2017 års patientsäkerhetsberättelse och plan för 2018 för Vårdgivare: Smedjans dagliga verksamhet Datum och ansvarig för innehållet Mallen är anpassad av Nytida AB utifrån Sveriges Kommuner och Landstings mall Kvalitetsavdelningen 2017-01-10
Innehållsförteckning Sammanfattning Övergripande mål och strategier Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Struktur för uppföljning/utvärdering Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Uppföljning genom egenkontroll Samverkan för att förebygga vårdskador Riskanalys Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet Hantering av klagomål och synpunkter Sammanställning och analys Samverkan med patienter och närstående Resultat Övergripande mål och strategier för kommande år Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 Patientsäkerhetsberättelsen ska beskriva verksamhetens patientsäkerhetsarbete under föregående kalenderår, vilka åtgärder som vidtagits för att öka patientsäkerheten och vilka resultat som uppnåtts. 2/11
Sammanfattning Nytida bedriver vård och omsorg i särskilt boende samt daglig verksamhet. De personer som bor och vistas på verksamheterna har biståndsbeslut enligt Socialtjänstlagen (SoL) eller LSS. Där Nytida har ansvar att bedriva hälso- och sjukvård ska årligen en patientsäkerhetsberättelse upprättas. Smedjans dagliga verksamhet har vårdgivaransvar. Vi har ett avtal med företaget Vårdliljan. Vid behov av delegeringar hos personalen kontaktas Vårdliljan. Vi har en HSL pärm med våra rutiner. Vi har gått igenom rutinerna, samt rutiner för vad som gäller angående Vårdliljan. Personal har gjort webbaserad utbildning i Basala hygienrutiner en gång per år, diplom ska skrivas ut på att de har klarat utbildningen. Vi uppdaterar varje deltagares samverkansuppgifter vid genomförandeplansmöten d.v.s. 2 gånger per år. Detta för att vi ska ha aktuella uppgifter på vilka vi har godkänt att samarbeta med när det gäller varje person. Smedjan har delegering av vid behovsmedicin, som delegeras 1 gång/år. I dagsläget har Smedjan ingen deltagare som behöver hjälp med mediciner. Alla som tar någon medicin hanterar det själva. Varje brukare har tillgång till varsitt låsbart skåp där de kan förvara sina eventuella mediciner som ska tas. På Smedjan finns också förberett låsbart skåp på låst kontor i den händelse vi ska förvara och delge medicin till någon av våra brukare. Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Qualimax är företagets ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Företagets ledning fastställer kvalitets- miljö och arbetsmiljöpolicy, övergripande mål, beskriver roller och ansvar, säkrar resurser och kompetens samt följer upp och utvärderar målen. Företaget ger direktiv och säkerställer så att ledningssystemet för varje verksamhet är ändamålsenligt, med mål, organisation, rutiner, metoder och vård- och omsorgsprocesser som säkerställer kvaliteten. En trygg och säker hälso- och sjukvård erhålls genom ett systematiskt kvalitetsarbete i hälso- och sjukvården. Nytida har satt upp mål och strategier som ett led i arbetet: Under 2018 kommer Smedjan fortsätta arbeta med att all personal ska ha genomgått webutbildning i Basala hygienrutiner. Diplom skrivs ut och förvaras i vår HSL pärm. Vi kommer kontinuerligt att jobba med personalens kunskap om rapporteringsskyldighet vid avvikelse vårdskada eftersom det bedöms som väldigt liten risk för detta att inträffa och därför sällan kommer att göras. Genomgång ska göras minst 1 gång/år vid APT. 3/11
Riskbedömningar och preventionsbedömningar ska göras vid nyplaceringar, samt följs upp på befintliga brukare 2 ggr/år (minst var 6:e månad) och vid förändringar. För de brukare där vi bedömer att det finns en risk ska en omvårdnadsplan upprättas. Den ska sedan följas upp och revideras kontinuerligt, förslagsvis i samband med genomförandeplansmöten. Vid dessa möten ska vi också gå igenom och uppdatera samverkansuppgifter, så dessa är aktuella. Detta för att kunna bjuda in personer inom exempelvis habilitering och psykiatri. Det finns i verksamheten rutiner för eventuell förvaring av läkemedel. Det finns låsbara skåp. Det finns rutiner för hur personal ska agera vid behov av delegering. Rutiner finns för rapportering angående avvikelse vårdskada. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Ansvarsfördelning för att säkerställa patientsäkerhetsarbetet VD har ett övergripande ansvar för styrning av företaget samt att kommunicera kvalitetspolicy och mål. Affärsområdeschef/sektorchef ansvarar för att följa upp varje regions kvalitetsarbete månadsvis. Regionchefen har ansvaret i regionen att kommunicera krav och rutiner samt att följa upp kvaliteten i varje enskild verksamhet och säkra verksamhetschefens kompetens. Verksamhetschefen ( 29) ansvarar för att verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet, god kvalitet och effektivitet. Verksamhetschefen har det löpande ansvaret för att verksamheten uppfyller ställda krav utifrån god och säker vård. Verksamhetschefen ansvarar för att legitimerad personal har rätt kompetens. Legitimerad personal följer kontinuerligt upp sitt dagliga arbete. Legitimerad personal ansvarar för att utföra risk- och preventionsbedömningar för respektive patient. De ansvarar också för att insatser av hälso- och sjukvård utförs och måluppfyllelse fortlöpande utvärderas. Vårdgivare (juridiskt bolag) är ansvarig för rapportering och utredning av vårdskada. På kvalitetsavdelningen har vårdgivaren utsedda personer som har uppdraget att upprätta och utvärdera riktlinjer för hälso- och sjukvården samt inneha anmälningsansvar för allvarlig vårdskada. 4/11
Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Alla medarbetare har kunskap om Nytidas rutiner för rapportering av avvikelser och sin skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om information till överordnad chef och uppdragsgivare. Vid risk för vårdskada utreder vårdgivaren och lämnar vidare till anmälningsansvarig. Kvalitetsrådet är verksamhetschefens forum där man systematiskt arbetar med ett ständigt förbättringsarbete och identifierar och bearbetar kvalitetsbrister inom verksamheten. Som underlag används avvikelserapporter, klagomål, synpunkter och förbättringsförslag. Erfarenheterna av det inträffande återförs till medarbetare, patient, närstående eller andra intressenter. Kvalitetsrådet beslutar om kvalitetshöjande åtgärder. För att undvika vårdskador, arbetar verksamheten aktivt med riskanalyser och handlingsplaner. Varje månad följs kvalite och patientsäkerhet i varje led i företaget och underlag för detta är tillgängliga kvalitetsdata. Verksamhetens arbete för struktur för uppföljning och utvärdering På Smedjan som är en daglig verksamhet har vi personalmöten 1 gång/veckan. Vid dessa möten går vi igenom brukares mående och förändringar i riskbedömningar. Vi diskuterar hur vi kan förebygga risker. Vi tar upp eventuella avvikelser som har skett. På möten går vi igenom hur avvikelser ska dokumenteras i Qmaxit. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Vid en eventuell vårdskada eller avvikelse ska dokumentation ske i Qmaxit, (samt i Safe-doc att en avvikelse har skett.) Där skriver personalen in en bedömningsgrad och ett varningsmail skickas per automatik till verksamhetschef att det finns ett ärende att följa upp. Uppföljning av avvikelser sker på APT möten. Vid planeringsdagar och APT möten sker det förebyggande arbetet med riskanalyser. Vårdgivarens oberoende kvalitetsavdelning har under året reviderat och implementerat nya riktlinjer, rutiner, blanketter och checklistor angående patientsäkerhet. Dessutom har systematisk uppföljning av avvikelser genomförts och återkopplats till ansvariga för uppföljning av vidtagna åtgärder. 5/11
Under året har patientsäkerhetsarbetet bedrivits genom ett aktivt arbete med att rapportera händelser och systematiskt följa upp dessa i ledningssystemet. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Egenkontrollen genomförs 2 gånger/år. Smedjan har under 2017 delegering för vid behovsmedicin (ögondroppar), delegeras 1gång/år och sträcker sig tom 15/5 2018. På Smedjan finns ett förberett låsbart skåp på låst kontor i den händelse vi ska förvara och delge medicin till någon av våra brukare. När läkemedlen är givna, skriver vi signatur på signeringslistan, kollar öppningsdatum då vi bryter ny förpackning (ögondroppar) samt kontrollera hållbarhetsdatum. Varje brukare har även tillgång till varsitt låsbart skåp där de kan förvara sina eventuella mediciner som ska tas. Vi har inte haft någon vårdskada eller avvikelse. Det har inte funnits behov av att uppsöka sjukhus för någon. Vi har erbjudit att åka in till sjukhus eller vårdcentral om någon har varit orolig för något fysiskt eller psykiskt. Vi har haft tillsyn från en uppdragsgivare/kommun, samt tillsyn miljö och hälsa utan anmärkningar. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Läkarsamverkan och samverkansöverenskommelse Det har inte funnits något behov under året av samarbete med läkare för någon av de brukare som har en plats på Smedjan. Samverkan med uppdragsgivare Brukarens handläggare bjuds in till genomförandeplan möten och uppföljningsmöten 2 gånger per år. Personal hör av sig till handläggare vid förändrat mående hos brukaren, vid oro eller avvikelse, samt vid låg närvaro på den dagliga verksamheten. Låg närvaro på den dagliga verksamheten kan ofta höra ihop med att brukaren mår sämre fysiskt och/eller psykiskt. Samverkan mellan yrkesgrupper runt patienten Vid behov och om brukaren godkänner och vill det hör personal av sig till sjukvård, rehabilitering, psykiatrin m.m. Vid nätverksmöten och uppföljningsmöten bjuds kontaktpersoner inom primärvård in, såsom kuratorer, psykologer, rehabiliteringspersonal, arbetsterapeuter, m.m. om brukaren godkänner och vill det. Vid nyplaceringar är det också vanligt att personal inom primärvården besöker verksamheten för gemensamt förhållningssätt och riskprevention. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Flertalet brukare på Smedjan är i 30-40 års åldern. Brukarna tillhör personkrets 1 och de flesta har en Asperger diagnos i grunden. Många har tidigare varit ute i arbetslivet eller 6/11
är på väg ut i arbetslivet. Få av brukarna har god man eller förvaltare och många bor själva med boendestöd, några bor på grupp- eller serviceboende. På Smedjan har vi personalmöten varje vecka. Där diskuterar vi hur brukare mår och hur verksamheten fungerar. Vi försöker ligga steget före med riskprevention för att alla ska må så bra som möjligt både fysiskt och psykiskt. Det kan handla om logistik för att miljön på Smedjan ska vara så lugn och tyst som möjligt. Det kan också handla om att förebygga risker i de olika arbetsmomenten och tänka på säkerheten i snickeri, textil och utearbete. Det brukar vara på både generell och individnivå. Rutiner för att fånga upp om någon brukare har lägre närvaro på den dagliga verksamheten vilket ofta är ett tecken på att brukaren inte mår bra och hur vi följer upp det tillsammans med brukarens nätverk, såsom boende, anhöriga, handläggare, kontakter inom vård och sjukvård m.m. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 2011:9 5 kap. 4 Rapportering av händelser/ Avvikelser Vid eventuella avvikelser dokumenterar personalen i Qmaxit, där gör man en bedömning av allvarlighetsgraden av händelsen. Kontakt tas med verksamhetschef och med Vårdliljan. Verksamhetschef följer upp vilka åtgärder som ska tas. Vid akut/allvarlig händelse finns rutiner för hur personalen ska agera. Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Klagomål och synpunkter gällande verksamheten dokumenteras i Qmaxit och följs sedan upp, utreds och åtgärdas. Förutsatt att klagomålet/synpunkten inte skett anonymt sker återkoppling till berörd person. Om det skett anonymt sker återkoppling vid ett brukarmöte/apt som protokollförs. Smedjan har under 2017 inte fått några klagomål eller synpunkter gällande HSL frågor. Vi har fått in klagomål och synpunkter gällande problem med ljudnivån på enheten, träningsmöjligheter på enheten samt bristande resurser i ett av arbetsområdena. Vi har påbörjat anpassning och ommöblering i lokalerna för att öka tillgängligheten och få fler individuella arbetsplatser. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Vi har inte haft några klagomål och synpunkter rörande vård. Vi har inte haft någon vårdskada 2017. 7/11
Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Samverkan med patient och närstående Smedjan samverkar med brukare och närstående om samtycke finns. Samverkan yttrar sig i inbjudan till möten kring brukaren, det gäller genomförandeplansmöten, nätverksmöten, samt extra möten om det finns en oro kring mående och närvaro. Smedjan arbetar med APT möten för alla brukare som vill delta 1gång/veckan. Där ges information, förslag, synpunkter och klagomål samt uppföljningar gås igenom. Dessa möten protokollförs och protokollet sätts upp på anslagstavla i verksamheten. Likaså för Inflytanderåden som hålls 1 gång/mån. Mötena är till för alla brukare på Smedjan men det är frivilligt att delta. Syftet är möjlighet att säga vad man tycker direkt till verksamhetschef och samordnare som är med på alla möten. Vi går efter en dagordning som tar upp gemensamma aktiviteter, synpunkter och klagomål, arbetsmiljö, arbete och praktik, friskvård, önskemål och frågor kring maten och arbete kring genusfrågor i verksamheten. Nytida har en kundombudsman. Kundombudsmannen tar emot synpunkter och klagomål från patienter och närstående och är oberoende. Informationsfoldrar angående kundombudsmannen finns att tillgå ute i verksamheten. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 3 Smedjan har under 2017 inte haft någon avvikelse eller vårdskada. 8/11
Resultat 2017 Område: Mål: Ge en säker och högkvalitativ hälsooch sjukvård som uppfyller de krav och mål enligt HSL Strukturmått: Dessa förutsättningar behövs för att vi ska nå vår målsättning Processmått: Processer och aktiviteter vi utfört för att nå vår målsättning Resultatmått: Andel (%) av rapporterade avvikelser som medfört vårdskada som tex fraktur, smitta, sår. Måluppfyllelse: Resultat kopplat till målet Ökad kunskap hos personal Personalen ska veta vad som förväntas av dem, vad de ska och får göra och vad de inte får göra Uppdatera HSL pärm där rutiner, information och instruktioner finns Gått igenom pärmen vid APT möte 0% Basal hygien i vård och omsorg Att följa basal hygien i vård och omsorg. Rutiner och riktlinjer för basal hygien i vård och omsorg ska finnas. Personal genomgår utbildning. Basala hygien rutiner finns i verksamheten 0% Rapporteringsskyldighet Att alla medarbetare känner till och kan rapportera händelser enligt rutiner och riktlinjer Rutiner och riktlinjer för hantering av händelser. Gått igenom vid APT möte 0% Läkemedelshantering och delegeringsprocessen Förutsättningar ska finnas för att alla medarbetare ska kunna överlämna medicin på ett säkert sätt, samt att verksamheten ska kunna förvara läkemedel på ett säkert sätt. Instruktioner finns i verksamheten för åtgärder vid behov av delegering, vid behov av förvaring av medicin, samt signering av medicin Information och instruktioner finns i verksamheten 0% 9/11
10/11
Patientsäkerhetsplan 2018 för verksamheten Företagets systematiska kvalitetsarbete består under året av flera aktiviteter där varje verksamhet som bedriver hälso- och sjukvård följer dem. Nytidas verksamheter ska under 2018 aktivt arbeta med patientsäkerhet, med utgångspunkt i: Vårdgivarens områden för ökad patientsäkerhet Risk och preventionsbedömningar det ska finnas en riskbedömning för varje brukare och den ska uppdateras minst var 6:e månad. Konstruktivt kvalitetsarbete utifrån riskbedömning per brukare Basala hygienrutiner All personal ska följa basal hygien i vård och omsorg Dokumentation De brukare där det kan vara aktuellt ska ha en omvårdnadsdokumentation Läkemedel- och delegeringsprocessen Det ska vara en säker läkemedels- och delegeringsprocess Rapportering av händelser Vårdskada Verksamhetens mål för 2018 och metod för att uppnå målen Vid nya brukare ska risk och preventionsbedömning göras inom 2 första veckorna av start. Varje kontaktperson ansvarar för att uppdatera sina brukares riskbedömningar minst var 6:e månad och informera vid förändringar. För de brukare där det bedöms finnas en risk går personalgruppen igenom risken och det förebyggande arbetet på ett APT Vid konstaterad risk ska det skapas en aktuell handlingsplan för brukaren, som gäller både för förebyggandet av risken och hanterandet. All personal genomgår webutbildning i basal hygien Vård och omsorg 1 gång/år. Det kan gälla de brukare i verksamheten som behöver extra stöd med hygienfrågor. Det kan också gälla för de brukare som inte mår bra psykiskt eller har ett missbruk. Personal ska utbildas i psykisk ohälsa för att bättre kunna upptäcka riskerna. Om behov av hjälp med läkemedel uppstår så ska det vara en säker läkemedels- och delegeringsprocess Eftersom risken för vård skada bedöms som väldigt liten och ännu ej har uppstått, så finns det ett behov av att gå igenom rutiner och skyldigheter för rapportering minst 1 gång/år. 11/11