UPPFÖLJNING AV VERKSAMHETSPLANEN 2018 Göteborgs universitetsbibliotek DATUM: 2019-01-16 BESLUTAD AV: Margareta Hemmed KONTAKTPERSON: Håkan Carlsson, 031-786 5135
Prioriteringar och mål för perioden 2018-2020 Verksamhetsplan 2018 Genomförda aktiviteter Resultat - måluppfyllelse Utveckla och tillgängliggöra bibliotekets samlingar och kulturarv till gagn för forskning och utbildning Fortsätta att utveckla verktyg och rutiner för statistikuttag för tryckta och elektroniska resurser I samband med årets stora byte av bibliotekssystem utvecklades ett flertal nya statistikrapporter riktade till bibliotekets förvärvare. Fler rapporter är beställda. Under 2018 har dessutom analyser genomförts rörande bl a utlåning av material beroende på olika parametrar och hur inköpsförslag fungerar som förvärvsmetod. Vidare har en utvärdering av bibliotekets inköpsplattform för e-böcker, GOBI, genomförts. Förvärvsarbetet är en nyckelaktivitet i arbetet med att utveckla och tillgängliggöra relevanta samlingar för våra användare. I arbetet med statistikanalys får vi möjlighet att använda aggregerad data för att skapa oss en uppfattning av användarnas behov och vanor. Förbereda och intensifiera retrokatalogisering av bibliotekets äldre bestånd inför införandet av automatiskt bokmagasin Under 2018 har två retrokatalogisatörer rekryterats. Arbetet med retrokatalogisering tar dock längre tid än beräknat genom införandet av ett nytt ineffektivt nationellt katalogiseringsverktyg (LibrisXL). Pontus Nybelins boksamling och Iwan Ljunggrens Bibliotek är idag färdigkatalogiserade. Vidare är 55% Sökbarhet i elektroniska system är en mycket viktig del i att göra samlingar tillgängliga och underlätta för forskare och studenter. Två tidigare dolda kulturarvssamlingar och en mängd av bibliotekets äldre material har tillgängliggjorts 2018 och är nu sökbara via bibliotekets datoriserade katalog Supersök. 2 (10)
(66 000 poster) av kortkatalog över förvärv 1958-75 katalogiserade. Tillsammans med samordnaren för kulturarvsfrågor utveckla och organisera bibliotekets kulturarvsverksamhet Planering för organisationen av ett nytt samlat kulturarvsteam pågår och beräknas vara klart i början av 2019. Kulturarvssamordnaren sitter nu med i styrgruppen för Kulturarvsakademin. Ett antal workshopar har genomförts för studenter vid Institutionen för kulturvård med utgångspunkt i källmaterial från UB:s äldre samlingar. Kulturarvssamordnaren är med i flera lokala och regionala nätverk och sprider kunskap om UB:s samlingar och kulturarv till gagn för forskning och utbildning. Den nya organisationen kommer att ge ytterligare tyngd åt arbetet med kulturarv och underlätta samordning mellan olika professioner och bidra till effektivare processer. Implementering av KvinnSam som universitetsgemensam infrastruktur, under förutsättning att ansökan godtas av rektor Implementeringen av KvinnSam som universitetsgemensam infrastruktur har genomförts under 2018. Första styrgruppsmötet genomfördes i september och föreståndare är utsedd. KvinnSams roll som universitetsgemensam infrastruktur stärker verksamheten bl a genom ett bredare nätverk, externa deltagare i styrgruppen och en ökad nationell synlighet. Digitalisering inom området rösträtt. Samverka inom Alvinkonsortiet och deltagande i KB/RJ:s nätverk inför jubileet Den svenska demokratin 100 år Göteborgs universitetsbibliotek deltar i samarbetet Demokrati100. Vi bidrar bl.a. med digitalisering av Gulli Petrinis brev som nu delvis publicerats i databasen Alvin. Genom att fortsatt digitalisera UB:s kulturarv och samlingar blir de enkelt tillgängliga för forskning och undervisning. I första hand digitaliseras det som efterfrågas av forskare, men i mån av tid digitaliseras också av bevarandeskäl. 3 (10)
Demokrati100:s arbetsgrupp har haft två möten under året och webbsidan demokrati100.se lanserades i somras. Tillhandahålla högkvalitativ, efterfrågad och effektiv användarservice Utreda möjligheten att använda mjukvaran LibAnswers för ärendehantering och chat på UB:s hemsida En arbetsgrupp har gjort studiebesök, omvärldsbevakat, testat programvaran och skrivit en rapport som fungerar som underlag för fortsatt arbete. Målet med arbetet är att göra UB:s service mer tillgänglig och effektiv. Rapporten fungerar som underlag för fortsatt arbete. Genomföra och utvärdera en ny baskompetensenkät till personal En första enkät genomfördes 2015 baserad på en lista med baskompetenser som tagits fram internt. Efter en satsning på kompetensutveckling gjordes en uppföljningsenkät under senhösten 2017. Under 2018 analyserades uppföljningen och analysen visar på en ökad kännedom inom samtliga baskompetenser. Fortsatt behov av kompetensutveckling konstateras inom området vetenskaplig publicering. Målet var att tydliggöra och stärka de kompetenser som behövs i mötet med våra användare och baserat på uppföljningen kan vi konstatera att personalen känner sig mer bekväma inom samtliga identifierade områden. Kompetensutbildningstillfällen inom vetenskaplig publicering kommer att anordnas för all personal i början av 2019. Utreda en lokal stödorganisation för forskningsdata (DAU) Fokussamtal med forskare pekar på behovet av en nätverksorganisation för forskningsdatastöd med olika kompetenser; bibliotekarie, jurist, Genom att samordna en gemensam helpdesk för forskningsdata möter vi upp den konstaterade efterfrågan på enkel och samordnad service. 4 (10)
arkivarie, IT-kundansvarig, kommunikatör och dataspecialist. En helpdesk öppnar 1 mars 2019. Installera ytterligare en lässtudio inom UB, placerad på Studietorget Hälsovetarbacken Genomföra ett projekt med mål att utveckla bibliotekets kommunikation med nya studenter Lansera ett nytt bibliotekssystem UB har under året ökat sitt bestånd av lässtudior och en ny lässtudio har installerats på Studietorget Hälsovetarbacken. Under våren gjordes genom intervjuer och enkät en kartläggning av universitetets och bibliotekets kommunikation med nya studenter. Kartläggningen visade att nuläget är relativt bra. Biblioteket har en god närvaro i strategiskt viktiga kommunikationskanaler. Dock finns det utrymme för förbättringar. Universitetets institutioner och övriga aktörer har visat vilja att samarbeta med UB i detta arbete. Nu värderas och prioriteras de förslag som presenterades i rapporten och som föreslås ingå i en övergripande kommunikationsplan mot nya studenter. I ett omfattande projekt vidareutvecklades Opensourcesystemet Koha till ett komplett Behovet av lässtudioverksamhet har ökat och nu har samtliga bibliotek med många besökare en lokal lässtudio. Projektet är genomfört och slutrapporten presenterades för ledningsgruppen i juni 2018. Projektet har haft karaktären av en förstudie med omfattande kartläggning av nuläge och förslag på åtgärder som kan förbättra studenters kännedom om den service UB erbjuder. Målet är att fler studenter känner till UB:s verksamhet efter projektets genomförande. Genom att byta ut bibliotekssystemet har sökfunktionaliteten för användarna förbättrats och förenklats 5 (10)
bibliotekssystem för Göteborgs universitetsbibliotek. Personalen utbildades och systemet driftsattes med lyckat resultat under påsken 2018. avsevärt. Det är inte längre nödvändigt att söka på flera olika ställen beroende på verkets materialtyp (tryckt bok, artikel ) Det nya systemet innebär också viktiga möjligheter att utveckla nya funktioner för användarna framöver. Lansera en ny extern UB-webb Till förmån för införandet av nytt bibliotekssystem, har den tekniska utvecklingen av bibliotekets nya webbplats fått stå tillbaka och startade först under senare delen av året. Arbetet med nytt innehåll pågår, och resultatet har löpande gjorts tillgängligt. Målet är en tydligare och mer ändamålsenlig webbplats. Tillhandahålla öppna, tillgängliga lokaler och studiemiljöer Utveckla nya studentmiljöer i Samhällsvetenskapliga biblioteket i samverkan med närliggande fakulteter och institutioner. Baserat på intervjuer, observationer och samarbete med studentkåren har Samhällsvetenskapliga biblioteket skapat ett tjugotal nya studieplatser i loungen på entréplan, fler höj-och sänkbara bord och dessutom öppnat undervisningssalen på plan 5 med datorer när denna inte används för undervisning. Genom nära samarbete och observation av användarna säkerställer vi mer tillgängliga och anpassade lokaler. I samarbete med Akademiska hus genomföra en arkitekttävling för Arkitekttävlingen är uppskjuten till våren 2019. Västlänken prioriteras av staden och därmed också Under tiden som vi väntar på att arkitekttävlingen ska starta, har vi arbetat på ett lokalprogram för det 6 (10)
nytt bibliotek för Humaniora och Konst Konstnärliga fakultetens byggprojekt, som är kopplat till detta. nya biblioteket som innebär fler och mer varierade studiemiljöer och ger en möjlighet till s k meröppet dvs tillgänglighet för studenter och GUpersonal även när biblioteket är stängt. Bidra till biblioteksutvecklingen nationellt och internationellt Genomföra en förstudie av att erbjuda UB:s nya biblioteksystem som konsortielösning till andra bibliotek Detta projekt har inte startats. Istället avvaktas utvecklingen inom den befintliga nationella KOHAcommunityn, där UB presenterat sitt arbete vid flera nätverkstillfällen. UB bidrar till utvecklingen inom området genom deltagande i KOHAcommunityn. Aktivt stötta konstnärliga fakulteten i arbetet med att ta över registrering av konstnärliga publikationer i GUP och GUPEA Akademi Valand har som första institution tagit över verksamhetens registrering av publikationer i GUPEA. UB har stöttat i arbetet med att identifiera de nya arbetsuppgifterna ochutbildat personal i den praktiska arbetsgången för registrering. Genom att Konstnärliga fakulteten själva registrerar sina konstnärliga verk i GUPEA ökar deras egen kunskap om fritt tillgängliggörande och biblioteket kan bidra med stöd och granskning av metadata för att säkerställa en hög kvalitet på publikationerna. HDK har startat upp processen för övertagande 2019 och vi ligger i därmed i fas med tidsplanen för övertagandet 2018-2020. Genomföra en andra kursomgång av kursen Presentera och En andra omgång av kursen Presentera och publicera startade upp Genom presentation och publicering av vår egen forskning och 7 (10)
publicera riktad till bibliotekets personal under hösten 2018 med slutdatum i början av 2019. Syftet med kursen är att ge stöd och inspiration i arbetet med personalens eget utvecklingsarbete/forskning, och därmed stödja kompetensutveckling, verksamhetsutveckling och marknadsföring av biblioteket. I år avhandlas systematiska litteratursökningar, service för forskare, sökhandledning för doktorander och forskare och tillgängliggörande av universitetsbibliotekets specialsamlingar. utvecklingsarbete stöder vi biblioteksutvecklingen. Främja kreativitet, effektivitet och samarbete för utveckling av verksamheten Säkerställa fortsatt utveckling och förvaltning av gemensamma processer efter lansering av nytt biblioteksdatasystem Efter lanseringen av bibliotekets nya bibliotekssystem driftsattes en ny förvaltningsorganisation med bl.a. ett produktråd. Genom att inrätta ett produktråd med produktägare och processägare säkerställs att utvecklingsönskemål från verksamheten tas om hand och prioriteras på ett sätt som gynnar verksamheten på bästa sätt. Genomföra en översyn och förnyelse av bibliotekets kvalitetssystem Under hösten startades ett projekt med mål att göra en översyn av UB:s kvalitetssystem. Projektet redovisas under februari 2019. Projektets mål är att säkra en kontinuerlig verksamhet av ständiga förbättringar. Systemet ska vara enkelt att applicera på verksamheten, samt lätt att förstå och förhålla sig till. 8 (10)
Genom deltagande i det fortsatta INU-projektets arbetsgrupp undersöka möjligheten till utökat samarbete kring, och utformande av lokalt anpassade blended learninginslag och pedagogik Under året har UB haft en person i arbetsgruppen för INU-projektet. Arbetet i INU-projektet är nu avslutat och fortsätter i form av DigiKompprojektet där UB kommer att medverka. Genom projekten är UB en viktig samarbetspartner och resurs kring frågor om blended learning och nätburen undervisning. Genomföra en ledningsbenchmark tillsammans med andra universitetsbibliotek Ett benchmarkingmöte genomfördes i oktober tillsammans med Uppsala och Oslo universitetsbibliotek. Genom benchmark med viktiga jämförelsepartners får vi viktig insyn i andra likvärdiga biblioteks utvecklingsarbete. Implementera en åtgärdsplan för att stärka det interna kommunikationsarbetet. Under året genomfördes ett projekt med att ta fram åtgärder i arbetet med internkommunikation. Projektets rapport ska nu värderas/prioriteras. Genom implementering av kommunikationsprojektets förslag stärks den interna kommunikationen. Anpassa verksamheten till en ny budgetram motsvarande 3,4% av GU:s budgeterade kostnadsomslutning. Centralisera bibliotekets stöd för fjärrinlån Projektet återupptogs i slutet av maj 2018 efter en längre tids paus. Fjärrlåneprocesserna har kartlagts på detaljnivå. Med kartläggningarna som underlag ska nu en systemutveckling genomföras för att stödja de nya arbetssätten. Projektet är pågående och i slutfasen med teknisk utveckling av systemstöd. Förhoppningen är att centraliseringen kan genomföras under våren. Genom centralisering av verksamheten kan en mindre arbetstidsbesparing förverkligas. En medarbetare flyttar internt vid årsskiftet. Lokaler är förberedda. Effektivisera verksamheten genom att utarbeta gemensamma Ett projekt presenterar i februari 2019 ett förslag till nytt arbetssätt för Genom en samfälld och mer effektiv process kommer personalen delvis 9 (10)
arbetsrutiner för bibliotekets faktureringsprocess för förkomna böcker Öka samordningen av bibliotekets vaktmästeristöd Utreda möjligheten till meröppet i flera av våra lokaler området krav- och fakturering för förkomna böcker. Förändringar beräknas genomföras under hösten 2019. Under 2018 har vaktmästeriet och Bibliotekskansliet kartlagt försörjning av kontorsvaror på UB och en ny gemensam inköpsprocess sjösatts. Under 2018 har möjligheten till öppethållande utan personal på vissa tider (meröppet) utretts för både Hälsovetarbacken och Konstbiblioteket. Utredningarna är nu klara och meröppet startar våren 2019. kunna arbeta med andra arbetsuppgifter. Genom en samfälld och mer effektiv process kommer personal delvis kunna arbeta med andra arbetsuppgifter. Genom test av meröppet kan UB framåt skapa möjligheter till ett mer flexibelt öppethållande och bemanning. 10 (10)