Ekonomifunktioner i förändring hänger du med? Hfr höstkonferens 2018-11-15 The better the question. The better the answer. The better the world works.
Välkomna! 01 Vilka är vi? 02 EY och offentlig sektor 03 Introduktion till studien 04 I studien identifierades fyra fokusområden för ekonomifunktionen 05 Vägen framåt Page 2
Vilka är vi? Dan Engelbrektson Michael Jonsson Senior Manager EY Advisory Services Finance & Performance management Manager EY Advisory Services Finance & Performance Management Specialiserad inom ekonomiarbete, finansiell analys och organisationsutveckling Har över 10 års erfarenhet från ekonomiarbete både ifrån privat sektor och från offentligt sektor Exempel på projekt; Dan har bl a drivit projekt inom att utveckla komplett strategi för ekonomiavdelningar, har drivit projekt inom sofistikerad finansiell analys (både inom offentlig och privat sektor) samt med systemimplementering Har ett särskilt fokus på Analytics. Specialiserad inom offentlig sektor och frågor kopplade till ekonomifunktionen och ekonomistyrning Har över 7 års erfarenhet i arbetet som konsult mot offentlig sektor Har exempelvis drivit projekt inom performance management, ABCkalkylering, processutveckling och investeringshantering kopplat till investerings- och inköpsprocesser Email: michael.jonsson@se.ey.com Page 3 Email: dan.engelbrektson@se.ey.com
Agenda 01 Vilka är vi? 02 EY och offentlig sektor 03 Introduktion till studien 04 I studien identifierades fyra fokusområden för ekonomifunktionen 05 Vägen framåt Page 4
EY och offentlig sektor EY har lång erfarenhet av ekonomikonsulttjänster inom offentlig sektor och myndighetsvärlden Vi har som syfte att innovera, utveckla och att förbättra grundläggande tjänster inom offentlig sektor samt att förbättra medborgarens upplevelse av offentliga tjänster Vi har arbetat tillsammans med ett flertal organisationer inom offentlig sektor i Sverige, exempelvis: Några av våra strategiska allianser inom offentlig sektor med potentiella områden för samarbete Page 5
Agenda 01 Vilka är vi? 02 EY och offentlig sektor 03 Introduktion till studien 04 I studien identifierades fyra fokusområden för ekonomifunktionen 05 Vägen framåt Page 6
Inledning Ekonomifunktioner i statliga myndigheter genomgår en förändringsresa hänger du med? När omvärlden förändras skapas nya utmaningar i offentliga verksamheter Omvärldens förändringar gör det möjligt att utmana traditionella arbetssätt EY:s studie undersökte dels vilka utmaningar som ekonomifunktionerna ställs inför, dels vilka steg de har tagit för att förändras i takt med omvärlden Studien inspirerades av EY:s globala studie Do you define your CFO role or does it define you? 17 oktober ledande befattningshavare inom ekonomifunktionen på 15 statliga myndigheter intervjuades mellan juni och 2017 Antal anställda i myndigheten Antal anställda i ekonomifunktionen 4teman identifierades utifrån trender i myndigheters förändringsarbete <500 500-3500 >3500 <10 10-49 50-99 >100 Page 7
Agenda 01 Vilka är vi? 02 EY och offentlig sektor 03 Introduktion till studien 04 I studien identifierades fyra fokusområden för ekonomifunktionen 05 Vägen framåt Page 8
Studien strukturerades efter fyra teman 1 Strategiska prioriteringar 2 Digitalisering 3 Kompetens 4 Samarbete mellan ekonomifunktionen och verksamheten Page 9
Strategiska prioriteringar Genomförd förändringsresa möjliggör strategiskt fokus 1 2 3 4 Det operativa äter strategiska frågor till frukost. Ekonomifunktionen har gått från att vara en reaktiv, rapporterande funktion till att bli en analytisk, mer strategisk, kommunikativ organisation och därmed en proaktiv organisation som tas in tidigt och får vara med i vad som händer inom myndigheten. Fokus på operationella utmaningar Tekniska transformationer och effektiviseringar Förutsättningar har skapats för att arbeta mer med strategiska frågeställningar Tillräckligt fokus på strategiska prioriteringar är nyckeln att framgångsrikt kunna hantera utmaningar Ökad digitalisering och automatisering är en nyckelfråga framåt för många myndigheter Page 10
Digitalisering Digital transformation är nödvändig för att ekonomifunktionen ska vara resurseffektiv och skapa värde för sin organisation 1 2 3 4 Majoriteten av de intervjuade ekonomicheferna beskriver Digitalisering och automatisering Som de viktigaste strategiska prioriteringarna för ekonomifunktionen framöver Nu Påbörjad digitalisering, stark utveckling väntas framöver Vi har kommit en liten bit på väg, men det kommer att bli en drastisk utveckling framöver. Digitalisering identifieras som nyckeln till att öka effektivitet och frigöra resurser för mer värdeskapande aktiviteter Endast ett fåtal intervjupersoner genomför initiativ inom RPA, Blockchain eller Data & Analytics Fokus ligger på att digitalisera flöden, vilket lägger grunden för myndigheters fortsatta digitalisering Störst potential ser ekonomicheferna inom automatisering och dataanalys Digitalisering och automatisering kommer att förändra ekonomifunktionens utformning, nya krav ställs på arbetssätt och kompetens Inom ekonomifunktionen finns många repetitiva och administrativa uppgifter som enkelt kan automatiseras Page 11
Digitalisering RPA, Data & Analytics och Blockchain är kritisk digital kunskap för framtiden 1 2 3 4 RPA Automatisering av ekonomi- och administrativa processer Virtuell arbetsstyrka som styrs av verksamheten Frigör tid för anställda som i dag arbetar med repetitiva, administrativa processer Databasen kan verifieras av deltagarna, men ingen enskild deltagare kan ändra innehållet utan att detta upptäcks Kan fundamentalt förändra ekonomifunktionens roll vad gäller exempelvis finansiell rapportering Blockchain Data & Analytics Ekonomifunktionerna behöver tillgång till mer detaljerad, korrekt och aktuell data samt förmågan att förstå den Granska stora partier rådata för att hitta mönster och dra slutsatser genom en algoritmisk eller mekanisk process Kan förkorta tiden för rapportering och för att i realtid registrera transaktioner där flera parter är inblandade Bättre beslutsunderlag och utveckling av rollen som värdefull samarbetspartner till verksamheten Page 12
Kompetens IT-kompetens ses som en framgångsfaktor för framtidens ekonomifunktion 1 2 3 4 Vi måste helt enkelt ha egen personal med IT-relaterade kompetenser, det går inte att mörka längre Med redovisning och controlling som grund måste personalen vässa sin kompetens Strategiskt fokus Redovisning PAS Controlling ITkompetens Förändringsbenägenhet Analysförmåga Helhetssyn Digitalisering och automatisering förändrar spelplanen 01 02 03 Ekonomichefens kompetens måste breddas Chefskap är att kunna leda ett arbete du faktiskt förstår Vår myndighet kommer i allt större utsträckning behöva rekrytera personal till ekonomifunktionen med IT-relaterade kompetenser och erfarenheter Instämmer Neutral Instämmer inte 2 3 12 Ökat fokus på helhetstänk 12 av 17 intervjuade personer anser att grundkunskaperna inom redovisning och controlling är hygienfaktorer hos ekonomichefen som måste finnas kvar Page 13
Samarbete Ökat samarbete mellan ekonomifunktion och verksamhet är nyckeln till ett större organisatoriskt helhetstänk 1 2 3 4 Samarbete Att etablera ett bra samarbete mellan ekonomifunktion och verksamhet är viktigt för att kunna bistå med nytta och värde till myndigheten som helhet Dialog Flera ekonomichefer upplever att det behövs en tydligare och mer kontinuerlig dialog mellan ekonomifunktionen och verksamheten Inkludering Många menar att det är svårare att inkludera verksamheten i utvecklingen av ekonomistyrningen när ekonomiavdelningen är centraliserad Det gäller att göra det enkelt, att kunna prata på ett sätt som alla förstår Page 14
Agenda 01 Vilka är vi? 02 EY och offentlig sektor 03 Introduktion till studien 04 I studien identifierades fyra fokusområden för ekonomifunktionen 05 Vägen framåt Page 15
Vägen framåt Processer bör vara agila, av hög kvalitet och automatiseras 1. Ökad digitalisering och automatisering Resultat från global studie Vägen framåt innehåller både möjligheter och utmaningar. Genom att ta del av varandras erfarenhet och kunskap skapas en bra grund för att framgångrikt möta framtiden. 2. Rätt kompetens Ett partnerskap mellan ekonomifunktionen och den övriga verksamheten är mycket viktigt 3. Ökat verksamhetssamarbete Det krävs ökad kunskap om tekniska initiativ och Data & Analytics samt en bredd i rekryteringen Page 16
Vägen framåt EY:s syn på framtidens agila ekonomifunktion Den agila ekonomifunktionen är Mottaglig för förändringar i samhället, verksamhetsbehov och regelverkskrav Insiktsfull Tillhandahåller och kommunicerar korrekt, aktuell och handlingsbar information till interna och externa intressenter Effektiv levererar kvalitetsservice till en konkurrenskraftig kostnad, samt är flexibel för efterfrågan Faktorer och teknologier som möjliggör framtidens agila ekonomifunktion Kompetenser, organisationsdesign och operativ modell Digitala processer, cybersäkerhet och analys av affärsprocesser Nästa generation resursplaneringssystem (ERPs) Internet of Things (IoT) Intelligent automatisering Cloud och software-as-aservice (SaaS) Blockchain och distributed ledger Data & Analytics Ekonomifunktionen blir en allt viktigare partner till verksamheten Page 17
Vägen framåt EY:s syn på framtidens agila ekonomifunktion Dagens ekonomifunktion Morgondagens ekonomifunktion CFO Business partner Breddad ekonomiledning Strategisk business partner Centers of Excellence Centers of Expertise Ekonomifabrik: Shared service centers och outsourcing Smart ekonomifabrik (GBS) Page 18
Kontaktinformation för vidare frågor och diskussion Har ni fler frågor angående studien eller utvecklingen av er ekonomifunktion får ni gärna höra av er till oss. Michael Jonsson Manager EY Advisory Services Finance & Performance Management michael.jonsson@se.ey.com Mob: 073 042 21 26 Dan Engelbrektson Senior Manager EY Advisory Services Finance & Performance management dan.engelbrektson@se.ey.com Mob: 073 230 36 02 Page 19
Tack!