KOMMUNLEDNINGSKONTORET Lena Fahlander Kommunstyrelsen 2016-04-11 Uppföljning av intern kontrollplan per den 31 december 2015 för Täby kommun Sammanfattning Enligt reglementet för intern kontroll (KF 2006-04-24, 29) ska nämnderna rapportera uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen anger minikrav för vad nämndernas interna kontrollplaner ska innehålla. Minimikraven beskrivs nedan. Kommunledningskontoret kan inledningsvis konstatera att rutinerna för arbetet med interna kontrollplaner och genomförandet av kontroller fungerar bra, men att det finns utrymme för fortsatt utveckling och förbättringar. Årets uppföljning av nämndernas interna kontrollplaner visar ett gott resultat och att rutiner fungerar väl. I de fall brister har upptäckts har åtgärder vidtagits under året. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar godkänna uppföljning av intern kontrollplan för Täby kommun 2015. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade 2006-04-24, 29, om reglemente för intern kontroll. Kommunstyrelsen har med stöd av 3 i reglementet angett minimikrav för vad planen ska innehålla 2006-10-16, 123. Nya anvisningar för nämndernas internkontrollplaner beslutades av KS 2014-11-10, 144. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive område. Kommunstyrelsens minimikrav för nämndernas interna kontrollplaner Varje nämnd ska anta en intern kontrollplan för stickprovskontroller av inköp och utbetalningar. Redovisning av genomförda kontroller ska göras till kommunstyrelsen
2(5) två gånger per år i samband med delårsbokslutet per juni och årsredovisningen. Nämndernas uppföljning till kommunstyrelsen ska innehålla: 1. Attestrutiner Kontroll av att samtliga representationsfakturor följer gällande riktlinjer Kontroll av att manuella utbetalningar, t ex personliga utlägg, är attesterade av två personer 2. Efterlevnad LOU Kontroll av avtalstroheten inom branschområde konsulter Kontroll av att direktupphandlingar dokumenteras enligt lagkrav (100-505 tkr) 3. Bisysslor Kontroll av att anställda inte har engagemang i företag som kan vara konkurrerande med tjänsteutövningen i kommunen Ovanstående kontroller redovisas på kommunövergripande nivå till kommunstyrelsen med rapportering till respektive nämnd i de fall där brister upptäckts. Varje nämnd ska komplettera den interna kontrollplanen med minst 2 verksamhetsspecifika kontrollmoment, varav en kontroll ska avse intäkter. Resultat Samtliga nämnder har överlämnat en uppföljning av intern kontrollplan i samband med årsbokslut 2015 till kommunstyrelsen. Nedan redovisas en sammanställning av resultatet av den genomförda granskningen. 1. Attestrutiner 1.1. Kontroll av samtliga representationsfakturor Sedan år 2013 granskas samtliga verifikationer avseende intern och extern representation. Kontrollen innebär att samtliga fel återkopplas till samt rättas av berörd granskare och attestant innan fakturan slutligen skickas till betalning. 1.2. Kontroll av manuella utbetalningar Kontroll har skett av manuella utbetalningar i kommunen har dubbel attest, dvs att minst två personer med rätt behörighet attesterat utbetalningen. Urval har gjorts av 20 manuella utbetalningar per månad där beloppet överstigit 1 000 kr.
3(5) Resultatet visar att dubbel attest fanns på samtliga granskade utbetalningar under 2015. Under första halvåret saknades i vissa fall dokumentation på att attestanten var behörig att attestera. Inför hösten informerades därför samtliga chefer om vilka attestrutiner som gäller vid manuella utbetalningar. Resultatet av granskningen för andra halvåret visar på att verksamheten tagit till sig informationen och kommit tillrätta med de brister som identifierades av tidigare kontroll. För andra halvåret var samtliga granskade utbetalningar korrekt attesterade. 2. Kontroll av efterlevnad LOU och avtalstrohet 2.1. Kontroll av avtalstroheten inom branschområde konsulter Kontroll har skett av samtliga konsulter anlitade av kommunen under 2015 där det sammanlagda värdet per leverantör på kommunövergripande nivå överstiger 100 tkr. Resultatet av granskningen visar att av 112 granskade konsultföretag har kommunen avtal med 103 leverantörer. Avtal alternativt direktupphandling saknas för nio leverantörer vilket innebär att kommunen i dessa fall inte följt Lagen om offentlig upphandling (LOU). 2.2. Kontroll av att direktupphandlingar dokumenteras enligt lagkrav Kontroll har skett av de 20 största leverantörerna där avtal inte finns i avtalsdatabasen men där summorna av nämndernas inköp överstiger 100 tkr. Kontrollen har utförts mot kommunens avtalsdatabas och inköpssystem. Resultatet av granskningen visade att kommunen hade avtal alternativt korrekt dokumenterad direktupphandling med 17 av de granskade leverantörerna. 3. Kontroll bisysslor Denna kontroll har utförts på 100 utvalda personer per kvartal. Vissa personer är återkommande som t ex anställda som har någon chefsposition, andra har bytts ut varje kvartal. Kontroll har skett mot uppgifter hos Bolagsverket, Svensk Handel mm. Kontrollen visade att ingen av de utvalda personerna förekommer i företag som anlitats av kommunen under året. Resultatet av granskningen visade att nämnderna inte har haft någon anställd med konkurrerande bisyssla under perioden.
4(5) 4. Nämndspecifika kontroller Bland nämndernas nämndspecifika internkontroller under året kan nämnas kontroll av byggentreprenader, stickprovskontroller av hyresintäkter, föreningsbidrag, anställningsavtal, fakturerad avgift för hemtjänst samt kontroll av återsökt moms. Vid kontroll av att hyreshöjning sker enligt index avseende uthyrda lokaler har vissa brister i rutinerna upptäckts med risk för uteblivna intäkter som följd. En översyn av rutinerna har påbörjats för att förbättra resultatet av den interna kontrollen. Övriga kontroller visar ett gott resultat och att rutinerna fungerar väl. I de fall brister har upptäckts har åtgärder vidtagits under året. Kommunledningskontorets kommentarer Sammanfattningsvis visar samtliga kontrollmoment ett bra resultat. Området efterlevnad LOU och avtalstrohet visar dock att det finns behov av ytterligare informations- och utbildningsinsatser. Granskningen av samtliga representationsfakturor kommer att fortsätta eftersom representationskostnader bedöms som ett riskområde. Kontrollen av manuella utbetalningar visade att dubbel attest fanns på samtliga granskade utbetalningar under året men under första halvåret saknades i några fall dokumentation på att attestanten var behörig att attestera. Efter att informationsinsatser till samtliga chefer gjordes under första halvåret visar resultatet en förbättring under andra halvåret 2015. Kontrollen av avtalstrohet inom branschområde konsulter visade att avtal saknades för 9 leverantörer. Berörda nämnder var stadsbyggnadsnämnden, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden, barn- och grundskolenämnden samt kommunstyrelsen Kontrollen visar på att utbildningsinsatser behövs samt att en samlad dokumentation över kommunens upphandlade avtal, framförallt direktupphandlingar, behöver tas fram. Kontrollen av att direktupphandlingar dokumenterats enligt lagkrav visade att 3 leverantörer saknar avtal. Berörda nämnder var gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden, socialnämnden och kommunstyrelsen. Resultatet visar att kontrollen behövs och kommer att fortsätta eftersom det bl.a. finns risk för att kommunen kan drabbas av skadeståndskrav om inte direktupphandlingar görs på ett korrekt sätt. Kontrollen av bisysslor visade att inga anställda har engagemang i företag som kan vara konkurrerande med tjänsteutövningen i kommunen. Kontrollen kommer att fortsätta då området är ett riskområde.
5(5) På uppdrag av Täby kommuns förtroendevalda revisorer genomförde KPMG under 2015 en granskning av kommunens interna kontroll rörande kostnader och investeringar. Granskningen visade att den interna kontrollen fungerar och föranledde därför inte till några förslag på åtgärder. KPMG bedömning var att kommunens styrdokument rörande intern kontroll avseende utgifter har en ändamålsenlig utformning och omfattning samt att de kontroller som enligt interna regler ska finnas sammantaget innebär att risken för väsentliga fel är liten. Carina Lundberg Uudelepp Kommundirektör Gunvor Lindberg Ekonomichef