Verksamhetsberättelse 2013. Servicenämnden

Verksamhetsberättelse 2013 Servicenämnden

1 Inledning 2013 har varit ett framgångsrikt år. Verksamheterna har förbättrats, kunderna och den egna personalen blivit nöjdare och prisökningarna förhållandevis små. I jämförelser med andra kommuner, och privata serviceleverantörer, har vi starka nyckeltal och en låg prisbild. Bidraget till kommunens gemensamma mål har också varit framgångsrikt. Vi har haft en god måluppfyllnad och lyckade resultat i de projekt vi engagerat oss i. Omvärldens intresse för oss har också ökat. Under året har vi gästats från 5 olika kommuner som avser förbättra sin serviceorganisation. Vi sätter stort värde på dessa besök då de motiverar oss att fortsätta vårt förbättringsarbete. Takten i detta förbättringsarbete måste dock ske med fingertoppskänsla. Kör vi för hårt belastar vi våra medarbetare hårdare än nödvändigt och ökade korttids sjukskrivningar kan vara ett mått på ansträngning. Detta ska bevakas 2014. Servicekontorets personal samlades den 28 augusti där vårt nya varumärke En enklare vardag lanserades. Där betonades vikten med att arbeta vidare med vår service kultur. Vår uppfattning är att alla medarbetare jobbar i den riktningen. Avvikelser hanteras skyndsamt. Städservice miljöcertifiering banar vägen för övriga verksamheter som avser bli klara 2014. Detta är ett av våra huvudmål för kommande år. Måltidsservice och satsningen på en total matupplevelse fortsätter. Vi finns i 49 olika restauranger där vi tillagar och serverar 12.800 portioner dagligen. Införandet av IS2011 har slutförts och trycket på stöd av vår IT-service har växt. Idag har vi en imponerande IT-miljö med 8.000 datorer, 5.000 surfplattor, 2.000 smartphones, 850 IP-telefoner, 200 servrar, 1.000 trådlösa accesspunkter, 800 switchar, 1.000 skrivare och 350 MFP er (multifunktions printers). Kunderna förväntar sig att dessa ska fungera utan avbrott. Under året har vi utsatts för ett par IT-attacker och skyddet har förstärkts. Parallellt med detta har vi gått över till en Microsoftbaserad e-post hantering (Outlook). IT-service övertagande av telefoniservicen har inneburit en hel del strukturella förändringar, men också en bättre överblick och enklare rutiner för kunderna att kontakta oss. Inför kommande år kommer vi kunna erbjuda en verksamhetsanpassad service med en tydlig prisbild. Kontorsservice har infört nytt hänvisningssystem som ska hjälpa oss med en bättre tillgänglighet och en bättre uppföljning av vår egen service. Kommuntryckeriet brottas fortfarande med dålig lönsamhet och en översyn av verksamheten påbörjades 2013. Kommuntransport har påbörjat sin omställning. Digitala körjournaler har upphandlats och dessa kommer hjälpa oss göra analyser av kommunens fordonsutnyttjande. Samordning av bränslehantering har genomförts och alla kort byttes ut. Samtidigt passade man på att anordna en utställning som betonar fördelarna med miljösmarta alternativ. Samordnat varudistribution har förbättrats ytterligare. Årligen hanteras ungefär 50.000 beställningar med en sammanlagd vikt på ca 4.000 ton. Kommuntransport har även genomfört några projekt av ruttoptimering. Summeringen av 2013 talar sitt tydliga språk..det har varit ett framgångsrikt år. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 2(25)

2 Organisation Inom Servicekontoret finns förvaltningschef samt avdelningarna städservice, måltidsservice, ITservice, kontorsservice, kommuntransport, HR samt administrativ enhet. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 3(25)

3 Viktiga händelser under 2013 Massor av intressanta händelser skedde 2013. Några av dem redovisas här: Servicekontorets personal samlades den 28 augusti där vårt nya varumärke En enklare vardag lanserades. Där betonades vikten med att arbeta vidare med vår servicekultur och värdet av en ökad kundnytta. Kunderna ska uppleva en störningsfri vardag, så att man kan fokusera på sin huvuduppgift. Under år 2013 har Städservice haft internt och externt miljörevision samt lagrevision enligt ISO 14001. Städservice fick sitt miljöcertifikat strax innan årsskiftet. Skol projekt pågår tillsammans med Fastighetskontoret, Barn och Ungdomsförvaltningen samt Miljö och hälsoskyddskontoret. Alla parter samverkar för att förbättra miljö i skolor och förskolor. Elevtävlingar har anordnats på Östergårdskolan och Hovgårdskolan för att minska nedskräpning och förbättra arbetsmiljön för all personal i skolan. Detta uppmärksammades även i TV 4 Hallands reportage Skolsnusk. Arbetsmiljö har varit en stående punkt under året där enheten tillsammans med skyddsombuden arbetat fram checklistor, rutiner och interna föreskrifter som ska användas under kommande året. Under året har måltidsservice arbetat med ordinarie kärnverksamhet samt några större projekt vilka syftar till att skapa ett större värde för kund. Dessa projekt benämns som Guldkant för äldre, måltidsinspiration och timbalprojektet. Vi har även deltagit i tävlingen White Guide Jr där Halmstads kommun fick fjärde plats inom kategorin Sveriges bästa skolkök Inom guldkantsprojektet arbetar vi med äldre personers guldkant i form av matupplevelse. Varje månad under året har minst en större måltidsupplevelse per månad skapats. Vi har tillsammans med Hemvårdsförvaltningen skapat allt från kafferep med sju sorters kakor och hotellfrukost till Nobelmiddag. Inom måltidsinspirationen har vi arbetat med både grundskolor, äldreboende, servicehus och gymnasium. Grunden i detta projekt ligger i att öka restaurangupplevelsen genom att jobba med helheten. Vi har inom detta projekt utbildat vår personal inom matlagning från grunden, planering av arbetet med svinn och ekologiska råvaror. I projektet har vi arbetat med 6 olika restauranger där kunderna har fått smaka nya rätter, upprusade matsalar, nya dukar, nya gardiner och andra förändringar i mat och miljö. Inom timbalprojektet lär vi oss skapa mat från grunden till de äldre som lider av dysfagi. Grundtanken är att våra kunder skall få hemlagad, god och näringsriktig mat som serveras i en restaurangliknande miljö. IT-service har slutfört IS2011, Halmstads kommuns största IT-satsning någonsin. Vi har nu fått en modernare infrastruktur och stabilare IT-miljö. Detta tekniksprång öppnar vägen för nya effektiva arbetssätt och en förenklad administration. Övertagandet av telefonisupporten samt övergång till ny teleoperatör blev administrativt kännbar. Arbetet skedde med insikten att datorer och telefoni blir mer och mer integrerad. Telefonen är idag en dator och dator kan fungera som telefon. Idag har vi en bra bild av vem som använder vad och till vilken nyttjandegrad. Under 2014 kan vi därför aktivt erbjuda kunderna en bättre anpassad lösning. Energisparfunktioner har införts på kommunens datorer och skrivare. Detta har resulterat i en energibesparing på 117.000 kwh. Behovet av IT-support kan mätas med antalet ärenden vi får in och antal ärenden har ökat konstant sedan vi började mäta 2008. Då låg ärendenivån på 14.970 st/år medan idag ökat till 33.970 st/år (en ökning med över 100%). Glädjande är att kundens upplevda nöjdhet är på osannorlika 98%. Kontorsservice har under året fått ny verksamhetschef och fokus har varit kundernas framtida behov. Ett framtida Kontakt Center kommer inverka på kontorsservice och nya stödtjänster behöver inventeras. Kommuntryckeriets dåliga lönsamhet är under översyn och under 2014 fattas beslut om framtida inriktning. Verksamheten har jobbat vidare med LEAN och har genomfört ruttoptimering av sina transporter. Kommuntransport har till uppgift att hantera kommunens långtidshyrda maskin- och fordonspark. Vår fordonspark ökar med ca 5-10 fordon/år och uppgår till ca 650 st enheter (278 Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 4(25)

personbilar, 171 liten transportbil, 23 traktorer, 23 tunga lastbilar, 83 släp mm.). Andelen miljöbilar ökar och utgör nu ca 60% av totala andelen bilar. Andelen som drivs med förnyelsebart bränsle uppgår till ca 33%. Samordning av kommunens bränslehantering har införts och i samband med detta genomfördes en utställning där fördelarna med miljösmarta val motiverades. Arbetet med att ta fram ett miljöredovisningssystem ( Frida ) har fortsatt och i samverkan med andra kommuner kommer ett transparent verktyg kunna presenteras. Upphandlingen av digitala körjournaler har avslutats och under 2014 kommer montering genomföras i våra fordon. Samordnad varudistribution har fått ny leverantör och samordningsgraden ökat ytterligare. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 5(25)

4 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Prognos för målen anges enligt följande Status för aktiviteter anges enligt följande Observera att för mätetal hämtas senaste målvärde och utfall. I de fall målvärden satts för tertial snarare än helår, visas tertialmålvärdet i tabellerna. 4.1 Målområde: Demokrati och dialog 4.1.1 Kommuninvånarna ska vara nöjda med kommunens information (konkretiserat mål). 4.1.1.1 Telefonväxeln ska erbjuda snabb service. Tillgängligheten mäts hela tiden och vecka 51 var den på 94%. Tillgängligheten under införandet det nya hänvisningssytemet var lägre (under någon vecka) och det kan förklaras med tekniska införandeproblem som skapade lägre väntetider.. Andel samtal till Halmstads kommuns televäxel som besvaras inom 25 sekunder. 80% 80% Under hösten hade vi sämre servicegrad på grund av införandet av ett nytt hänvisningssystem.servicegraden ökar kontiunerligt eftersom systemet blir mer intrimmat. Mätning av svarstider Skapa en svarspolicy Proaktiva kontakter med kunder för att utveckla telefoniservice som passar kundernas Mätning av svarstider pågår ständigt med hjälp av vårt nya hänvisningssyteem En svarspolicy är upprättad för telefonisttjänsten. Dock är detta ett levande dokument som kompletteras och följs upp kontinuerligt på arbetsplatsträffar och arbetsmöten. Proaktivt arbete sker löpande med telefonisterna ute hos kunderna. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 6(25)

behov. 4.1.1.2 Bra bemötande i telefonväxeln. Service och bemötande är stående punkter vi arbetar med hela tiden och ämnet tas upp på alla arbetsplatsträffar. En kvalitetsundersökning skulle gjorts under hösten 2013 men resultatet går inte att lita på då vi har sjösatt vårt nya hänvisningssystem. Quality index 86% 0% Pga av byte av hänvisningssystem har vi inte inte kunnat mäta Quality Index. Genomföra mätning av bemötande i telefonväxel Mätning genomfördes under hösten 2013. Vi kan inte tillgodoräkna oss resultatet då införandet av vårt nya hänvisningssytem innebar stora problem för oss. 4.1.2 Kommuninvånarna ska ha möjlighet att vara delaktiga i kommunens utveckling (konkretiserat mål). 4.1.2.1 Kommuninvånarna ska ha möjlighet att vara delaktiga i utveckling av servicenämndens verksamhetsområden. Andel matråd 100% 100% Antal dialogmöten med allmänheten. 2 7 Andel återkopplade synpunkter från invånare i Halmstads kommun. 100% 100% Antal (st) inkomna synpunkter från invånare 34 Andel (%) positiva synpunkter 60% 82,4% Andel tillgängliga servicenämndshandlingar på hemsidan 100% 100% Dialogmöten med elever, föräldrar till elever i skolor och förskolor + med servicenyttjare och anhöriga till dessa inom vård och omsorg. Vid minst ett tillfälle inleda nämndsmöte med dialog med invånarna runt aktuella ämnen (allmänhetens frågestund) Aktivt stimulera feedback 2013-11-11 hade Servicekontoret bjudit in allmänheten till dialogmöte, kost och städ skulle diskuteras. Möten med elever pågår ständigt via städ- resp kostråd. 6 möten genomförda med samtliga föräldrargrupper på Eldsberga skolan. Genomfördes med samtalsämne städning av skolor och offentlig mat Pågått under hela året. Responsen låg i förhållande till gjorda insatser. Nya metoder bör undersökas 2014. Sociala medier? Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 7(25)

4.2 Målområde: Miljö och energi 4.2.1 Koldioxidutsläppen från energianvändningen (per invånare) ska minska med 45 procent mellan år 1990 och 2020 (konkretiserat mål). 4.2.1.1 Årligen öka samordningsgraden för transporter via Samordnad varudistribution Samordningsgraden ökar (från 55% till 63% under året) Samordningsgrad (basår 2012 hade 50%) 55% 63% Upplysa kund om samordnad varudistribution Leta nya produktområden och uppvakta kund Informationsdagar på biblioteket genomförda i januari. Förslag lagda tex distribution av datorer/läsplattor Förslag om att transporter mellan biblioteken kan ske via internposten 4.2.1.2 Minskade utsläpp från kommunens fordon och maskiner Utsläpp koldioxid (antal ton), basår 2013 Minskning av utsläpp (%), basår 2013 Uppföljning och återrapportering möjlig att påbörjas 1 jan 2014. Undersöka intresse från förvaltningarna av eko-driving utbildning Genom upphandling kunna erbjuda förvaltningar möjlighet att köpa biogas ("grön" fordonsgas) Återmata statistik runt kundernas bränsleförbrukning och CO2 avtryck (2013 basår) Idagsläget finns inget underlag för upphandling. Ärendet ligger hos energirådgivarna. Olika förvaltningar har olika behov. Upphandling avslutad. Fordon finns att beställa. Nya ordning för bränslekort i kommunen infördes per den 1 dec 2013. Hela införandet beräknat vara klart till den 31/12 2013 Statistik ska gå att ta ut per den 1/1 2014 4.2.1.3 Effektivare planering av transporter inom servicekontorets verksamheter. Kontorsservice har ruttoptimerat postrundorna och börjat planera leverans av IT-utrustning med Postservice. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 8(25)

Kartläggning av transporter Ruttoptimering av transporter inom servicekontorets verksamheter Kartläggning av postrunderna är genomförd Ruttoptimering genomförd. 4.2.2 Energianvändningen i kommunala bostäder och lokaler ska minska med 10 procent mellan år 2009 och 2014 (konkretiserat mål). 4.2.2.1 Energisparande IT Energisparfunktionerna på våra IT-arbetsplatser är igång sedan i slutet av 2012. Detta år har vi trimmat lite hårdare, så att datorerna går ner i strömsparläge vid inaktivitet redan efter kl 17.00. De startar först när de börjar användas igen. Vi ser idag att vi sparar minst 10% energi ute på arbetsplatserna. Detta motsvarar (ca) 10,4 MWh/år totalt för Halmstads kommun. Virtualiseringsgrad i serverrum. 70% 70% Sparad energi i % per dygn, basår 2012 5% 8% Införa centraliserade energisparfunktioner Genomförd på mfp och arbetsdatorer i vårt närverk Konsolidera fysiska servrar till virtuella kluster. Virtualiseringsgraden är ca 70%. 4.2.2.2 Energismart på jobbet Genomförd. Andel anställda som fått utb/info 100 100 4.2.3 Minst 90 procent av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas (konkretiserat mål). 4.2.3.1 Andel nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara bränslen ska öka Andel av nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med förnybara bränslen 90% 87% Andel nyanskaffade fordon under 3,5 ton som drivs med biogas 90% 42% Alla nyanskaffade fordon inom servicenämndens verksamhetsområde 100% 100% Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 9(25)

ska drivas med biogas Andel undantag från beställande nämnder avseende krav på fordon med förnybart bränsle Andel av kommunens fordon under 3,5 ton som drivs av förnybara bränslen 10% 1% 45% 36% Andel av kommunens fordon under 3,5 ton som drivs med biogas 90% 20% Nyanskaffade fordon under 3,5 ton: Förnyelsebara bränslen:62 av 71 nyanskaffade fordon drivs med förnyelsebara drivmedel = 87% Biogas: 30 av 71 nyanskaffade fordon drivna med biogas = 42% Andel av kommunens fordon under 3,5 ton: Förnyelsebara bränslen:161 av 449 fordon drivs med förnybart bränsle = 36% Biogas: 88 av totalt 449 fordon drivs med biogas= 20 % Att genom upphandling ge kommunens verksamheter möjlighet att välja fordon som drivs av biogas Genomföra seminarie om biogas, fordonsgas och förnyelsebara drivmedel. Informera beställare om fullmäktiges mål Informera beställare om uppdaterade riktlinjer för tjänstefordon Upphandling avslutad. Fordon finns att beställa. Seminarie hölls av EON på arenadagarna i november i samband med bränslekortsutlämning Information finns på Intranät samt i serviceportal. Dessutom löpande dialog med beställare. De nya riktlinjerna finns publiserade på Intranätet 4.3 Målområde: Näringsliv och arbetsmarknad 4.3.1 Unga människors möjlighet att etablera sig på arbetsmarknaden ska öka (konkretiserat mål). 4.3.1.1 Erbjuda prova på platser Uppfyllt med 7 platser (målvärde 6) Antal prova på-platser 6 7 4.3.1.2 Erbjuda platser för Sommarkraft Under våren anmäldes 30 platser, 10 ytterligare anmäldes efter att anslaget höjdes. Antal platser som anmälts till Sommarkraft 30 40 Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 10(25)

4.4 Målområde: Omsorg och stöd 4.4.1 Den upplevda kvaliteten avseende insatser för äldre och personer med funktionsnedsättning ska bibehållas (konkretiserat mål) 4.4.1.1 Öka mängden mat lagad från grunden. 93% mat lagad från grunden under 2013. Andelen mat lagad från grunden 92% 93% 4.4.1.2 Socialstyrelsens NKI-undersökning ska påvisa nöjdare kunder. 86 % Nöjda kunder enligt 2013 års NKI. Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreomsorgen 73 86 4.4.1.3 Öka andelen ekologisk mat Utfall 25,6% (mål 25%) Andel ekologiskt producerade livsmedel 25% 25,6% 4.5 Målområde: Resor och trafik 4.5.1 Energianvändningen från kommunens tjänsteresor med personbilar ska minska med tio procent mellan 2009 och 2014 (konkretiserat mål). Redovisa antal körda mil per tjänstefordon till alla förvaltningar. Behovsanalys av kommunens tjänstefordon Översyn av SE verksamheternas fordonsbehov (nyttjandegrad) Går ej att redovisa förrän digital körjournal är installerad i kommunens fordon. Detta väntas ske under 2014. Förseningar i utrullning av KomMa gör att vi tar med målet till 2014. Mätning/uppföljning och inmatning i systemet pågår. Översynen går inte att genomföra förrän digitala körjournaler och införandet av nya bränslekort skett. 4.5.1.1 Minska tjänsteresor i Servicekontorets verksamheter. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 11(25)

En ruttoptimering är gjord på Postservice där vi mätt rundorna med GPS. Vi kommer att under våren 2014 se över förbättringsförslagen och provköra förslagen på ruttoptimering. IT-service resor har minskat jämfört med samma period 2012. Detta beror framförallt på minskade leveranser, kvalitetshöjningen av infrastrukturen har lett till mindre hårdvarurelaterade problem, samt bättre samordning av leveranser. För Städservice har nya städuppdrag inneburit längre färdsträckor. Här har resorna ökat 2013. Andel körda mil inom servicekontoret (basår 2011=100 %) 80% 122% Grundlig genomgång av Resor i tjänsten på arbetsplatsträffar. Genom att införa moderna IT-verktyg, och genom en modernisering av vår It-infrastruktur, samt effektivare logistik, ska resor för IT-tekniker minska. Beräkna energianvändning i MWh avseende tjänsteresor Använd cykeln i jobbet Beräkna CO2 utsläpp för tjänsteresor med flyg Genomförd Tjänsteresor med bil inom ITservice har minskat Pågår. Förseningar i införandet av KomMa och FRIDA gör att vi tar med målet till 2014. På IT-Service ser vi ett ökat användande av de cyklar vi har. Framförallt beror detta på att vi numera har två elcyklar, men på deras placering. På måltidsservice används cykel till kortare transporter i tjänsten. Josephine har mer än halverat sina tjänsteresor med bil. På Kontorsservice kan Postservice inte använda sig av cyklar på grund av mängden gods som skall förflyttas på kort tid. Chefena har gångavstånd mellan verksamheterna så att cykla är inte nödvändigt. Städservice personal/vikarier använder cyklar och elcyklar till kortare avstånd. 2 personer har deltagit i projekt hälsotrampare apr-okt. 33 enkelresor med flyg har medfört ett CO2 utsläpp på 2629 kg. Destination Halmstad- Stockholm = 29 resor Halmstad-Bromma-Visby= 4 resor 4.6 Målområde: Trygghet, säkerhet och folkhälsa 4.6.1 Den mat som serveras i den verksamhet som kommunen bedriver ska så långt som möjligt lagas från grunden. Användningen av lokala råvaror ska främjas (konkretiserat mål). 4.6.1.1 Öka mängden mat lagad från grunden. 93% mat lagad från grunden under 2013. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 12(25)

Andelen mat lagad från grunden 92% 93% Andel lokala (svenskproducerade) råvaror av totala mängden inköpta råvaror. Basår=2012 75% 79,2% Aktivt deltagande vid (mat-)upphandlingar Lägga till fler ekologiska produktgrupper i upphandling. Bevaka utveckling av definitioner och mätmetoder för närproducerade livsmedel. Erbjuda beräkningar som tjänst till övriga förvaltningar som hanterar livsmedel. Förutsätter att mätmetoder finns. Måltidsservice deltar vid alla pågående upphandlingar. Måltidsservice arbetar ständigt med att hitta nya ekologiska produktgrupper att upphandla. Ständig utveckling Måltidsservice erbjuder Buf och Hemvårdsförvaltningen att mäta ekologiska livsmedel och mat från grunden 4.6.2 Minst 25 procent av de livsmedel kommunen köper in ska vara ekologiskt producerade år 2013 (konkretiserat mål). 4.6.2.1 Minst 25% av de livsmedel som måltidsservice köper in ska vara ekologiskt producerade år 2013. Utfall årsbokslut 25,6% (mål 25%) Andel ekologiskt producerade livsmedel 25% 25,6% 4.7 Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar 4.7.1 Ett strategiskt jämställdhetsarbete (övrig prioritering) 4.7.1.1 Skapa grupper av servicepersonal Målet, 2 grupper, är uppfyllt. I rådhuset pågår projektet med en enklare vardag för kunden. Det är ett samarbete mellan servicekontorets verksamheter måltidsservice, städservice och kontorsservice. En utvidgning med IT-service planeras också. Antal grupper som arbetar med FM-koncept och därmed ger en jämnare könsfördelning i arbetet. 2 2 Kontakt mellan verksamheter inom servicekontoret, teknik- och fritidskontoret, fastighetskontoret Rådhuset och Halmstad Arena har samverkan. Förvaltningscheferna har en dialog om "Servicefabriken" och möjligheten att samordna rutiner. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 13(25)

4.7.1.2 Öka acceptans/respekt mellan medarbetare och i förhållande till kunder Målet för medarbetarundersökningen har uppnåtts. för att stimulera jämställdhets- och mångfaldstänkande har genomförts. Servicegrupper gör att män och kvinnor träffas mer i arbetet än tidigare. Andelen anställda av underrepresenterat kön har ökat från 5,6% (2012) till 6,2%. (2013). När målet 6,4% sattes var inte utfallet för 2012 känt. Andel medarbetare som svarar positivt på frågan "alla bemöts med respekt" (medarbetarenkät) Antal aktiviteter som stimulerar jämställdhets- och mångfaldstänkande och förebygger diskriminering 87% 87% 3 3 Antal nyanställda av underrepresenterat kön. 2 2 Antal grupper som arbetar med FM-koncept och därmed ger en jämnare könsfördelning i arbetet. 2 2 Andel anställda av underrepresenterat kön. 6,4% 6,2% Platsannonser som uppmuntrar sökande av underrepresenterat kön att söka. Kontakt mellan verksamheter inom servicekontoret, teknik- och fritidskontoret, fastighetskontoret Mall används vid extern annonsering i verktyget Offentliga Jobb. Rådhuset och Halmstad Arena har samverkan. Förvaltningscheferna har en dialog om "Servicefabriken" och möjligheten att samordna rutiner. 4.7.1.3 Kunskap om jämställdhetsarbete ska öka och arbetet utifrån kommunens riktlinjer förbättras. Jämställdhetsplanen för 2013 (även aktiviteter 2014 och 2015) har utformats efter att alla APTgrupper gått igenom ett frågematerial. Resultaten har sammanställts av ledningen, planen har antagits i samverkansgrupp och nämnd. I Kick vidare-arrangemanget för all personal ingick människors/medarbetares lika värde. Alla chefer har fått uppdraget att lyfta fram jämlikhetsfrågorna i redovisningen av medarbetarenkätens resultat. I medarbetarundersökningen fick frågan "På min arbetsplats har män och kvinnor samma möjligheter" genomsnittsbetyget 4,2. Det var samma siffra som i 2011 års undersökning, målet hade satts till 4,3. 87% svarade att "Alla bemöts med respekt". Antal aktiviteter som stimulerar jämställdhets- och mångfaldstänkande och förebygger diskriminering Genomsnittsbetyg på frågan "På min arbetsplats har män och kvinnor samma möjligheter" (medarbetarenkät) 3 3 4,3 4,2 Andel medarbetare som svarar positivt på frågan "alla bemöts med 87% 87% Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 14(25)

respekt" (medarbetarenkät) Lönekriterier ska ses över årligen och uppdateras vid behov Undersöka om anställningsvillkor och arbetsförhållanden främjar eller hindrar jämställdhet Fokusgrupper av medarbetare arbetar fram planer och aktiviteter inom hälsa, arbetsmiljö, jämställdhet, mångfald Respektive verksamhet utvärderar sina lönekriterier och förbättrar inför nästkommande år. Alla arbetsplatsträffar har under våren 2013 gått igenom frågor om jämställdhet och svarat hur situationen ser ut i deras arbetsgrupper. Utöver samverkansgruppen har en grupp medarbetare träffat förvaltningschefen för att prata om mål för servicekontoret och arbetsmiljön på arbetsplatserna. 4.7.2 Ett Halmstad tillgängligt för alla (övrig prioritering) 4.7.2.1 Ett Halmstad tillgängligt för alla genomförda Antal aktiviteter för tillgänglighetsökning 3 3 Ansökan om medel ur Tillgänglighetsmiljonen Inga (externa) resurser erhållna. 3 aktiviteter genomförda. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 15(25)

5 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål 5.1 Nämndens/styrelsens mål 5.1.1 I samverkan med övriga förvaltningar minska skadorna på kommunens fordon Instruktionsfilm producerad och finns på IntraNet. Seminarium med utställning genomförd höst -13. Ta fram informationsmaterial Redovisa (till förvaltningarna) sammanlagda reparationskostnader och självriskkostnader i samband med reparationer av kommunens fordon. Instruktionsfilm framtagen och marknadsförd på intranät och i nyhetsbrev Genomförda förändringar i kontoplanen kommer att ge resultat först i 2014 redovisning 5.1.2 Service och bemötande IT-Service pratar kontinuerligt om service- och bemötande, vilket återspeglas i de mätningar vi gör vad gäller nöjd-kund-index. Måltidsservice diskuterar service och bemötande på varje APT. Service och bemötande tas upp på varje APT, Städservice NöjdKundIndex 80% 78,4% Bedömd servicegrad, ITS 95% 97% Aktivt lyfta upp service och bemötande i arbetsplatsträffar och ingå i serviceplanen. Utvidga matråden till kunddialog även för städverksamhet. Aktivt stimulera feedback Service och bemötande är stående punkter på arbetsplatsträffar och arbetsgruppsmöte, och ingår även i våra serviceplaner. Städservice diskuterar service och bemötande på varje APT. Genomfört och ökas ytterligare 2014 Pågått under hela året. Responsen låg i förhållande till gjorda insatser. Nya metoder bör undersökas 2014. Sociala medier? Enkät NKI på Kontorsservice mättes till 78% NKI på IT-Service mättes till 97.3% NKI på Städservice mättes till 78% Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 16(25)

Ta fram en telefonpolicy för servicekontoret. Mailenkät till slumpvis utvalda kunder vid avslutat ärende på ITS Telefonpolicy är framtagen för telefonisterna. Mätningen görs flera gånger under året, senast mätning i september-oktober. 5.1.3 Utredningsuppdrag 2012 Genomfört ISO 14001 utredning av miljöcertifiering Utreda möjligheten att servera 2 rätter i skolrestauranger varav 1 klimatsmart rätt. Slutrapporterad till nämnd på nämndsmöte 11 juni 2013 Nämnsmöte 2013-05-08 beslutade att införa två rätter i grundskolan varav en skall vara vegetarisk. sjutton grundskolor börjar hösten 2013 och 9 ytterligare våren 2014. De fyra återstående skolorna kommer utredas vidare men tidssätts inte. 5.1.4 Uppföljning av Nämndens verksamhetsområden Ingår som del av nämndens internkontroll Antal genomförda kvalitetskontroller och/eller stickprov inom SEverksamheten 100 121 Andel avvikelser av totala antalet genomförda kvalitetskontroller 12% 6% 5.1.5 Minska matsvinnet inom Måltidsservice Utfall av matsvinnet lägre än nämndens mål %-andel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och gymnaiseskolor 8% 6,7% 5.1.6 SE egen verksamhet största möjliga mån välja ekologiska varor, etiskt och miljömärkta varor Pågår och ökar. Genomförd på frukt och kaffe. Svår att mäta på expenser och kontorsmateriel. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 17(25)

Andel ekologiska och/eller etiskt märkta varor av SE inköp för eget bruk 50% 50% Andelen miljömärkta produkter ska öka 55% 55% 5.1.7 Minska korttidsfrånvaro Antalet sjukdagar per anställd har minskat från 18 till 16,5 (se personalredovisningen, jämfört med föregående år). Jämfört med 2012 har korttidsfrånvaron ökat. Det målvärde som sattes i verksamhetsplanen för 2013 jämförde med utfallet 2011 (6,0). Korttidsfrånvaro är högst 14 dagar. Sjuklönekostnad i förhållande till antal anställda kan bara ses som en tendens och detta jämförelsetalet följs endast på Servicekontoret, inte i kommunens totala redovisning. Siffran har ökat med cirka 3%. Det förstärker bilden av en ökad andel korttidsfrånvaro. Långtidsfrånvaron har inte någon kostnad i redovisningen men naturligtvis kostar den mycket för verksamheten och samhället i stort. Hälsoinspiratörer har utbildats och bjuder in all personal till fritidsaktiviteter. Närvaron är relativt låg vilket gör att satsningen kommer att utvärderas inför budgetarbetet 2015. Förvaltningens hälsofrämjande arbete inom egen budget är omfattande. Sjukdagar/anställd korttidsfrånvaro 5,9 5,7 Sjuklönekostnad i förhållande till antal anställda - - Antal hälsoinspiratörer 10 10 Kostnad för hälsofrämjande insatser i förhållande till antal anställda 800 Skapa nätverk av hälsoinspiratörer Aktivt använda företagshälsovårdens tjänster Stimulera medarbetarna att välja cykel isf bil Använda utredningsarbetsplatser i förebyggande syfte. Nätverket har utbildats och ordnat aktiviteter under året. Inför 2014 har fler medarbetare anmält sitt intresse. Servicekontoret använder företagshälsovården inom såväl hälsofrämjande, förebyggande som rehabiliterande områden. Det är exempelvis hälsoinspirerande föreläsningar och utbildningar för chefer och inspiratörer. Ett annat exempel är arbetsplatsträffar där företagshälsovården medverkat för att kartlägga varje arbetsgrupps behov. har genomförts med tema fysisk hälsa, psykisk hälsa och helheten dvs även social hälsa och aktiviteter på fritiden. Några arbetsgrupper har fått prova på att träna på arbetstid med konditionsmätningar före och efter projektet. Chefer och medarbetare har också beställt individuella bedömningar, råd och stöd. Arbetscyklar finns, även elcyklar. Städservice har flera arbetsplatser som erbjuder utredningar vid korttidsfrånvaro, återgång efter lång ledighet och/eller kompetensutveckling. Måltidsservice använder handledarna i första hand vid sjukskrivningar men kommer att prova även Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 18(25)

Fokusgrupper av medarbetare arbetar fram planer och aktiviteter inom hälsa, arbetsmiljö, jämställdhet, mångfald förebyggande insatser. Övriga verksamheter har än så länge inte några utbildade handledare. Utöver samverkansgruppen har en grupp medarbetare träffat förvaltningschefen för att prata om mål för servicekontoret och arbetsmiljön på arbetsplatserna. 5.1.8 NMI (nöjd medarbetarindex) ska öka Medarbetarindex 79 gav servicekontoret en delad förstaplats i kommunen. NMI (nöjd medarbetarindex) 78 79 Utbildning för arbetsledande personal i stresshantering, hälsofrämjande arbete Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom hela förvaltningen Alla chefer har fått utbildning via företagshälsovården. Hälsofrämjande arbete 3 halvdagar, psykosocial arbetsmiljö 1 dag. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet följer årsplanen för övrig verksamhetsplanering. Det innebär att en prognos görs för varje tertial. 5.1.9 Öka acceptans/respekt mellan medarbetare och i förhållande till kunder Målet för medarbetarundersökningen har uppnåtts. för att stimulera jämställdhets- och mångfaldstänkande har genomförts. Servicegrupper gör att män och kvinnor träffas mer i arbetet än tidigare. Andelen anställda av underrepresenterat kön har ökat från 5,6% (2012) till 6,2%. (2013). När målet 6,4% sattes var inte utfallet för 2012 känt. Andel medarbetare som svarar positivt på frågan "alla bemöts med respekt" (medarbetarenkät) Antal aktiviteter som stimulerar jämställdhets- och mångfaldstänkande och förebygger diskriminering 87% 87% 3 3 Antal nyanställda av underrepresenterat kön. 2 2 Antal grupper som arbetar med FM-koncept och därmed ger en jämnare könsfördelning i arbetet. 2 2 Andel anställda av underrepresenterat kön. 6,4% 6,2% Platsannonser som uppmuntrar sökande av underrepresenterat kön att söka. Kontakt mellan verksamheter inom Mall används vid extern annonsering i verktyget Offentliga Jobb. Rådhuset och Halmstad Arena har samverkan. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 19(25)

servicekontoret, teknik- och fritidskontoret, fastighetskontoret Förvaltningscheferna har en dialog om "Servicefabriken" och möjligheten att samordna rutiner. 5.1.10 Kunskap om jämställdhetsarbete ska öka och arbetet utifrån kommunens riktlinjer förbättras. Jämställdhetsplanen för 2013 (även aktiviteter 2014 och 2015) har utformats efter att alla APTgrupper gått igenom ett frågematerial. Resultaten har sammanställts av ledningen, planen har antagits i samverkansgrupp och nämnd. I Kick vidare-arrangemanget för all personal ingick människors/medarbetares lika värde. Alla chefer har fått uppdraget att lyfta fram jämlikhetsfrågorna i redovisningen av medarbetarenkätens resultat. I medarbetarundersökningen fick frågan "På min arbetsplats har män och kvinnor samma möjligheter" genomsnittsbetyget 4,2. Det var samma siffra som i 2011 års undersökning, målet hade satts till 4,3. 87% svarade att "Alla bemöts med respekt". Antal aktiviteter som stimulerar jämställdhets- och mångfaldstänkande och förebygger diskriminering Genomsnittsbetyg på frågan "På min arbetsplats har män och kvinnor samma möjligheter" (medarbetarenkät) Andel medarbetare som svarar positivt på frågan "alla bemöts med respekt" (medarbetarenkät) 3 3 4,3 4,2 87% 87% Lönekriterier ska ses över årligen och uppdateras vid behov Undersöka om anställningsvillkor och arbetsförhållanden främjar eller hindrar jämställdhet Fokusgrupper av medarbetare arbetar fram planer och aktiviteter inom hälsa, arbetsmiljö, jämställdhet, mångfald Respektive verksamhet utvärderar sina lönekriterier och förbättrar inför nästkommande år. Alla arbetsplatsträffar har under våren 2013 gått igenom frågor om jämställdhet och svarat hur situationen ser ut i deras arbetsgrupper. Utöver samverkansgruppen har en grupp medarbetare träffat förvaltningschefen för att prata om mål för servicekontoret och arbetsmiljön på arbetsplatserna. 5.1.11 Effektivare planering av transporter inom servicekontorets verksamheter. Kartläggning av transporter Ruttoptimering av transporter inom servicekontorets verksamheter Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 20(25)

6 Prioriteringar En av nämndens prioriteringar var att bättra på det strategiska jämställdhetsarbetet. Genom att skapa serviceteam fick vi en blandning av könstillhörigheter som naturligt härstammade från kvinno- reps mansdominerade yrkesgrupper. Två team sattes i operativ drift och erfarenheterna blev goda. Inför 2014 ska vi försöka identifiera fler platser där serviceteam kan skapas. Parallellt med detta avsåg vi öka andelen av underrespresenterat kön när vi skulle nyrekrytera. Andelen nyrekryteringar har varit låg och/eller så har inte de sökande hållt tillräckligt god kvalitet för att motivera prioritering. Vi har ökat andelen underepresenterat kön, men målet 6,4% har inte nåtts. Vi anser dock att vår jämställdhetsplan 2013 är av god kvalitet och att ansträngningarna fortsätter 2014. Vi tar med oss insikterna och fortsätter med att förbättra. 2013-års NMI-mätning var ytterst positiv. Servicekontorets personal tillhör de nöjdaste i hela Halmstads kommun. Varje arbetsgrupp har till uppgift att, i samverkan med personalen, göra en handlingsplan för att förbättra oss (ytterligare). Vi avser vara i topp även nästa mätning - 2015. Målet att minska skadorna på kommunens fordon har inte nåtts. Trots informationskampanjer och en eget producerad reklamfilm fortsätter kostnaderna att öka. Förhoppningsvis kan vi få våra kunder att själva reagera i samband med att statistik från vårt fordonsadministrativa system (KomMa) kan offentliggöras. Målet att redovisa två utredningsuppdrag har genomförts: ISO 14001 miljöcertifiering samt 2- rätter i skolmatsat varav en klimatsmart rätt. Dessutom har en förstudie av kommuntryckeriet genomförts. Ärendet är på remiss och behandlas under 2014. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 21(25)

7 Verksamhet och resultat Uppföljning av övriga nyckeltal för Servicekontoret Servicekontoret övergripande Andelen intäkter i förhållande till anslag Intäkt i snitt per internfaktura Intäkt i snitt per externfaktura Helår 2012 Tertial 1 2013 Tertial 2 2013 Årsrapport 2013 99,16% 99,22% 99,22% 99,20% 29 455 50 371 39 500 30 949 10 962 13 301 15 818 13 642 Kontorsservice Telefoni: antal besvarade samtal under 30 sekunder Telefoni: årskostnad för telefoni/anställd Postservice: Totalkostnad per hämtställe (173st) Verksamhetsservice: Totalkostnad per anställd Rådhusreception: Totalkostnad per anställd Rådhusreception: Totalkostnad per besökare Tryckeriet: Totalkostnad per order Ej mätbart 80,00% 80,00% 80,00% 2021 1800 2300 2965,24 11689,5 7000 8000 10253,73 10366,5 5500 5500 5824,41 5382,2 4500 4500 4414,15 55,6 100 100 86,26 1746 1911,90 1 862,71 1991,87 Städservice Antal städobjekt totalt hela verksamheten Antal städobjekt per anställd Genomsnittlig avverkningsgrad (m2/tim) 307 307 308 308 1,64 1,65 1,64 1,64 327,4 329,1 329,1 329,1 BUF skolor 275,4 275,8 275,8 275,8 Förskolor 166,8 160,5 160,5 160,5 Utbildnings- o arbmarknad 344,1 362,5 362,5 362,5 Hemvårdsförvaltningen 352,5 390,2 390,2 390,2 Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 22(25)

Uppföljning av övriga nyckeltal för Servicekontoret Övriga förvaltningar 346,4 351,6 351,6 351,6 Antal städmaskiner/person 1,18 1,08 1,08 1,11 Måltidsservice Antal serverade portioner / anställd / månad Overheadkostnader i % av omsättningen Kostnadsutveckling i förhållande till omvärlden 1517 1534 1534 1535 8,10% 7,35% 7,35% 7,30% (se nedan) Grundskola 25,10/31 26,3/30,22 26,3/30,22 26,3/30,22 Särskilda boenden 107/104 107/105 107/111,70 107/111,7 Portionsförpackad mat 48,5/58 48,5/58 48,5/58 48,5/58 IT-service Antal datorer (i kommunens regi) per anställd IT-tekniker Antal ärenden per ITtekniker per månad Andel virtualiserade servrar (%) Andel felanmälningar som stängs (avhjälps) vid första samtalet (%) 201 210 212 213 73 92 83 77 60% 69% 70% 70% 55% 53% 55% 51% Kommuntransport Genomsnittligt användande av kommunens tjänstebilar (snitt mil/fordon) Ingen uppgift Ingen uppgift Ingen uppgift Ingen uppgift Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 23(25)

8 Utvecklings- och kvalitetsarbete Servicenämndens verksamheter befinner sig i ständig utveckling. Varje affärsområdeschef har som prioriterad uppgift att utveckla sina verksamheter. Utvecklingen ska ske med fokus på kostnadseffektiva förbättringar och en ökad kundnytta. Servicekontoret har under 2013 ingått i arbetsgrupp för Kvalitetsnätverk, som syftar till att ta fram ett lednings- och kvalitetssystem för Halmstads kommun. I samband med att hela servicenämndens verksamhet miljöcertifieras kommer vi bädda för en kvalitetscertifiering. Dessa båda certifikat ligger nära varandra i systemtänk och det ena arbetssättet främjar det andra. Våra (egna) kvalitetskontroller påvisar en hög kvalitet. Bara på städ genomfördes 240 kvalitetskontroller. Andelen godkända kontroller uppgår till 92% (målet var minst 88% godkända). Trots detta ska vi undersöka orsakerna till de 8% som inte godkänns. LEAN-konceptet har varit referens till kartläggning av arbetsprocesserna inom många av våra områden och det visar sig inte minst i bättre flödeskontroll och minskat produktionssvinn. Städpersonalen har gjort den "städbok", där de delar med sig av sina bästa tips. Denna har blivit väldigt uppskattad både internt och externt. Under 2013 införde vi "Skattkistan". En plats i vårt interna nätverk där vi kunde låta personalen lägga sina förbättringsförslag. Det började lite trögt men satte fart efter halvårsskiftet. Många av förslagen som kommer in är direkt genomförbara, och ligger väl i linje med vad vi försöker uppnå. Vårt deltagande i EY-nätverket har bekräftat bilden av oss som resurseffektiva och nytänkande. EY-nätverket består av flera andra kommuner, men också privata företags jämförelsetal. Vi väljer att avstå detta nätverk under 2014 och istället fokusera på vårt interna arbete. Avsikten är dock att återuppta dessa kontakter och göra nya jämförelser under 2015. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 24(25)

9 Invånar- och målgruppsorientering Servicenämndens verksamheter möter flera olika kunder; dels beställarna som också står för betalningen, men också de anhöriga, som ofta har synpunkter på vad som beställts, och sist men inte minst användarna, som direkt blir berörd av vår service. Vi försöker att hålla en god dialog med alla parter men hamnar också ofta i kläm när denna tre-enighet inte kommer överens. Under 2013 har det fungerat väl och dialogen varit givande. På våra skolor finns mat- och städråd där vi pratar om nivån på vår service och vad ekonomin räcker till. Alla är dock överens om att dessa funktioner är viktiga för vår uppfattning om närmiljön. Medias uppmärksamhet runt projektet "Skolsnusket" aktualiserade frågan ytterligare. Hos våra kunder är den allmänna uppfattningen att servicen fungerar bra. Vid ett tillfälle bjöd servicenämnden in allmänheten till diskussion runt mat- och städning. Trots annonsering i press var intresset lågmält. Servicenämnden, Verksamhetsberättelse 2013 25(25)