Region Väst Kommunal reserevision Rapport från en kvalitativ undersökning avseende reserevision i Marks och Orust kommun. Stockholm i juli 2004 Birgitta Levy Maria Hedengren GREV TUREGATAN 40. BOX 5214, S-102 45 STOCKHOLM. TELEFON +46 (8) 662 72 72. TELFAX +46 (8) 663 38 49. ORG.NR. 556289-6125. BANKGIRO 183-0827. POSTGIRO 19 40 44 4
1 BAKGRUND I Vägverket Region Väst pågår ett pilotprojekt rörande kommunal reserevision. Syftet med projektet är att belysa de olika förbättringspotentialer som finns i fordonsbruket inom kommunal verksamhet. Det finns ett behov i kommunerna att återkommande se över sitt fordonsinnehav. I regel finns det även möjlighet att på ett effektivare och billigare sätt bruka sina fordon. Med en bra logistik för de resor som genomförs finns det möjlighet att uppnå besparingar. Hemtjänsten är ofta en av kommunens mest transportkrävande verksamheter och har ofta varierande förutsättningar. Väsentliga förbättringar kan nästan alltid göras vad gäller antal fordon, val av fordon, körsätt och vägval. I vissa kommuner kör personalen med egna bilar, på andra håll med tjänstebilar. Hemtjänstpersonalen tillbringar en betydande del av sin arbetstid bakom ratten. Dessutom är det en arbetsmiljöfråga vilken bil man färdas i och hur lång tid man vistas i trafiken. Erfarenheter från en logistisk översyn i Ätran (Falkenbergs kommun) visar att det finns en stor besparingspotential i hemtjänsten. En utvärdering hösten 2002, visade att antalet körda mil sjunkit väsentligt. Dessutom upplevde personalen de genomförda förändringarna positivt. En lång rad liknande exempel finns från hela landet. Vägverket har valt att utgå från hemtjänsten vid en revision och ett omställningsarbete. På sikt är ambitionen i projektet att se över merparten av kommunens fordon och transporter. Grunden för projektet innebär en ekonomisk översyn och uppföljning av rese- och transportkostnader. Fordonsparken ska ses över i syfte att den ska bestå av så få, bränslesnåla och säkra bilar som möjligt. Bilpool är ett av flera möjliga sätt att organisera sina fordon. Viktiga delar i projektet är att föra in en insikt om betydelsen av och potentialen i god logistisk planering, samt att införa ett bra system och bra rutiner för uppföljning av fordonsanvändningen. För att lyckas är det avgörande att, med stor hänsyn till berörd personal, utvärdera förändringsarbetet i verksamheten. Inledningsvis ska en analys göras av ingående grupper och deras drivkrafter och mål. Avgörande kvalitetsmått för projektets resultat är hur förändringsarbetet tas emot. Attityder och synpunkter ska inhämtas från medverkande och berörda tjänstemän, politiker samt andra nyckelpersoner före, under och efter projektet.
2 Projektet omfattar två kommuner, Mark och Orust och fokuserar på tjänsteresor i kommunal verksamhet. Genom att genomföra ett framgångsrikt projekt kan Vägverket skapa efterfrågan på liknande effektiviseringar i fler kommuner. Kommuner har en mycket omfattande transportverksamhet i landet och får Vägverkets metoder genomslag kan det åstadkomma betydande effekter i riktning mot Vägverkets strategiska mål. Kundnyttan kan uttryckas som högre effektivitet med bibehållen eller förbättrad kvalitet, bättre arbetsmiljö, minskad miljöpåverkan samt minskade kostnader. Projektets effekter ska mätas i konkreta besparingar för kommunerna och i transportsystemet. Som en led i projektet fick Kommunicera AB i uppdrag av Vägverket Region Väst att genomföra en kvalitativ attitydundersökning bland hemtjänstens personal. Syftet med den kvalitativa undersökningen var att få ökad kunskap om; - attityder till revision av kommunens fordon och transporter bland hemtjänstpersonal - hot och möjligheter med en förändring av fordons- och transportlogistiken i jämförelse med befintliga rutiner - attityder till Vägverkets roll i projektet Resultatet från denna undersökning skall kunna utgöra ett underlag för projektgruppen inför det fortsatta arbetet i projektet och inför implementering av ny fordons- och transportlogistik i kommunerna.
3 FRÅGESTÄLLNINGAR Viktiga frågeställningar att få besvarade var följande. Hur färdas man idag? Hur planeras transporterna idag? Vilka reaktioner väcker reserevision generellt? Vilka attityder finns till en reserevision? Vilka synpunkter finns på hot och möjligheter med en förändring av fordons- och transportlogistiken? Vilka synpunkter finns på hur reselogistiken skall koordineras och administreras? Hur sälja in en reserevision till anställda? Vilka attityder finns till Vägverkets roll vid en reserevision? Ovanstående frågeställningar bildade underlag till en intervjuguide, vilken presenterades för och diskuterades med uppdragsgivaren före projektstart.
4 URVAL Den kvalitativa undersökningen har omfattat djupintervjuer med 20 anställda inom hemtjänsten i Mark respektive Orust kommun. Undersökningen hade följande upplägg; Mark Orust anställda 12 8 Intervjuerna genomfördes i mindre grupper med 2 4 kollegor på samma arbetsplats i varje grupp. Samtliga intervjupersoner var kvinnor i åldern 23 60 år, med undantag för en man som var semestervikarie. I urvalet finns vårdbiträden och undersköterskor representerade, samt två sjuksköterskor i Orust kommun. De intervjuade hade arbetat inom hemtjänsten 1 15 år. Flera hade arbetat inom vård och omsorg i kommunen eller sjukvården innan anställning i hemtjänsten. Flera som jobbat inne på servicehem eller vårdavdelning beskrev spontant att det är ett mycket mera bundet, styrt arbete, både när det gäller arbetsrutiner och arbetstider. Några av de intervjuade bor centralt i samhälle nära arbetsplatsen, medan en övervägande del bor upp till 2 mil från arbetsplatsen. Majoriteten kör egen bil till eller från arbetet. Upplägget med små gruppkonstellationer gav möjlighet att få kunskap om hur individen resonerar samtidigt som det blev en kreativ diskussion mellan intervjupersonerna. Ambitionen var att få möjlighet att fördjupa sig i frågorna och komma bakom myter och föreställningar samt få kunskap om de specifika kraven och behoven hos varje individ. En spridning i urvalet gjordes utifrån följande kriterier: - kön och ålder - antal år i hemtjänsten - ansvars- och arbetsuppgifter Antalet intervjuer, upplägget samt urvalskriterierna diskuterades med uppdragsgivaren före projektstart. GENOMFÖRANDE Kommunicera har två anställda som enbart ägnar sig åt rekrytering för att på så sätt se till att urvalet blir det rätta och garantera de intervjuades anonymitet.
5 Utifrån de kriterier som beslutades tillsammans med uppdragsgivaren rekryterade Kommunicera intervjupersonerna. Rekryteringen skedde utifrån de listor över anställda som uppdragsgivaren tillhandahöll. Plats och tid för intervjuerna bestämdes i överenskommelse med enhetschefer för olika hemtjänstteam inom respektive kommun. Intervjuerna genomfördes i juni 2004 av Maria Hedengren och Birgitta Levy som båda är leg. psykologer och projektledare. Varje intervju tog cirka 1,5 timme. Kommunicera är medlem i ESOMAR och följer de etiska riktlinjer som beslutats för genomförande av marknadsundersökningar. Kontaktperson Per Schillander, Vägverket Region Väst tel. 031-63 52 28 mobil. 070-658 52 28 per.schillander@vv.se Pontus Grönvall, Promotion International tel 0340-67 30 00 mobil. 070-567 37 47 pontus@promotion.se
6 ARBETSSÄTT Kommuniceras arbetssätt bygger på följande faser. Förberedelsefas I denna fas ingår arbetet med att göra intervjuguide. De frågeställningar som finns angivna bildar underlag till en intervjuguide. Guiden är en förteckning över viktiga frågeområden, utifrån vilka intervjuaren för diskussionen med intervjupersonerna. I projektet deltar två psykologer. Rekrytering av intervjupersonerna, samt möten med uppdragsgivaren om planering och uppläggning, ingår i denna fas. Intervjufas Intervjun har formen av ett fritt samtal. Intervjuaren för samtalet med intervjuguidens hjälp, och använder sig av en psykologiskt baserad intervjuteknik. Intervjupersonerna diskuterar fritt, och har även möjlighet att ta upp frågor som ligger utanför guiden, men som anses vara väsentliga för undersökningens syfte. Analysfas Kommunicera lägger stor vikt vid analysarbetet. Varje intervju analyseras var för sig. Metoden erbjuder fördelen att beskriva vad intervjupersonerna tänker och tycker samt ta upp de motiv och orsakssammanhang som ligger till grund för tankegångar och attityder hos de tillfrågade. På så vis möjliggörs en djupare förståelse för de ursprungliga frågeställningarna, samtidigt som nya idéer växer fram. Intervjuerna analyseras av de psykologer som ansvarar för och genomför undersökningen. Därefter sammanställs intervjumaterialet. Redovisningsfas Resultatet från undersökningen presenteras vid en muntlig föredragning där resultatet presenteras och tillfälle till diskussion och frågor ges. Kommunicera har som arbetssätt att lämna ett OH-material, där de viktigaste resultaten redovisas i punktform. Arbetssätt och hur materialet skall presenteras för åhörarna diskuteras med uppdragsgivaren.
7 Kommunicera har också som arbetssätt att använda den muntliga avrapporteringen för uppdragsgivaren som grund för den efterföljande skriftliga dokumentationen. Detta möjliggör komplettering av den skriftliga rapporten med ytterligare kommentarer som genereras ur den muntliga presentationen. Den skriftliga rapporten är i formen en kvalitativ rapport som innehåller löpande text. Texten är illustrerad med citat och utförligare beskrivningar för att göra materialet så levande och beskrivande som möjligt. Kommentarer och analys av resultatet redovisas i rapporten. Det är dock viktigt att vara tydlig på vad de intervjuade har sagt och vad som är Kommuniceras tolkning av dessa synpunkter. Formen för den skriftliga rapporten diskuteras med uppdragsgivaren om speciella önskemål finns kring utformningen av denna, samt tidpunkt för rapportens överlämnande. Vägverket har äganderätt till den skriftliga rapporten. Beträffande bakgrundsfakta redovisas de olika intressenterna utifrån de kriterier som används för urvalet, exempelvis kön, ålder, typ av befattning och företag. Däremot redovisas inga personnamn. Den skriftliga rapporten överlämnas i två pappersexemplar och i digital form för egen kopiering.
8 RESULTAT Attityder till arbetsresor De intervjuade fick beskriva upplevelsen av sina arbetsresor. Det som spontant framkom var att bilen är ett viktigt arbetsredskap. Egen bil i tjänsten har inte förekommit. Samtliga uppger att de är beroende av ett tjänstefordon. Det framkom även att det ofta är brist på bilar att tillgå, speciellt på förmiddagarna då det är mycket resor. Eftermiddag och kväll däremot kan det förkomma att inte alla bilar utnyttjas. Samtliga säger sig köra många mil i tjänsten och tillbringa mycket tid i bilen. Resandet är inte alltid så rationellt eftersom planeringen under dagen ändras konstant. Detta kräver stor flexibilitet och många beskriver bilresorna som ett andrum under en stressig arbetsdag. Nedan redovisas de intervjuades synpunkter på arbetsresorna. Beroende av bil för att det ska fungera Vi har nyare bilar och det behövs för det är en hel del slitage. Det måste fungera eftersom vårdtagarna väntar. Det inträffar rätt ofta mer eller mindre akuta situationer. Då är man beroende av bil för att det ska fungera. Använder hemtjänstens fordon i tjänst beroende på; - får ej använda egen bil (policy inom kommunen) - kommunen har inte råd att betala milersättning/slitage - vill inte använda egen bil (dåliga vägar, dåligt underlag, stort slitage på bilen, får ingen ersättning för försäkringar/drivmedel) Vi har lagt av med att köra egen bil i tjänsten. Det finns inte pengar för det. Det är dålig milersättning och så får man själv stå för allt övrigt. Har inte tillräckligt antal bilar i arbetsgruppen - särskilt fm kan det vara svårt att planera - lånar från annan arbetsgrupp, ex psykenheten Man måste tänka på bilarna och hur de utnyttjas. Vi försöker så gott det går att pussla ihop det, genom att hjälpas åt och köra varandra så ofta det går. Vi saknar ibland en bil när vi är 5 i personalen.
9 Ansvar för bilparken tar tid - service - tvätt - tankning Det känns som lite slöseri med vår tid att ansvara för bilarna. Det kommer längst ner på listan att tvätta och städa dem. Stressig arbetsdag med många hembesök på olika avstånd från arbetsplatsen - kör ibland för fort har bråttom, små marginaler Stora avstånd är en stressfaktor. Man hinner inte så mycket som man skulle vilja göra. Långa resor till vissa vårdtagare Ibland kan man köra upp till 11 mil på en kväll mellan 15.30 och 22.00. Då undrar man hur man hinner med vårdtagarna. Det känns som om jag kör fram och tillbaka till Göteborg varje dag. Ingen dag är den andra lik kräver stor flexibilitet Det varierar mycket över tid beroende på vårdbehov. Generellt är det mer vårdkrävande patienter nu jämfört med tidigare, bland annat de som erbjuds att dö hemma. Det är svårt att veta hur lång tid besöken tar eftersom det finns behov av att prata eller om det har inträffat något oförutsett. Vi har grovplaneringen och ett arbetsschema för dagen, men det blir ändringar hela tiden. Bilresorna fungerar som ett andrum Man hinner ladda om mellan besöken när man sitter i bilen och så är det roligt att köra bil.
10 Beskrivning av arbetssituationen Inledningsvis i intervjun fick de intervjuade beskriva arbetssituationen. Överlag upplevde man att arbetet har blivit tyngre med patienter som är mer vårdkrävande. En av orsakerna är att döende patienter, exempelvis svårt cancersjuka, erbjuds möjligheten att tillbringa sin sista tid i hemmet. För att fördela arbetsbelastningen mellan de anställda har flertalet arbetsenheter gått över till roterande schema. Detta innebär att gruppen som helhet blir mindre sårbar, exempelvis vid sjukdom, men ställer samtidigt krav på flexibilitet och planering. Övergången till roterande schema var mycket uppskattad bland de intervjuade. Man menade att det ger en frihet inom gruppen att själv styra arbetet. De olika arbetsenheterna som intervjuades har olika rutiner för planeringen av arbetet. Alla grupperna är mer eller mindre nöjda med det system de använder. En viktig del som alla grupperna har påtalat är behovet av morgonmöte som en naturlig samlingspunkt och start på dagen. Nedan redovisas de intervjuades synpunkter på arbetssituationen. Mer vårdkrävande äldre kräver mer tid av varje personal - mer sjukvård Generellt är det mer vårdkrävande patienter, vilket är både personaloch tidskrävande. Har gått över till roterande schema - mindre sårbart - rättvisare fördelning Det har visat sig mycket positivt att rotera. Man lär känna alla vårdtagare i området och det blir en rättvisare fördelning av arbetet så att det inte blir för tungt för någon. Självstyrande enheter/arbetsgrupper - hjälps åt inom gruppen Vi är ganska självständiga och hjälper varandra. Det är bra stämning och inte så mycket tal om mitt och ditt utan vi som en grupp. Chefen fungerar som ett stöd - i personalfrågor - gentemot kommunen
11 Det är bra med en chef som kan föra vår talan, framförallt kring ekonomi. Värnar om morgonmöte - en halvtimmes planering och uppstart - viktig social funktion - den enda naturliga mötesplatsen Vi samlas på morgonen för att dricka kaffe och stämma av inför dagen. Det är den naturliga mötesplats vi har. Tiden på morgonen är viktig för stödet i jobbet. Använder olika system för arbetsplanering - hela arbetsgruppen planerar - har pärm med daglistor - använder data för schemaläggning/arbetsplanering - modulextavla Vi gör en grovplanering varje vecka. Den som har tid gör planeringen och sen stämmer vi av och hjälps åt för att fördela det någorlunda jämnt. Har välfungerande arbetsrutiner idag - har kommit långt när det gäller planering av arbetsschema och arbetsresor Vi tycker att vi gör en bra planering redan. Vi planerar ekonomiskt och miljöargumentet uppfyller vi genom att inte köra i onödan.
12 Attityder till reserevision Först efter att intervjupersonerna fått beskriva arbetssituationen i dagsläget diskuterades attityderna till en förändring av rutiner för planering av arbetsresor. De intervjuade använde själva begreppet reserevision. Spontana reaktioner Syftet med reserevision var oklart bland de intervjuade. Samtliga hade hört talas om att det är på gång och några hade fått mer information än andra, men överlag var det ingen som förstod vad det kommer att innebära. Den spontana uppfattningen var att det handlar om att kommunen ska spara pengar och att det blir nedskärningar i någon form. Största farhågan var att det blir färre tjänstebilar att fördela och att man ska tvingas samåka mer än man redan gör. Uppfattningen var också att ett nytt system för planering av arbetsresorna skall styras från centralt håll, vilket kommer att innebära ökad kontroll och mindre självstyre. De intervjuade hade svårt att spontant se hur det ska fungera i praktiken eftersom arbetet kräver både närhet, erfarenhet och kunskap. Nedan redovisas de intervjuades spontana reaktioner utifrån den information de hittills fått om projektet reserevision. Dålig kännedom om projektet - oklart för vem och vad projektet handlar om - oklart motiv Vi har hört om reserevision, men ordet säger inte så mycket. Vad vill de och vad krävs av oss? Vi skall inte köra i onödan. Vi gör inte det idag. Hur har de tänkt? Vad är syftet? - dålig information om projektet Vad är det som ska ändras och hur. Chefen har nämnt det, men verkade inte heller veta vad det handlade om. Det känns som om att det här ska bara göras oavsett vad vi tycker eller säger.
13 Handlar bara om att spara pengar - vad är vinsten för oss? - vad krävs av oss? Det är bara pengar det handlar om. Vården är ständigt utsatt för besparingar. Det är en ständig nedmontering. Allt blir sämre och vi blir ålagda nya och fler arbetsuppgifter. Jobbet är krävande i sig och dåligt betalt. Ska det krävas ytterligare? Se över hur bilresurserna används - färre bilar? - samåka mer? Jag är rädd för att det blir krav på ännu mer samordning och att vi ska samåka mer. Det är svårt att se hur det kan bli effektivt. Hur blir det med bilarna? Då tar de väl en bil av oss. Bollebygd är ett skräckexempel där de inte har några bilar utan måste cykla runt. Nu ska de väl ta bort bilarna och så ska vi springa eller cykla istället. Innebär större samordning - effektivare utnyttjande av resurser Det måste innebära att man ska samordna över större distrikt, d v s större distrikt, fler vårdtagare och fler kolleger. Från små självstyrande enheter till centralstyrning - inte intressant om det innebär hårdare styrning och begränsad frihet En del av attraktionskraften i jobbet är friheten. Det känns som ett steg tillbaka mot förr när vi hade rullande spikade scheman. Nu planerar vi istället utifrån hur vi kan och vill göra. Hur ska det fungera i praktiken? - opersonligt system - hur skall vi kunna köra mera effektivt? - förutsätter att någon som vill/kan dator är samordnare - kräver fler datorer
14 Hur funkar det när tidsschemat spricker? Det stämmer inte med verkligheten. Det är människor vi jobbar med. Jag förstår inte hur vi skall kunna köra mer effektivt än vad vi gör idag. Vi samåker, tänker till hur och till vem vi skall åka. Hur kan det bli mera effektivt? Intresse för reserevision Trots viss skepsis bland de intervjuade fanns det även nyfikenhet och intresse förutsatt att reserevisionen kan innebära en vinst för både vård- och arbetstagare. Samtidigt finns det en stor mättnad i arbetsgrupperna när det gäller allt vad förändringar heter. Syftet måste vara en vinst för vårdtagare och arbetstagare - ej enbart kostnadsbesparingar Det får inte bara handla om att tjäna pengar utan måste vara något vi kan vinna på. Vi vill ha det positiva, men inte det negativa. Det är intressant om det går att visa hur mycket tid man får extra för vårdtagaren. Minskad tid i bil kan vara ett positivt argument Mer tid för socialt bistånd är ett positivt argument som skulle gagna vårdtagarna och samtidigt minska stress och sjukskrivningar. Positivt om den befintliga bilparken utnyttjas mer rationellt Det är relativt ofta tidspressad körning och det vore skönt att slippa åka ut mer än en gång till samma ställe. Inget behov av förändring - dåliga erfarenheter av ständiga förändringar Det har varit så mycket neddragningar att man är misstänksam mot allt och alla. Det är så mycket förändringar ändå. Man är beroende av rutiner som rullar på. Det räcker med de förändringar som varit och där alla har ansträngt sig för att göra det bästa av det.
15 Förväntningar på projektet Nedan redovisas de hot respektive möjligheter kring projektet som framkommit. Hot Hoten handlar främst om minskad flexibilitet, minskat inflytande och självstyre och därmed minskad egen kontroll. Föreställningen är att någon som inte är insatt i verksamheten kommer att styra arbetet. Ytterligare hot är minskade resurser, både när det gäller pengar, personal, bilar och tid, vilket antas medföra sämre arbetsmiljö och arbetsvillkor. Det påpekades också att datamognaden bland hemtjänstens personal generellt är låg, vilket är ett hinder vid införandet av ett datorbaserat system. Vill själva ha ansvar för planering - sårbart om en person ska ha ansvaret Vi vill planera själva utifrån hur vi kan och vill göra. Skulle det finnas ett system som är bättre är det positivt, bara vi får sköta det själva. En samordnare känns som ett steg tillbaka - mindre flexibilitet och frihet Förr hade vi rullande spikade scheman, men det vill vi inte gå tillbaka till. Samordning kräver kännedom, kunskap och erfarenhet - om vårdtagare, personal, arbetsuppgifter och område Samordningssysslan kräver att man känner till jobbet. Det är inte en statisk verksamhet utan den mänskliga faktorn vi jobbar med. Vem kan planera istället för vi själva som känner till verksamheten? Det blir säkert någon som inte är insatt i hur vi jobbar! Viktigt att inte räkna för snålt i det nya systemet - pengar - personal - tid
16 Vi blev förevisade ett system på data och det såg ju tjusigt ut, men det verkar ju helt opersonligt. Kostnadsmässigt bra arbetsplats är inte lika med bra arbetsmiljö De arbetsplatser som inte går ihop sig mår nog oftast bättre. De är fler och kan ta sig tid för patienterna. Viktigt att få kunskap om systemet och dataverktyget - alla kan eller vill inte använda data - data ger inte samma överblick och kontroll som manuellt system (modulextavla, pärm) Tavlan är överblickbar och tillgänglig för alla. Data är mer en vanesak och det är inte alla som klarar av det. Möjligheter Möjligheterna ansågs vara mindre tidskrävande planering och samordning om dataverktyget är tillräckligt bra. Det skulle också kunna innebära ett effektivare utnyttjande av befintliga tjänstefordon och av personalens tid. På sikt skulle detta kunna höja statusen på arbetet med minskad stress, bättre kvalitet och service på tjänstebilarna samt ökad datamognad. Ett bra verktyg för planering - underlätta vardagen - mindre tidskrävande planering och samordning De kanske har ett system för hur det ska gå till som är jättebra och som kan ge både ökad trygghet, bekvämlighet och ekonomi. Effektivare utnyttjande av befintliga resurser - bilar - tid Idag gör vi det som är enklast och smidigast i stunden, inte alltid det som är mest rationellt eller logiskt. En kväll arbetar en person och använder en bil medan de andra tre bilarna står. Det kanske man kunde ändra på. Minskad stress Det är ofta svårt att hinna med, speciellt när det är kort om personal. Inför man ett nytt system för grovplanering som är bättre är det såklart intressant.
17 Bättre kvalitet och service på tjänstebilarna - funktionella bilar - kvalitet på bilparken - erbjuda service/skötsel Vi är kvinnor och accepterar vilka bilar som helst. Någon som skötte bilarna skulle ge ökad status. Ökad datamognad Dataverktyget är man inte främmande för, men det är viktigt att få kunskap om det. Då kan det innebära en möjlighet.
18 Introduktion och marknadsföring Avslutningsvis i intervjuerna diskuterades intervjupersonernas syn på introduktion och marknadsföring av projektet. Nedan redovisas ett antal punkter som de intervjuade ansåg var viktiga för att lyckas med införandet av reserevision. Viktigt med tydliga motiv - syfte - utifrån arbetsgruppens behov och erfarenhet Man talar om kvalitet och effektivitet, men det finns en historia där sparande ger sämre villkor för oss som jobbar. Vägverkets roll och ansvar? - vad vet Vägverket om vården? - vill minska antalet fordon på vägen - ökad trafiksäkerhet, ingen onödig körning - miljöskäl Hur kan Vägverket veta hur vården fungerar? Det är viktigt att det är genomtänkt. Ömsesidig dialog - lyhördhet för berörda parter Alla ska ha chans att fråga och undra. Ingen fråga är för dum för att ställas. Delaktighet - process som måste få ta tid Vi måste få möjlighet att sätta oss in i vad det handlar om och få insikt om de ska kunna övertyga oss. Det är en fördel om vi får vara med och styra. Vi som gör det och vi som bestämmer. Vi måste få vara delaktiga och vara med och påverka. De lyssnar på oss och vi på dem. Krävs ambassadörer och referenser - starka personer som kan bidra till implementeringen - bjuda in personal från hemtjänsten i kommuner som använder verktyget
19 Det måste vara någon som har gruppens mandat och kan driva det bra. Det måste vara någon som är mänsklig, som är beredd att lyssna och som kan svara på frågor. Fungerar inte med enbart fakta - krävs reella exempel - personlig information - bevis på att det fungerar i praktiken Man kan inte läsa sig till informationen. Det krävs någon som berättar och är beredd att svara på frågor. Det krävs personlig information till alla. Chans att revidera - betänketid Det är ofta dålig information kring nyheter. Det är viktigt att det inte går för fort, utan att det finns betänketid. Uppföljning och utvärdering Hela tiden är det nya saker som vi ska göra, men vad blir det egentligen av alla projekt. Det är aldrig någon som återkommer utan det mesta verkar rinna ut i sanden.
20 SLUTSATSER Eftersom syftet med införandet av nya rutiner för planering av arbetsresor är oklart lämnar det stort utrymme för egna tolkningar och fantasier kring vad det kommer att innebära. Det primära är därför att tydliggöra syftet med projektet så rakt och ärligt som möjligt. Införandet och marknadsföringen av projektet måste ses som en process som kräver lyhördhet och respekt för de berörda. Processen innebär att stegvis förankra syftet samt skapa insikt och förståelse genom dialog, delaktighet och återkoppling. Utifrån ett tydligt och ärligt syfte är det viktigt att i informationen kring projektet använda rätt argument och rätt ord, samt att undvika negativa begrepp såsom; spara, begränsa och centralstyrning. Förutom rätt information krävs rätt personer som på ett pedagogiskt och professionellt sätt kan skapa förtroende, engagemang och intresse för konceptet. Här kan det vara lämpligt att använda chefer som kanal eller andra som på ett naturligt sätt kan fungera som ambassadörer för projektet. En viktig del i processen blir dessutom att presentera och skapa goda exempel som kan utgöra referenser. Motståndet, åtminstone inledningsvis, är att döma av undersökningsresultatet stort. En förändring innebär för de berörda arbetstagarna inom hemtjänsten detsamma som en förlust. För att kunna övertyga om motsatsen måste vinsterna med projektet bevisas. Det är viktigt att de berörda inte ställs inför faktum utan att det ges utrymme för att pröva och ompröva, samt att det ges möjlighet till eftertanke med utvärdering och kontinuerlig uppföljning. Avslutningsvis ett citat som på ett sammanfattande sätt beskriver attityderna till reserevision och vad som krävs för det ska vara attraktivt. Förbättringar är inte negativt, men förändringar kan vara det. Stockholm 2004-07-06 Maria Hedengren Birgitta Levy Mobil: 070-630 87 88 Mobil: 070-541 30 87 maria@kommunicera.net birgitta@kommunicera.net