KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Plats och tid Miljönämnden sammanträder i Åsaka-Velandarummet, entréplan Stadshuset, onsdagen den 26 februari 2014, kl. 17.50 A. Upprop och ersättare B. Dagordningens fastställande C. Val av justerare Ärenden Enligt nedanstående föredragningslista 1 1. Övriga frågor 2 2. Verksamhetsredogörelse för Miljönämnden och Miljöförvaltningen år 2013 3 3. Återrapportering av utförd internkontroll under 2013 4 4. Mark- och miljödomstolen. Yttrande angående klagomål på trafikbullerstörning på fastigheten XXXXXXXXX 5 5. Delegationsbeslut 6 6. Skrivelser och rapporter Skriftliga A. Uppföljning av Miljöförvaltningens handlingsplan för verksamhetsutveckling år 2013 B. Länsstyrelsens beslut angående överklagan av beslut om begränsning av omgivningsstörande ljudnivåer på fastigheten Diana 6 C. Tillsynsprojekt Fordonstvättar D. Tillsyn av egenkontroll hos ägare till flerbostadshus Ann-Christine Tornebjer Torslid Inger Carlsson Förhinder anmäls till Miljöförvaltningen, tfn 49 74 75
Tid och plats Miljönämnden sammanträder i Åsaka-Velandarummet, entréplanet Onsdagen den 26 februari, kl 17.50 18.50 Beslutande Ann-Christine Tornebjer Torslid (S) ordf Peter Wijkmark (S) Mats Häggner (C) Marianne Örtell (S) Per-Arne Herbertsson (S) Jeanette Olausson (S) Benny Åhlander (S) Aina Andersson (S) Bertil Borglund (MP) Patrik Bredberg (M) Lars Muregård (M) Ingrid Almén (M) Toni Naim (KD) Ej tjänstgörande ersättare Ahmed Hadi Al Dosari (S) Bengt Johansen (V) Theodor Ahrenberg (M) Övriga närvarande Inger Carlsson, sekreterare Anna Kölfeldt, miljöchef Susanné Westin, miljöinspektör Justerare Jeanette Olausson med Benny Åhlander som ersättare Tid och plats för justering Miljöförvaltningen 2014-03-04 Paragraf 1-6 Sekreterare Ordförande. Inger Carlsson. Ann-Christine Tornebjer Torslid Justerande... Jeanette Olausson Benny Åhlander ANSLAG/BEVIS Miljönämndens protokoll är justerat. Sammanträdesdatum Anslaget Anslaget sätts upp 2014-03-07 tas ned 2014-03-31 Protokollet finns hos Miljöförvaltningen, Gärdhemsvägen 9, Trollhättan Underskrift.. Inger Carlsson
Mn 1 Dnr Övriga frågor Ersättning till ledamöter Ordförande informerade om reglerna för ersättning av förlorad arbetsförtjänst. Om ledamot vid annan förrättning än sammanträde vill ha ersättning för förlorad arbetsförtjänst måste också arvode begäras. Det ska också finnas ett beslut från nämnd, presidium eller ordförande som gäller förrättningen. Miljönämndens beslut Miljönämnden beslutar att varje ledamot har möjlighet att följa med Miljöförvaltningens inspektörer ut på inspektioner, provtagningar etc. 2 ggr/år. Aprilsammanträde På nämndsammanträdet i april kommer personalchef Per Johansson att informera om nämndens arbetsmiljöansvar. Majsammanträde Revisorerna kommer till nämndsammanträdet i maj då den ekonomiska rapporten för april redovisas. Nöjda näringsidkare Benny Åhlander har genom sina kontakter med olika näringsidkare fått till sig att de är nöjda med livsmedelsinspektörernas bemötande och handläggning. Tillsyn på förskolor Patrik Bredberg frågar om tillsynen på förskolor när det gäller bl.a. kemikalier i leksaker. Han hade haft kontakt med Alingsås kommun som har börjat tittat på den delen. Vattenskyddsområde Göta älv Ordförande informerade om att arbetet med vattenskyddsområde för Göta älv har stannat upp. Detta beror på att Kungälv har sagt nej och Ale har återremitterat frågan. Förutsättningen för att arbetet ska fortsätta är att samliga av de berörda kommunerna säger ja.
Mn 2 Dnr 2014-0125-2 Verksamhetsredogörelse för miljönämnden och miljöförvaltningen år 2013 Sammanfattning Miljöförvaltningen har upprättat en verksamhetsredogörelse för 2013 års verksamhetsutfall och ekonomiska resultat. Miljönämndens resultat är 10 tkr. Miljöförvaltningens samlade resultat är 436 tkr. Överskottet beror på att två föräldraledigheter inte varit ersatta. Under hösten ökade lönekostnaderna till den nivå som vi avser ligga på under 2014. Det var även svårt att förutse intäkterna då vi under sommaren bytte taxenivå och taxesystem. Miljöförvaltningen föreslår att nämndens och förvaltningens samlade resultat på 447 tkr regleras mot nämndens resultatfond. Inom kort kommer förvaltningen behöva upphandla ett nytt ärendehanteringssystem och det beräknas kosta ca 500 tkr. Vi kommer då behöva använda stora delar av fonden. Förslag till beslut Miljönämnden beslutar godkänna förvaltningens förslag till verksamhetsredogörelse för år 2013 och överlämnar handlingarna inklusive redovisning av utförd internkontroll till Kommunstyrelsen. Nämnden yrkar att nämndens/förvaltningens resultat på 447 tkr regleras mot nämndens resultatfond som för närvarande är 326 tkr. Miljönämndens beslut Miljönämnden beslutar enligt Miljöförvaltningens förslag. Beslutet expedieras till Kommunstyrelsen
Mn 3 Dnr 2012-1611-4 Återrapportering av utförd internkontroll under 2013 Sammanfattning Enligt Trollhättans Stads reglemente för internkontroll med anvisningar ska nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Förvaltningen ska upprätta en plan för uppföljning av den interna kontrollen och rapportering ska ske till nämnden minst en gång per år. Miljönämnden antog den 12 december 2012 en internkontrollplan, Dnr 2012-1611-2. Förvaltningen har genomfört planen och granskningen visar att förvaltningen följer de uppsatta rutinerna. Bakgrund Miljönämnden antog i december 2012 följande plan. Rutin/System Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Uppföljning av Att nya rutiner i Personalredogörargång 1 ggr/år Genom- frånvaro (flextid, medvind följs av tre kompledighet) veckors rapportering Översyn av delegationsordningen Avtalstrohet vid inköp inom prioriterade områden (t ex livsmedel, kontorsmaterial, papper och plast) Kontanthantering Följa upp att delegationsordningen är korrekt och efterlevs Följa upp att inköp sker enligt rutinen och att avtalen följs Ej aktuell hos miljöförvaltningen då vi inte har någon kontanthantering Rapporteras till Nämnd Chef 1 ggr/år Nämnd Chef 1 ggr/år Granskning av inköp två veckor per år Nämnd
Mn 3 Dnr 2012-1611-4 Rutin/System Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Kontroll av avtal Ej aktuell hos (gällande miljöförvaltningen intäkter) då vi inte har några avtal vi Kontroll av avtal (gällande utgifter) fakturerar enligt Sammanställa vilka avtal vi har och när dessa löper ut Ekonomiansvarig Rapporteras till 1 ggr/år Nämnd Det finns en internkontrollgrupp som tar fram förslag till gemensamma punkter som alla förvaltningar bör ha med. Miljöförvaltningen har med punkterna kontanthantering och kontroll av avtal, men då dessa punkter inte förekommer vid förvaltningen har ingen uppföljning av dessa punkter skett. Utförd granskning Uppföljning av frånvaro (flextid, kompledighet) Personalredogörare Inger Carlsson och Miljöchef Anna Kölfeldt har granskat frånvaron under fem slumpvisa veckor i personalredovisningssystemt Medvind. Alla beviljade ansökningar och egna korrigerade stämplingar har följts upp. Vi fann vid två tillfällen att personer som varit på kurs har angivit restid som arbetstid. Tiden ska noteras som restidsersättning och ansökan om detta ska lämnas in via en särskild blankett. En person lagt in två timmar friskvård under samma vecka. Vid inläsning bör tiden läggas intill arbetstiden, detta för att inte få tiden emellan som arbetstid. Vid inläsning bör det även framgå vad som arbetet bestått av. Det är viktigt att fylla i kommentarer så att man kan förstå varför korrigeringen skett. Miljöförvaltningen började använda Medvind i december 2012 och årets granskning visar att det fortfarande sker en del fel. Hittade avvikelser är återkopplade till personalgruppen och det är viktigt att fortsätta att granska Medvind även under 2014 för att finna fler typer av avvikelser. Översyn av delegationsordningen Miljöförvaltningen har arbetat om delegationsordningen och anpassat den till ny lagstiftning utifrån ett förslag från Sveriges kommuner och landsting (SKL), Delegationsordning enligt miljöbalken och livsmedelslagen, Cirkulär 12:53. En ny delegationsordning antogs av nämnden den 11 december 2013. Förvaltningen har inom verksamhetsutvecklingsarbetet följt upp 20 ärenden för att se om de är korrekt handlagda. I samliga granskade ärenden har delegationsordningen följts.
Mn 3 Dnr 2012-1611-4 Uppföljning av avtalstrohet vid inköp inom prioriterade områden (t ex livsmedel, kontorsmaterial, papper och plast) Ekonomikontoret har hjälpt förvaltningen att granska denna punkt. Ekonomikontorets utlåtande ligger som bilaga. Granskningen visar att avtalstroheten är god. Kontroll av avtal (gällande utgifter) Förvaltningen har sammanställt en lista över de avtal som finns. Tider för uppsägningstider etc. finns noterat. Förvaltningen har nu en bättre översikt över de avtal som finns. Förslag till beslut Miljönämnden beslutar att anta redovisningen av utförd internkontrollen under 2013. Miljönämndens beslut Miljönämnden beslutar enligt Miljöförvaltningens förslag. Beslutet expedieras till Kommunstyrelsen
Mn 4 Dnr 2009-0852-36 Yttrande till Mark- och miljödomstolen angående klagomål på trafikbullerstörning på fastigheten XXXXXXXXX, Trollhättans kommun Mark- och miljödomstolen Mål nr M3594-13, R9 Sammanfattning Miljönämnden beslutade den 22 augusti 2012 att lämna klagomål gällande trafikbullerstörning för boende på XXXXXXXXXXX utan åtgärd. Den klagande har överklagat beslutet till Mark- och miljödomstolen. Mark- och miljödomstolen har förelagt Miljönämnden att yttra sig över inkomna handlingar i ärendet. Miljönämnden vidhåller sitt tidigare ställningstagande. Beslutsunderlag XXXXXXXXXX har inlämnat en överklagan av Länsstyrelsens beslut, daterat den 9 oktober 2013, till Mark- och miljödomstolen. I överklagan framkommer inga nya uppgifter. Förslag till beslut Miljönämnden beslutar att lämna följande yttrande: Miljönämnden vidhåller sitt tidigare beslut då inga ytterligare omständigheter framkommit i ärendet som ändrar nämndens ställningstagande. Miljönämndens beslut Miljönämnden beslutar enligt Miljöförvaltningens förslag. Beslutet expedieras till Mark- och miljödomstolen
Mn 5 Dnr Delegationsbeslut Beslut fattade på delegation av Miljönämnden under perioden 2013-12-01 till 2014-02-16 redovisas. Miljönämndens beslut Miljönämnden beslutar godkänna redovisningen av fattade delega-tionsbeslut och lägger redovisningen till handlingarna.
Mn 6 Dnr Skrivelser och rapporter Skriftliga A. Uppföljning av Miljöförvaltningens handlingsplan för verksamhetsutveckling år 2013 B. Länsstyrelsens beslut angående överklagan av beslut om begränsning av omgivningsstörande ljudnivåer på fastigheten Diana 6 C. Tillsynsprojekt Fordonstvättar D. Tillsyn av egenkontroll hos ägare till flerbostadshus