2016-05-09 1 (9) Social- och arbetsmarknadsnämnden Social- och arbetsmarknadsnämndens tertialrapport 1 per den 30 april 2016 Beslutsunderlag Social- och arbetsmarknadsförvaltningens skrivelse den 9 maj 2016 Sammanfattning Nämndens helårsprognos visar en budget i balans. Prognosen förutsätter att förvaltningen erhåller extra medel för ett ökat flyktingmottagande, att förvaltningen erhåller full volymkompensation samt att planerade kostnadsminskningar genomförs. Kostnadsutvecklingen är oroande på vissa områden, framför allt inom flyktingmottagande och insatser inom myndighetsområdet. Förslag till beslut 1. Förvaltningens tertialrapport 1 per den 30 april godkänns. 2. Förvaltningens begäran om 6,5 mnkr för ökade kostnader i samband med ökat flyktingmottagande godkänns. 3. Skrivelsens överlämnas till kommunstyrelsen. Christian Foster Förvaltningschef Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: 08-706 80 00 Organisationsnummer: 212000-0175 www.sundbyberg.se
2016-05-09 2 (9) Sammanfattande analys Ekonomi Nämndens helårsprognos visar en budget i balans. Prognosen förutsätter att förvaltningen erhåller extra medel för ett ökat flyktingmottagande, att förvaltningen erhåller full volymkompensation samt att planerade kostnadsminskningar genomförs. Kostnadsutvecklingen är oroande på vissa områden, framför allt inom flyktingmottagande och insatser inom myndighetsområdet. Förvaltningen har redovisat följande effektiviseringar till nämnden för att säkerställa en budget i balans. Bättre samarbete med skolorna ska leda till minskning av antalet skolplaceringar. Fler hemmaplanslösningar. Beräknad besparing 1,0 mnkr. I högre utsträckning använda egna familjebehandlare istället för externa. Beräknad besparing 1,0 mnkr. Minska köp av kvalificerade kontakpersoner. Beräknad besparing 0,5 mnkr. Förkorta placeringstiderna och hitta billigare lösningar. Beräknad besparing 2,0 mnkr. Mål och uppdrag Bedömningen är att nämndens mål kommer att uppfyllas under året. Mål och uppdrag Kommunfullmäktiges mål och uppdrag Nämnden bedömer att kommunfullmäktiges mål kommer nås under året. Flera åtgärder är igång för att uppfylla uppdragen. Avseende riktlinjer för ekonomiskt bistånd förväntas nämndbeslut i juni. Integrationsutskottet har inrättats och är verksamt. Arbetet med att utreda ett valfrihetssystem för utbildning och andra arbetsmarknadsinsatser har inletts. Sommarjobbserbjudandet har ändrats och en utvärdering ska ske efter sommaren. Övergripande mål Arbetslösheten ska sänkas och social utsatthet ska motverkas. Uppdrag: Stadens arbete med försörjningsstöd ska utvärderas. Egen försörjning ska alltid vara det självklara målet. Under året ska nämnden utifrån andra kommuners goda exempel utveckla sitt arbetssätt för att säkerställa att rätt stöd utbetalas. Inrätta ett integrationsutskott. Alla åtgärder ska utvärderas och användas för att främja integration med egen försörjning som självklart mål. Staden ska uppmuntra och stödja inkluderingsfrämjande frivilligarbete.
2016-05-09 3 (9) Ett valfrihetssystem för utbildning och andra arbetsmarknadsinsatser ska införas. Stadens sommarjobbserbjudande ska utvärderas för att finna förbättringar. Nämndens mål och uppdrag Begrepp Prioriterat mål Åtgärder för att nå målet Uppföljning Begrepp Prioriterat mål Åtgärder för att nå målet Uppföljning för att mäta resultatet Begrepp Prioriterat mål Åtgärder för att nå målet Uppföljning för att mäta resultatet Definition Antalet hushåll med försörjningsstöd ska minska och utbetalningarna kvalitetssäkras Särskild tjänsteman (FUT-handläggare) får ansvar för kvalitetssäkring och kontroll av felaktiga utbetalningar. Riktlinjer för bedömning av ekonomiskt bistånd tas fram. Utvecklat teamarbete mellan försörjningsstöd, utbildning samt arbete och integration. KKI Deltagande Kostnad för försörjningsstöd per kommuninvånare. Nått sina mål. Definition Ekonomistyrningen ska förbättras Avtalsstöd Mall för uppföljning på enhets- och avdelningsnivå. Utveckling av de ekonomiska styrsystemen. KKI Kända kostnader. Avvikelser Jämförelse över tid Definition Placeringstiderna för barn och unga ska inte vara längre än den enskildes behov motiverar Tätare uppföljning. Ändrad organisation. KKI Utredningstider Måluppfyllelse
2016-05-09 4 (9) Begrepp Prioriterat mål Motivering Strategier för att nå målet Åtgärder för att nå målet Uppföljning för att mäta resultatet Definition Kompetensförsörjningen ska säkerställas En av socialtjänstens stora utmaningar de närmaste åren är kompetensförsörjning. Analysera och följa omvärldsutvecklingen. Fortsätta arbetet med att vara en attraktiv arbetsgivare. Se över arbetssätt och strukturer. En förvaltningsstrateg fokuserar på kompetensförsörjning. Chefsstöd tas fram. Samlad rekrytering av socionomer. KKI Antal sökande Personalomsättning Sammanfattande analys av nämndens måluppfyllelse Nämnden bedömer att målen kommer nås under året. Ett intensivt arbete pågår inom framförallt ekonomiskt bistånd och ekonomistyrning. Förvaltningen har avsatt 600 tkr för att särskilt följa upp och kvalitetssäkra beslut om ekonomiskt bistånd samt motverka bidragsfusk genom s.k. FUT-handläggare, rekrytering pågår för närvarande. Flera av de prioriterade målen är dock osäkra då de påverkas i stor grad av omvärldshändelser som nämnden inte påverka. Detta gäller inte minst kompetensförsörjning där stadens satsning på socialsekreterare tillsammans med nämndens satsning på ökad personal har bidragit till framgång men där andra kommuner har gjort liknande satsningar. Att lyckas med kompetensförsörjning är också en förutsättning för att lyckas minska placeringstider inom barn och unga. Uppföljning kvalitetsindikatorer Nedan avser de indikatorer där det angetts uppföljning tertial i verksamhetsplanen. I bilaga 1 återfinns samtliga kvalitetsfaktorer/indikatorer. Perspektiv Kvalitetsfaktor Indikator Periodens utfall, tertial 1 2016 Medarbetare Arbetsmiljö Kontinuerlig uppföljning sker inom förvaltningsledningen. Ekonomi Följbarhet Verksamheterna redovisar kostnader per insats (extern/intern) och/eller brukare. Ja Under arbete Prognossäkerhet Förvaltningens progonser avviker För tidigt för att bedöma
2016-05-09 5 (9) endast marginellt från utfallet. Sammanfattande analys av nämndens kvalitetsindikatorer Det är ett pågående arbete inom staden och nämnden att utveckla adekvata kvalitetsindikatorer. Nämnden har med utgångspunkt i styrmodell Sundbyberg tagit en uppföljningsplan som täcker alla nivåer i organisationen. För tertial 1 ska redovisning ske av tre kvalitetsindikatorer: Medarbetare Arbetsmiljö Ekonomi Följbarhet Ekonomi Prognossäkerhet Inom arbetsmiljö pågår ett stort arbete av förvaltningsledningen för att implementera de nya föreskrifterna för Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4). Detta medför att arbetsmiljön följs av förvaltningsledningen. Den ekonomiska följbarheten är i huvudsak god men det återstår ännu arbete för att kunna följa alla kostnader på brukare/insatsnivå. Prognossäkerheten är för tidig att bedöma. En tidig avvikelse i placeringskostnader antyder dock att det fortfarande finns förbättringsutrymme. Uppföljning av ekonomi Driftbudget Nedan redovisas tabell på utfall tom april samt budget och prognos för helåret 2016
2016-05-09 6 (9) (mnkr) Utfall ack Budget ack Diff ack Prognos Budget Diff Utfall ack Utfall april -16 april -16 april -16 Helår Helår Helår april -15 Helår 2015 Försäljningsmedel 1,0 0,8 0,2 2,5 2,5 0,0 0,8 2,5 Taxor och avgifter 0,8 0,5 0,3 1,8 1,6 0,2 0,2 1,2 Hyror och arrenden 5,3 5,4-0,2 15,7 16,3-0,7 4,6 15,4 Bidrag 52,2 52,9-0,7 173,7 158,7 15,0 23,8 111,0 Försäljning av verksamhet och entrepr. 0,6 0,9-0,3 4,5 2,7 1,8 0,8 2,7 Försäljning av anläggningstillgångar 0,0 0,0 Interna intäkter 1,8 1,7 0,1 5,1 5,1 0,0 1,8 5,9 Summa verksamhetens intäkter 61,6 62,3-0,6 203,2 186,8 16,4 32,0 138,7 Personalkostnader -70,7-78,9 8,2-241,7-246,2 4,5-67,2-213,3 Konsulttjänst och inhyrd personal -3,1-0,6-2,5-5,4-1,9-3,5-1,2-6,3 Köp av verksamhet -85,2-83,1-2,1-267,0-251,4-15,6-59,7-205,6 Bidrag och transfereringar -25,4-24,9-0,5-76,6-76,1-0,5-26,8-79,0 Lokalhyror -10,5-10,5 0,1-31,9-31,6-0,3-10,2-32,6 Kapitaltjänstkostnader -0,4-0,4 0,0-1,3-1,3 0,0-0,5-1,4 Övriga driftskostnader -8,9-10,1 1,1-31,4-30,3-1,1-7,9-29,7 Summa verksamhetens kostnader -204,2-208,6 4,4-655,2-638,8-16,4-173,5-567,9 Finansiella intäkter/kostnader 0,0 Verksamhetens nettokostnader -142,6-146,3 3,7-452,0-452,0 0,0-141,5-429,2 Kommunbidrag 148,2 148,2 0,0 444,6 444,6 0,0 141,5 424,6 Volymersättning/kompensation/reserveri 0,0 2,5-2,5 7,4 7,4 0,0 Resultat 5,6 4,3 1,3 0,0 0,0 0,0 0,0-4,6 Utfall Per den sista april är utfallet 5,6 mnkr, vilket är 1,3 mnkr lägre än budgeterat för perioden. Det är främst personalkostnader som är lägre än budget vilket främst beror på ej utbetalda löneökningar samt vakanta tjänster inom utförarna och myndighet. Kostnader som delvis återfinns under inhyrd personal vars kostnader bokförs under konsulttjänster. Jämfört med samma period föregående år är skillnaden störst under köp av verksamhet samt erhållna bidrag vilket främst avser ersättningar och kostnader för ensamkommande flyktingbarn. Prognos per verksamhetsområde Myndighet prognostiserar ett underskott på 0,5 mnkr vilket helt kan hänföras till kostnader för externa placeringar. Prognosen förutsätter att verksamheten får del av de extra statliga flyktingmedlen som staden erhållit samt att de effektiviseringar som förvaltningen föreslår genomförs. Utförarna redovisar ett överskott på 0,5 mnkr. Om avvecklingen av Vandraren SoL boende går som planerat beräknas det ge ett överskott på 2,0 mnkr. Personlig assistans prognostiserar dock ett underskott på 2,1 mnkr beroende på nya, dyra brukare som inte var kända i samband med budgetutlägget. Resterande 0,6 mnkr avser ej tillsatta vakanser under första halvåret. Vuxenutbildningen visar en budget i balans. Prognosen förutsätter att de ännu ej beslutade statsbidragen överensstämmer med beräkningarna.
2016-05-09 7 (9) Arbetsmarknad och integration prognostiserar en budget i balans. Fortsatta satsningar på KVA för försörjningsstödstagare kommer att göras under året. Antalet OSA anställda har ökat jämfört med tidigare år p.g.a. viss ändring av kriterierna från Arbetsförmedlingen. Med anledning av ökningen utökades antalet i avtalet med Arbetsförmedlingen. Prognos totalt Intäkterna beräknas överstiga budgeterade intäkter med ca 16,4 mnkr vilket hänförs till statsbidrag inom vuxenutbildning samt till ersättningen för ensamkommande flyktingbarn. Personalkostnadernas överskott möts av ett underskott under konsultkostnader och inhyrd. Underskottet för köp av tjänster hänförs till externa placeringar, köp av externa utbildningsplatser samt köp av personlig assistans. Investeringsbudget (mnkr) Planerad Utfall ack Budget Varav Prognos Diff driftstart ombud geterat från 2015 Projektkod Projektnamn (åååå-mm) april -16 Helår Helår Helår Helår Daglig verksamhet Västra Ursvik 2018-06 -0,1 0,0 0,1 99912 Inventarier, Ombyggnation plan 3 2016-06 -0,5-1,5-1,0 0,5 99912 Inventarier, Ny lokal vuxenutbildning/eva 2017-06 -1,5 0,0 1,5 LSS proj 1 Gruppboende LSS, 5 platser samt personalutr proj 1 2018-06 -0,2 0,0 0,2 LSS proj 2 Gruppboende LSS, 5 platser samt personalutr proj 2 2018-07 -0,3 0,0 0,3 99204 Inventarier 2016-06 -0,2-1,5-1,5 0,0 99205 Ny lokal vuxenutbildning/eva 2016-06 -1,0 0,0 1,0 99917 Verksamhetslokal, stöd o familjevåldsteam 2015-06 -0,2 0,0 0,2 99206 Programarbete nya lokaler, praktiska vshter 2015-06 -0,2 0,0 0,2 99910 Nytt Verksamhetssystem 2015-06 -0,6 0,0 0,6 90322 Ombyggnad, Mariagatan 2015-06 -1,4-1,4 0,0 990425 Återbruk K&A 2016-06 -1,0 0,0 1,0 Summa -0,7-9,5 0,0-3,9 5,6 Kommentar till investeringsbudgeten Förvaltningen beräknar inte att medlen för investeringarna kommer att förbrukas. Oklart om kostnader för ombyggnationen av Mariagatan ska bokföras som en investering eller om kostnaden läggs på hyran. Särskilda redovisningar Flyktingsituationen Den kraftiga ökningen av flyktingströmmen under 2015/2016 innebär att det statliga schablonbidraget för flyktingmottagande riskerar att ansträngas under året. Nämnden har merkostnader för förberedelserna inför kommande flyktingmottagande genom rekrytering av flyktingsekreterare, projektledare för bostäder, integrationsutskott, utredarresurser med mera. Merkostnaderna bedöms till 6,5 mnkr och avser endast kostnader av tillfällig karaktär. Dessa medel ansöks
2016-05-09 8 (9) från det tillfälliga statsbidraget kommunen erhållit med anledning av flyktingsituationen. Typ av kostnad mnkr Asylmottagande projekt ledning 0,5 Administration 0,3 Integrationsutskottet 0,5 Uppbyggnaden av Skvadronen (inkl. Vintergatan) 0,2 Uppstartskostnader Skvadronen personal, rekryteringar mm 1,2 Merkostnader jourhem/familjehem mm 1,0 Framtagande av boende: projektarbete 0,4 Utbyggnad av flyktingmottagning 1,3 SFI, kostnader för upphandling 0,1 Anpassningar it-system inom sfi 0,2 IT-stöd 0,1 Ökade kostnader för tillfälliga boenden (ex hotell) 0,3 Praktikplatser ensamkommande 0,4 Totalt 6,5 Volymavstämning Verksamhetsområde Utfall ack april 2016 Helårspro gnos 2016 Helårsbud get 2016 Diff. Volym budget/prog nos Missbrukarvård, antal vårddygn omvandlat till helårspl 25,1 24,9 30,0-5,1 Sol under 65 år, antal vd omvandlat till helårspl 142,4 142,1 158,5-16,4 LSS, daglig verksamhet, boende och korttidsvistelse 225,1 225,1 213,5 11,6 Personlig assistans,ledsagare och avlösare, ant timmar tom april 48 930,0 146 790,0 144 575,8 2214,2 Barn och unga, ant vd omvandlat till helårspl 81,5 85,2 84,1 1,1 SFI, antal studerande (unika personer) 932,0 1 200,0 863,1 336,9 De mått som används internt inom staden för volymavstämningar är problematiska ur flera perspektiv. Att enbart följa heldygnsvård riskerar att styra mot en obalanserad verksamhet. Inte sällan kan till exempel satsningar i öppenvård ge kvalitetsförbättringar jämfört med heldygnsvård utan att kostnaden påverkas. En dialog pågår löpande mellan förvaltningarna för att tydliggöra detta så att volymtilldelningen blir så rättvisande som möjligt. Riskanalys Nämndens ekonomi är sårbar, bland annat beroende på volymökningar utanför nämndens kontroll. Ett enskilt LSS-ärende kan inte förutses men ge väldigt stora kostnader. Ekonomin är också i stor utsträckning beroende av externa medel i form
2016-05-09 9 (9) av statsbidrag. Oförutsedda förändringar i till exempel ersättningarna för ensamkommande barn kan få stora konsekvenser. Komplexiteten i verksamheten gör det också svårt att avgöra hur volymtilldelning och avräkning ska ske vilket skapar en osäkerhet. Nämndens prognos om en budget i balans utgår från att de föreslagna volymtilldelningarna också sker samt att nämnden får de extra medel för integrationskostnader som ansöks om från kommunstyrelsen.