PERSONALRAPPORT 2013
2 INNEHÅLL 1. PERSONALRAPPORT FÖR ÅR 2013... 3 2. SIBBO KOMMUNS PERSONALSTRATEGISKA FOKUSOMRÅDEN... 5 3. PERSONALRESURSER... 7 Personalstyrkans utveckling... 7 Personalens språkfördelning... 9 Personalens könsfördelning... 9 Personalens medelålder och åldersstruktur... 10 De allmännaste uppgiftsbenämningarna... 11 Antal anställda per avtalsområde... 12 Personalens tjänstgöringstid... 12 Personalkostnader... 13 Självproducerad och köpt service... 14 4. PERSONALENS TILLSTÅND... 16 Sjukfrånvaro... 16 Övrig frånvaro... 18 Arbetsolycksfall... 19 Pensioneringar... 20 Pensionskostnader... 21 5. INVESTERINGAR I PERSONALEN... 22 Personalutbildning och personalutveckling... 22 Välbefinnande i arbetet... 22 Företagshälsovård... 23 Arbetarskyddsverksamhet... 24 Enkäten Fiilis... 26 Fiilis-chefsenkäten... 29 Avgångsintervju... 30 Val av årets arbetsenhet... 31 Belöning av personalen... 31 Samarbetskommittén och samarbetsavtalet... 32 Direkt samarbete... 32 Förtroendemannaverksamhet... 32 6. TILLSTÅND ATT ANSTÄLLA PERSONAL OCH REKRYTERING... 33 7. UPPMUNTRAN OCH BELÖNING... 34 BILAGA 1 KUUMA-kommunernas jämförelsetal 2013... 36
3 1. PERSONALRAPPORT FÖR ÅR 2013 Personalrapporten ger oss i en kompakt form de väsentligaste uppgifterna om personalresurser, personalens sammansättning och situation samt investeringar i personalen. Fastän rapporten är en tillbakablick på år 2013 har vi också försökt uppskatta den framtida utvecklingen när det gäller de mest centrala siffrorna. Målet är att personalrapporten stöder det strategiska ledarskapet, styr ledningens och chefernas arbete samt ger omfattande information om personalen till beslutsfattarna. Jag hoppas att den här personalrapporten är till nytta såväl för ledningen, cheferna och beslutsfattarna som för själva personalen. År 2013 publicerade KT Kommunarbetsgivarna en ny rekommendation för utveckling av personalrapporteringen. En del av rapporterna i rekommendationen har beaktats i denna rapport. Rapporten har också genomgått smärre förändringar avseende rubriker och innehållet. Uppgifterna i rapporten kommer från Personaltjänsters system och har sammanställts av personalsekreterare Birgitta Korpela. Som en bilaga till personalrapporten har man sammanställt en sammanfattning av de s.k. KUUMA-kommunernas jämförelsetal år 2013, och den kommer att slutföras under våren 2014. Den totala personalstyrkan 31.12.2013 var 1 217, dvs. åtta personer fler än året innan. Personalstyrkan varierar dock under året, den genomsnittliga personalstyrkan i Sibbo år 2013 var 1 230 personer, vilket är sex färre än genomsnittet år 2012. De visstidsanställdas andel av hela personalen har stannat på 22 procent, men målet är att arbetet utförs av en ordinarie anställd personal som uppfyller behörighetskraven och att de visstidsanställdas andel sjunker inom loppet av några år till under 20 procent av hela personalstyrkan. Kommunens framgång och resultat påverkas på ett avgörande sätt av hur välmående personalen är. Speciellt glädjande är att vårt arbete för att minska sjukfrånvaron fortfarande har varit fruktsamt och sjukfrånvaron minskade med 0,6 dag/person till 13,1 dagar. Ett stort tack för det här går till arbetarskyddschefen och cheferna som i samarbete har fört diskussioner om tidigt ingripande och lyckats i de här diskussionerna med en bra procent. Trots det goda resultatet kan vi inte förnöjt vila på lagrarna, utan det här kommer också under de kommande åren att kräva målmedveten satsning på personalens välbefinnande i arbetet, minskning av arbetets belastning och aktivt tidigt ingripande i missförhållanden. Därtill behöver vi olika individuella åtgärder som främjar återgången till arbetet efter en längre sjukfrånvaro. Antalet anställda som utnyttjade motions- och kulturförmånen år 2013 ökade med fyrtiofyra personer till 481 personer. Under rapporteringsåret arrangerade vi också olika evenemang för välmående och rekreation och arbetsgivaren betalade deltagaravgifter till flera olika motionsevenemang. Klart färre personer gick i pension år 2013. Sammanlagt avgick 17 personer med ålderspension, vilket är nio personer färre än år 2012. Medelåldern för personalen som avgick med ålderspension är 64,1 år, då den inom den kommunala sektorn i medeltal är 60,4. Vi kan alltså i Sibbo vara stolta över att vår personal orkar jobba betydligt längre än den kommunala personalen i medeltal.
Antalet pensioner kommer år 2014 att stiga något, men under de följande två åren minskar det för att igen stiga under 2017 2019. 4 Den kommunala sektorn är för närvarande i en verklig karusell; social- och hälsovårdsreformen är på hälft, kommunutredningar pågår och även Sibbo deltar i tre stycken och samtidigt är ekonomin stram. Trots grytlocksprincipen är det viktigt att vi även under kommande år tar hand om vår personal. Personalen har en nyckelroll när vi förvekligar de värden som ingår i kommunstrategin; tjänstvillighet, öppenhet och uppfinningsrikedom. Sibbo 28.2.2014 Anne Iijalainen, personalchef
2. SIBBO KOMMUNS PERSONALSTRATEGISKA FOKUSOMRÅDEN Fullmäktige godkände vid sitt möte 7.10.2013 uppdateringen av kommunens huvudstrategi. I samband med strategins uppdatering fogades till strategin även uppdaterade personalstrategiska fokusområden. Uppdateringen har kommit till som ett samarbete mellan kommunens ledningsgrupp, samarbetskommittén och fackföreningarnas representanter. 5 Kommunens huvudstrategi innehåller nu även personalstrategins kärna. Målet är att utgående från denna utarbeta en mer detaljerad kort- och långsiktig personalplan. Personalstrategins vision är fortsättningsvis att Sibbo ska vara Finlands mest eftertraktade arbetsgivare. Strategins fem uppdaterade fokusområden är: Alla fokusområden påverkar varandra. I centrum ligger ledarskap och arbetsplatskompetens som skapar grund för ett bra arbete. När personalresurserna är i ordning skapas välbefinnande på arbetsplatsen, och i en arbetsgemenskap som mår bra finns både vilja och motivation att utveckla verksamheten och arbetsgivaren uppmuntrar till goda arbetsprestationer och belönar framgång. Även om fokusområdena har beskrivits i en viss ordning påverkar de varandra även direkt; till exempel att uppmuntra och belöna motiverar till förnyelse eller förnyelse är möjligt när personalresurserna är i ordning.
I personalplanen kommer varje fokusområde att förses med konkreta åtgärder, såväl för kortsom långsiktig planering. 6 För förvekligandet av personalstrategin i arbetsenheternas dagliga arbete ansvarar varje enhets chef. Detta sker bl.a. genom att säkerställa att det finns en arbetsbeskrivning för varje arbetstagare, att dennes primära uppgift är tydlig och rätt dimensionerad och att alla vet sin egen roll i organisationen. Dessutom säkerställer cheferna att fokusområdena förvekligas i praktiken genom att engagera personalen i utvecklingsarbetet, säkerställa behövligt kunnande, resurser och en eventuell karriärutveckling samt genom att tillsammans med personalen skapa ett gott arbetsklimat.
7 3. PERSONALRESURSER Personalstyrkans utveckling I slutet av år 2013 var antalet anställda i Sibbo kommun sammanlagt 1 217 personer, vilket är fem personer fler än föregående år. Antalet visstidsanställda sjönk med 7 personer och antalet personer anställda med sysselsättningsstöd var tio fler än år 2012. Personalstyrkan varierade under år 2013 mellan 1 191 i juni till 1 251 i februari. Den genomsnittliga personalstyrkan var 1 230 personer, år 2012 var motsvarande antal 1 236. Om antalet anställda omvandlas till årsverken så att obetald frånvaro inte tas med i beräkningen, utfördes arbetet med 1 121 årsverken. År 2013 var motsvarande siffra för årsverken 1 109,2. Enligt den nya rekommendationen för personalrapportering ska årsverken beräknas utan att inkludera obetald frånvaro. Om de ändå tas med i beräkningen, uppgick antalet årsverken år 2013 till totalt 1 187,2. Inom kommunsektorn är personalstyrkan i medeltal 948 anställda/kommun och cirka 65,5 % av kommunerna är arbetsgivare med färre än 500 anställda. I budgeten för år 2013 ingick på hela kommunens nivå 12 nya tjänster eller befattningar.
I kommunen följde man år 2013 den s.k. grytlocksprincipen, vilket för personalens del betydde att antalet anställda inte får ökas. Principen tillämpas fortfarande och endast de mest oundvikliga nya befattningarna och tjänsterna inrättas. Istället för att inrätta nya tjänster och befattningar strävar man efter att beakta nya servicebehov genom att ändra befintliga, lediga tjänster och befattningar delvis eller helt. I budgeten för år 2014 finns inom hela kommunen inga budgeterade nya tjänster eller befattningar, så personalstyrkan kommer inte att växa år 2014. Beroende på antalet visstidsanställda 31.12.2014 kommer personalstyrkan att vara cirka 1 220. 8 Inom kommunsektorn arbetar för tillfället enligt Statistikcentralens lönestatistik för kommunsektorn cirka 437 000 personer. Antalet kommunanställda minskade från föregående år med 4 000 personer. Enligt KT Kommunarbetsgivarnas egna bedömningar kommer antalet anställda fortsättningsvis att minska under de närmaste åren. Enligt KT Kommunarbetsgivarnas prognos beräknas personalstyrkan minska inom kommunsektorn fram till år 2015 till 428 000 och hållas på den nivån till år 2020. Kommunerna stramar åt rekryteringen bl.a. genom att minska användningen av vikarier och andra visstidsanställda samt genom att lämna tjänster och befattningar obesatta. Enligt en bedömning som erhållits av KT Kommunarbetsgivarna kommer man inte att kunna undvika uppsägningar under de kommande åren. Även i Sibbo har man inlett bearbetningen av ett anpassningsprogram. Anpassningen som ska implementeras innebär även anpassning av personalutgifterna, vilket högst troligen kommer att påverka organiseringen av arbetet, kommunens servicestruktur och villkoren för personalens anställningsförhållanden. Detta innebär att man i kommunen under våren inleder sammarbetsförhandlingar som syftar till att i samarbete med personalorganisationerna hitta alternativa åtgärder för att anpassa personalutgifterna. Struktur 2013 Avdelning Ordinarie Anst. med Övriga Slgt Fördelnin Förändring sysselsättn.stöd visstidsanställda per avdelning från år 2012 Ordinarie Visstidsanställda Utv.- och planl.centralen & kd 20 0 20 2 % -1 100 % 0 % Ekonomi- och förvaltn.centr. 42 2 44 4 % -2 95 % 5 % Social- och hälsovårdsavd. 272 12 76 360 30 % +8 76 % 24 % Bildningsavdelningen 494 3 170 667 55 % +12 74 % 26 % Avd. för teknik och miljö 116 1 9 126 10 % -9 92 % 8 % Hela kommunenn 944 16 257 1217 100 % +8 78 % 22 % Obs. Medborgarinsitutets timlärare i bisyssla ingår inte i Bildningsavdelningens personalstyrka. Den ordinarie personalens andel av hela personalstyrkan är 944 personer, dvs. 78 %. De visstidsanställdas andel av hela personalen är cirka 22 %. Inom hela kommunsektorn är i medeltal 21 % av personalen visstidsanställd. I förhållande till hela avdelningens personal hade Bildningsavdelningen (26 %) och Social- och hälsovårdsavdelningen (24 %) flest visstidsanställda. Detta beror på att Bildningsavdelningens och Social- och hälsovårdsavdelningens verksamhet inte klarar av en flera dagars frånvaro utan att en vikarie anställs samt på den lagstadgade personaldimensioneringen inom dagvården. Faktorer som inverkar på antalet visstidsanställda är också bl.a. långa familje-, tjänst- och arbetsledigheter som kräver en vikarie och vars antal är stort på ovannämnda avdelningar.
Arbets- och tjänsteförhållandena på viss tid samt grunderna för visstidsanställning har fortfarande varit föremål för särskild granskning som kommer att fortsätta även under år 2014. Målet är att arbetet utförs av en ordinarie anställd personal som uppfyller behörighetskraven och att de visstidsanställdas andel sjunker inom loppet av några år till under 20 procent av hela personalstyrkan. 9 I slutet av år 2013 var Bildningsavdelningen personalmässigt den största avdelningen med 55 % av kommunens personalstyrka. Vid årsskiftet var antalet anställda per 1 000 invånare 64,3 (år 2012: 64,5). Motsvarande procenttal inom hela kommunsektorn har varit cirka 62 under de senaste åren. Motsvarande tal i jämförelsekommunerna framgår av nedanstående tabell. Personal/1 000 invånare Kommun 2011 2012 2013 Sibbo 65,6 64,5 64,3 Vanda 57,3 51 51,1 Tusby 50,7 52 50,9 Mäntsälä 62,6 62,8 65,3 Kyrkslätt 62 61,8 60,2 Borgå 65,1 74,5 70,7 Personalens språkfördelning År 2013 hade 48,6 % av hela personalen svenska som modersmål och 51,1 % finska som modersmål. Vad gäller den ordinarie personalen hade 50,3 % svenska som modersmål och 49,7 % finska som modersmål. Jämfört med år 2012 har den svenskspråkiga personalens andel av hela personalen minskat med 1,1 %. För den ordinarie personalens del var minskningen 0,4 %. Personalens könsfördelning År 2013 var 82,8 % av hela Sibbo kommuns personal kvinnor och 17,2 % män. En liten ändring har skett i procenttalen i jämförelse med året innan: kvinnornas andel har minskat med 0,1 %. För den ordinarie personalens del är procenttalen 84,1 % kvinnor och 15,9 % män. Kvinnornas andel har ökat med 0,2 procentenheter i jämförelse med året innan. Eftersom Sibbo kommuns service även i framtiden kommer att fokusera på fostran och vård kommer kvinnornas stora andel av personalstyrkan att fortbestå. Inom hela kommunsektorn är kvinnornas andel av personalen cirka 80 %. Bland cheferna är könsfördelningen följande: kommunens ledningsgrupp: män 57 % och kvinnor 43 % övriga chefer: män 30 % och kvinnor 70 %.
10 Könsfördelningen inom de tio vanligaste yrkesbenämningarna är starkt kvinnodominerad. Av totalt 419 personer är endast 6,4 % män. Könsfördelningen inom de tio vanligaste yrkesbenämningarna är följande: Benämning Kvinnor Män Slgt Barnskötare 91 1 92 Klasslärare 57 16 73 Barnträdgårdslärare 55 0 55 Närvårdare 54 1 55 Lektor (grundskola) 26 9 35 Städare 31 0 31 Primärvårdare 21 0 21 Lokalvårdare 20 0 20 Sjukskötare 20 0 20 Familjedagvårdare 17 0 17 Sammanlagt 392 27 419 Personalens medelålder och åldersstruktur I slutet av år 2013 var den ordinarie personalens medelålder 44,7 år. I Sibbo, såsom inom kommunsektorn överlag, är medelåldern högre än inom de andra arbetsmarknadssektorerna. Jämfört
med år 2012 har medelåldern bland Sibbo kommuns anställda stigit med 0,1 år. År 2012 var medelåldern bland den ordinarie personalen inom kommunsektorn 45,6 år. 11 Avdelning Medelålder år 2013 under 30 år 30-39 år 40-49 år 50-59 år 60 år - Slgt Utv. och planl.centr. o. kd 46,2 2 5 5 5 3 20 Ekonomi- och förvaltn.centr. 48,0 1 7 14 13 7 42 Social- och hälsovårdsavd. 44,8 30 53 89 84 16 272 Bildningsavdelningen 43,6 43 147 146 127 31 494 Avd. för teknik och miljö 47,5 6 22 31 45 12 116 Ordinarie personalen 44,7 82 234 285 274 69 944 Cirka 45 % av de anställda inom kommunsektorn är 30 49 år, cirka 45 % minst 50 år och cirka 10 % under 30 år. Inom Sibbo kommun är 55 % av de ordinarie anställda 30 49 år, 36 % minst 50 år och 9 % under 30 år. I Sibbo är den största enskilda tioårsgruppen 40 49-åringar. Jämfört med föregående år har personalens medelålder på avdelningarna och centralerna stigit med 0,1 0,5 år förutom på Avdelningen för teknik och miljö, där medelåldern har sjunkit med 0,3 år jämfört med år 2012. En jämförelse mellan avdelningarna visar att medelåldern är högst på Ekonomi- och förvaltningscentralen samt på Avdelningen för teknik och miljö. De allmännaste uppgiftsbenämningarna I Sibbo kommun används sammanlagt cirka 200 olika uppgiftsbenämningar. De vanligaste uppgiftsbenämningarna i Sibbo är barnskötare och klasslärare. Vid en jämförelse av de tio allmännaste uppgiftsbenämningarna i Sibbo med de allmännaste uppgiftsbenämningarna inom hela kommunsektorn märks det att Sibbo är en tillväxtkommun där fokus ligger på barndagvård, fostran och utbildning. De allmännaste uppgiftsbenämningarna i Sibbo De allmännaste upgiftsbenämningarna inom kommunsektorn (10/12) 1 Barnskötare Sjukskötare 2 Klasslärare Närvårdare 3 Barnträdgårdslärare Barnskötare 4 Närvårdare Klasslärare i grundskola 5 Lektor (grundskola) Barnträdgårdslärare 6 Städare Primärvårdare 7 Primärvårdare Lektor 8 Lokalvårdare Familjedagvårdare 9 Sjukskötare Klasslärare 10 Familjedagvårdare Timlärare
12 Antal anställda per avtalsområde Sibbo kommuns personal hör till fem olika arbets- och tjänstekollektivavtals avtalsområden: det allmänna kommunala tjänste- och arbetskollektivavtalet (AKTA), det kommunala tjänste- och arbetskollektivavtalet för teknisk personal (TS), det kommunala tjänste- och arbetskollektivavtalet för undervisningspersonal (UKTA), det kommunala tjänstekollektivavtalet för läkare (LÄKTA) och det kommunala arbetskollektivavtalet för timavlönade (TIM-AKA). I Sibbo har personalens fördelning mellan de olika avtalsområdena jämfört med år 2012 ändrats enligt följande: Andelen anställda som hör till avtalsområdet för undervisningspersonal har ökat med 1,1 %. Andelen anställda som hör till avtalsområdet för timavlönade har minskat med 0,3 %. Andelen anställda som omfattas av det allmänna avtalet har minskat med 0,5 %, medan andelen anställda som hör till det tekniska avtalet har minskat med 0,3 %. Andelen personal som hör till läkaravtalet är oförändrad. Jämfört med kommunsektorns statistik för september 2012 har Sibbo betydligt mer, dvs. 5,5 %, undervisningspersonal än kommunsektorn i genomsnitt. För de övriga avtalsområdenas del är antalet anställda en aning lägre eller det samma som inom kommunsektorn i genomsnitt. Personalens tjänstgöringstid Den ordinarie personalens tjänstgöringstid beskriver indirekt personalomsättningen. För hela kommunens del är den ordinarie personalens tjänstgöringstid 10,8 år. År 2012 var siffran 10,6.
13 Personalkostnader Den uppgiftsbaserade medellönen för en heltidsanställd person i Sibbo kommun är 2 427 euro. Totallönen är 2 711 euro. Enligt det kommunala arbetsmarknadsverket var medellönen inom kommunsektorn 3 015 euro år 2012. I ovanstående löneutgifter ingår löner och lönebaserade pensionsavgifter som betalats under året. Kommunens totala personalutgifter, när även periodiserade semesterlöner, pensionsutgiftsbaserade pensions- och förtidsavgifter samt sjukförsäkrings- och skadeersättningar inkluderas, var 51 207 euro, medan personalutgifterna år 2012 var 48 509 euro. De totala personalutgifterna ökade alltså med 5,3 %. Den stora ökningen av personalkostnaderna förklaras delvis av skillnader i bokföringen av periodiserade semesterlöner. Personalutgifterna per invånare 31.12.2013 var i 2 707 euro då de 31.12.2013 uppgick till 2 585 miljoner. Ökningen var 4,5 %. Höjningen av de uppgiftsbaserade lönerna samt de lokala justeringspotterna i enlighet med det inkomstpolitiska avtalet höjde lönenivån år 2013 med i medeltal 2,06 %. De avtalsenligt överenskomna löneförhöjningarna för år 2013 bestod av en allmän förhöjning som utbetalades fr.o.m. 1.2. samt av en lokal justeringspott. Den allmänna förhöjningen var 1,46 % inom alla avtalsområden förutom inom undervisningssektorn och läkarbranschen där den var 1,3 %. En lokal justeringspott på 0,6 % delades ut inom AKTA-, TIM-AKA- och TS-branscherna. Inom utbildningssektorn var pottens storlek 0,3 %. Justeringspotten för det allmänna avtalet användes för uppgiftsbaserade löner, för timavlönad personal användes potten för höjning av grundtimlö-
nerna, det tekniska avtalets pott användas för höjning av personliga tillägg och undervisningsbranschens pott användes för höjning av VAS-tilläggen. 14 De prövningsbaserade individuella tilläggens andel av lönesumman för uppgiftsbaserade löner var för AKTA-avtalets del 1,2 % i januari 2014. Enligt AKTA-avtalet bör de prövningsbaserade individuella tilläggens andel av lönesumman vara 1,3 %. Beviljandet av nya tillägg tar man ställning till i samband med utarbetandet av anpassningsprogrammet. Inom TS-avtalet är de individuella tilläggens andel 3,6 %, inom läkaravtalet 0,7 % och för TIM- AKA:s del 2,2 %. UKTA är det enda avtalet där prövningsbaserade individuella tillägg inte är i bruk. Inom kommunsektorn är de prövningsbaserade individuella tilläggens andel i genomsnitt: AKTA 1,3 %, TS 1,6 %, LÄKTA 5,4 % och UKTA 0,7 %. På hösten uppdaterades evalueringen av svårighetsgraden på lärarnas arbete, varvid 122 lärare fick VAS-tillägg. Bland VAS-kriterierna poängterades specialundervisning och kriterier som hör till arbetsförhållandena. Nya tjänste- och kollektivavtal träder i kraft 1.3.2014. Lönerna höjs 1.7.2014 enligt avtal och kostandseffekten för hela kommunsektorn är i genomsnitt 0,8 %. De som hör till det allmänna kommunala tjänste- och arbetskollektivavtalet (AKTA) och det tekniska avtalet (TS) får en uppgiftsbaserad löneförhöjning på 20 euro från 1.7.2014. För timanställda (TIM-AKA) förverkligas en allmän förhöjning genom att justera grundtimlönerna med 12 13 cent per timme. Löneförhöjningsmedlen i undervisningspersonalens avtal (UKTA) används för en allmän förhöjning på 0,58 procent, justering av ambulerande lärares resekostnadsersättningar, minskning av de årsbundna tilläggens betydelse samt för att föra dyrortsklasserna 1 och 2 närmare varandra. Självproducerad och köpt service I tabellen nedan jämförs personalkostnaderna för självproducerad service med de externa verksamhetskostnaderna och på basis av förhållandet mellan dessa siffror har personalkostnadernas andel av verksamhetskostnaderna räknats ut. Enligt budgeten för år 2014 ökar personalkostnaderna till 51,3 miljoner euro och personalkostnadernas andel av verksamhetskostnaderna är 44,6 %, dvs. 0,1 % större än år 2012. Enligt budgeten för år 2014 är andelen 44,6% år 2014. Andel 1 000 euro och % 2009 2010 2011 2012 2013 Uppsk. 2014 Personalkostnader 42 511 44 893 47 774 48 509 51 207 51 310 Verksamhetskostn., slgt 92 329 97 980 105 733 108 222 113 980 114 938 Personalkostn. andel 46,0 45,8 45,2 44,8 44,9 44,6
Enligt bokslutet för år 2012 är personalkostnadernas andel av verksamhetskostnaderna i Träskända 44,9 %, i Tusby 46,9 %, i Kyrkslätt 45,7 %, i Nurmijärvi 48,8 % och i Mäntsälä 42,8 %. 15 De köpta tjänsterna har i tabellen nedan grovt delats in i två grupper: i den första gruppen finns sådana partner som producerar tjänster endast för Sibbobor och vars hela personal betjänar Sibbobor. I den andra gruppen, dvs. övriga samarbetspartner, finns sådana partner vars tjänster delvis produceras för Sibbobor och delvis för andra kunder. Utöver dessa används vid behov sporadiska konsulttjänster som inte tagits med i denna granskning. Sammanlagt 87,3 personer som är anställda hos olika samarbetspartner producerar tjänster endast för Sibbobor. Köpt service som producerats endast för kunder i Sibbo Personalstyrka Dagvård -7 verksamhetsställen 36,5 Städning -11 verksamhetsställen 8 Fastighetsservice -12 verksamhetsställen 3 Laboratorietjänster 4 Röntgentjänster 1 Läkartjänster 2 Miljöhälsovård 4 Företagshälsovård 3,3 Äldreomsorg -2 verksamhetsställen 25,5 Samanlagt 87,3 För samarbetspartner som producerar övriga köpta tjänster för Sibbo kommun har kommunen infört totalt 51 tjänsteupphandlingskontrakt i sitt ärendehanteringsprogram. Av dessa är över hälften underhållsavtal för olika IT-program eller liknande avtal.
16 4. PERSONALENS TILLSTÅND Sjukfrånvaro Av hela personalstyrkan år 2013 var 473 personer, dvs. 32,6 procent, inte alls frånvarande från arbetet på grund av sjukdom. Av de ordinarie anställda hade 325 personer, dvs. 32,1 %, ingen sjukfrånvaro. År 2012 var 33,7 % av hela personalen inte alls frånvarande från arbetet på grund av sjukdom och 34,1 % av den ordinarie personalen hade inga sjukfrånvarodagar alls. Det totala antalet sjukfrånvarodagar sjönk till i medeltal 13,1 dagar/person, vilket är 0,6 dagar färre än år 2012. Sjukledigheterna uppgick till sammanlagt 15 969 dagar, dvs. 640 dagar färre än föregående år. Räknat i euro innebär 640 färre sjukfrånvarodagar ca 70 000 euro mindre lönekostnader för sjukfrånvaron. Den verkliga summan är dock betydligt högre då man räknar med kostnaderna för en eventuell sjukledighetsvikarie. Inom kommunsektorn har sjukfrånvaron ökat på 2000-talet. År 2000 var frånvarodagarna 16,8 dagar/person och ökningen fortsatte fram till år 2008, då den genomsnittliga sjukfrånvaron var 19,4 dagar/person. År 2012 var det genomsnittliga antalet sjukfrånvarodagar inom kommunsektorn 17,2 dagar/person. SJUKFRÅNVARODAGAR I MEDELTAL/PERSON 2013 2012 2011 2010 13,1 13,7 14,7 12,9 Sjukfrånvarodagarna ovan baserar sig på kalenderdagar, men om man granskar sjukfrånvaron enligt arbetsdagar är frånvarodagarna sammanlagt 11 940, i medeltal 9,8 dagar/person. År 2012 var antalet sjukfrånvarodagar 12 753, dvs. 10,6 dagar/person. I KUUMA-kommunerna var sjukfrånvarodagarna år 2013 följande: Kommun Mäntsälä Frånvaro i medeltal år 2013/anställd Sibbo 13,1 Tusby Kervo 17,9 Träskända Hyvinge 15,1 Nurmijärvi 15,0 Kyrkslätt 13,5 Siffran för Sibbo inkl. ej arbetsolycksfall och rehabiliteringsstöd på viss tid.
17 HELA PERSONALENS SJUKFRÅNVARO (kalenderdagar) 2011 2012 2013 1-2 dagar 2 051 2 283 2 196 1-7 dagar 2 819 3 512 3 429 över 7 dagar 11 333 9 036 8 959 över 180 dagar 1 563 1 778 1 385 17 766 16 609 15 969 År 2013 minskade alla sjukfrånvaron. Sjukfrånvaron med egen anmälan (1 2 dagar), korttidssjukfrånvaron (1 7 dagar) och sjukfrånvaron över 7 dagar minskade i medeltal med 82 dagar jämfört med år 2012. Sjukfrånvaron som räcker över 180 dagar minskade med 393 dagar jämfört med år 2012. Att sjukfrånvaron minskat beror på att man under 2013 fäst särskild uppmärksamhet vid dem. År 2013 granskade arbetarskyddschefen och personalchefen varannan månad all sjukfrånvaro som varat i över 20 dagar och såg till att chefen och företagshälsovården tillsammans vidtog riktade åtgärder angående dessa. Målet är att alla personer med lång sjukskrivning skulle omfattas av företagshälsovården och att individuella åtgärder för att främja dessa personers återgång till arbetet skulle vidtas. Detta mål uppnåddes väl; som exempel kan nämnas att av de 60 personer som år 2013 hade över 60 sjukfrånvarodagar har för 51 personers del vidtagits riktade åtgärder och 39 personer hade innan årets slut återgått till arbetet med hjälp av olika slags stödåtgärder (bl.a. deltidsarbete, deltidssjukledighet, arbetsprövning, delinvaliditetspension). Fyra personer som varit länge sjuklediga beviljades invaliditetspension år 2012. Orsaker till lång sjukfrånvaro är personalens åldrande, fysiskt tungt arbete inom många branscher, väntan på operation och återhämtning efter operation samt allvarliga sjukdomar. Under år 2013 utnyttjade en anställd möjligheten till arbetsprövning. Arbetsprövning är en rehabiliteringsform som finansieras av arbetspensionsanstalten och där rehabiliteringsklienten antingen kan pröva på ett helt nytt arbete eller ges möjlighet till en mjuk återgång till det egna arbetet efter en lång sjukledighet. Enligt kommunstyrelsens beslut 2007 får en person i arbetsprövning full lön under arbetsprövningstiden och arbetspensionsanstaltens rehabiliteringspenning betalas i sin helhet till arbetsgivaren. Tio personer var partiellt sjuklediga under år 2013. I Sibbo tillämpas en modell för tidigt ingripande, där varningsgränsen är 20 sjukfrånvarodagar. Detta förpliktar chefen att diskutera med den anställda då sjukfrånvaron närmar sig 20 dagar. I början av juni 2012 trädde en lag i kraft som förpliktar företagshälsovården att ta ställning till arbetstagarens arbetsförmåga då sjukfrånvaron uppgår till 90 dagar. Före det bör arbetsgivaren informera företagshälsovården om arbetstagarens sjukfrånvaro överstiger 30 dagar och FPA kontaktar arbetstagaren då sjukledigheten varat i 60 dagar.
18 Det enda sättet att hålla sjukfrånvaron så låg som möjligt är att man planmässigt i många år satsar på personalens välmående, och sådana satsningar krävs även i framtiden. Jämfört med tidigare år är denna statistik över företagshälsovården mer omfattande, vilket beror på att Personaltjänster från och med år 2013 meddelar till företagshälsovården även om sjukledighet och diagnoser som skrivits av andra läkare samt sjukfrånvaro som den anställde själv meddelat. Enligt företagshälsovårdens statistik berodde 28 % av frånvaron på sjukdomar i rörelseorganen eller i luftvägarna. År 2012 var motsvarande procenttal 45. Den främsta orsaken till förändringen är att 2013 års statistik omfattar sjukfrånvaro som andra läkare ordinerat samt självrapporterad sjukledighet. I gruppen övriga diagnoser ingår bl.a. tumörer, nervsjukdomar och sjukdomar i matsmältningsorganen. Övrig frånvaro Andra frånvaroorsaker än semestrar, utbildning och sjukfrånvaro är olika slags tjänste- och arbetsledighet. Jämfört med år 2012 var antalet tjänste- och arbetsledighetsdagar år 2013 totalt 838 lägre och antalet personer som höll sådan ledighet var 6 fler.
19 Frånvaroorsak Dagar Antal personer Moderskapsledighet 5061 56 Vårdledighet 8 752 53 Föräldraledighet 5 961 54 Faderskapsledighet 291 16 Vård av sjukt barn 971 236 Alterneringsledighet 2 452 19 Studieledighet 2 347 28 Privat orsak - utan lön 5 167 484 Skötsel av annan tjänst utanför kommunen 749 6 Sammanlagt 31 751 952 Arbetsolycksfall År 2013 uppgick antalet arbetsolycksfall sammanlagt till 62, av vilka 12 inträffade på arbetsresor och 50 i arbetet. Av dessa arbetsolycksfall ledde 31 inte till någon frånvaro. Detta visar att arbetsplatserna noga har följt anvisningarna om att alltid göra en skriftlig anmälan då något händer, även om olyckan inte skulle kräva läkarbesök eller frånvaro. Arbetsolycksfallen medförde sammanlagt 819 frånvarodagar, vilket är 440 dagar fler jämfört med år 2012. Arbetsolycksfall 2011 2012 2013 I arbetet 30 57 50 På arbetsresa 9 18 12 Sjukfrånvarodagar 251 379 819 Olycksfall sammanlagt 39 75 62 De två vanligaste arterna av olycksfallsskador var - urledvridningar, stukningar och försträckningar - sår och ytliga skador. År 2013 var antalet anmälda tillbudssituationer sammanlagt 64 stycken. Orsakerna till tillbudssituationerna var: - fysisk kontakt från en klient 42 anmälningar - annan orsak 22 anmälningar. Av de anmälda tillbudssituationerna kommer 35 stycken från skolor och daghem och orsaken till 76 % av dessa tillbudssituationer var fysisk kontakt från klient eller hot därom. Arbetsplatserna effektiverar utredningen av olycksfall i arbetet tillsammans med företagshälsovården och arbetarskyddet. Dessutom genomför arbetsplatserna aktivt de åtgärder för förbättrande av arbetsmiljöns säkerhet som har överenskommits i samband med riskbedömningen.
20 Pensioneringar År 2013 avgick 17 personer i Sibbo kommuns tjänst med ålderspension, vilket är 9 personer färre än år 2012. Av alla beviljade pensioner i Sibbo kommun var 81 % ålderspensioner, då motsvarande siffra år 2012 var 87 %. Pensionsform 2009 2010 2011 2012 2013 Beviljade ålderspensioner 16 23 34 26 17 Beviljade invalidpensioner 2 2 4 4 4 Beviljade individuella förtidspensioner 0 0 0 0 0 Sammanlagt 18 25 38 30 21 Anställda som var deltidspensionerade 31.12. 33 28 23 20 18 Anställda som var på delinvalidpension under året 2 4 15 12 11 Anställda som fick rehabiliteringsstöd under året 1 3 3 3 6 År 2013 var medelåldern bland dem som avgick med ålderspension 64,1 år, år 2012 var motsvarande siffra 63,1 år. Medelåldern bland alla som avgick med pension var 62,8 år (samma som år 2012). Inom hela kommunsektorn var medelpensionsåldern år 2013 för KomPL-försäkrade anställda 60,4 (med undantag av lärare födda före 1970). Den nya pensionslagen gör det svårare att förutsäga antalet pensioneringar. Varje anställd kan själv välja om han eller hon går i pension som 62 63-åring eller fortsätter att arbeta och intjäna pension ända fram till 68 års ålder. Uppskattningsvis 27,7 % av kommunens ordinarie personal år 2013 avgår med pension åren 2014 2023. I förhållande till avdelningens personal går det mest personal i pension på Utvecklings- och planläggningscentralen och på Avdelningen för teknik och miljö. Utveckling och planläggn. Ekonomi och förvaltn. Social- och hälsovård Bildning Teknik och miljö Slgt 2014 1 0 7 16 8 32 2015 1 1 4 8 1 15 2016 0 3 3 8 1 15 2017 1 1 9 5 6 22 2018 0 3 7 15 3 28 2019 1 1 6 10 4 22 2020 1 1 12 15 6 35 2021 1 2 9 13 5 30 2022 0 1 8 10 6 25 2023 2 3 8 16 8 37 Slgt 8 16 73 116 48 261 % av avdelningens personal 2013 40,0 % 38,1 % 26,8 % 23,5 % 41,4 % 27,7 % Kalkylen är räknad med pensionering vid 63 års ålder eller vid en ålder som meddelats av Keva.
21 I slutet av år 2013 var sammanlagt 17 ordinarie anställda antingen 63 år eller äldre. De äldsta ordinarie anställda i slutet av år 2013 var 65 år. Pensionskostnader År 2013 uppgick arbetsgivarens pensionsavgifter till sammanlagt 6 814 347 euro, vilket är 235 406 euro mer än år 2012. Från början av år 2006 betalas självriskandelarna för arbetslöshets-, invalid- och förtidspensioner som en s.k. förtidspensionsutgiftsbaserad avgift (förtidsavgift). Förtidsavgiften betalas månatligen som en förskottsavgift som baserar sig på de pensionsutgifter som börjat föregående år. År 2013 var denna förskottsavgift 319 123 euro. Den slutliga avgiften bestäms på basis av de pensionsutgifter som började år 2013 och faktureras hösten 2014. För år 2012 var den slutliga förtidsavgiften 236 265 euro. Kostnaderna för de pensionsutgiftsbaserade arbetsgivaravgifterna var 2 375 297 euro (år 2012: 2 090 083 euro).
22 5. INVESTERINGAR I PERSONALEN Personalutbildning och personalutveckling De direkta kostnaderna för personalutbildningen 2013 var sammanlagt cirka 207 000 euro, vilket utgör 222 euro per ordinarie anställd och cirka 0,52 % av lönesumman. De använda utbildningspengarna per ordinarie anställd och procenttalet av lönesumman var högre än år 2012. UTBILDNINGSKOSTNADER 2009 2010 2011 2012 2013 Utbildningskostnader (1 000 ) 210 159 191 166 207 /ordinarie anställd 237 177 206 176 222 % av lönesumman 0,65 0,49 0,52 0,43 0,52 Utbildningsdagar 2585 2876 2829 2444 2532 I slutet av 2013 hade kommunen 26 läroavtalsstuderande. De vanligaste yrkena som man studerar till via läroavtal är fortfarande närvårdare och barnskötare. Sammanlagt 6 personer i chefsställning utbildar sig för att få specialyrkesexamen i ledarskap. Chefsträffarna fortsatte år 2013. Träffarna var fyra till antalet och i medeltal deltog 90 % av alla chefer i dem. Teman för chefsträffarna 2013 var bl.a. kommunstrukturförändringarna, uppdateringen av kommunens strategi samt användningen av Sinetti (intranet). På varje chefsträff behandlades också aktuella personalärenden. Regelbundna chefsträffar fortsätter med ett nytt koncept år 2014. Antalet gemensamma chefsträffar minskar och träffarna blir mer interaktiva. Förutom dessa möten tar man i bruk chefsträffar med specifika teman så att de chefer som är intresserade av temat kan delta. Introduktion för nyanställda ordnades i mars och september 2013. Antalet deltagare var sammanlagt 53. Datumen för motsvarande kurser 2014 har redan slagits fast och meddelats personalen. Personaltjänster ordnade i samarbete med medborgarinstitutet en kurs i tjänstemannasvenska under hösten 2013, och i kursen deltog 11 kommunanställda. Dessutom ordnades under hösten en finsk språkvårdskurs särskilt för anställda som producerar texter för föredragningslistor. Välbefinnande i arbetet I slutet av augusti och början av september ordnades efter en paus på två år för sjätte gången två gemensamma rekreationseftermiddagar för hela personalen. Temat var personalens välmående. Var och en fick välja att bekanta sig med en gren bland olika aktiviteter. Grenutbudet omfattade bassänggymnastik, bollywood-dans, frisbeegolf, kettlebell, fiske, gym, hantverk, ridning, paddling, vandring i Sibbo storskog och rågbrödskurs. Sammanlagt 248 personer deltog i rekreationseftermiddagarna som fick utmärkt respons.
År 2011 ändrades tyhy-verksamheten så att all verksamhet sker i samarbete med Haiko gård. Sammanlagt 12 arbetsenheter beviljades stöd för verksamheten som bestod av tre delar: ett Body Age-test, en halv dags verksamhetsdag på Haiko gård samt en diskussion om välbefinnande i arbetet. Sammanlagt 171 personer deltog i verksamheten. 23 Dessutom har enheterna haft möjlighet att på egen bekostnad ordna en avlönad rekreationseftermiddag per år för personalen och största delen av arbetsenheterna har ordnat en sådan. Anställdas regelbundna motions- och kulturaktiviter understöddes med 116 975 euro år 2013. Den anställde betalar själv hälften av motionsförmånen och kommunen den andra hälften. Motionsförmånen kan användas för deltagaravgifter till medborgarinstitutets, enheten Idrottstjänsters och fysioterapins motionskurser eller för motionssedlar. Kulturförmånen kan användas t.ex. till konserter och bio. 2009 2010 2011 2012 2013 TYKY-bidrag ( ) 14 157 7 062 12 920 14 405 * 10296* Motions- och kulturförmån ( ) 19 982 23 617 43 980 50 613 58 488 Antal anställda som utnyttjade 481 förmånen 347 354 415 441 Kulturförmån ( ) 5 169 9 576 0 0 0 Antal anställda som utnyttjade kulturförmånen 117 151 0 0 0 Motions- och kulturförmånen sammanslogs år 2011. * en del av kostnaderna ingår i företagshälsovårdens kostnader Arbetsgivaren betalade också personalens deltagande i Vargspåret och Varghoneloppet. I Vargspåret deltog 59 personer och i Varghoneloppet deltog 87 kommunanställda kvinnor. På våren deltog personalen andra gången i Steg-kampanjen, där alla deltagare fick en stegmätare. Sammanlagt 41 lag och 391 deltagare från Sibbo kommun samlade steg i Kuntoliikuntaliittos kampanj 22.4. 26.5. Fyra lag deltog 24.5 i den riksomfattande Företagsmaratonstafetten som ägde rum i Helsingfors runt Tölöviken. Företagshälsovård År 2013 uppgick kostnaderna för företagshälsovårdstjänsterna till 351 328 euro. För dessa kostnader ansöker kommunen om 50 % ersättning hos Folkpensionsanstalten, varvid nettokostnaderna är cirka 175 664 euro. Kostnaderna per arbetstagare ökade en aning i jämförelse med år 2012 och var nu cirka 144 euro/anställd.
Av kostnaderna användes cirka 71,4 % för förebyggande verksamhet, vilket är mer än föregående år, och cirka 28,6 % användes för sjukvårdsåtgärder. 24 Från början av år 2009 sköts Sibbo kommuns företagshälsovård av affärsverket Kungsvägens arbetshälsa. Uppföljningen av kostnaderna fortsätter år 2014. Fokus i avtalet om företagshälsovård ligger fortfarande på förebyggande vård. Kostnader för 2011 2012 2013 företagshälsovården Totala kostnader ( ) 223 300 289 697 351 328 Kostnader/person 92,00 120,00 144,00 Förebyggande vård (%) 67,5 66,6 71,4 Sjukvård (%) 32,5 33,4 28,6 Arbetarskyddsverksamhet Valår Det gångna året var det sista för kommunens arbetarskyddsfullmäktigas mandateperiod. Arbetarskyddsval genomfördes i november, varvid nya arbetarskyddsfullmäktiga utsågs för perioden 2014-2017. Under året förhandlade personalchefen och arbetarskyddschefen med fackföreningarnas representanter om antalet arbetarskyddsfullmäktiga, ökad tidsanvändning och organisering av verksamheten. Med ett gemensamt beslut sökte man i valet kandidater för uppgifterna för en heltids och en deltids arbetarskyddsfullmäktig. Man önskad att även tjänstemännen skulle ställa upp kandidater. Valet resulterade i att Patrik Lindahl (heltid) och Eva-Stina Törnroos (deltid) utsågs till arbetarskyddsfullmäktiga. Som egentlig arbetarskyddsfullmäktig för tjänstemännen valdes Aarne Alatalo. Att avtala om områdesindelningen flyttades till år 2014. Allmänt Problemen med inomhusluftens kvalitet på arbetsplatserna hörde till arbetarskyddets vardag även under det senaste året. Utredning av arbetsplatskonflikter och medling i olika situationer fortsatte med samma tempo som tidigare. Samarbete med företagshälsovården och tidigt stöd Företagshälsovården sköttes av två arbetshälsovårdare, en arbetsfysioterapeut, en arbetspsykolog samt två deltidsanställda läkare. Läkartjänster erbjöds även på verksamhetsstället i Borgå. Företagshälsovårdens verksamhetsplan uppdaterades i november. Sante-hälsoenkäten mottogs väl på arbetsplatserna. Hälsoundersökningen görs innan arbetsplatsutredningen och på basis av enkäten styrs man till en hälsokontroll. Arbetarskyddet höll 13 möten för att följa upp och utveckla verksamheten (sex tillsammans med Personaltjänster och sju tillsammans med arbetarskyddspersonalen).
25 Personalchefen och arbetarskyddschefen gick regelbundet igenom de kommunanställdas sjukfrånvaron under året och kom överens med cheferna om vilka uppföljningsåtgärder och andra åtgärder som bör vidtas. Arbetarskyddschefen förde motsvarande diskussioner med företagshälsovården om långa sjukfrånvaron och nödvändiga rehabiliterings- och andra åtgärder som ska vidtas på arbetsplatserna. Det ordnades sammanlagt 40 diskussioner om tidigt stödjande av arbetstagare och återgången till arbetet. I diskussionerna deltog arbetstagaren, chefen och arbetarskyddschefen (vid behov den anställdes stödperson). I företagshälsovårdens diskussioner deltog även representanter för företagshälsovården och vid behov en arbetarskyddsfullmäktig. Ibruktagning av partiell sjukdagspenning blev vanligare och med hjälp av den återgick allt fler till sitt eget eller ett annat arbete. Företagshälsovården tog i bruk AVIREs rehabiliteringsinstruktörtjänster. Dessa experttjänster utnyttjades också i rehabiliteringsplaneringen för Sibbo kommuns anställda. Företagshälsovården deltog i JAMIT-projektet, i samband med vilket de anställda hade en möjlighet att delta i s.k. TYÖLUOTSI-arbetskonsultmöten och i en Oman Hyvinvoinnin Lähteellägrupp för tidig rehabilitering. Antal arbetsplatsbesök under året var 49. Arbetsplatsutredningarna förverkligades i huvudsak enligt plan, och i utredningsbesöken deltog en arbetsskyddsfullmäktige eller dennes reservperson. I samband med arbetsplatsutredningarna uppdaterade arbetsplatserna sina riskbedömningar. På basis av riskbedömningen ordnades för utvalda yrkesgrupper tre Förstahjälpen 1-kurser. Dessutom erbjuds de anställda en möjlighet att delta i en ögonundersökning som ordnades av Silmäasema. Kommunen sökte och beviljades en 10 personers ASLAK-rehabiliteringskurs i Sjundeå rehabiliteringscenter för år 2014. Inneluftsfrågor Kommunens inneluftsarbetsgrupp sammanträdde fem gånger under hälsoskyddets och Lokalitetsförvaltningens ledning. Den separata inneluftsgruppen för Sipoonjoen koulu upplöstes i november, då Nickby hjärta-projektet startade. Under året deltog arbetarskyddet i behandlingen av undersökningsresultat avseende inneluften tillsammans med Lokalitetsförvaltningen, Inspector Sec Oy samt IQS. I Kungsvägens skola inleddes en undersökning av inneluften i samarbete med Aalto-universitetet samt Inspector Sec Oy. Arbetarskyddets inneluftsobjekt under det gångna året var bl.a. daghem och skolor, Sibbo hälsocentral, en boendeserviceenhet, familjeservicecentralens lokaler samt Sockengården. Ibruktagandet av anvisningarna för anmälan om inneluftsproblem uppsköts till år 2014 på grund av att Lokalitetsförvaltningen integrerar dessa i sina egna anvisningar i samband med ett pågående projekt.
26 Enkäten Fiilis Enkäten Fiilis och den därtill hörande chefsenkäten som görs vartannat år genomfördes våren 2013. Den egentliga enkäten genomfördes då för fjärde gången och chefsenkäten för tredje gången. Målet med enkäten är att ge information om arbetsplatsernas situation och den fungerar som ett hjälpredskap för utvecklingen. Följande enkät genomförs våren 2015. Enkäten innehåller sammanlagt 22 frågor som är indelade i tre delområden. Dessutom görs fr.o.m. 2009 en separat chefsenkät som innehåller 19 frågor om chefsarbetet och ledarskap. Delområdena i enkäten: 1. 2. Hur arbetsplatsen funhållandena Arbetsförgerar 3. Egna resurser och arbetsförmåga Chefens agerande Enkätens bedömningsskala är 1 4: 4 (utmärkt) = överträffar förväntningarna 3 (bra) = enligt förväntningarna 2 (måttlig) = helt OK, kunde förbättras men kunde också vara sämre 1 (dålig) = under förväntningarna Alla arbetsenheter där minst fem svar har getts får ett eget sammandrag av enkätresultaten. Resultaten gås igenom och diskuteras med personalen och tillsammans väljs minst tre utvecklingsobjekt ut för de följande två åren. Konkreta åtgärder fastställs och ansvarspersoner utses för utvecklingsobjekten. Genomförandet av de valda utvecklingsobjekten följs upp av avdelningarnas ledningsgrupper och samarbetsgrupper. Enkätens resultat var bra för hela kommunens del, många saker har förbättrats sedan föregående undersökning, men naturligtvis finns det rum för förbättring. De frågor som fick bästa resultat i den förra enkäten upprepas i enkäten för år 2013, men ordningen är aningen annorlunda. Det är dock positivt att resultaten som var goda redan tidigare har förbättrats ytterligare i enkäten för år 2013, med undantag av en fråga. Den största positiva förändringen har skett i frågan "Ser mina arbetsuppgifter som en del av en större helhet och organisationens målperspektiv och organisationens mål". I enkäten svarade 83,6% (81,4% år 2011) att de ansåg att arbetsplatsens
atmosfär var bra eller utmärkt. 88,3% av svararna meddelade att de trivs bra eller utmärkt i sitt arbete, motsvarande siffra i den förra undersökningen var 87,8%. De resultat som fick bästa poäng inom hela kommunen finns i tabellen på följande sida. 27
28 Svar med vitsordet bra eller utmärkt, % Fråga 2013 2011 Min hälsa möjliggör att jag fortfarande kan jobba om 2 år 96,8 % 95,5 % Eget kunnande motsvarar arbetets krav 93,3 % 91,5 % Ser mina arbetsuppgifter som en del av en större helhet och organisationens mål 90,5 % 87,5 % Min fysiska kondition motsvarar arbetets krav 89,5 % 88,1 % Möjlighet att delta i utbildning 89 % 88,9 % Mina psykiska resurser motsvarar arbetets krav 88,6 % 87,4 % Jag trivs i arbetet 88,3 % 87,8 % Hjälp fås av arbetskamraterna vid behov 88 % 85,2% Arbetsmetoder och redskap är tidsenliga 86,4 % 85,1% Arbetsplatsens atmosfär 83,6 % 81,4 % Vi jobbar för samma mål 82,8 % 84 % I sammandraget över hela kommunens svar på Fiilis-enkäten var frågorna som fick resultatet måttlig eller dålig de samma som i den tidigare enkäten, och dessa har fått sällskap av beaktandet av hälsofaktorer. Beaktande av både hälso- och säkerhetsfaktorer är med på listan främst på grund av inneluftsproblemen i de olika fastigheterna. Det positiva är att antalet dåliga svar ändå har minskat, med undantag för de ovan nämnda faktorerna. Det klart sämsta vitsordet fick företagshälsovårdens stöd för att orka i arbetet. Responsen har vidarebefordrats till Kungsvägens företagshälsovård, men delvis beror responsen på att man har strävat efter att styra företagshälsovården mot förebyggande verksamhet och därför har det satsats mindre på vård av sjukdomar. Alla arbetsenheter där minst fem svar har getts har fått ett eget sammandrag av enkätresultaten. Resultaten har gåtts igenom och diskuterats med personalen och tillsammans har minst tre utvecklingsobjekt valts ut för de följande två åren. Konkreta åtgärder har fastställts och ansvarspersoner har utsetts för utvecklingsobjekten. De uppställda utvecklingsobjekten har rapporterats till avdelningens ledningsgrupp och under hösten 2013 presenterade varje avdelnings chef sin egen avdelnings utvecklingsobjekt i kommunens ledningsgrupp. Genomförandet av utvecklingsobjekten följs upp av avdelningarnas ledningsgrupper och samarbetsgrupper. Utvecklingsobjekt som gäller hela kommunen är: information om arbetsärenden, arbetsplatsmötena motsvarar inte förväntningarna, lösande av konfliktsituationer samt beaktande av hälso- och säkerhetsfaktorer.
29 svar med vitsordet nöjaktigt, % svar med vitsordet dåligt, % Fråga 2013 2011 2013 2011 Stöd för att orka i arbetet av arbetshälsovården 41,4 % 41,7 % 17,5 % 26,8 % Lösande av konfliktsituationer 33,7 % 35 % 4,2 % 4,7 % Arbetsplatsmötena motsvarar förväntningarna 32,9 % 32,7 % 5,7 % 7,1 % Beaktande av hälsofaktorer 28,3 % 28 % 7,3 % 5,8 % Beaktande av säkerhetsfaktorer 28,3 % 20,8 % 7,3 % 3,5 % Information om arbetsärenden 23,4 % 24,4 % 3,1 % 3,9 % Fiilis-chefsenkäten Chefsenkäten genomfördes för första gången som en separat enkät år 2009. Detta gjorde det möjligt att också den egna chefen kunde svara på enkäten. Resultaten i chefsenkäten har skickats till chefens chef, som har skickat dem vidare. Under utvecklingssamtalen har man tillsammans gått igenom resultaten och egna personliga utvecklingsmål har ställts upp för alla chefer. På hela kommunens nivå har små förändringar skett i chefsenkätens resultat, men i huvudsak är vitsorden för frågorna på samma nivå som tidigare. Procenttalen för de frågor som fått vitsordet bra eller mycket bra har förbättras något, procenterna för nöjaktigt vitsord har stigit en aning och procenterna för dåligt vitsord har sjunkit. Chefens inställning till nya idéer samt att det är lätt att ta kontakt med chefen bedöms med vitsordet bra eller utmärkt. Responsen på arbetet samt förmågan att inspirera de anställda är på en nöjaktig nivå. Det som anses dåligt är chefens förmåga att ta emot respons på sitt eget arbete samt chefens förmåga att uppmuntra till samarbete över avdelnings- och enhetsgränserna. Nedan presenteras ett sammandrag av resultatet från hela kommunens chefsarbete 2013 och inom parentes anges motsvarande procenttal från enkäten 2011. utmärkt + bra % av alla svar 2013 (2011) Chefens inställning till nya idéer 95 % (94,7 %) Det är lätt att ta kontakt med chefen 94,7 % (94,8 %) Chefens samarbetsförmåga 93,6 % (92,1%) Chefen är pålitlig 93,6 % (92,3 %) Chefen uppskattar ditt och andras arbete 93,3 % (92,9 %) Chefen är rättvis 93,3 % (93 %)
nöjaktigt Chefen ger respons på arbetet 21,5 % (23,4 %) Chefen har förmåga att inspirera de anställda 13,8 % (11,3 %) Chefens organisationsförmåga 12,5 % (13,3 %) Chefens stöd för utförande av arbetet 11,9 % (9,9 %) Chefen kan genomföra förändringar 11,6 % (10,3 %) 30 dåligt Chefen kan ta emot respons på sitt eget arbete 2,1 % (2,5 %) Chefen uppmuntrar till samarbete över enhetens/ 1,8 % (1,8 %) avdelningens gränser Chefen kan utnyttja given respons 1,6 % (2,7 %) Chefen ger respons på arbetet 1,5 % (1,4 %) Chefen har förmåga att inspirera de anställda 1,5 % (2,8 %) Chefen kan beakta framtidens förändringar 1,5 % (2%) Avgångsintervju I Sibbo kommun används en blankett där en anställd som avslutar sitt arbets- eller tjänsteförhållande kan ge respons på Sibbo kommun som arbetsplats. Med hjälp av responsen kan vi bl.a. utveckla arbetsenheternas arbets- och verksamhetssätt samt förbättra arbetsklimatet, och därför önskas att alla avgående medarbetare som varit ordinarie anställda eller anställda på viss tid (minst 6 månader) fyller i denna blankett. Responsen som mottagits behandlas konfidentiellt och uppgifterna sammanfattas så att inga enskilda svar kan identifieras. Responsen används som utvecklingsmaterial för såväl arbetsgemenskaperna som för hela organisationen. Responsen kan ges antingen direkt till chefen i samband med avgångsintervjun eller genom att fylla i blanketten och skicka den till personalchefen. År 2013 mottogs sammanlagt 26 responser, vilket är en liten del av alla som avgår, men responsen är riktgivande och ger värdefull information om hur verksamheten och arbetsenheten upplevs. De vanligaste orsakerna till att arbets- eller tjänsteförhållandet slutade var ett nytt jobb, ofta med kortare arbetsresa, och pensionering. Övriga orsaker var studier, önskan om att pröva på något nytt, orsaker som rörde organiseringen av arbetet eller chefen, hälsorelaterade eller personliga orsaker.