Samarbetsnämnd IT-drift

Kallelse/föredragningslista 1(2) Samarbetsnämnd IT-drift Tid: 2018-02-14, kl. 09:00 Plats: Kometen, Kometvägen 1, Staffanstorp Pia Almström (M), ordförande Meddela frånvaro till annakarin.johansson@kavlinge.se eller 046-73 91 81. Kävlinge kommun 046 73 90 00 kommunen@kavlinge.se www.kavlinge.se Sida 1 av 13

Kallelse/föredragningslista 2(2) 1. Upprop 2. Val av justerare 3. Godkännande av dagordningen 4. Information - Styra och leda IT-verksamheten 5. Nämndplan för samarbetsnämnd IT år 2018 6. Årsredovisning för samarbetsnämnd IT år 2017 Kävlinge kommun 046 73 90 00 kommunen@kavlinge.se www.kavlinge.se Sida 2 av 13

Nämndplan för samarbetsnämnd IT år 2018 Ärende 5 SAM 2017/11 Sida 3 av 13

Tjänsteskrivelse 1(1) 2018-02-08 Dnr: SAM 2017/11 Samarbetsnämnden Nämndplan för samarbetsnämnd IT år 2018 Förslag till beslut Samarbetsnämndens beslut Samarbetsnämnden godkänner nämndplan för år 2018. Ärendebeskrivning Samarbetsnämnden återremitterade i 12/2017 nämndplanen för år 2018 med budget och kommande investeringar. I 16/2017 beslutade samarbetsnämnden att fastställa nämndens budget för år 2018 till 15 000 000 kr samt att återremittera nämndplan för år 2018 för revidering efter antagen budget. Ärendet ska behandlas vid nämndens sammanträde den 14 februari 2018. Förvaltningen har nu tagit fram ett nytt förslag till nämndplan enligt bilaga. Beslutsunderlag Nämndplan för samarbetsnämnd IT år 2018 Mikael Persson kommundirektör Anders Hallström IT-driftchef Beslutet ska skickas till För kännedom kommunstyrelsen Samarbetsnämnden Kävlinge kommun 046-73 90 00 kommunen@kavlinge.se www.kavlinge.se Sida 4 av 13

Samarbetsnämnden (IT) Nämndsplan 2018 Nämndsordförande: Pia Almström Nämndsansvarig chef: Mikael Persson Inledning IT-teamet har Samarbetsnämnden (IT) för kommunerna Kävlinge, Staffanstorp samt Burlöv som huvudman. IT-teamet har en ITbeställare från respektive kommun som både är uppdragsgivare och förhandlingspartner gällande generell leverans av IT-service och support samt ut-/avveckling av IT-system, tjänster och funktioner, i samarbetskommunerna. IT-beställarna i sin tur har i uppdrag att ansvara för dialogen med Samarbetsnämnden. Respektive IT-beställare har även ett kommuninternt IT-forum för att definiera kommunens samlade behov av IT-support och service men framförallt för att samla de planer och önskemål om ut-/avveckling av IT-system, tjänster och funktioner som verksamheterna i kommunen har. Kommunerna har även gemensamma verksamhetsråd vilka har till uppgift att på ett övergripande plan och över kommungränserna definiera de gemensamma behoven av ITservice och support samt ut-/avveckling av ITsystem, tjänster och funktioner inom verksamheterna. Detta råd rapporterar genom ITforumens representanter till respektive kommuns IT-forum. Den finansiella situationen mellan IT-teamet och kommunernas verksamheter regleras genom Fastprisavtal samt SLA (Service Level Agreements) med ovan nämnda förutsättningar som bas. Respektive part (beställare och utförare) har definierade och uttalade roller för att upprätthålla en god beställarkompetens, service nivå/leverans och relation mellan parterna. Budget 2018 IT-teamets budget omfattar, Burlöv, Kävlinge och Staffanstorp. I IT-teamets budget för 2018 kalkyleras vara en omsättning på 22 300 tkr (inkluderat 3 000 tkr MS-licenser samt 4 300 tkr för införandeprojektet). Intäkter kommer från huvudsakligen från två delar, grundavgift (fastpris) för de tre kommunerna samt SLA (Service Level Agreements) mellan IT och olika kommunverksamheter och kommunernas bolag men även intäkter från tilläggstjänster s.k. löpanderäkning är en möjlighet i den nya prissättningsmodellen. Som tilläggstjänster inräknas ITprojekt som kommunerna kommer att beställa som gemensamma projekt men även kommunspecifika tjänster som inte omfattas av något SLA eller Fastpris-tjänsteavtal ingår här. Vilka projekt som ska prioriteras fattas det beslut om av IT-beställarna/IT-driftschefen (CAB forum) och då utifrån vilken inriktning politiken har men även projekt som skapar effektivisering av IT-verksamheten utifrån verksamheternas, kommunernas samt de tre gemensamma samarbetskommunernas verksamhetsplaner. IT-enheten har även beräknade intäkter från de kommunala bolagen på cirka 910 tkr. 1 Sida 5 av 13

Ett arbete har gjorts med att ta fram en ny och mer adekvat prissättningsmodell som bättre matchar de finansiella mellanhavandena samt passar in i kommunernas ekonomiska modeller. Även den förändring som skett outsourcing av IT-arbetsplats m.m. har gjort att prissättningsmodellen behövde förändras för att följa riktlinjen om att den verksamhet som är upphov till en kostnad även ska bära den. Prismodellen bygger som ovan nämnts på tre nivåer av intäkter. 1. Grundavgift för kommunerna, häri räknas IT-teamets kostnader som genereras på kommungemensamma funktioner, infrastrukturella-system, tjänster. 2. SLA avtal på verksamheternas olika verksamhetssystem. 3. För den tid på IT-teamet som inte blir uppbokat för service av grundfunktioner, SLA, tillhandahålls tilläggstjänster på löpanderäkning. I budgeten har personalkostnaderna räknats ned till -6 915 tkr för 2018 (personalen uppgår 2018 till 10 tjänster), lokal- samt OHkostnaderna förväntas sjunka pga att personalstyrkan är lägre än tidigare. Lokalkostnaderna Staffanstorp bör också justeras ner eftersom vi har fått betydligt mindre yta att vara på. I Burlöv kommer lokalkostnaden att hamna på samma nivå som tidigare. Fr o m 1 januari 2018 har IT-teamet avyttrat 2 av 3 bilar. Molntjänster är ett koncept som ökar i ITbranschen och troligen likaså även för kommuner (dock ska man vara noga med informationssäkerheten och följa de kommande tolkningarna av GDPR). Utbildningsinsatserna för medarbetarna inom enheten kommer att fortsätta. Med anledning av att första skedet av outsourcingen av IT-arbetsplats som tjänst inte innefattar ADM/EDU MS licenser eftersom kommunerna har ett avtal som löper under 2018, kommer IT-teamets budget att belastas med ytterligare 3 000 tkr men samtidigt kommer vi att fakturera ut detta till användarna så här blir ett nollsummespel. Licenskostnaden gällande MDM (Casper-lic) till ipads/mac har övergått till Tele2, detta ger en kostnadsreduktion på ca: 1 000 tkr. Kostnadshöjande effekter på budgeten har varit att vi haft en revision från Microsoft gällande våra SQL-licenser och vi har nu rätt licensiering och då naturligtvis till ett högre pris. Även antalet Server-licenser har behövts justerats upp eftersom antalet serverinstallationer ökat. Även dollarkursen har påverkat oss finansiellt negativt. Sist men inte minst kommer IT-teamet att belastas med en kostnad på ca: 4 300 tkr och detta kopplat till införandeprojektet outsourcing till Tele2. Intäkter på motsvarande belopp förväntas av IT-beställarna/Kommunerna. Investeringar Det investeringsbehov vi ser för budgetåret 2018 är framför allt på den infrastrukturella sidan. Svart projekt (nätverksinfrastruktur) har genererat en analysrapport av de reinvesteringsbehov som finns inom infrastrukturella sidan. 2 Sida 6 av 13

Resultaträkning, tkr Bokslut 2016 Budget 2017 Prognos 2017 Budget 2018 Intäkter 28 007 23 948 26 342 22 300 -Varav kf-intäkt 1 596 0 0 0 Kostnader -28 007-23 948-26 342-22 300 Resultat 0 0 0 0 Verksamhetssammandrag, tkr Bokslut 2015 Budget 2016 Prognos 2016 Budget 2017 IT 0 0 0 0 Summa 0 0 0 0 Nyckeltal Bokslut 2016 Budget 2017 Prognos 2017 Budget 2018 Antal årsarbetare 17 16 16 10 Sjukfrånvaro i procent 4,3 5,0 5,0 5,0 Investeringar Investeringar, tkr Bokslut 2014 Budget 2015 Budget 2016 Budget 2017 Budget 2018 IT-investeringar -77-3 400-1 750-2 281-1 750 Summa -77-3 400-1 750-2 281-1 750 Intern kontroll Nämnden sammanställer (i nedanstående tabell) de processer, moment och rutiner som anses särskilt kritiska ur följande perspektiv. Omvärldsrisker Finansiella risker Efterlevnad av lagar och föreskrifter IT-relaterade risker Verksamhetsrisker Konsekvensen av att något inte fungerar eller går fel. 1=försumbar, 2=lindrig, 3=kännbar, 4=allvarlig. Sannolikheten att något går fel eller inte fungerar. 1=osannolikt, 2=mindre sannolikt, 3=sannolikt, 4=mycket sannolikt Nämnden sammanställer (i nedanstående tabell) de kontrollpunkter som de planerar att genomföra under året. 3 Sida 7 av 13

Sammanställning och riskbedömning av processer, moment och rutiner Process, rutin eller moment Konsekvens (1-4) Sannolikhet (1-4) Kommentar Stickprov behörigheter 4 2 UPS funktionalitet 4 3 Intern kontrollplan Granskningen avser Lag, reglemente etc Ansvarig Klar datum I enlighet med Stickprov behörigheter kommande SLA avtal Incident Manager 2018-11-30 med kund UPS funktionalitet I enlighet med förväntad funktion Servertekniker 2018-11-30 Mål I samband med införandeprojekten kommer KPI, mål-, mättal att definieras och då även mot ITteamet. 4 Sida 8 av 13

Årsredovisning för samarbetsnämnd IT år 2017 Ärende 6 SAM 2018/1 Sida 9 av 13

Tjänsteskrivelse 1(1) 2018-02-08 Dnr: SAM 2018/1 Samarbetsnämnden Årsredovisning för samarbetsnämnd IT år 2017 Förslag till beslut Samarbetsnämndens beslut Samarbetsnämnden godkänner årsredovisning för år 2017. Ärendebeskrivning Årsredovisning för samarbetsnämnd IT har tagits fram. Det ekonomiska utfallet är 0 kr. De viktigaste händelserna under året var: * Avtal med Tele 2 om användarnära IT-tjänster * Stort arbete med att delta i delprojekten som hanteras under införandeprojektet av användarnära IT-tjänster * Framtagning av SLA mot verksamheterna * Framtagning av ny prissättningsmodell * Framtagning av tidsredovisningsverktyg Beslutsunderlag Årsredovisning för samarbetsnämnd IT år 2017 Mikael Persson kommundirektör Anders Hallström IT-driftchef Beslutet ska skickas till För kännedom kommunstyrelsen Samarbetsnämnden Kävlinge kommun 046-73 90 00 kommunen@kavlinge.se www.kavlinge.se Sida 10 av 13

IT-nämnden Bokslut 2017 Fokusområden Samordningsvinster gemensam IT drift KAV, STP och BUR. Stort fokus på outsourcing av användarnära IT-tjänster. Framtagning av förbättringsåtgärder inom IT-infrastrukturella verksamheten. Arbete med IT-teamets interna processer, prissättningsmodell och nya organisatoriska struktur med koppling till outsourcing användarnära ITtjänster. Framtagning av prissättningsmodell som speglar verkligheten i meningen att där kostnader genereras ska de belasta. Framtagning av SLA som gäller fr o m 2018-01-01. Årets viktigaste händelser Absolut största och viktigaste händelsen under året är avtalet med Tele2 gällande användarnära IT-tjänster. Stort arbete med att deltaga i de delprojekten som hanteras under införandeprojektet, av användarnära ITtjänster. Framtagning av SLA mot verksamheterna. Framtagning av ny prissättningsmodell. Framtagning av tidredovisningsverktyg. Detta arbete fortsätter under 2018. Som man kan notera så har fokusen för ITteamet och dess verksamhet i mångt och mycket varit på införandeprojektet av användarnära IT-tjänster men även arbetsprocesser samt spelregler (avtal) mellan IT-teamet och IT-beställarna. Ekonomisk analys Utfallet för nämnden är 0 tkr. Vi har en avvikelse på såväl intäkter som kostnader jämfört med budgeten. Att resultatet blev 0 tkr beror på att IT-Teamet gjorde en återbetalning av överskottet till respektive kommun på 147 tkr (totalt 442 tkr) vilket ungefär motsvarar det tillskott IT-teamet fick i våras (450 tkr). Högre intäkter för EDU-enheter samt fortsatt höga intäkter för accesspunkter, har påverkat resultatet. Utökning av licenser för centrala system som hanterar verksamhetssystemen. Personalkostnader är lägre än förväntat pga sjukskrivningar som ej ersatts fullt ut samt att fortbildningsmedlen ej utnyttjats fullt ut pga tidsbrist. I utfallet har IT även tagit kostnader för projekten Rött, Svart och Grönt med 1 364 tkr. Kostnadsfördelningen för projekten var 782 tkr för Rött projekt (upphandling/outsourcing), 235 tkr för grönt projekt (interna processer) och 347 tkr för svart projekt (infrastruktur) Investeringar Under 2017 har IT-teamet gjort investeringar på totalt 2 281 tkr. Budgeten var 1 750 tkr plus Sida 11 av 13

överföringspost från 2016 på 531 tkr en total på 2 281 tkr. Exempel på reinvesteringar som skett under 2017 är utifrån ett livscykelperspektiv utbyte av samt komplettering av serverkapacitet för att möte verksamhetssystemens behov men även uppgradering av delar av infrastrukturen i form av utökning av kapaciteten på den aktiva elektroniken som hanterar datatrafiken i, ut från och mellan kommunerna. Sida 12 av 13

Resultaträkning, tkr Bokslut 2016 Budget 2017 Bokslut 2017 Intäkter 28 007 23 948 26 473 -Kf-intäkter 0 0 0 -Överföringspost 1 596 0 0 -Avgifter 0 0 0 -Bidrag 0 0 0 -Övriga intäkter 26 411 23 948 26 473 Kostnader -28 007-23 948-26 473 -Personal -10 146-10 680-10 091 -Lokaler -602-707 -577 -Kapitalkostnader -1 890-1 708-1 664 -Övriga kostnader -15 369-10 853-14 141 Resultat 0 0 0 Personal Antalet tillsvidareanställda i IT-teamet är oförändrat. Per 2017-12-31 har IT-teamet totalt 15 tillsvidareanställda. Andelen manliga medarbetare är 93% och följaktigen kvinnliga medarbe tare 7%. Frisktalet 0-5 dagar, dvs personal som havt en frisknärvaro med 0-5 sjukdagar under året uppgår till 29,4 %. Den totala sjukfrånvaron är 4,5 %. Personal 2016 2017 Månadsanställda 18 15 Varav tillsvidareanställda 17 15 Varav visstidsanställda 1 0 Medelålder, år 48,8 51,2 Andel kvinnor, % 11,1 7,1 Andel heltidsarbetade, % 100 100 Intern kontrollplan 2017 Antivirusservrar: Klar Granskning: Granskningen som genomförts visar att systemet fungerar i enlighet med förväntad funktion. Backup av verksamhetssystem: Klar Granskning: Backupen hanteras enligt gällande krav samt att kontroll av backupen genomförs dagligen. Sida 13 av 13