Organisation för styrning och ledning av IT i Haninge

8 september 2015 Personalavdelningen PH Magnusson Organisation för styrning och ledning av IT i Haninge Beslutat vid KDLG:s möte 2015-09-08 1. Bakgrund Kommundirektörens ledningsgrupp beslutade 2014-10-21 att ta fram en koncernövergripande IT-strategi och IT-plan. Målsättningen är att, med stöd av IT-plan och IT-strategi, styra och prioritera IT-utveckling och IT-användning i kommunen. I arbetet ingår även att ta fram förslag till förändrad finansieringsmodell för IT, både avseende infrastruktur och drift. Arbetet med framtagande av IT-strategi och IT-plan har genomförts av ksf/bit i nära samarbete med förvaltningarna. 2. Avsikten med IT-strategi Avsikten med en IT-strategi är att styra och prioritera verksamhetsutveckling med stöd av IT, i linje med kommunens övergripande strategi och viljeriktning. Den utgår från organisationens inre behov, yttre krav och möjligheter (exvis från staten, ny teknik osv.) samt regulativa krav (exvis lagkrav, säkerhet och lagring). Vidare bidrar en IT-strategi med beslutsunderlag vid upphandling av kommande driftavtal från och med 2018. 3. Styrande dokument och funktion De styrande dokumenten är; Politiskt styrdokument (framtas hösten 2015) IT målbild och fokuserade områden för IT Strategi IT-strategi - inkl. riktlinjer och principer för IT inom Haninge kommun IT-plan indelad utifrån våra fokusområden inom Haninge kommun Organisation för styrning och ledning av IT-verksamheten i Haninge kommun inkl. uppföljningsmodell och beslutsordning. Postadress Besöksadress Telefon Fax/e-post Bankgiro Rudsjöterassen 2 Växel: 08 606 70 00 136 81 Haninge Direkt: 08 606 83 37 ph.magnusson@haninge.se 1

3.1 IT-målbild Haninge kommuns IT-målbild tas fram och definieras genom förvaltningarnas och koncernens formulerade och prioriterade frågor. IT målbild beskriver vad vi ska uppnå för att bidra till kommunens önskvärda läge. IT-strategin beskriver hur vi tar oss fram, från nuvarande position till önskvärd position. För att koppla IT närmare verksamhetsnyttan kategoriseras IT-målbild i fokusområden vars syfte är att göra styrning, ledning och prioritering enklare samt att på ett enkelt sätt finna beroenden mellan olika behov. Beslutas av Kommundirektören. Förvaltas och följs upp av CIO med stöd av förvaltningarnas IT-strateger Beslutas och löper över 3 år, mäts och följs upp årligenen. 3.1.1 Fokusområden För att kunna hantera organisationens inre behov, yttre krav och möjligheter samt regulativa krav har behoven indelats i fem identifierade fokusområden; 1. Rätt kompetens vilka roller och kompetenser innehar, bemannar och kompetensförsörjer vi internt (BIT eller Förvaltning), alternativt köper externt. 2. Yttre effektivitet hur vi möter våra medborgare samt näringslivets behov och ökande förväntningar med digitalt stöd och tjänster. 3. Inre effektivitet hur arbetar vi smartare, mer automatiserat och kvalitativt inom kommunen. 4. Informationshantering, datakvalitet, arkitektur och datalagring Med ökat krav på Öppna data och inhämtning av information för analys, rapportering och beslutsfattande så krävs ett kontinuerligt arbete med datakvalitet och registervård. 5. Relevanta tjänster och system Vi behöver se över användandet, hur vi samordnar, avvecklar och har kontroll över vår samlade systemportfölj, av kostnadsskäl likväl som ur ett kontinuitets- och regulativt perspektiv. 3.2 IT-strategi IT-strategin beskriver i VAD och HUR vi ska investera och bedriva verksamhetsutveckling med IT för att nå IT målbild under kommande treårsperiod. IT-strategi definieras som kommunens IT-ramverk och kommunens fokuserade områden för den kommande treårsperioden med tydlig koppling till kommunens verksamhetsstrategi och målbild. IT-strategi dokumentet är ett av kommunens styrande dokument. 2 (9)

Beslutas av Kommundirektören. Förvaltas och följs upp av CIO med stöd av förvaltningarnas IT-strateger Beslutas och löper över 3 år med årlig kalibrering/revision 3.3 IT-plan IT-plan anger med vilka aktiviteter (projekt/linjeaktivitet) och över vilken tidshorisont (hastighet) vi kommer att genomföra vår förflyttning mot IT målbild. IT-planen gör på så vis IT-strategin mätbar genom att definiera kommunens IT-strategi i mätbara målområden (fokusområden). 3.1.1 Kommunens IT-plan Kommunens IT-plan definieras som kommunens IT-aktivitetsplan för HUR, dvs. vilka initiativ och aktiviteter vi ämnar utföra för att uppnå det som anges i IT-målbild samt att skapa förutsättningar för mätbara mål under det kommande kalenderåret. Kommunens IT-plan är en nerbrytning av IT-målbild till aktiviteter (projekt/linje) genom att samla ihop samtliga förvaltningars IT-planer och identifiera synergier, konflikter och kalendarisk leveransplan samt en uppskattad och samlad budget för IT i kommunen. Beslutas av Kommundirektören. Förvaltas och följs upp av CIO med stöd av förvaltningarnas IT-strateger och IT-kontroller Rullande 3 år, följs upp och justeras årligen, samt per Tertial. 3.1.2 Förvaltningens IT-plan Definieras som respektive förvaltnings IT-aktivitetsplan för HUR, dvs. vilka initiativ och aktiviteter respektive förvaltning ämnar utföra för att bidra till att nå gemensam ITmålbild. Vidare att skapa förutsättningar för mätbara mål, främst under det kommande kalenderåret, men också för långsiktig budget- och resursplanering på förvaltningsnivå. Förvaltningens IT-plan är ett styrdokument för förvaltningens samlade IT initiativ och aktiviteter under året, samt övergripande över 3 år. Dessa bygger på samtliga budgeterade IT-förvaltningsplaner samt på ev. större initiativ som planeras vidtas på längre sikt. Likt kommunens IT-plan är detta dokument till för att identifiera synergier, konflikter och etablera kalendarisk leveransplan och en samlad budget för IT i respektive förvaltning. Beslutas av förvaltningschefen. Förvaltas och följs upp av IT-strateg med stöd av ekonomikontroller. Rullande 3 år, följs upp och justeras årligen. 3 (9)

4 Organisation för styrning och ledning av IT-verksamheten i Haninge kommun För att skapa förutsättningar för en kvalitativ och långsiktigt hållbar IT-verksamhet behöver kommunens IT-verksamhet ensa, förenkla och standardisera sin ITorganisation och tydliggöra beslutsmodellen och dess forum. Här fordras en organisation som, på olika nivåer, hanterar IT-frågor och IT-utveckling vilka också har förmågan att omsätta verksamhetskrav till IT-leveranser genom hela livscykeln. Organisationen ska sträva efter att ha kompetens (roller) för att kunna: Identifiera behov o Identifiera verksamhetsbehov från idé till kravhantering av funktionella/icke funktionella krav. o Bedriva förstudier undersöka genomförbarhet genom att ta fram ett beslutsunderlag med kvantifierade lösningsförslag och riskanalys. Genomföra behov driva förändringsarbetet utifrån en tydlig kravbild och ett tydligt och kvantifierat effektmål. Förvalta behov systematisk förvaltning av förändringsarbetets resultat för att realisera effektmålet och stödja verksamheten i vardagen. Organisationen anknyter till kommunens ledningsnivåer och är indelad i operationell, taktisk och strategisk nivå. I nivåerna skapas forum med uppgift att ta fram underlag och fatta beslut. Representanter för Tornberget och Haninge bostäder har möjlighet att medverka på kommunens taktiska nivå. Förvaltningschef ska, utifrån förvaltningens förutsättningar, etablera organisation som, genomför uppgifterna på förvaltningsnivå. Förvaltningschef ska därutöver tillse att nedan angivna kompetenser medverkar i genomförandet av uppgifterna*. Förvaltningschefer kan överenskomma om samverkansformer avseende system och tjänster på operationell och taktisk nivå förvaltningsnivå. 4.1 Operationell/taktisk nivå - förvaltning Uppgift 1: Planera, genomföra, rapportera och följa upp arbetet inom ramen för förvaltningsobjektet, t ex. Combine, Hypergene eller annat system, applikation, tjänst, inkl. budget och operativ leverantörsstyrning och uppföljning. Ta fram beslutsunderlag för inspel till förvaltningens ITplan innefattande budget. Planerar, prioriterar och följer upp beslutad förvaltningsplan för system, tjänster samt leverantörer utifrån förvaltningsobjektets nuläge och förändringsbehov. Säkerställa utbildningsbehov och minimera operationell risk utifrån objektets innehåll och ansvar. 4 (9)

Kompetenser: Systemförvaltare/förvaltningsledare Förvaltningsledare IT (ksf/bit) Super användare * Erforderlig kompetens som har förmåga att ta fram underlag är syftet, vilka roller som utför är underordnat och Förvaltningschef ansvarar för att rätt bemanning deltar. Uppgift 2: Tar fram beslutsunderlag till förvaltningens IT-plan innefattande budget. Planerar, prioriterar och följer upp förvaltningens beslutade IT-plan inkl. budget. Omvärlds bevakar IT-området inom ramen för förvaltningens intressen och framtida behov. Säkerställer genom utbildning och uppföljning att förvaltningen följer styrande regelverk, processer och rutiner avseende IT på uppdrag av förvaltningschefen. Kompetenser: Förvaltningens IT-strateg Ekonomicontroller (ksf/ekonomiavdelning) Kundansvarig (ksf/bit) Förvaltningsledare 1 minst en per förvaltningsobjekt Förvaltningsledare IT (I mån av komplexitet och intensivitet i förändringsarbetet kring förvaltningsobjekt) Anm. Rollen Kundansvarig tillhör BIT och kommer att vara IT-strategens och förvaltningens kontaktyta där denne ansvarar för förvaltningen av alla avtal och överenskommelser som uttalats samt den övergripande leveransen till ITstrategens verksamhetsområde. 1 Systemförvaltarrollen kommer att revideras i samband med etableringen av ny IT-förvaltningsmetod och benämningen avses ändras till förvaltningsledare. 5 (9)

4.2 Förvaltningschef Uppgift: Leds av: Kompetenser: Beslutar om förvaltningens IT-plan samt uppskattade budget för vidare konsolidering till kommungemensamma IT-plan och IT-budget. 12 månader med tertial prognos och uppföljning. Övergripande över 3 år, rullande. Förvaltningschef IT-strateg Förvaltningens ledningsgrupp 4.3 Taktisk nivå kommun 4.3.1 IT-ledningsgrupp Uppgift: Remissinstans av kommungemensam IT-plan Beslut- och uppföljnings forum för gemensamma förvaltningsobjekt (IT-infrastruktur, IT-arbetsplats och telefoni ) Tar fram beslutsunderlag avseende kommunens IT-strategi och IT-plan (innefattande budget). Följer upp och rapporterar kommunens IT-strategi och IT-plan inkl. budget. Leds av: Kompentenser: Rapporterar till: CIO Förvaltningarnas IT-strateger IT-controller (ksf/bit ) Chef drift och förvaltning (ksf/bit) Chef projektkontoret (ksf/bit) Representanter från Tornberget och Haninge bostäder efter överenskommelse mellan bolagen och CIO. Kommundirektör 4.4 Strategisk nivå kommun 4.4.1 Kommundirektör Uppgift: Leds av: Stöds av: Adjungerad: Beslutar kommunens IT-strategi och IT-plan (36månader) samt budget (12månader) samt övergripande nivå 3 år, rullande. Kommundirektör Kommundirektörens ledningsgrupp CIO 6 (9)

5 Rollbeskrivningar IT ansvar, befogenheter och rapporteringsvägar Kommunen har sedan IT blev en naturlig del av verksamheten etablerat roller och befattningar inom IT utifrån aktuella behov. Dessa roller och befattningar har över tid utvecklats utifrån innehavarens kompetens och, vid var tid, gällande arbetsuppgifter och ansvar. Konsekvenserna av detta är att det saknas systematisk hantering av IT-roller och befattningar där medarbetare med samma titel kan ha vitt skilda kompetenser, ansvar, mandat och befogenheter. Kommunen har, efter genomgång av befintliga register 83 medarbetare som jobbar med någon form av IT i verksamheten och 12 medarbetare på BIT. Kommunen har m.a.o. 95 IT-medarbetare med IT-titlar. Vid ett 20-tal stickprov saknar majoriteten av rollerna beskrivningar av vad de ansvarar för, vilka mandat de har och vilka kompetenskrav om ställs för uppdraget. För att kunna göra en förflyttning mot en målinriktad och effektiv IT-verksamhet i Haninge kommun fordras standardiserade rollbeskrivningar som innefattar kompetens och uppgifter. 5.1 Benämningar Förslag till förändring av benämningar Status Roll Förslag till Organisation uppdelning Befintlig CIO BIT NY IT-strateg Förvaltning NY Kundansvarig BIT NY Förvaltningsledare Förvaltning NY Förvaltningsledare IT BIT NY Lösningsarkitekt BIT NY Objektspecialist Förvaltning NY IT-koordinator BIT Befintlig IT-samordnare IT-samordnare Förvaltning Befintlig IT-pedagog IT-pedagog Förvaltning Befintlig IT-säkerhetsansvarig BIT Befintlig IT-kontroller BIT Avveckla Systemförvaltare Förvaltningsledare Förvaltning Superanvändare Avveckla Systemansvarig Förvaltningsledare Förvaltning Avveckla Systemägare Förvaltningsobjektsägare Förvaltning Avveckla It-tekniker Teknikspecialist Förvaltning Superanvändare Avveckla Förvaltningsansvarig Förvaltningsledare Förvaltning Förvaltningsledare IT Avveckla IT-utvecklare IT-samordnare Förvaltning Avveckla Systemsamordnare IT-samordnare Förvaltning Avveckla Systemadministratör Objektspecialist Förvaltning 7 (9)

5.2 Rollbeskrivningar Rollbeskrivningar, utöver de som anges nedan, kommer att tas fram under 2015 varvid ovan angivna benämningar kan komma att förändras. IT-strateg minst en per Förvaltning Koordinerar förvaltningens samlade IT-behov. Representerar förvaltningen i kontakt med kundansvarig vid ksf/bit. Tar fram beslutsunderlag till förvaltningschef avseende förvaltningens IT-plan och budget. Svarar för förvaltningens planering, prioritering och uppföljning av förvaltningens ITplan Lämnar underlag till kommunens IT-strategi. Medverkar i kommunens/cio s IT-ledningsgrupp. 5.2 IT-samordnare Utifrån omfattning IT som del av verksamheten Operativt stöd för IT-strategen med god praktisk insyn i verksamhetens IT-användande. Stödjer systemförvaltare och beställare vid större eller komplexa beställningar av ITtjänster samt agerar verksamhetens koordinator vid förändringar i ITinfrastrukturtjänster. Denna roll ses som komplement och helt utifrån förvaltningens behov och beslut. Exempel: IT-strateg UBF kan ha en IT-samordnare per utbildningsnivå (för-, grund- och gymn./vux) etc. Deltar i IT-forum och agerar verksamhetens operativa representant vid kommungemensamma IT-projekt. 5.3 Förvaltningsledare 2 - en per system/tjänst Svarar för förvaltning, utveckling och uppföljning av specifikt system eller tjänst. Lämnar underlag till förvaltningens IT-plan. Medverkar i IT-strategs uppdrag avseende förvaltningens IT-plan och IT-budget. 5.4 Kundansvarig ksf/bit Affärs-och kvalitetsansvarig för ksf/bit leveranser till förvaltning via förvaltningens ITstrateg. Medverkar vid framtagande av beslutsunderlag av förvaltningens IT-plan och IT-budget samt vid planering, prioritering och uppföljning av förvaltningens IT-verksamhet. Medverkar vid framtagande av beslutsunderlag av kommunens IT-strategi, IT-plan och IT-budget samt vid planering, prioritering och uppföljning av kommunens ITverksamhet. 2 Systemförvaltarrollen kommer att revideras i samband med etableringen av ny IT-förvaltningsmodell och kommer att benämns förvaltningsledare. 8 (9)

5.5 Ekonomicontroller en per förvaltning Svarar för ekonomisk uppföljning och prognos av kostnader för IT. 5.6 Chef drift och förvaltning, BIT Ansvarar för att en styrmodell för förvaltning av kommunens samlade IT (infrastruktur, system, applikationer, tjänster, telefoni etc.) finns etablerad med bemannad inom BIT samt att leverantörstyrning utförs gentemot våra köpta (outsourcade) tjänster (infrastruktur, arbetsplats, telefoni etc.) Bidrar med kompetens och resurser vid upphandling, projekt etc. för kravställande av icke-funktionella krav. Deltagare i IT-ledningsgrupp, Leder och fördelar arbetet inom drift och förvaltning (BIT) förvalting. Representerar BIT i taktiskt forum för kommunens outsourcade tjänster. 5.7 CIO Leder arbetet och ansvarar för att regelverk, riktlinjer och stöd finns etablerat avseende hur IT-verksamheten inom Haninge kommun ska bedrivas. Tar fram beslutsunderlag avseende kommunens IT-strategi och IT-plan (innefattande budget) och är adjungerad till KDLG vid ärenden rörande IT. Uppföljning av kommunens IT-strategi och IT-plan (innefattande budget). Rapporterar till kommundirektör och avdelningschef avseende kommunens IT-strategi, IT-plan och IT-budget. Svarar för planering, uppföljning och prioritering av kommunens IT-strategi, IT-plan och IT-budget efter hörande av kommundirektör. Chef över IT Beställarorganisation (BIT). 5.8 Förvaltningschef Beslutar och genomför förvaltningens IT-plan innefattande budget. Medverkar i beslut avseende kommunens IT-strategi, IT-plan och IT-budget. Ansvar för att verksamheten har erforderliga roller och mandat för att säkerställa operationell säkerhet och kostnadseffektivitet. Tillsätter IT-strateg och förvaltningsobjektsägare (tidigare systemägare). 5.9 Kommundirektör Beslutar kommunens IT-strategi och IT-plan samt budget för IT. Ger direktiv för planering, uppföljning och prioritering av kommunens IT-strategi, ITplan och IT-budget. 9 (9)