www.pwc.se Revisionsrapport INTERN STYRNING OCH KONTROLL Hans Axelsson Göran Persson- Lingman Juni 2016 VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDEN LIDKÖPINGS KOMMUN - Resultat av en webbenkät genomförd på uppdrag av kommunens revisorer
Övergripande granskning intern styrning och kontroll en Lidköping Innehåll 1. Inledning... 2 1.1. Bakgrund... 2 1.2. Syfte... 3 1.3. Kontrollmål... 3 1.4. Avgränsning och metod... 3 1.5. Resultat... 4 1.6. Bedömning... 5 Bilaga 1 och 2 Enkätresultat och lämnade kommentarer Juni 2016 1 av 5 Lidköpings kommun PwC
Övergripande granskning intern styrning och kontroll en Lidköping 1. Inledning 1.1. Bakgrund Vi har på uppdrag av Lidköpings kommuns revisorer genomfört en övergripande granskning avseende olika områden som är viktiga för en god intern styrning och kontroll inom kommunstyrelsen och nämnderna Målsättning med interna kontrollen Den interna styrningen och kontrollen (interna kontrollen) ska stödja att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt vilket omfattar att uppnå olika intressenters krav och målsättningar, t ex de krav och mål som ställs av fullmäktige att lagar och regler följs (statsmaktens krav) samt att det finns en tillfredsställande redovisning och rapportering Ovan nämnda målsättningar omfattar även att säkra/hindra att verksamhetens förtroendekapital påverkas negativt samt att verksamheten och/eller kunder drabbas på ett negativt sätt. Annat att nämna är att den interna kontrollen syftar till att skydda politiker och personal från oberättigade misstankar och att det inte sker oegentligheter. Konsekvenser Brister i den interna kontrollen kan innebära att verksamheten drabbas negativt på olika sätt, t ex att olika intressenters krav och mål inom olika verksamheter inte nås, att verksamhetens kunder drabbas oönskat, att statsmaktens lagar inte följs, att kommunen drabbas av allvarliga ekonomiska skador och/eller att förtroendet för kommunen minskar. Viktiga förutsättningar Viktig för en god intern kontroll är att det finns en tillfredsställande styr- och kontrollmiljö. Detta omfattar bl.a. gemensamma etiska värderingar, tillräckligt kompetens (kompetensförsörjning), riskmedvetenhet, tydlighet i roller och ansvar. Annat som är viktigt är att det finns en medvetenhet kring olika risker och de analyseras utifrån de olika målen med den interna kontrollen. En förutsättning är givetvis att finns effektiva och säkra arbetssätt som innehåller aktiviteter och en rollfördelning som stödjer att göra rätt och att reducera olika risker. Ett exempel är att ansvariga på olika nivåer behöver rätt information i rätt tid och att viktiga frågor kommuniceras mellan olika ansvariga. För att veta att verksamheten når de ställda olika krav och mål krävs en systematisk uppföljning (detta innefattar t ex utvärderingar och systematiskt hantering av avvikelser). Fungerar det så bra som vi tror? Vad avviker från de önskvärda arbetssätten? Vilka förbättringar ska prioriteras, vad kan vara orsaker och hur kan vi förbättra?). Den interna kontrollen ska omfatta alla verksamheter och processer. Juni 2016 2 av 5 Lidköpings kommun PwC
Övergripande granskning intern styrning och kontroll en Lidköping 1.2. Syfte Granskningen syftar till att: Ge revisorerna ett underlag för en översiktlig bedömning avseende den interna styrning och kontrollen inom styrelsen och samtliga nämnder. Granskningen ska också ge underlag för prioritering av fördjupade granskningar. Granskningsunderlaget ska också ge styrelsen ett underlag i sitt förbättringsarbete. 1.3. Kontrollmål Kontrollområden. Finns tydlighet i mål och en tillfredställande intern styr- och kontrollmiljö? Analyseras risker på ett tillfredställande sätt inom nämndens verksamhet? Finns tillfredställande processer och rutiner (inkluderar här kontrollaktiviteter för att reducera risker)? Information och kommunikation Sker uppföljning och övervakning? För varje kontrollområde finns en eller flera frågor vilka återfinns i bilagorna till denna rapport. 1.4. Avgränsning och metod Granskningen stödjer sig till stor del på det som är viktigt för en god intern styrning och kontroll enligt ramverket COSO (övergripande ramverk för det som bedöms vara viktigt för en god intern styrning och kontroll). Kommunstyrelsen och samtliga nämnder har granskats. Granskningen är översiktligt och sker utifrån 30-35 frågor/påståenden som förtroendevalda och chefer samt ytterligare ett antal tjänstemän har fått besvara via en webbenkät med ett antal påståenden med svarsalternativen inte alls, delvis, i huvudsak eller helt håller med. Vet ej/ingen uppfattning kunde också väljas (markeras med grå färg i diagrammen i bilaga 1). När svarsalternativet inte alls eller delvis användes så uppmanades respondenten att lämna kommentarer. Vi ville med detta få bidrag som kunde öka förståelsen för varför man svarat som man gjort. I anslutning till att enkäten mailades ut så deltog aktuell revisorsgrupp på nämndsmöte och informerade om revisionens granskning och om enkäten som skulle komma i nära anslutning till att nämnden fick informationen. Avstämningar av resultatet har skett löpande till revisorerna och därutöver har vi tillsammans med aktuell revisorsgrupp muntligen och med hjälp av framtagen applikation redovisat resultatet för vård och omsorgsnämnden. Juni 2016 3 av 5 Lidköpings kommun PwC
Övergripande granskning intern styrning och kontroll en Lidköping 2. Resultat Resultatet av webbenkäten för vård- och omsorgsnämnden och dess förvaltning framgår i detalj av bilagorna 1 och 2. Sammanfattningsvis indikerar svaren från 16 förtroendevalda i nämnden och 38 chefer och några övriga tjänstemän att det finns ett visst behov av mer analys, diskussion och åtgärder som är viktiga för en god intern styrning och kontroll i vård- och omsorgsnämnden. Som den övergripande bilden nedan visar varierar behovet av analys och åtgärder mellan olika indikatorer. bra, bibehåll och fortsätt med ständiga förbättringar visst behov av mer analys/åtgärd stort behov av mer analys/åtgärd mycket stort behov av analys/åtgärd Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Områden som omfattats Risk och kvalitetsarbete Kontrollaktiviteter Kommunikation och information Uppföljning och utvärdering Kommunicerade krav,mål Analyser och hantering av risker Kontrollaktiviteter ekonomi Kommunikation Utvärderingar och avvikelser Kunskap om lagar och IT-relaterade risker Förebygga o upptäcka Extern och intern Uppföljning av rutiner regler information Värdegrunder och etiska Kvalitetsarbetet Jämförelser med andra värderingar Kompetensförsörjning Risker i omvärlden Uppföljning av kvalitetsarbetet Tydlighet i roller och Risker för oegentligheter ansvar Rapportering och uppföljning För vart och ett av ovan redovisade indikatorer finns en eller flera frågeställningar och svarsresultat. Dessa redovisas i sin helhet tillsammans med lämnade kommentarer från respondenterna i bilagorna 1 och 2. I bilaga 1 redovisas också det 7-8 starkaste resp. svagaste resultaten från förtroendevalda resp. tjänstemän. Vi ser det som naturligt att man i det fortsatta arbetet har särskilt fokus på de områden som får de svagaste omdömena från ledamöter resp. chefer Vi vill poängtera vikten av att resultatet för samtliga frågeställningar belyses då det kan finnas enskilda frågeställningar/resultat inom en indikator som avviker från ev. övriga frågeställningar inom indikatorn och som därför behöver diskuteras och analyseras även om indikatorn som helhet visar ett starkt resultat. Juni 2016 4 av 5 Lidköpings kommun PwC
Övergripande granskning intern styrning och kontroll en Lidköping 3. Bedömning ens ledamöter och förvaltningens självskattning av sin interna styrning och kontroll visar totalt sett på ett visst behov av ytterligare analys och åtgärder enligt vår bedömning. I analysen är det viktigt att fokusera extra på de indikatorer och frågeställningar som visar på ett stort behov av ytterligare analys och åtgärder. Ligger ansvaret för åtgärden hos annat organ är det viktigt att vård- och omsorgsnämnden fångar upp och vidarebefordrar signaler om hur verksamheten och sina egna kunder påverkas av noterade brister. Genomgång och analys av självskattningen anser vi ska ske omgående hos både politiken som förvaltningen men givetvis också gemensamt och resultera i en av nämnden beslutad handlingsplan för att förbättra den interna styrningen och kontrollen för en. Juni 2016 5 av 5 Lidköpings kommun PwC
NÄMND Mål och övergripande styr - och kontrollmiljö Översiktlig granskning/revision av den Intern styrningen och kontrollen BILAGA 1 Områden som omfattats Risk och kvalitetsarbete Kontrollaktiviteter Kommunikation och information Uppföljning och utvärdering Kommunicerade krav,mål Kunskap om lagar och regler Värdegrunder och etiska värderingar Analyser och hantering av risker Kontrollaktiviteter ekonomi Kommunikation Utvärderingar och avvikelser IT-relaterade risker Förebygga o upptäcka Extern och intern Uppföljning av rutiner information Kvalitetsarbetet Jämförelser med andra Kompetensförsörjning Risker i omvärlden Uppföljning av kvalitetsarbetet Tydlighet i roller och ansvar Risker för oegentligheter Rapportering och uppföljning Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 1
Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Kommunicerade krav och mål Förtroendevald Utöver statens och kommunfullmäktiges styrning av vår verksamhet via olika regelverk och mål så styr "min nämnd" verksamheten på ett aktivt och bra sätt. Nämndens krav och mål kommuniceras på ett bra sätt till olika berörda Inom min nämnd tar vi tar beslut om åtgärder när olika krav /mål inte nås. De krav/mål vi har för verksamheten är möjliga att mäta (t ex via kvalitetsmått) Den strategiska planen för kommunen är tillräckligt bra utformad Jag känner till var jag återfinner våra styrande dokument Jag ges möjlighet att komma med synpunkter inför fastställandet av vår/min budget på ett tillräckligt bra sätt Förutom budget finns det tydliga krav/mål fastställda för min verksamhet. Enligt min uppfattning är våra styrande dokument tillräckligt kommunicerade. (Så att de personer som berörs av dokumenten ska känna till och förstå) De styrande dokument som vi använder oss av är tillräckligt bra De fastställda verksamhetsmål, lagar etc som finns för min verksamhet är möjliga att uppnå med de resurser som jag disponerar i år Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 2
Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Kunskap om lagar och regler Förtroendevald Jag har tillräcklig information och kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente Jag har tillräckligt god kännedom om de lagar och regler som styr den verksamhet jag arbetar inom: Värdegrunder och etiska värderingar Förtroendevald Det värdegrundsarbete som sker inom kommunen och inom nämndens verksamhet kommuniceras/diskuteras inom nämnden Värdegrunder (etiska värderingar, "uppförandekoder","intressekonflikter", odyl) kommuniceras på ett tillräckligt bra sätt inom kommunen och inom den verksamhet jag arbetar inom: Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 3
Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Kompetensförsörjning Förtroendevald Inom nämndens verksamhet säkrar vi att det kontinuerligt finns tillräckliga resurser med god kompetens I vår verksamhet klarar vi den dagliga "kompetensförsörjningen" på ett bra sätt.: Tydlighet i roller och ansvar Tydlighet i roller och ansvar Förtroendevald Det är tydligt när beslut bör fattas av oss förtroendevalda och när beslut bör fattas av tjänstemännen Ansvar och befogenheter inom nämndens verksamheter är tydliga Vi har en tydlig och väl fungerande ansvars- och arbetsfördelning inom vår förvaltning/kommun Jag "involveras" tillräckligt i frågor/processer/aktiviteter där jag anser att jag ska vara delaktig: Det är tydligt när beslut ska fattas av oss tjänstemän och när politiken ska besluta Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 4
Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Rapportering och uppföljning Jag anser att nämnden på ett tillfredsställande sätt arbetar med styrning och uppföljning av såväl ekonomi som verksamhet. Vi får en tillräckligt bra rapportering kring hur verksamhetens bedrivs (t ex medarbetartrivsel,förbättringsområden,genomförda förbättringar) Förtroendevald Vi får en får en bra rapportering av hur verksamheten uppfyller våra fastställda krav och mål (ekonomi,verksamhet) Den rapportering vi får behandlar måluppfyllelse, resultat och effekter på ett tillfredställande sätt? De olika underlag vi får av tjänstemännen är korrekta och riktiga De besluts och uppföljningsunderlag som vi får kommuniceras på ett bra sätt till oss i nämnden Beslut utförda på delegation återrapporteras på ett bra sätt Den uppföljning vi gör kring ekonomi (budget) är tillräckligt bra Den uppföljning vi gör för att se hur vi når vår/min verksamhets mål är tillräckligt bra. Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 5
Risk och kvalitetsarbete Analyser och hantering av risker Förtroendevald Risk- och väsentlighetsanalysen utmynnar i en av oss förtroendevalda beslutad internkontrollplan där resultatet av det som fastställts i planen rapporteras till Väsentliga brister/avvikelser inom verksamheten som bör nå oss som sitter i nämnden tror jag också når oss. Risker och begreppet intern kontroll kommuniceras/diskuteras med regelbundenhet inom nämnden Nämnden genomför årligen en risk och väsentlighetsanalys för att identifiera olika risker och hur de ska hanteras Jag är nöjd med den risk och väsentlighetsanalys som vi gör inom nämnden Jag är på ett tillräckligt sätt delaktig i det årliga arbetet som sker avseende nämndens/styrelsens Aanalys av IT -relaterade interna kontrollplan risker Inom den verksamhet jag arbetar inom arbetar vi systematiskt/ genomtänkt och metodiskt med att identifiera olika risker och hur dessa ska reduceras/hanteras De identifierade risker vi inte själva kan åtgärda kommuniceras till ledningen för acceptans eller åtgärd Analyser av IT-relaterade risker Frågor relaterade till IT ingår på ett tillräckligt sätt när vi analyserar och värderar risker inom den verksamhet jag arbetar i Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 6
Risk och kvalitetsarbete Kvalitetsarbete och förbättringsarbete Inom min verksamhet fångar vi upp och tar om hand om externa och interna intressenters förbättringsförslag/synpunkter/klagomål/etc på ett bra sätt Inom den verksamhet jag arbetar bedriver vi ett systematiskt/genomtänkt kvalitetsarbete som syftar till att förbättra vår verksamhet uifrån olika intressenters krav Risker i omvärlden Vi analyserar på ett tillräckligt bra sätt hur förändringar i omvärlden kan påverka den verksamhet jag arbetar inom Risker för oegentligheter Risker för oegentligheter beaktas i den riskanalysen/riskvärdering vi gör Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 7
Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter ekonomi Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, budgetuppföljning och prognos Jag har tillräcklig kunskap om vad jag ska göra för kontroller/avstämningar i samband med att jag attesterar och/eller följer upp olika underlag inför eller efter att utbetalningar gjorts. Förebygga o upptäcka I min verksamhet arbetar vi på ett sätt som gör att vi förebygger fel, upptäcker fel och oönskade händelser Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 8
Kommunikation och information Kommunikation Förtroendevald Det är ett tillfredsställande kommunikations/diskussionsklimat i den nämnd jag tillhör Jag har har en öppen och konstruktiv dialog med min chef kring den ekonomiska såväl som den verksamhetsmässiga utvecklingen under året. Extern och intern information Våra olika externa och interna intressenter får information på ett bra sätt och i tillräcklig omfattning Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen så att jag kan styra och följa upp min ekonomi på ett bra sätt Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den verksamhetsmässiga utvecklingen så att jag kan styra min verksamhet i De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är lättförståeliga, korrekta och aktuella Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 9
Uppföljning och utvärdering Utvärderingar och avvikelser Jag anser att nämnden diskuterar och analyserar olika uppföljningsunderlag och avvikelser på ett tillräckligt sätt: Jämförelser med andra Förtroendevald Jag har kunskap om hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhetsresultat (produktion, kvalitet, effekter) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner Jag har tillräcklig kunskap hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhet (kvalitet, arbetssätt) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner Uppföljning av kvalitetsarbetet Nämnden följer i tillräcklig utsträckning upp förvaltningens kvalitetsarbete Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 10
Åtta av de starkaste visas Frågor med starkare resultat Förtroendevald De olika underlag vi får av tjänstemännen är korrekta och riktiga Nämnden genomför årligen en risk och väsentlighetsanalys för att identifiera olika risker och hur de ska hanteras De besluts och uppföljningsunderlag som vi får kommuniceras på ett bra sätt till oss i nämnden Ansvar och befogenheter inom nämndens verksamheter är tydliga Beslut utförda på delegation återrapporteras på ett bra sätt Vi får en får en bra rapportering av hur verksamheten uppfyller våra fastställda krav och mål (ekonomi,verksamhet) Jag anser att nämnden på ett tillfredsställande sätt arbetar med styrning och uppföljning av såväl ekonomi som verksamhet. Jag är nöjd med den risk och väsentlighetsanalys som vi gör inom nämnden Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 11
Frågor med starkare resultat Åtta av de starkaste visas I min verksamhet arbetar vi på ett sätt som gör att vi förebygger fel, upptäcker fel och Det är tydligt när beslut ska fattas av oss tjänstemän och när politiken ska besluta Jag har tillräckligt god kännedom om de lagar och regler som styr den verksamhet jag arbetar inom: Inom den verksamhet jag arbetar inom arbetar vi systematiskt/ genomtänkt och metodiskt med att identifiera olika risker och hur Inom min verksamhet fångar vi upp och tar om hand om externa och interna intressenters förbättringsförslag/synpunkter/klagomål/etc på Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den verksamhetsmässiga utvecklingen så att jag kan styra min verksamhet Jag känner till var jag återfinner våra styrande dokument Jag har tillräcklig kunskap om vad jag ska göra för kontroller/avstämningar i samband med att jag attesterar och/eller Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 12
Frågor med svagare resultat Åtta frågor där flera av de svarande angett inte alls eller till viss del Förtroendevald De krav/mål vi har för verksamheten är möjliga att mäta (t ex via kvalitetsmått) Risker och begreppet intern kontroll kommuniceras/diskuteras med regelbundenhet inom nämnden Det värdegrundsarbete som sker inom kommunen och inom nämndens verksamhet kommuniceras/diskuteras inom nämnden Det är ett tillfredsställande kommunikations/diskussionsklimat i den nämnd jag tillhör Utöver statens och kommunfullmäktiges styrning av vår verksamhet via olika regelverk och mål så styr "min nämnd" verksamheten på ett aktivt och bra sätt. Nämndens krav och mål kommuniceras på ett bra sätt till olika berörda Vi får en tillräckligt bra rapportering kring hur verksamhetens bedrivs (t ex medarbetartrivsel,förbättringsområden,genomförda förbättringar) Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 13
Frågor med svagare resultat Jag har tillräcklig kunskap hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhet (kvalitet, arbetssätt) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner Åtta frågor där flera av de svarande angett inte alls eller till viss del Vi analyserar på ett tillräckligt bra sätt hur förändringar i omvärlden kan påverka den verksamhet jag arbetar inom De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är lättförståeliga, korrekta och aktuella Enligt min uppfattning är våra styrande dokument tillräckligt kommunicerade. (Så att de personer som berörs av dokumenten ska känna till och förstå) De fastställda verksamhetsmål, lagar etc som finns för min verksamhet är möjliga att uppnå med de resurser som jag disponerar i år Vi har en tydlig och väl fungerande ansvars- och arbetsfördelning inom vår förvaltning/kommun Frågor relaterade till IT ingår på ett tillräckligt sätt när vi analyserar och värderar risker inom den verksamhet jag arbetar i Våra olika externa och interna intressenter får information på ett bra sätt och i tillräcklig omfattning Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 14
Svar som inkommit från denna nämnd/styrelse i jämförelse med alla svar Analyser och hantering av risker Kompetensförsörjning 4 IT-relaterade risker Risker för oegentligheter Rapportering och uppföljning Risker i omvärlden Förebygga o upptäcka 3,5 3 2,5 2 1,5 1 Kommunicerade krav,mål Kommunikation Kunskap om lagar och regler Kvalitetsarbetet Kontrollaktiviteter ekonomi Tydlighet i roller och ansvar Extern och intern information Värdegrunder och etiska värderingar Jämförelser med andra Uppföljning av rutiner Uppföljning av kvalitetsarbetet Utvärderingar och avvikelser Alla i kommunen Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 15
Intern styrning och kontroll Självskattning December 2015 16
Översiktlig granskning/revision av den Intern styrningen och kontrollen Bilaga 2 Observera att vi uppmanade till kommentarer då respondenten svarare inte alls eller till viss del (inte instämde) 2016-06-14 Tjänstem./Förtroendev. Övergripande styr och kontrollmiljö Kommunicerade krav,mål Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR De fastställda verksamhetsmål, lagar Arbetar med ett ngt justerat uppdrag där etc som finns för min verksamhet är nivån på uppdraget och nivån på möjliga att uppnå med de resurser som tillgängliga resurser inte ännu har jag disponerar i år samfasats. Arbetar med äldreomsorg och med den stigande åldersutvecklingen behöver verksamheten utvidgas de kommande åren, och i takt med det även resurserna för verksamheten. Budgeten överskrids. Väldigt låg bemanning, behöver ses över. har ej samma personal täthet vardag som helg. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 1
Tjänstem./Förtroendev. Övergripande styr och kontr Kommunicerade krav,mål Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR De fastställda verksamhetsmål, lagar Vår verksamhet får inte täckning i ram för etc som finns för min verksamhet är känd volymutveckling och dessutom möjliga att uppnå med de resurser som effektiviseringskrav. Vet redan vid årets jag disponerar i år ingång att 2016 kommer bli mycket kärvt. De styrande dokument som vi använder oss av är tillräckligt bra Det finns policies som varit med mycket länge och som kanske skulle behöva revideras. Policies och riktlinjer som finns publicerade på intranätet kan ibland "gamla" datum. Borde ha mer regelbunden revidering eller åtminstone framgå av dokumenten hur ofta dokumentet gås igenom. Det är för många av ovanstående. Ibland svåra att hitta. Det är många att hålla reda på. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 2
Tjänstem./Förtroendev. Övergripande styr och kontr Kommunicerade krav,mål Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR De styrande dokument som vi Jag tycker att det finns tillräckligt med använder oss av är tillräckligt bra dokument av detta slag, problemet är efterlevnaden av dokumenten. Om frågan även inkluderar de rutiner som finns, så finns det många och de finns på många olika ställen beroende på vem som skrivit rutinen. Svårt att hålla reda på alla. Otydliga, finns på flera ställen på intranät. Vi ska vara en arbetsgivare men stora skillnader finns. Ofta är våra dokument dåligt uppdaterade Enligt min uppfattning är våra styrande dokument tillräckligt kommunicerade. (Så att de personer som berörs av dokumenten ska känna till och förstå) Den stora mängden gör detta komplicerat. Då vi har många olika riktlinjer och policys inom flera områden är det svårt att hinna med att hålla sig uppdaterad och vidare informera om dem. Här handlar det väl alltid om att få medarbetare intresserade och hinna ha dialog kring dessa övergripande men viktiga frågor. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 3
Tjänstem./Förtroendev. Övergripande styr och kontr Kommunicerade krav,mål Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Enligt min uppfattning är våra styrande Jag upplever att det är många dokument dokument tillräckligt kommunicerade. som produceras som det är alldeles för (Så att de personer som berörs av dålig kännedom om av de som faktiskt ser dokumenten ska känna till och förstå) till kommunens verksamheter flyter på och levererar god samhällsservice. För stort glapp mellan verksam heter i skarpt läge och ledning. Det finns också en övertro på riktlinjer och policies från oss som arbetar administrativt. Dokumenten är ofta för Kommunicering är svårt - mycket information, många mail, behöver hitta en annan strategi i detta och det försöker vi utveckla Ofta kommer nyheter ut på intranätet. Tyvärr missar många att läsa. Dokument finns på flera ställen på nätet. Ex vad gäller gåvor Förutom budget finns det tydliga Det finns verksamhetsplaner, krav/mål fastställda för min verksamhet. handlingsplaner, uppfölningsuppdrag, uppföljningsdialog. Versamhetsplan fattas men tanken är att detta ska tas fram under 2016 Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 4
Tjänstem./Förtroendev. Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Jag ges möjlighet att komma med Har en resultatstyrd budget synpunkter inför fastställandet av vår/min budget på ett tillräckligt bra sätt Övergripande styr och kontrollmiljö Kommunicerade krav,mål Som relativt ny har jag inte exakt koll på strukturen - i vilken ordning pratar man med vem. Jag känner till var jag återfinner våra styrande dokument Finns vana att leta på intranät! :) Inte alla, en del gamla som fortfarande gäller är svåra att få tag i. Kan ibland vara svårt att hitta på Intranätet Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 5
Tjänstem./Förtroendev. Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Jag känner till var jag återfinner våra Svåra att hitta vilket tar tid. styrande dokument Övergripande styr och kontr Kommunicerade krav,mål Den strategiska planen för kommunen är tillräckligt bra utformad Den skulle med fördel vara längre än ettårig. Idag är den förvisso 3 årig, men egentligen handlar det bara om kommande år. Är relativt nyanställd men upplevt tydlighet från kommunens huvudsakliga företrädare Förtroendevald Inom min nämnd tar vi tar beslut om åtgärder när olika krav /mål inte nås. Hänvisar till mitt föregående svar. Frågor och problem m.m. Diskuteras men mitt intryck är att AU har diskuterat problemen först och har ett förslag som oftast tas av nämnden Nämndens krav och mål kommuniceras på ett bra sätt till olika berörda Svält bland vårdtagarna redovisas inte. Läkemedelshanteringen får allvarliga anmärkningar. Farmaceutisk kompetens bör finnas i vårdteamet. Utöver statens och kommunfullmäktiges styrning av vår verksamhet via olika regelverk och mål så styr "min nämnd" verksamheten på ett aktivt och bra sätt. Som regel är de flesta frågor behandlade i AU och ett förslag till beslut från A U blir för det mesta nämndens beslut. Det är få tillfällen då AU förslag till beslut ändras. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 6
Tjänstem./Förtroendev. Övergripande styr och kontr Kunskap om lagar och regle Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Jag har tillräckligt god kännedom om Jag kan vid de tillfälle jag är osäker alltid de lagar och regler som styr den få info vad som gäller, oftast av min verksamhet jag arbetar inom: närmsta chef. Jag ser inte detta som något problem. Är ny som ec och har inte allt klart för mig Tydlighet i ro Tjänstem än Jag "involveras" tillräckligt i frågor/processer/aktiviteter där jag anser att jag ska vara delaktig: Finns många som har synpunkter på enhetens uppdrag och uppfyllelsegrad. Ofta fattas beslut utan information. Du får i efterhand ta konsekvensen med din personal Vi har en tydlig och väl fungerande ansvars- och arbetsfördelning inom vår förvaltning/kommun Behovet av administrativt stöd till chefer ser mycket olika ut. Jag för min del lägger mycket tid på administrativa arbetsuppgifter för att verksamheten ska fungera, den tiden skulle jag hellre vilja använda till att coacha min personal så vi når verksamhetsmålen än bättre. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 7
Tjänstem./Förtroendev. Övergripande styr och kontrollmiljö Tydlighet i roller och ansvar Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Vi har en tydlig och väl fungerande Ibland vågar inte den chef som har ansvars- och arbetsfördelning inom vår mandatet att ta det pga förvaltningschef förvaltning/kommun Kan ibland tycka att det behöver bli ett ännu tydligare kund/brukarfokus så diskussionen om vilken organisation som ska vara ansvarig inte ens ska behöva komma upp till diskussion Nya befattningar är svårare då arbetsrollen inte tydligt satta sig ännu - det kommer efter ett par månader Vi har längre till beslut, Allt fler beslut flyttas till förvaltningsnivå Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 8
Tjänstem./Förtroendev. Övergripande styr och kontr Värdegrunder och etiska vä Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Värdegrunder (etiska värderingar, Detta är vi i det stora hela duktiga på, alla "uppförandekoder","intressekonflikter", vet sedan har kanske inte alla förmågan odyl) kommuniceras på ett tillräckligt bra sätt inom kommunen och inom den att klara ett bra bemötande. verksamhet jag arbetar inom: Något varje enhet kontinuerligt måste arbeta med. återigen svarar jag att det viktigaste måste vara att efterlevnaden av våra dokument sker på alla nivåer i kommunen. Ett gott bemötande måste gälla alla, helt enkelt "vett och etikett". Rapportering och uppföljnin Den uppföljning vi gör för att se hur vi når vår/min verksamhets mål är tillräckligt bra. skulle kunna utvecklas. Tiden begränsar. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 9
Tjänstem./Förtroendev. Övergripande styr och kontrollmiljö Rapportering och uppföljning Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Den uppföljning vi gör för att se hur vi Uppföljning är ju alltid lite svårt och ibland når vår/min verksamhets mål är eftersatt men i det stora hela fungerar det tillräckligt bra. bra. Den uppföljning vi gör kring ekonomi (budget) är tillräckligt bra Det går att göra mer men den är tillräcklig. Som sagt relativt ny. Uppföljningen kan för min del bli tydligare. Kompetensförsörjning I vår verksamhet klarar vi den dagliga "kompetensförsörjningen" på ett bra sätt.: Blir allt svårare. Det förekommer medarbetare som är tillfälliga och som inte har erforderlig utbildning. De får internutbildning/introduktion givetvis. Men dessa har inte "full" kompetens givetvis. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 10
Tjänstem./Förtroendev. Övergripande styr och kontr Kompetensförsörjning Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR I vår verksamhet klarar vi den dagliga Inom vissa yrken är det tidvis brist på rätt "kompetensförsörjningen" på ett bra kompetens. sätt.: Tyvärr så har vi ont om vikerier. I det nya heltidsprojektet tror man att alla kan arbeta överallt vilket är en omöjlighet. Olika arbetsplatser kräver olika kompetens. När man inte får möjlighet att lära sig nya arbeten utan slängs in tappar man kompetens och krav. Detta påverkar ordinarie personal samt inte minst vårdtagare Vi har kompetent personal men inte tillräckligt med personal. VoO - behöver utbildad personal och det finns inte i den omfattningen som behövs alla gånger Risker och förbättringsarbet Analyser och hantering av r Inom den verksamhet jag arbetar inom Finns en hel del lagar som styr arbetet arbetar vi systematiskt/ genomtänkt och HSL, SoL, LSS, LAS, ATL mm. rutiner och metodiskt med att identifiera olika verksamhetssystem är stöd för att bevaka risker och hur dessa ska detta reduceras/hanteras Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 11
Tjänstem./Förtroendev. Risker och förbättringsarbet Analyser och hantering av r Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Inom den verksamhet jag arbetar inom I samband med avvikelser i verksamheten arbetar vi systematiskt/ genomtänkt och görs risk- och händelseanalyser för att metodiskt med att identifiera olika risker och hur dessa ska förhindra att händelsen upprepas. reduceras/hanteras Kan alltid bli bättre Jag är på ett tillräckligt sätt delaktig i det årliga arbetet som sker avseende nämndens/styrelsens interna kontrollplan Delaktigheten finns längre upp i organisationen Ingen del som jag vet att jag deltagit i eller hört om. IT-relaterade risker Frågor relaterade till IT ingår på ett tillräckligt sätt när vi analyserar och värderar risker inom den verksamhet jag arbetar i Det är nog vanligt att man förväntar sig att IT-delen bara ska fungera och hänga med. Detta bör vi nog tänka på samtidigt som en del uppgraderingar av våra ITprogram förändrar och påverkar vår vardag där ibland information kan saknas ut till användarna. Kvalitetsarbetet Inom den verksamhet jag arbetar bedriver vi ett systematiskt/genomtänkt kvalitetsarbete som syftar till att förbättra vår verksamhet uifrån olika intressenters krav Ofta vill man lösa förvaltningens problem. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 12
Tjänstem./Förtroendev. Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Inom min verksamhet fångar vi upp och Det är vi duktiga på tar om hand om externa och interna intressenters förbättringsförslag/synpunkter/klagomål /etc på ett bra sätt Risker och förbättringsarbet Kvalitetsarbetet Vi får in för få synpunkter vilket beror på brister hos medarbetare att fånga upp synpunkter samt att IT-stödet där inrapportering ska ske upplevs omständligt. Risker i omvärlden Vi analyserar på ett tillräckligt bra sätt hur förändringar i omvärlden kan påverka den verksamhet jag arbetar inom Tror vi kan bli bättre här bara med tanke på höstens händelser med flyktingström som påverkar samtliga delar i kommuns arbete. Vi gör det för sällan och på ett ytligt plan Kontroll aktiviteter Kontrollaktivit eter ekonomi Jag har tillräcklig kunskap om vad Brist på tid och stort ansvarsområde gör jag ska göra för att det kan brista i att allt görs på rätt sätt. kontroller/avstämningar i samband med att jag attesterar och/eller följer upp olika underlag inför eller efter att utbetalningar gjorts. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 13
Tjänstem./Förtroendev. Kontroll aktiviteter Kontrollaktiviteter ekonomi Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Jag har tillräcklig kunskap om vad Vet vart jag kan vända mig om jag skulle jag ska göra för vara osäker. kontroller/avstämningar i samband med att jag attesterar och/eller följer upp olika underlag inför eller efter att utbetalningar gjorts. Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, budgetuppföljning och prognos Har tidigare arbetat som EC så detta har jag koll på även om jag inte arbetar med det nu Något man fått lära sig mycket själv. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 14
Tjänstem./Förtroendev. Kontroll aktiviteter Kontrollaktiviteter ekonomi Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, budgetuppföljning och prognos Som sagt relativt ny och lär mig allteftersom vad som gäller i denna organisation. Förebygga o upptäcka I min verksamhet arbetar vi på ett sätt som gör att vi förebygger fel, upptäcker fel och oönskade händelser Finns en hel del rutiner inom vår verksamhet, ingenting kan vara helt felfritt när människor är iblandade. Kan alltid bli bättre Information och kommunika Kommunikation Extern och intern information Jag har har en öppen och konstruktiv dialog med min chef kring den ekonomiska såväl som den verksamhetsmässiga utvecklingen under året. De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är lättförståeliga, korrekta och aktuella Beror även på hur chefen tar till sig info, synpunkter osv Inom vissa system är administrationen av grunduppgifterna inom systemet inte tillräckligt ordnad. Detta leder till att det inte är överensstämmelse mellan olika system, trots att de borde vara det. Man kan således se en sak i ett system och något annat i system nr 2. Detta undergräver i viss mån trovärdigheten och systemens förmåga. Grunden är dock Snabba förändringar sker utan att vi fått information el utb. För många system man ständigt ska lära sig samt förändringar. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 15
Tjänstem./Förtroendev. Information och kommunika Extern och intern information Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är lättförståeliga, korrekta och aktuella Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den verksamhetsmässiga utvecklingen så att jag kan styra min verksamhet i förhållande till ställda krav och mål Svårt ibland att hitta dokument på intranät, sökfunktionen hittar inte alltid så rätt. Saker ändras och upplevs ju otydligt till en början. men rutiner saknas inte!! Framkommer givetvis på arbetsplatsträffar. Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den ekonomiska utvecklingen så att jag kan styra och följa upp min ekonomi på ett bra sätt Jag kan ibland uppleva att förändringar o direktiv som kommer uppifrån tas för givet att vi får till. Tänker specifikt på tex dokumentation/genomförandeplansföränd ringar som jag upplevt att jag inte fått tydligt till mig vad som gäller. Arbetet med detta upplever jag har skett på ett otydligt sätt. Har ofta fått till mig förändringar sporadiskt/i förbifarten genom kollegor. Gäller att kunna alla system för att klara av det. Risk för fel pga detta. Har ingen egen ekonomi - ingen egen budget Tillgång finns, tid att lära sig finns det mindre av tyvärr. Har i stort grepp om utvecklingen. Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 16
Tjänstem./Förtroendev. Information och kommunika Extern och intern information Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Våra olika externa och interna intressenter får information på ett bra sätt och i tillräcklig omfattning En del "kunder" upplever en viss otillgänglighet. Finns ibland en förväntan som vi inte kan uppnå och behöver kunna kommunicera och förklara att det är så. Information är alltid svårt och man når aldrig alla. Vi försöker, men det är en svår uppgift, om möjlig. Uppföljning Uppföljning av rutiner Inom min verksamhet sker det en regelbunden uppföljning/utvärdering så att rutiner fungerar på ett bra sätt Tiden begränsar och ibland kunskap om vad som ska följas. För mycket av allt detta. är relativt ny på arbetsplatsen Uppföljning av kvalitetsarbetet Förtroendevald Nämnden följer i tillräcklig utsträckning upp förvaltningens kvalitetsarbete Området Funktionshinderområdet kan förbättras i detta avseende Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 17
Tjänstem./Förtroendev. Kommentarer NIVÅ1 NIVÅ2 T/F FRÅGA SVAR Jag har tillräcklig kunskap hur vi ligger Får viss information via närverksträffar till avseende ekonomi och verksamhet (kvalitet, arbetssätt) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner Uppföljning Jämförelser med andra Skulle kunna utveckla omvärldsbevakningen. Tex är statistik inte alltid rätt att jämföra när det inte är helt tydliga riktlinjer hur man ska mäta, eller räkna. Då ger inte statistiken en sann bild av det man mäter när alla gör olika i datainsamlingen. Tyvärr finns det få möjligheter att gå utanför sin egen sektor. Vi ser sällan utanför vår egen organisation Övrigt Övriga kom Övriga synpunkter och förslag Det går fort att förändra men det tar lång tid att återställa Lidköping är en mycket trevlig kommun att arbeta i! :) Intern styrning och kontroll Självskattning december 2015 Sida 18