Dnr 2012:65 1(16) Förvaltningsplan NyA 2013
Innehållsförteckning Dnr 2012:65 2(16) 1 Inledning... 3 1.1 VHS blir UHR... 3 1.2 Syfte... 3 1.3 Avgränsningar... 3 1.4 Definitioner och förkortningar... 3 1.5 Referenser... 4 1.6 Versionshistorik... 4 2 Förvaltningsobjektet, förvaltningens omfattning och organisation... 5 3 Målsättningar och planer... 6 3.1 Förvaltningsstrategi... 6 3.1.1 Långsiktiga mål... 6 3.1.2 Förvaltningsdirektiv... 6 3.2 Leveransplanering... 7 3.3 Beredning... 7 3.3.1 Planerade förstudier... 7 3.4 Vidareutveckling och underhåll... 8 3.4.1 Agil utveckling och utvecklingsspår... 8 3.4.2 Sökandespåret... 8 3.4.3 Institutionsanvändarspåret... 9 3.4.4 Infrastrukturspåret... 10 3.4.5 Produktionsstyrningsspåret... 11 3.4.6 Handläggarspåret... 11 3.4.7 Bedaspåret... 12 3.4.8 Tekniska projekt... 12 3.5 Acceptanstest... 15 3.5.1 Målsättningar... 15 3.5.2 Planer... 15 3.6 Ekonomi... 16
Dnr 2012:65 3(16) 1 Inledning 1.1 VHS blir UHR Föreliggande förvaltningsplan avser förvaltningsobjektet NyA vilket förvaltas av Verket för högskoleservice (VHS). Verksamheten i VHS flyttar den 1 januari 2013 över till ny myndighet: Universitets- och högskolerådet (UHR). Förvaltningsplanen gäller för 2013 men fastställandet av förvaltningsplanen genomförs dock inom VHS eftersom det sker under 2012. 1.2 Syfte Förvaltningsplanen utgår från Förvaltningsstrategin för NyA och utgör den övergripande planen för vidareutveckling och underhåll av förvaltningsobjektet NyA under 2013. Förvaltningsplanen innehåller framför allt målsättningar och planer för förvaltningsåret 2013. Inledningsvis ges en sammanfattande redogörelse för förvaltningsobjektet och förvaltningens organisation och omfattning. En mer detaljerad beskrivning av förvaltningsobjektet och förvaltningens organisation och omfattning finns i förvaltningsdokumentationen av förvaltningsobjektet NyA, ref [1]. Förvaltningsplanen baserar sig på att förvaltningen är organiserad enligt VHS förvaltningsmodell. Dokumentet vänder sig i första hand till medarbetare i NyA Förvaltning och i andra hand till övriga intressenter i NyA. 1.3 Avgränsningar Förvaltningsplanen omfattar inte aktiviteter som förknippas med produktions- och driftsamordning då dessa redovisas i särskilda produktionsplaner. 1.4 Definitioner och förkortningar AF Archive Server BEDA BehMer CM HSV Ladok Projektplatsen Rea.doc SAD U/H Clear Case Användningsfall som utgör kravspecifikationen för NyA-systemet Dokumenthanteringssystem, tidigare kallat FAM Betygsdatabas Maskinell behörighetsprövning och meritvärdering Configuration Management Högskoleverket Ett nationellt system för studiedokumentation för U/H www.projektplatsen.se som är ett projektverktyg där dokumentationen för NyA samlas Realisationsdokument som beskriver hur enskilda användningsfall har realiserats Software Architecture Document Universitet eller högskola Dokumenthanteringssystem
1.5 Referenser [1] Förvaltningsdokumentation för förvaltningsobjektet NyA [2] NyA Verksamhetsprocess [3] NyA Förvaltningsstrategi [4] Miljöplan 2013 [5] Acceptanstestplan 2013 1.6 Versionshistorik Versioner Datum Författare Kommentar 0.01 2012-11-17 Anders Mobjörk Första utkast Dnr 2012:65 4(16) 0.02 2011-11-30 Anders Mobjörk Version för fastställande 1.00 2011-11-30 Anders Mobjörk Fastställd version
Dnr 2012:65 5(16) 2 Förvaltningsobjektet, förvaltningens omfattning och organisation Med förvaltningsobjekt menas det som förvaltas av förvaltningsorganisationen. Förvaltningsobjektet NyA omfattar inte bara NyA-systemet som sådant utan även gränssnitt mot andra externa system, verksamhetsprocessen som systemet stödjer samt dokumentationen om systemet. Systemförvaltningens omfattning regleras delvis genom överenskommelser med varje lärosäte. I överenskommelserna beskrivs förvaltningens verksamhetsområden, vilka tjänster som ingår i dessa samt i relevanta fall vilka de förväntade servicenivåer är. I avtalen regleras också ansvarsförhållandet mellan NyA förvaltning och respektive högskolas lokala förvaltningsorganisation för NyA. Förvaltningen av NyA är organiserad i en verksamhetsdel och en teknisk del. Verksamhetsförvaltningen utgör beställare av förvaltningsåtgärder från den tekniska systemförvaltningen. Roller och ansvarsfördelning mellan de olika aktörerna inom förvaltningen beskrivs, tillsammans med förvaltningsobjektet och förvaltningens omfattning, förvaltningsdokumentationen för NyA ref [1].
Dnr 2012:65 6(16) 3 Målsättningar och planer 3.1 Förvaltningsstrategi Nedanstående mål och direktiv finns angivna i NyA:s förvaltningsstrategi (ref [3]), vilken är det huvudsakliga styrande dokumentet för förvaltningsarbetet. Utöver denna strategi finns VHS Strategiska plan och verksamhetsplan som styrande dokument för förvaltningsarbetet. 3.1.1 Långsiktiga mål Nöjda lärosäten Det övergripande målet vid förvaltningen av NyA är att lärosätena ska vara nöjda med det stöd till antagningsverksamheten som förvaltningsobjektet erbjuder. Effektivitet Förvaltningsobjektet NyA ska bidra till en effektiv studieadministration genom att erbjuda ett effektivt, användbart och uppföljningsbart system- och processtöd genom hela antagningsprocessen. Rättssäkerhet Förvaltningsobjektet NyA ska bidra till en rättssäker hantering av sökande genom hela antagningsprocessen. God arbetsmiljö Förvaltningsobjektet NyA ska bidra till en god arbetsmiljö för sina användare genom att erbjuda ett användbart och målgruppsanpassat stöd för samtliga delar av antagningsprocessen. Nöjda sökande Förvaltningsobjektet NyA ska bidra till att de sökande blir nöjda. Funktionaliteten på sökandewebben liksom de texter och meddelanden som systemet skapar ska vara utformade utifrån de sökandes behov. Stabilitet och driftsäkerhet Förvaltningsobjektet NyA ska vara ett stabilt, driftsäkert och tillgängligt stöd för antagning. Objektets IT-komponenter ska vara konstruerade i enlighet med rådande standarder och normer för enklare och mer effektiv utveckling, förvaltning, drift och systemadministration. 3.1.2 Förvaltningsdirektiv I förvaltningsstrategin för 2013 (ref [3]) anges följande direktiv för förvaltningen av NyA: Prioritering av förvaltningsåtgärder Förvaltningsåtgärder ska prioriteras utifrån beräknad verksamhetsnytta och kostnadsbesparing. Stabilitet och tillgänglighet Förvaltningen ska säkerställa att den tekniska kvaliteten i systemet kan upprätthållas vid vidareutveckling och systemunderhåll. Det är angeläget att systemet är stabilt och tillgängligt för kunder och sökande.
Dnr 2012:65 7(16) Belastningstoppar Förvaltningen ska säkerställa att systemet hanterar belastningstoppar, exempelvis i samband med sista anmälningsdag och då sökande ska svara på sina antagningsbesked. Systemleveranser Förvaltningen ska säkerställa att leveranser av ny funktionalitet kan genomföras på ett sådant sätt att störningar i lärosätenas verksamhet minimeras. 3.2 Leveransplanering Under 2013 planeras tre ordinarie leveranser av felrättningar och ny funktionalitet. Utöver dessa ordinarie leveranser finns möjlighet att vid särskilda behov planera in extraleveranser eller, vid allvarliga fel, akuta leveranser. Datum för leveranser och produktionssättningar beslutas i särskild ordning och dokumenteras i Miljöplan 2013 (ref [4]) 3.3 Beredning Beredning innebär det utredningsarbete som görs inför utvecklingsarbetet, såsom förstudier och analyser av förändringsförslag utifrån ett verksamhetsperspektiv, liksom omvärldsbevakning och övriga utredningar, exempelvis för att klargöra vilka behov av systemstöd som finns i verksamheten. Inom utvecklingsspåren genomförs löpande utredningsarbete för att möjliggöra prioritering och utveckling. Detta beredningsarbete omfattar såväl mindre som medelstora frågor vilka ryms inom respektive spårs arbete. I vissa fall kan man inte direkt avgöra verksamhetsnyttan eller omfattningen av ett förslag och då får man initiera en mer ingående förstudie för att komma fram till ett lösningsförslag. 3.3.1 Planerade förstudier Huvudsakligen initieras och genomförs förstudier och utredningar löpande under förvaltningsåret då behov uppstår. Emellertid finns det en fråga av särskild angelägenhetsgrad som ska prioriteras för förstudie under 2013. 3.3.1.1 Ladok3 Under 2012 startade systemutvecklingsarbetet för det system som ska utgöra den nya generationen av Ladoksystemet. Inom Ladok3-projektet utvecklar man systemstöd för ett antal studieadministrativa processer vilka gränsar till den antagningsprocess som NyA stödjer. Inom Ladok3-projektet kommer man också att ta fram tekniska lösningar för kommunikation och datautbyte mellan Ladok3 och andra system inom den studieadministrativa sektorn. Dessa tekniska lösningar och systemstöd kan komma att ställa krav på, eller själva påverkas av, utvecklingen inom förvaltnings-objektet NyA. Under 2013 ska en förstudie genomföras för att närmare kartlägga vilka förändringar och anpassningar som behöver göras inom NyA. Förstudien ska genomföras i nära samarbete med representanter för Ladok3-projektet. Utöver kartläggningen av nödvändiga systemanpassningar ska förstudien även ta fram förslag på förbättrade processer och förbättrat systemstöd för sådan antagning som idag har ett begränsat stöd inom såväl NyA som Ladok.
Dnr 2012:65 8(16) 3.3.1.2 Övriga frågor att utreda Utöver ovan nämnda Ladok3-förstudie finns ett antal andra förslag och idéer som bör utredas under 2013 i nära samverkan med Ladok3-förstudien. Det handlar om förslag på processer och systemstöd vars lösningar ger påverkan på och även påverkas av hur man väljer att gå vidare inom Ladok3-utredningen. Följande av dessa förslag/idéer ses som särskilt prioriterade att utreda under 2013: Systemstöd för hantering av inresande utbytesstudenter i NyA Funktionalitet för direktantagning och antagning utan urval i NyA Reservantagning i NyA 3.4 Vidareutveckling och underhåll I förvaltningen av NyA ingår både underhåll och vidareutveckling av systemet. Underhåll kan sägas vara åtgärder för att vidmakthålla befintlig funktionalitet medan vidareutveckling innebär en större förändring eller utökning av funktionaliteten. Nedlagda resurser inom vidareutveckling hanteras som investeringar och skrivs av under systemets livstid. 3.4.1 Agil utveckling och utvecklingsspår Inom NyA-förvaltningen bedrivs utvecklingen i största möjliga mån enligt principer för agil systemutveckling. Detta innebär i korthet att man arbetar tätt tillsammans mellan utvecklare och verksamhet, man utvecklar och levererar funktionalitet i korta iterationer och utvärderar löpande att det som utvecklas motsvarar verksamhetens behov. Syftet med att bedriva utvecklingen enligt agila principer är framför allt att öka kvaliteten på det som levereras, det vill säga att det som levereras bättre motsvarar verksamhetens behov. Ett agilt arbetssätt ger också bättre förutsättningar att delleverera funktioner alltefter de blir klara istället för att vänta på att allt ska bli färdigt. Man kan således snabbare få ut verksamhetsnytta till användarna. Utvecklingen inom NyA-förvaltningen är huvudsakligen organiserad i ett antal utvecklingsspår, dels utifrån målgrupper för funktionaliteten, dels utifrån tekniska skäl. Varje utvecklingsspår har en produktägare som ansvarar för den löpande planeringen och prioriteringen av arbetet. Varje utvecklingsspår har också ett utvecklingsteam som är långsiktigt bemannat. Grundidén är att samma produktägare och utvecklingsteam långsiktigt kan underhålla, vidareutveckla, utvärdera och förbättra systemets funktionalitet utifrån verksamhetens behov. För utvecklingsspåren anges i förvaltningsplanen vilka behov i verksamheten som respektive spår ska fokusera på under året. För dessa fokusområden anges vilka mål som bör uppnås med utvecklingen. Under året ansvarar respektive produktägare för att kartlägga kravbilden och förankra lösningsförslag med verksamheten. Följande utvecklingsspår är planerade för 2013: 3.4.2 Sökandespåret Utvecklingsspåret omfattar sådan funktionalitet som huvudsakligen vänder sig till sökande. Inom spåret hanteras underhåll och vidareutveckling av sökandewebben för svenska och internationella sökande liksom hanteringen av information i form av mailutskick och dylikt från NyA.
Dnr 2012:65 9(16) För 2013 ska vidareutvecklingen fokusera på att uppfylla följande målområden: 3.4.2.1 Tillgänglighetsöversyn Under 2013 ska en tillgänglighetsöversyn av Antagning.se och Universityadmissions.se genomföras. Webbplatserna ska utvärderas utifrån tillgänglighetsaspekter och identifierade brister ska prioriteras för åtgärd. 3.4.2.2 Förbättra anmälningsflödet Anmälningsflödet i sökandewebben utgör den huvudsakliga kontakten mellan den sökande och antagningsprocessen inom NyA. Inom antagningsflödet har man identifierat ett antal förbättringsmöjligheter, bland annat för sökande som ska betala anmälningsavgift och avseende funktionen för att spara anmälan innan den skickats in till NyA. 3.4.2.3 Integrera chattfunktion på Antagning.se I syfte att förbättra servicen till de sökande som behöver hjälp i antagningsprocessen ska man integrera det chattverktyg som används av Contact Center på Antagning.se. Contact Center skulle då kunna hjälpa de sökande på en gång i processen utan att de behöver skicka ett mejl eller ringa. Man kan också hjälpa flera sökande åt gången. För de sökande skulle det här förbättra servicen genom att de likt många andra tjänster kan chatta för att få hjälp 3.4.2.4 Sekundära mål I mån av tid ska man inom spåret Antagning.se/Universityadmission.se även fokusera på andra åtgärder som förbättrar funktionaliteten för de sökande eller som bidrar till effektivisering av antagningsprocessen. Vid prioritering av åtgärder ska produktägaren aktivt analysera aktuella behov och nytta inom verksamheten. 3.4.3 Institutionsanvändarspåret Utvecklingsspåret omfattar sådan funktionalitet som huvudsakligen vänder sig till användare utanför de centrala antagningsavdelningarna på lärosätena. Inom spåret hanteras underhåll och vidareutveckling av NyA-webben, ett webbgränssnitt till NyA som huvudsakligen vänder sig till sällananvändare av NyA. Under de senaste åren har NyA-webben vidareutvecklats med funktionalitet för viss handläggning, bland annat för att hantera särskild behörighet avseende akademiska meriter samt hantering av meritvärdering enligt lokala regelverk. Man har även möjliggjort viss administration av anmälningsalternativ för institutionsanvändare med hjälp av NyA-webben. Under 2013 ska man inom spåret utreda verksamhetsbehov och vidareutveckla NyA-webben inom bland annat följande områden: 3.4.3.1 Systemstöd för antagning till Musikhögskolorna och andra konstnärliga utbildningar i NyA Antagningen till konstnärliga utbildningar görs numera med hjälp av NyA. Exempelvis hanteras antagningen till musikerutbildningar i en gemensam antagningsomgång där samtliga musikhögskolor deltar. Vid antagningen till konstnärliga utbildningar använder man sig ofta av ett stegvist urval där sökande som klarat ett prov går vidare och får göra nästa, medan de som inte gått vidare från ett prov gallras bort. NyA ger idag bristfälligt stöd för antagning till konstnärliga utbildningar och andra utbildningar med liknande process. För att processerna ska stödjas fullt ut krävs ett systemstöd där
Dnr 2012:65 10(16) sökande kan ange ytterligare uppgifter vid anmälan på antagning.se, ny funktionalitet på NyA-webben för att hantera sökandes resultat från urvalsprov samt anpassning av den maskinella behörighetsprövningen och meritvärderingen för att kunna hantera urvalsproven. Under 2013 ska processer och systemstöd för att stödja ovanstående behov utredas och värderas utifrån verksamhetsnyttan för såväl konstnärliga högskolor som för övriga lärosäten. Förslag som bedöms bidra med hög verksamhetsnytta kommer att prioriteras för utveckling tillsammans med övriga åtgärdsförslag inom spåret. 3.4.3.2 Systemstöd för hantering av lokala prov och alternativa meriter Under det tidigare arbetet med utveckling av stöd för särskild behörighet och meritvärdering på NyA-webben har man identifierat ett antal förbättringsförslag som man bör utreda vidare inom spåret. Exempelvis har man sett behov av bättre stöd för hantering av alternativa meriter som är giltiga över en längre tidsperiod till exempel arkitektprovet och olika språktest. Under 2013 ska processer och systemstöd för att stödja ovanstående behov utredas och värderas utifrån verksamhetsnyttan. Förslag som bedöms bidra med hög verksamhetsnytta kommer att prioriteras för utveckling tillsammans med övriga åtgärdsförslag inom spåret. 3.4.4 Infrastrukturspåret Inom utvecklingsspåret för Infrastruktur och processtöd hanteras sådan vidareutveckling av antagningssystemet som berör effektiviseringar av antagningsprocessen samt sådan grundläggande funktionalitet som används inom flera delar av systemet. Till utvecklingsspåret räknas också vidareutveckling av gränssnitt mot externa system. För 2013 ska vidareutvecklingen fokusera på att uppfylla följande målområden: 3.4.4.1 Minska känsligheten i batchar Batchar används i NyA för att hantera bearbetningar av större datamängder bland annat vid överföring av data mellan NyA och externa system samt vid den maskinella behörighetsbedömningen och meritvärderingen. Principen för batchhanteringen är att man som användare lägger in en beställning av en batch som sedan genomförs vid ett givet tillfälle. Vanligtvis samlar man ett antal av de större batchbeställningarna och genomför dem nattetid för att minska risken för störning av prestanda i resten av systemet. För att få en smidigare schemaläggning och exekvering av en batchnatt är det önskvärt med stabilare batchar som lyckas starta och slutföras oftare, det vill säga är mer feltoleranta i syfte att spara tid och hantering. Bara för att ett mindre fel uppstår i en batch, exempelvis att en viss person inte kan hanteras så ska inte en batch avbryta med fel, då är det bättre att spara undan en tydlig felinformation och sedan fortsätta men nästa person. Under 2013 ska man utreda vilka batchar som innebär störst problem och genomföra åtgärder för att de ska bli mer stabila. 3.4.4.2 Sekundära mål I mån av tid ska man inom spåret Infrastruktur och processtöd även fokusera på andra åtgärder som förbättrar systemets grundläggande funktionalitet eller effektiviserar antagningsprocessen. Exempel på behov som tidigare har förts fram är förbättringar i informationsutbytet mellan NyA och externa system, bättre hantering av personuppgifter samt hur texter hanteras i systemet.
Dnr 2012:65 11(16) Ett område som särskilt bör prioriteras inom spåret är olika åtgärder som syftar till att skapa ett stabilt, driftsäkert och tillgängligt system. Vid prioritering av åtgärder ska produktägaren aktivt analysera aktuella behov och nytta inom verksamheten. 3.4.5 Produktionsstyrningsspåret Produktionsstyrningsspåret hanterar framför allt underhåll och vidareutveckling av systemstödet för produktionsansvariga inom lärosäten och VHS. 3.4.5.1 Stödja modellering utifrån kursdefinition enligt 2007 års studieordning Enligt 2007 års studieordning definieras kurser som tillhörande ämnesgrupp. En kurs kan dessutom tillhöra inget, ett eller flera huvudområden. För kurs som tillhör huvudområde finns angivet hur den bidrar till den successiva fördjupningen i huvudområdet. Idag saknas möjlighet att bygga behörighets- eller meritvärderingsmodeller utifrån hur kurser är definierade med ämnesgrupp och huvudområde. Under 2013 ska NyA anpassas för att möjliggöra behörighetsmodeller och meritvärderingsmodeller utifrån 2007 års studieordning. 3.4.5.2 Sekundära mål I mån av tid ska man inom spåret Produktionsstyrning även fokusera på andra åtgärder som underlättar för styrningen av antagningsproduktionen på lärosätena och VHS eller som på annat sätt effektiviserar antagningsprocessen. Exempel på behov som tidigare har förts fram är bättre systemstöd för när meriter kommer in sent i en antagningsomgång och stöd för att söka fram ärenden för att genomföra kontroller efter genomförd handläggning. Vid prioritering av åtgärder ska produktägaren aktivt analysera aktuella behov och nytta inom verksamheten. 3.4.6 Handläggarspåret 3.4.6.1 Nya grundläggande behörighetsregler för utländska betyg Reglerna för grundläggande behörighet för utländska betyg kommer att behöva anpassas till regelverket för den nya gymnasieskolan, Gy2011. Under 2013 ska NyA anpassas utifrån dessa nya regler. 3.4.6.2 Nya regler för folkhögskoleintyg Enligt Högskoleverkets föreskrifter ändras reglerna för grundläggande behörighet för folkhögskoleintyg för de intyg som utfärdas från och med 2013-07-01. Under 2013 ska NyA anpassas utifrån dessa nya regler. 3.4.6.3 Sekundära mål I mån av tid ska man inom handläggningsspåret även fokusera på andra åtgärder som underlättar för handläggningen på lärosätena och VHS. Exempel på behov som tidigare har förts fram är möjlighet att fatta beslut för flera sökalternativ åt gången på en anmälan samt förbättringar i gränssnittet när det gäller handläggningsbeslut. Vid prioritering av åtgärder ska produktägaren aktivt analysera aktuella behov och nytta inom verksamheten.
3.4.7 Bedaspåret NyA Förvaltning Dnr 2012:65 12(16) Under 2012 har Beda byggts om från grunden och anpassats till den nya gymnasieskolan, Gy2011 samt infört möjlighet till överföring av slutbetyg och enstaka kurser från KomVux. Under 2013 ska denna vidareutveckling/nyutveckling färdigställas och delsystemet Beda ska inrättas i den övriga förvaltningen av förvaltningsobjektet NyA med sedvanligt underhåll. 3.4.8 Tekniska projekt Under 2013 kommer också ett antal projekt inom det tekniska underhållsområdet att genomföras. Syftet med dessa projekt är att förbättra förvaltningsbarheten av systemet och höja kvaliteten på såväl programkod som på utvecklings- och testprocesser. Nedlagda resurser i dessa projekt hanteras som kostnader budgetmässigt. 3.4.8.1 Arkitekturförbättringar Arkitekturförbättringar är tänkt att på lång sikt förenkla och effektivisera förvaltningen av systemet. Projektet har ett fokus på att förenkla i arkitekturen för att underlätta förvaltningen. Projektet innehåller följande aktiviteter: Förenkla metodsignaturerna Justera ProcessState-ramverket så att det inte bryter mot riktlinjer. Gå över till @Autowired eller eventuellt JavaConfig. Utred formatter monitor. 3.4.8.2 Automatiska tester samt förbättra testprocessen Automatiska tester är en mycket viktig del av test för att verifiera att kvaliteten ligger på en önskad nivå. Det är ett nödvändigt komplement till manuella tester när man löpande vill genomföra regressionstester. Automatiska tester är alltid viktigt för att hålla en hög kvallitet men det blir extra viktigt att de automatiska testerna är väl utbyggda om man går mot en mer agil systemutvecklingsmodell då dessa blir en viktig komponent i utvecklingsmetoden. Projektet tittar vidare på hantering av automatiska tester samt delar för att förbättra testprocessen. 3.4.8.3 Omstrukturering av arkitekturen Projektet syftar till att fortsätta arbetet med att skapa och förbättra de gemensamma tjänsterna i systemet samt att modifiera befintliga tjänster så att produkterna blir mer oberoende av varandra. Projektet ska tydliggöra och avgränsa den befintliga tjänstearkitekuren som finns i systemet för att underlätta parallella projekt. Nyttan är även att regler skapas och struktur byggs kring hur tjänstearkitekturen hanteras och releasas. 3.4.8.4 Byta ut LDAP Vid återkommande tillfällen har man i förvaltningen av systemet stött på problem när den sökandes uppgifter har befunnit sig i LDAP och resten av uppgifterna funnits i NyA:s databas. Dels är det ett förvaltningsproblem att jobba mot flera datakällor som måste ligga i synk. Systemet skulle förenklas avsevärt om vi gick över från LDAP till en vanlig relationsdatabas.
Dnr 2012:65 13(16) Vidare är LDAP snabb på läsning men inte på uppdatering så även ur prestandasynpunkt skulle det vara önskvärt att göra något år detta. Under året som gått har en utredning gjorts för att se om det går att byta ut sökande-ldap:en mot en databas. En prototyp gjordes och en enklare prestandakoll genomfördes också. Utredningen rekommenderar att vi går vidare och gör detta byte och i detta projekt föreslås även att vi byter ut den LDAP som innehåller användarna i expertklienten. 3.4.8.5 Unchecked exceptions När systemet var nytt var den rådande uppfattningen att varje fel skulle fångas och hanteras även om det i praktiken bara handlade om att logga felet och gå vidare. Man skulle så att säga enbart hantera checked exceptions. Nu är det emellertid så att vid de fall som ett undantag uppstår så handlar det just om ett undantag och hur man skall hantera detta är mycket sällan självklart. I branschen har man därför vänt på resonemanget och utvecklat ett mer pragmatiskt förhållningssätt med s.k. unchecked exceptions, där man istället hanterar dessa fel enbart när man vet hur dessa skall hanteras. Detta möjliggör snabbare förändringar på grund av att utvecklarna inte behöver ägna tid åt dessa delar längre oavsett om det handlar om nyutveckling eller modifiering. En positiv bieffekt är att kodens läsbarhet ökar vilket man framförallt har nytta av i den långsiktiga förvaltningen. 3.4.8.6 Byte av loggningsramverk Det loggningsramverk som används idag har blivit omodernt och lever inte upp till de krav som ställs av en modern driftsorganisation idag. Loggningen behöver göras ännu mer dynamisk och flexibel än vad som är möjligt med nuvarande loggningsramverk. Som exempel kan nämnas att vi har behov av att kunna konfigurera loggningen mer finkornigt. Som det är nu kan man bara slå på debugloggning för hela systemet vilket leder till att loggarna rullar var 10:e minut och därmed försvinner informationen så fort att man i princip inte kan använda denna nivå. Detta är ett exempel på de tillkortakommanden som vi skulle vilja få åtgärda. 3.4.8.7 Förbättra i batchramverket Batchar har idag ett ramverk för beställning, parameterpassning och flödeskontroll till viss del. Däremot är lösningarna för kommunikation med andra system så som filutbyten och epostutskick, gjorda för varje enskild batch. Allt detta bidrar till onödig komplexitet i koden och förvaltningen skulle ha mycket att vinna på att ha en gemensam hantering av detta. 3.4.8.8 Förbättra expertklienten Expertklienten är en stor del av NyA-systemet och denna har utvecklats och vidareutvecklats under ett stort antal år nu. Det finns ett antal gemensamma komponenter i swingklienten där förändrade behov kräver en genomgång av hur dessa komponenter skall fungera. Vidare har de många årens användning väckt nya idéer om gemensamma lösningar. Dessutom så har en del komponenter tillkommit efter flera färdigimplementerade funktioner vilket har lett till att vi har en backlog att ta hand om här för att hanteringen skall vara enhetlig. Eftersom det är en stor klient så är det en hel del arbete med detta som vore värdefullt att få genomfört under stort fokus. Vid sökning och populering av tabeller sker en mängd kontroller för att avgöra huruvida andra fält och knappar skall vara aktiva/editerbara. Genom förbättrade ramverkskomponenter
Dnr 2012:65 14(16) för exempelvis indexsökningar och tabeller förenklas såväl felsökning och underhåll som nyproduktion 3.4.8.9 Refaktorisera dataaccessobjekt Som med alla större system där det är många inblandade så har riktlinjer förståtts och missförståtts på många olika sätt. En avvikelse mot riktlinjerna är att alltför mycket logik har hamnat nere i dataaccesslagret i stället för i affärslogiklagret. En effekt av detta är att det på flera ställen är onödigt krånglig och därmed svårunderhållen SQL. Detta projekt skulle fokusera på att flytta upp affärslogik som hamnat nere dataaccesslagret för att därigenom kunna förenkla den SQL som används. Koden skulle därigenom bli mer lättläst, mindre felbenägen och lättare att felsöka. 3.4.8.10 Införa automatiseringsstöd i VP/AT FitNesse är ett acceptanstygsverktyg baserat på öppen källkod. Verktyget kan automatiskt jämföra vad mjukvaran ska utföra och vad den faktiskt utför, och det finns även stöd för att återställa testdatat efter genomförda tester. I FitNesse kan testarna administrera och skriva sina tester i en enkel Wiki. FitNesse kopplar sedan ihop testerna med själva programkoden med hjälp av fixturer. Fixturer är enkla kodmoduler som översätter tester skrivna i fritext till serveranrop. Fixturerna kan liknas vid enskilda legobitar som kan återanvändas för att bygga ihop nya testfall, allt utifrån behov och fantasi. Det är en programmerare som skriver fixturerna, men detta görs i samarbete med en testare. Genom att använda verktyget FitNesse kan man automatisera återkommande inmatningar och tester som görs under VPAT, exempelvis inmatningar av anmälningar, meriter och anmälningsavgifter. Verktyget kan även användas för att köra batchar och kontrollera körresultatet av dessa. Vidare kan verktyget användas för att dokumentera acceptanskriterier vilket skulle möjliggöra att vi får ett bra verktygsstöd som uppmuntrar testdrivet projektarbete. 3.4.8.11 Ersätta RTF med FitNesse Idag används ett verktyg från IBM som heter RTF för NyA:s autotester. RTF har ett antal tillkortakommanden vilka vore angelägna att komma bort ifrån. Projektet syftar till att ersätta RTF med FitNesse. 3.4.8.12 Underhåll teknik Projektet innehåller aktiviteter för tekniskt underhåll av systemet och verktyg. Kontot är ITarkitektens konto och är till för att ta om hand löpande förändringar av mindre omfattning som inte ryms i något av de föreslagna projektens omfattning. Kod ÄB - Problem och förbättringsförslag av kodstrukturen är dokumenterade som kod ÄB. Kod ÄB kan innehålla all typer av kodförbättring av koden inklusive översyn av versioner av 3:e parts produkter. Kod ÄB är mycket viktigt för att hålla en hög kodkvallitet och underlätta förvaltning av systemet. I ett system av denna storlek finns alltid ett stort antal kod ÄB att ta hand om. Det är en utmärkt mekanism för att hantera den tekniska skuld som ett system av denna storlek alltid dras med. Gå igenom Maven. Maven kan sammanfattas som ett verktyg som håller reda på alla beroenden och som bygger ihop alla delprodukter i applikationen. Vi behöver dels uppdatera version samt anpassa m2e (Maven to Eclipse). Detta är ett
Dnr 2012:65 15(16) opensourceinitiativ som tagits för att kunna integrera byggsystemet Maven med utvecklingsmiljön Eclipse. Det vi behöver göra är att anpassa detta verktyg genom att bygga plugins så att vi får med hela beroendekedjan, som det är nu går verktyget inte tillräckligt djupt i beroendehierarkin. För närvarande löser man detta med ganska mycket handpåläggning och det är inte hållbart i längden. Underhåll stödapplikationer - Tekniskt underhåll av ett antal stödapplikationer som vi tagit fram. I allmänhet handlar det om verktyg som hjälper oss i olika sammanhang som t.ex. inhubbling, tömning av ärendeköcache m.m. Död kod ett arbete som aldrig blir helt färdigt men som måste hanteras löpande. Det har genom åren tillkommit en hel del död kod dvs. kod som aldrig anropas. Detta kan uppstå när projekten inte vågar/kan rensa bort vissa delar av kodmassan som inte kommer att utnyttjas. Död kod försvårar förvaltningen och felsökning. Inom ramen för BAST13 för vi genomföra städningar så långt det är möjligt inom ramen för föreslagna timmar. Refaktorisera REST. I samband med VEP135 då REST-gränssnittet togs fram så togs ett antal designbeslut under stark tidspress. Med det man vet i dag så skulle vi ha gjort ett par lösningar annorlunda och detta vill vi sätta av tid för att korrigera. Alla aktiviteterna ovan bidrar till tekniskt underhåll av systemet. 3.5 Acceptanstest 3.5.1 Målsättningar Målsättningen för verksamhetsområdet acceptanstest kan sammanfattas i följande punkter: Planera och sätta upp testerna utifrån verksamhetens önskemål och sätta upp mål för testningen i samarbete med Antagningsproduktion såväl som utifrån nya projekt. Utveckla stödet till produktion genom att förbereda dokumentation av rutiner och förslag på arbetsrutiner. Utveckla hanteringen av testfall och testdata för att kunna återanvända dessa i omtestoch regressionstestsyfte Verka för ett mer agil testprocess, i samarbete med ITS Arbeta mer med utforskande tester, utbildning av våra testare Utveckla en agil acceptanstestprocess som kan anpassas till ett ökat antal leveranser 3.5.2 Planer Inför varje driftsättning genomförs en period av acceptanstest. Acceptanstestens omfattning avgörs i huvudsak av mängden förändringar i funktionalitet och antalet felrättningar i leveransen. I samband med ordinarie leveranser (se avsnitt 3.2) planeras en acceptanstestperiod om mellan 3 och 5 veckor beroende på leveransens omfattning. Datum om exakt omfattning av acceptanstesten dokumenteras i acceptanstestplanen (ref [5]).
Dnr 2012:65 16(16) En acceptanstestrapport med beslutsrekommendation skrivs efter varje avslutad acceptanstest finnas tillgänglig på projektplatsen NyA Förvaltning. Samt att en muntlig redogörelse görs i samband med att rapporten lämnas in. 3.6 Ekonomi Under 2013 kommer vi beställa förvaltningsåtgärder motsvarande cirka 38 000 timmar i utvecklingstid för NyA. Drygt 36 000 av dessa timmar beställs från Enheten för IT-stöd och utveckling (ITS) vid Umeå universitet och resterande timmar utförs av egna utvecklare på VHS. Utvecklingstiden fördelas mellan investeringar, dvs. ny-/vidareutveckling och kostnader. De direkta kostnaderna utgörs dels av underhåll, dels av teknikprojekt och gemensamma tekniska resurser, exempelvis teknisk support, VP-test och infrastruktur. Fördelningen mellan investeringar och kostnader beträffande utvecklingstiden visas i nedanstående figur. 44% 56% Investering Kostnad Fördelning mellan investering och kostnader förvaltningsår 2013.