PROTOKOLL. 21.10.2004 kl. 13.15-16.20. Föredragande Broo:

PROTOKOLL 21.10.2004 kl. 13.15-16.20 Föredragande Broo: 1 Konstaterande av mötets laglighet och beslutförhet 2 Meddelanden 3 Omorganisering av Sibeliusmuseum och godkännande av ett reglemente för museet 4 Finansieringen av hyrorna för Kvarnen. Bordlagt ärende 5 Återbesättande av en professur i systematisk teologi, företrädesvis dogmatik 6 Befrielse från medlemskap i humanistiska fakultetens fakultetsråd Föredragande Lindberg: 1 Godkännande av budgetramen för år 2005 Föredragande Nikula: 1 Terminsindelningen vid Åbo Akademi Föredragande Achrén: 1 Åbo Akademis nätstrategi

ÅBO AKADEMI PROTOKOLL STYRELSEN R. Broo, tel. 4101 Möte 7/237 torsd. den 21.10.2004 kl. 13.15-16.20 Närv. Björkstrand Ginman Anckar Grönlund Dahlbacka Jakobsson Wolf-Knuts Grankvist-Nybacka Burman Engblom Costiander-Huldén Meinander Østern Hagelstam Salmi Latvakangas Ahlström Huvila Smulter Sell Holmberg Hansén Alm Lönnroth Sällström Puska Mattinen Helsing Gyllenberg Bäckström Söderholm A-M Ringwall-Moberg, protokollförare --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 Konstaterande av mötets laglighet och beslutförhet Enligt punkt 2.2. Instruktion för behandling av ärenden vid Åbo Akademi (fastställd 27.3.1992) skall kallelse till styrelsens möten utsändas minst tre vardagar före mötet. Kallelsen utsändes 14.10.2004. Enligt punkt 2.6. Instruktion för behandling av ärenden vid Åbo Akademi är styrelsen beslutför, när mötets ordförande och minst hälften av styrelsens övriga medlemmar är närvarande. Beslutsförslag Mötet torde konstateras lagligt och beslutfört. 14.10.2004 R. Broo

Beslut Mötet konstaterades lagligt och beslutfört. Ordförande Gustav Björkstrand Förvaltningsdirektör Roger Broo

ÅBO AKADEMI PROTOKOLL STYRELSEN R. Broo, tel. 4101 Möte 7/237 torsd. den 21.10.2004 kl. 13.15-16.20 Närv. Björkstrand Ginman Anckar Grönlund Dahlbacka Jakobsson Wolf-Knuts Grankvist-Nybacka Burman Engblom Costiander-Huldén Meinander Østern Hagelstam Salmi Latvakangas Ahlström Huvila Smulter Sell Holmberg Hansén Alm Lönnroth Sällström Puska Mattinen Helsing Gyllenberg Bäckström Söderholm A-M Ringwall-Moberg, protokollförare --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Meddelanden Rektor: Kansler: utlåtande över UVM utkast rörande jämnare regional fördelning av högskoleplatser (bilaga) dito. (Bilaga) Beslutsförslag Meddelandena torde antecknas till kännedom. 12.10.2004 R. Broo Beslut Meddelandena antecknades till kännedom. Antecknades att februarimötet 2005 flyttas till den 3 februari och att en aftonskola planeras till den 8 november 2004. Ordförande Gustav Björkstrand Förvaltningsdirektör Roger Broo

ÅBO AKADEMI PROTOKOLL STYRELSEN R. Broo, tel. 4101 Möte 7/237 torsd. den 21.10.2004 kl. 13.15-16.20 Närv. Björkstrand Ginman Anckar Grönlund Dahlbacka Jakobsson Wolf-Knuts Grankvist-Nybacka Burman Engblom Costiander-Huldén Meinander Østern Hagelstam Salmi Latvakangas Ahlström Huvila Smulter Sell Holmberg Hansén Alm Lönnroth Sällström Puska Mattinen Helsing Gyllenberg Bäckström Söderholm A-M Ringwall-Moberg, protokollförare --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 Omorganisering av Sibeliusmuseum och godkännande av ett reglemente för museet Vid Åbo Akademis förstatligande 1981 avtalades mellan den dittillsvarande ägaren Stiftelsen för Åbo Akademi och Finska staten bl.a. om Stiftelsens samlingar. Enligt avtalet skulle Stiftelsen deponera samlingarna på akademin med skyldighet för akademin att uppbevara, vårda och utveckla samlingarna. För Sibeliusmuseets samlingar kom emellertid i praiktiken genomförandet av avtalet att dröja. Stiftelsens personal fortsatte att bära ansvar för stora delar av såväl den s.k. utställningsavdelningen som för det stora arkivet. Akademin (humanistiska fakulteten) har för sin del deltagit i verksamheten genom att professorn i musikvetenskap är föreståndare för museet och genom att finansiera en intendenttjänst och en arkivamanuenstjänst. Den dubbla organisationen har vållat oklarheter, t.ex. vad gäller ledningsfrågorna. På initiativ av HF och med förord av Stiftelsen har förvaltningsämbetet utrett frågan i samråd med professorn i musikvetenskap och intendenten på Sibeliusmuseum. Personalen på museet har hörts i ärendet. Ett förslag har utarbetats enligt vilket hela verksamheten skulle överföras på akademin, helt i enlighet med avtalet mellan Stiftelsen och staten. Stiftelsen skulle dock fortsättningsvis stöda verksamheten finansiellt på hittillsvarande nivå. Förslaget remitterades till HF för utlåtande. Fakulteten har inte invändningar mot själva omorganisationen. Däremot anser HF att museet inkl. arkivet inte längre

bör tillhöra HF utan överföras till förvaltningsämbetet. Vidare önskar HF några preciseringar i utkastet till reglemente. Stiftelsens styrelse har för sin del omfattat organisationsförändringen och avser att finansiellt stöda verksamheten på hittillsvarande nivå (år 2004 har budgeterats 155 000 i). Föredragandens bedömning Enighet råder om att museet bör få en enhetlig och klar organisation inom akademins ram. Viktigt är att arbetsfördelningen mellan museet och musikvetenskapen klarläggs bl.a. så att professorn i musikvetenskap avlastas ansvaret som föreståndare. Det oaktat ligger det i sakens natur att museet och musikvetenskapen fortsättningsvis måste stå i nära kontakt med varandra. Exempelvis betjänar arkivet undervisningen och forskningen i ämnet. Jag anser det därför viktigt att museet även framdeles tillhör humanistiska fakulteten. Anknytningen till förvaltningsämbetet skulle inte tillföra museet större ämneskompetens eller större resurser. HF:s förslag till detaljpreciseringar i reglementet kan i huvudsak omfattas. BILAGOR: 1. Förvaltningsämbetets och ledningens för Sibeliusmuseum förslag jämte motiveringar 2. HF utlåtande 3. Föredragandens förslag till reglemente. Beslutsförslag Beslut Styrelsen omfattar med de motiveringar som framförs i föredragningen förslaget till omorganisation av Sibeliusmuseum så att verksamheten helt handhas av Åbo Akademi samt godkänner förslaget till reglemente i enlighet med bilaga 3. Styrelsen anhåller om att kansler fastställer reglementet. Styrelsen ger rektor fullmakt att göra sådana ändringar av formell och stilistisk natur som kanslersämbetet möjligen påyrkar. 8.10.2004 R. Broo Efter diskussion och på förslag av Wolf-Knuts, understödd av Dahlbacka, återremitterades ärendet enhälligt för vidare utredning av kostnadsfördelningen och möjligheten till långsiktiga finansieringsutfästelser av Stiftelsen för Åbo Akademi. Ordförande Gustav Björkstrand Förvaltningsdirektör Roger Broo

ÅBO AKADEMI PROTOKOLL STYRELSEN R. Broo, tel. 4101 Möte 7/237 torsd. den 21.10.2004 kl. 13.15-16.20 Närv. Björkstrand Ginman Anckar Grönlund Dahlbacka Jakobsson Wolf-Knuts Grankvist-Nybacka Burman Engblom Costiander-Huldén Meinander Østern Hagelstam Salmi Latvakangas Ahlström Huvila Smulter Sell Holmberg Hansén Alm Lönnroth Sällström Puska Mattinen Helsing Gyllenberg Bäckström Söderholm A-M Ringwall-Moberg, protokollförare --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 Finansieringen av hyrorna för Kvarnen. Bordlagt ärende På mötet 27.4.2000 beslöt styrelsen om rumsprogrammet för Åbo Akademis i Vasa verksamhet i Kvarnen (Academill). Som underlag för behandlingen låg dels den dåvarande utrymmesanvändningen (13 990 m² våningsyta) och dels de uppskattade utrymmesbehov (16 600 m²) man vid ÅA i Vasa räknat fram. Eftersom sammanföringen av dåvarande 12 adresser till en i Kvarnen samt överföringen av biblioteket (637 m²) till Tritonia väntades minska utrymmesbehovet, fann styrelsen det föreslagna rumsprogrammet överdimensionerat. Föredraganden, direktör Bo Riska räknade med att i väntan på kommande tillväxt hyra ut utrymmen till utomstående. Styrelsen beslöt sålunda 27.4.2000 omfatta, som underlag för arkitektplaneringen, att utrymmen till en omfattning av ca 16 500 m² upphyrs i Strandkvarnen. För fastighetskostnaderna utöver 12 000 m² ansvarar ÖH. I den detaljerade planeringen av Kvarnen lyckades det inte att uppnå de avsedda synergivinsterna. Hela de av akademin upphyrda utrymmena 16 153 m² är disponerade för akademins verksamhet och kan ej hyras ut. Orsakerna till det utökade utrymmesbehovet är flera: restaurangen är förstorad för att betjäna hela ÅA i Vasa (540 m² mot 140 m² i gamla PF), ett stort auditorium (Akademisalen) har tillkommit (545 m²), MediaCity har expanderat kraftigt (2 684 m² mot 1 650 m² tidigare). Vidare har inrättats en gymnastiksal med kringutrymmen (379 m²) i strid med föredragandens intentioner i beredningen för styrelsen. Efter 2000 har verksamheten i Vasa expanderat, bl.a. på grund av den utvidgade klasslärarutbildningen. Jämfört med år 2000 har personalen ökat med 20 vilket ökar behovet av både kontors- och undervisningsutrymmen.

Den totala hyreskostnaden för Strandkvarnen är 2 238 000 i. Kvadratmeterhyran är 11,50 i. Enligt det ursprungliga beslutsförslaget vid styrelsemötet år 2000 föreslogs alltså ett rumsprogram omfattande 16 500 m². För de utökade fastighetskostnader som projektet medför svarar ÖH och enheterna i Vasa. Efter diskussion modi-fierade styrelsen beslutet så att styrelsen accepterade att ca 16 500 m² upphyrs i Strandkvarnen men så att akademin centralt skulle svara för hyran upp till 12 000 m². För fastighetsutgifterna därutöver skulle ÖH svara. Enligt det ursprungliga beslutsförslaget skulle Åbo Akademi i Vasa ha påförts en tilläggsräkning på 1 040 000 i. Enligt det av styrelsen modifierade beslutet begränsas tilläggskostnaden till 576 000 i. Det har emellertid tydligt framgått att också det sistnämnda beloppet blir ÅA i Vasa övermäktigt. Det bör beaktas att betydande delar av utrymmesexpansionen utgör s.k. akademiallmänna lokaler (Akademisalen, restaurangen mm.) som inte bör belasta resultatenheterna i Vasa. Planeringschef Bengt Sandell har gjort en jämförelse mellan utrymmesanvändningen hos Vasafakulteterna och hos HF, ESF och TF i Åbo, vilkas utrymmesbehov kan anses vara likartade. Då man beräknar storleken på nyttoutrymmena per anställda och studerande visar det sig att Vasa- och Åbofakulteterna har ungefär lika rymligt. Dock bör beaktas att i PF:s studentantal ingår studerandena i Jakobstad och Helsingfors, vilket ger en viss underskattning av arealen per studerande i Strandkvarnen. Å andra sidan ingår inte i PF:s studentantal de som avlägger fristående studier. Orsakerna till de höga tilläggskostnaderna i Strandkvarnen ligger inte i första hand hos fakulteteterna utan såsom ovan nämnts i de akademiallmänna utrymmena och i expansionen hos de fristående institutionerna MediaCity och fortbildningscentralen. I diskussioner med ledningen för ÅA i Vasa har skisserats en lösning enligt vilken ÅA i Vasa kunde täcka huvuddelen av den föreliggande bristen på 576 000 i. Konkurrensutsättning och inbesparingar på städning och kabelhyror ger 135 000 i, uthyrningar av akademisalen mm 20 000 i, overhead på projekt samt understöd 121 000 i, PF betalning av gymnastiksalens hyra 50 000 i, MediaCity 50 000 i, sammanlagt 321 000 i. Därvid borde ÅA centralt svara för 200 000 i, vilket jag anser rimligt. BILAGOR: 1. Styrelsens beslut 27.4.2000 2. Jämförelse mellan utrymmesanvändningen i Vasa och Åbo Beslutsförslag Hänvisande till ovanstående föredragning besluter styrelsen ändra sitt beslut av 27.4.2000 rörande hyresansvaret för Kvarnen så att akademin centralt utöver i nämnda beslut avsedda 12 000 m² finansierar hyrorna med 200 000 i/år jämte ev. indexjusteringar. 21.9.2004 R. Broo

Ärendet bordlades på mötet 23.9.2004 Varken i den diskussionen som fördes före bordläggningen eller senare har framkommit nya synpunkter i ärendet varför beslutsförslaget upprepas. Beslutsförslag Hänvisande till ovanstående föredragning besluter styrelsen ändra sitt beslut av 27.4.2000 rörande hyresansvaret för Kvarnen så att akademin centralt utöver i nämnda beslut avsedda 12 000 m² finansierar hyrorna med 200 000 i/år jämte ev. indexjusteringar 11.10.2004 R. Broo Beslut Efter diskussion ändrade föredraganden sitt beslutsförslag så att för 2004 och 2005" infördes efter... 12 000 m²... och att summan skulle höjas till 250 000 i/år. Det sålunda ändrade beslutsförslaget godkändes. Beslöts att i fortsättningen tillämpa interna hyror enligt samma principer som för övriga enheter vid akademin. Ordförande Gustav Björkstrand Förvaltningsdirektör Roger Broo

ÅBO AKADEMI PROTOKOLL STYRELSEN R. Broo, tel. 4101 Möte 7/237 torsd. den 21.10.2004 kl. 13.15-16.20 Närv. Björkstrand Ginman Anckar Grönlund Dahlbacka Jakobsson Wolf-Knuts Grankvist-Nybacka Burman Engblom Costiander-Huldén Meinander Østern Hagelstam Salmi Latvakangas Ahlström Huvila Smulter Sell Holmberg Hansén Alm Lönnroth Sällström Puska Mattinen Helsing Gyllenberg Bäckström Söderholm A-M Ringwall-Moberg, protokollförare --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Återbesättande av en professur i systematisk teologi, företrädesvis dogmatik Professuren i systematisk teologi, företrädesvis dogmatik (tjänst 3005) vid teologiska fakulteten blir vakant 1.3.2005 då professor Hans-Olof Kvist avgår med pension. TF anhåller om att professuren måtte återbesättas med oförändrat ämnesområde. Fakulteten understryker att dogmatiken (vetenskapen om den kristna läran) är central i den akademiska teologin och för utbildningen av präster och religionslärare. I systematisk teologi finns utöver den nu aktuella professuren en professur i systematisk teologi, företrädesvis teologisk etik med religionsfilosofi samt ett lektorat och en assistentur. Utexamineringen har varit följande: 1999: 1 dr, 5 mag.; 2000: 3 dr, - mag.; 2001: 1 dr, 2 mag.; 2002, 1 dr, 2 mag.; 2003: - dr, 2 mag. Antalet studieveckor var år 1999: 692, 2000: 1 113, 2001: 806, 2002: 860 och 2003: 614. I fakultetens personalplan ingår att professuren bör återbesättas. Fakulteten anser sig ha ekonomiska förutsättningar för tjänsten. Tillgången på kompetenta sökande uppskattas vara god. Föredragandens bedömning Utexamineringen i systematisk teologi är inte stor. För doktorsexaminas del uppnås målet en doktor per professor vartannat år men antalet magistrar underskrider

klart akademins mål. Det bör emellertid observeras att studierna i TF är polytekniska i den meningen att alla ämnen läses av alla studerande. Det viktigaste argumentet för återbesättande torde ändå vara av kvalitativ natur. En fullvärdig utbildning av präster, religionslärare och övriga teologer kräver minst den bredd på kompetensområdena som fakulteten nu innehar. Då fakulteten dessutom lyckats hålla sin ekonomi i balans ser jag inget hinder för återbesättande av professuren. BILAGOR: 1. TF framställning 2. TF personalplan Beslutsförslag Med de motiveringar som framgår av föredragningen besluter styrelsen återbesätta den vakantblivande professuren i systematisk teologi, företrädesvis dogmatik (tjänst 3005) med oförändrat område i löneklass A 28 och med fortsatt placering vid teologiska fakulteten. 13.10.2004 R. Broo Beslut Föredragandens förslag godkändes. Ordförande Gustav Björkstrand Förvaltningsdirektör Roger Broo

ÅBO AKADEMI PROTOKOLL STYRELSEN R. Broo, tel. 4101 Möte 7/237 torsd. den 21.10.2004 kl. 13.15-16.20 Närv. Björkstrand Ginman Anckar Grönlund Dahlbacka Jakobsson Wolf-Knuts Grankvist-Nybacka Burman Engblom Costiander-Huldén Meinander Østern Hagelstam Salmi Latvakangas Ahlström Huvila Smulter jävig Sell Holmberg Hansén Alm Lönnroth Sällström Puska Mattinen Helsing Gyllenberg Bäckström Söderholm A-M Ringwall-Moberg, protokollförare --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 Befrielse från medlemskap i humanistiska fakultetens fakultetsråd Stud. Patrik Smulter anhåller om befrielse från uppdraget som medlem i HF fakultetsråd fr.o.m. 1.11.2004. Som skäl anför han att han på grund av arbete så pass sällan kan närvara på mötena att jag anser att det vore bättre att någon annan tog över min plats. Enligt 26 2 mom. Förvaltningsinstruktionen kan styrelsen av särskilda skäl på begäran bevilja befrielse från uppdraget som medlem i ett kollegialt förvaltningsorgan. Föredragandens bedömning Förvaltningsinstruktionen förutsätter särskilda skäl för befrielse, dvs. motiven skall vara vägande. Enligt hittillsvarande praxis har långa vistelser som utbytesstuderande i utlandet betraktats som särskilda skäl. Vid styrelsemötet 23.9.2004 beslöt styrelsen efter omröstning också betrakta intensiva ämneslärarstudier som tillräckligt vägande skäl för befrielse. Den nu aktuella anhållan motiveras med förtjänstarbete. Enligt föredragandens åsikt borde studerandenas arbete vara studierna och i varje händelse bör inte förtjänstarbete få försvåra studierna och uppdrag inom akademin. Hänvisande härtill och till att stud. Smulter har en suppleant som vid behov kan delta i fakultetsrådsmötena anser jag att anhållan inte bör beviljas.

Beslutsförslag Hänvisande till motiveringarna i föredragningen besluter styrelsen avslå stud. Patrik Smulters anhållan. 13.10.2004 R. Broo Beslut Holmberg, understödd av Alm, föreslog att Patrik Smulters anhållan om befrielse från medlemskap i humanistiska fakultetens fakultetsråd skulle beviljas. Eftersom föredraganden vidhöll sitt beslutsförslag skreds till omröstning. Vid omröstningen erhöll Holmbergs förslag 13 röster (Bäckström, Helsing, Puska, Alm, Holmberg, Latvakangas, Hagelstam, Ginman, Mattinen, Lönnroth, Hansén, Sell och Wolf-Knuts) och föredragandens förslag 11 röster (Meinander, Burman, Jakobsson, Grönlund, Söderholm, Gyllenberg, Huvila, Costiander-Huldén, Dahlbacka, Anckar och Björkstrand). Styrelsen hade sålunda beslutat i enlighet med Holmbergs förslag. Ordförande Gustav Björkstrand Förvaltningsdirektör Roger Broo

ÅBO AKADEMI PROTOKOLL STYRELSEN G-B Lindberg, tel. 4121 Möte 7 /237 torsd. den 21.10.2004 kl. 13.15-16.20 Närv. Björkstrand Ginman Anckar Grönlund Dahlbacka Jakobsson Wolf-Knuts Grankvist-Nybacka Burman Engblom Costiander-Huldén Meinander Østern Hagelstam Salmi Latvakangas Ahlström Huvila Smulter Sell Holmberg Hansén Alm Lönnroth Sällström Puska Mattinen Helsing Gyllenberg Bäckström Söderholm A-M Ringwall-Moberg, protokollförare --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 Godkännnade av budgetramen för år 2005 Enligt budgetpropositionen för år 2005 är Åbo Akademis anslag 46 848 000 i. Tabellen nedan visar budgeterna för åren 2004 och 2005 (1 000 i). 2004 2005 Ändr. % Basfinansiering 41 966 42 573 + 1,5 Finansiering av riksomfattande uppgifter 35 35 Finansiering av riksomfattande program 1 975 1 871 5,3 Projektfinansiering 860 1 310 + 52,3 Resultatfinansiering 989 1 059 + 7,1 45 825 46 848 + 2,2 Vasa övningsskolas anslag är 7 487 000 i, varav 10 000 i för kunskapsstrategin för utbildning. Ökningen av totalanslaget är 2,8 %. Anslag om ca 200 000 i har överförts från akademins budget till övningsskolan år 2001 för allmänna förvaltningskostnader. Detta betyder att utgifter som betalas av förvaltningarna i Åbo och Vasa samt av PF kommer att överföras till VÖS för motsvarande belopp.

Styrelsen har 12.9.2002 godkänt en korrigerad modell för ÅA:s interna budgetfördelning. Modellen gäller tillsvidare. Styrelsen har 3.9.1999 beslutat införa ett allmänt omkostnadsbidrag om 15 % fr.o.m 1.1.2000 på all externt finansierad verksamhet inkl. de projektanslag och öronmärkta anslag som beviljas av UVM i budgetpropositionen. Införandet av interna hyror fr.o.m. 1.1.2003 har medfört att omkostnadsbidraget delas mellan centralförvaltningen och fakulteterna/fristående institutionerna på följande sätt: 1) 7 %-enheter av det inom resultatenheten införtjänade bidraget tilldelas enheten för betalning av fastighetsutgifter 2) 5 %-enheter läggs till budgeten för vidarefördelning till resultatenheterna enligt den godkända resursfördelningsmodellen 3) 3 %-enheter av det inom resultatenheten införtjänade bidraget ges som återbäring till enheten. Styrelsen har dessutom beslutat att omkostnadsbidraget på vissa projekt- och resultatanslag i statsbudgeten i sin helhet fördelas mellan resultatenheterna enligt resursfördelningsmodellen. Likaså har styrelsen beslutat att för donationer och projektbidrag av Stiftelsen för Åbo Akademi och Stiftelsen för Österbottens högskola godkänna ett system som innebär att ett årligt belopp fastställs för bidraget i stället för ett procentuellt avdrag. Deltagaravgifter i seminarier och konferenser belastas inte med omkostandsbidrag. Det allmänna bidraget av resultatfinansieringen föreslås att bibehålls vid 20 %. Enligt överenskommelse med projektledaren periodiseras anslagen för tre år för vissa projekt, som finansieras med resultatpengar. För spetsenheterna i forskning gäller delvis andra regler med hänvisning till de avtal som slutits med Finlands Akademi. Dessutom hänvisas till universitetens storlekskoefficient, som för akademin är 1,45. Dock fås resultatmedel för exegetik enligt koefficienten 3, eftersom spetsenheten är gemensam med Helsingfors universitet. Föreslås att till spetsenheten i exegetik ges 96 000 i fördelat på 3 år. Med beaktande av tidigare års periodiseringar är det totala anslaget för 2005 86 000 i, som är mer än dubbelt så stort som det anslag akademin har förbundit sig till i avtalet med Finlands Akademi. Även spetsenheten i processkemi får ett anslag som är något större än de belopp som akademin avtalat om. Akademin har erhållit 80 000 i i resultatfinansiering p.g.a. Finlands Akademiprojekt. 80 % av detta anslag föreslås att delas ut som bonus till enheter som under 2003 haft FA-finansiering. Anslaget fördelas enligt FA-årsverken.

Bas- och riksomfattande finansiering 1. Basfinansieringen baserar sig till 100 % på en kalkylerad budgetmodell. 3. Anslaget för forskarskolornas löner är 2 940 000 i (+ 2,1 %). 4. Anslaget för anordnande av öppen universitetsundervisning är 733 000 i ( 1,4 %). 5. I basfinansieringen ingår 2 308 000 i för samhälleliga uppgifter när universitetets övriga finansiering och eget ansvar täcker behovet av övrig finansiering (PET-centret, fristående studier för lärare, barnträdgårdslärare, rättsnotarier, farmaceuter, institutet för mänskliga rättigheter, MediaCity). 6. Anslaget för kulturavtalet med Polen är 35 000 i. Finansiering av riksomfattande program (1 000 i) Budgeten Ges till projekten 2004 2005 Ändr. 2004 2005 Ändr. % % 2. Högst 100 000 i får användas för en sänkning av priserna inom fortbildningen. Informationsindustriprogrammet - bestående ökning av antalet studieplatser 867 578 33,3 737 491 33,4 - examensinriktad fortbildning 303 258 Virtuella universitetet 200 200 170 170 Lärarutbildning 565 865 + 53,1 480 735 + 53,1 Magisterurtbildning i hälsovårdsvetenskaper i Hfors 40 34 Logopedi 38 32 Interaktiv television 110 94 Färdig på fem år 40 40 34 34 1 975 1 871 5,3 1 679 1 590 5,3

Projektfinansiering (1 000 i) Budgeten Ges till projekten 2004 2005 Ändr. 2004 2005 Ändr. % % Utrustning i Kvarnen 420 420 Planerings-, styr- och kontrollsystem för studierna 150 100 33,3 127 85 33,1 Baltic University Programme 90 90 77 77 Svenskspråkiga studiemiljöer 200 300 + 50,0 Magisterprogram i International Human Rights Law 70 60 Utrustning i ICThuset 750 638 860 1 310 + 52,3 624 860 + 37,8 Resultatfinansiering (1 000 i) Budget Rat I Rat 2 Rat 3 Ges till proj. Ändring % 2004 2005 2005 2004 2003 2005 2004 2004 05 Spetsforskningsenheter - exegetik 205 205 32 32 22 86 87 1,2 - processkemi 198 198 135 135 135 - programmeringsteknik 198 198 135 135 135 Kvalitetsenheter inom undervisning - Psykonet 82 82 66 66 66 Finlands Akademis finansiering 110 80 64 64 88 27.3 Extern forskningsfinansiering 46 46 Placering på arbetsmarknaden 150 150 Internationalisering 100 989 1 059 432 32 22 486 511 5,1

Bonusen om 64 000 i till enheter som under 2003 haft Finlands Akademifinansiering fördelas på följande sätt enligt antalet FA-årsverken: HF 3 000 i, ESF 12 000 i, TF 3 000 i, MNF 31 000 i, KTF 11 000 i, BTC 2 000 i och TUCS 2 000 i. Anslagen för övrig extern forskningsfinansiering, placering på arbetsmarknaden och för internationalisering går till allmän fördelning mellan akademins enheter. Enligt styrelsens beslut av 18.3.1999 om riktlinjerna för akademins interna resursfördelning förbehåller sig styrelsen rätt att i den årliga budgetbehandlingen, då omständigheterna det kräver, göra enskilda undantag från riktlinjerna samt reservera medel för särskilda prioriteringar och engångssatsningar. Budgetramen för ÅA finns i bilaga 1 och budgetramen för Vasa övningsskola i bilaga 2. Budgeten för ÅA balanserar med ett kalkylerat omkostnadsbidrag om 1 milj. i (ÅA-gemensammas andel). Akademin kommer även att äska om projekt- och verksamhetsbidrag av Stiftelsen (2004: 2,32 milj. i). Utdelningen Ur Gösta Branders forskningsfond förväntas bli 1,2 Mi nästa år. Fondmedlen används till inköp av sådan vetenskaplig litteratur som inte kan tillgodoses med akademins litteraturanslag. Akademin erhåller även dispositionsmedel av Stiftelsen enligt avtalet om akademins förstatligande. Kalkylerat belopp för nästa år är 250 000 i. Rektor besluter om den slutliga budgetfördelningen efter resultatförhandlingarna med fakulteterna och de övriga enheterna. Förhandlingarna äger rum 25.10-29.11.2004. Beslutsförslag Beslut Hänvisande till ovan anförda motiveringar godkänner styrelsen budgetramen för år 2005 i enlighet med bilagorna 1 och 2. 14.10.2004 G-B Lindberg Föredragandens förslag godkändes. Ordförande Gustav Björkstrand Byråchef Gun-Britt Lindberg

ÅBO AKADEMI PROTOKOLL STYRELSEN J. Nikula, tel. 4741 Möte 7/237 torsd. den 21.10.2004 kl. 13.15-16.20 Närv. Björkstrand Ginman Anckar Grönlund Dahlbacka Jakobsson Wolf-Knuts Grankvist-Nybacka Burman Engblom Costiander-Huldén Meinander Østern Hagelstam Salmi Latvakangas Ahlström Huvila Smulter Sell Holmberg Hansén Alm Lönnroth Sällström Puska Mattinen Helsing Gyllenberg Bäckström Söderholm A-M Ringwall-Moberg, protokollförare --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 Terminsindelningen vid Åbo Akademi Styrelsen beslöt 5.10.2000 (Broo 3) att räknat från läsåret 2001 2002 övergå till ett system med tre terminer. Beslutet togs enligt ett förslag från arbetsgruppen för anpassning av verksamheten till resursramen (rapporten Strukturförändringar 26.5. 2000). Terminsindelningen ingick i ett paket vars övriga beståndsdelar var en sammanslagning av små institutioner och en ny fördelning av arbetet för lärare och studerande. Enligt arbetsgruppen var de främsta problemen i Akademins utbildande verksamhet ett ojämnt undervisningsutbud, kolliderande kurser, dåligt utnyttjande av läsåret och personalens svårigheter att finna enhetlig tid för forskning. Gruppen menade att den nya modellen skulle ge studerandena möjligheter att systematiskt planera och genomföra studierna samt lättare kunna samordna studier med förvärvsarbete. Modellen skulle också underlätta studierna för den växande gruppen vuxenstuderande. Den undervisande och forskande personalen skulle gynnas så att en av de tre terminerna skulle garanteras för egen forskning. Huvuddelen av remissinstanserna ansåg hösten 2000 att systemet med tre terminer var värt att pröva. Problemen med alltför korta terminer och veckor hade inte kunnat avhjälpas inom då rådande ramar. Vissa tekniska svårigheter påtalades dock. Övervägande positiva var kommentarerna till möjligheten för lärarna att ta en enhetlig period för forskning och studerandena att genomföra sin praktik utan att studierna fördröjs. Styrelsen beslöt följaktligen att införa ett terminssystem som omfattade tre terminer om 12 veckor var med början 1.9 och slut 31.5.

Kvalitetsnämnden har under de tre läsår som indelningen i tre terminer har tillämpats följt med hur systemet har fungerat. Sedan hösten 2003 har nämnden med ekonomiskt stöd från Rådet för utvärdering av högskolorna utvärderat systemet. De preliminära resultaten av utvärderingen fanns 23.9.2004. Det kan konstateras att prestationsgraden i studierna har ökat. Kursplaneringen har inte genomförts helt eller på ett ändamålsenligt sätt. Kurserna följer inte alltid terminsindelningen och pausen vid jul upplevs som besvärlig. Undervisningsfria veckor mellan terminerna har efterlysts. Lärarnas forskningsmöjligheter har inte förbättrats. Utvärderingsgruppen har inte stannat vid att konstatera detta utan även gjort ett förslag till utveckling av terminssystemet (bifogas kallelsen). Av landets 21 universitet har 6 indelat läsåret i fyra perioder medan 14 bereder ett beslut i den riktningen. Endast Akademin har ett tredelat läsår. UVM har i sin respons på Akademins verksamhet 2003 (ÅA 335/20/2003 23.6.2004) konstaterat att det är ändamålsenligt att Akademin utifrån egna erfarenheter och praxis vid andra universitet [övergår] till ett system med fyra undervisningsperioder. Gruppen föreslår därför att läsåret, utöver de två traditionella terminerna som anknyter till registreringen av studerande, indelas i fyra undervisningsperioder om 8, 8, 9 och 9 10 veckor. Varje period innehåller i slutet åtminstone en undervisningsfri vecka. Kurser kan gå över flera perioder vid behov. En skiss till periodindelning ingår i gruppens förslag. Utvärderingsgruppens förslag har remitterats till fakulteterna, språktjänsten och studentkåren. Remisstiden utgick 15.10.2004. HF förordar den nya indelningen av läsåret och betonar att det är viktigt att den undervisande personalen skall beredas möjlighet att hålla undervisningsfria perioder varje eller vartannat år. ESF anser att det gör det samma om läsåret är delat i tre eller fyra perioder. Man önskar att den andra periodens tentamensvecka skall förläggas till dagarna före jul. Fakulteten finner alltjämt lärarnas undervisningsfria period som problematisk. KTF understöder en övergång till fyra perioder men önskar få ekonomisk hjälp för det extra arbete som periodindelningen medför. TF stöder en övergång till fyra perioder. Fakulteten är tveksam till att den andra periodens tentamina skulle förläggas till efter jul liksom till att kurser som går över två perioder skulle ha en paus i mitten. PF omfattar införandet av fyra perioder och att kurser som går över två perioder har en paus i mitten. Språktjänsten omfattar helt en övergång till fyra perioder eftersom treterminssystemet inte alls har passat dess verksamhet. Studentkåren understöder en övergång till det förslagna systemet. Kåren anför synpunkter på utvärderingen som är värdefulla och kommer att beaktas då den slutliga rapporten från utvärderingen sammanställs.

En bred samstämmighet råder om att Akademin borde övergå till en indelning av läsåret i två terminer och fyra perioder. Det förefaller också råda en relativ enhällighet om att de undervisningsfria veckorna behövs. En tänkbar modell applicerad på läsåret 2005 2006 kunde se ut som följer: Period I: 2.9 28.10 (undervisningsfri period 24 28.10) Period II: 31.10 22.12 (20 22.12) Period III: 9.1 10.3 (6 10.3) Period IV: 13.3 19.5 (11 19.5) Vidare lever alltjämt önskemålet om att den undervisande personalen skall kunna hålla undervisningsfria perioder. Beslutsförslag Styrelsen torde 1) besluta att Akademin räknat från läsåret 2005 2006 övergår till en uppdelning av läsåret i två terminer som vardera är uppdelade i två undervisningsperioder. Höstterminens två perioder omfattar 8 veckor var medan vårterminens omfattar 9 veckor resp. 9 10 veckor. Period I och III avslutas av en undervisningsfri period om en kalendervecka medan period II avslutas med en kortare och period IV med en längre undervisningsfri period. Undervisning kan omfatta mer än en period men den undervisningsfria veckan bör även då respekteras. 2) uppmana fakulteterna att återuppta försöken att ordna undervisningsfria perioder för den undervisande personalen. 18.10.2004 J. Nikula Beslut Föredraganden ändrade sitt beslutsförslag så att andra och tredje meningarna skulle lyda: Höstterminens två perioder omfattar 8 veckor var medan vårterminens omfattar 10 veckor var. Period I, III och IV avslutas av en undervisningsfri period om en kalendervecka medan period II avslutas med en kortare period. Det sålunda ändrade beslutsförslaget godkändes. Ordförande Gustav Björkstrand Byråchef Johan Nikula

ÅBO AKADEMI PROTOKOLL STYRELSEN U. Achrén, tel. 4124 Möte 7 /237 torsd. den 21.10.2004 kl. 13.15-16.20 Närv. Björkstrand Ginman Anckar Grönlund Dahlbacka Jakobsson Wolf-Knuts Grankvist-Nybacka Burman Engblom Costiander-Huldén Meinander Østern Hagelstam Salmi Latvakangas Ahlström Huvila Smulter Sell Holmberg Hansén Alm Lönnroth Sällström Puska Mattinen Helsing Gyllenberg Bäckström Söderholm A-M Ringwall-Moberg, protokollförare --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 Åbo Akademis nätstrategi Statsrådets delegation för informationsamhället och dess avdelning för elektroniska tjänster under ordförandeskap av riksdagsman Jouni Backman har sammanställt ett dokument kallat Kohti hallittua murrosta julkiset palvelut uudella vuosituhannella. Julkisen hallinnon sähköisen asioinnin toimintaohjelma 2002-2003. Ett åtgärdsprogram syftar till att påskynda statsförvaltningens och myndigheternas elektroniska service. Varje organisation i den offentliga förvaltningen skall uppgöra en webbservicestrategi för att komplettera sin service- eller verksamhetsstrategi så att den innefattar utveckling av elektronisk service i samarbete med den övriga förvaltningen, företag och samfund. Strategin skall innehålla strategiska målsättningar beträffande organisationen av den offentliga förvaltningen. Undervisningsministeriet har under hösten 2003 gjort en förfrågan angående Åbo Akademis webbservicestrategi som besvarats 12.11.2003. I svaret konstateras att akademin har en flora av webbtjänster för både undervisning, forskning, administration och för allmänheten. Vidare meddelas att Åbo Akademi har tillsatt en utredningsman som före utgången av februari 2004 skall presentera ett utkast till strategi för Åbo Akademis webbtjänster och att strategin skall godkännas av styrelsen. Rektor utsåg laboratorieingenjör Carl-Johan Wikman till utredningsman och tillsatte en referensgrupp bestående av direktör Stig-Göran Lindqvist (sammankallare), överbiblio-

tekarie Tore Ahlbäck, utbildningschef Katarina Drugg, överingenjör Robert Gyllenberg, byråchef Johan Nikula, informationssekreterare Ben Roimola, planeringschef Bengt Sandell generalsekreterare Fia Valtonen och studiesekreterare Malin Österholm. Referensgruppen omfattar utredningsmannens förslag till webbservicestrategi för Åbo Akademi som utredningsmannen inlämnat till rektor i april 2004. Utkastet till nätstrategi bifogas (Bilaga 1). Utredningsmannens förslag har remitterats till fakulteterna, Åbo Akademi i Vasa, de fristående inrättningarna och till Åbo Akademis Studentkår för ev. utlåtande. Åbo Akademi i Vasa, Fortbildningscentralen och Studentkåren har inkommit med svar (Bilaga 2). Alla tre instanser efterlyser klarare beskrivning av portaler. ÅA i Vasa önskar att Vasa skall beaktas i den kommande webblayouten. Studentkåren anser att man i utkastet fäster alltför stor uppmärksamhet på tekniska lösningar framom portalinnehållet. Samma kan utläsas i Fortbildningscentralens utlåtande. FC poängterar kund/ användarperspektivet och efterlyser både en kartläggning av användargruppernas behov för nättjänster och en klarare begreppsbeskrivning. FC undrar också vem som skall koordinera och leda arbetet med att utveckla en portal som alla tre remissinstanser anser vara en bra lösning för att utveckla Åbo Akademis webbtjänster. FC föreslår att ÅA anställer en person vid Förvaltningsämbetet med uppgift att samordna akademins IT-användning. Till uppgifterna skall höra även att koordinera, utveckla och följa upp webbstrategin. Utredningsmannen föreslår att en person borde anställas för portalprojektet (projektkoordinator för 2 år). Tidtabellen för utredningsmannens förslag är naturligtvis helt orealistiska eftersom ärendet först nu behandlas av styrelsen, vilket också remissinstanserna påpekar. I utkastet föreslås att kartläggningen av de nuvarande tjänsterna och beskrivningarna av arbetsflöden skulle utföras före utgången av detta år. Föredragandens bedömning I förslaget till webbservicestrategi ingår 10 åtgärdsförslag. Det centrala är att Åbo Akademi förnyar sin webb så att vi har en enhetlig portallösning. Detta innebär att all den information som akademin vill visa på sin webbplats finns lätt tillgänglig för undervisning, forskning, administration och för allmänheten. Arbetet skall inledas med att precisera, definiera och beskriva begreppet portal. Webbplatsen skall byggs upp så att informationen är strukturerad och redskapen eller verktygen är användarvänliga. Åbo Akademi skall stäva till att använda enkla editorer jämförbara med t.ex. Mozilla och Word. Detta betyder att det blir lika lätt för var och en att uppdatera information som det idag är att fylla i en blankett på webben. I dag är vi alltför mycket beroende av komplicerade verktyg med koder och programvara som endast få behärskar. Den vanliga användaren skall inte behöva lära sig speciella webbeditorer som Frontpage eller Dreamweaver. Dessutom utvecklas både verktygen och tekniken ständigt.

Bl.a. Åbo universitet har nyligen infört ett system som innebär att man helt enkelt uppdaterar webben som vilket som helst Word-dokument. Under två års tid har Åbo universitet satsat 80.000 euro för skräddarsytt verktyg med lisens (exklusive personkostnader). Ett intranet byggdes ut redan tidigare. Också Arbetsforum har infört ett portalliknande system (2.500 euro). Portalarbetet skall inledas med en noggrann kartläggning och beskrivning av fakulteternas och inrättningarnas arbetsflöden utgående från befintlig service och information på webben samt framtida behov. Se bilaga 3 i utredningsmannens rapport. För denna kartläggning och för den fortsatta koordineringen behövs tilläggsresurser, en koordinator, IT-resurser och senare anslag för verktyg. Själva projektet skall förvekligas stegvis efter att en närmare plan uppgjorts och en budget godkänts. Den ovannämnda kartläggningen behövs; Datacentralens roll och insatser bör förtydligas; upphandlingen bör konkurrensutsättas. Det finns olika verktyg på marknaden, men hur de ev. kan tillämpas vid akademin, bör Datacentralen, som ansvarar för tekniken, kunna avgöra. För det innehållsmässiga i portalen och med tanke på användarvänligheten bör en ledningsgrupp tillsättas. För de tekniska lösningarna behövs en särskild IT-grupp. Beslutsförslag Styrelsen torde omfatta principerna i utredningsmannens förslag till webbservicestrategi och utgående från dem besluta att Åbo Akademi går in för att utveckla en webbportal så att den kan introduceras hösten 2006. 14.10.2004 Ulla Achrén Beslut Gyllenberg föreslog att det övergripande ansvaret för genomförandet av strategin och fördelandet av därtill hörande resurser knyts till förvaltningsämbetet, förslagsvis avdelningen för information och forskningsservice. Föredraganden omfattade Gyllenbergs förslag varefter styrelsen godkände det sålunda kompletterade beslutsförslaget. Ordförande Gustav Björkstrand Informationschef Ulla Achrén