Universitetsbibliotekets verksamhetsplan Bilaga: Kvalitetsindex
Innehållsförteckning 1 Inledning... 1 2 Styrande förutsättningar 2018... 1 2.1 Förutsättningar för universitetsbiblioteket 2018 överbibliotekarien summerar... 1 2.2 Strategier och policyer... 2 3 Uppdrag från ledningen... 3 3.1 Gemensamma uppdrag för hela Mittuniversitetet... 3 3.2 Riskanalys 2018... 3 3.3 Uppdrag till överbibliotekarien utifrån riskanalys 2018... 4 4 Universitetsbiblioteket 2018 övergripande... 4 4.1 Organisation... 4 4.2 Rambudget Universitetsbiblioteket 2018... 5 4.3 Lokalkostnader universitetsbiblioteket... 6 4.4 Investeringsram (avskrivningar) 2018... 6 4.5. Planerade investeringar 2018... 6 4.6 Indikatorer... 7 4.7 Uppdrag som sträcker sig över flera avdelningar... 7 5 Uppdrag och budget per avdelning 2018... 8 5.1 Avdelning för forskningsnära tjänster (FNT)... 8 5.2 Avdelning för studiemiljö och kommunikation (SOK)... 10 5.3 Avdelning för utbildningsnära tjänster (UNT)... 12 5.4 Avdelning för vetenskaplig informationsförsörjning (VIF)... 16 5.5 Universitetsbibliotekets kansli (UBK)... 19 Bilaga: Kvalitetsindex 2018 MIUN 2018/686 Omslagsbild: Foton från UB:s Instagramflöde 2017, ett foto från MIUN:s bildbank (Studenter Campus Sundsvall, fotograf Tina Stafrén)
1 Inledning UB:s årliga verksamhetsplan utgår från de övergripande målen i UB:s visions- och måldokument som i sin tur tar avstamp från lärosätets vision och strategidokument. Under 2018 kommer en ny vision och strategi att tas fram vid Mittuniversitetet och fram till dess har lärosätets tidigare utvecklingsplan prolongerats. På samma vis prolongeras UB:s visions- och måldokument. Det nya visions- och strategidokumentet vid lärosätet planeras vara klar i maj vilket medför att höstterminen 2018 kommer att för UB:s del ägnas åt arbete med nya målformuleringar för UB med sikte på år 2023. En verksamhetsplan är likt en budget just en plan för nästa års kommande arbete och prioriteringar. Ytterligare aktiviteter kan tillkomma, liksom att förändringar och omprioriteringar kan vara nödvändiga när omvärld eller utvecklingsbehov på lärosätet ställer nya krav som inte kan vänta till nästa år. 2 Styrande förutsättningar 2018 2.1 Förutsättningar för universitetsbiblioteket 2018 överbibliotekarien summerar I Mittuniversitetets verksamhetsplan för 2018 identifieras tre prioriterade områden: internationellt lärosäte, kvalitet inom forskning och attraktiv arbetsgivare/arbetsmiljö. Till det har universitetsstyrelsen lagt ytterligare ett prioriterat område: Digitaliseringens möjligheter. Dessa områden är samtliga sådana som naturligt berör universitetsbiblioteket, och där universitetsbiblioteket kan bidra till åstundad utveckling inom respektive område. UB:s utbud av pedagogiskt stöd till både lärare och studenter är omfattande, men kan utvecklas vidare i tät samverkan med fakulteterna/avdelningarna. UB:s utbud av informationsresurser är nära förknippat med möjligheten att bedriva högkvalitativ forskning, Men också annat stöd till forskningen, t.ex. olika former av bibliometriska analyser, är högst väsentligt när det kommer till att hitta vägar och etablera strategier för att nå maximalt genomslag för vår forskning. I skärningen korsbefruktningen mellan de fyra prioriterade områdena uppstår möjligheter till reflexion. Hur relaterar exempelvis digitalisering till attraktiv arbetsgivare/arbetsmiljö? Sannolikt är den arbetsgivare som intelligent och medvetet drar fördel av digitaliseringen och anpassar sig därefter också en attraktiv arbetsgivare, som erbjuder sina anställda flexibilitet och utvecklingsmöjligheter. På samma sätt förhåller det sig med internationalisering. En medveten planering för att uppnå detta även för T/A-personal skapar både attraktivitet som arbetsgivare och möjliggör en stödverksamhet som på bästa sätt bidrar till lärosätets internationalisering. I sin tur bidrar allt detta sammantaget till att kvaliteten ökar i de stödprocesser som krävs för att som slutmål uppnå bästa möjliga kvalitet i utbildning och forskning. Som överbibliotekarie vill jag stimulera till att UB i sina avdelningar och genomensamt under 2018 tänker i dessa banor där de prioriterade områdena ses inte som isolerade utan som samspelande med varandra. Morgan Palmqvist Överbibliotekarie 1
2.2 Strategier och policyer Förutom det gemensamma externa regelverket som samtliga avdelningar vid lärosätet har att förhålla sig till, som högskolelag, högskoleförordning och myndighetsförordningen, finns särskilda skrivningar för biblioteksverksamheten: Högskoleförordningen 16 Ett högskolebibliotek ska avgiftsfritt ställa litteratur ur de egna samlingarna till andra högskolebiblioteks förfogande. Bibliotekslagen (2013:801) 2 Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska verka för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska främja litteraturens ställning och intresset för bildning, upplysning, utbildning och forskning samt kulturell verksamhet i övrigt. Biblioteksverksamhet ska finnas tillgänglig för alla. 12 : Det ska finnas tillgång till högskolebibliotek vid alla universitet och högskolor som omfattas av högskolelagen (1992:1434). Dessa bibliotek ska svara för biblioteksverksamhet inom de områden som anknyter till utbildning och forskning vid universitetet eller högskolan. 14 I syfte att ge alla tillgång till landets samlade biblioteksresurser ska bibliotek och bibliotekshuvudmän inom det allmänna biblioteksväsendet samverka. 15 Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska avgiftsfritt ställa litteratur ur de egna samlingarna till varandras förfogande. Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) 40 kap. 3 Sekretess gäller i biblioteksverksamhet för uppgift i register om en enskilds lån, reservation eller annan form av beställning, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den som uppgiften rör eller någon närstående till denne lider men. För uppgift i en allmän handling gäller sekretessen i högst tjugo år. Utöver de externa styrdokumenten har biblioteket att förhålla sig till lärosätets interna styrdokument: Utvecklingsplan 2014-2016 1 (prolongerats fram till halvåret 2018) Utbildningsstrategi 2011-2017 och tillhörande handlingsplaner 2 Forskningsstrategi 2012-2016 och tillhörande handlingsplan 3 Strategi för verksamhetens förutsättningar 2013-2017 och tillhörande handlingsplan 4 Arbetsmiljöpolicy 5 Plan för strategisk kompetensförsörjning vid Mittuniversitetet 2016-2017 6 Handlingsplan för lika villkor 2018 inklusive jämställdhetsintegrering 7 1 Mittuniversitetets utvecklingsplan 2014-2016 (MIUN 2008/820) 2 Utbildningsstrategi 2011-2017 (MIUN 2009/1671) Handlingsplaner för implementering av Mittuniversitetets utbildningsstrategi (MIUN 2011/277) 3 Forskningsstrategi 2012-2016 (MIUN 2011/924). Handlingsplan för implementering av Mittuniversitetets forskningsstrategi (MIUN 2014/2184) 4 Strategi för verksamhetens förutsättningar 2013-2017 (MIUN 2012/612). Handlingsplan för implementering av strategi för verksamhetens förutsättningar (MIUN 2012/612) 5 Arbetsmiljöpolicy (MIUN 2014/1791) 6 Plan för strategisk kompetensförsörjning vid Mittuniversitetet 2016-2017 (MIUN 2016/2367) 7 Handlingsplan för lika villkor inkl jämställdhetsintegrering (MIUN 2017/1947) 2
Miljöpolicy 8 Ramverk för Mittuniversitetets kvalitetsarbete 9 Mittuniversitetets verksamhetsplan 10 Vidare finns policys och planer som antagits inom UB som t.ex. vår Åtgärdsplan efter arbetsmiljöenkäten 2017 vari vissa aktiviteter sträcker sig till år 2018 och Riskanalys för UB:s omorganisation 2016 där ett par punkter finns kvar att åtgärda under år 2018. Kompetensförsörjningsplan UB/LRC 2014-2016 11, har prolongerats och kommer att omarbetas när de nya visions- och strategidokumenten är antagna vid lärosätet. 3 Uppdrag från ledningen 3.1 Gemensamma uppdrag för hela Mittuniversitetet Gemensamt uppdrag för samtliga fem övergripande organisatoriska enheter 12 vid lärosätet är att formulera/identifiera förslag på aktiviteter för att möta utmaningarna utifrån de prioriterade områdena: internationellt lärosäte kvalitet inom forskning attraktiv arbetsgivare/arbetsmiljö. Dessa aktiviteter utgör underlag för uppföljningsdialoger med rektor under 2018. 13 Därtill finns ett fjärde prioriterat område som styrelsen identifierat: digitaliseringens möjligheter. Rektor har att ta fram aktiviteter/åtgärder för att se över lärosätets förutsättningar att ta till sig digitaliseringens möjligheter utifrån organisation och arbetssätt samt kompetensoch verksamhetsutveckling. 3.2 Riskanalys 2018 Utifrån lärosätets riskanalys inför 2018 14 har elva risker/riskområden identifierats. Av dessa är en hög, dvs. orange: Risken av brister i den digitala lärandeprocessen. Som åtgärd nämns att genomföra en översyn kring arbetssätt/organisation, att fortsätta arbete med att förbättra rutiner kring underhåll av tekniken i lärosalarna och att genomföra utbildningsinsatser för lärare. Risken för ineffektiv stödverksamhet på grund av Mittuniversitetets nuvarande modell för resursallokering kvarstår från föregående år som medelhög, dvs gul. Det finns fortsatt arbete att göra med att ta fram en modell för prioritering och fördelning av resurser/medel mellan olika stödverksamheter. I den modellen ligger att kvalitetssäkra formerna för framtagande av budget för den vetenskapliga informationsförsörjningen vad gäller tillgång till databaser för utbildning och forskning. Umeåmodellen har framförts som förslag. 8 Mittuniversitetets policy samt handläggningsordning för mijlö (MIUN 2014/339) 9 Ramverk för Mittuniversitetets kvalitetsarbete (MIUN 2012/197) 10 Mittuniversitetets verksamhetsplan (MIUN 2017/2232) 11 Kompetensförsörjningsplan UB/LRC 2014-2016 (MIUN 2014/898) 12 HUV, NMT, Universitetsförvaltningen, Universitetsbiblioteket samt Avdelningarna för kommunikation och samverkan 13 Mittuniversitetets verksamhetsplan, s.5. 14 Mittuniversitetets riskanalys enligt förordningen om intern styrning och kontroll 2018 (MIUN 2017/2199) 3
3.3 Uppdrag till överbibliotekarien utifrån riskanalys 2018 Risk 8: Risk för ineffektiv stödverksamhet på grund av Mittuniversitetets nuvarande modell för resursallokering. Åtgärd: Ytterligare tydliggöra en kvalitetssäkrad budgetmodell som stödjer ett långsiktigt behov av lärosätets tillgång till vetenskaplig litteratur i form av databaser. Ansvarig: Överbibliotekarie Risk 9: Risken för brister i den digitala lärandeprocessen Åtgärd: Genomföra utbildningsinsatser för lärare. Ansvarig: Förvaltningschef och Överbibliotekarie 4 Universitetsbiblioteket 2018 övergripande 4.1 Organisation UB har en ny organisation fr.o.m. 1 augusti 2016. En utvärdering av den nya organisationsstrukturen har enligt plan påbörjats i slutet av 2017 och ska vara klar 31 januari 2018. Den utvärderingen, liksom utredningen av lärosätets pedagogiska stöd för lärare 15, kan bidra till en viss justering av uppdrag och organisation. UB inväntar resultaten från utvärderingen och utredningen innan processen att rekrytera ny chef för UNT startar (vakant sedan juni 2017), liksom processen att rekrytera ny chef för SOK inför höstterminen 2018. Rekryteringarna planeras att starta i slutet av första kvartalet 2018. Organisationen består av ortsövergripande avdelningar vilka utgår från UB:s fyra stora verksamhetsområden: forskningsnära tjänster (FNT), utbildningsnära tjänster (UNT), vetenskaplig informationsförsörjning (VIF), studiemiljö och kommunikation (SOK). Som stöd till UB:s avdelningar finns ett bibliotekskansli (UBK). Varje avdelning leds av en operativ avdelningschef och kansliet leds av biträdande överbibliotekarie. Organisationen eftersträvar att så många beslut som möjligt tas nära inom den avdelning som ansvarar för frågan. De mer strategiska besluten tas inom UB:s Ledningsforum och utgår från Samverkansmodellen. Ledningsforum består av samtliga chefer. För att upprätthålla en bra dialog mellan akademi och bibliotek finns Biblioteksrådet som ger råd kring budget och verksamhetsplanering. UB har ett gemensamt LSG vilket består av 2 skyddsombud (valda av respektive campusbibliotek på orten), 2 SACO-representanter (en SACO-representant för VIF, SOK, UBK och en SACO-representant för UNT, FNT), 2 ST-representanter (en ST-representant för VIF, SOK, UBK och en ST-representant för UNT, FNT), avdelningschefer, biträdande överbibliotekarie och överbibliotekarien. LSG träffas ca två gånger per termin och APT hålls var fjärde vecka inom respektive avdelning och kansli. 15 Direktiv för utredning om forsknings- och utbildningsstöd, MIUN 2017/1326 4
Bild: Skiss över UB:s organisation. 4.2 Rambudget Universitetsbiblioteket 2018 UB, liksom övrig stödverksamhet, finansieras genom att dess kostnader fördelas på utbildningsverksamheten och forskningsverksamheten. Stödverksamhetens rambudget finansieras således via ett overheadpåslag på den lönekostnad som finns inom utbildningen och forskningen. Utöver rambudget finns verksamhet som finansieras genom interna utvecklingsmedel som t.ex. projekt inom utbildningsstrategin, och externa utvecklingsmedel som t.ex. ITHU och SUNET. Orgenh Orgenh (T) Budget 2017, tkr Budget 2018, tkr Förändring, tkr 9380 UB kansli 17 124 17 152 28 9381 UB forskningsnära tjänster 3 546 3 665 119 9382 UB Studiemiljö och kommunikation 5 213 5 309 96 9383 UB Vetenskaplig informationsförsörjning 15 927 16 244 317 9384 Utbildningsnära tjänster 8 190 8 122-68 Summa, tkr* 50 000 50 492 492 Budgetjustering Hypergene -2 626 47 374 * Agressosiffror, dvs. omvända tecken 5
4.3 Lokalkostnader universitetsbiblioteket Förutom bibliotekspersonalens kontorslokaler ansvarar UB för undervisningssalar och studielokaler samt lokaler för tryckta medier. Under de senaste tio åren har UB arbetat målinriktat med att minska lokalkostnaden. År 2008 var lokalytan 8 716kvm och år 2018 har UB en lokalyta på 5 684kvm. De senaste lokalminskningarna genomfördes dels i samband med omlokaliseringen Härnösand och Sundsvall vilket resulterade i en minskning motsvarande 800 kvm inför år 2017, och inför 2018 har ytan för Learning Space övergått till CAMP i och med att lokalen är tillgänglig för studenter dygnet runt. Totalt har UB 5 684 kvm viket budgeteras till en kostnad av 12 488tkr år 2018. Därtill finns en beräknad kostnad för UB-personalens bokning av konferensrum och undervisningssalar, som tillhör CAMP, för motsvarande 40 241kr. Lokalkostnader UB 2018 (tkr) Org 9380 Budget år 2017 Budget år 2018 Summa 12 667 12 528 4.4 Investeringsram (avskrivningar) 2018 Investeringsramen (avskrivningar) för UB hanteras av kansliet. Investeringsram UB 2018 Org Nya investeringar Budget 2018, tkr* 9380 346 * Agressosiffror, dvs. omvända tecken 4.5. Planerade investeringar 2018 Nya planerade investeringar UB, anskaffningsår 2018 Org Aktivitet Beskrivning Anskaffningsbelopp, tkr 9380 9380 9380 9380 9080 Investering/avskrivn gem adm fr o m 2013 Möbler insp.rum/studio Ösd 45 9080 Investering/avskrivn gem 12 st datorer + laddningsstation Learning Lab Svl, 20 st adm fr o m 2013 datorer + laddningsstation Learning Lab Ösd 460 9080 Investering/avskrivn gem Bild, ljud, video till insp.rum/studio och Learning Lab Ösd adm fr o m 2013 och Svl 325 9080 Investering/avskrivn gem adm fr o m 2013 Surface Hub, flyttad från 2017 till 2018 200 SUMMA 1 030 6
4.6 Indikatorer UB:s Kvalitetsindex har årligen redovisats sedan år 2009. Inför 2017 gjordes en uppdatering av indikatorerna utifrån framför allt tre utgångspunkter: Genomlysning av indikatorerna för att säkerställa att UB mäter kvalitet utifrån de behov som finns på verksamheten. Hela UB:s verksamhet skall synliggöras i indikatorerna. (Tidigare år har LRC-verksamheten inte ingått.) I ökad utsträckning finna indikatorer som kan jämföras med andra lärosätens bibliotek. I bilaga 1 finns UB:s kvalitetsindex 2018. Arbetet med ett nytt kvalitetsindex sker i nära dialog med Biblioteksrådet. 4.7 Uppdrag som sträcker sig över flera avdelningar Det som nämnts ovan i form av gemensamma uppdrag till hela lärosätet och specifika uppdrag till överbibliotekarien är uppdrag som sträcker sig över flera avdelningar inom UB och specifika aktiviteter kopplade till dessa visas under respektive avdelning i kapitel 5. Vidare ser vi arbetet med lika villkor som en naturlig del i vårt arbete och eftersträvar en integrering av lika villkorsaspekter i alla våra funktioner och processer. Vårt lika villkorsarbete tar avstamp från lärosätets Handlingsplan för lika villkor 2018 16, där två prioriterade områden uppmärksammas Sjukskrivningar på grund av psykosociala orsaker och Rekrytering & karriärvägar och där MIUN:s Handlingsplan för jämställdhetsintegrering 2017-2019 ingår. Därtill finns vår Åtgärdsplan efter arbetsmiljöenkäten 2017 vari vissa aktiviteter sträcker sig till år 2018 och Riskanalys för UB:s omorganisation 2016 där ett par punkter finns kvar att åtgärda under år 2018. Inom respektive avdelning väljer vi att uppmärksamma några specifika aktiviteter inom lika villkorarsbetet för år 2018. 16 MIUN 2017/1947 7
5 Uppdrag och budget per avdelning 2018 5.1 Avdelning för forskningsnära tjänster (FNT) 5.1.1 Ansvar och uppdrag Avdelningen ansvarar för: Digital publicering av avhandlingar och rapporter i DiVA, samt stöd till forskare samt kvalitetsgranskning, så att data av hög kvalitet om Mittuniversitetets forsknings-publicering skapas, för spridning till nationella/internationella system, arkivering samt bibliometrisk analys. Framtagning av bibliometriska indikatorer till t ex årsredovisning samt för fakulteternas behov, samt att dessa finns tillgängliga i LISA. Att data som levereras till SWEPUB uppfyller de specifikationer som ställs upp och vidareutvecklas av KB i samarbete med Vetenskapsrådet, med mål att SWEPUB ska användas för nationella bibliometriska ändamål. Service till forskare/doktorander kring bl a systematisk litteratursökning, support på referenshanteringssystem (t ex Endnote) och verktyg för val av publikationskanaler, samt information om synliggörande av publikationer på Internet, Open Access och upphovsrätt. Att tillsammans med Kommunikationsavdelningen tillse att Mittuniversitetets publicering synliggörs på ett bra sätt på lärosätets webbsidor, med i möjligaste mån publikationen ett klick bort, både på forskarnas personliga sidor och på sidor som presenterar forskargrupper. Att Mittuniversitetet uppfyller E-pliktslagen. Omvärldsbevakning nationellt och internationellt, samt att aktivt delta i relevanta nätverk. 5.1.2 Avdelningens organisation Avdelningschef: 1 Bibliotekarier: 4 Därtill finns 4 personer som har sina huvudtjänster inom andra avdelningar och som arbetar en mindre del för FNT. 5.1.3 Systemägarskap DiVA, där utveckling och drift sker gemensamt i konsortieform. 5.1.4 Rambudget för FNT 2018 Avdelningens rambudget uppgår till 3 665 tkr för 2018 och fördelar sig enligt nedan: År: 2018 Period: December Konto: Intern RR fakulteter Orgenhet: 9381 UB Forskningsnära tjänster Aktivitet Budget 2018, tkr* 82181 Licenskostnader DiVA 165 9001 Pers.kostn endast förvaltning och bibliotek 3 317 9002 Resekostn 50 9003 Övr. gem kostn 108 9011 Pers, utveckling 25 Summa, tkr 3 665 * Agressosiffror, dvs. omvända tecken 8
5.1.5 Fokusaktiviteter Nedan följer ett antal aktiviteter med särskilt fokus, vilka ska bedrivas inom FNT:s ordinarie budget 2018: Nr Aktiviteter Tidplan Koppling till prioriterade områden, riskanalys, 1 I samarbete med arkiv, jurist och IT etablera en DAU, Data Access Unit på Mittuniversitetet, som en del i den nationella infrastruktur för hantering av forskningsdata som byggs av SND med stöd av Vetenskapsrådet. Under vårterminen genomförs fas 2 av utbildning från SND. Q1-Q4 strategier etc. Prio-område: Kvalitet inom forskning, VP18. 2 Utvecklingsarbete rörande bibliometriska uttag genom förändrade önskemål från ÅR. 3 Kunskapsuppbyggnad kring verktyg för visualisering av nätverk ur bibliometriska data. 4 Gemensam workshop med VIF för inventering och kunskapsuppbyggnad kring APC:er (publiceringsavgifter) i våra licensavtal med olika förlag. Q1-Q4 Q1-Q4 Q2 Prio-område: Kvalitet inom forskning, VP18. Prio-områden: Kvalitet inom forskning & Internationellt lärosäte, VP18. Prio-område: Kvalitet inom forskning, VP18. 5 Utveckling av innehåll för HUV:s doktorandkurs i Vetenskapligt skrivande. Q1-Q2 Prio-område: Kvalitet inom forskning, VP18. Mål: Biblioteket ska aktivt delta i och stödja en ökad informationskompetens hos studenter, lärare och anställda, MIUN:s Utvecklingsplan 2014-2016, prolongerad. 9
5.2 Avdelning för studiemiljö och kommunikation (SOK) 5.2.1 Ansvar och uppdrag Avdelningen ansvarar för att universitetsbiblioteket erbjuder en väl fungerande studiemiljö för universitetets studenter och för att bibliotekets kommunikation såväl fysiskt som digitalt är effektiv och tillfredsställande till stöd för studenter, anställda och allmänhet. Grupperingar inom SOK arbetar med utveckling och förbättring av bibliotekets studiemiljöer, d.v.s. de informella lärmiljöerna. Ett exempel är den byggnation av en ny tyst läsesal i Östersund vid årsskiftet där inredningen kommer att ses över under året. Även övriga bibliotekslokalens inredning har behov av förnyelse och det kommer avdelningen att driva under det kommande året. Ytterligare en faktor som kommer att påverka inredningen och framför allt arbetet i informationsdisken är det nya system för kopiering och utskriftskonton som införs under året. Med tanke på lika villkor vill vi under året se över ev. behov för att tillgänglighetsanpassa miljön ytterligare men också bidra till kunskap i användning av ny programvara för personer med läsnedsättning. Som ett led i att öka attraktiviteten till biblioteket som arbetsplats kommer vi att se över bemanningen under dagtid, vilka möjligheter till förändring kan finnas där? Av samma anledning kan nya verktyg och vanor för kommunikation mellan chef och medarbetare eller medarbetare-medarbetare testas för att möjligen ge en större känsla av närhet. Vidare ser avdelningen en möjlig förändring av bibliotekets nyhetsflöde till universitetets övriga anställda, det handlar dels om att ha fortsatt dialog med Kommunikationsavdelningen för att effektivare välja bland de kanaler som de erbjuder (medarbetarportal, nyhetsbrev, monitorer oa), och dels om att utvärdera det under 2017 nyetablerade biblioteksflödet i Instagram. 5.2.2 Avdelningens organisation 7 personer är anställda vid SOK: 4 är stationerade i Sundsvall och 3 i Östersund varav 1 är avdelningschef. Därtill finns 9 personer som har sina huvudtjänster inom andra avdelningar och som arbetar en mindre del för SOK. 5.2.3 Rambudget för SOK 2018 Avdelningens rambudget uppgår till 5 309 tkr för 2018 och fördelar sig enligt nedan: År: 2018 Period: December Konto: RR - budgetuppföljning Orgenhet: 9382 UB Studiemiljö och kommunikation Aktivitet Budget 2018, tkr 9001 Pers.kostn endast förvaltning och bibliotek 4 990 9002 Resekostn 85 9003 Övr. gem kostn 204 9011 Pers, utveckling 30 Summa, tkr* 5 309 * Agressosiffror, dvs. omvända tecken 10
5.2.4 Fokusaktiviteter Nedan följer ett antal aktiviteter med särskilt fokus, vilka ska bedrivas inom SOK:s ordinarie budget 2018. Nr Aktiviteter Tidplan Koppling till prioriterade områden, riskanalys, strategier 1 I samarbete med Campusservice åstadkomma ny biblioteksinredning (förutom bokhyllor) i Östersund, troligen genom ett projekt och upphandling Q1-Q4 etc.. Prio-område Attraktiv arbetsmiljö VP18 (för både studenter och anställda). Handlingsplan miljöer för lärande, teknikstöd och pedagogisk utveckling 2016-2017 2 Marknadsföring av studentmentorer Q1 Etablering av stödfunktioner kopplade till bl.a. skrivstöd och att stödja breddad rekrytering samt öka genomströmning. Handlingsplan för jämställdhetsintegrering 2018. Prio-område Digitaliseringens möjligheter VP18 (stödja studenters användning av digital teknik) 3 Tillgänglighetsanpassa bibliotekslokalerna (se över skyltning, gångstråk m.m.) 4 Utbilda den personal som arbetar mot studenter med läsnedsättning i den nya talsyntes som införskaffas under året 5 Planera för och delta i Välkomstdagen vid terminsstart 6 Rekrytera och utbilda nya biblioteksvärdar och studentmentorer om behov uppstår till hösten 7 Anpassa biblioteksinredningen till det nya utskrifts- och kopieringssystemet EduPrint 8 Förnya bibliotekets nyhetsflöde till universitetets anställda 9 Testa nya kommunikationsformer mellan chef medarbetare och medarbetare-medarbetare Q1-Q2 Q1-Q2 Prio-område Internationellt lärosäte, VP18. Förstärka studiemöjligheten för studenter med funktionsnedsättning, Handlingsplan Lika villkor 2018. Prio-område Digitaliseringens möjligheter. Förstärka studiemöjligheten för studenter med funktionsnedsättning, Handlingsplan Lika villkor 2018. Q1, Q3 Mål: UB ska vara en viktig resurs för utbildningen och erbjuda kreativa mötesplatser och stödja ökad informationskompetens hos studenter. MIUN:s Utvecklingsplan 2014-2016, prolongerad. Q2-Q3 Etablering av stödfunktioner kopplade till bl.a. skrivstöd och att stödja breddad rekrytering samt öka genomströmning. Handlingsplan för jämställdhetsintegrering 2018. Prio-område Digitaliseringens möjligheter VP18 (stödja studenters användning av digital teknik). Biblioteket ska särskilt fokusera på tillgänglighet och service för studenter, Utvecklingsplan 2014-2016, prolongerad. Q1 Prio-område Digitaliseringens möjligheter VP18 (stödja studenters användning av digital teknik). Biblioteket ska särskilt fokusera på tillgänglighet och service för studenter, Utvecklingsplan 2014-2016, prolongerad. Q1-Q4 Prio-område Attraktiv arbetsmiljö, VP18. Mål: UB ska vara en viktig resurs för utbildning och forskning. MIUN:s Utvecklingsplan 2014-2016, prolongerad. Q1-Q4 Riskanalys för UB:s organisationsförändring 2016, säkerställa närvaro av chef och medarbetare vid ortsövergripande avdelningar. 10 Utvärdera vårt Instagramkonto Q1-Q4 Prio-område Digitaliseringens möjligheter VP18. Mål: UB ska vara en viktig resurs för utbildning och forskning. MIUN:s Utvecklingsplan 2014-2016, prolongerad. 11 Se över bemanning av informationsoch lånediskarna under dagtid 12 Förbättra arbetsmiljön i informationsoch lånediskarna på båda orterna Q1-Q4 Q1-Q4 Prio-område Attraktiv arbetsmiljö, VP18. Biblioteket ska särskilt fokusera på tillgänglighet och service för studenter, Utvecklingsplan 2014-2016, prolongerad. Prio-område Attraktiv arbetsmiljö, VP18. 5.2.5 Handlingsplan kompetensförsörjning Nätverksträffar SDK-konferens 2018 Svensk Biblioteksförenings konferens 2018, Stockholm 16-17 maj Administratörskongressen 7-8 maj 2018 11
5.3 Avdelning för utbildningsnära tjänster (UNT) 5.3.1 Ansvar och uppdrag Avdelningen för utbildningsnära tjänster ansvarar för samordning och utveckling av pedagogiskt och didaktiskt lärandestöd till lärosätets undervisande personal samt erbjuder utbildning inom informationskompetens för lärosätets studenter. UNT är ägare till lärosätets system för lärande: lärplattformen Moodle, Studentportalen, kursvärderingsverktyget EvaSys samt medieportalen MiunPlay. Avdelningen ansvarar även för universitetsbibliotekets webb. Enligt det centrala styrdokumentet Strategi för verksamhetens förutsättningar 2013-2017 (MIUN 2012/612) ska universitetsbiblioteket vara en viktig resurs för utbildning och forskning vid Mittuniversitetet samt erbjuda kreativa mötesplatser fysiskt och virtuellt. Miljöer för lärande lyfts också i den senaste handlingsplanen för utbildningsstrategin (MIUN 2011/277, 2009/1971) jämte teknikstöd och pedagogisk utveckling. 17 UNT ansvarar för universitetsbibliotekets lärandemiljöer i form av datasalar och learning labs, och i framtiden kommer vi att se en expansion inom detta arbetsområde. Utvecklingen av våra lärandemiljöer kommer att vara av stor vikt för hela lärosätets utveckling. Enligt Mittuniversitetets utvecklingsplan 2014-2016 ska kritiskt tänkande och egen kunskapshämtning vara nyckelbegrepp i all utbildning (MIUN 2008/820). Strategin för verksamhetens förutsättningar (MIUN 2012/612) lyfter också Universitetsbibliotekets roll i att aktivt arbeta för en ökad informationskompetens hos studenter, lärare och anställda. Detta görs i dagsläget framförallt genom handledning och utbildning i informationskompetens för studenter, men det finns en strävan att i framtiden kunna arbeta mer även mot lärarna. Avdelningen arbetar också med att skapa fler lärobjekt, kring olika teman som behandlar informationssökning och informationskompetens. Enligt Mittuniversitetets utvecklingsplan 2014-2016 och handlingsplanen för utbildningsstrategins processområde Miljöer för lärande, teknikstöd och pedagogisk utveckling ska vårt lärosäte vara erkänt framgångsrikt inom e-lärande och ligga i framkant när det gäller pedagogisk och didaktisk utveckling. Detta ska omfatta både campusutbildningar och nätbaserade utbildningar. Inom UNT:s verksamhetsområde ingår att stötta och utbilda våra lärare inom flexibelt och aktivt lärande, vilket idag görs framförallt genom workshops och handledning. 5.3.2 Systemansvar Avdelningen har systemansvar för följande system: EvaSys, kursvärderingssystem MiunPlay, medieportal Moodle, lärplattform Studentportal 5.3.3 Avdelningens organisation UNT består av 14 medarbetare: åtta bibliotekarier (varav en halvtidstjänst), fem universitetspedagogiska utvecklare (varav två halvtidstjänster), en systemspecialist och en avdelningschef. Sex av medarbetarna har sin ortsplacering i Sundsvall och åtta i Östersund. Avdelningen är organiserad i tre arbetsgrupper: studentstöd, lärarstöd och system för lärande och varje arbetsgrupp har en utsedd samordnare. Därtill finns 6 personer som har sina huvudtjänster inom andra avdelningar och som arbetar en mindre del för UNT. 17 Se även SUHF:s rapport Framtidens lärandemiljöer 2016 12
5.3.4 Rambudget för UNT 2018 Avdelningens rambudget uppgår till 8 122 tkr för 2018 enligt nedanstående tabell: År: 2018 Period: December Konto: RR - budgetuppföljning Orgenhet: 9384 UB Utbildningsnära tjänster Budget 2018, tkr 81211 Plattformstöd 50 81215 Licenskostnader Moodle, studentportalen, Evasys 100 81228 Driftsinventarier 40 9001 Pers.kostn endast förvaltning och bibliotek 7 661 9002 Resekostn 164 9003 Övr. gem kostn 57 9011 Pers, utveckling 50 Summa, tkr* 8 122 * Agressosiffror, dvs. omvända tecken Interna projekt UB 2018 Nr Aktiviteter IB 2018, tkr* 290252 Utvärdering av rum för aktivt lärande -216 290253 Pilotmiljöer för aktivt lärande -1102 290255 Pedagogisk meritering -64 290256 Lärarnas kompetensutveckling -329 290257 Avdelningsvisa pedagogiska resurser 32 290439 Skrivlyftet -947 490112 SNH -78 4904189 Resurs för medieprod., Projektanställning bibliotekets e-lärande -77 490424 Utb.strat. processledare e-lärande -178 490444 Kursvärderingssystem -53 490126 Utvecklingsprojekt LRC -182 490462 E-lärande informatik licentiand -199 * Agressosiffror, dvs. omvända tecken Externa projekt UB 2018 Nr Aktiviteter Medel 2018, tkr* 200091 SUNET -564 200058 ITHU ordförandeskap -30 * Agressosiffror, dvs. omvända tecken 13
5.3.5 Fokusaktiviteter Nedan följer ett antal aktiviteter med särskilt fokus, vilka ska bedrivas inom UNT:s ordinarie budget för 2018. Nr Aktiviteter Tidplan Koppling till prioriterade områden, riskanalys, strategier etc.. 1 Starta en Studieverkstad (studentstöd i sve, eng, matematik, presentationsteknik, informationssökning m.m.), vid ett eventuellt beslut att denna får sin hemvist vid UB. 2 Påbörja planering av hur löpande kompetensutveckling i könsmedveten pedagogik och normkritik för lärare kan se ut samt påbörja utvecklingen av en pedagogisk resursbank för lika villkor. Q2-Q3 Handlingsplan för jämställdhetsintegrering 2017 2019, Prio-områden Internationellt lärosäte, Digitaliseringens möjligheter, VP18. Q1-Q4 Handlingsplan för jämställdhetsintegrering 2017-2019 aktivitet 2.6 och aktivitet 3.6. 3 Utveckla lärarstödet i medarbetarportalen. Q1-Q4 Risk 9, Risken för brister i den digitala lärandeprocessen, FISK18. 4 Skapa informationsmaterial för nya studenter avseende Studentportalen och Moodle. Q1-Q4 Prio-områden Attraktiv arbetsmiljö (för studenter), Internationellt lärosäte, Digitaliseringens möjligheter, VP18. 5 Anordna en pedagogisk kompetensutvecklingsdag för anställda. 6 Tillsammans med studentkårerna anordna en pedagogisk dag kring studieteknik m.m. för studenter. 7 Uppdatera Library in Moodle samt se över vilka lärobjekt som bör textas på engelska. 8 Kompetensutveckla undervisande bibliotekarier inom pedagogiska och didaktiska metoder och verktyg. 9 Marknadsföra bibliotekets resurser, avseende distansutbildningar, till lärare. 10 Utveckla administrationen av vår lärplattform genom att ta fram ett kursbeställningsformulär i samarbete med IT-avdelningen. Q3-Q4 Q2-Q3 Q1-Q4 Q1-Q4 Q1-Q4 Q1-Q2 Lärarna ges ökade förutsättningar för att kontinuerligt delta i fortbildningskurser. Handlingsplan Miljöer för lärande, teknikstöd och pedagogisk utveckling, s.4. Risk 9, Risken för brister i den digitala lärandeprocessen, FISK18. Handlingsplan för jämställdhetsintegrering 2017 2019, Prio-område Digitaliseringens möjligheter, VP18. Prio-område Internationellt lärosäte, VP18. Risk 9, Risken för brister i den digitala lärandeprocessen, FISK18. Prio-område Digitaliseringens möjligheter, VP18. UB:s uppdrag är att tillgodose biblioteksresurser för anställda och studenter på samtliga våra campusorter och för distansstuderande, Utvecklingsplan 2014-2016, prolongerad. Prio-område Digitaliseringens möjligheter, VP18. 11 Lansera MiunPlay för lärosätets anställda. Q2-Q3 Risk 9, Risken för brister i den digitala lärandeprocessen, FISK18. Prio-område Digitaliseringens möjligheter, VP18. 12 Arbeta för att höja svarsfrekvensen i kursvärderingarna. 13 Utveckla G3217 i Östersund och M107 och N510 i Sundsvall. 14 Omvärldsbevakning genom deltagande i nätverk och konferenser. Q1-Q4 Q1-Q4 Q1-Q4 Kurser och program kontinuerligt följs upp och utvärderas, Ramverk för MIUN:s kvalitetsarbete, s.6. Prio-område Attraktiv arbetsmiljö och Digitaliseringens möjligheter, VP18. Mål: UB ska vara en viktig resurs för utbildningen och erbjuda kreativa mötesplatser och stödja ökad informationskompetens hos studenter. MIUN:s Utvecklingsplan 2014-2016, prolongerad. Prio-områden Attraktiv arbetsgivare/arbetsmiljö, Internationellt lärosäte. 14
Inom utbildningsstrategins projekt kommer vi dessutom att: Delta i arbetet med ett pedagogiskt meriteringssystem Samordna avdelningarnas pedagogiska resurser Samordna och erbjuda stöd för att undervisa i klassrum för aktivt lärande 5.3.6 Handlingsplan kompetensförsörjning En inventering för att kartlägga olika arbetsuppgifter och ansvar har påbörjats. Syftet är att se över var ytterligare kompetensutveckling behövs. UNT satsar på att fler medarbetare ska ha utbildning inom högskolepedagogik. Under våren 2018 deltar en medarbetare i högskolepedagogisk kurs. Dessutom deltar tre personer från avdelningen i medarbetarutbildningen Mitt universitet- goda arbetsvillkor genom lika villkor. Kompetensutveckling sker dessutom genom att avdelningens medarbetare deltar i nätverk och konferenser; en plan för detta görs i början av året. 15
5.4 Avdelning för vetenskaplig informationsförsörjning (VIF) 5.4.1 Ansvar och uppdrag Avdelningen svarar för att universitetsbibliotekets samlingar av tryckt och elektroniskt material är relevanta för ett modernt universitetsbibliotek och att de motsvarar det informationsbehov som studenter, forskare och anställda vid Mittuniversitetet har. Det innebär att vi hanterar abonnemang, prenumerationer och förvärv av databaser, tidskrifter, tryckta och elektroniska böcker samt att vi i de fall materialet inte kan eller passar att förvärvas införskaffar det på annat vis (fjärrlån). För att svara mot lärosätets informationsbehov strävar vi efter ett så efterfrågestyrt förvärv som möjligt med användarnas behov i fokus. 5.4.2 Systemägarskap Under 2018 fortgår projektet som syftar till att utveckla UB:s nuvarande systemstöd för hantering av medier, cirkulation och digitala resurser med det övergripande målet att ha ett nytt bibliotekssystem i drift tidigast i slutet av 2019. VIF:s avdelningschef står som projektledare. Följande system ägs och driftas av avdelningen: Bibliotekssystemet Aleph (ExLibris) Discoverytjänsten Primo (ExLibris) Länkservern SFX (ExLibris) Proxyserver Bibliotekets webbserver 5.4.3 Avdelningens organisation Avdelningen har 17 medarbetare varav 11 är anställda vid VIF och övriga har sin organisatoriska hemvist och sina huvudsakliga arbetsuppgifter i andra avdelningar. Av de 11 anställda medarbetarna är 6 bibliotekarier, 4 assistenter och en avdelningschef. Avdelningens verksamhet är uppdelad i fyra funktionsområden: Databaser och tidskrifter (abonnemang och prenumerationer), Böcker (förvärv av monografier), System, katalog och webb samt Fjärrlån. För varje område finns en bibliotekarie som funktionssamordnare. 5.4.4 Rambudget för VIF 2018 Avdelningens rambudget uppgår till 16 244 tkr för 2018 och fördelar sig enligt tabellen nedan. Budget 2018, tkr* Aktivitet 82102 Drift bibliotekssystem MIUN 663 82104 Medier digitala 8 345 82110 Porto BIB 100 82137 Medier Fjärrlån 50 82159 Intäkter Bibliotek -782 82165 Kurslitteratur HUV 434 82166 Böcker HUV 619 82167 Tidskrifter HUV 240 82170 Kurslitteratur NMT 128 16
82171 Böcker NMT 227 82172 Tidskrifter NMT 168 82175 Kurslitteratur medier generella 6 82176 Böcker medier generella 31 82177 Tidskrifter medier generella 41 82178 Dagstidningar medier generella 71 9001 Pers.kostn endast förvaltning och bibliotek 5 732 9002 Resekostn 77 9003 Övr. gem kostn 55 9011 Pers, utveckling 40 Summa, tkr* 16 244 * Agressosiffror, dvs. omvända tecken Av den totala rambudgeten utgör 10 310 tkr bibliotekets budget för medier. Hur mediebudgeten fördelas ut på olika delområden baseras på hur utfallet generellt sett ut tidigare år, det kan komma att omfördelas om behovet förändras. 5.4.5 Fokusaktiviteter Under 2018 kommer avdelningen genomföra ett antal aktiviteter inom tre olika kategorier eller teman: utvecklingen mot öppen vetenskap, interna rutiner och systemstöd för dessa samt lika villkorsfrågor, framförallt i relation till medieurval. Den löpande verksamheten med beställningar och inköp av medier och hanteringen av samlingarna fortgår som alltid och till detta arbete kopplas också några fokusaktiviteter under det kommande året. Både nationellt och internationellt pågår sedan några år tillbaka en tydlig utveckling mot öppen vetenskap där open access publicering är en viktig del. I Sverige är Kungliga biblioteket en stark aktör på området vilket bl a påverkar de licensavtal vi har genom Bibsamkonsortiet. Inom avdelningen ser vi ett behov av kunskapsuppbyggnad på området för att bättre förstå och vara förberedda på hur utvecklingen påverkar vårt arbete med att tillgängliggöra vetenskapliga texter för lärosätets behov. I detta arbete är det relevant med ett nära samarbete med bibliotekets avdelning för forskningsnära tjänster som har god kompetens på området. Vi kommer därför ha en gemensam aktivitet, en workshop, för fördjupning i frågorna om licensavtal och publiceringskostnader. Gemensamt kan vi också jobba med information och kommunikation mot lärosätets forskare. Arbetet med att rationalisera och förbättra våra rutiner och arbetssätt pågår ständigt. Under 2018 planerar vi flera aktiviteter på detta tema. Vi kommer utvärdera modellen för registrering av information kring kurser och kursböcker i bibliotekssystemet Aleph som vi införde i slutet av 2016, vi kommer undersöka förbättringsmöjligheter och eventuella systemstöd som finns för e-resurshanteringen och vi kommer utvärdera och utreda vårt arbete med enstaka tidskriftsprenumerationer som idag hanteras via en centralt upphandlad prenumerationstjänst som fungerar bristfälligt. Under 2017 reviderade avdelningen den förvärvspolicy som fungerar som utgångpunkt i vårt arbete med medieurval. Detta revideringsarbete kommer vi under 2018 följa upp genom att utarbeta en detaljerad medieplan där tydliga riktlinjer och instruktioner formuleras som stöd för de enskilda medarbetarna i arbetet med medieinköp och annat urval. I detta arbete kommer vi ha ett särskilt fokus på att tydliggöra lika villkorsaspekter på medieurval, med målet att få in en skrivning om det i både förvärvspolicyn och den planerade medieplanen. 17
Nedan följer ett antal aktiviteter med särskilt fokus, vilka ska bedrivas inom VIF:s ordinarie budget 2018: Nr Aktiviteter Tidplan Koppling till prioriterade områden, riskanalys, strategier etc.. 1 Utvärdering och rationalisering av rutinerna för kursboksadministration i Aleph (inmatning av kurskoder, termin, ort m.m.) 2 Utveckla ett flöde för löpande nyhetsrapportering och marknadsföring av våra databaser och e-resurser på webbsidan och student-/medarbetarportal 3 Gemensam workshop med FNT för inventering och kunskapsuppbyggnad kring APC:er (publiceringsavgifter) i våra licensavtal med olika förlag 4 Aktivitet, t ex seminarium med inbjuden talare eller temadag, för att lyfta fram och medvetandegöra lika villkorsaspekter i vårt medieurval 5 Utforma en medieplan med utförliga interna riktlinjer för arbetet med medieurval, med utgångspunkt i förvärvspolicyn 6 Ta fram nya webbformulär för inköpsförslag och bokbeställning 7 Utveckla våra tjänster för artikelbeställning Get it now och Reprints desk eller motsvarande 8 Undersökning och test av ERM-system för att förenkla och systematisera vår e-resurs-hantering (kopplat till systemprojektet) 9 Utredning/utvärdering av hanteringen av tidskriftsprenumerationerna via agent 10 Samlingsvård, gallring och omflyttning av magasinssamlingar på båda campusbiblioteken. Q1-Q2 Q2 Q2 Prio-område Digitaliseringens möjligheter, VP18. Mål: UB ska vara en viktig resurs för utbildning och forskning, Utvecklingsplan 2014-2016, prolongerad. Risk 8: Risk för ineffektiv stödverksamhet på grund av MIUN:s nuvarande modell för resursallokering, FISK18. Prio-område Kvalitet inom forskning, VP18. Q2 Lyfta fram Lika villkorsfrågorna inom ramen för den ordinarie verksamheten Handlingsplan för lika villkor 2018 (MIUN 2017/194) s. 10 Q3 UB:s Förvärvspolicy 18 Q3 Q3 Q3-Q4 Q4 Q1-Q4 UB:s Förvärvspolicy Prio-område Kvalitet inom forskningen Tillhandahålla ändamålsenlig infrastruktur och stödverksamhet, VP18 s.6. Prio-område Digitaliseringens möjligheter, VP18. UB:s uppdrag är att tillgodose biblioteksresurser för anställda och studenter på samtliga våra campusorter och för distansstuderande, Utvecklingsplan 2014-2016, prolongerad. UB:s Förvärvspolicy 5.4.6 Handlingsplan kompetensförsörjning För 2018 ser vi ett behov av kompetensuppbyggnad inom avdelningen på frågor som rör utvecklingen mot öppen vetenskap, se ovan. Planen är att minst en eller två medarbetare deltar i workshop med FNT samt i någon relevant nationell konferens eller liknande inom området. Utöver detta sker kompetensuppbyggnad genom egen omvärldsbevakning och kunskapsinhämtande. Som ett led i avdelningens kompetensförsörjning har vi återkommande minst en temadag kring en viss frågeställning varje år, där temat också återkommer i diskussioner på avdelningsmöten under året. Under 2017 var temat e-böcker och för 2018 planeras ett liknande upplägg på temat lika villkorsaspekter på medieurval. I övrigt sker kompetensutveckling genom att avdelningens medarbetare deltar i konferenser och nätverk och delger information och intryck till övriga gruppen. Ett förslag till plan på konferenser och nätverksmöten som vi bör delta i finns för året. 18 Policy för förvärv och medieurval vid Mittuniversitetets bibliotek, MIUN 2017/2034 18
5.5 Universitetsbibliotekets kansli (UBK) 5.5.1 Ansvar och uppdrag UBK är en intern stödfunktion för hela biblioteket vars övergripande uppdrag svarar mot målsättningen att stödja professionalism, effektivitet och hög kvalitet inom den stödverksamhet som biblioteket utgör för utbildning och forskning. 19 Uppdraget innefattar även att stödja processer som tydliggör bibliotekets övergripande målsättningar att erbjuda kreativa mötesplatser och stödja informationskompetens. 20 Avdelningen ansvarar för ledningsstöd, budget, projektstöd, kvalitetsarbete, samordning och planering samt systemstöd. Dessa funktioner verkar stödjande och drivande inom de särskilda insatser och arbetsprocesser som uppdragits biblioteket, t.ex. i arbetet med att utveckla en flexibel budgetmodell för lärosätets databaser och i arbetet med att stödja en systematisering av utbildningens användning av bibliotekets stödjande verksamheter. 21 I kansliets uppdrag ingår omvärldsbevakning och nätverkande både internt inom lärosätet och externt. 5.5.2 Avdelningens organisation UBK består av fem medarbetare. Två är stationerade i Östersund och tre i Sundsvall. Avdelningen leds av biträdande överbibliotekarien. 5.5.3 Rambudget för UBK 2018 Förutom avdelningens egna kostnader innefattar kansliets rambudget bibliotekets totala lokalkostnad och bibliotekets rehabiliteringskostnader samt friskvårdskostnader. UB:s gemensamma personaldagar bekostas av UBK. Överbibliotekarien har sin budgetmässiga hemvist inom kansliet. Rambudget uppgår till 17 152 tkr för 2018 och fördelar sig enligt nedan: År: 2018 Period: December Konto: RR - budgetuppföljning Orgenhet: 9380 UB kansli Aktivitet Budget 2018, tkr 9001 Pers.kostn endast förvaltning och bibliotek 3 717 9002 Resekostn 125 9003 Övr. gem kostn 220 9011 Pers, utveckling 85 9012 Jämställdhet / Lika villkor 10 9019 Rehabilitering 45 9021 Samverkansgrupp/Inst.råd 5 9038 Friskvård 71 9080 Investering/avskrivn gem adm fr o m 2013 346 9706 Avs lokaler 12 528 Summa, tkr* 17 152 * Agressosiffror, dvs. omvända tecken 19 Strategi för verksamhetens förutsättningar 2013-2017, s.7. 20 Universitetsbiblioteket/LRC ska vara en viktig resurs för utbildning och forskning vid Mittuniversitetet samt erbjuda kreativa mötesplatser fysiskt och virtuellt. [---] Universitetsbiblioteket/LRC ska aktivt delta i och stödja en ökad informationskompetens hos studenter, lärare och anställda. Strategi för verksamhetens förutsättningar 2013-2017, s.8. 21 Handlingsplan för implementering av strategi för verksamhetens förutsättningar 2015-2017, s.13 19
5.5.4 Fokusaktiviteter Nedan följer ett antal aktiviteter med särskilt fokus, vilka ska bedrivas inom UBK:s ordinarie budget 2018: Nr Aktiviteter Tidplan Koppling till riskanalys, stratgeier etc. 1 Uppföljning av ledningsstödsfunktionen Q2 Prio-område Attraktiv arbetsgivare/arbetsmiljö, Ge ledarna vid MIUN förutsättningar/förmåga att prioritera, leda och genomföra, VP18 2 Uppföljning projektstödsfunktionen Q2, Q4 Särskild satsning: projektarbete, UB:s Kompetensförsörjningsplan 2014-2016 prolongerad. 3 Övertagande av nya mappstrukturen för informationsutbyte mellan avdelningar. 4 Utvärdering av nya K-index (indikatorer och metod för insamling) 5 Systemstöd: tillsammans med VIF och SOK se över en funktion så låntagare kan återlämna själva vid utlånestationerna; se över en funktion med handenheter för sökning av försvunna böcker bland hyllorna. 6 Mer aktivt synliggöra UBK:s stödfunktion (internt medarbetarportal, dialog avdelningarna, blogg m.m.), t.ex. Personaladm-FAQ och Projektsidan 7 Uppmärksamma externa projektmedel/stipendier och andra former av externt samarbete för kunskapsutveckling (följeforskning t.ex.) och studieresor. Q1, Q4 Projektet Infra-struktur vid UB som nu ska övertas av UBK att drifta. Riskanalys för UB/LRC:s organisationsförändring 2016. Q2 För att följa upp målet: UB ska vara en viktig resurs för utbildning och forskning, Utvecklingsplan 2014-2016, prolongerad. Q1-Q4 Prio-område Digitaliseringens möjligheter, VP18. Biblioteket ska särskilt fokusera på tillgänglighet och service för studenter, Utvecklingsplan 2014-2016, prolongerad. Q2-Q3 Mål: UB ska vara en viktig resurs för utbildning och forskning, Utvecklingsplan 2014-2016, prolongerad. Q2-Q4 Särskild satsning: projektarbete, UB:s Kompetensförsörjningsplan 2014-2016 prolongerad. 8 Utveckla en stödfunktion kring utvärderingsmetoder Q1-Q4 Särskild satsning: projektarbete, UB:s Kompetensförsörjningsplan 2014-2016 prolongerad. 9 Samordna och delta i processen kring arbetet med att Q1-Q4 Handlingsplan för lika villkor 2018 säkerställa UB som en trygg arbetsplats utifrån lika villkorsaspekter och med särskilt fokus på #metoo. 10 Delta i de lika villkorsaktiviteter som erbjuds från lärosätet centralt. Q1-Q4 Handlingsplan för lika villkor 2018 5.5.5 Handlingsplan kompetensförsörjning Aktiviteter 2018 Administratörkongressen UBK har en speciell sammansättning på så vis att var och en inom kansliet innehar ett specialistområde med flera egna nätverk och arbetsgrupper som man verkar inom. Det skiljer kansliet från övriga avdelningar inom UB vilka till större del grupperats utifrån samhörighet vad gäller specialistfunktioner. 2017 satsade vi på studiebesök till tre lärosäten och samlade in erfarenheter kring hur en kanslifunktion kan fungera. Vi har stakat ut processer utifrån det, som t.ex. samordning, process- /projektstöd, systematiskt kvalitetsarbete, systemstöd, och väljer att 2018 inhämta inspiration inom dessa processer genom att delta i Administratörkongressen i maj. 20
Inventering av kompetensbehov inom kansliet Inför att ny Kompetensförsörjningsplan skall bearbetas inom UB har UBK att inventera vilket kompetensbehov som finns inom avdelningen utifrån de uppdrag som åläggs kansliet internt inom UB men också av andra avdelningar inom lärosätet. Planeras löpande under året. 21
Bilaga 1 Kvalitetsindex UB 2018 Uträkningen genomfördes i januari på helårssiffror för år 2017. Innehåll Övergripande tabell 1 1. Område Utbildning 1 1.1 Kvalitetssäkring av uppsatserna C/D och av UB:s medieutbud. 1 1.2 Stöd vid kursplanering och kursutveckling: i system för lärande, vid inspelning, informationskompetens, examination och utvärdering etc. 2 1.3 Stöd vid genomförande av informationskompetens i utbildningen. 2 1.4 Förutsättningar (arbetstimmar) undervisning/handledning. 3 1.5 Utvecklingspotential inom stödet till utbildningsområdet 3 1.6 Svarar på frågor ("first line vid UB") 3 1.7 Nyttjande av bibliotekslokalen 4 1.8 Nyttjande av bibliotekets webb 4 1.9 Nöjd med service 4 1.10 Kommunikation med och marknadsföring mot avdelningar 5 1.11 Förutsättningar (arbetstimmar) kundtjänst 5 1.12 Nyttjande av e-litteratur (databaser, e-böcker) 5 1.13 Förutsättningar (lokaler) 6 1.14 Hur stor del av det vi har förvärvat (tryckt) lånas? 6 2. Område Forskning 6 2.1 Adekvat tidskriftsbestånd 6 2.2 Adekvat databasbestånd 7 2.3 Adekvat tryckt litteratur 7 2.4 Tillgängliggörande: OA 7 2.5 Förutsättningar (kr) 8 2.6 Utvecklingspotential inom stödet till forskningsområdet 8 2.7 Förutsättningar (arbetstimmar) handledning/information 8 2.8 Kostnadseffektivitet 8 2.9 Nöjd med service 9 3. Område Samverkan 9 3.1 Gymnasieskolor 9 3.2 Samarbeten/avtal med bibliotek, organisationer, företag 9 3.3 Externt deltagande undervisning (exkl gymnasium) 10 3.4 Externa kunder 10 3.5 Bibliotek nationellt och internationellt. 10 Tabell: Kvalitetsindex uträkning januari 2018 11 0