Verktygslådan SMART Aktivitet Årlig utredning RAPPORT Datum Årlig utredning 2014-10-16 Den årliga utredningen syftar till att skapa en bild över de viktigaste riskerna som finns i verksamheten och därmed lägga grunden för att vi arbetar med rätt frågor. En årlig utredning genomförs i syfte att: 1. Bedöma riskerna i verksamheten (inom områdena säkerhet, arbetsmiljö, miljö och/eller kvalitet). 2. Identifiera de rutiner som kan hjälpa verksamheten att arbeta förebyggande. 3. Sammanställa er i årsplanen så att det klart framgår vad som ska göras, när det ska göras samt vem som ska göra det. De allvarligaste riskerna ska också målsättas. Den årliga utredningen ska genomföras av dig som enhetschef tillsammans med en eller flera representanter från medarbetarna (t.ex. skyddsombud eller arbetsmiljöombud när arbetsmiljörisker ska bedömas eller kvalitetsråd när kvalitetsrisker ska bedömas). Utredningen ska skapa engagemang och delaktighet hos alla chefer och medarbetare när det gäller att hantera riskerna i den egna verksamheten och i kommunen som helhet. Så här gör vi Nedanstående kan skrivas ut och användas som underlag vid genomförande av den årliga utredningen. Utredningen görs en gång per år, förslagsvis i anslutning till att en arbetsplan upprättas för enheten. Arbeta gärna i grupp med arbetsledare/chef och medarbetarrepresentanter/skyddsombud/arbetsmiljöombud/kvalitetsråd. Se till att ni har tillgång till relevant statistiskt underlag såsom resultatet från den senaste personalenkäten, statistik över sjukfrånvaro, skador och tillbud, avvikelser, synpunkter/klagomål etc. Steg 1: Identifiera och värdera risker. Detta steg är en grovscanning av riskerna i den egna verksamheten. Använd verksamhetens samlade kompetens och erfarenhet för ett så bra resultat som möjligt. Riskerna som identifieras bedöms med utgångspunkt från deras sannolikhet och konsekvens för att få ett underlag för hur de sedan ska hanteras. Sannolikhet Beskrivning Värde Bedömningsgrund Mycket låg sannolikhet 1 Inträffar troligen inte inom 10 år Låg sannolikhet 2 Kan inträffa inom 5-10 år Måttlig sannolikhet 3 Kan inträffa inom 2-5 år Hög sannolikhet 4 Kan inträffa under året Mycket hög sannolikhet 5 Kan inträffa flera gånger per år Konsekvens Beskrivning Värde Bedömningsgrund Försumbar 1 Saknar betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Måttlig 2 Liten betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Betydande 3 Påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Allvarlig 4 Stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Katastrofal 5 Mycket stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet)
Steg 2: Identifiera rutiner. Gå igenom och identifiera de rutiner som enheten berörs av och som vi behöver tillämpa i förebyggande syfte, inom områden där riskerna har bedömts som låga. Steg 3: Årsplanering. Målsätt de risker från steg 1 som har bedömts som höga, identifiera behovet av resurser, tidsbestäm och fördela aktiviteter (fördjupade riskbedömningar) som systemet har valt ut utifrån de risker från steg 1 som har bedömts som höga eller medel, samt tidsbestäm och fördela uppgifterna att gå igenom de rutiner som identifierats i steg 2.
1. Riskbedömning Huvudkategori: Säkerhet BROTTSLIGHET, BRAND OCH VATTENSKADOR Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att hot mot personal Vi vill inte kalla det hot, utan hotfulla situationer 2. Hur stor är risken för att brandskador Grillning är största riskmomentet. 3. Hur stor är risken för att fukt-/vattenskador Fukt- och vatten skador har förekommit i mycket stor omfattning med mycket stora konsekvenser 4. Hur stor är risken för att våld mot personal 5. Hur stor är risken för att rån 6. Hur stor är risken för att stöld av fysisk egendom förekommer, t.ex. material, utrustning, datorer, mobiltelefoner etc.? 7. Hur stor är risken för att stöld av information Vi behöver dock 8. Hur stor är risken för att skadegörelse Yttre skadegörelse har förekommit, bl.a. söndersprängd brevlåda. 9. Hur stor är risken för att bedrägeri/förfalskning INTERNA OEGENTLIGHETER 10. Hur stor är risken för att interna bedrägerier och/eller stölder Har hänt att det varit rörigt för brukare 11. Hur stor är risken för att otillåtet utnyttjande av annans identitet/konto 12. Hur stor är risken för att vi inte följer bestämmelser i lagar, förordningar, föreskrifter eller kollektivavtal? har varit systematiska inbeordringar tex istället för uppbemannade schemarader. 13. Hur stor är risken för att mutor och bestickning
1. Riskbedömning Huvudkategori: Arbetsmiljö PSYKOSOCIAL ARBETSMILJÖ Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att vi saknar rätt kompetens eller tillgång till det stöd vi behöver för att utföra vårt arbete? har med inbeordringar att göra till ex. 2. Hur stor är risken för att det sker upprepat monotont arbete genom att vi gör samma sak hela tiden? 3. Hur stor är risken för att socialt ensamarbete förekommer (t.ex. beslutsfattande i betydande ärenden utan tillgång till stöd)? 4. Hur stor är risken för att mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling lägg in policy i årsplan 5. Hur stor är risken för att vi har alltför mycket att göra? (t.ex många "deadlines", övertidsarbete etc.) övertid, inbeordring har varit galet högt. Fått konsekvenser för överigt arbete ex. admin.tid 6. Hur stor är risken för att det förekommer små eller inga möjligheter att påverka den egna arbetssituationen (t.ex. hur arbetet ska genomföras)? 7. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visat på några andra psykosociala problem? Om ja, markera "hög risk". Vilka? stress, som har med beordring att göra FYSISK ARBETSMILJÖ 8. Hur stor är risken för att felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft 9. Hur stor är risken för att t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stick- och skärskador 10. Hur stor är risken för att problem med luftkvalitet/ventilation det är dålig luft och cirkulation 11. Hur stor är risken för att problem med bländning eller dålig allmän- och platsbelysning
12. Hur stor är risken för att ljud- eller bullerproblem 13. Hur stor är risken för att problem med elsäkerheten förekommer (t.ex. trasiga eluttag/sladdar)? 14. Hur stor är risken för att transporter/bilkörning sker på ett riskfyllt sätt (vilotider, tidspress, påverkade förare etc.)? 15. Hur stor är risken för att ensamarbete som kan innebära risk för skada eller hotfull situation förekommer (t.ex. fysisk isolering, svårt att kontakta hjälp)? 16. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visar på några andra fysiska risker? Om ja, markera "hög risk". Vilka? slag, spott, sparkar, hårryckningar etc. från brukare. haft halkskada för ett år sedan ÖVRIGT 17. Hur stor är risken för att olyckor eller utanförskap förekommer för personer med funktionsnedsättning p.g.a. bristande tillgänglighet?
1. Riskbedömning Huvudkategori: Miljö ENERGIANVÄNDNING Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att omotiverad användning av energi förekommer (t.ex att belysning och elektronisk utrustning lämnas påslagen över natt/helger, att dörrar lämnas öppna utan att beakta värmeförlust, eller att ventilation används felaktigt etc.)? RESURSANVÄNDNING 2. Hur stor är risken för att omotiverad användning av resurser förekommer (t.ex. okontrollerad vattenanvändning, stora mängder icke förnyelsebara produkter etc.)? 3. Hur stor är risken för att brister förekommer i bedömningen av miljöbelastande produkter/tjänster vid inköp (avsaknad av långsiktighet)? AVFALL 4. Hur stor är risken för att att ingen eller felaktig sortering av avfall sker? 5. Hur stor är risken för att transport av farligt avfall förekommer utan anmälan/tillstånd? 6. Hur stor är risken för att felaktigt omhändertagande/mellanlagring av farligt avfall sker? UTSLÄPP TILL LUFT 7. Hur stor är risken för att omotiverat mycket utsläpp till luft från gods- och/eller persontransporter förekommer inom verksamheten (t.ex. brist på samåkning, planering av transporter, val av färdmedel)? UTSLÄPP TILL VATTEN/MARK 8. Hur stor är risken för att läckage av drivmedel och oljor förekommer från fordon på uppställningsplatser? INDIREKT PÅVERKAN
9. Hur stor är risken för att övrig indirekt påverkan på miljön förekommer genom egen verksamhet (t.ex. beslut och aktiviteter kopplade till tillsyn, infrastruktur, bebyggelse, avverkning etc.)? Ange vad:
2. Rutininventering I detta steg identifieras de rutiner som är kopplade till era låga risker och som ni bör gå igenom i förebyggande syfte. I nästa steg (3. Årsplan) planeras vem som ska gå igenom rutinerna samt när detta ska vara gjort. Säkerhet Brottslighet, brand och vattenskador Åtgärdsplan vid hot, våld och pågående skadegörelse samt krisstöd Rutin för hantering av kontanta medel och kassor Gå hem för dagen - checklista Rutin för systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Åtgärdsplan vid brand och utrymning Interna oegentligheter Rutin mot mutor och bestickning Rutin gällande interna oegentligheter Arbetsmiljö Psykosocial arbetsmiljö Rutin för att förebygga psykosociala arbetsmiljörisker Rutin för ensamarbete Rutin för att förebygga kränkande särbehandling, mobbning och trakasserier Åtgärdsplan vid kränkande särbehandling, mobbning och trakasserier på arbetsplatsen Rutin gällande sexuella trakasserier Fysisk arbetsmiljö Rutin för bildskärmsarbete Rutin för att förebygga fysiska arbetsmiljörisker Rutin för stick- och skärskador Rutin för handhavande av tjänstebil Övrigt Rutin för tillgänglighet Miljö Resursanvändning Inköp och bedömning av leverantör Utsläpp till luft Riktlinje för fordon Miljöklassade bränslen och alkylatbensin Miljöbilar och miljöklasser Utsläpp till vatten/mark Miljöolycka - instruktion
3. Årsplan I detta steg ska de risker som identifierats i steg 1 och 2 målsättas, och aktiviteter ska planeras och fördelas. När du är färdig klickar du på knappen "Skapa rapport", varvid den årliga utredningen stängs och blir låst för redigering. Välj risk: -- Alla -- HÖG RISK: SÄKERHET 1. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för hot mot personal. Vi ska arbeta förebyggande och analysera situationer gemensammt. Räkna antal genomförda analyser. Kunskap och info om TBA samt tid för reflektion. Riskbedömning hot och våld - Avsnitt 1: Riskinventering 2. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för våld mot personal. se ovan se ovan Riskbedömning hot och våld - Avsnitt 1: Riskinventering HÖG RISK: ARBETSMILJÖ 3. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för problem med luftkvalitet/ventilation. KOntakta fastighetsansvarig och mäta luftkvalitet. Mätinstrument och kontakt med kunnig person i ärendet. Kontroll av fuktproblem - checklista Skyddsrond fysisk allmän Skyddsrond städning 4. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för fysisk ohälsa och problem som visat sig i föregående års personalenkät, skade- och Genomgång av rutiner på APT samt räkna antal tillbudsrapporteringar, mötestid samt mallen för händelserapportering
olycksstatistik eller andra händelser. Skyddsrond fysisk allmän Medel risk: Säkerhet 5. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för fukt- /vattenskador Skyddsrond fuktskador 6. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för brott mot bestämmelser i lagar, förordningar, föreskrifter eller kollektivavtal. Lägg in kontrollaktiviteter i internkontrollplanen och samråd med controller/säkerhetschef. Medel risk: Arbetsmiljö 7. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för avsaknad av rätt kompetens eller stöd. Skyddsrond för psykosocial arbetsmiljö: sammanställning 8. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för utbrändhet. Skyddsrond för psykosocial arbetsmiljö: sammanställning 9. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för psykosociala problem som visat sig i föregående års
personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser. Skyddsrond för psykosocial arbetsmiljö: sammanställning Medel risk: Miljö 10. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för felaktig hantering av avfall. Miljöutredning RUTINER ATT GÅ IGENOM: SÄKERHET Åtgärdsplan vid brand och utrymning Åtgärdsplan vid hot, våld och pågående skadegörelse samt krisstöd Gå hem för dagen - checklista Rutin för hantering av kontanta medel och kassor Rutin för systematiskt brandskyddsarbete (SBA) RUTINER ATT GÅ IGENOM: ARBETSMILJÖ Åtgärdsplan vid kränkande särbehandling, mobbning och trakasserier på arbetsplatsen Rutin för att förebygga fysiska arbetsmiljörisker Rutin för att förebygga kränkande särbehandling, mobbning och trakasserier
Rutin för att förebygga psykosociala arbetsmiljörisker Rutin för tillgänglighet Rutin gällande sexuella trakasserier RUTINER ATT GÅ IGENOM: MILJÖ Inköp och bedömning av leverantör Riktlinje för fordon