1 Protokoll nr 10/2018 180808 Styrelsemöte Bilaga 1: Resultatrapport t.o.m. 180630 Bilaga 2: Balansrapport t.o.m. 180630 Bilaga 3: Kassör Susanne Almakören 2018 per 28 juli Bilaga 4: Bokföring Almakören 2018 per 28 juli Bilaga 5: Ekonomi övrigt Almakören 2018 per 28 juli Bilaga 6: Förslag attestregler per 7juli Bilaga 7: Förslag Namnknappsprocess ver 3, 180618 Närvarande: Kerstin Johansson, Annika Dahlgren, Susanne Berndtsson, Christina Kicki Roiha. Plats: hemma hos Kicki Formalia 1. Justeringsperson Styrelsen beslöt att utse Kicki Roiha till justeringsperson. 2. Fastställande av dagordning Dagordningen godkändes med ändringar enligt: - tillägg Kördag 181125 till punkten Projektrapporter och Körövningsplanering med Franz till punkten Körövningsansvarig KJ 3. Föregående mötesprotokoll P-9 Protokoll nr 9 180612 godkändes efter ytterligare justeringar. Informationsärenden 4. Ordföranderapport KJ a. Konstnärlig ledare och körledare hösten 2018 - Att göra enligt beslut 180612: Styrelsen vill att konstnärliga ledaren ordnar ett tredje samarbetsnamn med mycket tillgänglig tid på måndagar (nästan 100%). Svar 180808: Klart. Kerstin har informerat Franz om ovan. Att göra enligt beslut 180612: Simon ska tillfrågas av Kerstin nu direkt, om hur mycket han skulle kunna ställa upp som pianist/stämledare/tillfällig vikarierande körledare. Simons svar ska vidarebefordras till konstnärliga ledaren som en del av konstnärlige ledarens schemaläggning av höstterminens personal i form av
2 pianist/stämledare/tillfällig vikarierande körledare. Svar 180808: Klart. Kerstin har frågat Simon och han har svarat att det kan vara intressant inför julkonserten men inte i början av terminen. Simon har inte återkommit efter det. Anteckning180808: Kerstin har informerat Franz om Simons svar och att Franz nu äger frågan om vidare kontakt med Simon. Att göra enligt beslut 180612: Franz ska erbjudas vara vikarierande körledare/vikarierande konstnärlig ledare för höstterminen 2018. Svar 180808: Klart. Franz har accepterat detta. Anteckning 180808: Maria har accepterat till Kerstin att vara stämledare/pianist/vikarierande körledare samt vid behov hjälpa till med arr och stämfiler hösten 2018. Franz ansvarar för schemaläggning som Konstnärlig ledare. Att göra enligt beslut 180612: Vikarierande konstnärlige ledaren ska informeras om att Åsa och Ulf Nomark kan tillfrågas som pianist/stämledare och/eller tillfällig vikarie. Svar 180808: Klart. Kerstin har lämnat informationen till Franz om Åsa och Ulf. ------------------ Att göra 180503: Kerstin ska säga upp Domello, inför bytet av webbhotell till one.com. Svar 180808: Klart. Domello uppsagt från 180801. 5. Informationsansvarigrapport KR Inte mycket som kommer via infomailen eftersom den inte varit tillgänglig midsommar-180731 pga byte av webbhotell. Kerstin tar fortfarande hand om infomailen. 6. Ekonomirapport SB a. Resultat och balansrapport t.o.m. 30 juni 2018 RR t.o.m. 180630 fanns tillgänglig. BR t.o.m. 180630 fanns tillgänglig. Att göra 180503: Susanne ser till att budgeten läggs in i bokföringen till styrelsemötet 180612 så att vi kan följa rapporterna mot budget. Svar 180612: Susanne har försökt få tag i Ann Wallin per mail, sms och telefon, men Ann har inte haft tid. Svar 180808: Ann har nu haft mer tid, men budgeten och kontoplanen är inte synkade än, så därför är inte budgeten inlagd. Detta måste göras med absolut högsta prioritet för att vi ska kunna följa ekonomin. b. Plan för hur styrelsen ska jobba med Ann Wallin som sköter bokföringen. Att göra 180503: Susanne tar fram förslag för kassörsrollen respektive bokföringsrollen utifrån 2015-2016:s kassör Annelie Anderssons beskrivning och utifrån vad som framkommit vid överlämningsmötet med/från Kerstin. Förslag till beslut om rollbeskrivningarna på nästa styrelsemöte. Svar 180612: Susanne har försökt få tag i Ann Wallin per mail, sms och telefon, men Ann har inte haft tid. Susanne ber Ann om tidsförslag när de kan pratas vid/träffas. Kerstin kontaktar Ann och ber Ann svara Susanne, så Susanne kommer vidare i sitt arbete. Slutgiltigt förslag på rollbeskrivningarna finns tillgängliga på nästa styrelsemöte, när Ann fått tid med Susanne. Svar 180808: Ann har nu haft kontakt med Susanne. Susanne har tagit fram förslag på tre dokument kring ekonomin (se bilagorna: Kassör Susanne Almakören 2018 per 28 juli, Bokföring Almakören 2018 per 28 juli och Ekonomi övrigt Almakören 2018 per 28 juli ). Dokumentet kring bokföringsrutiner är genomgånget med Ann och men är inte riktigt klar än. Beslut 180808: Eftersom vår revisor just påbörjat en granskning av styrelsens arbete med början ekonomi, så tas beslut om dessa dokument först efter möte mellan Ulf, Susanne
3 och Ann. (se punkt 6d) Att göra 180808: Styrelsemedlemmarna (Kerstin, Kicki och Annika) skickar ändå kommentarer till Susanne på de tre dokumenten senast 180817. c. Attestregler förslag Att göra 180612: Förslag framtaget och behöver kompletteras med själva attesteringsprocessen. Svar 180808: Klart. Att göra 180612: Susanne har försökt få tag i Ann Wallin per mail, sms och telefon, men Ann har inte haft tid, så Susanne ber Ann om tidsförslag när de kan pratas vid/träffas. Kerstin kontaktar Ann och ber Ann svara Susanne. Att göra 180808: Ser ut att fungera. Utskickat till Ann och styrelsen sedan tidigare och numera till Ulf. Styrelsen fattar beslut, när Ann kommenterat och Susanne och Ann har ett gemensamt förslag. Beslut 180808: Använd föreslagna attestregler tills vidare tills slutgiltiga beslutet är fattat. d. Granskning av styrelsens arbete i enlighet med Rapporterings- och Arbetsinstruktion 2018 Vår revisor Ulf ringde Susanne 180606 för att förhöra sig hur det går med kassörarbetet och hur det ligger till enligt "Rapporterings- och arbetsinstruktion om hur styrelsen skall jobba 2018". Susanne informerade följande: Ulf skall i sin egenskap av revisor granska hela styrelsens arbete men han sa, att han väljer att börja med ekonomin eftersom den är en stor och viktig del. Första steget är att Ulf, Ann och Susanne första veckan i september skall ha ett treman-handsmöte, för att gå igenom vad ovan instruktioner innebär i praktiken. Det gäller bl.a. hur arbetsgången skall vara för att på bästa sätt kunna ta fram den information och de rapporter som kassören skall förse styrelsen med inför varje styrelsemöte. Därefter vill Ulf vara med på nästa styrelsemöte (adjungerad), där även Ann ska vara adjungerad. Inför detta möte skall Ann snarast skicka över en SIE4-datafil innefattande bokföring till och med sista juli. 7. Sekreterarrapport AD Allt i sin ordning, men långdraget justeringsarbete med P-9. 8. Körövningsrapport KJ a. Ny ansvarig för körvärdarna Lilian har avsagt sig rollen som körvärdsansvarig och gett förslag på möjliga nya körvärdar för höstterminen 2018. Beslut 180808: Interimslösning som ska utvärderas efter ett tag: Kerstin och Kicki delar körvärdsansvaret. Arvode: noll kronor. Att göra 180808: Kerstin hör av sig till de av Lilian föreslagna möjliga körvärdarna. b. Arvode och arbetsbeskrivning till ansvarig för körvärdarna Att göra 180612 enligt beslut 180612: Nytt arvode för Körvärdsansvarig ska gälla från 180401 istället för som brukligt är 180101 med anledning av att beskedet kom i
4 slutet av maj. Arbetsbeskrivningen för ansvarig för körvärdarna ska tas fram innan höstterminen börjar. Svar 180808: Bordlades pga punkt 8a (P10) dvs interimslösning som ska utvärderas efter ett tag: Kerstin och Kicki delar körvärdsansvaret till arvodet 0kr. Beslut 180612: Kerstin ska ta förnyad kontakt med Lilian och förvissa sig om att Lilian och styrelsen har samma uppfattning om vad som ingår i körvärdsansvaret och att inga missförstånd angående detta finns. Svar 180808: Klart och Lilian svarat att inga missförstånd föreligger angående vad som ingår i körvärdsansvaret. c. Arbetsbeskrivning för körvärdarna Svar 180808: Kerstin och Kicki ska ta fram till första körövningen. d. Körpärmar KR Att göra: Kerstin kollar med Lilian vad hon kom fram till om körpärm, så vi kan ta det vidare (och vi kan bestämma vem som tar det vidare). Svar 180612: Klar. Lilian har inte gått vidare med detta, eftersom det finns mycket lättare och bättre alternativ med mjuka pärmar (och plastmappar) Att göra 180808: Kicki tar fram förslag på mjuk pärm (t.ex. genom Staples eller annan). Att göra 180808: Styrelsen funderar vidare på idén att ha Almakör-klisterlappar att kunna fastsättas på en pärm (t.ex.) eller tryckta blad att sticka in i plastficka på pärmens framsida.. e. Körövningsplanering med Franz Kerstin informerar: Franz vill att julkonserten innehåller ett traditionellt luciatåg, Franz vill börja öva lucia-/julsånger först efter Mallorcaresan. Franz föreslår att vi före Mallorca börjar öva på Franz vårkonsert2019-idé Abba-konsert (arr. Gyllene Promotion) med Johan Stengård (saxofonist i original-abbabandet och pianist Ulf Esborn). Initialt godkänt av Tommy 180808. Tommy har fått materialet för påseende och återkommer. Det kommer i så fall vara en Almakörkonsert som vi köper koncept med arr. och musiker på konsert för 25ksek+resor+upphälle. Franz har resurssatt körledare alla måndagar utom 181119. Franz väntar med att planera stämledare/pianist, tills han fått klartecken på ekonomiskt utrymme från styrelsen. Allt ovan diskuterar styrelsen och Franz på höstterminsplaneringsmötet v33 2018. f. Övrigt gällande körövningsansvar Att göra 171207: Lilian ska kolla med Annedalskyrkan om vem som kvitterat ut nyckeln. Vi behöver ändra om det är Tina som kvitterat. Vad hände här? Svar 180612: Lilian kar pratat med Tina som säger att hon inte kvitterat någon nyckel. Kerstin ska kolla med Annedalskyrkan vem som har kvitterat ut nyckeln och se till att den kommer tillrätta. Svar 180808: Kerstin har fått nyckeln av Lilian. Kerstin ska fråga Annedalskyrkan om vem som kvitterat ut nyckeln. OM inte Annedalskyrkan har namngiven person, så måste vi i Almakören skapa nyckelkvittensrutin.
5 9. Projektrapporter a. Kulturkalaset Love is all 170819 KJ, SB Att göra: Ska stängas efter mer detaljerad budgetuppföljning. Svar 180612: Allt är betalt från medlemmarna och Ann är informerad under våren att inget restar. Kerstin ska skicka mall till Susanne och Susanne ska göra slutsammanställning av projektet om hur/vad det är som skall meddelas medlemmarna. Svar 180808: Kerstin har skickat mail med mall till Susanne. Punkten ska stängas efter att Susanne slutfört slutsammanställning av projektet (enl mallen). b. Nääs Körfestival 170826 KJ, SB Att göra: Ska stängas efter mer detaljerad budgetuppföljning till medlemmarna. Svar 180612: Diffen ska redas ut med Ann och efter det skall de eventuella återstående beloppen krävas in. Kerstin ska skicka mall till Susanne och Susanne ska göra slutsammanställning av projektet om hur/vad det är som skall meddelas medlemmarna. Svar 180808: Kerstin har skickat mail med mall till Susanne. Punkten ska stängas efter att Susanne och Ann har rett ut frågetecknen kring matchning av inkomna betalningar mot rätt konton och Susanne slutfört slutsammanställning av projektet (enl mallen). c. Körresa Algarve 170829-170905 KJ, SB Inget obetalt per 180612. Att göra: Ska stängas efter mer detaljerad budgetuppföljning till medlemmarna. Svar 180612: Kerstin ska skicka mall till Susanne och Susanne ska göra slutsammanställning av projektet om hur/vad det är som skall meddelas medlemmarna. Svar 180808: Kerstin har skickat mail med mall till Susanne. Punkten ska stängas efter att Susanne slutfört slutsammanställning av projektet (enl mallen). d. We are Voice 171104, KJ, SB Inget obetalt per 180612. RR anger dock en skuld 180612 på 55kr. Susanne har bett Ann att boka bort dessa 55 kr som gäller en medlem som åkte upp tidigare på egen hand till Stockholm och alltså inte skall betala busspengen.. Att göra: Ska stängas efter mer detaljerad budgetuppföljning till medlemmarna. Svar 180612: Kerstin ska skicka mall till Susanne och Susanne ska göra slutsammanställning av projektet. om hur/vad det är som skall meddelas medlemmarna. Svar 180808: Kerstin har skickat mail med mall till Susanne. Punkten ska stängas efter att Susanne slutfört slutsammanställning av projektet (enl mallen). e. Nationaldagskonsert 6 juni och (extraövningen 4 juni) AD, SB Projektavslut väntar på de sista fakturorna och gaget på 10ksek från Landvetter. Önskemål kommit från en av musikerna att gage betalas i form av gåva till flyktingfamilj. Beslut 180808: Detta avvisas av styrelsen f. Körresa till Mallorca 12-19 september 2018, AD, SB och Resegruppen 43 deltagare. Franz körledare. Köravgift: 995kr/deltagare. De som ska ha namnknapp, ska betala 30kr var för denna. Tillkommer kostnad för frivilliga utflykter, kost och logi. Att göra 180808: Bilägg budgeten till nästa styrelsemöte. g. Julkonsert 181217
6 Beslut 180808: Projekt julkonsert 2018 startas härmed. Styrelsens projektansvariga: Kicki Roiha och Kerstin Johansson. h. Nöjespatrullen, AD, SB 1-2 av de resterande tre Nöjespatrullsmedlemmarna återkommer med besked, vilket de ej gjort. Första mötet planerat till v34 2018. Vid starten av höstterminen går vi ut med förfrågan om ersättare. De två avgående (ev 3-4st) ska avtackas första körövningen. i. Kördag 181125, KJ, KR projekt att eventuellt startas Inget nytt. 10. Uppföljning i. Att göra-lista och hittills icke-genomgångna att-görapunkter i föregående mötens protokoll i. Att göra-listan Att-göra listan genomgicks inte. ii. iii. Lägg upp externa kontakters kontaktdata på hemsidan Att göra 180612: Kerstin ska lägga upp de externa kontakter hon har och har haft på fliken Styrelsen sida på hemsidan. De andra i styrelsen ska fylla på ev saknade kontakter. Upplägg för kontorsmaterialhantering/-inköp Att göra 180503: Kicki ansvarar för inköp av kontorsmaterial på Biltema. Svar 180612: Pågår. Ska undersöka Staples t.ex.. Svar 180808: Har köpt printerpapper på SOP (säljer skade- /konkursprodukter). Kicki kollar vidare på toner. Att göra 180503: Kicki funderar ut en skrivar- och tonerinköpsstrategi och -ställe. Svar 180612: pågår. Ska undersöka Staples t.ex. Svar 180808: pågår. iv. Diverse att-görapunkter från tidigare möten Att göra 180503: Styrelsen och Jonny ska försöka komma ner i pris per såld DVD, så projekten vet vad de ska förhålla sig till. Jonny och Kerstin har redan haft inledande resonemang om detta. Beslut ska fattas inför nästa konsert. Svar: Bordlades Att göra 180503: Kerstin ska från styrelsen till Simon Ljungman skicka styrelsens bemötande på Margarethas skrivelse, som hon läste upp på årsstämman 2018. Detta eftersom Simon var adjungerad till styrelsen första halvåret 2017. Simon ska också få erbjudandet att återkomma med frågor till styrelsen. Svar 180612: Mail skickat till Simon. Kerstin ska vidarebefordra kopia på mailet till Simon till övriga styrelsen. Svar 180808: Klart. Skickat till styrelsen.
7 Att göra 180503: Tommy får muntlig och skriftlig information om styrelsens bemötande enligt ovan. Svar: I bokföringen ligger en oreglerad skuld till Johnny. Kerstin har föreslagit för Johnny att vi betalar ut lön på 2000 brutto, vilket ger en kostnad för Almakören på ca 2300kr. Beslut och att-göra 180612: Mötet beslutade att följa Kerstins förslag. Svar 180808: Klart och utbetalt. Att göra 180612: Tillvägagångssätt och innehåll beslutas senare i det arkiveringsarbete som ska göras enligt beslut 180612 gällande arkivering (årsstämmobeslut 150302), (beslut 180612: att det om ska arkiveras, arkiveras genom fullt ansvar från Landsarkivet inkl GDPR. Svar 180808: Bordlades Att göra 180612: Kerstin skriver minnesanteckningar från 180610- utvärderingsmötet med förtroendevalda. Kerstin skriver minnesanteckningar från de separata utvärderingarna med körledare. Svar 180808: Pågår. v. Byte av webbhotell KJ, KR Krångligare än någonsin befarat, och databaserna måste dessutom kopieras in manuellt post för post. Vi tappade majjuni 2018, då sista kopian på gamla hemsidan togs i början av maj, men det saknas ingen superviktig info. Imorgon 180809 kommer förhoppningsvis medlemmarna få information om uppdatering av sina konton. Totalkostnad fastpris för flytten av domän, hemsida och webbmail till nytt webbhotell One.com är 5000kr +skatt och soc avg. Att göra 180808: Förtydliga supporten och skapa tillräcklig dokumentation för att annan person i nödfall ska kunna supporta Wordpresslösningen Beslutsärenden vi. Arbetsplan och rapportinstruktion Almakörens arbetsgrupper KR, AD Denna fråga gällande mallar för arbetsbeskrivning för arbetsgrupper bordlades. 11. Ändringar och nytt fastställande av arbetsordning, årsarbetsplan och rapportinstruktion. KJ Att göra 180503: Dokumenten ska uppdateras med beslut från styrelsemöte 7, som fattades efter fastställandet av de styrande dokumenten på möte 7. Därefter hanns de styrande dokumenten uppdateras igen på möte 7, så det återstår. Det gäller i P-7 punkt 14b, 14d och 14e. Att göra 180808: Beslut ska fattas nästa styrelsemöte.
8 12. Förslag om hantering av namnknappar till Almakörens medlemmar från hösten 2018. AD Beslutsförtydligande 180612 av tidigare beslut: Att kostnaden för namnknapparna ligger i budgeten, betyder i klartext att den medlem som vill ha en namnknapp ska betala den själv till självkostnadspris. Beslut och att-göra 180612: Per capsulumbeslut av namnknappsrutinen ska ske när Annika rättat processen med att medlemmarna ska betala namnknappen själv. Svar 180808: Gjort. Besluta processen på nästa styrelsemöte efter Annika uppdaterat med leverans före första körövningsgruppen också. Diskussionsärende 13. Konstnärlig ledare, Körledare instruktion framtagande och signering KJ Att göra 180503: Kerstin kompletterar dokumentet med arvode för körledare: 1000kr extra per konsert. Att göra 180808: Pågår. 14. Johnny Larsson och Christina Elmerås, instruktioner och arvoden 15. Styrelsens kommunikation AD Att göra 180808: Styrelsen ska bestämma bl.a. vad som ska rapporteras och inte mellan styrelsemötena. 16. Implementering av supportavtalet med Domello, KR KJ Beslut 180808: Stängs pga att Domello uppsagt fr.o.m. 180801 17. Styrelsens protokollhantering (arbetssätt) AD 18. Almakörens nya medlemsregister och hur hanterar vi GDPR? KR, KJ Se punkt 10a/iv ovan. 19. Övriga frågor a. Vänkör i Frankrike b. Översynen av innehållet och layouten på vår hemsida Översynen av innehållet och layouten på vår hemsida påbörjas när flytten till one.com klar. Enligt P-7: Att göra 170913: Susanne och Lilian ska se över vad som ska formuleras om på hemsidan. Svar 180424: De hemsidesansvariga (Susanne, Kerstin, Kicki) tar över denna punkt. c. Övriga övriga frågor
9 a. Inget. 20. Formulering av eventuell information till medlemmarna från styrelsemötet Att göra 180808: Kerstin formulerar informationen om inloggning 180809. Några dagar därefter info om höstterminen och hälsning till Tommy. 21. Formulering av eventuell information till Konstnärlig ledare från styrelsemötet Framföres muntligt på styrelsens möte med Franz 180814. 22. Formulering av eventuell information till den som utför bokföringen från styrelsemötet Susanne adjungerar Ann (och Ulf) till styrelsemötet 180926. 23. Vilka bilagor ska biläggas protokollet? RR, BR, attestregelförslaget, Namnknappsförslaget, Kassör Susanne Almakören 2018 per 28 juli, Bokföring Almakören 2018 per 28 juli, Ekonomi övrigt Almakören 2018 per 28 juli. Avslutning Nya mötesdatum Möte med våra tidigare och nya körvärdar inför terminsstarten planeras till 180820 kl 15.30. Kerstin. Kicki och Annika deltar från styrelsen - Susanne bortrest Möte med Franz inför terminsstarten planeras till 180814 kl 11.30 i Lagerhuset. Julbord med förtroendevalda 181205 kl 18.45 på Thörnströms Privata Rum. Nästa styrelsemöte 23 aug 18.00 hos Kerstin 5 september 18.00 hos Susanne, 26 sept kl 18 hos Annika (Ann och Ulf adjungerade), 17 oktober kl 18 hos Kerstin, 14 november kl 18 hos Kicki, 19 december kl 18 hos Susanne. Vid protokollet: Annika Dahlgren Justeras: Kerstin Johansson ordförande Christina Kicki Roiha