medlemman och med stöd av de funktioner som finns i Clara. Demokratigruppen föreslår att några smärre justeringar görs i Clara. Demokratigruppen föreslår att det tas fram ett utbildningsmaterial som mer allmänt beskriver den kreativa processen och hur man uppmuntrar till och tar hand om idéer. Utbildningsmaterialet beskriver även hur Vårdförbundet arbetar med idéer och förslag. Demokratigruppen föreslår att det på nationella kansliet utses en huvudansvarig (idésamordnare) för den övergripande hanteringen av idéer/förslag/motioner. Funktionen kräver handläggarkompetens och placeras lämpligen i staben. Demokratigruppen föreslår att den rutin, instruktion som nu finns på Intranätet https://intranet.vardforbundet.se/stod--riktlinjer/hantering-av-ide-forslag-och-motion/ utvecklas i enlighet med Demokratigruppens förslag i avsnittet Instruktion för beredningen av idéer/förslag/motioner i Clara. Idépublicering Ett sätt att uppfylla kvalitetskriteriet Vi ska vara öppna, tydliga och tillgängliga är att visa vad som sker inta bara för den som kom på idén utan även för andra intresserade. Demokratigruppen föreslår att man utvecklar webbplatsen till att innehålla sidor som presenterar ut idéer och förslag. Demokratigruppen förslår att ett idé-community utvecklas på webbplatsen där medlemmarna kan diskutera och kommentera idéer. Demokratigruppen föreslår att goda, innovativa idéer premieras genom t ex att ett pris delas ut för årets ide. Om man vill så kan man dela in idéerna i olika klasser, ungefär som Oscarsgalan. Idébeslut Idéer och förslag behöver inte heller alltid behandlas formellt i på en kongress eller ett årsmöte/representantskap utan kan föras in i en pågående dialog. Demokratigruppen föreslår att beslut fattas på rätt nivå. Detta beror på såväl idéns karaktär som dess konsekvenser. 4
Idéuppföljning och utvärdering resultatindikatorer och nyckeltal Demokratigruppen föreslår att det på nationella kansliet utses en huvudansvarig (idésamordnare) för den övergripande hanteringen av idéer/förslag/motioner. Denne svarar även för att det sker utvärdering och uppföljning av materialet samt redovisning till kansliledning och förbundsstyrelse. En del av uppföljning och utvärdering bygger på resultatindikatorer och nyckeltal. Vi ska vara öppna, tydliga och tillgängliga. En typ av nyckeltal kan tas fram genom att ett antal medlemmar får svara på ett antal påståenden som speglar dimensionerna öppna, tydliga och tillgängliga. Ett basvärde som nyckeltalet kan sättas till är förslagsvis 3. Efter en första mätning så kan sedan nyckeltalet justeras åt lämpligt håll. Ett nyckeltal kan vara att bestämma antal unika besökare på Vårdförbundets webbplats/månad. Antal unika besökare är dock i sig inte en indikator på huruvida vi är öppna, tydliga och tillgängliga eller inte, men ger en uppfattning om hur många som besöker vår webbplats. Mer intressant är till exempel att undersöka vilka besökarna är, vad de har för syfte med sitt besök och om de lyckas uppfylla sitt syfte, samt se över vilka webbsidor som är välbesökta respektive inte besöks alls. Men detta är svårt att hitta ett nyckeltal för. Ett ytterligare nyckeltal som även det, hanterar alla delar av de tre faktorerna öppna, tydliga och tillgängliga är hur stor andel av de förtroendevalda som har genomgått e- learning-materialet, t ex 50%. Synpunkter, förslag & idéer efterfrågas kontinuerligt. Det finns ett idémottagningsformulär på den nationella webbplatsen och på samtliga lokala webbplatser. Det genomförs x st idémöten per år i varje lokalavdelning. Det genomförs y st idémöten på nationell nivå varje år Idéer och förslag återkopplas. Medlemmen ska få kontakt/återkoppling inom en vecka från det att ärendet registrerats i Clara. (med reservation för semestertider) Genomgång görs t ex årsvis v samtliga inkomna förslag. Nyckeltalet kan t ex sättas till att 75 % av inkomna förslag ska ha återkopplats inom en vecka. Förslagen redovisas på Vårdförbundets webbplats. 5
Uppdraget Arbetsgruppernas uppdrag var att: Konkretisera kvalitetskriterierna göra dem möjliga att följa upp genom att föreslå ett antal mätbara nyckeltal, minst ett per kvalitetskriterium Analysera och beskriva kompetensbehov för att Vårdförbundet ska uppfylla kvalitetskriterierna Ta fram konkreta och realiserbara förslag om vilken verksamhet, service och tjänster Vårdförbundet behöver för att uppfylla kvalitetskriterierna Demokratigruppens uppdrag omfattar följande kvalitetskriterier: Vi ska vara öppna, tydliga och tillgängliga. Synpunkter, förslag & idéer efterfrågas kontinuerligt. Idéer och förslag återkopplas. Demokratigruppen har därför studerat, beskrivit och lagt ett antal förslag som rör relationen mellan medlemmen hos vilken synpunkter, förslag & idéer uppstår och Vårdförbundet. Bakgrund Som medlem ska det vara enkelt att ta kontakt med Vårdförbundet och att dela med sig av synpunkter, förslag & idéer och därigenom vara med och påverka förbundets arbete. Synpunkter, idéer, förslag och motioner är olika namn på i princip samma sak. Det är alla medlemmars och förtroendevaldas sätt att påverka. Synpunkter, idéer, förslag och motioner behöver kunna visas på något sätt. Detta för att andra ska kunna ta del av dem och för att det ska bli möjligt att föra en dialog om dem samt att ta ställning till dem. För en större öppenhet och demokratisk effektivitet bör de kunna lämnas och behandlas kontinuerligt. Traditionellt benämns medlemmars och förtroendevaldas idéer och förslag som motion och den behandlas på en kongress, årsmöte eller representantskap. För en öppen och hela tiden levande organisation är det viktigt att medlemmar och förtroendevalda har tydliga vägar för att dela med sig av sina synpunkter, idéer, förslag och därför behöver vi ett system för detta där allt når fram även om det inte är kongress eller årsmöte. Vårdförbundet har sedan 2007 gett medlemmar möjlighet att lämna idéer, förslag och motioner via den externa webben. Det har varit mest uttalat inför kongressen 2008 och kongressen 2011. Ambitionen är att idéer och förslag ska kunna komma in och handläggas kontinuerligt. 6
Avgränsningar Demokratigruppen avgränsar och förtydligar uppdraget till att gälla medlemmens möjlighet till inflytande/påverkan på Vårdförbundet ur ett delägarperspektiv. Det handlar huvudsakligen om att ta hand om och efterfråga synpunkter, idéer och förslag som har ett förändrings- och utvecklingsperspektiv vad gäller Vårdförbundets organisation, uppdrag och politik. Påverkansområdet d v s det område som synpunkter förslag och idéer kan lämnas inom kan även beskrivas utifrån stadgans beskrivning. I Vårdförbundet ska vi gemensamt: utveckla och stärka yrket samt främja den enskilde individens utveckling i sin yrkesroll, förbättra individens och kollektivets villkor och förutsättningar för yrket och möjligheter till utveckling i arbetslivet, påverka utvecklingen av hälso- och sjukvården på arbetsplatsen, lokalt, regionalt, nationellt och internationellt, påverka utvecklingen i samhällsfrågor Man kan även närma sig vad som går att påverka utifrån frågan: Vad får jag som medlem ut av mitt medlemskap? Det blir då viktigt att så konkret som möjligt beskriva innehållet och möjligheterna i medlemskapet. Konkurrens om idéer och förslag Synpunkter, förslag & idéer efterfrågas av fler än Vårdförbundet. Man kan säga att det råder viss idékonkurrens. Den första och möjligen största konkurrenten är arbetsgivaren. En annan mer näraliggande idékonkurrent är t ex riksföreningar och yrkesorganisationer. Ett intressant exempel på hur man kan utveckla begreppen finns i Västra Götaland. Där har man utvecklat något som kallas Idéfabriken. Där kan idéer från vården utvecklas genom en öppen diskussion, eller stängd om man så vill. Idétransportörer har en viktig roll i att förbättra vården genom att slussa idéer vidare. Idétransportören är medarbetare i vården och är länk till Innovationsslussen när en idé uppstår. Lämna in en idé via vårt formulär. Du blir kontaktad av en person från Innovationssluss Västra Götaland inom kort. 7
Vårdförbundet vad är det? En ideell organisation? I Vårdförbundets stadga beskrivs grundläggande värderingar, uppdrag och organisation. Detta är den klassiska beskrivningen av en ideell organisation där spelreglerna anges i avsnittet som rör organisation. Synsättet på medlemmen och påverkansmöjligheten beskrivs på följande sätt: Individens delaktighet, integritet och säkerhet är grundläggande värden som vägleder oss som yrkesutövare och yrkesförbund. Rätten och möjligheten till delaktighet och medskapande i Vårdförbundet är vår styrka. Du kan lämna förslag till förtroendevald på arbetsplatsen, avdelningsstyrelsen och förbundsstyrelsen. Du kan lämna förslag/motion till årsmötet/representantskapet och kongressen, rösta på årsmöten, välja och/eller nominera kandidater till förtroendeuppdrag samt väljas till förtroendeuppdrag. Eller ett företag? Ett annat synsätt som kan vara fruktbart att tillämpa på Vårdförbundet är ett företagsperspektiv. Ett företag som tillhandahåller ett antal tjänster alltifrån individuell hjälp till påverkan. Moderna företag tillämpar ett antal metoder och verktyg för systematiskt förbättrings- och utvecklingsarbete t ex Lean Production eller TQM. Vilken systembild passar/fungerar bäst? Är Vårdförbundet en ideell organisation som bygger sin verksamhet på den ideella organisationens verksamhetsstruktur eller är Vårförbundet ett påverkansföretag som utövar inflytande och producerar åsikter och politik för att skapa värde för kunden/medlemmen? Går synsätten att kombinera? Kan Vårdförbundet vara både och istället för antingen eller? 8
Demokrati och den demokratiska processen Demokratigruppens utgångspunkt är att de förslag som läggs i kommande avsnitt ska öka demokratin genom att utveckla, förenkla och effektivisera den demokratiska processen. Demokrati har definierats på flera sätt. Ordet har emellertid inte samma innebörd nu som det hade för antikens greker. Deras definition av vilka som var "folket" stämmer inte överens med vår. vi talar om en demokrati som innebär att makten utgår från folket via fria val och där vissa fri- och rättigheter är garanterade: yttrandefrihet, rättssäkerhet, demonstrationsfrihet osv. Uppfattningen om vad som är demokratiskt och inte, är något som hela tiden förändras. Men diskussionen om demokratin är viktig i sig själv. Om diskussionen avstannar, kan det tyda på att ingen längre tycker frågan är viktig, något som i sig kan vara ett tecken på ett odemokratiskt samhälle. Demokratigruppen har närmat sig uppdraget utifrån några frågeställningar kring demokrati. Vad är demokrati för oss? Demokrati är inte given. Det är som en kärleksrelation, den måste hållas levande för att fungera och för att överleva. Tar man demokrati som given idag? Hur ser yngre medlemmar på demokrati? Demokrati är rätten och möjligheten att få vara med och påverka. Det är inte alltid självklart att jag vill vara med och påverka. Det är inte alla som vill vara delaktiga i själva processen. Handlar om tillit att jag kan, vill och vågar ge mitt förtroende till någon annan som ska och kan föra min talan/arbeta för de frågor som är viktiga för mig. Idag är det som en hängbro mellan Vårdförbundet och medlemmarna. Vi ska få till en riktig bro, och på längre sikt ta bort bron helt och hållet när avståndet mellan Vårdförbundet och medlemmarna upphört. Ska Vårdförbundet erbjuda/ge medlemmarna kunskap och/eller verktyg att fatta beslut i arbetsrelaterade frågor som är viktiga för dem. Upplevs Vårdförbundet som odemokratiskt idag? Får vi för lite input från medlemmarna? Många medlemmar upplever att de känner sig långt ifrån Vårdförbundet idag. Till och med långt ifrån de förtroendevalda. Medlemmarnas förväntningar på Vårdförbundet infrias inte. Vilka frågor kräver ett demokratiskt beslut? Var börjar och slutar Vårdförbundets mandat? Vårdförbundet måste vara tydligt med vad vi kan och ska bidra med. Vilket stöd, hjälp mm. som vi erbjuder. 9
Demokrati kan även ses ur ett kulturperspektiv. Förtroendevalda i styrelser och anställda skolas in i en Vårdförbundskultur som finns men inte syns. Här finns en risk att det utvecklas ett gap i förväntningarna mellan medlemmarna och Vårdförbundet. Ett annat problem kan vara att Vårförbundets förväntningar på medlemmarna är otydliga eller saknas. Det är viktigt att Vårdförbundet tydligt visar vad vi förväntar oss av förtroendevalda på arbetsplatsen och medlemmar. Förtroendevalda i styrelser och anställda skolas in i en Vårdförbundskultur Förväntningar otydliga, saknas Förväntningar finns Medlemmar och förtroendevalda på arbetsplatsen 10
Konkretisering av kvalitetskriterierna I detta avsnitt försöker demokratigruppen att konkretisera kvalitetskriterierna som stöd för arbetet med att verkställa uppdraget. Öppna, tydliga och tillgängliga - konkretisering av kvalitetskriteriet och diskussion Vi ska vara ÖPPNA, tydliga och tillgängliga Med öppna menas att Vårdförbundet ska vara öppna för olika åsikter och att alla synpunkter, idéer och förslag ska behandlas utan förutfattade meningar. Det ska vara lätt att se vad vi gör och vilka vi är och whats in it for me. Det innebär att det ska vara lätt att hitta olika typer av information om Vårdförbundet och Vårdförbundets politik. Vi ska vara öppna, TYDLIGA och tillgängliga Tydlighet innebär att medlemmarna vet att vi vill ha deras åsikter, frågor, och synpunkter. Vårdförbundet är tydligt med värdet av att vara medlem i Vårdförbundet! Tydlighet innebär också att det ska vara lätt att förstå och ta till sig vår politik. Tydlighet kan även beskrivas som förväntan att Vårdförbundet tydligt visar vad vi förväntar oss av förtroendevalda och medlemmar. Vi ska vara öppna, tydliga och TILLGÄNGLIGA Med tillgängliga menas att medlemmar lätt ska kunna komma i kontakt med Vårdförbundet per e-post, telefon och besök. Det ska även vara lätt att hitta kontaktinformation på webben. Tillgängliga innebär att man lätt når rätt. Tillgängligheten gäller alla typer av medlemmar; aktiva, pensionärer, sjukskrivna, föräldralediga, som arbetar utomlands etc. Möjligen så kan 020-slingan motverka sitt syfte på så sätt att tillgängligheten motverkar tydligheten man vet inte var man hamnar? 11
Synpunkter, förslag & idéer efterfrågas kontinuerligt Hur tar vi vara på den kreativitet som finns hos våra medlemmar, ute på arbetsplatserna/i verksamheten? Hur skapar vi förutsättningar för att ta tillvara på idéerna? Systematiskt förbättringsarbete är en allmänt vedertagen metod för att skapa delaktighet i en organisation och för att få uppslag till kvalitetsförbättringar. Det finns inget så roligt som att ha idéer, lösa problem och få känna uppskattning. Många arbetar i dag i organisationer som uppmuntrar och belönar kreativitet och engagemang. Syftet med systematiskt förbättringsarbete är att på ett organiserat sätt fånga upp, utveckla och genomföra de synpunkter, förslag och idéer som finns bland medlemmarna. Att arbeta med systematiskt förbättringsarbete ökar demokrati och kvalitet. Systematiskt förbättringsarbete är en av nycklarna till en organisations överlevnad. Detta innebär för vår del att Vårdförbundet både lokalt och nationellt på ett systematiskt sätt efterfrågar synpunkter förslag och idéer rörande förbundets organisation, ledning och verksamhet. Idéer och förslag återkopplas Med detta menas att Vårdförbundet har en tydlig rutin för hur och på vilket sätt idéer och förslag ska återkopplas till medlemmen både lokalt och nationellt. 12
Verksamhet, service och tjänster för att uppfylla kvalitetskriterierna Kreativa möten och idémöten Idag går mycket av de förtroendevaldas arbete åt till att lösa problem men de vet inte alltid när det snarare handlar om ett behov som finns eller en idé som föds. Vårdförbundet besöker idag många arbetsplatser och har möten med medlemmarna där vi diskuterar och förankrar vår politik. Vi missar kanske att även efterfråga idéer, synpunkter etc. Här har de förtroendevalda på arbetsplatserna en jätteviktig funktion det är de som kan lyssna av och föra vidare detta. Av stadgan framgår följande: Du kan lämna förslag till förtroendevald på arbetsplatsen, avdelningsstyrelsen och förbundsstyrelsen. Den fråga som uppstår då är - hur gör man sen? Hur känner den förtroendevalde igen en idé och vet hon hur hon ska hantera den vidare. Samma frågor kan ställas till styrelserna. De förtroendevald måste kunna känna igen en idé och ta vara på den. Demokratigruppen föreslår att förtroendevalda och medarbetare ges förutsättningar för att hantera idéer och förslag. Ett annat sätt att fånga upp synpunkter, idéer och förslag är att utveckla medlemsmöten till idémöten. Dessa kan vara öppna för allt eller ha ett mer uttalat tema. Självklart så kan ett idémöte ingå som en del i andra arrangemang t ex årsmöten. Demokratigruppen föreslår att idémöten genomförs både lokalt och nationellt. Nätet Ute på nätet finns det hela tiden stora mängder med synpunkter, åsikter, idéer och förslag. Ett sätt att komma åt detta är att ha signalspanare som söker av nätet efter idéer som är intressanta för Vårdförbundet. Demokratigruppen föreslår att förutsättningarna för signalspaning både nationellt och lokalt bereds vidare. Digital förslagslåda Synpunkter, idéer och förslag kan lämnas i en digital förslagslåda. Denna beskrivs närmare i avsnittet System för hantering av idé/förslag/motion från medlem. Man kan även ha mer riktade frågeställningar till utvalda grupper av medlemmar som kan tänkas ha synpunkter, idéer och förslag på frågeställningen. Det kan t ex handla om 13
att få in synpunkter förslag och idéer på hur Vårdförbundet ska arbeta med specialistfrågan. Förmågan att ta till sig synpunkter, idéer och förslag från medlemmarna är närmast en överlevnadsfråga för Vårdförbundet. Demokratigruppen föreslår därför bland annat att nuvarande formulär som finns på webbplatsen på sidan - Start/Agenda/Påverka/Var med och påverka synliggörs på ett tydligare sätt. Ett sätt kan vara att komplettera både på den nationella sidan och på de lokala hemsidorna med ett fast fält i högerspalten. 14
Inkomna idéer och förslag kan sedan presenteras och diskuteras på olika sätt. Demokratigruppen föreslår att man utvecklar webbplatsen till att innehålla sidor som presenterar idéer och förslag. Demokratigruppen förslår också att ett idé-community utvecklas på webbplatsen där medlemmarna kan diskutera och kommentera idéer. Demokratigruppen föreslår slutligen att goda, innovativa idéer premieras genom t ex att ett pris delas ut för årets ide. Om man vill så kan man dela in idéerna i olika klasser, ungefär som Oscarsgalan. Kompetensbehov för att uppfylla kvalitetskriterierna Utbildning Demokratigruppen föreslår att det tas fram ett utbildningsmaterial som mer allmänt beskriver den kreativa processen och hur man uppmuntrar till och tar hand om idéer. Utbildningsmaterialet beskriver även hur Vårdförbundet arbetar med idéer och förslag. Demokratigruppen föreslår att materialet utformas som ett e-learning material. Det blir då enkelt för förtroendevalda och anställda att gå igenom materialet/utbildningen på egen dator. Huvudansvarig och handläggaransvarig Demokratigruppen föreslår att det på nationella kansliet utses en huvudansvarig (idésamordnare) för den övergripande hanteringen av idéer/förslag/motioner. Denne svarar även för att det sker analyser och uppföljning av materialet samt redovisning till kansliledning och förbundsstyrelse. Funktionen kräver handläggarkompetens och placeras lämpligen i staben. Den huvudansvarige ser till att inskickade idéer/förslag/motioner tilldelas handläggare/ombudsman antingen på lokalavdelning och/eller på nationella kansliet. Ansvarig handläggare har sedan fortlöpande kontakt med medlemmen och återkopplar med information om hur frågan bereds. Som stöd för arbetet har en Instruktion för beredningen av idéer/förslag/motioner i Clara tagits fram. Se vidare detta avsnitt. Demokratigruppen föreslår att den rutin, instruktion som nu finns på Intranätet https://intranet.vardforbundet.se/stod--riktlinjer/hantering-av-ide-forslag-och-motion/ Utvecklas i enlighet med Demokratigruppens förslag i avsnittet Instruktion för beredningen av idéer/förslag/motioner i Clara. 15
Förslag till resultatindikatorer - nyckeltal Vi ska vara öppna, tydliga och tillgängliga. En typ av nyckeltal kan tas fram genom att medlemmar får svara på ett antal påståenden som speglar begreppen öppna, tydliga och tillgängliga. Ett basvärde för nyckeltalet bestäms. Efter en första mätning så kan sedan nyckeltalet justeras åt lämpligt håll. Ange på en skala 1-5, där 1= instämmer inte alls och 5 = instämmer helt. Påståenden som speglar öppenhet. 1 2 3 4 5 Påståenden som speglar tydlighet. Påståenden som speglar tillgänglighet. Ett nyckeltal som hanterar alla delar av de tre faktorerna öppna, tydliga och tillgängliga är att bestämma ett nyckeltal för antalet unika besökare på webbplatsen/månad. Vi har nu x antal unika besökare i medeltal per månad varför nyckeltalet föreslås vara y antal besökare i medeltal per månad. Ett ytterligare nyckeltal som även det, hanterar alla delar av de tre faktorerna öppna, tydliga och tillgängliga är hur stor andel av de förtroendevalda som har genomgått e- learning-materialet, t ex 50%. Synpunkter, förslag & idéer efterfrågas kontinuerligt. Det finns ett idémottagningsformulär på den nationella webbplatsen och på samtliga lokala webbplatser. Det genomförs x st idémöten per år i varje lokalavdelning. Det genomförs y st idémöten på nationell nivå varje år Idéer och förslag återkopplas. Medlemmen ska få kontakt/återkoppling inom en vecka från det att ärendet registrerats i Clara. (med reservation för semestertider) Genomgång görs t ex årsvis v samtliga inkomna förslag. Nyckeltalet kan t ex sättas till att 75 % av inkomna förslag ska ha återkopplats inom en vecka. Att vi redovisat förslagen på Vårdförbundets webbplats. 16
System för hantering av idé/förslag/motion från medlem Webbplatsen I denna del beskrivs de system som stödjer informationen rörande hanteringen av idé/förslag/motion. Sidan på webbplatsen Var med och påverka ser ut så här: På sidan finns en länk till ett formulär. 17
Ärendehanteringssystemet Clara En särskild modul för hantering av idé/förslag/motion har tagits fram i ärendehanteringssystemet Clara. Där finns för närvarande en specifik ärendetyp som heter Ide/förslag/motion. Så här kan ett specifikt ärende se ut. För närvarande finns följande kategorier som byggts in i Clara. Utbildning/Profession Vård Lön Anställning Samhälle Vårdförbundet Övrigt Vårdens ledarskap Tema Vårdförbundet Lön/värdering Hållbart yrkesliv Demokratigruppen föreslår att Kategorierna Lön och Lön/Värdering bör slås ihop med namnet Lön/Värdering. Kategorierna Vårdförbundet och Tema Vårdförbundet bör slås ihop med namnet Vårdförbundet Kategorin Hållbart yrkesliv bör förtydligas till Hållbart yrkesliv/arbetsmiljö 18
Instruktion för beredningen av idéer/förslag/motioner i Clara På Vårdförbundets Intranät finns en instruktion. I instruktionen benämns idé/förslag/motion genomgående med begreppet förslag. Demokratigruppen föreslår att den rutin, instruktion som nu finns på Intranätet utvecklas i enlighet med Demokratigruppens förslag enligt nedan där roller och beredning tydliggörs. Roller Huvudansvarig På nationella kansliet finns en huvudansvarig för den övergripande hanteringen av idéer/förslag/motioner. Denne svarar även för att det sker analyser av materialet samt redovisning till kansliledningen. Handläggningsansvarig Den huvudansvarige ser till att inskickade idéer/förslag/motioner tilldelas handläggare/ombudsman/motsvarande antingen på lokalavdelning och/eller på nationella kansliet. Ansvarig handläggare upprätthåller kontakt med medlemmen och återkopplar med information om hur frågan bereds. 19
Beredning Kontakt Ansvarig handläggare kontaktar vid behov medlemmen för samtal om förslaget för att säkerställa att man uppfattat innehållet rätt samt vad medlemmen har för förväntningar att delta i beredning/fortsatt arbete med frågan. Ansvarig handläggare svarar för den fortlöpande kontakten med medlemmen om inte annat överenskommes. Bedömning Efter kontakt med medlemmen görs en grov kategorisering av förslaget. Vidare görs en bedömning av förslaget visavi Vårdförbundets pågående eller planerade arbete. Följande nivåer kan urskiljas: 1. Vårdförbundet arbetar redan med frågan. 2. Vårdförbundet arbetar redan med frågan men förslaget tillför frågan sådan väsentlig information att den tas med i det pågående arbetet. Komplettering av kansliets planeringsunderlag görs. 3. Ny fråga för Vårdförbundet. Ärendet bereds till ledningsgruppen för fortsatt ställningstagande inför beredning till förbundsstyrelse och ev kongress. Dessa bedömningar noteras i Clara. Formellt ställningstagande från Vårdförbundet Vid beredningen av ärendet bedöms om det är en fråga för lokalt beslut eller nationellt beslut. Om medlemmen begärt att ett formellt beslut ska fattas så sker detta beroende på förslagets karaktär av: Lokal avdelningsstyrelse Lokalt representantskap/årsmöte Vårdförbundets förbundsstyrelse Vårdförbundets kongress Beslut noteras i Clara. 20
Avslut av ärende Ansvarig handläggare ansvarar för återkoppling till medlem innan ärendet formellt avslutas. Om medlemmen begärt att formellt beslut ska fattas så avslutas ärendet efter det att beslut har fattats. Motioner/motsvarande Inkomna idéer/förslag/motioner som bedöms behöva behandlas av årsmöte/representantskap eller kongress eller där medlemmen har begärt årsmötes/representantskaps- eller kongressbehandlig redovisas. Utvärdering och uppföljning Utvärdering av inkomna idéer/förslag/motioner utgör underlag för det samlade planeringsarbetet. Utvärdering kan ske både kvantitativt och kvalitativt. Demokratigruppen föreslår att det på nationella kansliet utses en huvudansvarig (idésamordnare) för den övergripande hanteringen av idéer/förslag/motioner. Denne svarar även för att det sker utvärdering och uppföljning av materialet samt redovisning till kansliledning och förbundsstyrelse. Funktionen placeras lämpligen i staben. En kvalitativ redovisning kan t ex läggas upp enligt följande modell där olika idéer/förslag/motioner knyts till kategorier som speglar förbundets olika idépolitiska områden. Kategori Förslag som på något sätt påverkat innehåll eller inriktning på det politiska området (Här nedan anges rubrik eller kortfattat innehåll i förslaget) Anställning Hållbart yrkesliv/arbetsmiljö Lön/Värdering Samhälle Utbildning/Profession Vård Vårdens ledarskap Vårdförbundet Övrigt 21
Ett exempel på en kvantitativ utvärdering kan vara hur många idéer/förslag/motioner som inkommit fördelat på olika kategorier olika idépolitiska områden. Kategori Anställning Hållbart yrkesliv/arbetsmiljö Lön/Värdering Samhälle Utbildning/Profession Vård Vårdens ledarskap Vårdförbundet Övrigt Antal förslag som på något sätt påverkat innehåll eller inriktning på området Ett exempel på en annan typ av kvantitativ utvärdering kan vara hur många idéer/förslag/motioner som inkommit fördelat på olika nivåer. Kategori Nivå 1. Vårdförbundet arbetar redan med frågan. Anställning Hållbart yrkesliv/arbetsmiljö Lön/Värdering Samhälle Utbildning/Profession Vård Vårdens ledarskap Vårdförbundet Övrigt Nivå 2. Vårdförbundet arbetar redan med frågan men förslaget tillför frågan sådan väsentlig information att den tas med i det pågående arbetet.. Komplettering av kansliets planeringsunderlag görs. Nivå 3. Ny fråga för Vårdförbundet. Ärendet bereds till ledningsgruppen för fortsatt ställningstagande inför beredning till förbundsstyrelse och ev kongress. 22