Protokoll Sammanträde med styrelsen för Nr 2-2017 Tisdag 28 mars 2017, kl.18.30 Kullingshofsstugan, Vårgårda Närvarande Ledamöter Suppleanter Verksamhetsledare Kanslist Konsulent Johan Törnroth Pontus Karlsson Fredrik Plumppu Sara Ivarsson Filip Karlsson Sofia Gustafsson Magnus Sundmark Nina Olsson Hanna Nordlöf Frånvarande Ledamöter Konsulent Björn Öberg Johan Larsson Morgan Bodin Bertil Åkesson 1 Mötets öppnande Mötet öppnas av ordförande Johan kl. 19.00. Mötet inleds med en presentation av alla medlemmar i styrelsen. 2 Fastställande av dagordning Punkt 10 om styrelsehelg föreslås flytta till under punkt 12. att fastställa dagordningen med föreslagen ändring. 3 Val av protokolljusterare 4 Föregående protokoll att utse Sofia till protokolljusterare. Föregående mötesprotokoll läses igenom. att lägga föregående protokoll till handlingarna. 5 Styrelsens konstituering Föreslagen konstituering: Vice ordförande - Björn Öberg Kassör - Kansliet 1
Sekreterare - Pontus Karlsson att välja föreslagen konstituering. 6 Val av arbetsutskott/ledningsgrupp Föreslaget arbetsutskott enligt: Ordföranden Johan Törnroth V. ordföranden Björn Öberg Sekreteraren Pontus Karlsson Verksamhetsledare Kanslist Magnus Sundmark Nina Olsson att välja föreslaget arbetsutskott. 7 Fastställande av kommittésammansättning 8 Firmatecknare Föreslagen kommittésammansättning: Tävling, Kent Hansson, Torbjörn Löfving, Sören Haglund, Hans Kööhler, Uno Magnusson, Lennart Hålsjö, Michael Johansson, Anders Davidsson Kart, Anders Swedin, Carl-Henry Andersson, Bo Herdersson Ungdom USM, Anne Hansson, Jesper Liderud Konfan, Filip Södervall, Filip Grahn, Josefin Kristiansson, Moa Svensson, Erik Widmark O-Camp, Filip Södervall, Johan Larsson, Martina Johansson DalaDubbeln, Kansliet att välja föreslagen kommittésammansättning. Föreslaget är att utse ordföranden Johan Törnroth, konsulent Magnus Sundmark, kanslist Nina Olsson och sekreterare Pontus Karlsson till firmatecknare var för sig. att välja ordföranden Johan Törnroth, konsulent Magnus Sundmark, kanslist Nina Olsson och sekreterare Pontus Karlsson till firmatecknare var för sig. 2
9 Styrelsens kontaktman gentemot kansliet 10 Sammankomster 11 Rapporter Föreslaget att de löpande kontakterna med kansliet ska skötas av ordföranden Johan Törnroth och vid behov av respektive styrelseledamot. att välja ordföranden Johan Törnroth och vid behov av respektive styrelseledamot som styrelsens kontaktman gentemot kansliet. Årsmötet 2017 Magnus rapporterar från mötet. Årsmötet flöt på bra. Inga motioner hade kommit in. Avtackning av ordförande Agneta och ledamot Charlotte. Ungdomskommittén Pontus och Filip ger en rapport om läget med USM-truppen. Nya ledare inför året är: Viktor Helgesson, Sofia Grahn, Elvira Björklund och Martina Johansson. Kvarstående ledare är: Pontus Karlsson, Filip Karlsson, Jesper Liderud och Anne Hansson. Filip rapporterar för årets O-CAMP. Lägerplats är släppt och det är Borås med tema Army edition. Det är i år beslutat att inte låta några ledare åka på Jukola för att ha alla ledare tillgängliga hela tiden. Magnus rapporterar att årets konfirmationsläger kommer att ha sin andra träff söndag 2 april. Magnus rapporterar att resan till Daladubbeln kommer köra samma koncept som innan. Tävlingskommittén Arbetet med att fastställa långtidsprogrammet för DM fortgår. En ansökan till att arrangera Swedish League i samband med Five-O 2019 ska göras. Personal/kansli Magnus söker idrottens chefsutbildning som styrelsen tidigare godkänt. En ny dator till Bertil har införskaffats, en datorskärm till Magnus återstår att köpa in. Profilplagg till förbundets anställda och funktionärer har kommit och delas ut till närvarande under mötet. Magnus rapporterar från möte angående förändringar i idrottens hus. I och med sammanslagningen till VIF så kommer Västergötlands orienteringsförbund, Göteborgs orienteringsförbund och Bohuslän-Dals orienteringsförbund att få dela på en plats till 3
VIF-stämmorna. Johan och Magnus har möte i Göteborg på tisdag där bland annat detta kommer diskuteras. Fredrika Eriksson har vi nominerat till valberedningen i VIF. Lönehanteringen kommer flyttas från idrottens hus, förslag finns att ta hem lönehanteringen och låta Nina sköta den helt. Göteborg har visat intresse att använda Nina som kassör. Oklarheter om hon ska ta anställning där eller hyras ut från oss. Magnus ska räkna på vad som är bäst för oss. Nya mailadresser @orientering.se är på gång. 12 Styrelsens utvecklingsarbete 13 Projekt m.m. Arbetsformer diskuteras. Johan berättar om styrelsemötenas upplägg. Varje möte ska försöka ha ett tema som fokuseras på, nästa möte blir det hur styrelsen ska arbeta. Verksamhetsplanen visas upp, responsen är att den är tydlig. En styrelsehelg planeras in i samband med lång-dm. UngOteket En ny grafisk profil framtagen av Mebia, mindre fokus på orientering. Årets gäng, Tidaholm, Kullingshof och Tranan, är i full gång. Nästa gång de ska ses är i påsk och då är temat banläggning, det är första gången som alla möts samtidigt. Göteborg visar fortfarande intresse om att vara med. Hanna rapporterar från ett möte med en styrgrupp om hur Ungoteket ska se ut. En hel del förändringar är att vänta till nästa år. Bland annat så ska det bli tre tillfällen som bokas i förväg där det blir träffar. Nu är det mycket fokus på att marknadsföra projektet Hitta Ut Magnus rapporterar att en slutrapport är på gång. Skövde kommer fortsätta med i en lättare version då det inte finns någon ideell förening som vill ta på sig det. Trollhättan är klart och funkar bra, Falköping och Vårgårda är på gång att starta upp, Karlsborg har visat intresse. Arrangemangsutveckling U10mila Magnus rapporterar att vi ska göra bokföringen åt U10mila. Västgötamodellen ska utvecklas till nästa år. VOJS VOF:s nya projekt VOJS (Västergötlands Orienterande Juniorer och Seniorer) har haft en bra start med tre träffar med mycket deltagare och uppskattade aktiviteter. Ett SM-läger och ett fjäll-läger är på gång Mer information om VOJS finns bland annat på förbundets hemsida och på Facebook. 4
14 Ekonomi 15 PR & Media Kretstränare Oförändrat läge med tre kretsar som kör. Borås jobbar på att få igång en Elit-miljö. Team Sportia League Avtal mellan VOF och Team Sportia för 2017 års upplaga av Team Sportia League är klart. Priser och nummerlappar är beställt. Nina ger styrelsen en uppdatering på förbundets ekonomiska läge med resultatrapport för 2016. VIF-anslag Vi har fått klartecken att vi kan använda modellen för fördelningen av anslaget mellan oss, GOF och Bohuslän-Dal som Magnus har tagit fram. Magnus rapporterar att han och Nina tagit fram ett formulär gällande kontaktuppgifter på hemsidan som alla klubbar ska fylla i så att vi hela tiden har uppdaterade uppgifter. Nyhetsbrev 542 personer fick det senaste nyhetsbrevet från VOF och 353 personer har öppnat brevet. Det är en minskning sedan föregående möte. Hemsidan Magnus presenterar ett förslag på nytt upplägg på hemsidan i linje med det som jobbades fram under förra årets styrelsehelg. Problem finns då SOFT har en ganska strikt mall vi måste hålla oss till att till nästa möte undersöka vad som kan göras för att utveckla sidan Facebook 540 personer ingår i dagsläget i förbundets Facebook-grupp. Det är en ökning med 16 personer sedan förra mötet. Twitter 87 personer följer i dagsläget förbundets Twitterkonto. Det är ett ökning med 2 följare sedan förra mötet. Instagram 5
169 personer följer i dagsläget förbundets Instagramkonto. Det är en ökning med 13 personer sedan förra mötet. 16 Skrivelser att behandla 17 Övriga frågor 18 Nästa möte Inga skrivelser har inkommit. O-Ringen 202X 19 Mötets avslutande Magnus har varit i kontakt men inget nytt. För tillfället ligger ärendet hos Skövde kommun. Nästa styrelsemöte blir måndag 8 maj 2017, i Falköping. Mötet efter det blir i samband med O-camp i Borås, tisdag 20 juni. Johan avslutar mötet kl. 21.15 Vid protokollet Justeras PONTUS KARLSSON JOHAN TÖRNROTH SOFIA GUSTAFSSON Sekreterare Ordförande Protokolljusterare 6