TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Patrik Ohlsson SFN 2017/

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Patrik Ohlsson 2017-09-18 SFN 2017/0254 0480-450179 Servicenämnden Delårsuppföljning och prognos augusti Servicenämnden 2017. Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens delårsuppföljning, prognos och måluppföljning efter augusti, och överlämna den till kommunstyrelsen. Bakgrund Enligt anvisningarna för ekonomi- och verksamhetsuppföljning ska servicenämnden lämna en uppföljning och prognos efter andra tertialet till kommunstyrelsen. Benny Wennberg Förvaltningschef Patrik Ohlsson Ekonom Bilagor Delårsuppföljning och prognos - augusti - Servicenämnden Uppföljning intern kontroll Uppföljningsrapport verksamhetsplan Serviceförvaltningen Administration Tel 0480-45 00 00 vx Fax 480-450520 patrik.ohlsson@kalmar.se

Delårsuppföljning och prognos Augusti Servicenämnden 2017 1

Innehåll Verksamhetsmål 3 Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar 4 Central ledning och administration 4 Gata och park 4 Kost 4 Lokaler och lokalvård 5 Transport 5 Upphandling 5 Kvalitet i verksamheten 6 Synpunktshantering 6 Personalredovisning 7 Tillsvidareanställda 7 Sjukfrånvaro 7 Kompetensutveckling 8 Rekrytering 8 Driftsredovisning 9 Utfall och prognos 9 Investeringsredovisning 10 Utfall och prognos 10 Bilagor 11 Uppföljningsrapport verksamhetsmål 11 Uppföljningsrapport intern kontroll 11

Verksamhetsmål Måluppfyllelse Uppfyllda/ Klara Positiv trend/ Pågående Oförändrad eller negativ trend/ Ej påbörjat Totalt Nämndsmål 4 (20 %) 7 (35 %) 9 (45 %) 20 Aktiviteter * Uppdrag 1 4 1 7 * Förvaltningen har inte aktiviteter på förvaltningsövergripande nivå; dessa återfinns på verksamhets- och enhetsnivå. Bland de mål som har bedömts som Oförändrad eller negativ trend/ Ej påbörjat finns tre mål som mäts först under tertial 3. 3

Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar Central ledning och administration Serviceförvaltningens ledningsgrupp har under året jobbat med vision 2025 och hur förvaltningen ska möta de stora utmaningarna som en stor befolkningsökning medför. Ytterligare 7 200 invånare kräver bland annat cirka 15 000 kvadratmeter i lokaler för förskola, skola, äldreomsorg och fritidsverksamheter. En centralisering av HR, löner och kommunikation till kommunledningskontoret har inneburit ett större tryck på serviceförvaltningens administration. Projekten inom kustmiljö fortsätter att få bidrag till olika åtgärder för att främja en god vattenstatus i både våra vattendrag och i Kalmarsund. Projektet Levande vattendrag har fått cirka 2 mnkr för att restaurera Ljungbyån, Halltorpsån och Hagbyån genom att återskapa livsmiljöer för fisk, insekter och fåglar som gått förlorade på grund av människans påverkan. Projektet Giftfria trädgårdar har genomförts. Målet med projektet var att ska skapa opinion som höjer kunskapsnivån hos konsumenterna för att på så sätt långsiktigt påverka handeln att intressera sig av att sälja alternativa produkter så att det blir lätt att hitta rätt. Under andra tertialet har serviceförvaltningen tagit över EU-projektet LifeSURE. Projektet går ut på att ta upp 40 000 m3 sediment ska fram till och med 2021 tas upp i Malmfjärden för att visa hur man på ett hållbart sätt kan återställa den ekologiska statusen i vattnet. Gata och park Stormen och översvämningen i början av januari har inneburit stora reparationer vilket medför kostnader för förvaltningen, mest på grund av att många bryggor, landfästen och stränder tog skada. Bryggan och upprustningen av badplatsen i Vita sand invigdes den 11 juni. Driftsnivån inom park- och fritidsverksamheten kräver ett 30-tal medarbetare via arbetsmarknadsåtgärder. På grund av minskat utbud av arbetsmarknadsåtgärder är antalet 2017 cirka hälften, vilket märkbart har sänkt servicenivån inom åtgärder som städning och bekämpning av ogräs. Den höga investeringstakten bidrar även till försenade åtaganden inom drift. Ogräsbekämpning utmed våra gator har blivit en svårhanterad situation utifrån nuvarande metoder. Under sensommaren testas en maskin för att effektivisera ogräsbekämpningen. Kost Beslut i slutet av 2016 angående utbyte av smörgåsmargarin innebär ökade kostnader för verksamheten under 2017. Ytterligare merkostnader följs av beslutet eftersom andelen av omättade fetter i övriga livsmedel behöver ökas. Kostverksamheten har fått ökade kostnader under 2017 på grund av en kraftig prishöjning på mejeriprodukter. Nytt grossistavtal ska tecknas under hösten vilket i normalfallet ger lägre livsmedelspriser. Indikationer finns på att det inte blir så denna gång. En ökning av barn och elever i kombination med försenade byggprojekt kommer under året innebära paviljonglösningar. Detta är fördyrande för kostverksamheten då det innebär ökade transportkostnader och ett ineffektivt arbettsätt där kökspersonal får springa till flera olika enheter för att servera få portioner. För att möta prisökningarna på livsmedel minskas bland annat antalet dagar då helt kött serveras till förmån för fler dagar då populära köttfärsrätter serveras. Detta sammanfaller med önskemål som har framkommit i vårens kundundersökning där eleverna önskat mer färsrätter. 4

Kost omsorg har under våren börjat erbjuda matgäster som besöker restaurangerna på Stensberg och Oxhagshemmet att köpa alkohol i form av vin eller öl till måltiden. Uppföljningen efter 3 månader visar att det inte finns några hinder att fortsätta med det samt att en utökning av försäljning av spritdrycker vid valda tillfällen kan ske. Lokaler och lokalvård Kalmars nya brandstation är klar och verksamheten har flyttat in. Byggnaden är tekniskt komplex och kräver hög närvaro och tillsyn för att upprätthålla funktionen. Ett omfattande renoveringsprojekt är igång i Lindsdals sporthall och fritidsgård. Ytterligare en totalrenovering är uppstartad i Rockneby i gott samråd med skolan som utrymt hela byggnaden. Byggstart har skett för om- och tillbyggnad av Halltorpsskolan och Hagbyskolan. Projektering pågår för nybyggnad av förskola, skola, kök och matsal på Djurängsskolan. Beräknad byggstart är vid årsskiftet. Även Falkenbergsskolan får nya lokaler då det befintliga hus 10 ska ersättas. Bygglovet är överklagat varför exakt datum för byggstart är osäkert. Ett hårt tryck på marknadens aktörer i byggbranschen påverkar tidplaner för bland annat ny förskola i Lindsdal. Inför höstens skolstart har Kalmarsunds-, Funkabo- och Lindsdalsskolan drabbats av skadegörelse. Lokalvården har under året tecknat nya kontrakt gällande bland annat brandstationen, Ekonomi- och Lönecenter samt ökat öppethållande i Kalmar sportcenter. Transport Transportcentralen försöker även fortsättningsvis att påverka Kalmar kommuns förvaltningar att välja fordon med el, biogas eller laddhybrid när det är dags för nya/uppdaterade leasingavtal. I december 2016 installerade kommunen sin första HVO(biodiesel)pumpen som under 2017 har testats främst av serviceförvaltningens fordon och i utvalda delar av entreprenadmaskinerna. Upphandling Kostnaderna för köp av juristhjälp har ökat i och med att nya lagen om offentlig upphandling (LOU) infördes vid årsskiftet Det har även skett en ökning av antalet överprövningar i början på året. 5

Kvalitet i verksamheten Synpunktshantering Under de två första tertialen har 61 synpunkter inkommit till serviceförvaltningen ( 2016: 147). TME:s flytt till Samhällsbyggnadskontoret är en orsak till minskningen då de har stått för cirka en tredjedel av förvaltningens synpunkter. Synpunkterna fördelades enligt följande: 3 avvikelser, 36 klagomål, 16 förbättringsförslag och 6 beröm. 56 av synpunktern var från allmänheten och 5 från interna. 25 från kvinnor och 29 från män, 7 har inte angivet kön. Det noteras att samtliga 6 beröm har inkommit från kvinnor. 14 av dessa synpunkter berör enhet gata och då främst inom snöröjning/sandsopning. Enheten arbetar ständigt för att förbättra denna verksamhet samtidigt som det inom dessa områden är väldigt svårt att tillgodose samtliga behov. 6

Personalredovisning Tillsvidareanställda Personalstruktur 31 Aug 2017 2016 Tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Antal 289 218 507 280 216 496 Årsarbetare 274,5 214,8 489,3 265,1 213,3 478,4 Genomsnitt sysselsättningsgrad i % 95,0 98,6 96,5 94,7 98,7 96,4 Andel heltider i % 79,6 95,0 86,2 77,1 94,4 84,7 Medelålder 48,1 47,2 47,7 48,1 47,7 47,9 Personalomsättning i % 1,1 3,7 2,2 0,4 1,8 1,0 Vid augusti månads slut fanns 507 tillsvidareanställda i serviceförvaltningen varav 289 kvinnor (57 procent) och 218 män (43 procent). Det innebär en ökning på totalt två personer från årsskiftet. För tillsvidareanställda var medelåldern 48,1 år för kvinnor och 47,2 år för män. Genomsnittlig sysselsättningsgrad var 96,5 procent, vilket var något högre än vid årsskiftet (96,2 procent) för samtliga tillsvidareanställda (95,0 procent för kvinnor och 98,6 procent för män). Personalomsättningen till och med augusti var 2,2 procent. Antal 200 100 0 Kvinnor Åldersfördelning 81 54 44 14 80 95 25 20 45 49 <= 29 år 30-39 år 40-49 år 50-59 år 60-67 år Män Sjukfrånvaro Total sjukfrånvaro i % av ordinare arbetad tid tom 31 juli 2017 2016 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt 18-29 år 2,5 1,7 2,2 3,8 3,9 3,9 30-49 år 4,3 3,4 3,9 5,0 2,5 3,9 50-67 år 6,8 4,4 5,7 7,2 4,4 5,9 Totalt 5,3 3,7 4,6 5,9 3,6 4,9 Sjukfrånvaron till och med juli 2017 landade på 4,6 procent på förvaltningen (kvinnor 5,3 procent, män 3,7 procent). Detta innebär en minskning jämfört med motsvarande period föregående år (4,9 procent). Serviceförvaltningen kommer fortsätta fokusera på att hålla sjukfrånvaron på en låg nivå och arbeta 7

förebyggande och hälsofrämjande. För att uppnå hälsofrämjande arbetsplatser arbetar förvaltningen bland annat vidare med det systematiska arbetsmiljöarbetet. Kompetensutveckling I maj anordnade förvaltningen en chefsdag. Cheferna har även gått en halvdagsutbildning inom fördjupad hbtq-kunskap och fick då bland annat verktyg för att kunna arbeta vidare med ämnet på APT. Förvaltningens personal har även deltagit i både externa utbildningar, konferenser samt i kommunens interna utbildningar utifrån behov. Rekrytering Rekrytering av nya medarbetare inom specifika områden, exempelvis ingenjörer, spetskompetens inom upphandling, IT-personal samt kockar fortsätter att vara en utmaning. Detta beror främst på den rådande arbetskraftsbristen inom dessa yrken. 8

Driftsredovisning Utfall och prognos Driftsredovisning 2017 Tkr Budget Utfall Prognos Skillnad Verksamhet aug Central ledning och administration 6 263 4 221 5 613 450 Centralförråd 4 262 3 223 4 262 0 Gata och park 136 016 98 248 137 016-1 000 IT 210 3 412 210 0 Kost 102 704 65 000 101 954 750 Lokaler och lokalvård -10 609-9 708-10 609 0 Transport -597-185 -597 0 Upphandling 2 968 499 2 868 100 Summa 241 217 164 710 240 717 300 Efter andra tertialet visar prognosen för serviceförvaltningen ett resultat på +300 tkr. Central ledning och administration redovisar ett överskott på 450 tkr till stor del på partiella föräldraledigheter, men även beroende på minskade övriga kostnader såsom IT och telefoni. Verksamheten för gata och park redovisar en prognos på -1 mnkr. Bedömningen är att stormen och översvämningen i början av januari har gett merkostnaderna för verksamheten på cirka 1 mnkr. Från och med 2017 ska serviceförvaltningen betala en dagvattenavgift till Kalmar Vatten för bortledning av dagvatten från allmänna platser och gator. Avgiften beräknas bli cirka 650 tkr för 2017 vilket inte är medräknat i budget. Kommunens höga investeringstakt gör att resurser avsedda för drift läggs på projekt. Detta hjälper upp det prognostiserade minusresultatet. Kostverksamheten redovisar totalt ett positivt resultat på 750 tkr. Beslutet i slutet av 2016 angående utbyte av smörgåsmargarin innebär en ökad kostnad på cirka 500 tkr för kost skolas verksamhet. Ytterligare en följd av beslutet är att andelen omättade fetter behöver ökas i matsedeln, vilket innebär merkostnader på cirka 1,4 mnkr. En omföring i budget 2017 mellan kostverksamheterna (kost omsorg och kost skola) på 1,7 mnkr täcker stora delar av kostnadsökningen som detta beslut medför. Detta möjliggjordes tack vare minskade personalkostnader och ökad försäljning inom omsorgsverksamheten. De ökade grönsakspriserna beroende på vädersituationen vid Medelhavet i början av året samt en prishöjning under våren på i snitt 10 procent på mejeriprodukter kan dock innebära att det blir svårt för kost skola att hålla budget. För att möta prisökningarna på livsmedel minskas bland annat antalet dagar då helt kött serveras till förmån för fler dagar då populära köttfärsrätter serveras. Kost skola prognostiserar därmed ett nollresultat. För kost omsorg kompenseras de högre livsmedelspriserna av lägre personal- och mattransportkostnader än budgeterat och beräknas ge ett positivt resultat på 750 tkr. Upphandling prognostiserar ett överskott på 100 tkr beroende på högre intäkter än budgeterat, bland annat på grund av sålda utbildningar gällande ändringar i LOU. Kalmar kommun kommer under 2017 att införa komponentredovisning i anläggningsregistret. Detta innebär fler detaljer i anläggningsregistret samt att avskrivningar anpassas efter verklig livslängd. Följden kommer att innebära en omfördelning av kostnader från drift till investering. Det kommer även medföra förändringar av kapitalkostnaderna. Eventuella avvikelser orsakade av principförändringen kommer att tas centralt hos kommunen. 9

Investeringsredovisning Utfall och prognos Investeringsredovisning 2017 Tkr Budget Utfall Prognos Skillnad Verksamhet aug Central ledning och administration 340 0 340 Centralförråd 2 881 3 400-3 400 IT 11 100 5 211 11 100 0 Kost 660 25 660 0 Lokaler och lokalvård 300 51 300 0 Transport 8 200 10 782 19 800-11 600 Summa 20 600 18 950 35 260-14 660 Serviceförvaltningen har fått i uppdrag att köpa in kopiatorer samt kaffe- och vattenautomater i Kalmar kommun allt eftersom leasingavtalen löper ut. Investeringarna redovisas på centralförrådet och beräknas hamna på 3,4 mnkr för 2017. Transport har ökat sitt investeringsbehov 2017 på grund av ändringar i investeringsplanen. Förändringarna innefattar att en traktor, en hjullastare och en lastbil tidigareläggs samt att verksamheten utökar med en lastbil och ett släp. En spolbil och en lastbil som beräknades levereras under 2016 har senarelagts. Detta sammantaget bidrar till ökningen på totalt 11,6 mnkr mot investeringsbudgetet. 10

Bilagor Uppföljningsrapport verksamhetsmål Uppföljningsrapport intern kontroll 11

Organisationsenhet: Servicenämnd Period: Augusti År: 2017 Uppföljningsrapport verksamhetsplan Martina Adiels Balk, 2017-08-31 09:47 1

EGNA VERKSAMHETSSPECIFIKA MÅL OCH AKTIVITETER Under denna rubrik kan förvaltningar och bolag lägga in egna mål och aktiviteter som man vill följa upp, och som saknar koppling till kommunfullmäktiges fokusområden och mål. Servicenämndens egna mål Under denna rubrik kan servicenämnden lägga in eventuella nämndsmål och aktiviteter som inte är kopplade till fullmäktigemålen. För att det arbete som redovisas under denna rubrik ska bli synliggjort i de centrala uppföljningarna bör man skriva in relevanta delar i kommentarerna under kommunfullmäktiges respektive fokusområde. X Nämndsmål - Anställningsprocessen Kartlägg automatisering av anställningsprocessen. Ytterligare planeringsmöten med verksamhet samt internt på IT genomförda. Kartläggning pågår. X Nämndsmål - Energianvändning nybyggnation Vid upphandling av nybyggnation ska det säkerställas att energianvändningen är 20 procent lägre än kraven enligt Boverkets byggregler (gällande 2016). Lindsdalsskolans två nya skolbyggnader i etapp 1 har utvärderats: Hus 08 var estimerat till en energiförbrukning av 68 kwh/kvm. Lagkravet sade 107 kwh/kvm. Utfallet visar på 70 kwh/kvm vilket får betecknas som ett gott utfall som når uppsatt mål. Hus 09 var estimerat till 74 kwh/kvm. Lagkravet sade 92 kwh/kvm. Här visar utfallet på en förbrukning av 101 kwh/kvm. Avvikelsen förklaras av att driftfunktioner påverkades då hus 10 byggdes till i etapp 2. Hus 10 är sammanbyggt med hus 09 i en andra etapp och då rubbas den befintliga anläggningen under byggtiden. X Nämndsmål - Kundnöjdhet IT Kundnöjdhet för IT ska ligga på minst 95 procent. På frågan "Hur nöjd är du med det arbete IT just utfört?" nås 89 procent nöjda kunder och på "Hur nöjd är du med IT:s bemötande?" är betyget 92 procent. Målet nås således inte. IT verksamheten ser fortfarande svårigheten att skilja på ITs leveranser och övriga IT-relaterade leveranser. X Nämndsmål - Kundnöjdhet kost omsorg Kundnöjdhet ska ligga på minst 90 procent för kost omsorg. Detta mål mäts under hösten 2017. X Nämndsmål - Kundnöjdhet kost skola Kundnöjdhet ska ligga på minst 75 procent för kost skola. Martina Adiels Balk, 2017-08-31 09:47 2

72 procent av skolbarnen tycker maten smakar bra. En liten förbättring sedan föregående mätning men under målet på 75 procent. X Nämndsmål - Kvalitetsindex lokalvård Kvalitetsindex för beställd lokalvård ska ligga på minst 97 procent. Mätning för tertial 2 ger ett utfall på 96,3 procent. Något under målvärdet, men sammanlagt för året så ligger mätningen över mål. Antalet mätningar under tertial 2 var betydligt färre än för första tertialet, vilket är i linje med historiken. X Nämndsmål - Matsvinn Matsvinnet i skolmatsalarna ska vara lägre än föregående års siffra. Mätning av svinn av mat från tallrik mäts fyra gånger per år. Två gånger oannonserat och två gånger föranmält. En oanmäld mätning har skett under vecka 7 och en föranmäld mätning har skett vecka 17. Båda resultaten hamnade på 15 gram. Detta är i linje med fjolårets sammanvägda värde. X Nämndsmål - Minskad energianvändning Energianvändning avseende uppvärmning, el, och tappvarmvatten (kwh per kvadratmeter Atemp yta) ska minska med 20 procent från 2010 till 2017 med hjälp av energitjänsteprojektet. Projektet ligger totalt, ackumulerat, på 39 500 kr under den garanterade besparingen (1 277 980 kr). Uppföljningen innehåller nu 41 fastigheter. Elbesparingen presterar över den projekterade nivån med 57 000 kr medan fjärrvärmen underpresterar med 122 000 kr mot garanterat. Oljan sparar 6 600 kr mer än projekterat och närvärmeverken underpresterar med 8 600 kr jämfört med garanterad nivå. Besparingarna är fortfarande preliminära då alla verksamhetsförändringar ännu inte är inlagda. X Nämndsmål - Planering och implementering av nya IT-system Serviceförvaltningen ska vara med från start vid planering och implementering av samtliga nya IT-system till kommunal verksamhet. Inga systeminföranden som ej var med i verksamhetsplan har genomförts fram till 31 augusti. Detta beror förmodligen på att systeminföranden ej sker under semesterperiod. X Nämndsmål - Produktions verksamheter i SCB:s medborgarundersökning Statistiska Centralbyråns medborgarundersökning ska Kalmar kommun nå ett genomsnittsbetyg på 6,5 av 10 avseende nedanstående områden: Tillgång till parker, grönområden och natur. Belysning av gång- och cykelvägar Martina Adiels Balk, 2017-08-31 09:47 3

Underhåll och skötsel av gång- och cykelvägar Snöröjning av gång- och cykelvägar Belysning av gator och vägar Underhåll och skötsel av gator och vägar Snöröjning av gator och vägar Belysning i kommunens motionsspår Kommunens åtgärder mot klotter och annan skadegörelse Renhållning av parker och allmänna platser i din kommun Arbetet fortsätter med belysningen där kontinuerliga åtgärder på driftstörningar åtgärdas. Ett arbete med utbyte av kvicksilverlampor till LED belysning är påbörjat. Behovet av ny-/förbättrad belysning ses över. Underhållet av vägar samt gång/cykelvägar. 20 procent av kommunens vägar ses över årligen med hjälp av RoSY systemet samt att en beläggningsplan följs. Akuta åtgärder i vägarna görs vid behov. Snöröjning görs efter målbeskrivningen som ses över varje år. Klotter - löpande notering av klottret samt borttagning. Borttagning av kränkande klotter prioriteras. X Nämndsmål - Uppföljning ramavtal 25 procent av ramavtalen ska följas upp per år vad gäller kvalificeringskriterier. Totalt finns 228 ramavtal som ska följas upp, detta innebär uppföljning av 57 ramavtal per år. Under året har 16 av dessa följt upp, vilket medför att uppnått 33 procent av årets uppföljningar uppnåtts. Ytterligare 13 avtalsuppföljningar är påbörjade. Orsaker till att uppföljningen tar längre tid än förmodat är bland annat att de avtal som följts upp är stora och tidskrävande, till exempel utförare av omsorgsboende. En annan orsak till tidsåtgången är att nuvarande fakturasystem gör att det tar mycket lång tid att följa upp fakturor medan det för avtal som är inlagda i e-portal är mycket enklare att hantera. Nämndsuppdrag - Tillgänglighet kommunens lokaler Pågående Kommunens lokaler ska vara tillgängliga för alla. Förvaltningen ska till nämnden rapportera behovet av insatser och kontinuerligt avrapportera hur tillgängligheten utvidgas. Rådhusets tillgänglighet till plan två och tre har diskuterats med Länsstyrelsen. Rådhuset är ett byggnadsminne varför Länsstyrelsen ej är positiva till en hiss. Stensbergs handikappsplatser anpassas för att följa de korrekta måtten enligt gängse normer. Nämndsuppdrag - Cykelparkeringshus vid stationsområdet Ej påbörjad Serviceförvaltningen ska, genom cykelprojektet, driva frågan att bygga ett cykelparkeringshus vid stationsområdet. Ett cykelparkeringshus kan innehålla funktioner som bland annat möjlighet till laddning av elcyklar, uthyrning av barnvagnar och inlåsning av väskor. Cykelfrågor överflyttades från serviceförvaltningen till samhällsbyggnadskontoret under mars 2017. På grund av detta kommer ingen rapportering att ske på detta uppdrag. Nämndsuppdrag - Belöningssystem förslag Genomförd Förvaltningen får i uppdrag att införa belöningssystem som uppmärksammar nytänkande och goda förslag. Martina Adiels Balk, 2017-08-31 09:47 4

Rutin "Belöningssystem inom serviceförvaltningen" togs i drift 2017-05-15 och information har getts till personalen. FOKUSOMRÅDE - ORDNING OCH REDA I EKONOMIN Kommunallagen slår fast att kommunerna ska ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet på både lång och kort sikt. God ekonomisk hushållning har både ett finansiellt perspektiv och ett verksamhetsperspektiv. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i aktuell Verksamhetsplan med budget. Serviceförvaltningen strävar efter att kostnadseffektivitet och ändamålsenlighet ska genomsyra allt arbete som sker i verksamheterna. Uppföljningar av budgetföljsamhet görs månatligen på verksamhetsnivå. Flera av verksamheterna använder även löneprognoser för att kunna följa lönerna detaljerat. Uppföljningar av timmar görs vid de verksamheter som finansieras via timdebitering. Genomlysning av förvaltningens verksamheter är under genomförande för att se vilken påverkan den väntade befolkningsökningen har fram till 2025. I detta arbetet tas förändringen i den demografiska försörjningsbördan upp och hur förvaltningens arbete kan effektiviseras för att möta denna förändring samt möjlighet att åstadkomma önskad höjning av ambitionsnivå. Fullmäktigemål - Investeringarna Investeringarna ska självfinansieras till minst 50 procent över en rullande femårsperiod. Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål. Fullmäktigemål - Nettokostnaderna Nettokostnaderna ska begränsas till högst 99 procent av skatteintäkter, generella statsbidrag och kommunal utjämning över en rullande femårsperiod. Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål. Fullmäktigemål - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Kommunens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Se nämndsmål "Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet" X Nämndsmål - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Serviceförvaltningens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt Uppföljningar av budgetföljsamhet görs månatligen på verksamhetsnivå. Flera av verksamheterna använder även löneprognoser för att kunna följa lönerna detaljerat. Uppföljningar av timmar görs vid de verksamheter som finansieras via timdebitering. Förvaltningen strävar efter att kostnadseffektivitet och ändamålsenlighet ska genomsyra allt arbete som sker i verksamheterna. För de verksamheter där det finns nyckeltal och jämförelser i Kolada används dessa. Eftersom serviceförvaltningens verksamheter till stor del består av intern service saknas nyckeltal för dessa i Kolada. Istället används då nyckeltal som finns specifikt för den branschen, till exempel Repab för lokalvård. Där det finns liknande externa leverantörer görs jämförelser vad gäller exempelvis pris. Årliga undersökningar görs inom flera av verksamheterna när det gäller kundnöjdhet. Nyckeltalen redovisas i årsrapporten. Den samlade bedömningen efter andra tertialet är att nämnden har god budgetföljsamhet och att resurserna används på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Martina Adiels Balk, 2017-08-31 09:47 5

Uppdrag - Hyresupphandling simhall Pågående Kommunstyrelsen får i uppdrag att i samverkan med servicenämnden pröva hyresupphandling som alternativ till att bygga ny simhall i egen regi. Detaljplanearbete uppstartat i Snurrom. Volymskiss baserat på reviderat funktionsprogram beställt för att ge en indikation på anläggningens storlek och kostnad. FOKUSOMRÅDE - ETT GRÖNARE KALMAR Kommunens miljöbokslut för 2015 visade på att Kalmar är en av Sveriges grönaste städer. Vi har under flera år tagit stora steg för ett bättre klimat- och miljöarbete. Kalmar ska fortsätta ligga i framkant och vårt arbete ska präglas av konkreta insatser som ger effekt både på kort och lång sikt. Vi tar vårt ansvar och visar vägen i miljöarbetet med utgångspunkt från de nationella miljökvalitetsmålen. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i aktuell Verksamhetsplan med budget. Serviceförvaltningens arbete bidrar inom en rad områden till fokusområdet "ett grönare Kalmar". Samlastningscentralen bidrar till att minska antalet transporter. Transportcentralen arbetar för att kommunens leasingfordon ska drivas med el, biogas eller laddhybrid samt att dubbfria däck ska användas i största möjliga utsträckning. Transportcentralens fordon samt utvalda entreprenadmaskiner använder nu enbart HVO (HVO är en syntetisk diesel som framställs av förnybara råvaror) som drivmedel. Med anledning av en omdefiniering av begreppet "närproducerat" så är det oklart om målet kring ekologisk och närproducerad kost kommer att uppnås under året. Kalmar kommun har inom projektsamarbetet Race For The Baltic tagit fram en åtgärdsplan som ska reducera årligt utsläpp med 3 ton fosfor per år och 50 ton kväve per år. Serviceförvaltningens del är 2 ton fosfor och 27 ton kväve, genom åtgärder inom jordbruket, anläggande av våtmarker, restaurering av Surrebäckens utlopp och skörd av musslor. För att genomföra åtgärderna krävs finansiering och erforderliga tillstånd vilket beräknas ta flera år. Kalmars arbete har ett tydligt underifrånperspektiv och det finns en stor styrka i det lokala och ideella engagemanget från de nyetablerade vattenråden och kustmiljögrupperna. Life Sure projektet uppstartat. Innebär ett omhändertagande av bottensediment i Malmfjärden. Projektet löper på fyra år. Kalmar sportcenters solcellsanläggning är i drift och har fram till augusti producerat 16 942 kwh (energi till en mindre villa). Fullmäktigemål - Cykeltrafiken Cykeltrafiken ska årligen öka. Cykelfrågor överflyttades från serviceförvaltningen till samhällsbyggnadskontoret under mars 2017. På grund av detta kommer ingen rapportering att ske på detta mål. X Nämndsmål - Cykeltrafiken Cykeltrafiken ska årligen öka. Cykelfrågor överflyttades från serviceförvaltningen till samhällsbyggnadskontoret under mars 2017. På grund av detta kommer ingen rapportering att ske på detta mål. Fullmäktigemål - Ekologisk och närproducerad mat Andelen ekologisk och närproducerad mat i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 70 procent år 2020, varav cirka 30 procent ska vara ekologiskt. Martina Adiels Balk, 2017-08-31 09:47 6

Se nämndsmål "ekologisk och närproducerad mat". X Nämndsmål - Ekologisk fruktstund Andelen ekologisk frukt i skola och förskola ska uppgå till 40 procent 2017. Under förstå halvåret 2017 har 29 procent av frukten som köpts in varit ekologisk. Målet kommer inte att uppnås under året. Huvudorsak är bristande ekonomi, men även något lägre kvalitet på vissa ekologiska frukter gör att konventionell frukt beställs. X Nämndsmål - Ekologisk och närproducerad mat Andelen ekologisk eller närproducerad mat i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 58 procent år 2017 Ingen rapportering för tertial 2 på grund av pågående revidering av begreppet "närproducerat". Fullmäktigemål - Fossilbränslefri kommun Kalmar kommun ska vara en fossilbränslefri kommun år 2030. Se nämndsmål "hållbara transporter" samt "ersätta diesel med HVO". X Nämndsmål - Ersätta diesel med HVO Diesel ska ersättas med HVO för transportcentralens fordon och utvalda delar av entreprenadmaskiner under 2017. Målet uppnått då transportcentralens fordon samt de utvalda entreprenadmaskinerna använder nu enbart HVO som drivmedel. X Nämndsmål - Hållbara transporter För att få hållbara transporter ska andelen fordon fördubblas med el, biogas eller laddhybrid i transportcentralens leasingflotta från 60 till 120 till utgången av 2018. Målet om dubblering uppnåddes under tertial 1. Antalet el- eller gasfordon är vid denna mätning uppe i 134 vilket innebär en ökning under tertial 2 med 12. Fullmäktigemål - Klimatneutrala resor och godstransporter År 2020 ska alla kommunala samhällsbetalda personresor och godstransporter vara klimatneutrala. Se nämndsmål "hållbara transporter" samt "ersätta diesel med HVO". Fullmäktigemål - Kollektivtrafiken Resandet med kollektivtrafiken ska årligen öka. Martina Adiels Balk, 2017-08-31 09:47 7

Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål. Fullmäktigemål - Solcellsanläggningar 2018 ska det finnas 25 solcellsanläggningar på kommunens byggnader. X Nämndsmål - Solcellsanläggningar 2018 ska det finnas 25 solcellsanläggningar på kommunens byggnader. Kalmar sportcenters solcellsanläggning är i drift och har fram till augusti producerat 16 942 kwh (energi till en mindre villa). Fullmäktigemål - Vatten Våra vattendrag och Kalmarsund ska successivt uppnå god status. Se nämndsmål "vatten". X Nämndsmål - Vatten Våra vattendrag och Kalmarsund ska successivt uppnå god status. Kalmar kommun har inom projektsamarbetet Race For The Baltic tagit fram en åtgärdsplan som ska reducera årligt utsläpp med 3 ton fosfor per år och 50 ton kväve per år. Serviceförvaltningens del är 2 ton fosfor och 27 ton kväve, genom åtgärder inom jordbruket, anläggande av våtmarker, restaurering av Surrebäckens utlopp och skörd av musslor. För att genomföra åtgärderna krävs finansiering och erforderliga tillstånd vilket beräknas ta flera år. För att klara målet 2021 behövs dessutom en långsiktig planering tillsammans med Kalmar vatten och Samhällsbyggnadskontoret om hur resterande utsläppsminskning på 4 ton fosfor och 22 ton kväve ska genomföras. Kalmars arbete har ett tydligt underifrånperspektiv och det finns en stor styrka i det lokala och ideella engagemanget från de nyetablerade vattenråden och kustmiljögrupperna. Under andra tertial 2017 har följande skett: Musselskörd: Kalmar kommun har genom samarbete med Vattenbrukscentrum ost tillsatt en konsult som formulerar bransch-riktlinjer för fodermusselodlare i Östersjön. Det är viktigt att sådana riktlinjer finns för att primärproducenten ska kunna garantera en säker produkt. För att lyckas med åtagandet enligt kommunens åtgärdsplan krävs att årlig skörd av musslor från Kalmar kommuns kustvatten ökar från nuvarande kapacitet på 10 ton per år till 110 ton per år 2021. En sådan ökning skulle kräva en uppskalning från nuvarande 4 odlingsenheter på 100 m till 44 odlingsenheter. Kalmar och Borgholms kommuner samarbetar med SLU, Region Östergötland och företaget Musselfeed AB för att finna avsättning för skördade musslor. Övrigt: Ett antal biotopvårdsprojekt pågår för att genomföra biotopvård i Ljungbyån, Hagbyån, Halltorpsån och Snärjebäcken, med stöd av olika externa finansiärer. Kommunikationskampanj tillsammans med vattenråden om Giftfria Trädgårdar Arbetet med LOVA-projektet för vattenåtgärder kring Törnebybäcken, skolprojektet Vattendetektiver (som numera får stöd från SydostLeader), samt samordning av vattenråden och Kalmarsundskommissionen har fortsatt. Life Sure projektet uppstartat. Innebär ett omhändertagande av bottensediment i Malmfjärden. Projektet löper på fyra år. Uppdrag - Kalmar cykelstad Ej påbörjad Samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden får i uppdrag att fortsätta projektet Kalmar cykelstad. Uppdraget förlängs fram till och med 2018. Martina Adiels Balk, 2017-08-31 09:47 8

Cykelprojekt övergick från serviceförvaltningen till samhällsbyggnadskontoret under tertial 1. Serviceförvaltningen utför nu endast arbete kring cykelfrågor på uppdrag från samhällsbyggnadskontoret. Uppdrag - Giftfri miljö i förskolor och skolor Genomförd Samhällsbyggnadsnämnden får i uppdrag att tillsammans med barn- och ungdomsnämnden, Södermöre kommundelsnämnd och servicenämnden ta fram en plan för hur, samt också starta med att fasa ut farliga ämnen i förskole- och skolmiljöer för att skapa en sådan giftfri miljö som möjligt. Handlingsplan är framtagen och remiss har behandlats och besvarats i servicenämnd 2017-01-25. Handlingsplanen gick sedan på återremiss på fullmäktigemöte. Nytt beslut förväntas tas i Samhällsbyggnadsnämnden. Serviceförvaltningens del i uppdraget att ta fram handlingsplan bedöms som genomförd. Uppdrag - Upphandlingspolicy och uppförandekod Pågående Kommunstyrelsen tillsammans med servicenämnden får i uppdrag att göra en översyn av nuvarande upphandlingspolicy och uppförandekod. Arbetet fortgår och planeras vara klart i höst. Intervjuer med personal som arbetar med upphandling inom kommun och bolag har genomförts. FOKUSOMRÅDE - ETT VÄXANDE ATTRAKTIVT KALMAR Kalmar ska vara en växande och attraktiv kommun. Det är en förutsättning för att vara med i kampen om framtida etableringar, inflyttare och satsningar på infrastruktur. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i aktuell Verksamhetsplan med budget. Uttalande tillagt i Ändringar i Verksamhetsplan med budget 2017 och ekonomisk planering 2018-2019: Vi gör nu en paus i vårt deltagande som Fairtrade City. Vi fortsätter att arbeta med frågor om Fairtrade som en del av kommunens arbete med att ta ännu större socialt och etiskt ansvar i frågor gällande upphandling av varor och tjänster. Serviceförvaltningens arbete är en del i att skapa ett attraktivt Kalmar. Förvaltningens arbete inom park- och fritidsverksamhet bidrar till att göra kommunen till ett attraktivt besöksmål. Underhållsarbete på fritids- och kulturanläggningar såsom till exempel badplatser, vandringsleder, sportanläggningar och utomhusscener bidrar till att skapa ett rikt fritids- och kulturutbud. Gatuverksamheten arbetar med upprustning av vägar och cykelvägar. Förvaltningen deltar även i tillgänglighetsarbetet. Arbete med åtgärder för att förbättra trygghetskänslan hos kommunens innevånare genomförs, bland annat genom årlig siktröjning vid motionsspåren och förbättrad belysning på mörka platser. Fullmäktigemål - Arbetslösheten Kalmar ska ha lägre arbetslöshet än riket och våra jämförelsekommuner. Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål. Fullmäktigemål - Bostadsplanering Till och med 2018 ska Kalmar planera för 2500 bostäder, varav 300 småhus. Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål. Fullmäktigemål - Företagsklimat Martina Adiels Balk, 2017-08-31 09:47 9

I och med Kalmar kommuns satsning på "Förenkla helt enkelt" så ska Nöjd-Kund-Index (NKI) i SKL:s mätning avseende företagsklimatet årligen öka. Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål. Fullmäktigemål - Trygg residenskommun Kalmar ska vara landets tryggaste residenskommun. Se nämndsmål "Trygg residenskommun". X Nämndsmål - Trygg residenskommun I Statistiska centralbyråns medborgarundersökning ska Kalmar kommun nå värdet 6,5 av 10 på frågan Hur tryggt och säkert kan du vistas utomhus på kvällar och nätter? Produktionsverksamheten arbetar bland annat med årlig siktröjning på motionsspåren samt förbättrad belysning på mörka platser för att få en tryggare kommun. Hur detta kommer att påverka kommuninvånarnas trygghetskänsla kan dock inte ses förrän statistiska centralbyråns mätningar görs under hösten 2017. Fullmäktigemål - UF-företagare År 2017 ska 30 procent av gymnasieeleverna prova att vara UF-företagare. Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål. Uppdrag - Bullervall i Djurängen Pågående Samhällsbyggnadsnämnden (tidigare Servicenämnden) får i uppdrag att anlägga en bullervall i Djurängen. Detta för att dämpa bullret från Ölandsleden. Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta uppdrag. Byggnation pågår, samhällsbyggnadskontoret projektleder. Uppdrag - Föreningarnas hus Pågående Kommunstyrelsen får i uppdrag att tillsammans med kultur- och fritidsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden utreda förutsättningarna för en upprustning av Folkets Park med syfte att skapa ett "Föreningarnas hus" med pensionärsorganisationerna som bas. I uppdraget ingår också att utveckla området som park. Projektet leds av kommunledningskontoret där serviceförvaltningen är en av deltagarna i arbetsgruppen. FOKUSOMRÅDE - HÖG KVALITET I VÄLFÄRDEN I Kalmar ska allas liv präglas av trygghet, kvalitet, tillgänglighet och delaktighet. Medborgare i Kalmar ska känna sig trygga med att kommunens välfärdsverksamheter alltid finns när enskilda behöver den och att verksamheten bedrivs med god kvalitet. Fokusområdets text i sin helhet finna att läsa i aktuell Verksamhetsplan med budget. Serviceförvaltningen bidrar till fokusområdets uppfyllande genom sitt arbete med lokalvård, kost och IT samt nybyggnation och underhåll av befintliga lokaler. Martina Adiels Balk, 2017-08-31 09:47 10

Fullmäktigemål - Bästa skolkommun Kalmar ska bli en av Sveriges 30 bästa skolkommuner år 2020. (I SKL:s Öppna Jämförelser) Serviceförvaltningen hänvisar till de kvalitetsmätningar som genomförs inom verksamheterna lokalvård, kost och IT som redovisas under "egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter". Förvaltningens arbete med nybyggnation och underhåll av befintliga lokaler bidrar till målets uppfyllande. Fullmäktigemål - Bästa äldreomsorgskommun Kalmar ska bli en av Sveriges 30 bästa äldreomsorgskommuner år 2020. (I SKL:s Öppna Jämförelser) Serviceförvaltningen hänvisar till de kvalitetsmätningar som genomförs inom verksamhetenar lokalvård, kost och IT som redovisas under "egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter". Förvaltningens arbete med nybyggnation och underhåll av befintliga lokaler bidrar till målets uppfyllande. Fullmäktigemål - Hälsa och välbefinnande Skillnaderna i hälsa och välbefinnande mellan olika socioekonomiska grupper och olika delar av kommunen ska minska. Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta mål. Uppdrag - Barn och ungas psykiska hälsa Ej påbörjad Alla nämnder får i uppdrag att utifrån välfärdsbokslutet arbeta med att förbättra barn och ungas psykiska hälsa. Serviceförvaltningen rapporterar ingenting under detta uppdrag. FOKUSOMRÅDE - VERKSAMHET OCH MEDARBETARE Kalmar kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare och ett föredöme. Vi eftersträvar en trygg arbetsmiljö där människor trivs och känner sig delaktiga. För att klara av detta behöver vi samverka inom kommunen och samarbeta externt med andra kommuner för att utveckla kompetensen och organisationen. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i aktuell Verksamhetsplan med budget. Serviceförvaltningens sjukfrånvaro ligger generellt lägre än den totala siffran för Kalmar kommun och några särskilda åtgärder har därför inte vidtagits. Projektet "Ett lyft för serviceförvaltningen" som genomförts tillsammans med Centrum för idrott och hälsa har avslutats under tertial 2. Resultatet av Linneuniversitetets studie baserad på projektet kommer att redovisas i förvaltningens ledningsgrupp under hösten. Nyanställningar i förvaltningen görs med anställningsgrad 100 procent. Jämställdhetsarbetet utför via förvaltningens process "Plan för lika rättigheter och möjligheter". Verksamheterna gör kartläggningar och åtgärdsprogram tas fram. Fullmäktigemål - Heltid som norm Vid nyanställning ska heltid vara norm. Samtliga nyanställningar i förvaltningen under tertial 2 har varit med anställningsgrad 100 procent. Fullmäktigemål - Jämställdhetssäkrad verksamhet Martina Adiels Balk, 2017-08-31 09:47 11

Kommunens verksamhet ska vara jämställdhetssäkrad. Det pågår ett centralt arbete inom HR kring bland annat den nya diskrimineringslagen, där jämställhetssäkrad verksamhet ingår. Detta arbete planeras vara klart 2018. Fullmäktigemål - Sjukfrånvaron Sjukfrånvaron ska minska i både förvaltningar och bolag. Den sammanlagda sjukfrånvaron för januari till juli ligger på 4,7 procent. Förra året låg motsvarande siffra på 4,9 procent, det vill säga att sjukfrånvaron är något lägre i år än för samma period förra året. X Nämndsmål - Ett lyft för serviceförvaltningen Serviceförvaltningens medarbetare ska få stöd för att utveckla en god hälsa, bland annat genom förvaltningens knäböjprojekt. Projektet slutfördes under tertial 2. Linneuniversitetets redovisning av resultatet av sin studie av projektet kvarstår och kommer att göras under hösten. Martina Adiels Balk, 2017-08-31 09:47 12

Organisationsenhet: Servicenämnd År och fas: Intern kontroll 2017 - Inmatning Uppföljning Intern kontroll Alla risker grupperade på process Martina Adiels Balk, 2017-09-19 16:56 1

Ledningsprocesser Fastställa mål och fördela resurser Ta fram statistik Ta fram budget och följa upp den Hantera mål och uppdrag Ta fram underlag genom omvärldsbevakning Risk att resurser är otillräckliga. Risk att resurser är otillräckligna för att utföra förvaltningens uppdrag samt att förvaltningen inte kan möta upp framtida krav. Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 4) : Budgetuppföljning och prognos genomförs och presentaras för nämnd månadsvis för kontinuerlig uppföljning. Framtida krav måste finnas med som ett fokus i planeringsarbetet. Kontinuerliga avstämningar görs med KLK. Inga ytterligare kontrollmått. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontrollmoment - Avstämningar Budgetuppföljning och prognos genomförs och presentaras för nämnd månadsvis för kontinuerlig uppföljning. Framtida krav måste finns med som ett fokus i planeringsarbetet. Kontinuerliga avstämningar görs med KLK. Inga ytterligare kontrollmoment. Enligt prognosen vid efter andra tertialet kommer förvaltningen att hålla sig inom budgetramarna. Inga omdisponeringar av budgetmedel ser ut att behöva bli nödvändiga i årets budget för att nå de uppsatta målen. Risk för att verksamheten inte jobbar mot fastställda mål och att resurser inte fördelas optimalt. Det finns risk för att verksamheten inte jobbar mot fastställda mål och att resurser inte fördelas optimalt. Detta kan bero på flera olika anledningar t ex att målen inte är kända hos medarbetarna, att det finns oklarheter i organisationen, att rutiner inte fungerar med mera. Det finns risk för att mål, uppdrag och beslut som inte finns med i verksamhetsplanen utan i andra handlingsplaner, strategier och program inte följs upp. Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) : Utifrån kommunfullmäktigesmål formuleras mål för servicenämnden. Dessa bryts sedan ner i de verksamheter där målet kan påverkas. Tertialuppfölningar av mål och uppdrag redovisas för nämnd, ledningsgrupp, samverkan och på arbetsplatsträffar. Budgettilldelningen ses över inför ny budget. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Avstämning mål/budget Avstämning mål/budget tertialvis så att vi har resurser för att nå satta mål alternativt göra prioriteringar utifrån ekonomiska förutsättningar. Enligt prognosen vid efter andra tertialet kommer förvaltningen att hålla sig inom budgetramarna. Inga omdisponeringar av budgetmedel ser ut att behöva bli nödvändiga i årets budget för att nå de uppsatta målen. Risk felbedömning omvärldsrisker Risk för felbedömning av risker i omvärlden. Risk för att förvaltningens tjänstemän blir överhopade med information och gör felbedömningar. Risk för att oväntade händelser inträffar som påverkar verksamheten och ekonomin. Risk att felaktiga prognoser leder till felaktiga satsningar/indragningar. Martina Adiels Balk, 2017-09-19 16:56 2

Kategori: Omvärldsrisk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) : Konsekvensen om kommunen skulle göra felbedömningar av omvärlden skulle kunna leda till allvarlig skada och påverkan för verksamheten. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Avstämning presidie Om signaler på att en allvarlig situation skulle dyka upp görs alltid en avstämning med presidie, detta så att verksamheten leds i rätt riktning.viktigt med tillförlitliga prognoser och planeringsdirektiv. Ingen allvarlig situation enligt kontrollmomentet har identifierats under tertial 2. Organisera, leda och följa upp verksamheten Följa upp verksamheten Stödja, styra, samordna genom verksamhetsledningssystem Leda och fördela arbetet Bevaka och informera om lagar och förordningar Risk för otydliga/ej kända arbets- och uppdragsbeskrivningar Risk för att arbets- och uppdragsbeskrivningar samt arbetsuppgifter inte är kända av medarbetarna eller är otydligt utformade. Detta kan leda till att medarbetare arbetar med fel saker eller inte vet hur de ska prioritera bland arbetsuppgifterna. Risk för att verksamheten inte hinner anpassas vid lagändring Det finns risk för att verksamheten inte hinner anpassas vid en eventuell lagändring. Den kommunala verksamheten tenderar att bli mer och mer detaljstyrd via lagar och regler. Kategori: Legal risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Risk för bristande beslutsunderlag Risk för att de beslutsunderlag som förmedlas till politikerna är bristfälliga, vilket skulle kunna leda till att felaktiga beslut fattas eller att beslut fattas på felaktiga grunder. Brister kan föreligga vid målrapportering eller att informationen inte presenteras på ett optimalt sätt. Det kan också finnas risk för att felaktig information hämtas från system som inte har uppdaterats korrekt (felaktig filöverföring, fel vid manuell registrering, system fungerar inte på avsett sätt, mänskliga faktorn). Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Risk för att arbetsuppgifter/uppdrag inte blir utförda eller görs på ett felaktigt sätt Risk för att arbetsuppgifter inte blir utförda eller görs på ett felaktigt sätt. Detta kan bero på den aktuella arbetsinstruktionen, att rutiner saknas, inte är kända eller inte följs av andra anledningar. En annan orsak kan vara att arbetsuppgiften utförs sällan av medarbetaren eller att arbetsuppgiften kräver särskild kompetens. Martina Adiels Balk, 2017-09-19 16:56 3

Risk för dubbelarbete alternativt att uppgifter inte blir utförda Risk för dubbelarbete mellan enheter och mellan förvaltningar alternativt att uppgifterna inte blir utförda. Om inte ansvarsfördelningen är tillräckligt tydlig när kommunen fördelar uppdrag och projekt finns det risk för att flera enheter/förvaltningar arbeta med samma saker varvid dubbelarbete kan uppstå. Resurser tas då i anspråk som skulle kunna användas till annat. Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) : Risken bedöms som störst mellan förvaltningar. När två förvaltningar är inblandade finns risk att beslut dröjer och att dubbelarbete sker. Till exempel kan lekpark som inte längre uppfyller krav bli kvar i samma skick eftersom beslut saknas. Nya reglementen och en ansvarsfördelning mellan SF/SBK tas fram. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Uppföljning reglemente Följ upp nya reglementet och dess tillämpning. Avstämning med verksamheterna, per tertial. Gränsdragningslista mellan serviceförvaltningen - samhällsbyggnadskontor et (SBK) är framtagen och beslutad. Förvaltnings och produktionschef deltar ibland på ledningsmöten hos SBK. Martina Adiels Balk, 2017-09-19 16:56 4

Huvudprocesser Allmänt främja Kalmars näringsliv Lotsa företagare i den kommunala organisationen Genomföra företagsbesök Erbjuda ändamålsenliga lokaler för det lokala näringslivet Genomföra starta-eget kurser Hantera etableringsfrågor Bedriva samhällsskydd och säkerhetsarbete Planera åtgärder inför extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Tillhandahålla räddningstjänst Arbeta med frågor inom förebyggande brandskydd Risk för bristande kunskap om ansvarsfördelning av brandskydd Risk för bristande kunskap om ansvarsfördelning brandskydd mellan hyresgäst och förvaltningen. Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) : Gränsdragningslista med ansvarsfördelning brandskydd är framtagen och driftad hösten 2016. Denna lista ska fyllas i tillsammans hyresgäst/fastighetsförvaltare för alla nya och uppdaterade avtal. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kontroll gränsdragn ingslista Ett stickprov på nya/uppdaterade hyresavtal per tertial att gränsdragningslista har tagits fram tillsammans med hyresgästen. Gränsdragningslistan har under tertial 1 använts vid nya avtal för Lindsdalsskolan och Sjöängsskolan. Risk för IT intrång/säkerhet Risk för IT intrång/säkerhet Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 2) : Brandväggarna finns som fångar de försök till intrång som görs. Risk för brand i serverhall Risk för brand i serverhall Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 4) : Ny serverhall byggs i den nya brandstationen. Dess utformning är enligt MSBs krav. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Slutbesiktning Byggnad inryms i brandstation byggd enligt MSB:s krav vilket kontrolleras vid slutbesiktning. Ej slutbesiktigad under tertial 1. Martina Adiels Balk, 2017-09-19 16:56 5

Risk för brand i verkstadens däcksförråd Risk för brand i verkstadens däcksförråd Riskvärde: 3 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 3) : Enskild brandcell. Inget lättantändligt material eller kemikalier förvaras i däcksförrådet. Risk för drunkningstillbud/olycka. Risk för drunkningstillbud/olycka i samband med sjöhantering. Riskvärde: 3 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 3) Risk för att el slås ut Risk för att el slås ut : Reservel finns på kritiska punkter. Rutin finns Risk för att vattenförsörjning slås ut Risk för att vattenförsörjning slås ut. : Möjlighet att förse kritiska punkter med reservvattentankar. Rutin finns. Bidra till individers utveckling och lärande Leda och stödja barns utveckling och lärande i förskola och pedagogisk omsorg Leda och stödja elevers utveckling och lärande i förskoleklass, fritidshem, grundskola och grundsärskola Anordna gymnasial vuxenutbildning Bedriva och utveckla gymnasial utbildning Bedriva och utveckla kommunal vuxenutbildning Främja ett rikt kultur- och fritidsliv Erbjuda kulturaktiveter Erbjuda undervisning Svara för informationsförsörjning Stödja föreningslivet Sköta inom- och utomhusanläggningar för idrott och friluftsliv Risk bristande tillgänglighet vid lekplatser och bryggor Äldre bryggor och lekplatser inte planerade utifrån ett tillgänglighetsperspektiv. Riskvärde: 3 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 1) Martina Adiels Balk, 2017-09-19 16:56 6