Mötesbok: servicenämnden (2017-08-30) servicenämnden Datum: 2017-08-30 Plats: Skövde, Regionens Hus, Lokal: Björken Kommentar:
Dagordning Beslutsärenden 43 Upphandling 3 44 Återbetalning av överskott 6 Anmälningsärenden Ordförandebeslut om extra sammanträde med servicenämnden 30 augusti 2017 10
43 Upphandling - SN 2017-00308-2 Upphandling av café- och restaurangverksamhet : Upphandling av café- och restaurangverksamhet 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2017-08-16 Diarienummer SN 2017-00308 Västra Götalandsregionen Regionservice Område Måltider Handläggare: Linda Martinsson Telefon: 0700-82 35 24 E-post: linda.martinsson@vgregion.se Till servicenämnden Upphandling av café- och restaurangverksamhet Förslag till beslut 1. Servicenämnden beslutar att godkänna förutsättningarna för upphandling av café och restaurangverksamheten med undantag för NU-sjukvården och Södra Älvsborgs sjukhus. 2. Servicedirektören får i uppdrag att genomföra upphandlingen. Sammanfattning av ärendet Servicenämnden beslutade 2017-02-03 7 att Regionservice ska leverera caféoch restaurangverksamheten via upphandlad leverantör med undantag för NUsjukvården och Södra Älvsborgs Sjukhus. Servicedirektören fick i uppdrag att inleda upphandlingsarbetet för café- och restaurangverksamheten med undantag för NU-sjukvården och Södra Älvsborgs Sjukhus. I beslutet angavs att servicenämnden ska godkänna förutsättningarna och kraven i upphandlingen innan den genomförs. Vid upphandling av café- och restaurangverksamheten ska särskild social hänsyn tas. Detta innebär villkor i upphandlingen som syftar till att förbättra förutsättningarna för en ökad delaktighet och tillgänglighet i samhället. I mars 2017 initierades ett projekt för att genomföra servicenämndens beslut om upphandling. Projektet består av Regionservice, Koncernkontoret (Koncerninköp och Juridiska enheten), Västfastigheter och berörda sjukhusförvaltningar. Arbete med förberedande dokumentation, utredning av fastighetsfrågor samt dialog med möjliga leverantörer har genomförts under våren 2017. Detta har resulterat i framtagning av förfrågningsunderlag inför annonsering av upphandling hösten 2017. Regionstyrelsen beslutade 2017-06-27 166 att lokaler som används för intern café- och restaurangverksamhet kan hyressättas med omsättningshyra. Servicenämnden föreslås godkänna de principiella förutsättningarna för upphandlingen. Fördjupad beskrivning av ärendet Under våren 2017 har följande utredningsarbete genomförts: Dokumentation av befintliga verksamheter Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: servicenamnden@vgregion.se
43 Upphandling - SN 2017-00308-2 Upphandling av café- och restaurangverksamhet : Upphandling av café- och restaurangverksamhet Datum 2017-08-16 Diarienummer SN 2017-00308 Utredning av fastighetsfrågor så som sammanställningar av ritningar och framtagning av lösningsförslag för att separera restaurang och patientmåltidsverksamhet Marknadsanalys och dialog med möjliga leverantörer Kundenkät, kunddialog och behovsanalys tillsammans med berörda sjukhusförvaltningar Utredning av ekonomiska förutsättningar Utredningsarbetet har resulterat i följande förslag på förutsättningar för upphandlingen: Målsättningen är att café- och restaurangverksamheten på berörda sjukhus inom Regionservice inte ska uppvisa ekonomiskt underskott för den upphandlade tjänsten. Målet med upphandlingen är att förbättra tillgänglighet, kvalitet och utbud för café- och restaurangverksamhetens kunder. Upphandlingen genomförs som tjänstekoncession enligt LUK, Lagen om upphandling av tjänstekoncessioner. Målet är att sluta avtal med en leverantör som tar ansvar för all café- och restaurangverksamhet som upphandlingen omfattar. Målsättningen är en långsiktig, förtroendefull och djupgående leverantörsrelation. Leverantören förväntas ta ett helhetsansvar för verksamheten och tillhandahålla koncept som motsvarar Västra Götalandsregionens krav och behov. Målsättningen är att leverantören åtar sig investeringar i ytskikt, produktionsutrustning, möbler och annan inredning. Leverantören ska ta social hänsyn och uppfylla etiska krav enligt Västra Götalandsregionens uppförandekod för leverantörer (2017) som ställer långtgående krav på leverantören i dessa frågor. Leverantören ska följa politiskt beslutade miljö- och kvalitetskrav i Västra Götalandsregionen. Princip för verksamhetsövergång gäller. Leverantören ska erlägga en serviceavgift till Västra Götalandsregionen som inkluderar omsättningsbaserad hyra, avskrivningskostnader för ombyggnad, anpassningar i lokalerna och inventarier samt ersättning för eventuella tilläggstjänster som leverantören nyttjar (exempelvis avfallshantering och diskning). 2 (3)
43 Upphandling - SN 2017-00308-2 Upphandling av café- och restaurangverksamhet : Upphandling av café- och restaurangverksamhet Datum 2017-08-16 Diarienummer SN 2017-00308 Thomas Front servicedirektör Besluten skickas till thomas.front@vgregion.se peter.soderstrom@vgregion.se 3 (3)
44 Återbetalning av överskott - SN 2017-00528-1 Återbetalning av överskott : Återbetalning av överskott 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2017-08-22 Diarienummer SN 2017-00528 Västra Götalandsregionen Fyll i Förvaltning Handläggare: Henrik Wennerkull Telefon: 010-441 30 34 E-post: henrik.wennerkull@vgregion.se Till Servicenämnden Återbetalning av överskott Förslag till beslut 1. Regionservice återbetalar 10 mnkr av överskott till kundförvaltningarna i samband med delårsbokslutet 2017. Sammanfattning av ärendet I Regionservice uppdrag ingår att effektivisera serviceverksamheten i Västra Götalandsregionen. Enligt den beslutade styrmodellen (RF juni 2014 94) ska eventuella överskott betalas tillbaka till kundförvaltningarna. Regionservice (exklusive Hjälpmedelscentralen) redovisar per juli ett överskott om 25 mnkr mot budget. Justerat resultat med hänsyn tagen till återbetalningskrav för Skövdedepån/CLP och påminnelseavgifter och felperiodiserade kostnader i samband med nya städriktlinjer är 16 mnkr. Det upparbetade överskottet per juli ger möjlighet att i delårsbokslutet 2017 återbetala 10 mnkr till kundförvaltningarna. Återbetalningen består av två delar. 1. 3,4 mnkr för spannjustering patientmåltider som minskat i relation till budgeterad volym. Justeringen är redan bokförd och kommer inte att påverka resultatet. 2. 6,6 mnkr avser övriga tjänster. Ytterligare återbetalning kan komma att ske under året. Tidigare så har justeringar av dessa slag hanterats i samband med årsbokslutet men kundförvaltningarna har framfört önskemål om att detta ska hanteras tidigare så att de kan ta hänsyn till det i sina prognoser. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: servicenamnden@vgregion.se
44 Återbetalning av överskott - SN 2017-00528-1 Återbetalning av överskott : Återbetalning av överskott Datum 2017-08-22 Diarienummer SN 2017-00528 Beslutsunderlag Kreditering per kundförvaltning. Servicenämnden Thomas Front Förvaltningschef Besluten skickas till Ekonomidirektör, joakim.bjorck@vgregion.se Regionservice Ekonomichef, martin.hulten@vgregion.se Servicedirektören, thomas.front@vgregion.se 2 (2)
44 Återbetalning av överskott - SN 2017-00528-1 Återbetalning av överskott : Utbetalning överskott Kreditering per kundförvaltning övriga tjänster Motpartsgrupp SÖK-värde (tkr) Total Fördelning Återbetalning 1 463 689 100% 6 600 000 607 Närhälsan vårdvalsverksamhet 79 073 608 Närhälsan beställd primärvård 22 856 619 Folktandvården V:a Götaland 41 339 5,40% 1,56% 2,82% 0,03% 0,05% 0,16% 39,64% 11,26% 10,18% 10,30% 3,14% 0,45% 1,61% 0,43% 0,16% 0,90% 0,40% 0,10% 0,77% 0,20% 0,13% 0,19% 0,96% 0,44% 0,32% 0,34% 0,23% 0,32% 7,47% 356 554 103 063 186 405 2 227 3 212 10 517 2 616 322 743 429 671 629 680 062 207 460 29 499 106 298 28 616 10 823 59 515 26 525 6 279 51 003 13 130 8 376 12 721 63 105 29 290 21 420 22 655 15 495 21 335 493 034 703 Revisorskollegiet 704 Patientnämnder 725 Naturbruksstyrelsen 494 712 2 332 731 Sahlgrenska Universitetssjuk 580 225 732 NU-sjukvården 164 871 733 Södra Älvsborgs sjukhus 148 948 734 Skaraborgs sjukhus 150 818 735 Kungälvs sjukhus 736 Frölunda Specialistsjukhus 737 Alingsås lasarett 738 Angereds närsjukhus 760 Hälsan och Stressmedicin 766 Habilitering & hälsa 770 Hjälpmedelscentralen 775 Gbg:s botaniska trädgård 780 Västfastigheter 46 009 6 542 23 574 6 346 2 400 13 199 5 883 1 392 11 311 787 Västarvet 2 912 796 Kultur i Väst 1 858 830 Folkhögskolor K 711 Hälso- och sjukvårdsstyrelsen 2 821 13 995 K 820 Norra hälso o sjukvårdsnämnden 6 496 K 821 Västra hälso- sjukvårdsnämnden 4 750 K 822 Göteborgs hälso-sjukvårdsnämnd 5 024 K 823 Södra hälso o sjukvårdsnämnden 3 436 K 824 Östra hälso o sjukvårdsnämnden Koncernkontoret 4 732 109 341
44 Återbetalning av överskott - SN 2017-00528-1 Återbetalning av överskott : Utbetalning överskott Spannåterbetalning patientmåltider 731 Sahlgrenska Universitetssjuk 732 NU-sjukvården 733 Södra Älvsborgs sjukhus 734 Skaraborgs sjukhus 735 Kungälvs sjukhus 736 Frölunda Specialistsjukhus 737 Alingsås lasarett 1 864 434-197 096 241 891 1 171 812 143 454 50 736 95 946 3 371 176
beslut om extra sammanträde med servicenämnden 30 augusti 2017 - SN 2016-00697-5 Ordförandebeslut om extra sammanträde med servicenämnden 30 augusti 2017 : Ordförandebeslut om extra sammanträde med servicenämnden 30 augusti 2017 1 (1) Delegeringsprotokoll från Västra Götalandsregionen Behandling av ärenden i vilka servicenämnden ordförande har beslutsrätt. Ärenden som är så brådskande att servicenämnden avgörande inte kan avvaktas. Ordförandebeslut om extra sammanträde med servicenämnden 30 augusti 2017 Diarienummer SN 2016-00697 Ordförandes beslut Ordförande Peter Hermansson (M) beslutar att servicenämnden ska ha extra sammanträde 30 augusti 2017. Sammanfattning av ärendet Med anledning av ärende angående godkännande av förutsättningar i upphandling i café- och restaurangärendet fattar ordförande Peter Hermansson (M) beslut om extra sammanträde 30 augusti 2017. Beslutsdatum 13 juli 2017 Peter Hermansson (M) Ordförande Beslutet skickas till Kallelse sänds till servicenämnden, personalrepresentanter och berörda tjänstemän till servicenämnden för anmälan Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: servicenamnden@vgregion.se