PSU 2013 PERSONALSTRATEGISK UPPFÖLJNING

PSU 2013 PERSONALSTRATEGISK UPPFÖLJNING 20 13 LUNDS KOMMUNS MEDARBETARPOLICY BESKRIVER DE VÄRDERINGAR OCH FÖRHÅLLNINGSSÄTT SOM SKA GENOMSYRA VÅRA ARBETSPLATSER OCH ALLA VÅRA MÖTEN MED MEDBORGARNA. HANDLINGSPLANER BASERADE PÅ MEDARBETARPOLICYN TAS FRAM OCH FÖLJS UPP ÅRLIGEN. UNDER 2013 VAR ARBETET MED ATT GÖRA LUNDS KOMMUN TILL EN ÄNNU MER ATTRAKTIV ARBETSGIVARE FORTSATT I FOKUS FÖR DET PERSONALSTRATEGISKA ARBETET

Förord Personalstrategiska nyckeltal 1. MEDARBETARPOLICY FÖR KUNDS KOMUN Personalstrategisk handlingsplan 2. MEDARBETARE I LUNDS KOMMUN Lunds kommun Lunds största arbetsgivare Mertid och övertid 3. PERSONALKOSTNADER Sjukfrånvarokostnader 4. LUNDS KOMMUN EN ATTRAKTIV ARBETSGIVARE Mål Statistik med kommentarer Personalomsättning och pensionsavgångar Rekryteringar Åtgärder inom området attraktiv arbetsgivare -Ett Lund Varumärke -Bristyrkesgrupper -@lundskommun på Instagram -Ökad kännedom om kommunens verksamhet och mål -Studentsamverkan -Översyn av introduktion för nya medarbetare och ledare -Andra åtgärder 5. UTVECKLING GENOM MEDSKAPANDE Mål Åtgärder för utveckling genom medskapande -Medskapande medarbetarskap och Utvecklingsresan -Medarbetarenkät och utvecklingsplaner Ledare i Lunds kommun Karriär- och utvecklingsvägar HR-strategi Kristallen utvecklat arbetssätt 6. MÅNGFALDEN BERIKAR Mål Statistik med kommentarer -Könsfördelning -Arbetstid Jämställdhetsindex för Lunds kommun Aktivt mångfaldsfrämjande arbete Personalstrategisk uppföljning Syftet med den personalstrategiska uppföljningen är att beskriva personalsituationen inom Lunds kommun och följa upp årets personalstrategiska handlingsplan. Uppföljningen är en bilaga till Lunds kommuns årsredovisning. Personalavsnitt finns också i respektive nämndsårsanalys. Uppföljningen används som grund för kommande handlingsplan och som referensmaterial. 7. HÄLSA OCH ARBETSMILJÖ I FOKUS Mål Statistik med kommentarer Sammanfattning av sjukfrånvaroanalysen Arbetsskador Åtgärder för hälsa och arbetsmiljö i fokus Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet 8. ATTRAKTIVA ANSTÄLLNINGSVILLKOR Mål Statistik med kommentarer Åtgärder för attraktiva anställningsvillkor främjar utveckling 9. FRAMTIDA PRIOTITERINGAR

04 06 08 08 10 10 13 15 15 17 17 17 19 20 20 20 21 21 21 21 22 22 23 23 23 23 24 28 30 31 32 34 34 34 34 36 37 38 39 39 39 46 47 47 49 52 52 52 52 56

2013 LUNDS KOMMUN ETT LUND OCH EN ATTRAKTIV ARBETSGIVARE Under året startade det kommungemensamma projektet Ett Lund vilket ska göra att vi styr och leder Lunds kommun ännu lite smartare och bättre. Ett Lund ska göra det enklare för alla oss medarbetare att ha en röd tråd i vårt jobb - ända från visionen ner till min personliga utvecklingsplan. Det personalstrategiska arbetet samordnas med och ingår i flera delprojekt inom Ett Lund. Att fördjupa och kommunicera bilden av Lunds kommun som EN attraktiv arbetsgivare är en strategisk framgångsfaktor. Lunds kommun står fortfarande inför stora utmaningar vad gäller framtida rekryteringar och personalförsörjning. Inom fem år bedöms drygt 40 procent av kommunens medarbetare behöva ersättas. Nya vägar för att nå blivande medarbetare går genom olika sociala medier, till exempel har ett stafettkonto lanserats på Instagram där medarbetare belyser sin vardag. Under året har kommunen också deltagit i arbetsmarknads- och rekryteringsmässor, samarbetat aktivt med universitet och högskolor samt genomfört särskilda marknadsföringsinsatser. I Lunds kommun finns cirka 350 ledare på olika nivåer i organisationen. Inom de närmsta åren kommer Lunds kommun att genomgå ett generationsskifte och ett flertal nya chefer behöver rekryteras. Som exempel på insatser för att säkra ledarförsörjningen har Rekryterande skolledarutbildning och Nyfiken på ledarskap! för potentiella ledare genomförts under året. Ett ledarutvecklingsprogram för nya ledare har också startat. Ett basutbud av HR-tjänster har preciserats för att erbjudas till samtliga arbetsledare inom kommunen som ett led i att säkerställa och utveckla ett värdeskapande, kvalitetssäkrat och kostnadseffektivt HR-arbete. Satsningen på utökad självservice när det gäller närvaro-/frånvarorapportering har fortsatt och omfattar nu mer än hälften av alla medarbetare. Trots det aktiva hälsofrämjande arbete och det systematiska arbetsmiljöarbete som kommunen bedriver ökade sjukfrånvaron inom kommunen tyvärr från 5,7 procent till 6,0 procent under 2013. Lunds kommun följer därmed rikstrenden. Under året inleddes en fördjupad analys av sjukfrånvaron som ska resultera i ytterligare åtgärder under 2014. Ett annat stort arbete som har genomförts under 2013 är utarbetandet av former för och genomförande av en enhetlig arbetsvärdering. Denna ska lägga grund för den lönekartläggning med utgångspunkt i diskrimineringslagen som ska genomföras under 2014. Detta är bara en liten del av det utvecklingsarbete inom personalområdet som har skett under 2013 i Lunds kommun. Vill du veta mer, läs mer här i den personalstrategiska uppföljningen! Ett STORT TACK till alla er medarbetare och ledare som i vardagen bidrar till att utveckla verksamheten och att göra det goda livet möjligt för medborgarna! Kenneth Wictor Personaldirektör Charlotte Hartelius Klaar Personal- och verksamhetsutvecklingschef 4 / LUND 2013

Som medarbetare i Lunds kommun ger vi service till kommunens medborgare inom en rad områden allt från förskola till äldreomsorg, från bygglov till miljö och ren hållning, från transportsystem till kultur och fritid. Vi bidrar varje dag till att göra det goda livet möjligt för medborgarna! Utdrag ut Medarbetarpolicyn PSU 5

PERSONALSTRATEGISKA NYCKELTAL FÖR LUNDS KOMMUN 2013 (2012 ÅRS SIFFROR INOM PARENTES) MEDARBETARE Antal månadsanställda i Lunds kommun Tillsvidare Visstid Summa Årsarbetare (7 729) 7 745 (1 308) 1 374 (9 037) 9 119 (7 186) 7 224 Antal timavlönade (årsarbetare) (640) 511 Antal anställda 10 000 9 000 8 000 7 000 6 000 Visstidsanställda 5 000 Tillsvidareanställda 4 000 3 000 2 000 1 000 0 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 År Mertid och övertid (årsarbetare) Mertid Övertid Totalt (53) 54 (48) 46 (100) 101 PERSONALKOSTNADER Personalkostnader (mdr) (3 494) 3 636 Andel av totala kostnader (%) (56) 57 Sjukfrånvarokostnader (mkr) (75,7) 83,0 PERSONALFÖRSÖRJNING Kvinnor Män Totalt Genomsnittlig ålder (46,4) 46,4 (46,6) 46,4 (46,5) 46,4 Genomsnittlig pensionsålder (64,9) 64,9 Personalomsättning (%) (7,7) 9,0* Antal utannonserade tjänster (1 203) 1 109 17% 41% 42% Rekryteringsbehov inom 5 och 10 år Inom 5 år Inom 5-10 år Inget ersättningsbehov *Under året gick kommunens personliga assistenter över i privat regi. Om dessa 90 medarbetare inte tas med i personalomsättningen blir den istället 7,8 procent. 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 6 5 4 3 2 1 0 HÄLSA OCH ARBETSMILJÖ Sjukfrånvaro (%) Total (5,7) 6,0 Andel > 60 dgr (46,5) 46,3 Kvinnor (6,3) 6,8 Män (3,8) 3,6 Antal medarbetare som mottagit friskvårdsbidrag Antal hälsoinspiratörer (256) 308 Antal Utmärkt hälsofrämjande arbetsplatser Totalt (29) 31 varav steg 2 (1) 3 Sjukfrånvaro % 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 År UTVECKLING GENOM MEDSKAPANDE Medarbetarenkäten Genomsnittsresultat 2010 2012 År Totalt Arbetsledare 700 600 500 400 300 200 100 0 2012 Fortsatt gott arbetsklimat Lunds kommun på SKLs genomsnitt Hög svarsfrekvens SKL Hållbart medarbetarengagemang, HME Nyckeltal ** Svarsbetyg Alla kommuner * 78 4,1 (2 906) 3 188 Lunds kommun 77 4,1 * som rapporterat in i Kolada 2012 **enligt Kolada 26% Arbetsskador och tillbud 648 413 506 257 613 447 583 2010 2011 2012 2013 74% Arbetsskador Tillbud 283 Svarsfrekvens Svarade Svarade inte År ATTRAKTIVA ANSTÄLLNINGSVILLKOR 2011 2012 2013 Medianlön (kr) 23 284 24 026 24 800 Män 23 865 24 550 25 250 Kvinnor 23 100 24 000 24 703 6 / LUND 2013 MÅNGFALD Andel deltidsanställda (%) Kvinnor (35) 35 Män (22) 21 Totalt (32) 31 Jämställdhetsindex * (99) 100 * Nyckeltalsinstitutet har reviderat poängskalorna för 2012 och 2013 Andel kvinnor och män 77 23 Kvinnor Män

KOMMUNENS SAMLADE VERKSAMHET KOMMUNKONCERNEN OMFATTAR LUNDS KOMMUN MED DESS NÄMNDER OCH STYRELSER, KOMMUNALFÖRBUND SAMT FÖRETAG SOM KOMMUNEN PÅ GRUND AV ANDELSINNEHAV HAR INFLYTANDE ÖVER. KOMMUNEN HAR DÄRUTÖVER 16 UPPDRAGSFÖRETAG. PSU 7

KAPITEL 1 MEDARBETARPOLICY FÖR LUNDS KOMMUN Medarbetarpolicyn för Lunds kommun beskriver de värderingar och förhållningssätt som ska genomsyra våra arbetsplatser och alla våra möten med medborgarna. Grundläggande för medarbetarskapet är ett medskapande förhållningssätt och att vi varje dag bidrar till att göra det goda livet möjligt för medborgarna. MEDARBETARPOLICY Medarbetarpolicyn är indelad i olika områden. Utöver den övergripande inriktningen Vi gör det goda livet möjligt ingår följande områden: Utveckling genom medskapande Mångfalden berikar Hälsa och arbetsmiljö i fokus Attraktiva anställningsvillkor främjar utveckling PERSONALSTRATEGISK HANDLINGSPLAN FÖR 2013 Handlingsplaner baserade på medarbetarpolicyn ska tas fram och följas upp i samband med årsredovisningen. Varje år antar därför kommunstyrelsen en handlingsplan för det personalstrategiska arbetet. Handlingsplanen innehåller särskilda åtgärder som ska vara i fokus kommande år och är ett komplement till det ordinarie HR-arbetet i kommunen. För att Lunds kommun på bästa sätt ska möta framtidens behov behöver vi vara en attraktiv arbetsgivare för alla! Lunds kommun står inför en stor utmaning när det gäller den framtida personal- och ledarförsörjningen. Utmaningen ligger i att kunna rekrytera och introducera nya medarbetare samt att behålla, ta tillvara och utveckla befintliga medarbetare. Arbetet med att göra Lunds kommun till en ännu mer attraktiv arbetsgivare är långsiktigt och fortsätter därför att vara i fokus för det personalstrategiska arbetet. Särskilt fokus under 2013 var följande: Ökad kännedom om kommunens samlade verksamhet och mål Översyn av introduktion för nya medarbetare och ledare Karriär- och utvecklingsmöjligheter inom kommunen ska belysas och utvecklas. Översyn av former för arbetsvärdering inför lönekartläggning. Fortsatt arbeta med hälso- och arbetsmiljöfrämjande insatser. Särskilt fokus ska ligga på tidiga insatser. Det kommungemensamma målet är en minskning av sjukfrånvaron med 0,2 procentenheter jämfört med 2012. Läs om vad som har gjorts inom respektive område i de olika kapitlen här i den personalstrategiska uppföljningen. Till medarbetarpolicyns olika områden finns riktlinjer för stöd i det vardagliga arbetet. Medarbetarpolicyn och riktlinjerna finns på intranätet tillsammans med tillhörande verktyg, såsom personalprocesser, råd och guider. 8 / LUND 2013

Personalstrategisk handlingsplan Personalstrategin ska stödja verksamheternas utveckling, bidra till att kommunen lever upp till medarbetarpolicyn och dra nytta av utveckling inom HR-området Verksamheternas mål och utveckling Vilka mål har verksamheterna de närmaste 2 åren? Vilken utveckling kommer de att genomföra? Vilka större förändringar står de inför? Personalstrategisk handlingsplan Vad sker för utveckling inom HR-området i omvärlden? Vad säger medarbetarpolicyn? Vad behöver göras för att kommunen ska leva upp till medarbetarpolicyn? Vad har det för påverkan på personalfrågorna? Vilka är de viktigaste personalfrågorna? Vad behöver göras inom personalområdet för att bäst bidra till verksamheternas mål och utveckling? PSU 9

KAPITEL 2 MEDARBETARE I LUNDS KOMMUN Definitioner Tillsvidareanställda Som tillsvidareanställda räknas heltids- och deltidsanställda. Visstidsanställda Som visstidsanställda räknas månadsavlönade medarbetare som har tidsbegränsade anställningar. Timavlönade inkluderas inte. Årsarbetare Antalet årsarbetare är antalet tillsvidareanställda medarbetare (inklusive tjänstlediga) omräknat till heltidstjänster. Statistik per 31 december 2013 Antalet medarbetare beräknas per den 31 december 2013. LUNDS KOMMUN LUNDS STÖRSTA ARBETSGIVARE under 2013. Antalet tillsvidareanställda ökade med 16 personer och visstidsanställda med 66 personer. Även antalet tillsvidareanställda årsarbetare fortsatte att öka under 2013 (+38). Till detta tillkommer timavlönade medarbetare. Diagram 1 Månadsavlönade anställda i Lunds kommun 2003-2013 10 000 9 000 8 000 7 000 6 000 5 000 4 000 3 000 2 000 1 000 0 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Visstidsanställda Tillsvidareanställda År Lunds kommun är med sina drygt 9 000 medarbetare den största arbetsgivaren i Lund sett till antalet medarbetare inom kommungränsen. Jämfört med föregående år ökade antalet månadsavlönade medarbetare inom Lunds kommun med 82 personer Tabell 1 Antal månadsanställda i Lunds kommun 2008-2013 År Tillsvidareanställda Visstidsanställda Summa tillsvidareoch visstidsanställda Tillsvidareanställda årsarbetare 2008 7 457 1 352 8 809 6 890 2009 7 510 1 193 8 703 6 942 2010 7 599 1 380 8 979 7 028 2011 7 670 1 326 8 996 7 108 2012 7 729 1 308 9 037 7 186 2013 7 745 1 374 9 119 7 224 10 / LUND 2013

Diagram 2 Antal tillsvidareanställda årsarbetare 2003-2013 8 000 7 000 6 000 5 000 4 000 3 000 2 000 1 000 0 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 År Tabell 2 Antal månadsavlönade medarbetare per nämnd 2009-2013 Tillsvidareanställda Visstidsanställda 2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 Barn- och skolnämnd Lunds stad 2 075 2 116 2 157 2 128 2 142 310 318 300 326 379 Barn- och skolnämnd Lund Öster 908 895 872 862 851 90 94 89 110 111 Byggnadsnämnden 76 76 78 78 76 2 4 5 3 6 Kommunstyrelsen 155 158 159 178 184 15 18 30 28 26 Kultur- och fritidsnämnden 339 327 330 328 332 52 49 64 65 89 Miljönämnden 22 23 23 23 24 2 2 2 1 3 Renhållningsstyrelsen 107 106 102 105 109 8 8 8 4 5 Servicenämnden 343 344 345 354 358 24 25 31 32 18 Socialnämnden 416 421 416 417 439 189 231 192 176 161* Tekniska nämnden 67 64 68 72 70 4 7 3 6 6 Utbildningsnämnden 824 842 853 888 891 124 174 184 185 186 Vård- och omsorgsnämnden 2 187 2 239 2 277 2 304 2 279 361 436 406 360 371 *Av socialnämndens 161 visstidsanställda avser 72 personer i arbetsmarknadspolitiska insatser, till exempel OSA (offentligt skyddad anställning), särskilt anställningsstöd, deltagare i arbetsförmedlingens jobb- och utvecklingsgaranti samt instegsjobb. Inom Lunds kommun har vård- och omsorgsnämnden det största antalet medarbetare med totalt 2 650 månadsavlönade medarbetare. Tätt därefter följer barn- och skolnämnd Lunds stad med 2 521 månadsavlönade medarbetare. Antalet timavlönade omräknat till årsarbetare har minskat med 129 årsarbetare totalt i Lunds kommun jämfört med föregående år. Den största skillnaden har skett inom vård- och omsorgsnämnden som under 2013 upphörde med personlig assistans inom LSS-verksamheten. Tabell 3 Antalet timavlönade omräknat till årsarbetare 2012-2013 2012 2013 Barn- och skolnämnd Lunds Stad 146,2 147,7 Barn- och skolnämnd Lund Öster 50,6 47,5 Byggnadsnämnden 3,5 3,0 Kommunstyrelsen 7,1 5,2 Kultur- och fritidsnämnden 18,0 16,8 Miljönämnden 0,1 0,1 Renhållningsstyrelsen 2,7 2,6 Servicenämnden 35,8 35,5 Socialnämnden 26,1 24,5 Tekniska nämnden 1,0 1,3 Utbildningsnämnden 20,2 19,9 Vård- och omsorgsnämnden 315,4 206,7 Totalt 639,9 510,5 PSU 11

Inom kommunen finns cirka 200 yrkesgrupper som i sin tur kan bestå av anställningar med varierande titlar. Undersköterskor och förskollärare är de största yrkesgrupperna. Andra stora yrkesgrupper är barnskötare, handledare (vårdare) och lärare inom de olika skolformerna. Tabell 4 Antal anställda inom de största yrkesgrupperna Yrkesgrupp Antal månadsavlönade totalt Antal visstidsanställda (månadsavlönade) Visstidsanställda av totalt antal månadsavlönade (%) Förskollärare 770 70 9,1 Undersköterska, äldreomsorg 716 36 5,0 Undersköterska, hemvård 628 103 16,4 Barnskötare 525 136 25,9 Handledare (vårdare) 472 49 10,4 Lärare gymnasium, allmänna ämnen 424 72 17,0 Lärare grundskola, tidigare år 413 52 12,6 Lärare grundskola, senare år 357 67 18,8 Fritidspedagog 286 44 15,4 Socialpedagog/behandlingsassistent 267 33 12,4 Lokalvårdare 261 21 8,0 Visstidsanställda månadsavlönade medarbetare finns i varierande omfattning inom de största yrkesgrupperna. Särskilt barnskötare har en hög andel visstidanställda. Timavlönade ingår inte i statistiken. Tabell 5 Timavlönade omräknade till årsarbetare inom de största yrkesgrupperna Yrkesgrupp 2011 2012 2013 Förskollärare 8,0 7,3 7,3 Undersköterska, äldreomsorg 33,7 41,1 29,0 Undersköterska, hemvård 1,4 2,2 0,4 Barnskötare 120,8 131,6 128,7 Handledare (vårdare) 63,8 64,8 53,4 Lärare gymnasium, allmänna ämnen 4,2 5,3 3,9 Lärare grundskola, tidigare år 9,4 8,1 9,0 Lärare grundskola, senare år 8,7 10,4 11,6 Fritidspedagog 1,6 2,3 3,0 Socialpedagog/behandlingsassistent 20,6 23,4 22,2 Lokalvårdare 26,1 26,8 26,8 Vårdbiträde, äldreomsorg 104,0 98,5 72,7 I jämförelse med 2012 har dock timavlönade vårdbiträden minskat avsevärt. Flertalet timavlönade vårdbiträden har månadsanställts under året. 12 / LUND 2013

MERTID OCH ÖVERTID Tabell 6 Mertid och övertid per nämnd omräknat till årsarbetare och tusentals kronor inklusive sociala avgifter 2011-2013 Nämnd Totalt 2011 Totalt 2012 Totalt 2013 Varav mertid 2013 Varav övertid 2013 Motsvarande (tkr) Barn- och skolnämnd Lunds stad 19,9 20,3 20,0 15,2 4,8 9 615 Barn- och skolnämnd Lund Öster 7,8 8,6 8,9 6,6 2,3 4 308 Byggnadsnämnden 0,3 0,2 0,4 0,0 0,4 356 Kommunstyrelsen 1,1 1,5 1,5 0,1 1,4 1 578 Kultur- och fritidsnämnden 2,8 2,8 3,6 2,5 1,0 1 742 Miljönämnden 0,0 0,1 0,1 0,0 0,1 94 Renhållningsstyrelsen 3,0 4,7 4,5 0,0 4,4 3 356 Servicenämnden 7,4 7,3 7,7 2,7 5,1 5 209 Socialnämnden 3,5 3,3 3,2 1,3 1,9 2 083 Tekniska nämnden 0,4 0,4 0,4 0,0 0,4 409 Utbildningsnämnden 5,8 5,0 5,7 3,0 2,7 3 580 Vård- och omsorgsnämnden 57,3 46,0 44,6 22,9 21,7 24 504 Samtliga nämnder 109,3 100,2 100,7 54,3 46,2 56 832 Den totala mer- och övertiden inom kommunen motsvarar 100,7 årsarbetare. Detta är en ökning jämfört med föregående år med 0,5 årsarbetare. Ökningen beror på ett ökat uttag av mertid motsvarande 1,8 årsarbetare. Uttaget av övertid har minskat med motsvarande 1,3 årsarbetare. Kostnaden för mer- och övertid inom kommunen för 2013 är 56,8 miljoner vilket är en ökning med drygt 2 miljoner kronor jämfört med föregående år. Kostnaden för mer- och övertid motsvarar 1,6 procent av den totala personalkostnaden för 2013. Tabell 7 Mertid och övertid uppdelat på kön omräknat till årsarbetare 2013 Mertid Övertid Totalt Kvinnor 43,3 28,1 71,4 Män 11,1 18,2 29,3 Totalt 54,4 46,3 100,7 Uttagen mertid har minskat för kvinnliga medarbetare motsvarande 0,4 årsarbetare och för manliga medarbetare har uttaget av mertid ökat med motsvarande 2,2 årsarbetare jämfört med föregående år. Vad gäller övertid har kvinnorna ökat uttaget marginellt, motsvarande 0,1 årsarbetare medan männen har minskat med motsvarande 1,4 årsarbetare jämfört föregående år. PSU 13

Tabell 8 Mertid och övertid uppdelat på kön, omräknat till miljoner kronor och inklusive sociala avgifter Mertid Övertid Totalt (mkr) Kvinnor 16,6 21,6 38,2 Män 4,0 14,6 18,7 Totalt 20,6 36,2 56,8 Kvinnliga medarbetare inom kommunen tar ut något mer övertid än mertid i genomsnitt. De manliga medarbetarna tar ut övertid i betydligt högre grad, över tre gånger så mycket jämfört med uttagen mertid. Skillnaden i fördelning beror till stor del på att kvinnliga medarbetare i betydligt högre utsträckning arbetar deltid. Tabell 9 Mertid och övertid omräknat till antal årsarbetare inom de största yrkesgrupperna Yrkesgrupp 2012 2013 Förskollärare 6,8 6,2 Undersköterska, äldreomsorg 6,6 6,4 Undersköterska, hemvård 11,4 11,4 Barnskötare 7,7 8,1 Handledare (vårdare) 10,4 10,1 Lärare gymnasium, allmänna ämnen 1,6 2,0 Lärare grundskola, tidigare år 1,1 1,1 Lärare grundskola, senare år 1,2 1,3 Fritidspedagog 2,2 2,3 Socialpedagog/behandlingsassistent 2,5 2,2 Lokalvårdare 1,3 3,3 De yrkesgrupper inom kommunen som har det största uttaget av mertid och övertid är fortsatt undersköterskor inom hemvården och handledare (vårdare). Det är samtidigt undersköterskor inom hemvården som är den av de största yrkesgrupperna som har den största sjukfrånvaron (se kapitel 7). 14 / LUND 2013

KAPITEL 3 PERSONALKOSTNADER PERSONALKOSTNADER Personalkostnaderna uppgick för år 2013 till 3 636 miljoner kronor vilket motsvarar 57 procent av kommunens kostnader. Som jämförelse kan nämnas att personalkostnaderna för år 2012 var 3 494 miljoner kronor och har därmed ökat med fyra procent. Diagram 3 Personalkostnadernas andel av den kommunens totala kostnader Andel personalkostnader denna som ökat mest räknat i antal miljoner kronor. Mer att läsa om hur sjukfrånvaron har utvecklats under året finns i kapitlet Hälsa och arbetsmiljö i fokus. Diagram 4 visar hur sjukfrånvarokostnaderna har utvecklats mellan 2003 och 2013. Sedan 2007 betalar arbetsgivaren 80 procent av lönen för dag 2-14 samt 10 procent för dag 15 90. Arbetsgivaren betalar även semesterersättning och sociala avgifter för karensdagen och sjukfrånvaron från 90 till 180 dagar under de tre första åren. Nedanstående kostnader är inte omräknade med hänsyn till inflationen. Diagram 4 Sjukfrånvarokostnader i miljoner kronor 43% 57% 80 70 60 50 40 30 Personalkostnader Övriga kostnader SJUKFRÅNVAROKOSTNADER Sjukfrånvarokostnaderna för år 2013 var 83 miljoner kronor, vilket är en ökning med 7 miljoner eller 10 procent från 2012 års 75,7 miljoner kronor. Detta beror på att sjukfrånvaron ökat under året och då främst korttidssjukfrånvaron. Fördelningen av sjukfrånvarokostnaderna på karensdag, dag 2-14, dag 15-90 samt dag 91-180 visar på en ökning av sjukfrånvarokostnaderna för samtliga intervall. Sjukfrånvaron för dag 2-14 står för den största andelen, nämligen 77,5 procent av totala sjukfrånvarokostnader. Det är också 20 10 0 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Sjukfrånvarokostnaderna för år 2013 motsvarar 2,3 procent av de totala personalkostnaderna. Sjukfrånvaron medför en ökad administration för bland annat vikarieanskaffning, sämre kvalitet och ökad stress för övriga medarbetare på arbetsplatsen. Till sjukfrånvarokostnaderna tillkommer rehabiliteringskostnader samt kostnader för vikarier. År PSU 15

Tabell 10 Fördelning av sjukfrånvarokostnader 2010-2013 2010 2010 2011 2011 2012 2012 2013 2013 tkr % tkr % tkr % tkr % Karensdag 3 429 5,1 3 634 5,1 3 830 5,1 4 103 4,9 Dag 2 t o m dag 14 51 797 76,6 54 600 77,3 58 137 76,8 64 354 77,5 Dag 15 t o m dag 90 9 182 13,6 9 050 12,8 10 001 13,2 10 684 12,9 Dag 91 t o m dag 180 3 024 4,5 3 253 4,6 3 731 4,9 3 857 4,6 Sjukfrånvaro vissa lärare 163 0,2 86 0,1 47 0,1 0 0,0 Summa 67 595 100 70 623 100 75 747 100 82 998 100 Diagram 5 Fördelning av sjukfrånvarokostnader Karensdag Dag 2 t o m 14 Dag 15 t o m 90 Dag 91 t o m 180 Sjukfrånvaro vissa lärare Arbetsgivaren kan enligt kollektivavtalet AB bli skyldig att utge sjuklön om en medarbetares sjukpenning eller förlängd sjukpenning blir indragen av Försäkringskassan. Sjuklönen betalas i sådana fall under tiden som medarbetaren är sjukskriven, dock längst under 180 dagar. Under 2013 har Lunds kommun betalat ut sjuklön enligt ovanstående till 9 personer under 2013 att jämföra med 3 under 2012 och 8 under 2011. 16 / LUND 2013

KAPITEL 4 LUNDS KOMMUN EN ATTRAKTIV ARBETSGIVARE För att Lunds kommun på bästa sätt ska möta framtidens behov behöver vi vara en attraktiv arbetsgivare. För att Lunds kommun på bästa sätt ska möta framtidens behov behöver vi vara en attraktiv arbetsgivare. Lunds kommun står inför en stor utmaning när det gäller den framtida personal- och ledarförsörjningen. Utmaningen för kommunen ligger i att kunna rekrytera och introducera nya medarbetare och ledare samt att behålla, ta tillvara och utveckla befintliga medarbetare och ledare. Arbetet med att göra Lunds kommun till en ännu mer attraktiv arbetsgivare är långsiktigt och fortsätter därför att vara i fokus för det personalstrategiska arbetet. Viktiga utgångspunkter är den kommungemensamma medarbetarpolicyn samt Vision 2025 för Lunds kommun. I medarbetarpolicyn betonas främst tre områden som bidrar till att profilera Lunds kommun som en attraktiv arbetsgivare: Genom att alla medarbetare varje dag bidrar till att göra det goda livet möjligt för medborgarna upplevs kommunens arbetsuppgifter som meningsfulla. För att medborgarna alltid ska kunna ges bästa möjliga service vill och behöver kommunens verksamheter ständigt utvecklas och förbättras. Lunds kommun vill vara en organisation som präglas av utveckling, idérikedom och handlingskraft. Genom att medarbetarna utvecklas, utvecklas verksamheten. Den personalstrategiska handlingsplanen för 2013 angav följande särskilda strategiska åtgärder inom området: Ökad kännedom om kommunens samlade verksamhet och mål Översyn av introduktion för nya medarbetare och ledare MÅL Lunds kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare. STATISTIK MED KOMMENTARER Medelåldern för tillsvidareanställda medarbetare i Lunds kommun är 46,4 år, vilket är en minskning med 0,1 år sedan föregående år. Medelåldern är densamma för män och kvinnor. Tabell 11 Genomsnittlig ålder uppdelad på kvinnor och män 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Kvinnor 46,7 46,6 46,5 46,3 46,4 46,4 Män 47 47 46,9 46,7 46,6 46,4 Alla 46,8 46,7 46,6 46,4 46,5 46,4 Tabell 12 Tillsvidareanställda uppdelade i åldersgrupper och i procent av samtliga tillsvidareanställda 2010-2013 Åldersgrupp 2010 (%) 2011 (%) 2012 (%) 2013 (%) - 20 år 0,0 0,1 0,1 0,1 21-25 år 2,7 2,6 2,6 2,5 26-30 år 7,4 7,7 7,1 7,2 31-35 år 10,1 9,8 10,3 10,3 36-40 år 12,4 13 12,6 12,8 41-45 år 12,2 12,2 13,1 13,6 46-50 år 13,3 13,6 13,6 13,6 51-55 år 14,3 13,9 13,4 13,7 56-60 år 15,9 15,7 15,2 14,4 61-65 år 11,2 10,9 11,4 11,2 66 år - 0,5 0,5 0,6 0,7 Den största förändringen vad gäller åldersfördelning av tillsvidareanställda under 2013 har skett i åldersgruppen 56-60 år som minskade med 0,8 procentenheter. Det är dock fortfarande den största åldersgruppen. PSU 17

I diagram 6 framgår tydligt den generationsväxling som pågår bland kommunens medarbetare. Diagram 6 Andel tillsvidareanställda i procent och åldersgrupper 2007-2013 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 2007 2009 2011 2013-20 21-25 26-30 31-35 36-40 41-45 46-50 51-55 56-60 61-65 66- År Tabell 13 Genomsnittlig ålder per nämnd, sorterad efter stigande ålder Ålder Totalt Totalt Kvinnor Män 2012 2013 2013 2013 Miljönämnden 42,4 42,7 40,1 46,4 Vård- och omsorgsnämnden 44,5 44,7 44,8 43,9 Byggnadsnämnden 45,5 45,1 45,4 44,7 Kultur- och fritidsnämnden 46,7 45,8 45,6 46,2 Socialnämnden 47,0 46,4 45,8 48,2 Barn- och skolnämnd Lund Öster 46,3 46,5 46,7 44,6 Renhållningsstyrelsen 46,1 46,5 47,1 46,4 Barn- och skolnämnd Lunds stad 47,2 47,1 47,4 45,6 Tekniska nämnden 47,1 47,4 46,3 49,0 Kommunstyrelsen 47,8 48,0 47,0 50,0 Servicenämnden 48,6 48,2 47,8 48,4 Utbildningsnämnden 48,6 48,2 48,2 48,2 Totalt 46,5 46,4 46,4 46,4 Lägst genomsnittlig ålder hade miljönämnden och högst utbildningsnämnden, servicenämnden och kommunstyrelsen. 18 / LUND 2013

Tabell 14 Antal tillsvidareanställda som slutat, fördelat på avgångsorsak 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Slutat på egen begäran 346 256 253 361 348 390 Pension 178 207 168 216 170 194 Annan orsak 279 44 64 60 80 111 Summa 803 507 484 637 598 695 Antal tillsvidareanställda 7 457 7 510 7 599 7 670 7 729 7 745 Personalomsättning (antal som slutat av totalt antal) i % 10,6 6,7 6,3 8,2 7,7 9,0* PERSONALOMSÄTTNING OCH PENSIONSAVGÅNGAR Personalomsättningen för 2013 var 9,0 procent. Under året gick kommunens personliga assistenter över i privat regi. Om dessa 90 medarbetare inte tas med i personalomsättningen blir den istället 7,8 procent. 28 procent av samtliga avgångar för tillsvidareanställda berodde på pension vilket är detsamma som föregående år. Andelen medarbetare som slutat på egen begäran är något lägre i år, 56 procent. Vård- och omsorgsnämnden hade högst personalomsättning 2013 med 11,9 procent följt av socialnämnden, 9,1 procent. Lägst personalomsättning 2013 hade renhållningsstyrelsen med 1,8 procent följt av tekniska nämnden, 3,9 procent. *Under året gick kommunens personliga assistenter över i privat regi. Om dessa 90 medarbetare inte tas med i personalomsättningen blir den istället 7,8 procent. Diagram 7 Antal pensionsavgångar 2004-2013 250 200 150 100 Tabell 15 Genomsnittlig pensions ålder för tillsvidareanställda 2008-2013 Pensionsålder Antal 2008 64,6 178 50 0 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 År 2009 64,9 207 2010 64,8 168 2011 64,6 216 2012 64,9 170 2013 64,9 194 Den genomsnittliga pensionsåldern inom Lunds kommun är 64,9 år. 194 medarbetare lämnade kommunen för pension under året. Vid årets slut kvarstod 126 medarbetare som fyllt 65 år i tjänst. 29 procent av de tillsvidareanställda medarbetare beräknas ha gått i pension inom tio år, vilket är något lägre än föregående år då motsvarande siffra var 30 procent. Beräkningen baseras på en pensionsålder på 65 år. Tabell 16 Beräknade pensionsavgångar för tillsvidareanställda Inom 3 år Inom 5 år Inom 10 år Anställda Andel i pension om 10 år (%) Antal 691 1 161 2 279 7 745 29 PSU 19

Diagram 8 Rekryteringsbehov inom 5 och 10 år 17% 41% 42% Inom 5 år Inom 5-10 år Inget ersättningsbehov Tabell 17 Utannonserade tjänster 2011 2012 2013 Antal tjänster 1 296 1 203 1 109 Antal annonser 888 850 818 Antal sökande 31 329 38 487 38 107 Genomsnitt sökande per annons 35 45 47 Anställningsform (%) Tillsvidareanställning 55 55 55 Visstidsanställning 45 45 45 Anställningens omfattning (%) Heltidsanställning 48 55 55 Heltid- eller deltidsanställning 19 11 10 Deltidsanställning 30 31 31 Timavlönad anställning 3 3 4 PERSONALOMSÄTTNING PÅ SIKT EN RÄKNEÖVNING En prognos har gjorts för att göra en preliminär bedömning av personalförsörjningsbehovet de kommande åren. Prognosen är baserad på hur många anställda som slutade på egen begäran eller annan orsak än pension under 2013 samt på beräkningar över hur många som väntas gå i pension de närmaste åren utgående från en pensionsålder på 65 år. Siffrorna ger en tydlig vink om ett stort rekryteringsbehov den kommande framtiden. Osäkra faktorer är naturligtvis om Lunds kommun har samma behov av medarbetare framöver. En ökad befolkning kräver en ökad service samtidigt som kommunen kan komma att omorganisera, effektivisera och entreprenadutsätta vissa verksamheter. Vi kommer förmodligen även att få en ökad rörlighet bland arbetskraften på grund av att många fler lediga tjänster kommer att utannonseras även om vi just nu är inne i en lågkonjunktur. Det gäller framförallt inom kommunerna men även inom andra verksamheter med många fyrtiotalister bland sina medarbetare. Inom 5 år beräknas drygt 40 procent av dagens anställda att behöva ersättas. Inom 10 år är det totala beräknade ersättningsbehovet drygt 80 procent. REKRYTERINGAR Lunds kommun utannonserade 1109 tjänster fördelade på 818 platsannonser under 2013. Totalt inkom drygt 38 100 ansökningar vilket innebär att varje annons lockade till sig i genomsnitt 47 ansökningar, en liten ökning från föregående år. Dock varierar antalet ansökningar kraftigt beroende på sökt yrkesgrupp. Liksom föregående år avsåg 55 procent av 2013 års annonser tillsvidareanställningar. Drygt hälften (55 procent) av annonserna avsåg heltidsanställningar, vilket är samma andel som föregående år. 10 procent av annonserna möjliggjorde anställning på antingen heltid eller deltid. Annonser om arbete på deltid motsvarade 31 procent och 4 procent av annonserna gällde timavlönade arbeten. ÅTGÄRDER INOM OMRÅDET ATTRAKTIV ARBETSGIVARE Arbetet med att visa på Lunds kommun som en attraktiv arbetsgivare har sin grund i de fokusgrupper som genomfördes under 2012 med befintliga och potentiella medarbetare inom Lunds kommun. Främst framgår vikten av att belysa det meningsfulla och viktiga arbete som medarbetarna i Lunds kommun genomför varje dag med god service till medborgarna ( Vi gör det goda livet möjligt ) och den utveckling som sker i arbetet både för medarbetaren och för verksamheten. De faktorer som tydliggjordes i fokusgrupperna såsom positiva för Lunds kommun som arbetsgivare har använts på bland annat www.lund.se och i marknadsföringsmaterial. Kommunens hemsida är för många potentiella medarbetare en naturlig ingång till kommunens verksamheter och behöver därför vara lättillgänglig och informativ. Därför har till exempel sidan Jobba hos oss, som också har länk till alla lediga tjänster, uppdaterats. Berättelser om enskilda medarbetares arbeten har utvecklats och lyfts fram ytterligare. ETT LUND VARUMÄRKE Under 2013 påbörjades det kommunövergripande projektet Ett Lund vari Varumärke är ett delprojekt. I delprojektet ingår Lunds kommuns varumärke som arbetsgivare likväl som plats och organisation. Delprojektgruppen kommer att fokusera ytterligare på arbetsgivarvarumärket under 2014. BRISTYRKESGRUPPER Nämnderna har bedömt ett flertal yrkeskategorier som bristyrkesgrupper på kort och lång sikt. För att underlätta rekryteringar till dessa och andra yrken arbetar nämnderna aktivt med att väcka intresse och skapa kännedom kring verksamhetsområdet och Lunds kommun som arbetsgivare. Att öka kännedomen om kommunens samlade verksamhet 20 / LUND 2013

och mål är ett kontinuerligt arbete som behöver ske på både kommungemensam och nämndsnivå. @LUNDSKOMMUN PÅ INSTAGRAM För att ytterligare knyta an till potentiella och befintliga medarbetare i sociala medier lanserades kontot @lundskommun på Instagram i november 2013. Instagram är en gratis mobilapplikation för foto- och filmdelning och ett socialt nätverk som funnits sedan 2010 med mer än 100 miljoner användare runt om i världen. Kontot @lundskommun är ett så kallat stafettkonto där medarbetare två veckor i taget belyser sina arbetsvardagar. Hittills har bland annat lärare och kommunikatörer visat upp bilder från sin vardag. Medarbetarkontot har tagits emot mycket positivt och antalet individer som följer kontot ökar kontinuerligt. ÖKAD KÄNNEDOM OM KOMMUNENS SAMLADE VERKSAMHET OCH MÅL I den personalstrategiska handlingsplanen för 2013 anges att Lunds kommuns samlade verksamhet, organisation och mål ska tydliggöras för befintliga och potentiella medarbetare. Detta är ett kontinuerligt arbete som sker både inom nämnderna och på kommungemensam nivå. Kommunens webbplats uppdateras kontinuerligt för att säkerställa att informationen som ges om kommunen är lättillgänglig och korrekt. Intranätet är en källa till kunskap om kommunens verksamheter för befintliga medarbetare. Som exempel på åtgärder inom nämnderna för att öka kännedomen om verksamheterna kan nämnas socialförvaltningens så kallade fredagskaféer. På workshops och föreläsningar som samtliga anställda bjuds in till berättar de olika verksamheterna inom förvaltningen om sina uppdrag vilket skapar en ökad kännedom om nämndens verksamheter och mål. STUDENTSAMVERKAN Studentsamverkan är en fortsatt prioriterad fråga inom kommunen. Lunds kommun är bland annat ett så kallat partnerföretag till Lunds universitet. Inom ramen för detta samarbete har representanter för kommunkontoret under året föreläst för studenter på civilekonomprogrammet samt presenterat uppdrag kopplade till Lunds kommun (så kalllade case ) som studenterna har arbetat med. Detta har varit ett uppskattat inslag i undervisningen. Nämnderna tar varje år emot många praktikanter från olika studieprogram med syftet att ge studenterna insyn i respektive verksamhet och kommunen som helhet. För att ytterligare öka kontakten med studenter deltar kommunen Lunds kommun syns nu på Instagram Tabell 18 Bristyrken Bristyrken 1 års sikt 5 års sikt Arbetsledare inom vård och omsorg X Bygglovshandläggare X X Byggnadsinspektörer X X Erfarna badvärdar X Fritidspedagoger X X Förskollärare X X Handledare (vårdare) Ingenjörer inom lantmäteri och kartproduktion X X X Lärare i svenska 2 X X Lärare vissa ämneskombinationer X X Modersmålslärare i vissa språk X X Sjuksköterskor X Sjuksköterskor (semesterperioden) X X Skolledare X X Speciallärare/Specialpedagoger X Trafikplanerare X X Undersköterskor X Yrkeslärare X X PSU 21

i universitetets hälsningsgillen som anordnas i början på varje termin och syftar till att välkomna och informera nya studenter. Under året deltog även det kommunala studentrådet i en dialog kring Lunds kommun som attraktiv arbetsgivare. Kommunens verksamheter deltar regelbundet på arbetsmarknadsdagar på universitet och högskolor i närområdet. Studenter tas också emot inom verksamheterna på till exempel studiebesök och i samband med uppsatsskrivande. ÖVERSYN AV INTRODUKTION FÖR NYA MEDARBETARE OCH LEDARE Den personalstrategiska handlingsplanen för 2013 anger som åtgärd att en översyn av introduktion av nya medarbetare och ledare i kommunen ska ske för att dels säkerställa att medarbetare kommer snabbt in i arbetet och känner sig välkomna, dels bidra till ökad förståelse om kommunens samlade verksamhet och mål. Introduktion av en ny medarbetare kan ske på flera olika nivåer arbetsplats, förvaltning och kommungemensamt. I den kommungemensamma rekryteringsprocessen på intranätet finns en checklista för introduktion av nyanställda som specificerar vad som ska ingå i introduktionen på arbetsplatsnivå bland annat vad gäller arbetsmiljö- och mångfaldsarbete. Vad gäller den förvaltningsvisa introduk- tionen genomför en del nämnder regelbundet introduktioner för grupper av nya medarbetare. Vanligtvis gås nämndens organisation och styrdokument igenom. För att säkerställa att den kommungemensamma introduktionen är ändamålsenlig för att ge ett helhetsperspektiv och att den bidrar till bilden av Lunds kommun som en attraktiv arbetsgivare bildades en arbetsgrupp under 2013. Arbetsgruppen, som består av representanter för kommunens verksamheter, håller på att ta fram ett webbaserat koncept för introduktion. Arbetet fortsätter under 2014. Under 2013 har den första omgången av introduktionsprogrammet Ny som chef och ledare genomförts. Läs mer i kapitlet Utveckling genom medskapande. ANDRA ÅTGÄRDER FÖR ATT FRÄMJA LUNDS KOMMUN SOM ATTRAKTIV ARBETSGIVARE INOM NÄMNDERNA Andra åtgärder för att främja rekrytering inom nämnderna är bland annat strategi- och personalförsörjningsgrupper, deltagande på arbetsmarknads- och rekryteringsmässor, rekryteringsträffar i arbetsförmedlingens regi och särskilda marknadsföringsinsatser. Som exempel kan nämnas den rekryteringsfilm om barn- och skolförvaltning Lund Östers verksamhet som lanserades i september. Bland annat har filmen visats på arbetsmarknadsdagar och kommunens hemsida. Läs mer om hur nämnderna arbetar för att rekrytera nya medarbetare samt ta tillvara och utveckla befintliga medarbetare i respektive nämnds personalredovisning samt i kapitlet Utveckling genom medskapande. Lunds kommun har i rollen som partnerföretag till Lunds Universitet föreläst och presenterat uppdrag för studenterna på Civilekonomprogrammet. Deltagande i arbetsmarknadsoch rekryteringsmässor är några av kommunens åtgärder för att främja rekrytering. 22 / LUND 2013

KAPITEL 5 UTVECKLING GENOM MEDSKAPANDE "Vi bidrar alla med vårt engagemang och vår delaktighet det vi kallar medskapande" Utveckling genom medskapande är ett av områdena i den kommungemensamma medarbetarpolicyn. Området kompletteras med riktlinjer för medarbetarutveckling samt olika verktyg på kommunens intranät som stöd för utvecklingsarbetet. Nämnderna ska arbeta för att uppfylla intentionerna i medarbetarpolicyn. Inom området Utveckling genom medskapande pekade den personalstrategiska handlingsplanen för 2013 särskilt ut: aktivt arbete med 2012 års medarbetarenkäts resultat och utvecklingsområden översyn av introduktionen för nya chefer karriär- och utvecklingsmöjligheter MÅL Lunds kommun ska ha medskapande medarbetare och ledare som företräder kommunen, leder och utvecklar sig själva, arbetslag och verksamhet baserat på kommunens värdegrund med uppdraget och brukaren i fokus. ÅTGÄRDER FÖR UTVECKLING GENOM MEDSKAPANDE MEDSKAPANDE MEDARBETARSKAP OCH UTVECKLINGSRESAN Utvecklingsresan är en satsning på medarbetar- och ledarutveckling med det medskapande medarbetarskapet i fokus som startade 2008 och utgick från det övergripande visionsarbetet med Vision 2025. Syftet med Utvecklingsresan har varit att Lunds kommuns medarbetare och ledare ska bli bättre på att utveckla sig själva, sina arbetslag och sina verksamheter så att brukarna kan erbjudas bästa möjliga service. Helt avgörande för att lyckas med detta är att utveckla engagemanget och delaktigheten det vill säga medskapandet. Med begreppet medskapande menas att vara delaktig på ett engagerat, aktivt stödjande och bidragande sätt. Grundtanken är att utveckla förhållningssätt, beteende och språk som bidrar med positiv energi till mig själv, arbetslaget, medborgarna och verksamheten. Detta är en viktig del av kommunens värdegrund. Utveckla engagemanget och delaktigheten Allt mindre av... Konsumerande -Måste -Passiv -Drabbad -Utsatt för -Offer för -Överlåtande -Låst i sitt läge Allt mer av... Medskapande +Vill +Aktiv +Påverkande +Del av/i +Ansvarig +Understödjande +Låter sig påverkas Aktiv utveckling av människor och verksamheter genom medskapandee Medskapande bygger på att göra aktiva medvetna val att ifrågasätta sina måsten och förhålla sig till dem. Det handlar om att vara aktiv, påverkande och ansvarig, att se sig som en del i helheten, att vara understödjande och låta sig påverkas. PSU 23

Kunskaper En röd tråd i utveckling genom medskapande Humor och glädje God stämning Från - ha, få och kräva Till -skapa, skaffa och bidra Förmågor Energi Medarbetarenkät 2010 Kommungemensam Medarbetarenkät 2010 Fortsatt utveckling enligt handlingsplaner Medarbetarpolicy och riktlinjer Goda relationer Vilja och lust Utvecklingsresans idébank och aktivitetsplaner Mod och tillit En ständig dialog om till vad och hur vi/jag kan använda och tillämpa det som skapas och skaffas. Vision 2025 Utvecklingsresans seminarier I ett medskapande medarbetarskap går vi ifrån ett förhållningssätt som bygger på att ha, få och kräva till ett som bygger på att skapa, skaffa och bidra till det som behövs för att kunna utföra uppdraget och må bra, trivas och utvecklas. Målsättningen är att utveckla ett medskapande förhållningssätt, beteende och språk som bidrar med positiv energi till mig själv, arbetslaget, medborgarna och verksamheten. Arbetet med utveckling genom medskapande följer en röd tråd som utgår från Vision 2025 för Lunds kommun. Utvecklingsresan, Medarbetarpolicyn och medarbetarenkäten utgör olika integrerade delar av detta arbete. Seminarier och verktyg Tyngdpunkten för Utvecklingsresan ligger på träning och tillämpning på hemmaplan i det dagliga arbetet. Som stöd i utvecklingen av det medskapande medarbetarskapet startade Utvecklingsresan med seminarier för kommunens alla ledare och medarbetare under 2008 och 2009. Medarbetardelen har framförallt omfattat utvecklingstillfällen tillsammans med respektive arbetsledare på hemmaplan. För nytillkomna ledare och medarbetare har nya seminarietillfällen genomförts successivt fram till och med 2012. I väntan på utformningen av den nya ledarskapssatsningen inom det kommunövergripande Ett Lund-projektet har kommunkontoret avvaktat med fler seminarietillfällen. Totalt har över 400 arbetsledare och knappt 7000 medarbetare deltagit i Utvecklingsresans seminarier. En rad verktyg i form av presentationer och arbetsmaterial finns på intranätet. Ett centralt verktyg är medarbetarenkäten (se nedan). En tydlig ambition har varit att integrera arbetet med att stärka medskapandet i pågående utvecklingsarbete såväl som i daglig verksamhet så att utveckling genom medskapande blir en naturlig del av vardagen. Det har därför vävts in i områden såsom Medarbetarpolicyn med riktlinjer, guide för medarbetarsamtal och lönekriterier med mera. MEDARBETARENKÄT OCH UTVECKLINGSPLANER Bakgrund Under 2010 genomfördes en medarbetarenkät i Lunds kommun. Samma enkät genomfördes igen 2012. Medarbetarenkäten är gemensam för hela kommunen och är en fortsättning på arbetet med Vision 2025, Medarbetarpolicyn och Utvecklingsresan. Enkäten genomfördes förvaltningsvis tiden september-december 2012. Under 2013 har ett aktivt arbete bedrivits på kommunens olika arbetsplatser med att bearbeta resultatet och utforma och genomföra därtill kopplade utvecklingsplaner. Syfte och mål Syftet med den kommungemensamma medarbetarenkäten har varit att skapa en aktuell bild av arbetsklimatet på arbetsplatsen att följa upp utvecklingen sedan förra medarbetarenkäten (där så är möjligt) att med enkätresultatet som underlag ta nästa steg i utvecklingsarbetet i linje med Utvecklingsresan och ett medskapande medarbetarskap 24 / LUND 2013

Vidare ger den möjlighet till uppföljning av olika utvecklingsinsatser genom att återkomma regelbundet med några års mellanrum. Den är också ett instrument för styrning och ledning. Processen i stort Med hjälp av frågor om verksamheten, arbetsplatsen/ enheten, min arbetsledare/chef samt om mig själv och mitt medarbetarskap värderar medarbetaren hur hon/han upplever arbetsklimatet i nuläget. Varje avdelning eller enhet inom kommunen analyserar och arbetar vidare med sina enkätresultat och skapar sedan utvecklingsplaner som en del i utvecklingsarbetet på respektive arbetsplats. Stor tonvikt läggs vid att integrera planer och aktiviteter i övrigt pågående arbete och övriga planer. Det närmaste stödet till arbetsledare i respektive förvaltning är arbetsledarens närmaste chef samt respektive förvaltningsledningsgrupp. Utöver dessa finns även enkätsamordnargrupp, HR-konsulter och eventuellt andra utsedda personer. Som stöd till arbetsledare i arbetet med medarbetarenkäten finns också olika material såsom introduktionspresentationer för arbetsplatsträffar, handledning till arbetsledare och guide för hur man kan arbeta vidare med medarbetarenkätens resultat. Svarsfrekvens 5752 medarbetare svarade på enkäten 2012. Detta motsvarar en svarsfrekvens på 74 procent, vilket i sammanhanget får anses vara en hög svarsfrekvens som ger ett gott underlag för det fortsatta utvecklingsarbetet. Svarsfrekvensen har gått ner något sedan 2010 då den var 80 procent. Den främsta orsaken till detta är övergången till att medarbetarna nästan uteslutande svarade via webben. 2012 svarade 93 procent via webb och resterande på pappersenkät att jämföra med 2010 då 61 procent svarade via webb. Tabell 19 Svarsfrekvens för medarbetarenkäten 2010 2012 Antal svar 5 849 5 752 varav Antal svar arbetsledare 359 391 Antal medarbetare 7 340 7 788 Svarsfrekvens (%) 80 74 Diagram 9 Svarsfrekvens medarbetarenkäten 2012 26% 74% Svarade Svarade inte 74 procent av medarbetarna svarade på medarbetarenkäten. Hur arbetar vi vidare med medarbetarenkätens resultat? Guide till arbetsledare Version 2012 Resultat Medarbetarna fick i enkäten ta ställning till 36 påståenden om verksamheten, arbetsplatsen, arbetsledaren och det egna medarbetarskapet och värdera dessa från 1 till 6. 1 motsvarade stämmer inte alls och 6 motsvarade stämmer mycket väl. Snittvärdet för kommunen på de 36 frågorna ligger mellan 3,9 och 5,3, vilket är att betrakta som ett högt resultat. Medelvärdet för samtliga frågor var 4,5. Högst snittpoäng fick påståendet jag är motiverad att lära och utvecklas följt av jag har bra relationer och samarbete med mina arbetskamrater. Därefter kom påståendena jag uppmuntrar och stödjer andra och mig själv att klara Med hjälp av medarbetarenkätens frågor om verksamheten, arbetsplatsen/enheten, mig själv och mitt medarbetarskap värderar medarbetaren hur hon/han upplever arbetsklimatet i nuläget. Till den här guiden hör arbetsblad. Du hittar dem på www.lund.se - Inloggad. De finns också längst bak i guiden. Guiden Hur arbetar vi vidare med medarbetarenkätens resultat? är ett stöd för arbetsledare och används sedan i arbetet med att utarbeta utvecklingsplaner utifrån resultaten från medarbetarenkäten. PSU 25

av nya uppdrag och arbetsuppgifter och jag bidrar aktivt till att mina arbetskamrater trivs och mår bra på arbetet. Även påståenden som min arbetsledare/chef visar att hon/ han litar på mig och vi har roligt tillsammans på arbetet fick höga poäng. För de arbetsledare som har svarat på enkäten ligger snittpoängen för påståendena mellan 5,4 och 4,4. Generellt ligger arbetsledarnas snittpoäng några tiondels poäng högre än medarbetarnas och deras medelvärde för samtliga frågor var 4,8. Mönstret för vilka frågor som fått högst respektive lägst poäng är snarlikt jämfört med medarbetarnas. Områden att arbeta vidare med utifrån resultaten i medarbetarenkäten såg olika ut på olika arbetsplatser och det är också där analysen och det fortsatta utvecklingsarbetet ska ske. Sett till enkätresultaten för hela kommunen finns det bland annat en förbättringspotential i att lyfta fram och sprida goda idéer och erfarenheter, i att utveckla relationerna mellan avdelningarna samt i ökade möjligheter till individuell utveckling. Jämfört med resultaten för 2010 så har totalkurvan för kommunen små förändringar. För resultatkurvorna för förvaltningar och arbetsplatser är skillnaderna större. Störst förändring på totalen i form av en liten ökning har skett för frågorna goda idéer, erfarenheter och lärdomar lyfts fram och sprids samt relationerna mellan avdelningarna kännetecknas av ömsesidig respekt och gott samarbete. Utvecklingsarbete Inom nämnderna har arbetet med utvecklingsområdena över lag vävts in i den ordinarie verksamhetsplaneringen och genomförs till exempel under arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal, utvecklingsdagar och i det vardagliga arbetet. Flertalet arbetsplatser har använt guiden Hur arbetar vi vidare med medarbetarenkätens resultat? som underlag för utvecklingsarbetet. En del ledningsteam har valt att arbeta med enkätresultatet under internat för att stärka samarbetet. Utvecklingsplaner har följts upp inom respektive nämnd. Medarbetarenkäten bedöms utgöra ett bra material för att analysera arbetsmiljön och arbeta strukturerat med förbättringar. Arbetsplatser och förvaltningar har valt olika utvecklingsområden beroende på resultatet i enkäten men vissa områden förekommer mer frekvent. Utvecklingsområdena kan ha valts både med utgångspunkt i att befästa något som redan är bra men som är viktigt och i att utveckla svagare områden. Inom skolan återkommer utvecklingsinsatser kopplade till den psykosociala arbetsmiljön som en röd tråd. Exempelvis har man valt att titta på arbetsmiljön, klassrumssituationen och stödsystem, till exempel dokumentationssystem och hanteringen av dokumentationskraven. Verksamhetens mål, samarbete mellan avdelningar och feedback har också valts som utvecklingsområden. Inom vård- och omsorgsnämnden har upplevelsen av den psykiska arbetssituationen bland chefer sjunkit något mellan de två enkättillfällena. En fokusgrupp har därför närmare kartlagt trivseln bland enhetscheferna. De förbättringsområden som kom upp var bland andra ökat stöd i svåra rehab-ärenden, ökad samordning, förtydligande av chefernas uppdrag samt samarbetet över verksamhetsgränserna. Andra utvecklingsområden som särskilt nämns är ett intensifierat arbete med att se över processer, arbetssätt och roller. Att samverka, hjälpa varandra mer, förbättra intern kommunikation och bemötande är ytterligare områden i fokus. Feedback och konstruktiv kritik mellan arbetsledare och medarbetare är också återkommande. Mer att läsa om detta finns i nämndernas personalredovisning. Definitioner Här följer en kort och generell beskrivning av definitioner av begreppen i enkäten. Definitionernas omsättning i praktiken har fastställts av respektive förvaltning före enkätens genomförande. Innan enkäten har fyllts i på respektive arbetsplats har chefen/arbetsledaren gått igenom definitionerna (se nedan) och förklarat vad dessa innebär för just den egna arbetsplatsen. Frågor om verksamheten Med verksamhet menas den större verksamhet som arbetsplatsen ingår i. Med ledning menas nivån över närmaste arbetsledare/chef. Med delarna i verksamheten avses avdelningar, enheter eller motsvarande som ingår som delar i den större verksamhet där arbetsplatsen ingår. Frågor om min arbetsplats Med arbetsplats menas den enhet medarbetaren arbetar på. Frågor om min arbetsledare/chef Med arbetsledare/chef menas den chef som medarbetaren har medarbetar-/lönesamtal med. 26 / LUND 2013