Formulärhanteraren Bruksanvisning

Formulärhanteraren Bruksanvisning Handitek Ågatan 1, 795 31 Rättvik Tel 0248-798980 Fax 0248-798983 www.handitek.se Rev E 2005-12-19

Innehållsförteckning Introduktion... 4 Inledning... 4 Datorkrav... 4 Installation... 4 Registrera programmet när demoversion finns installerad...5 Avinstallation... 6 Sekretess... 6 PC-program till Handi... 6 Handi-funktionen Formulär... 6 Handi-funktionen Formulärsvar... 8 Att arbeta med Formulär... 9 Inledning... 9 Exempel på användning av Formulär... 9 Formulär för tidiga tecken på återfall...9 Formulär för loggning av en parameter...10 Formulär för påverkan av beteendemönster...11 Formulär utan frågor...12 Kom igång med Formulärhanteraren... 13 1. Starta Formulärhanteraren...13 2. Logga in användaren...13 3. Skapa formuläret Mina tidiga varningstecken...13 4. Skriv in frågor...14 5. Skapa handlingsplanerna A och B...14 6. Koppla handlingsplanerna till formuläret...14 7. Ladda Handi med formulär...16 8. Ta fram funktionen Formulär i Handi...16 9. Fyll i formuläret i Handi...16 10. Hämta formulärsvaren till Formulärhanteraren...16 11. Sammanställ formulärsvaren...17 Inloggning i Formulärhanteraren... 18 Administrera Formulärhanteraren... 19 Definiera användare... 19 Ny användare...19 Ändra användare...20 Ta bort användare...20 Importera användare från zip-fil...20 Exportera användare till zip-fil...21 Öppna användare... 22 Definiera administratörslösenord... 22 Vyn Formulär... 24 Nytt formulär... 24 Ändra formulär... 25 Kopiera formulär... 25 Ta bort formulär... 26 Skriv ut formulär... 26 Koppla handlingsplan... 27 Lägg till koppling...28 Ändra villkor för koppling...28 Ta bort koppling...28 Ladda Handi med formulär... 28 Ladda nytt formulär...28 Ladda formulär som redan finns i Handi...29

Ny fråga... 30 Svarsalternativ Ja/Nej...31 Svarsalternativ 0/1/2/3/4/5...32 Svarsalternativ Skala 0-10...32 Inget svarsalternativ...33 Ändra fråga... 33 Ta bort fråga... 33 Flytta fråga uppåt/nedåt... 33 Förhandsgranska formulär... 33 Vyn Formulärsvar... 35 Hämta formulärsvar från Handi... 35 Välj period... 36 Sammanställning Ja/Nej-frågor... 37 Sammanställning per fråga... 38 Skriv ut formulärsvar (rådata)... 38 Ta bort formulärsvar... 39 Vyn Handlingsplan... 40 Ny handlingsplan... 40 Ändra handlingsplan... 41 Ta bort handlingsplan... 41 Kopiera handlingsplan... 41 Skriv ut handlingsplan... 41 Förhandsgranska handlingsplan... 43

Introduktion Inledning Formulärhanteraren är ett tillbehör till handdatorn Handi. Formulärhanteraren används för att skapa frågeformulär till Handi-funktionen Formulär. Frågeformulären överförs till Handi och besvaras där. Funktionen Formulär i Handi utvecklades i första hand för att användare med psykossjukdom skulle kunna lära sig att ha kontroll på sina tidiga tecken på återfall utifrån ESL-metodiken (ESL= Ett Självständigt Liv). ESL är Robert Libermans psykopedagogiska utbildningsmaterial vars mål är att lära sig leva mer självständigt, minska återfall, lära sig kommunicera med andra och få kunskaper för att kunna styra sin egen behandling. En grundläggande del är att lära sig ha kontroll på sina tidiga tecken på återfall. Under utvecklingen av Formulär blev det dock uppenbart att funktionen kan användas betydligt mer generellt. Hur man kan arbeta med Formulär beskrivs i kapitlet Att arbeta med Formulär på sid 9. I Formulärhanteraren kan man arbeta med flera personers Handi. Man lägger upp en s k användare till varje Handi. I denna användare skapar man formulär, handlingsplaner och instruktioner, som sedan överförs till Handi. Detta innebär alltså att man kan arbeta med en användare utan att Handi finns på plats. Varje användares formulärdata kan lösenordskyddas. Det är bara användaren själv och personal som är inloggade som administratör med ett speciellt administratörslösenord som har tillgång till formulärdata. Formulärhanteraren behöver programmet ActiveSync för att hantera kommunikationen mellan Formulärhanteraren och Handi. ActiveSync installeras samtidigt som Formulärhanteraren. Datorkrav Formulärhanteraren kan köras på PC med Windows 98SE/ME/2000/XP. Datorn måste ha en USB-kontakt. Installation Installations-CDn innehåller programmen Handiladdaren, Formulärhanteraren och ActiveSync. Active Sync installeras endast om det inte redan är installerat. (ActiveSync hanterar kommunikationen mellan Handi-programmen och Handi).

Om du har köpt minst ett av programmen medföljer en installationsdiskett eller en kodnyckel. (Kodnyckeln sitter på CD-fodralets baksida.) Om du har fått en demo-cd medföljer ingen installationsdiskett eller kodnyckel. Programmen kan då installeras och köras utan begränsningar 20 ggr. Installationsdisketten/kodnyckeln innehåller licens för det/de program du har köpt. Men även om du bara har licens för ett av programmen kan du ändå installera en demoversion av det andra programmet. Gör så här för att installera: 1. Handi ska inte vara ansluten till datorn vid installationen. 2. Sätt i installations-cdn i CD-ROM-enheten. Installationsprogrammet startar automatiskt. [Om installationsprogrammet inte visas: Gå till Start-menyn, Välj Kör och skriv d:\install.exe (byt ut d om din CD-ROM-enhet har en annan beteckning). Klicka på OK.] 3. Välj vad som ska installeras (Handiladdaren/Formulärhanteraren/Bruksanvisning). 4. Välj hur installationen ska ske (standard/manuell). Om du väljer manuell installation får du själv ange i vilka mappar programmen ska installeras. 5. Installationen genomförs. Följ instruktionerna på skärmen. 6. Slutligen ska programmen registreras. Först kontrolleras om programmen finns installerade sedan tidigare. Välj sedan om registreringen ska ske med installationsdiskett eller kodnyckel, eller om demoversion ska installeras. Följ anvisningarna i installationsprogrammet. 7. Om inte Active Sync finns installerat på datorn startar dess installationen nu automatiskt. Följ instruktionerna på skärmen. 8. Eventuellt avslutas installationen med en uppmaning att starta om datorn. Ta då ut CD och ev diskett och genomför en omstart för att installationen ska bli komplett. 9. Starta och sätt Handi i bordstället. Anslut USB-kontakten till datorn. Nere till höger på skärmen ges då information om att ny maskinvara hittats. När man får informationen om att den nya maskinvaran är klar för användning är installationen färdig. Att Handi är ansluten indikeras av att den runda Active Sync symbolen är grön. För man muspekaren över symbolen står det Ansluten. Tar man ut Handi ur stället blir symbolen grå. Registrera programmet när demoversion finns installerad Om du har provat en demoversion av Handiladdaren och/eller Formulärhanterarern och sedan vill fortsätta att använda programmet ska du göra så här: 1. Kontakta Gewa för att beställa programmet. Då får du också en installationsdiskett (eller kodnyckel). 2. Gå till Start-menyn. Välj Program, Handi-programmen och sedan Registrera. 3. Följ anvisningarna för att registrera önskat program.

Avinstallation Handi-programmen och ActiveSync avinstalleras via Kontrollpanelen Lägg till eller ta bort program. 1. Markera Handi-programmen i listan och klicka sedan på knappen Ändra/ta bort. Handi-programmens avinstallationsprogram startar. Klicka på OK för att avinstallera Handi-programmen. 2. Markera Microsoft ActiveSync i listan och klicka på knappen Ta bort. ActiveSync s avinstallationsprogram startar. Klicka på Ja för att avinstallera ActiveSync. Sekretess Det är inte möjligt för obehöriga att se användarnas formulärdata. Varje användares data sparas i en lösenordsskyddad zip-fil på hårddisken. Denna zip-fil packas upp när man loggar in i Formulärhanteraren (se kapitel Inloggning i Formulärhanteraren på sid 18), och packas sedan ihop när man avslutar programmet. Man kan inte heller packa upp zip-filen från Utforskaren utan att först ha angivit ett lösenord. PC-program till Handi För närvarande finns det två PC-program till Handi Formulärhanteraren och Handiladdaren. Formulärhanteraren och Handiladdaren installeras i samma mapp. Användare är gemensamma för Formulärhanteraren och Handiladdaren. Om man har definierat en användare i Formulärhanteraren visas den även i Handiladdaren och vice versa. Om man tar bort en användare i Formulärhanteraren eller Handiladdaren tas den bort i båda programmen, vilket medför att även de data som gäller det andra programmet raderas. Handi-funktionen Formulär Med funktionen Formulär i Handi kan man besvara frågeformulär som skapats i Formulärhanteraren. Frågeformulären kan vara kopplade till handlingsplaner och därmed utgöra anpassat beslutsstöd. Hur man arbetar med Formulär beskrivs i kapitlet Att arbeta med Formulär på sid 9. OBS! För att Formulär ska visas i Handi måste funktionen väljas i Inställningar Handimenyn i Handi.

När man trycker på ikonen Formulär i Handimenyn visas först en vy med de formulär som har lagts in via Formulärhanteraren. Om det inte finns några formulär är listan tom. Om det finns fler än 5 formulär visas Bläddra-knapparna. När man trycker på ett formulär blir det gråmarkerat. Namnet på formuläret kan då läsas upp genom att trycka på Talstödknappen. (Förutsatt att inställningen Talstöd i menyer är gjord.) När man trycker på grön höger-pil öppnas formuläret. Formulärvyn Handlingsplan-vyn Längst upp i formulärvyn visas formulärets namn och ev symbol. Frågorna visas enligt vyn till vänster. Man svarar genom att trycka på önskat svar. Svaret markeras då som i vyn till höger. Frågorna kan, förutom Ja/Nej, ha svarsalternativen 0/1/2/3/4/5, Skala 0-10 samt Inget svarsalternativ. Svarsalternativen beskrivs i kapitlet Ny fråga på sid 30. Man stegar framåt och bakåt i formuläret med Bläddra-pilarna. När alla frågor besvarats och man trycker på OK kommer man tillbaka till Formulärmenyn eller till en handlingsplan (se nedan). En eller flera handlingsplaner kan kopplas till formuläret. Handlingsplanerna aktiveras beroende på hur frågorna besvarats. (Hur man kopplar handlingsplaner beskrivs i kapitlet Koppla handlingsplan på sid 27.)

Handi-funktionen Formulärsvar Med funktionen Formulärsvar i Handi kan man i efterhand titta på de svar som angivits i Formulär. Formulärsvaren finns kvar i Handi tills de har överförts till Formulärhanteraren. OBS! För att Formulärsvar ska visas i Handi måste funktionen väljas i Inställningar Handimenyn i Handi. När man trycker på ikonen Formulärsvar i Handimenyn visas först en vy med de formulär som det finns svar till. Om det inte finns några formulärsvar är listan tom. Om det finns fler än 5 formulär med svar visas Bläddra-knapparna. När man trycker på ett formulär blir det gråmarkerat. Namnet på formuläret kan då läsas upp genom att trycka på Talstöd-knappen. (Förutsatt att inställningen Talstöd i menyer är gjord.) När man trycker på grön höger-pil visas formulärsvaren för det valda formuläret. I denna vy visas en lista med formulärsvar för det valda formuläret. Formulärsvaren identifieras med den tidpunkt då svaren fylldes i. Överst visas det senast ifyllda formulärsvaret. När man trycker på ett formulärsvar blir det gråmarkerat. Svarstidpunkten kan då läsas upp genom att trycka på Talstöd-knappen. (Förutsatt att inställningen Talstöd i menyer är gjord.) När man trycker på grön höger-pil öppnas formuläret med svaren markerade. Bakgrundsfärgen är grå för att tydligt visa att detta är formulärsvar som inte kan ändras. När man trycker på röd eller grön högerpil kommer man tillbaka till föregående vy (lista med formulärsvar för det valda formuläret).

Att arbeta med Formulär Inledning Funktionen Formulär utvecklades i första hand för att ge personer med psykossjukdom ett hjälpmedel för att kontrollera sina tidiga tecken på försämring/återfall. Formulär bygger på ESL-metodiken (Ett Självständigt Liv). Denna metodik är väl utbredd, och många har utifrån ESL lärt sig strategier för att handskas med sin sjukdom. (För mer info om ESL se http://home.swipnet.se/skills/) Fokus ligger på att ge användaren behövlig kunskap, färdighet och insikt för att ta ansvar för beslut som rör den egna hälsan. Arbetssättet har ett psykopedagogiskt perspektiv som betonar ett kontinuerligt hälsoarbete utgående från individen. Under utvecklings och utprovningsarbetet visade det sig att Formulär var användbar i flera andra sammanhang än tidiga tecken på återfall. Det gäller att vara kreativ och uppfinningsrik tillsammans med användaren för att fånga in det som kan bli till stöd och hjälp. Våga prova, justera det som kan göras bättre och följ upp användningen av formulären. Nedan beskrivs några exempel på hur Formulär kan användas. Exempel på användning av Formulär Formulär för tidiga tecken på återfall Användaren skapar ett formulär i Formulärhanteraren, oftast tillsammans med sin terapeut. Där skriver man in frågor gällande patientens tidiga tecken på psykos, t ex Jag drar mig undan?, Jag hör röster? osv. Frågorna bör ha ja/nej-svar och bör viktas åt samma håll, lämpligen så att svaret Ja alltid betyder bekräftelse av ett tidigt tecken. (Annars blir inte sammanställningen av formulärsvaren meningsfull.) Hur man skapar ett formulär av typen Mina tidiga varningstecken beskrivs i kapitlet Kom igång med Formulärhanteraren på sid 13. Formuläret laddas över till Handi. Användaren fyller i sitt formulär via funktionen Formulär i Handi, och får därmed en genomgång av tidiga tecken. Formuläret kan fyllas i på vissa bestämda tidpunkter eller spontant när man själv vill, obegränsat antal gånger.

För att ge patienten en återkoppling är allt OK eller håller jag på att bli sjuk? är det lämpligt att en eller flera handlingsplaner kopplas till formuläret. Om man bara har svarat ja på någon enstaka fråga kan en mildare handlingsplan visas, enligt Handlingsplan A. Om man har svarat ja på många frågor eller på någon kritisk fråga är symtomen allvarliga och man behöver en handlingsplan enligt Handlingsplan B. När formläret har blivit besvarat lämpligt antal gånger kan formulärsvaren hämtas från Handi till Formulärhanteraren. Via Sammanställning Ja/Nej-frågor presenteras formulärsvaren på ett grafiskt överskådligt sätt. Detta ger ett utmärkt diskussionsunderlag i mötet mellan patient och terapeut. Formulär för loggning av en parameter Ibland önskar man att kunna dokumentera en viss parameter, t ex hur man har sovit. I exemplet till höger besvaras frågan Hur sov jag i natt? varje morgon. Svaret graderas i Skala 0-10. Genom att fylla i formuläret varje morgon dokumenteras svaret när man faktiskt kommer ihåg det. Det är ju väldigt svårt att svara på frågan Hur sov du måndag natt för en vecka sedan?. Formulärsvaren kan sedan användas på olika sätt. Dels kan användaren, via funktionen Formulärsvar, själv titta på hur sömnen har varit den senaste tiden. Det är inte alltid säkert att känslan jag har sovit så dåligt den senaste tiden stämmer.

Formulärsvaren kan även överföras till Formulärhanteraren för att, via Sammanställning per fråga, få en grafisk presentation enligt bilden till höger. Grafen ger en översiktlig bild av sömnkvalitén under en viss tidsperiod och kan jämföras med sömnkvalitén en annan period, t ex motsvarande period förra året. Sömnkvalitén kan också var ett bra beslutsunderlag för läkare/terapeut när det gäller medicineringen. Formulär för påverkan av beteendemönster Formulär kan användas för att påverkan av beteendemönster. Genom att t ex svara på frågor som Har jag tagit en promenad idag?, Har jag ätit frukost idag? blir man påmind, och kanske även motiverad, att göra saker som har positiv effekt för hälsan. Se exempel nedan.

Formulär utan frågor Formulär kan användas för att ge kompletterande stöd, t ex information, instruktioner och olika sorts övningar. I dessa formulär är frågorna av typen Inget svarsalternativ. I exemplen nedan visas en avslappningsövning och ett stöd för positivt tänkande.

Kom igång med Formulärhanteraren I detta kapitel får du gå igenom hela processen från att logga in i Formulärhanteraren till att slutligen sammanställa användarens formulärsvar. Följande moment ingår: 1. Starta Formulärhanteraren. 2. Logga in användaren 3. Skapa formuläret Mina tidiga varningstecken 4. Skriva in frågor 5. Skapa handlingsplanerna A och B 6. Koppla handlingsplanerna till formuläret 7. Överföra formuläret till Handi 8. Ta fram funktionen Formulär i Handi 9. Fylla i formuläret i Handi 10. Hämta formulärsvaren till Formulärhanteraren 11. Sammanställa formulärsvaren 1. Starta Formulärhanteraren Starta Formulärhanteraren via genvägen på skrivbordet. 2. Logga in användaren Om det finns användare i listan: Markera önskad användare och klicka på OK. Om det inte finns användare i listan: Klicka på OK. Dialogrutan Ny användare öppnas. Skriv in namn på användaren och klicka på OK. 3. Skapa formuläret Mina tidiga varningstecken Klicka på i verktygsraden. Dialogrutan Nytt formulär öppnas. Skriv in namnet Mina tidiga varningstecken. Kryssa i Numrera frågorna automatiskt. Klicka på OK.

4. Skriv in frågor Klicka på i verktygsraden. Dialogrutan Ny fråga öppnas. Skriv in den första frågan: Jag drar mig undan? Klicka på OK. Den nya frågan visas i listan. Skriv in fler frågor på samma sätt: Jag känner mig orolig? Jag hör röster? Jag sover dåligt? Jag känner mig förföljd? Maten smakar konstigt? Jag glömmer ta min medicin? Andra tycker jag beter mig annorlunda? 5. Skapa handlingsplanerna A och B Klicka på ikonen Handlingsplan i den gula menyn. Klicka på i verktygsraden. Dialogrutan Ny handlingsplan öppnas. Skriv in namnet Handlingsplan A. Skriv in texten enligt bilden till höger. Klicka på knappen Förhandsgranska för att kontrollera att texten ser bra ut i Handi. Om inte, laborera tills det ser bra ut. Klicka på Förhandsgranska varje gång du vill se en förändring. Klicka på OK. Klicka på i verktygsraden igen för att göra ytterligare en handlingsplan. Skriv in namnet Handlingsplan B. Skriv in texten enligt bilden till höger. Använd Förhandsgranska för att kontrollera att texten ser bra ut i Handi. Klicka på OK. 6. Koppla handlingsplanerna till formuläret Klicka på ikonen Formulär i den gula menyn.

Välj Koppla handlingsplan i Formulärmenyn. Dialogrutan Koppla handlingsplan öppnas. Klicka på Lägg till för att koppla den första handlingsplanen. Välj Handlingsplan B. Välj Alla ikryssade villkor har uppfyllts. (För att Handlingsplan B ska visas ska man svara Ja på alla frågor i Handi.) Klicka på OK. Handlingsplan B visas nu i listan med kopplade handlingsplaner. Klicka på Lägg till för att koppla den andra handlingsplanen. Välj Handlingsplan A. Välj Minst ett ikryssat villkor är uppfyllt. (Om man svarar Ja på minst en fråga ska denna handlingsplan visas.) Klicka på OK.

7. Ladda Handi med formulär Se till att Handi är inkopplad och påslagen. Välj Ladda Handi med formulär i Arkivmenyn. Klicka på OK. När formuläret är överfört visas ett meddelande. Klicka på OK. 8. Ta fram funktionen Formulär i Handi Gå till Inställningar i Handi och välj Handimenyn. Kryssa i funktionen Formulär och tryck på OK. Gå ur Inställningar. 9. Fyll i formuläret i Handi Välj funktionen Formulär i Handimenyn. Markera formuläret Mina tidiga varningstecken och klicka på grön högerpil. Svara Ja på alla frågor och klicka på OK. Handlingsplan B visas. Klicka på OK igen. Fyll i formuläret igen, svara Ja på en fråga och Nej på övriga frågor. Handlingsplan A visas. Klicka på OK igen. Fyll i formuläret minst 5 ggr (för att få data till sammanställningen). 10. Hämta formulärsvaren till Formulärhanteraren Klicka på ikonen Formulärsvar i den gula menyn. Se till att Handi är inkopplad och påslagen. Klicka på i verktygsraden. Dialogrutan Hämta svar hämtas. Klicka på OK. När formulärsvaren har hämtats visas ett meddelande.

11. Sammanställ formulärsvaren Välj Sammanställning Ja/Nej-frågor i Formulärmenyn. En dialogruta med samma namn öppnas. Här visar ett horisontellt stapeldiagram en stapel per inmatningstillfälle. På y-axeln anges inmatningstiden och på x-axeln anges antal svar. Ju mer rött i staplarna desto fler tidiga varningstecken. Klicka på OK för att stänga dialogrutan.

Inloggning i Formulärhanteraren När Formulärhanteraren startar visas följande dialogruta: Här väljer man vilken användare man vill arbeta med genom att markera den i listan. Om det behövs ett lösenord är Ange lösenord vit, dvs inte gråad. Då fyller man i lösenord och klickar sedan på OK. Om man är administratör, t ex personal, ska man förutom att välja användare kryssa i Logga in som Administratör samt ange ett särskilt administratörslösenord för att logga in. När man är administratör har man tillgång till alla funktioner i programmet och kan definiera användare, ändra lösenord, kopiera formulär mellan olika användare etc. Om ingen användare finns definierad är Logga in som Administratör förkryssad: Det krävs då inget lösenord. När man klickar på OK visas Ny användare (se sid 19) så att man får skapa en ny användare direkt.

Administrera Formulärhanteraren När man är inloggad som administratör har man tillgång till alla funktioner i Formulärhanteraren. Endast som administratör kan man definiera användare (skapa nya användare, ändra användare, ta bort användare, importera/exportera användare). Man kan även ändra administratörslösenordet samt öppna andra användare inifrån Formulärhanteraren (annars måste programmet avslutas och man får logga in som en annan användare). Som administratör är det också möjligt att kopiera formulär och handlingsplaner från en användare till en annan. Nedan beskrivs de olika administratörsfunktionerna. Definiera användare Via Definiera användare i Arkiv-menyn kan man lägga till, ändra samt ta bort användare. Man kan även importera användare från en zip-fil samt exportera användare. Denna hantering av användare påverkar även andra PC-program för Handi, se sid 6. Hanteringen av användare sker i följande dialogruta: Här visas en lista med definierade användare samt knappar för resp funktion. De olika funktionerna beskrivs i separata avsnitt nedan. Ny användare För att göra en ny användare väljer man Definiera användare i Arkiv-menyn. Dialogrutan Definiera användare öppnas då. Man klickar på knappen Ny och följande dialogruta visas:

Här anger man användarens namn och ev lösenord. När man klickar på OK får man bekräfta lösenordet. Ändra användare För att ändra namn eller lösenord för en användare väljer man Definiera användare i Arkiv-menyn. Dialogrutan Definiera användare öppnas då. Man markerar den användare som ska ändras i listan och klickar sedan på knappen Ändra. Samma dialogruta som i Ny användare ovan öppnas, med användarens data ifyllda. Ta bort användare För att ta bort en användare väljer man Definiera användare i Arkiv-menyn. Dialogrutan Definiera användare öppnas då. Man markerar den användare som ska tas bort i listan och klickar sedan på knappen Ta bort. Efter att man har bekräftat borttagningen tas användaren bort från listan och alla data flyttas till Papperskorgen. Importera användare från zip-fil Via knappen Importera från zip-fil kan man importera användare från andra datorer. Dessa användare måste först ha blivit exporterade via Exportera användare till zip-fil och sparade i en (lösenordsskyddad) zip-fil. Alla data som berör Formulärhanteraren importeras, dvs formulär, formulärsvar samt handlingsplaner.

Importera användare Steg 1 Via knappen Bläddra väljer man vilken zip-fil som användaren ska importeras från. Man klickar sedan på Nästa för att gå vidare. Importera användare Steg 2 Om zip-filen har ett lösenord visas följande dialogruta: Här skriver man in zip-filens lösenord och klickar på OK. Sedan packas zip-filen upp. Om lösenordet är felaktigt visas ett felmeddelande. Den importerade användaren visas sedan i listan med användare. Den får inget lösenord, så om man vill ange ett sådant ska man göra det via Ändra användare. Exportera användare till zip-fil Via knappen Exportera till zip-fil kan man packa ihop en användares data i en zipfil och på så vis kunna flytta allt till en annan dator. Zip-filen kan vara lösenordsskyddad, så att ingen obehörig kan importera den i Formulärhanteraren eller öppna den i Utforskaren. Användarens eget lösenord följer inte med zip-filen, istället ska ett nytt lösenord anges vilket ska gälla enbart för exporten/importen.

Exportera användare Steg 1 Här informeras man om vad exportera användare innebär. Man klickar sedan på Nästa för att gå vidare. Exportera användare Steg 2 Via knappen Bläddra väljer man sökväg och namn på den zip-fil som användaren ska sparas i. (Programmet föreslår Handi-mappen och användarens namn.) Man får även ange ett lösenord på zip-filen. När man klickar på Slutför sparas användaren i en zipfil. Öppna användare Via Öppna användare i Arkiv-menyn kan man öppna en annan användare: Denna funktion är endast tillgänglig om man är inloggad som administratör. Därför behöver man inte ange lösenord (det har man ju redan gjort). Definiera administratörslösenord Via Definiera administratörslösenord i Arkiv-menyn kan man definiera ett s k administratörslösenord.

Administratörslösenordet är överordnat de olika användarnas lösenord. Endast om man är inloggad som Administratör kan man definiera detta. Tills man angivit ett administratörslösenord är Formulärhanteraren helt öppen. Följande dialogruta öppnas: Här fyller man i önskat administratörslösenord. När man klickar på OK får man bekräfta lösenordet.

Vyn Formulär I vyn Formulär visas användarens formulär. För att komma till denna vy klickar man på Formulär-ikonen i den gula menyn. Överst visas en lista med användarens formulär. Nedanför visas frågorna för ett markerat formulär. Via Formulär-menyn kan man göra nya formulär, ändra formulär, kopiera formulär, skriva ut och ta bort formulär. Man kan även koppla handlingsplaner till formulären. Via Frågor-menyn lägger man till, ändrar, tar bort och ändrar ordning på frågor i ett markerat formulär. Via Ladda Handi med formulär i Arkiv-menyn laddas ett markerat formulär till Handi. Via Förhandsgranska i Visa-menyn kan man se hur formuläret kommer att se ut i Handi. Man kan även testa ev koppling till handlingsplaner. I verktygsraden finns det knappar för de vanligaste funktionerna: Nedan beskrivs de olika funktionerna i Formulär-vyn. Nytt formulär Via Nytt formulär i Formulär-menyn eller knappen i verktygsraden skapar man ett nytt formulär. En dialogruta visas där man får ange egenskaper för det nya formuläret:

Här anger man formulärets namn, symbol samt om frågorna ska numreras automatiskt. Man väljer symbol via knapparna Bläddra eller Bildbas. Vald bild beskärs så att den blir fyrkantig och sparas i storleken 45x45 pixel. Man ska även välja med vilka färger sammanställning av Ja/Nej-frågor ska presenteras. Utgångspunkten är att grönt betyder bra och rött betyder dåligt. Sedan beror ju vad som är bra/dåligt på hur frågan ställs. För frågor av typen Jag hör röster? ska inställningen vara Ja=Rött och Nej=Grönt. För frågor av typen Jag sover bra? ska inställningen vara Ja=Grönt och Nej=Rött. OBS! Det är viktigt att alla frågor i ett formulär är vända åt samma håll för att senare sammanställningar ska bli meningsfulla. När man klickar på OK läggs det nya formuläret in i listan. Ändra formulär Via Ändra formulär i Formulär-menyn kan man ändra egenskaper för ett markerat formulär. Samma dialogruta som i Nytt formulär ovan öppnas. Kopiera formulär Via Kopiera formulär i Formulär-menyn kan man kopiera ett markerat formulär. Följande dialogruta öppnas: Man anger ett nytt namn på kopian och klickar på OK.

Om man är inloggad som administratör kan man kopiera formuläret till en annan användare. Om det finns handlingsplaner kopplade till formuläret kopieras även dessa till den andra användaren. Ta bort formulär Via Ta bort formulär i Formulär-menyn kan man ta bort ett markerat formulär. Det tas bort både i Formulärhanteraren och i Handi. En meddelanderuta visas där man får bekräfta att man vill ta bort formuläret. För att formuläret ska kunna tas bort måste Handi vara ansluten, annars visas ett felmeddelande. Även de formulärsvar som är kopplade till formuläret raderas. Skriv ut formulär Via Skriv ut formulär i Formulär-menyn eller knappen i verktygsraden kan man skriva ut antingen det markerade formuläret eller samtliga formulär. Följande dialogruta öppnas: Här väljer man Markerat formulär eller Alla formulär. Man kan även ange antalet kopior. Via knappen Inställningar ändras skrivarinställningarna. Formulären skrivs ut på varsin sida, ev flera sidor per formulär. Utskriften ser ut enligt följande:

Koppla handlingsplan Via Koppla handlingsplan i Formulär-menyn kan man koppla en eller flera handlingsplaner till ett markerat formulär. Syftet med handlingsplanen är att ge lämplig respons beroende på vilka svar man har gett i formuläret. Följande dialogruta öppnas: I dialogrutan visas en lista med redan kopplade handlingsplaner. Handlingsplanerna har skapats i vyn Handlingsplan, se sid 40. Via knappen Lägg till väljer man en handlingsplan och definierar vilka villkor som ska uppfyllas för att den valda handlingsplanen ska visas i Handi. Via knappen Ändra villkor ändrar man villkoren för en kopplad handlingsplan. Via knappen Ta bort tar man bort kopplingen till en handlingsplan. OBS! Villkoren för resp handlingsplan kontrolleras i den ordning de ligger i listan. Tänk dig följande scenarie: Handlingsplan A ska visas om man svarat Ja på minst en fråga i formuläret. Handlingsplan B ska visas om man svarat Ja på alla frågor. Om man svarat Ja på alla frågor och villkoret för Handlingsplan A kontrolleras först kommer det att vara sant, då ju även Ja på alla frågor är Ja på minst en fråga.

Handlingsplan A kommer att visas även om man svarat Ja på alla frågor! Därför måste Handlingsplan A ligga efter Handlingsplan B i listan. Lägg till koppling Man väljer först vilken handlingsplan som ska kopplas till formuläret. De frågor som är relevanta för villkoret ska vara ikryssade. För varje fråga anges vad som ska gälla för att villkoret ska vara sant, t ex Ja eller >3. För att åstadkomma detta markerar man resp fråga och väljer =/>/< samt Ja/Nej/0-10. Man ska även ange om alla ikryssade villkor eller minst ett ikryssat villkor ska vara uppfyllda för att handlingsplanen ska visas. Ändra villkor för koppling För att ändra villkoren för en handlingsplan markerar man den i listan och klickar på knappen Ändra villkor. Samma dialogruta som i Lägg till koppling ovan visas. Ta bort koppling För att ta bort kopplingen till en handlingsplan markerar man den i listan och klickar på knappen Ta bort. Efter att man har bekräftat borttagningen tas kopplingen bort. Ladda Handi med formulär Via Ladda Handi med formulär i Arkiv-menyn laddar man Handi med ett markerat formulär. Laddningsprocessen är olika beroende på om formuläret är nytt eller om det redan finns i Handi med svar som inte har hämtats: Ladda nytt formulär 1. Formulärhanteraren kontrollerar att Handi är ansluten. 2. Man får bekräfta att formuläret ska laddas:

3. Formuläret överförs till Handi. Ett meddelande visas när det är klart: Ladda formulär som redan finns i Handi 1. Formulärhanteraren kontrollerar att Handi är ansluten. 2. Om formuläret har ändrats sedan det laddades förra gången visas ett meddelande om att det finns en annan version av formuläret i Handi. Man får bekräfta att formuläret ska laddas och därmed ersätta det som finns i Handi: 3. Formuläret laddas. Om det finns formulärsvar i Handi hämtas både detta och själva formuläret till PC:n. Detta för att formulärsvaren för den gamla versionen ska kunna visas på ett korrekt sätt. 4. När laddning/hämtning är klar visas ett meddelande: I vyn Formulärsvar visas formulärets olika versioner, se bild nedan. (I vyn Formulär visas endast den senaste versionen.)

Den senaste versionen visas som tidigare i vyn Formulärsvar. För äldre versioner anges den tidsperiod de omfattar. (Man kan radera en version genom att markera den och välja Ta bort formulärsvar i Formulär-menyn.) Ny fråga Via Ny fråga i Frågor-menyn eller knappen frågor för ett markerat formulär. i verktygsraden skapar man nya Frågor har följande egenskaper: Text Svarsalternativ (Ja/Nej, 0/1/2/3/4/5, Skala 1-10 samt Inget svarsalternativ) Beskrivning vänster ändläge (endast om svarsalternativ 0/1/2/3/4/5 eller Skala 1-10) Beskrivning höger ändläge (endast om svarsalternativ 0/1/2/3/4/5 eller Skala 1-10) Rubrik (fet text) Visa på ny sida Syftet med Inget svarsalternativ är att kunna visa förklarande text inför nästa fråga eller att visa annan typ av information, t ex avslappningsövningar. Rubrik ger fet text på en fråga som ska fungera som rubrik (den har lämpligen inget svarsalternativ) eller på en fråga som av någon anledning ska utmärkas. Frågan definieras i följande dialogruta:

Textrutan där frågan skrivs in är lika stor som en sida i Handi, dvs har samma teckenstorlek, teckensnitt och radlängd. Så när man skriver in frågan kan man se hur radbrytningen blir för just denna fråga. För att se hur hela formuläret kommer att se ut i Handi klickar man på knappen Förhandsgranska. Då kommer ett Handi-fönster upp, se sid 33. Genom att kryssa i Rubrik får texten fet stil i Handi. Genom att kryssa i Visa på ny sida kommer frågan upp på en ny sida i Handi. Till frågan anger man vilka svarsalternativ som ska gälla. Det finns fyra varianter: Ja/Nej, 0/1/2/3/4/5, Skala 0-10 samt Inget svarsalternativ. Till 0/1/2/3/4/5 och Skala 0-10 kan man ange en beskrivning av svarsalternativets två ändlägen. Hur svarsalternativet kommer att se ut i Handi visas under frågan i dialogrutan. De fyra svarsalternativen beskrivs nedan. Svarsalternativ Ja/Nej

Svarsalternativ 0/1/2/3/4/5 0/1/2/3/4/5 är en diskret skala, där man som svar kan välja mellan siffrorna 0-5. Vänster och höger ändläge kan specificeras, t ex Stämmer inte / Stämmer helt. Svarsalternativ Skala 0-10 Skala 0-10 är en VA-skala, där man som svar kan välja fritt mellan 0-10. Siffrorna syns inte. Vänster och höger ändläge kan specificeras, t ex Dålig / Bra.

Inget svarsalternativ När Inget svarsalternativ är valt visas frågan som vanlig text, vilket är lämpligt för t ex rubriker eller förklaringar. Ändra fråga Via Ändra fråga i Frågor-menyn eller knappen i verktygsraden kan man ändra en markerad fråga. Samma dialogruta som i Ny fråga ovan öppnas, med den markerade frågans data ifyllda. Man kan sedan ändra frågan fritt. Ta bort fråga Via Ta bort fråga i Frågor-menyn eller knappen i verktygsraden kan man ta bort en markerad fråga. En meddelanderuta visas där man får bekräfta att man vill ta bort frågan, och frågan tas sedan bort ur listan. Flytta fråga uppåt/nedåt Via Flytta fråga uppåt och Flytta fråga nedåt i Frågor-menyn eller knapparna resp i verktygsraden kan man flytta en fråga uppåt resp nedåt i listan. Förhandsgranska formulär Via Förhandsgranska i Visa-menyn eller knappen i verktygsraden kan man förhandsgranska ett markerat formulär, dvs se hur det kommer att se ut i Handi:

I förhandsgranskningen kan man kontrollera att tex sidbrytning, rubriker mm är OK och att ev handlingsplaner fungerar som de ska.

Vyn Formulärsvar I vyn Formulärsvar kan man se hur användaren har fyllt i formulären i Handi. För att komma till denna vy klickar man på Formulärsvar-ikonen i den gula menyn. I den övre delen av skärmen visas en lista med de formulär som det finns svar till. Om det finns olika versioner av formuläret anges de gamla versionerna med den tidsperiod som de gäller för. Nedanför visas ett markerat formulärs frågor inkl svar, dvs de rådata som hämtats från Handi. Svaren presenteras i en kolumn per ifyllningstillfälle, med datum- och tidsangivelse. Svar på Ja/Nej-fråga visas som Ja eller Nej. Svar på skalfrågor visas med skalan inom parentes, t ex 4(5) resp 7(10). När inte alla kolumner får plats på skärmen kan man scrolla horisontellt. Via Formulär-menyn kan man ta fram två typer av sammanställningar av formulärsvaren; Sammanställning per fråga samt Sammanställning Ja/Nej-frågor. Dessa förklaras i varsitt avsnitt. Via Formulär-menyn kan man även ange för vilken tidsperiod som formulärsvaren ska visas. Via Hämta svar från Handi i Arkiv-menyn hämtar man alla formulärsvar från Handi. Nedan beskrivs de olika funktionerna i vyn Formulärsvar. Hämta formulärsvar från Handi Via Hämta formulärsvar från Handi i Arkiv-menyn eller knappen i verktygsraden överförs alla svar från Handi. Handi töms på formulärsvar när detta är gjort. Hämtningen går till på följande sätt: 1. Formulärhanteraren kontrollerar att Handi är ansluten. 2. Formulärhanteraren kontrollerar om det finns svar att hämta i Handi. I så fall visas följande meddelande:

Om inga svar finns visas följande meddelande: 3. När formulärsvaren har hämtats visas följande meddelande: De nya svaren visas i listan i vyn Formulärsvar. Välj period Via Välj period i Formulär-menyn kan man välja för vilken period formulärsvaren ska presenteras i tabellen. Följande dialogruta visas: Man kan antingen ange datum direkt i resp textruta eller klicka på pilen till höger om textrutan. Då visas en kalender visas där man får välja datum: När man klickar OK ändras tabellen så att endast formulärsvar inom den angivna perioden visas.

Sammanställning Ja/Nej-frågor Via Sammanställning Ja/Nej-frågor i Formulär-menyn kan man få en sammanställning av svaren till alla ja/nej-frågor. Förutsatt att frågorna är ställda på liknande sätt, t ex att Ja alltid är positivt, ger summan av ja- resp nej-svar information om trender och svängningar. Följande dialogruta öppnas: Här visar ett horisontellt stapeldiagram en stapel per inmatningstillfälle. På y-axeln anges inmatningstiden och på x-axeln anges antal svar. I stapeln visas ja- och nej svar med rött resp grönt eller tvärtom. (Vilken färg det ska vara ställs in för formuläret, se kapitlet Nytt formulär på sid 24.) Totala antalet svar per inmatningstillfälle är ju alltid detsamma, så därför blir staplarna lika långa. Mängden ja- resp nej-svar ger en tänkt kurva som kan visa hur en person mår över en tidsperiod, se bilden till höger. (Linjen är inritad i bilden för att tydligare illustrera hur förhållandet ja/nej-frågor svänger över tidsperioden.) Stapeldiagrammet kan skrivas ut via knappen Skriv ut.

Sammanställning per fråga Via Sammanställning per fråga i Formulär-menyn ges en sammanställning av svaren för en markerad fråga. Följande dialogruta öppnas: Överst anges aktuell fråga och den tidsperiod som sammanställningen avser. På den vita ytan visas sammanställningen som ett linjediagram. Diagrammet ser olika ut beroende på om det är en Ja/Nej-fråga eller skalfråga, se beskrivning i separata avsnitt nedan. Svaren till skalfrågor sammanställs i ett linjediagram. Y-axelns gradering beror av frågans svarsalternativ (Ja/Nej, 0/1/2/3/4/5 eller Skala 1-10). På x-axeln visas inmatningstiden. Om diagrammet blir plottrigt p g a mycket data kan man klicka på plusknappen och öka storleken på diagrammet (även på dialogrutan). Storleken kan minskas igen genom att man klickar med minusknappen. Diagrammet kan skrivas ut via knappen Skriv ut. Skriv ut formulärsvar (rådata) Via Skriv ut formulärsvar (rådata) i Arkiv-menyn kan man skriva ut alla rådata. Följande dialogruta visas:

För att så mycket data som möjligt ska få plats på utskriften är det lämpligt att ställa in så att arket blir liggande. Detta gör man via knappen Inställningar. Dialogrutan Skrivarinställningar öppnas: Man väljer Liggande och klickar sedan på OK. Utskriften kommer att se ut enligt nedan: Ta bort formulärsvar Via Ta bort formulärsvar i Arkiv-menyn tömmer man svaren för ett markerat formulär. Efter att man har bekräftat borttagningen raderas formulärsvaren.

Vyn Handlingsplan I vyn Handlingsplan visas användarens handlingsplaner. För att komma till denna vy klickar man på Handlingsplan-ikonen i den gula menyn. I den övre delen av skärmen visas en lista med användarens handlingsplaner. Nedanför visas innehållet i en markerad handlingsplan. Via Handlingsplan-menyn kan man göra nya handlingsplaner samt ändra, kopiera, skriva ut och ta bort handlingsplaner. Via Förhandsgranska i Visa-menyn kan man se hur handlingsplanen kommer att se ut i Handi. I verktygsraden finns det knappar för samtliga funktioner: Nedan beskrivs de olika funktionerna i vyn Handlingsplan. Ny handlingsplan Via Ny handlingsplan i Handlingsplan-menyn eller knappen skapar man en ny handlingsplan. Följande dialogruta öppnas: i verktygsraden Här anger man handlingsplanens namn och innehåll. Den textruta där handlingsplanen ska skrivas in är lika stor som en sida i Handi, dvs har samma teckenstorlek, teckensnitt och radlängd. Så när man skriver in handlingsplanen kan man se hur radbrytningen blir i Handi.

För att se hur handlingsplanen exakt kommer att se ut i Handi klickar man på knappen Förhandsgranska. Då kommer ett Handi-fönster upp, se sid 43. När handlingsplanen är klar kan den kopplas till ett formulär, se kapitlet Koppla handlingsplan på sid 27. Ändra handlingsplan Via Ändra handlingsplan i Handlingsplan-menyn eller knappen i verktygsraden kan namn och innehåll för en markerad handlingsplan ändras. Samma dialogruta som i Ny handlingsplan ovan öppnas. Ta bort handlingsplan Via Ta bort handlingsplan i Handlingsplan-menyn eller knappen i verktygsraden kan en markerad handlingsplan tas bort. En meddelanderuta visas där man får bekräfta att man vill ta bort handlingsplanen. Om handlingsplanen är kopplad till ett eller flera formulär varnas man om detta. Kopiera handlingsplan Via Kopiera handlingsplan i Handlingsplan-menyn eller knappen i verktygsraden kan en handlingsplan kopieras. Följande dialogruta öppnas: Man anger ett nytt namn på kopian och klickar på OK. Om man är inloggad som administratör kan man kopiera handlingsplanen till en annan användare. Skriv ut handlingsplan Via Skriv ut handlingsplan i Handlingsplan-menyn eller knappen i verktygsraden kan man skriva ut antingen den markerade handlingsplanen eller samtliga handlingsplaner. Följande dialogruta öppnas:

Utskriften kommer att se ut enligt nedan:

Förhandsgranska handlingsplan Via Förhandsgranska i Visa-menyn eller knappen i verktygsraden kan man förhandsgranska en markerad handlingsplan, dvs se hur den kommer att se ut i Handi: