Så administrerar du Inventory
För att logga in i administrationssystemet klickar du på Logga in i övre högra hörnet på www.teampro.se vilket tar dig till webbportalens startsida.
På startsidan loggar du in med de användaruppgifter du erhållit från Ledarskapscentrum.
När du loggar in första gången ser du följande vy. Administrationssystemet organiserar dina kartläggningar i projekt. Det första du behöver göra är därför att skapa ett nytt projekt. Klicka på knapen Skapa nytt.
Genom att klicka på knappen öppnar du en dialogruta. I denna ger du ditt projekt ett namn och väljer vilket instrument som projektet skall innehålla. I det här fallet döper vi projektet till Teamkartläggningar 2016 och bockar för Team Pro Inventory. Därefter klickar vi på Spara ändringar.
När vi sparat ändringar öppnas en grön flik. På denna återfinns de team/grupper som vi kartlagt med TPI. Eftersom projektet är nytt finns inga grupper än. Om du klickar på Skapa ny på den gröna fliken öppnas en ny dialogruta. I denna registrerar du uppgifter om gruppen/teamet och klickar därefter på Spara ändringar. Har du flera grupper som skall genomföra TPI gör du om proceduren. Du kan registrera så många grupper i projektet som du önskar. Här döper vi gruppen till Säljteamet.
När du klickat på Spara ändringar öppnas en blå flik för din grupp. Här registrerar du medarbetarna som ingår i gruppen. Klicka på lägg till.
I dialogrutan som då öppnas registrerar du e-postadresserna till medarbetarna som ingår i gruppen. Klicka därefter på Lägg till.
Som du ser finns medarbetarna nu registrerade i gruppen. Samtidigt öppnas en gul flik. På den gula fliken återfinns information som rör en specifik medarbetare. Genom att klicka på en medarbetare i listan aktiveras denna på den gula fliken. Där kan du bland annat se statusen på medarbetarens enkät. I det här fallet ser vi att ingen inbjudan är skickad till medarbetaren än.
För att skicka inbjudan klickar vi antingen på Skicka inbjudan på den gula fliken för att skicka en inbjudan till en specifik medarbetare. Eller så klickar vi på skicka inbjudningar på den blå fliken. I det senare fallet skickar vi då inbjudningar till samtliga medarbetare i gruppen. Klickar du på den blå fliken och sedan på Skicka inbjudningar öppnas följande fönster. Du kan här redigera meddelandet och sedan skicka ut det till samtliga genom att klicka på den gula knappen. OBSERVERA! Meddelandet innehåller följande textrad: {{surveylink}} Denna gör att varje medarbetare får en unik länk för att systemet skall kunna hålla koll på statusen för varje medarbetare. Se därför till att textraden finns kvar även om du redigerar meddelandet.
Klickar du istället på Skicka inbjudan på den gula fliken öppnas följande dialogruta. Denna fungerar på precis samma sätt som föregående men gäller alltså bara inbjudan till just den medarbetare som aktiverats på den gula fliken.
När inbjudningar skickats ut ändras statusen på den gula fliken. Som vi ser här har statusen för ivar@abbonerasepost.se ändrats till skickad. Vi ser också att ivar inte har påbörjat enkäten. Notera också att knappen skicka inbjudningar nu ändrats till skicka påminnelse. På samma sätt som du skickade inbjudningar kan du alltså nu skicka påminnelser genom att klicka på knappen.
Systemet håller hela tiden koll på statusen för de olika medarbetarna. Som vi ser här markeras denna med olika symboler framför medarbetarens e-postadress på den blå fliken. I det här fallet har ett flertal medarbetare besvarat enkäten (svart bock). Några har besökt den men inte besvarat den och en har ännu inte besvarat den. Notera att det framför ivar står ett utropstecken i en triangel. Detta indikerar att meddelandet inte kunde levereras till honom. Det visar sig att korrekt adress skall vara ivan@abonnerasepost.se.
Vi klickar först på ivar i listan och ser då att han aktiveras på den gula fliken(ivar@abonnerasepost.se står överst på den gula fliken). Vi klickar därefter på redigera respondent, ändrar e- postadressen och klickar på spara ändringar.
Som vi ser är e-postadressen ändrad till ivan@abonnerasepost.se högst upp på den gula fliken och vi kan nu skicka ett nytt meddelande till Ivan.
När medarbetaren får sin inbjudan per e-post och klickar på länken kommer de direkt till enkäten. Här lämnar dom sitt samtycke till lagrings av sina svar.
Därefter kan medarbetaren besvara själlva enkäten
Så snart mer än 4 medarbetare har besvarat enkäten kan resultatrapporten skapas. Observera dock att detta innebär att bedömningen låses och att de medarbetare som ännu inte svarat inte kommer att kunna svara. I det här fallet saknas svar från två medarbetare men vi väljer ändå att sammanställa resultaten. Vi klickar därför på Skapa rapport.
När vi klickat på Skapa rapport öppnas följande dialogruta. Här får vi information om att detta kommer göra att inga fler svar kan läggas till samt att bedömningen kommer att debiteras. Vi bekräftar genom att klicka på Skapa rapport.
Som vi ser här så har knappen nu ersatts med en ikon och texten grupprapport. Om vi klickar vi på denna så öppnas rapporten som en.pdffil. Rapporterna sparas i systemet och kan när som helst hämtas ut på nytt.
Så snart vi klickat på ikonen så laddas rapporten ner.
TIPS! I den mån du gör många kartläggningar kan det vara en god idé att skapa en tydlig struktur genom att använda projekt. I exemplet nedan har ett projekt skapats för kartläggningar 2015, ett för kartläggningar 2016 och ett för kartläggningar i samband med en särskild teambuildinginsats. I respektive projekt har därefter ett antal grupper lagts till.