Tillsynsnämnden MÖTESPROTOKOLL 2016-04-21 Plats och tid Lilla sammanträdesrummet kl. 08:00-08:45 ande ledamöter Ej tjänstgörande ersättare Ann-Kristin Petersson (S) (ordförande), Gunilla Magnusson (KV) (vice ordförande), Jane Skytt (MP) Ingemar Andersson (S) Övriga närvarande Erik Hansson (nämndsekreterare), Susanne Ohlsson (kommunsekreterare) 7-11, Sophie Olofsson (miljöinspektör), Lisette Sparf (miljö- och hälsoskyddsinspektör) Utses att justera Jane Skytt (MP) Justeringens plats och tid Protokollet omfattar 7-13 Underskrifter Sekreterare... Erik Hansson Ordförande.... Ann-Kristin Petersson (S) Justerande.... Jane Skytt (MP) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Tillsynsnämnden Sammanträdesdatum 2016-04-21 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Kommunhuset Datum för anslags nedtagande Underskrift... Page 1 of 10
ÄRENDELISTA 7 Godkännande av ärendelista och val av justerare 8 Meddelande och information tillsynsnämnden 2016 9 Delegeringsbeslut 10 Dokumenthanteringsplan 11 Arkivbeskrivning Tillsynsnämnden 12 Yttrande över revisionsrapport Granskning kurs och konferens 13 REP 2017-2019 Page 2 of 10
7 Godkännande av ärendelista och val av justerare 2016 TSN0006 Ärendelistan har varit utsänd och tillsynsnämnden beslutar att arbeta efter den. Jane Skytt (MP) väljs till justerare. Page 3 of 10
8 Meddelande och information tillsynsnämnden 2016 2016 TSN0002 Tillsynsnämnden har tagit del av informationen. Information -Hyltes avloppsreningsverk Page 4 of 10
9 Delegeringsbeslut 2016 TSN0003 Tillsynsnämnden har tagit del av informationen. Det finns inga delegeringsbeslut att redovisa för tillsynsnämnden under perioden 2016-02-01 till 2016-03-31. Page 5 of 10
10 Dokumenthanteringsplan 2016 TSN0008 Tillsynsnämnden beslutar att anta dokumenthanteringsplan för tillsynsnämnden. I kommunen är varje nämnd en myndighet och varje myndighet är ansvarig för sina handlingar. Tillsynsnämnden är ansvarig för att nämndens handlingar hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser - rätten att ta del av allmänna handlingar - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen - forskningens behov. Dokumenthanteringsplanen redovisar hur tillsynsnämndens allmänna handlingar ska hanteras. Dokumenthanteringsplanen visar var en handling förvaras både i pappersformat och i digital form, om den ska bevaras eller gallras och när detta ska ske. När en handling gallras innebär det att den förstörs planerat och avsiktligt. En handling får inte gallras utan att det finns ett gallringsbeslut. Står det i dokumenthanteringsplanen att en handling ska gallras inom en viss tid räknas detta som gallringsbeslut. Dokumenthanteringsplanen redovisar också när en handling som ska bevaras ska lämnas över till centralarkivet. När en handling överlämnas till centralarkivet övergår ansvaret för handlingen till arkivmyndigheten (d.v.s. kommunstyrelsen). En handling behöver inte bara vara en pappershandling, utan kan även vara t.ex. e-postmeddelande, sms, karta, ljudupptagning eller ett fotografi. En allmän handling är något som är förvaras hos myndigheten och är inkommen eller upprättad hos myndigheten. Förslaget till dokumenthanteringsplan som samhällsbyggnadskontoret har tagit fram är indelad efter de olika processer som sker inom tillsynsnämndens verksamheter. Inom varje process beskrivs vilka handlingar som finns och hur de ska hanteras Handlingar i ärendet Dokumenthanteringsplan TSN Inledande text dokumenthanteringsplan TSN et skickas till Samhällsbyggnadskontoret Kommunarkivarie Page 6 of 10
11 Arkivbeskrivning Tillsynsnämnden 2016 TSN0009 Tillsynsnämnden beslutar anta arkivbeskrivning för tillsynsnämnden. En arkivbeskrivning ger information om hur nämndens organisation har sett ut och hur den ser ut nu. Den beskriver också verksamheten och vilka typer av handlingar som finns. I arkivbeskrivningen beskrivs också vilka sökmöjligheter allmänheten har samt vem som är arkivansvarig och arkivredogörare på samhällsbyggnadskontoret. Arkivbeskrivningen tillsammans med dokumenthanteringsplanen är det viktigaste styrdokumenten för att beskriva hur nämndens allmänna handlingar ska hanteras. et skickas till Kommunarkivarie Page 7 of 10
12 Yttrande över revisionsrapport Granskning kurs och konferens 2016 TSN0010 Tillsynsnämnden skickar yttrande till revisionen. Regler för kurser och konferenser, samt tillhörande representation kan påverka allmänhetens förtroende för den kommunala verksamheten även om den totala kostnaden är relativt begränsad. Med bakgrund av revisorernas risk- och väsentlighetsbedömning har revisorerna funnit anledning att granska regler för kurser och konferenser samt efterlevnaden av dessa i Hylte kommun. Kommentarerna är gjorda av Hylte kommuns ekonomienhet. Revisorernas rekommendationer: Arbeta fram kommunövergripande riktlinjer för kurser, konferenser och representation. Kommentar: Kommer övervägas av personalenheten i deras arbete med revidering av befintliga riktlinjer och policys. Berörda tjänstemän och politiker bör tillhandahållas utbildning i kommunens regelverk kring hantering av fakturor samt rutiner för representation, kurser och konferenser. Kommentar: I samband med varje ny mandatperiod genomförs en utbildningsinsats inom flera områden där ekonomi är ett utav dem. Varje år genomförs en heldagsutbildning i ekonomi och kvalitet för kommunens nya chefer där även denna fråga lyfts. Övriga utbildningsinsatser sker fortlöpande vid möte mellan budgetansvarig och ekonom samt på frukostmöten. Kommunen har ett anteckningskrav på konto för kurser, konferenser och representation på så sätt säkerställs att en anteckning måste göras där deltagare och syfte ska anges. Denna information finns även i kommunens kodplan för 2016. Överväg risker kopplade till kurser/konferenser och representation inom ramen för internt kontrollarbete. Kommentar: Vid arbete men intern kontroll ska alltid en risk- och väsentlighetsanalys göras och det kan då bli aktuell att väga in kurser/konferenser samt representation i nämndernas interna kontrollplaner. Följa upp genomförda aktiviteter, som initierats av nämnder och styrelse för att säkerställa fortbildningens ändamålsenlighet och syfte. Kommentar: Uppdrag lämnade av politiken återredovisas alltid. Handlingar i ärendet Granskning av kurser och konferenser Page 8 of 10
Revisionsrapport granskning av kurser och konferenser et skickas till Revisionen Page 9 of 10
13 REP 2017-2019 2016 TSN0011 Tillsynsnämnden begär utökad ram för REP 2017-2019 enligt Bilaga 1 TN nulägesanalys och Bilaga 2 TN nulägesanalys. Enligt kommunallagen skall en plan för kommunens ekonomi för en period om tre år tas fram. För att få fram en budget krävs att man tittar på hur nuläget är, hur förutsättningarna inför framtiden ser ut samt vilka faktorer i omvärldens som kan påverka nämnden för perioden. För att få fram denna information krävs det att nämnderna analyserar både sitt nuläge och sin omvärld för att identifiera områden som påverkar nämndens ekonomiska utrymme eller beslutade KF nyckeltal gällande grunduppdraget för perioden 2017-2019. Samhällsbyggnadskontoret har identifierat områden som finns beskrivna i bifogade bilagor både gällande drift och investeringar. et skickas till Kommunstyrelsen Page 10 of 10