Verksamhetsplan

Verksamhetsplan 2018-2020 Nämnden för överförmyndare i samverkan 2018 Verksamhetsplan 2018-2020 1 Nämnden för överförmyndare i samverkan Halmstads kommun

Innehållsförteckning 1 Ordförandens inledning... 3 2 Nämndens uppdrag... 4 3 Planeringsanalys... 5 4 Omvärlds- och invärldsanalys... 6 5 Kommunfullmäktiges mål... 9 6 Nämndens mål... 10 6.1 Verksamhetsmål 1 Rekrytering... 10 6.2 Verksamhetsmål 2 Granskning:... 10 7 Nyckeltal... 13 8 Internbudget... 14 8.1 Ekonomiska förändringar... 17 9 Bilagor... 18 9.1 Internkontroll... 18 10 Plan för konkurrensutsättning... 20 Verksamhetsplan 2018-2020 2 Nämnden för överförmyndare i samverkan Halmstads kommun

1 Ordförandens inledning Verksamhetsplan 2018-2020 3 Nämnden för överförmyndare i samverkan Halmstads kommun

2 Nämndens uppdrag Överförmyndarnämndens uppdrag bestäms av föräldrabalken, förmyndarskapsförordningen och reglementet, som beslutades i kommunfullmäktige 2014. Däri ingår följande huvuduppgifter. att utöva tillsyn över förmynderskap, godmanskap och förvaltarskap, att föra register över tillsynsverksamheten att rekrytera och utbilda ställföreträdare Stadskontoret med överförmyndarkansliet är överförmyndarnämndens förvaltning. Kansliets personal är anställd under kommunstyrelsen. Överförmyndarkansliet bereder, administrerar, utvecklar och följer upp frågor inom överförmyndarnämndens ansvarsområde. De flesta av överförmyndarnämndens beslut fattas av personalen enligt delegationsordning. Verksamhetsplan 2018-2020 4 Nämnden för överförmyndare i samverkan Halmstads kommun

3 Planeringsanalys Verksamhetsplan 2018-2020 5 Nämnden för överförmyndare i samverkan Halmstads kommun

4 Omvärlds- och invärldsanalys Omvärld Ändrade förutsättningar i samhället Indragningar och åtstramningar inom vård och omsorg påverkar behovet av att få hjälp på annat sätt, t ex genom god man. Befolkningsprognosen pekar på en ökad befolkning samt en stabil ökning av de åldersgrupper där behovet av god man är störst. Även socialtjänstens inställning till att bevilja t ex egna medelsinsatser påverkar överförmyndarens uppdrag, trots att lagstiftningen tydligt anger att godmanskap inte ska tillgripas om hjälpbehovet kan tillgodoses på annat sätt än genom godmanskap. Därutöver får fler kategorier av hjälpbehövande människor i samhället rätt till god man. De hjälpbehövandes behov av hjälp blir allt mer komplex. Gruppen unga vuxna med neuropsykiatrisk funktionsnedsättning ökar. Genom migration blir Sverige allt mer mångkulturellt och de hjälpbehövande talar många olika språk och har olika kulturell bakgrund. Ensamkommande barn kommer till Sverige utan förmyndare och barnen har då rätt att få hjälp av en god man. Förändringarna i antalet flyktingar kan ske snabbt och det är viktigt att överförmyndarnämnden har en strategi för att kunna hantera situationen. Ändringar i lagstiftningen Efter en lagändring som trädde i kraft den 1 juli 2017 kan kommunen efter den 1 januari 2018 inte längre återsöka arvoden och tolkkostnader från migrationsverket avseende ensamkommande barn under asyl. Istället får den kommun som barnet anvisats till efter den 1 juli 2017 en schablonersättning på 52 000 kr. Ersättningen avser transportkostnader, socialtjänstens utrednings- och uppföljningskostnader, tolkkostnader samt kostnader för god man och andra relaterade kostnader. Lagändringen innebär ökade kostnader för kommunerna. Efter en lagändring som trädde i kraft 1 januari 2015 är överförmyndarnämnden tingsrättens utredningsmyndighet. Genom samma lagändring fick överförmyndarnämnden ett utökat uppdrag avseende utbildningar. Överförmyndarnämnden ansvarar för all utbildning av ställföreträdande. Ny lag om framtidsfullmakter trädde i kraft den 1 juli 2017. Framtidsfullmakter ska utgöra ett alternativ till ordningen med god man och förvaltare och ett komplement till vanliga fullmakter. Den nya lagen innebär att överförmyndarnämnden får nya arbetsuppgifter tex att förbjuda en fullmaktshavare som gjort sig skyldig till missbruk att bruka framtidsfullmakten, så att en fullmaktshavare som står på tur kan träda in i stället samt att överförmyndaren ska utse en god man i händelse av att fullmaktshavaren är jävig i en särskild fråga. Kommunerna kompenseras inte för den ökade administrationen. Ett nytt 17 kapitel har införts i föräldrabalken vilket ger närmast anhöriga behörighet att rättshandla i vissa fall. En ny kommunallag träder i kraft den 1 januari 2018. Den nya kommunallagen har en ny struktur och ett mer enhetligt språk. Det finns nyheter i lagen bland annat att rollfördelningen mellan de anställda och förtroendevalda tydliggörs samt att elektroniska anslagstavlor införs. Ny förvaltningslag föreslås träda i kraft den 1 juli 2018. Genom den nya lagen regleras förfarandet hos förvaltningsmyndigheterna mer heltäckande än i dag. Vissa allmänna förvaltningsrättsliga principer som har utvecklats i praxis slås fast i uttryckliga bestämmelser. I den nya lagen ställs högre krav på förvaltningsmyndigheternas handläggning än idag och lagen innehåller också ett nytt rättsmedel mot långsam handläggning. Ökade krav ställs på myndigheternas användning av tolk och översättning av Verksamhetsplan 2018-2020 6 Nämnden för överförmyndare i samverkan Halmstads kommun

dokument. Dataskyddsförordningen (GDPR) gäller som lag i alla EU:s medlemsländer från och med den 25 maj 2018. Förordningen kommer att innebära en hel del förändringar för de som behandlar personuppgifter och stärkta rättigheter för den enskilde när det gäller personlig integritet. Arbete pågår i Halmstads kommun för att anpassa verksamheten till de nya bestämmelserna. Intresset för ideella engagemang avtar Rekryteringen av nya ställföreträdare påverkas av det i samhället avtagande intresset för ideella engagemang och uppdrag. Föreningsliv och ideella organisationer konkurrerar med varandra om frivilligas ideella insatser. Överförmyndarkansliet får lägga allt mer tid på att rekrytera nya ställföreträdare och finna nya kanaler att nå dem, men har inte lyckats med att rekrytera tillräckligt många nya lämpliga ställföreträdare. Ställföreträdares kompetens och lämplighet Idag finns det ett större behov av hjälp av en god man än det finns lämpliga gode män att tillgå. Den hjälpbehövandes behov av hjälp blir allt mer komplex och därmed ställs det allt högre krav på ställföreträdarens kompetens. Sverige är mångkulturellt och det finns behov av ställföreträdare som talar många olika språk och har kännedom om olika kulturer. För att kunna tillgodose behovet av lämpliga ställföreträdare behöver överförmyndarnämnden kontinuerligt utbilda ställföreträdarna efter de behov som finns. Ideella föreningars insatser med praktiska råd och stöd har stor betydelse. Från ställföreträdarna ställs det krav på högre ersättning. Ett nytt cirkulär från Sveriges kommuner och landsting kommer att komma inom kort där rekommendationerna avseende arvoden höjs mot tidigare rekommendationer. Det finns ett flertal ärenden där det krävs en professionell ställföreträdare. En del av behovet täcks av en förvaltarenhet i Halmstads kommun. Behov av professionella ställföreträdare finns i hög grad i Hylte och Laholms kommun. Samverkan mellan kommuner ökar effektiviteten Från 2012 samverkar överförmyndaren i Halmstads kommun med överförmyndaren i Hylte kommun och överförmyndarnämnden i Laholms kommun, Överförmyndare i samverkan, genom ett gemensamt överförmyndarkansli i Halmstad. Från och med 2015 samverkar kommunerna genom en gemensam överförmyndarnämnd. Om fler kommuner anslöt sig till samverkan skulle syftet med samverkan, att gemensamt nyttja resurser för att få en organisation som långsiktigt klarar av såväl ökad ärendetillströmning som skärpta lagkrav på överförmyndarens verksamhet, kunna stärkas ytterligare. Även strävan att långsiktigt kunna upprätthålla erforderlig kontinuitet, kompetens, kvalitet, rättssäkerhet och uppnå kostnadseffektivitet skulle stärkas. Samverkan sker även med överförmyndarnämnden i Varberg/Falkenberg. För ökad effektivitet behövs även ökat erfarenhetsutbyte med andra jämnstora kommuner. Krav på snabb och lättillgänglig service Människor har idag vant sig vid att kunna sköta många ärenden med privata eller offentliga organisationer via e-tjänster. Det innebär tillgång till service under dygnets alla timmar och oberoende av plats. Det finns en ökande förväntan att på motsvarande sätt kunna få tillgång till delar av den kommunala servicen. Lättillgänglighet handlar också om viktiga traditionella faktorer som öppethållande, svarstider, Verksamhetsplan 2018-2020 7 Nämnden för överförmyndare i samverkan Halmstads kommun

bemötande och möjligheter för grupper med funktionshinder att enkelt få tillgång till den kommunala servicen. Halmstads kommun har 2015 upprättat ett kommunalt kontaktcenter dit invånare och företag kan vända sig för att på ett samordnat sätt få personlig service liksom stöd/utbildning i att använda olika kommunala e-tjänster. Överförmyndarkansliet har utvecklat e-tjänster och arbetet fortsätter med att förvalta dem. Invärld Kompetensavstämning Såväl ärendetillströmning, ärendenas karaktär, skärpta lagkrav, praxis samt JO:s avgöranden ställer krav på att ha tillräckliga personella resurser och en ständig kompetenshöjning i överförmyndarnämndens verksamhet. Resurserna och kompetensen måste anpassas till behovet för att tillsynsuppdraget ska kunna utföras på ett tillfredsställande och rättssäkert sätt. Ensamkommande barn Kommunernas mottagning av ensamkommande barn speglar av sig i överförmyndarnämndens verksamhet genom att alla barn som kommer ensamma till Sverige ska ha en god man. Administrationen avseende godmanskap för ensamkommande barn står för en stor del av överförmyndarkansliets verksamhet. Gode män står under tillsyn och ska rekryteras, utbildas och arvoderas av överförmyndarnämnden. I Halmstads kommun finns två större flyktingboenden med ca 1000 asylplatser. Många ensamkommande barn från andra kommuner i landet som åldersjusterats av Migrationsverket till över 18 år finns på dessa boenden. Ärendet ensamkommande barn överflyttas då från överförmyndaren i den kommun som barnet tidigare vistats i till överförmyndarnämnden i Halmstad. Dessa överflyttade ärenden medför ett flertal administrativa åtgärder och beslut samt kostnader för arvode. Efter ansökan från socialnämnden, anordnar tingsrätten särskilt förordnad vårdnadshavare, för de ensamkommande barn som får uppehållstillstånd. Det är en ärendegrupp som ökar och överförmyndarnämnden utövar tillsyn över förmyndarskapet fram till barnets 18 årsdag eller så länge det särskilt förordnade vårdnadshavarskapet varar. Kvalitetsarbete Systematiskt arbete med att förenkla och förbättra arbetsprocesserna i överförmyndarens verksamhet fortgår. E-tjänster är en del i det systematiska arbetet. Information & It Under 2018 fortsätter verksamhetens arbete med att förvalta nuvarande e-tjänster. E-tjänster möjliggör att på ett bra sätt kunna möta den enskildes behov av hjälp av en lämplig ställföreträdare, tex genom kompetensinventering, kompetensavstämning och olika kompetenshöjande insatser. Genom att tillhandahålla allt fler e-tjänster ökar tillgängligheten för ställföreträdare och allmänhet. Det finns även stor effektiviseringspotential i nyttjandet av e-tjänster för överförmyndarnämndens verksamhet i tillsynsoch beslutshanteringen. Genom ett ständigt förbättringsarbete med att utveckla hemsidan för information och blanketter, möter verksamheten ställföreträdarnas och allmänhetens ökade krav på tillgänglighet på ett effektivt sätt. Hemsidan och andra digitala medier erbjuder även möjligheter för rekrytering av nya ställföreträdare. Verksamhetsplan 2018-2020 8 Nämnden för överförmyndare i samverkan Halmstads kommun

5 Kommunfullmäktiges mål Verksamhetsplan 2018-2020 9 Nämnden för överförmyndare i samverkan Halmstads kommun

6 Nämndens mål 6.1 Verksamhetsmål 1 Rekrytering Beskrivning För att kunna tillgodose den hjälpbehövandes behov ska antalet ställföreträdare öka med fem procent under 2018 i jämförelse med 2017. Mätetal Målvärde 2018 Målvärde 2019 Målvärde 2020 Antal gode män (11:4), jämförelsetal 2017-08-25 492 st gode män. Antal ställföreträdarskap och ställföreträdare Fördelning av ställföreträdare Antalet ställföreträdare som entledigas utan att godmanskapet eller förvaltarskapet samtidigt upphör Antalet godmanskap eller förvaltarskap som upphör på grund av att det saknas ställföreträdare och en ny inte kan utses Antal nya ärenden Antal avslutade ärenden Antal begäran om byte av ställföreträdare Tid från begäran om byte av ställföreträdare till beslut om byte/avslag Antal ställföreträdare med 10 eller fler uppdrag 6.2 Verksamhetsmål 2 Granskning: Beskrivning För att säkerställa att den enskildes medel i skälig omfattning används för hans eller hennes uppehälle, utbildning och nytta i övrigt ska 85 % av ställföreträdarna få inlämnad årsräkning granskad och arvoderad senast 30 juni 2018. Det gäller ställföreträdare som begär arvode och lämnar in årsräkningen före 1 mars. Samtliga årsräkningar ska vara granskade senast 7 månader från att de kommit in. Granskning av sluträkningar samt arvodering ska vara slutförda senast en månad efter att de kommit in om redovisningshandlingarna är kompletta. Mätetal Målvärde 2018 Målvärde 2019 Målvärde 2020 Verksamhetsplan 2018-2020 10 Nämnden för överförmyndare i samverkan Halmstads kommun

Mätetal Målvärde 2018 Målvärde 2019 Målvärde 2020 Antal årsräkningar som kommit in före den 1 mars samt %-sats av dem som granskats och arvoderats före 30 juni 2018 (där ställföreträdaren begär arvode). Antal årsräkningar som kommit in efter den 1 mars samt hur många av dem som granskats och arvoderats (där ställföreträdaren begär arvode) Antal årsräkningar som kommit in, där ställföreträdaren inte begär arvode, samt hur många av dessa som granskats och arvoderats. Antal årsräkningar som granskats senare än 7 månader från att de kommit in. Antal kompletta sluträkningar som kommit in samt hur många av dessa som granskats och arvoderats senare än inom en månad. Det sammanlagda värdet av tillgångar och inkomster som ställföreträdarna i kommunen förvaltar åt sina huvudmän Antal registrerade förmyndarskap och i hur många av dessa det förekommer kontrollåtgärder enligt 13 eller 15 kap. föräldrabalken Antal redovisningshandlingar som överförmyndaren har granskat och hur många av dem som varit utan anmärkning Verksamhetsplan 2018-2020 11 Nämnden för överförmyndare i samverkan Halmstads kommun

Mätetal Målvärde 2018 Målvärde 2019 Målvärde 2020 Antal redovisningshandlingar som granskats med anmärkning och åtgärd som vidtagits med anledning av anmärkningen. Uppgifter om totalkostnaden för ställföreträdarnas arvode och fördelningen av kostnader mellan den enskilde och kommunen Verksamhetsplan 2018-2020 12 Nämnden för överförmyndare i samverkan Halmstads kommun

7 Nyckeltal Nyckeltal Antal tjänster i årsarbetstid hos överförmyndaren Överförmyndarens totalkostnad i förhållande till ställföreträdarskap och respektive kommuninvånare Ekonomiskt följs överförmyndarens resultat upp tertialt dels såsom en del av övrig verksamhet under kommunstyrelsen och dels avseende samverkansorganisationen med rapport till den gemensamma nämnden samt respektive samverkande kommun. Uppföljning av följande nyckeltal sker i nämndens verksamhetsberättelse för 2018. Verksamhetsplan 2018-2020 13 Nämnden för överförmyndare i samverkan Halmstads kommun

8 Internbudget Nedanstående diagram visar hur nämnden för Överförmyndare i samverkan - Halmstad, Hylte, Laholms medel fördelas i internbudget 2018 avseende objekt 2051. Nämnden har tilldelats en budgetram på 3 742 950 kr[1]. Internbudgeten tar inte hänsyn till arvoden till gode män och förvaltare (objekt 20512) samt arvoden till gemensamma nämndens politiker (objekt 20513) då respektive kommun hanterar dessa kostnader för sig. Intäkter per intäktsslag 2 017 2 018 Samverkansavtal 1 263 311 kr 1 263 311 kr Administrativ avgift för ensamkommande barn 105 750 kr 105 750 kr Intäktsfinansierade löner 941 900 kr 941 900 kr Summa intäkter 2 310 961 kr 2 310 961 kr [1] Siffrorna i internbudgeten är preliminära på grund av att lönekostnaderna för 2018 inte är klara. Kostnader - per kostnadsslag 2 017 2 018 Personalkostnader 5 294 800 kr 5 294 800 kr Övriga kostnader 759 111 kr 759 111 kr Summa kostnader 6 053 911 kr 6 053 911 kr Verksamhetsplan 2018-2020 14 Nämnden för överförmyndare i samverkan Halmstads kommun

Verksamhetens totala kostnad på objekt 2051 är 6 053 911 kr. Den totala kostnaden består av rambudget 3 742 950 kr samt intäktsfinansierade kostnader 2 310 961 kr. Verksamhetens totala kostnad 2 017 2 018 Intäktsfinansierade kostnader 2 310 961 kr 2 310 961 kr Rambudget 3 742 950 kr 3 742 950 kr Samverkansavtal 2 017 2 017 2 018 2 018 Belopp antal invånare Belopp antal invånare Halmstad 3 528 783 kr 96 952 3 678 704 kr 98 538 Hylte 382 680 kr 10 514 408 944 kr 10 954 Verksamhetsplan 2018-2020 15 Nämnden för överförmyndare i samverkan Halmstads kommun

Samverkansavtal Laholm 880 631 kr 24 195 920 777 kr 24 664 2017 2018 Kostnad per innevånare 36,40 37,33 Kommentar: Intäkterna består av intäkter från samverkansavtal, administrativ avgift för ensamkommande barn och intäktsfinansierade löner. Enligt samverkansavtalet blir den preliminära kostnaden per kommuninvånare för år 2018 37,33 kr. Den administrativa avgiften per ensamkommande barn är 10 575 kr. Internbudgeten är beräknad på 10 Verksamhetsplan 2018-2020 16 Nämnden för överförmyndare i samverkan Halmstads kommun

stycken ensamkommande barn 2018. Den administrativa avgiften tas ut vid ett tillfälle när ärendet är nytt och är således en förskottsbetalning för framtida administrativa kostnader i samband med handläggning av ensamkommande barn. Handläggningstiden för ärenden om ensamkommande barn är ca 24 månader. Hur länge ett ärende är aktivt hos överförmyndaren är beroende av migrationsverkets handläggningstid för asylprövning, socialtjänstens utredning och ansökan om särskild förordnad vårdnadshavare och tingsrättens beslut om särskild förordnad vårdnadshavare m.m. Kostnaderna består främst av personalkostnader. Övriga kostnader består bland annat av kostnader för utbildning, IT-program, trycksaker, reklam och information. Prognosen avseende ensamkommande barn är osäker. Det är många yttre opåverkbara faktorer som påverkar antalet ensamkommande barn som Överförmyndare i samverkan Halmstad, Hylte, Laholm ska handlägga. Överförmyndarkansliet har i sin riskanalys inför internkontrollplan 2018 identifierat riskområdet ständigt hög arbetsbelastning med en väsentlighets- och riskbedömning på 16 poäng samt riskområdet få granskningstimmar med en väsentlighets- och riskbedömning på 9 poäng. För att bland annat motverka ohälsosam arbetsbelastning för överförmyndarkansliets personal samt minska risken för rättsförlust /förmögenhets-skada för huvudmannen eller den underårige, är en extra resurs avsatt för granskning under 9 månader 2018. Inför sommaren 2018 behöver bemanningen ses över och om en förstärkning bör tas in under sommarmånaderna. Sammanfattning Den totala kostnaden för verksamheten (objekt 2051) år 2018 är 6 053 911 kr. Internbudgeten för år 2018 är i balans. Prognosen avseende ensamkommande barn är osäker. Om antalet ensamkommande barn ökar under 2018 kommer ytterligare handläggare behöva anställas. Den totala kostnaden för verksamheten kommer då att öka. Lönekostnaderna för dessa handläggare kommer att finansieras av ökade administrativa avgifter. 8.1 Ekonomiska förändringar Ekonomiska ramar och investeringar fastställs slutligen i kommunfullmäktiges planeringsdirektiv med budget. Utöver första året under planeringsperioden är slutliga beslut inte tagna, varför budgeten kan förändras till innehåll och/eller belopp. Verksamhetsplan 2018-2020 17 Nämnden för överförmyndare i samverkan Halmstads kommun

9 Bilagor 9.1 Internkontroll 9.1.1 Risk- och väsentlighetsanalys 9.1.1.1 Verksamhet Risk Ständigt hög arbetsbelastning Ej tid för reflektion/utvärdering, negativ psykosocial påverkan på arbetsmiljön, rättsförlust / förmögenhetsskada för den hm/uå, handläggningsfel, ej behålla kompetent personal Få personer som vill åta sig uppdrag. Den enskilde får inte hjälp i tid eller får inte rätt hjälp, uteblivna insatser, lång handläggningstid, ökad arbetsbelastning, rättsförlust / förmögenhetsskada för den hm/uå, olämpliga ställföreträdare kvarstår som ställföreträdare, matchning För få granskningstimmar. Rättsförlust / förmögenhetsskada för hm/uå, negativ publicitet, förtroendeskada för kommunen, försenade arvoden kan leda till svårigheter vid rekrytering och att ställföreträdare begär sig entledigade Följer ej skriftliga rutiner eller skriftliga rutiner saknas. Handläggningsfel, rättsförlust / förmögenhetsskada för hm/uå, långsam handläggning Arvodesbeslut vid byte till fel ställföreträdare Förmögenhetsskada för kommunen Sanno likhet Konse kvens Riskta l 4 4 16 4 3 12 3 3 9 3 2 6 9.1.1.2 Ekonomi Risk Brister i uppföljning av delegationsbeslut av uttag från spärrat konto Olik rättstillämpning och förmögenhetsskada för huvudmannen/underårige Sanno likhet Konse kvens Riskta l 9.1.1.3 Administration/it Risk Det går att radera arvodesbeslut i verksamhetssystemet Wärna. Risk för förmögenhetsskada för hm/uå, förtroendeskada för kommunen. Wärna - möjlighet att radera arvidesbeslut i verksamhetssystemet. Förmögenhetsskada för hm/uå, förtroendeskada för kommunen Sanno likhet Konse kvens Riskta l 2 4 8 Verksamhetsplan 2018-2020 18 Nämnden för överförmyndare i samverkan Halmstads kommun

9.1.2 Internkontrollplan 9.1.2.1 Verksamhet Kontrollmoment Hur sker granskning Periodicitet Antal befintliga skriftliga rutiner Antal nya skriftliga rutiner Antal rutiner som sammanställts Inventering av skriftliga rutiner samt inventering av vilka skriftliga rutiner som behövs på APT. Löpande på APT våren 2018, klart augusti 2018. Framtagande av skriftliga rutiner på APT. Löpande på APT hösten 2018. Sammanställning av skriftliga rutiner på APT. Klart APT december 2018. Tertial År År Vem granskar kontrollmo mentet CW CW CW Avrapporte ring till Nämnden delårsboksl ut 2018 Nämnden verksamhet sberättelse 2018 Nämnden verksamhet sberättelse 2018 Verksamhetsplan 2018-2020 19 Nämnden för överförmyndare i samverkan Halmstads kommun

10 Plan för konkurrensutsättning Överförmyndarens verksamhet består till huvuddelen av myndighetsutövning och omfattas ej av Halmstads kommuns riktlinjer för konkurrensutsättning av verksamhet (KF 6, 2008). Verksamhetsplan 2018-2020 20 Nämnden för överförmyndare i samverkan Halmstads kommun