Sida 1 (18) 2017-10-11 Utgåva 3 Handläggare: EK/T. Söder Till: Dekaner, prodekaner, kanslichefer PU, FOJO, UB och chefer inom förvaltningen samt ekonomer Praktiska planeringsförutsättningar för budget 2018 Universitetsstyrelsen beslöt i juni om övergripande riktlinjer och ramar för verksamhetsplan och budget 2018. I föreliggande dokument sammanfattas de praktiska förutsättningarna för budgetarbetet. Styrelsens junibeslut finns tillgängligt på intranätet under Medarbetare/ Styrning och regelverk/verksamhetsplanering och uppföljning/planering. De praktiska planeringsförutsättningarna med bilagor finns under Medarbetare/Stöd och service/ekonomi/ekonomihandboken/budget-prognos. Under budgetarbetet ska även en ekonomisk treårsplan tas fram omfattande åren 2018-2020. Planen ska inte göras lika detaljerad som budgeten för 2018 utan görs övergripande på fakultetsnivå. Se vidare anvisningar i bilaga 1. 1. Anslagsfördelning Under de förutsättningar som redovisas i budgetpropositionen för 2018 blir planeringsförutsättningarna enligt tabell 1. I förhållande till de värden som universitetsstyrelsens junibeslut utgick ifrån, har utbildningsanslaget för 2018 ökat med 14 miljoner kronor och forskningsanslaget med 6 miljoner kronor. Beloppen i tabellerna är i resp. års prisnivå, utom 2019-2020 som är i 2018 års prisnivå. Tabell 1. Ekonomiska planeringsförutsättningar Anslag för utbildning på grundnivå och avancerad nivå (takbelopp) Anslag för forskning och utbildning på forskarnivå 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Utfall Utfall Utfall Budget Plan Plan Plan 976 138 993 258 1 012 220 1 029 306 1 067 905 1 070 929 1 075 761 283 945 285 795 318 453 323 317 335 303 335 403 335 511 Särskilda medel 16 972 27 609 16 511 16 762 17 070 17 070 17 070 Fortbildning av journalister (Fojo) 9 983 10 052 10 188 10 344 10 534 10 534 10 534 Utrustning mm till Sjöbefälsutbildningen (SJÖ) 5 498 6 236 6 323 6 418 6 536 6 536 6 536 Kvalitetsbaserad resursförstärkning 1 491 4 177 Kvalitetsförstärkning 7 144 Summa tilldelade anslag 1 277 055 1 306 662 1 347 184 1 369 385 1 420 278 1 423 402 1 428 342 1
1.1 Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Tabell 2 Medel att disponera Universitetsövergripande strategiska satsningar och omfördelningar 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Utfall Utfall Utall Budget Plan Plan Plan 30 552 32 494 31 931 32 000 32 600 32 600 32 600 Medel att fördela till fakulteter 943 968 960 764 980 289 997 306 1 035 305 1 038 329 1 043 161 Medel att disponera 974 520 993 258 1 012 220 1 029 306 1 067 905 1 070 929 1 075 761 Tabell 3 Universitetsövergripande strategiska satsningar 2016 2017 2018 2019 2020 Budget Budget Plan Plan Plan Projekt utveckling och kvalité i utbildning 4 000 Utbildningskvalité 7 000 7 000 7 000 7 000 Internationalisering 1 9 500 7 000 7 000 7 000 7 000 Samhällelig drivkraft 9 500 7 000 7 000 7 000 7 000 Hållbar framtid 406 810 810 810 810 Det entreprenöriella universitetet 775 775 775 775 775 Det kulturella universitetet 530 550 550 550 550 Universitetsgemensamma projekt 2 6 000 6 000 6 000 6 000 6 000 Strategiska medel enligt tidigare rektorsbeslut 750 230 600 Medel att fördela senare/strategisk resurs 470 2 635 2 865 1 965 1 965 Civilingenjörsutbildning 3 1 500 1 500 Totalt strategiska satsningar 31 931 32 000 32 600 32 600 32 600 1 Inkl Global classroom 2 Avsättning för universitetsgemensamma projekt. Ej sökbara för fakulteterna 3 Preliminärt belopp i avvaktan på ansökan. Tabell 4 visar tilldelningen per fakultet. Tilldelningen görs med bruttobelopp, dvs. före avdrag för strategiska medel och andra omfördelningsposter. Det tilldelade bruttobeloppet är det belopp som används vid den interna anslagsavräkningen och beräknas med de nationella prislapparna. I förhållande till universitetsstyrelsens junibeslut har utbildningsanslagen ökat med 14 miljoner kronor enligt budgetpropositionen för 2018. Tv. läggs de medlen i en egen kolumn, för att senare fördelas till fakulteterna/nlu. Universitetsledningens avsikt är att medlen i första hand ska användas för utveckling av kunskapsmiljöer och höstens VP-arbete ska resultera i beslut om hur medlen fördelas. Tabellen visar också avdrag och tillägg. De sker till fasta belopp som inte ändras vid avräkningen: Avdrag görs för rektors strategiska medel med 3,1 %, lika för alla fakulteter. Medlen tilldelas enligt tabell 3 ovan och efter rektorsbeslut. Avdrag görs för språkstöd med 0,42 %, lika för alla fakulteter. Medlen tilldelas FKH. Avdrag görs för utjämning mellan s.k. våta och torra prislappar inom naturvetenskapligt och tekniskt utbildningsområde. Avdragsbeloppen är beräknade efter produktion för torra ämnen inom naturvetenskap/teknik under 2016, men korrigerade för att antalet ämnen som räknas som våta ökas 2018 (Skog och Trä inom FTK). På motsvarande sätt beräknas ett tillägg för våta ämnen inom naturvetenskap/teknik. Den korrigering som tidigare gjordes för den slopade påläggsberäkningen för lärarutbildningen upphör 2018. Det innebär en viss nettoomfördelning mellan lärarutbildning och annan utbildning. 2
Kontering av anslagen görs centralt till fakultetsnivån på följande konton (debet/kredit ur fakultetens synvinkel): 93011 Intäkt av anslag till nationella prislappar Kredit 9394 Omfördelning/korrigering av anslag (tillägg) Kredit 9691 Rektors strategiska medel (avsättning) Debet 9694 Omfördelning/korrigering av anslag (avdrag) Debet Tabell 4 Specifikation av medelstilldelningen FEH FHL FKH FSV FTK NLU Övrigt Summa Tilldelning 2017 130 570 195 855 182 266 125 799 215 509 173 257 6 050 1 029 306 1 Återföring från 2017-6 050-6 050 2 Aviserat av regeringen Utökning av högskoleplatser fr o m 2015 669 1 003 934 644 1 104 887 5 241 Utbyggnad av lärarutbildningen 2 227 2 227 Utökning av högskoleplatser fr o m 2018 9 720 9 720 Utbyggnad av högskoleingenjörsutbildningen fr o m 2018 451 Satsning på sommarkurser 3 455 3 455 Utbyggnad av samhällsbyggnadsutbildningar 200 200 3 Riktade anslag Utökning av sjuksköterskeutbildning 5 000 5 000 Reducering mht tidigare underproduktion -5 000-5 000 4 Pris- och löneomräkning 2 382 3 664 3 326 2 295 3 841 3 202 251 18 962 5 Proportionell utjämning 561 841 782 540 925 744 4 393 Preliminärt tilldelat belopp 2018, nationella prislappar Avgår 134 182 206 363 187 308 129 279 216 379 180 317 14 077 1 067 905 Strategiska medel -4 096-6 300-5 718-3 947-6 605-5 505-430 -32 600 Språkstöd -558-858 -779-538 -900-750 -59-4 441 Vått/torrt -4 630 0-509 -373-7 503-2 120-15 136 Summa avgår -9 284-7 158-7 006-4 857-15 008-8 375-488 -52 177 451 Netto tilldelning efter avdrag 124 898 199 205 180 302 124 421 201 371 171 942 13 589 1 015 728 Tillkommer Språkstöd 4 441 4 441 Vått/torrt 0 2 359 2 156 13 10 442 166 15 136 Summa tillkommer 0 2 359 6 597 13 10 442 166 0 19 577 Netto tilldelning före strategiska medel Netto tilldelning före strategiska medel 2017 Förändring Justering för slopat NLU-pålägg görs ej 2018 Nettoförändring mot 2017 124 898 201 564 186 899 124 434 211 814 172 108 13 589 1 035 305 126 396 194 357 184 193 123 463 217 770 152 133-1 006 997 306-1 498 7 207 2 706 971-5 956 19 975 14 595 37 999-2 236-3 000-2 986-2 248-3 795 14 231 34 0-3 734 4 207-280 -1 277-9 751 34 206 14 629 37 999 Följande ramar ska vara utgångspunkt för den ekonomiska treårsplanen. I tabellen har den tillfälliga höjningen av anslaget till FHL (för att kunna anpassa volymen på övrig utbildning m.h.t. kraven på att utöka sjuksköterskeutbildningen) och minskningen av anslaget till FTK (för tidigare underprestation) lagts tillbaka 2019. Det var inte gjort i tabellen som ingår i VP-utgåvan från 2017-06-12. Observera att ramarna är utgångsvärden och fakulteterna kan i sina planer använda andra belopp som då ska kommenteras och motiveras. Se vidare bilaga 1. Tabell 5 Specifikation av medelstilldelningen FEH FHL FKH FSV FTK NLU Övrigt Summa Tilldelning 2016 130 487 192 553 180 111 123 597 214 982 169 290 1 200 1 012 220 Tilldelning 2017 130 570 195 855 182 266 125 799 215 509 173 257 6 050 1 029 306 Tilldelning 2018 134 182 206 363 187 308 129 279 216 379 180 317 14 077 1 067 905 Tilldelning 2019 134 057 201 172 187 134 129 159 221 179 182 849 15 380 1 070 929 Tilldelning 2020 134 165 201 333 187 284 129 262 221 356 185 677 16 683 1 075 761 3
1.2 Avräkning av utbildningsanslagen Avräkning sker till nationella prislappar enl. beskrivning i bilaga 2. Observera att tilldelade belopp är interna takbelopp och att ev. överproduktion inte kommer att ersättas. Medel för platser inom lärarutbildningen som inte fylls får fakulteterna i samråd med NLU omfördela under budgetåret till fort- och vidareutbildning inom skolområdet. 1.3 Forskning och utbildning på forskarnivå I jämförelse med den medelstilldelning som gjordes i universitetsstyrelsens junibeslut har forskningsanslaget ökat med 6 miljoner kronor. Tv. läggs de i en kolumn för sig och kommer att fördelas senare till fakulteterna/nlu. Fördelningen kommer att hanteras under höstens VP-arbete. Tabell 6 Forskningsanslag att disponera Universitetsövergripande strategiska satsningar och omfördelningar 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Utfall Utfall Utfall Budget Plan Plan Plan 12 345 10 840 11 000 11 900 12 100 12 100 12 100 Lnuc 12 800 14 241 15 000 17 100 18 500 22 000 22 000 Medel att fördela till fakulteter 258 800 260 714 292 453 294 317 304 703 301 303 301 411 Medel att disponera 283 945 285 795 318 453 323 317 335 303 335 403 335 511 Tabell 7 Specifikation av medelstilldelning FEH FHL FKH FSV FTK NLU Fördelas senare Summa Tilldelning 2017 28 555 95 036 45 241 40 831 63 242 21 380 32 294 317 Återförs -32-32 Utifrån bibliometri 1 579 1 579 Utifrån externfinansiering 1 089 1 089 Utifrån samverkan 3 341 3 341 Proporitonell utjämning 428 1 424 678 612 947 320 4 409 S:a tilldelat belopp (exkl. strategiska satsningar) 28 983 96 460 45 919 41 443 64 189 21 700 6 009 304 703 Tabell 8 Universitetövergripande strategiska satsningar 2016 2017 2018 2019 2020 Budget Budget Plan Plan Plan Strategiskt kompetensförsörjningsarbete 2 000 1 000 7 000 7 000 7 000 Forskningssamordnare 300 Forskningsrådgivare 785 Strategiska plattformar 1 500 1 500 2 500 2 500 Stimulans internationaliseringsarbete 1 2 500 Strategiska medel enligt tidigare rektorsbeslut 4 815 4 000 2 600 400 400 Universitetsgemensamma projekt 2 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 Medel att fördela senare/strategisk resurs 2 885 1 115 2 000 1 200 1 200 Summa 11 000 11 900 14 100 12 100 12 100 Ur myndighetskapitalet -2 000 1 Ingår från 2018 i medel att fördelas senare. 2 Avsättning för universitetsgemensamma projekt. Ej sökbara för fakulteterna. 11 000 11 900 12 100 12 100 12 100 4
För den ekonomiska treårsplanen ska följande ramar användas. Tabell 9 FEH FHL FKH FSV FTK NLU Fördelas senare Summa Tilldelning 2016 28 222 94 128 44 380 40 296 62 324 21 103 2 000 292 453 Tilldelning 2017 28 555 95 036 45 241 40 831 63 242 21 380 32 294 317 Tilldelning 2018 28 983 96 460 45 919 41 443 64 189 21 700 6 009 304 703 Tilldelning 2019 28 659 95 383 45 406 40 980 63 473 21 458 5 942 301 303 Tilldelning 2020 28 670 95 418 45 423 40 995 63 496 21 466 5 944 301 411 1.4 Ram för gemensamma funktioner Tabell 8 2013 2014 2015 2016 4) 2017 2018 2019 2020 Utfall Utfall Utfall Utfall Prognos Plan Plan Plan Ledning och övrigt 1) 18 856 18 472 19 347 20 300 20 000 Universitetsbibliotek 61 832 61 749 63 306 64 300 66 000 Universitetsförvaltning 2) 204 747 214 529 205 418 213 800 230 000 Utfall/Budget /Plan 285 435 294 750 288 071 298 400 316 000 321 000 321 000 321 000 Procent av kostnader 3) 18,0% 18,2% 17,2% 16,9% 17,5% 17,4% 17,4% 17,4% Ram 293 000 296 000 299 000 312 000 316 000 321 000 321 000 321 000 Procent av kostnader 3) 18,5% 18,2% 17,9% 17,7% 17,5% 17,4% 17,4% 17,4% 1) Styrelse, rektor, internrevision, universitetsdirektör, universitetspedagogisk enhet och studentkår 2) Universitetsledningens kansli, studerandeavdelning, ekonomiavdelning, avdelning för externa relationer, lokal- och serviceavdelning, IT-avdelning, kommunikationsavdelning och personalavdelning. 3) Kostnader 2017 enl. prognos och 2018-2020 beräknad. 4) Fr o m 2016 ingår allt kommunikationsstöd i kommunikationsavdelningen. Det innebär att ca 8 Mkr flyttats från fakultetsnivån till central nivå. 1.5 Behov av ytterligare anslag Fakulteterna har enligt universitets ekonomimodell inte något eget kapital, utan detta finns i sin helhet på universitetsnivå. För att då kunna använda tidigare överskott vid satsningar av olika slag, så skulle fakulteterna behöva budgetera underskott. Det kan dels gälla nya satsningar men också satsningar som redan inletts men som försenats. Ett typiskt exempel här är anställningen av en professor där medel finns redan 2017 men i många fall sker inte tillträdet förrän 2018. I budgeten för 2018 liksom i treårsplanen (se 3.1 nedan) ska fakulteterna istället beräkna vad de behöver i extra anslag pga. satsningar av olika slag som inte ryms inom för året tilldelade medel. Anslagen budgeteras på konto 9391, strategiska medel. Motsvarande underskott (eller utnyttjandet av myndighetskapitalet) budgeteras på central nivå. Beräkningen ska göras för budgetåret och för ytterligare två år framåt. Det är viktigt att beräkningarna bygger på vad som är realistiskt att hinna genomföra under resp. år och i kommentarerna ska en specifikation med motiveringar/bakgrundsbeskrivningar lämnas. 2. Registrering av budgeten 2.1 Agresso Planering Budgeten ska registreras i Agresso Planering senast 2017-11-13. Vissa förändringar har skett i Agresso Planering. Se den uppdaterade användarmanualen på Medarbetare. 5
Följande anges vid registrering i Agresso: Version Inställning för reg PERS2018 Personalbudget 2018 PBUDG o Används för personalbudgetering med inläst fil från Primula KIBUDG2018 Kostnads- intäktsbudget 2018 KIBUDG o Används för manuell registrering av budgeten och inläsning genom exceleratormall 2.2 Verksamheter Budgeten ska liksom tidigare år registreras på verksamhetskoder enl. vad som är upplagt i Agresso. 2.2.1 Avgiftsskyldiga studenter Intäkter och kostnader för avgiftsskyldiga studenter ska registreras under egen verks, 1101. Verks 9*11 används för att budgetera/kontera stödverksamhet som finansieras med avgiftsintäkter. 1101 används för kärnverksamhet, dvs. utbildning av avgiftsstudenter. Fakulteterna ska budgetera de kostnader som finns inom fakultetskansliet på verks 9811 och samtidigt budgetera en avgiftsintäkt. Detta gäller endast kostnader som är extra och specifikt avser verksamheten med avgiftsstudenter. Stödverksamhet som gäller alla studenter, inkl. avgiftsstudenterna ska budgeteras som vanligt på verks 98* för att sedan fördelas till kärnverksamheten via omkostnadspåläggen som ju även slår på verks 1101. I princip ska verks 9811 gå +- noll, men en kalkyldifferens kan naturligtvis uppstå. Kostnaderna ska beräknas dels genom att de lärare som undervisar avgiftstudenter budgeteras med en del på verks 1101, dvs. tjänsteplaneras. Andelen får uppskattas på bästa sätt t ex genom att resp. lärare uppskattar den tid de undervisar avgiftsstudenter och kan baseras på hst vid kurser där både avgiftsstudenter och andra studenter deltar. I den mån andra kostnader som är specifika för avgiftsskyldiga studenter kan kvantifieras, så ska de budgeteras direkt på verks 1101. Övriga kostnader, som t ex lokalkostnader kan proportioneras baserat på andelen hst. Avdelningar inom förvaltningen ska budgetera kostnader som är extra och specifikt avser avgiftsstudenter på verks 9911 och även budgetera en avgiftsintäkt. Stödverksamhet som gäller alla studenter, inkl. avgiftsstudenterna ska budgeteras som vanligt på verks 99* för att sedan fördelas till kärnverksamheten via omkostnadspåläggen som ju även slår på verks 1101. I princip ska verks 9911 gå +- noll, men en kalkyldifferens kan naturligtvis uppstå. Intäkterna ska budgeteras på konto 93323 periodiseras av resp. enhet. Utfallet bokförs kvartalsvis på central nivå (på 3*-konton). De intäkter som i utfallet förs till enheterna på konto 93323 avser alltså helt det aktuella året och baseras på registrerade hst i Ladok. 6
Vid beräkningen av intäkter ska den av rektor beslutade prislistan som gäller fr.o.m. hösten 2015 användas. Den del av priset som avser administration är 30 000 kr per helårsstudent. Fördelningen av denna post är att 33,3 % går till fakulteterna och 66,7 % till förvaltningen. Fakulteternas andel av den administrativa delen ska i princip dels täcka de kostnader som budgeteras på verks 9811 och dels de pålägg som läggs på verks 1101. I verkligheten lär detta inte stämma utan fakulteten bör budgetera intäkter på verks 9811 så att denna verks går +- noll och budgetera resterande avgiftsintäkt på verks 1101. 2.2 Lärarutbildningen Liksom tidigare budgeteras intäkter och kostnader för lärarutbildningen på verks 1107. Kostnaderna budgeteras enlig schablon med hst som bas. 3. Kommentarer 3.1 Treårig ekonomisk plan Respektive fakultet ska särskilt kommentara den treåriga ekonomiska planen och översiktligt beskriva de bakomliggande faktorer som planen bygger på. Det kan t ex vara: Ut- och avveckling av program och kurser Bedömningar av utvecklingen av hst och hpr Motiv för lägre eller högre anslagsbehov än utgångsvärdena enl. bilaga 1. Planer för att nå ökad extern finansiering (inom utbildning resp. forskning) Rekryteringsplaner Motiv/orsaker till att fakulteten går med över- eller underskott vissa år Motiv/bakgrundsbeskrivning för ytterligare anslag (se p. 1.5 ovan). 3.2 Budgetkommentarer Respektive fakultet/nlu, Polisutbildningen och FOJO ska analysera och kortfattat kommentera avvikelser mellan budget 2018 och prognos 2 2017. Analyserna ska fokusera på frågan Varför? och bl. a bör följande kommenteras: o Osäkerhet i budgeten? o Ev. åtgärdsplaner för områden där ekonomin inte är i balans? o När beräknas ev. åtgärder få effekt? o Vilka faktorer är påverkbara resp. inte påverkbara på kort o lång sikt? o Utvecklingen av externa intäkter? Fakulteterna/NLU ska analysera och kommentera väsentliga avvikelser per resultatpost för verksamhetsområdena utbildning respektive forskning. Övriga enheter ska analysera och kommentera väsentliga avvikelser per resultatpost. Utgångspunkt för kommentarerna är rapport Resultaträkning budget som finns i Agresso. Med resultatpost avses rubrikerna i rapporten (t ex Intäkter av bidrag och Kostnader för lokaler ). Särskild kommentar lämnas om planerade investeringar 2018-2020. Kommentarerna ska specificera alla planerade investeringar över 100 tkr och ange: o o o o Benämning och kort beskrivning Uppskattat värde Beräknad tidpunkt för upphandling Vem som är kontaktperson 7
Kommentarerna skickas till redovisningsgruppens funktionsbrevlåda redovisning@lnu.se senast 2017-11-13. För gemensamma funktioner kommer det att finns särskilda anvisningar om rapportering av förslag till budget och verksamhetsplan samt genomförandet av budgetdialoger. 4. Pålägg för indirekta kostnader 4.1 Pålägg för universitetsgemensamma funktioner Följande påläggsatser ska användas i budgeten. Utbildning Uppdragsutb Forskning Universitetsgemensamma funktioner 56,5 % 25,2 % 25,2 % 4.3 Pålägg för fakultetsgemensamma kostnader Resp. fakultet budgeterar sina indirekta kostnader och beräknar det procentuella pålägget, som registreras i Agresso Planering. Fakultetspålägg ska göras även på kostnadsbärare för utbildning och forskning som finns inom fakultetscentrala organisationer. 4.4 Institutionspålägg Institutionspålägg gäller endast polisutbildningen och institutet för fortbildning av journalister. De beräknar sina pålägg enl. samma principer som tidigare år. 5. Sociala avgifter och lönekostnader 5.1 Sociala avgifter Pålägg för sociala avgifter ( LKP ) ska göras på lönekostnaderna med 50,2 % och med 1,43 % för semesterersättning. Ekonomiavdelningen ansvarar för att Agresso Planering uppdateras med rätt LKP. 5.2 Lönekostnader De löner som f.n. är registrerade i Primula är reviderade per 2016-10-01. Lönerevisioner kommer att göras per 2017-10-01 och (troligen) per 2018-10-01. I budgetarbetet beräknar vi att lönerevisonen per 2017-10-01 innebär en höjning med 2,2 % och revisionen per 2018-10-01 2,5 %. Det innebär att lönekostnadsnivån för 2017 antas under budgetarbetet vara 2,84 % högre än 2016 års nivå. Uppräkningen för lönerevisionerna registreras centralt av ekonomiavdelningen, innan systemet öppnas för budgetering, för de löner som läses in från Primula. Resp. användare kan sedan justera uppräkningen när det är motiverat. Vid budgetering av löner ska utgångspunkten vara de individuella tjänstgöringsplanerna som upprättats enligt det lokala arbetstidsavtalet. Planerad kompetensutvecklingstid budgeteras inom ramen för utbildningsanslaget och planerad forskningstid budgeteras inom ramen för forskningsanslaget. 6. Direkta/indirekta kostnader 8
6.1 Tid i universitetsgemensamma kommittéer, arbetsgrupper, utredningar mm Planerad tid i olika gemensamma organ ska budgeters som en indirekt kostnad på respektive fakultet. Kostnaden tas i vissa fall centralt och belastar i övrigt fakulteterna. Se vidare bilaga 3. Specifika uppdrag eller projekt som ska finansieras med särskilda eller strategiska medel budgeteras som en indirekt kostnad på respektive fakultet och motsvarande intäkt budgeteras som strategiska medel på konto 9391 (9392 om fakultetens egna strategiska medel). Motsvarande gäller för projekt som redovisas på universitetsnivå. 6.2 Omställningsmedel Användningen av omställningsmedel är en direkt kostnad. Enligt avtalet om lokalt aktivt omställningsarbete som slutits mellan arbetsgivarverket och de centrala arbetstagarorganisationerna ska arbetsgivaren from 1 januari 2004 avsätta 0,3 % av bruttolönesumman för aktivt lokalt omställningsarbete. Med det menas kompetensutvecklings- och kompetensväxlingsåtgärder som långsiktigt syftar till aktivt omställningsarbete. Beslut om användning av lokala omställningsmedel träffas alltid i förhandling mellan arbetsgivare och personalorganisationer. Det finns ingen direkt särskiljande definition som skulle göra det möjligt att bedöma om en åtgärd är direkt eller indirekt ur ett universitetsperspektiv varför det mest korrekta enligt SUHF-modellen är att redovisa dessa kostnader som direkta. I normalfallet är syftet att den anställde ska fortsätta att verka inom sin verksamhet. De beviljade medlen för omställningsmedel grundar sig på direkta kostnader, de indirekta kostnaderna ersätts inte. 7. Kostnader i samband med nybyggnation av och flytt till Universitetskajen Hittills har kostnader med anledning av Universitetskajen främst hanteras inom ett centralt projekt. Fr. o m 2018 och än mer under 2019 och framåt så kommer kostnader att uppstå för fakulteter och andra enheter. Observera följande för budget 2018 och för fakulteternas treårsplaner: Alla flyttkostnader inkl. flyttstädning ska budgeteras inom det centrala projektet. Kostnader för återställning av nuvarande lokaler och ev. dubbelhyror i samband med flytt budgeteras av det centrala projektet. Internhyror ska budgeteras av resp. enhet fr. o m den dag enheten flyttar till nya lokaler. Några fakulteter har valt lokallösningar eller utrustning som är utöver vad som ingår i internhyran/centrala kostnader och ska därmed stå för de extrakostnader som detta medför. Det är viktigt att resp. fakultetskansli har avstämningar med ledningen för det centrala projektet om aktuella kostnader. F n gäller detta främst: o AV-utrustning i egna lokaler o o Kaffe- och vattenautomater Egen inredning/utrustning i speciallokaler, f.n. FTK, frostat elglas till speciallokaler FKH, belysningsrår mm i studielokaler FHL, ev. viss labutrustning och havsvattenledningen 8.1 Avstämning av utbildningsvolymen För att möjligöra en avstämning av universitetets takbelopp mott den utbildningsvolym, uttryckt i hst och hpr, som fakulteterna budgeterar, ska fakulteterna 9
rapportera sin budgeterade utbildningsvolym per utbildningsområde (enl. nationella ersättningsnivåer/prislappar). Mall för denna rapportering bifogas, bilaga 4. Rapportering ska göras vid två tillfällen; Preliminär bedömning senast 2017-11-03 och budgeterad volym senast 2017-11-13. 9. Övrig information Tidplan bifogas som bilaga 5. Anvisningar för enheter inom gemensamma funktioner och för budgetering i Agresso Planering kommer att finns på o Medarbetare/Stöd och service/ekonomi/ekonomihandbok/budget- Prognos Information om interna lokalhyror från LOS kommer att finns 2017-09-26 under o s: gemensamt\los\lokallistor och ritningar\2018. Information om ekonomiska modeller för LOS och IT (priser lokalvård, vaktmästeri, IT-support m.fl. tjänster) kommer att finnas 2017-09-26 under o s: gemensamt\ea\ekonomisk modell LOS och IT\2018. 10
Bilaga 1 Ekonomisk plan 2018-2020 Varje fakultet ska göra en budget för 2018 och registrera den i ekonomisystemet enligt särskilda anvisningar. En ekonomisk plan ska redovisas för åren 2018-2020. Planen ska göras på fakultetsnivå och visa på de ekonomiska konsekvenserna av aktiviteter som redovisas i fakultetens verksamhetsplan. Planen redovisas enl. bif. mall för resultaträkning. Bilaga 1:1 Resultaträkning. Planeringstal för fakulteterna Utvecklingen av anslag redovisas i avsnittet Ekonomiska förutsättningar i dokumentet Verksamhetens inriktning och ekonomiska förutsättningar 2018-2020 som universitetsstyrelsen beslutade om i juni. I samma dokument beskrivs behovet av ökade externa intäkter inom så väl utbildnings- som forskningsområdet. Dokumentet sätter inte upp konkreta mål utan resp. fakultet/enhet ska i budgetarbetet föreslå mål för externa intäkter baserat på resp. enhets läge och förutsättningar. Planeringstalen för resp. fakultets anslag framgår av tabellerna 5 och 9. Planeringsförutsättningar Fakulteten fyller i resultaträkningen (bilaga 1:1) under följande förutsättningar: Utgångspunkten är att budgetera/planera för en verksamhet i balans, dvs. vare sig över- eller underskott för utbildning resp. forskning var för sig. För enskilda år kan det emellertid vara korrekt att planera med över- eller underskott om verksamheten över tid är i balans. Det kan t ex gälla vid investering i personalresurser som på sikt ska ge ökade bidragsintäkter. Att planera för ett över- eller underskott innebär i princip att universitetets myndighetskapital (tidigare års samlade överskott) tas i anspråk. En sådan planering ska godkännas av universitetsledningen och -styrelsen. Mallen består av flera resultaträkningar (RR): o Fakultetens egen utbildning o Lärarutbildning o Forskning o Indirekta kostnader o De två första summeras automatiskt till en RR för utbildning o Samtliga RR summeras automatiskt till en total RR för fakulteten Belopp anges i miljoner kronor med en decimal Anslagen enl. tabellerna 5 och 9 är en utgångspunkt, men fakulteten kan planera för ett lägre anslag eller äska för utökade anslag. Därutöver ska fakulteten inkludera en beräknad tilldelning av strategiska medel. Verksamhetsplanen ska innehålla uppgift om hur strategiska medel beräknats, i synnerhet om de avses användas för att utveckla nya utbildningar. Verksamhetsplanen ska även beskriva vilka förändringar i utbudet av kurser och program som planeringen bygger på, liksom antaganden om antal hst och hpr. Anslagsplaneringen för lärarutbildningen sker i samråd med NLU. Såväl intäkter som kostnader för 2019-2020 ska beräknas i 2018 års prisnivå. 11
Personalkostnaderna ska beräknas grundat på om personalen ökar eller minskar och att personalsammansättningen kan ändras. Dock görs ingen uppräkning för generella löneökningar. Lokalkostnadernas andel av intäkterna ska räknas upp beroende på att Lnu 2017 har ovanligt låga lokalkostnader. Det beror dels på nuvarande ränteläge och dels på att investeringsnivån varit låg inför nybyggnationen i Kalmar. Lokalkostnaderna ökar 2019 främst beroende på annan hyresnivå efter nybyggnationerna och till en mindre del beroende på förväntade räntehöjningar. Totalt beräknas lokalkostnaderna öka med drygt 18 % 2019 och ytterligare med 2 % vardera 2020 och 2021. Budgettekniskt görs detta genom att kontona för internhyra och arbetsplatskostnader jämfört med föregående år räknas upp med: 2019 2020 o 95011 Intern lokalhyra (kost) +20 % +2 % o 95013 Interna salshyror +20 % +2 % o 95015 Arbetsplatskostnader +14 % +1,5 % OBS att uppräkning förutsätter att i budgeten för 2018 så används kontona 950* och att inga kostnader läggs på dummykonto, t ex 5000. Därutöver ska fakulteterna öka/minska lokalkostnaderna beroende på om fakulteteten utökar/minskar sin lokalyta. Observara att lokalkostnaderna inte ska räknas ned om en minskning av ytorna beror på flytt till de nya lokalerna vid Universitetskajen. Nybyggnationen medför i och för sig minskad yta, men en ökad kostnad per m 2. Samtidigt blir lokalerna bättre anpassade till verksamheten och utnyttjandegraden ökar. Kostnader för flytt till Universitetskajen ska ej belasta fakulteterna utan budgeteras centralt. Däremot kan det tillkomma andra kostnader för att fakulteten valt lösningar som ej ingår i internhyran eller tas centralt. Se avsnitt 7 i de praktiska planeringsförutsättningarna ovan. Driftkostnadernas utveckling bör återspegla intäkternas utveckling. Påläggen för indirekta kostnader för centrala funktioner och LKP förutsätts vara oförändrade över åren. Bilaga 1:1 Resultaträkning plan 2018-2020, Mkr Fakultet: Datum: Totalt 2016 2017 2018 2019 2020 Utfall Prognos Budget Plan Plan Intäkter Anslag 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Externa intäkter 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 S:a intäkter 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Kostnader Personalkostnader 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Lokalkostnader 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Driftkostnader 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Indirekta kostnader centrala funktioner 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Indirekta kostnader fakultetsgemensamt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 S:a kostnader 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Verksamhetsutfall 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 12
Intern avräkning av anslag 2018 Bilaga 2 Bakgrund Fördelning till fakulteterna/nlu av anslagen för utbildning på grundnivå och avancerad nivå för kommande år görs i universitetsstyrelsens decemberbeslut om verksamhetsplan och budget. För medel tilldelade NLU gäller att platser som inte fylls inom lärarutbildningen omfördelas under innevarande år till fort- och vidareutbildning inom skolområdet. Nämnden för lärarutbildning ska under 2017 föreslå en ny modell för omfördelning av studieplatser. För fakulteterna ska de tilldelade beloppen, inkl. medel från NLU, avräknas mot verkligt utfall, inkl. lärarstudenter, av antalet helårsstudenter (hst) och helårsprestationer (hpr). De belopp som fördelas ska ses som interna takbelopp för resp. fakultet. Vid produktion över det interna takbeloppet utgår inte extra medel om det inte särskilt beslutas om utökning eller omfördelning av medel. Det är fakulteternas/nlus ansvar enl. gällande delegationsordning att planera för hur medlen disponeras, d.v.s. göra avsättningar till egna strategiska satsningar och fördela medel vidare till institutioner och ämnen. I det ansvaret ingår att planera för den kombination av hst och hpr per ämne som ska produceras. Universitetsstyrelsen detaljreglerar inte planerad produktion även om vissa restriktioner/anvisningar kan anges. (T ex uttryckt som att ett visst antal specialistsjuksköterskor eller högskoleingenjörer ska utbildas eller att antalet platser för en viss programutbildning maximeras.) Sådana anvisningar meddelas i universitetsstyrelsens decemberbeslut. Avräkning 1. Vid avräkningen ska nationella prislappar per utbildningsområde användas. 2. Avsättning till centrala strategiska medel görs med ett beloppsavdrag beräknat som en procentandel, lika för alla fakulteter, av anslaget. 3. Avsättning till språkstöd görs med ett beloppsavdrag beräknat som en procentandel, lika för alla fakulteter, av anslaget. Det avsatta beloppet tilldelas FKH. 4. Justering görs med belopp för omfördelning av NT-prislapp för s.k. våta resp. torra (laborativa resp. ej laborativa) ämnen. I budget beräknas justeringsbeloppen från senast kända helårsutfall och de beräknade beloppen är fasta, d.v.s. det görs ingen omräkning för verkligt utfall 2018. Beräkningen görs så att värdet av våta NT-prislappar höjs med fem procent av värdet av alla prislappar inom NT-området. Torra prislappar sänks med samma belopp. 13
Bilaga 2:1 visar prislappar 2018. Bilaga 2:1. Prislappar per utbildningsområde 2017 och 2018, kronor Utbildningsområde En helårsstudent En helårsprestation 2017 2018 2017 2018 Design (maximalt 115 hst) 151 278 154 063 92 169 93 865 Humanistiskt, samhällsvet., juridisk 31 308 31 884 20 401 20 777 Idrott 1 110 221 112 250 51 006 51 945 Media (maximalt 10 hst) 306 916 312 567 245 852 250 379 Medicinskt 2 63 422 64 589 77 144 78 564 Musik (maximalt 20 hst) 130 511 132 914 82 519 84 038 Naturvet., tekniskt, farmaceutiskt 53 385 54 367 45 020 45 849 Undervisning 3 38 080 38 781 39 892 40 627 Verksamhetsförlagd utbildning 4 53 966 54 960 52 358 53 322 Vård 56 755 57 800 49 156 50 061 Övrigt 5 42 873 43 662 34 827 35 468 1 Avser visssa kurser inom lärarutbildningen. 2 Kurser dels för vilka huvudmannaskapet övertagits från landstinget, dels för psykologutbildningen. 3 Utbildning inom det allmänna utbildningsområdet och utbildningsvetenskapliga kärnan. 4 Verksamhetsförlagd utbildning inom lärarutbildningen. 5 Avser journalist- och bibliotekarieutbildningar samt praktisk-estetiska kurser inom bl a lärarutbildningen med inriktning mot 14
Bilaga 3 Råd, nämnder och kommittéer Arbetsmiljökommittén Disciplinnämnd Forskningsberedning Kommittén för hållbar framtid Kommittén för internationalisering Kommittén för samhällelig drivkraft Kvalitetsrådet Personalansvarsnämnd Rådet för ärenden rörande misstanke om Övriga uppdrag Fackliga representanter Etikkommitté sydost Ledamot för Institutet för lokal och regional demokrati Ledamot socialfondens övervakningskommitté Exempel strategiska satsningar Expertgruppen CIL Redovisning Huvudskyddsombud konteras del av tjänst på HR-avdelningen enligt ök. Interndebiteras UK. Interndebiteras ej. Kostnad bokas på fakultetsgemensamt. Timmar interndebiteras ej, men vissa aktiviteter kan efter ök interndebiteras UK. Ledamöter interndebiteras ej. Ordf. konteras 20 % på ledningsgemensamt. Ledamöter interndebiteras ej. Ordf. konteras 20 % på ledningsgemensamt. Ledamöter interndebiteras ej. Ordf. konteras 20 % på ledningsgemensamt. Interndebiteras ledningsgemensamt. Interndebiteras UK. Fackliga representanter konteras del av tjänst enligt årlig sammanställning från personalorganisationerna efter ök med HR. Timmar debiteras via HR. Interndebiteras ledningsgemensamt. Interndebiteras ledningsgemensamt. Interndebiteras ledningsgemensamt. Medel för utförd tid rekvireras genom ekonom för UK. Enligt avtal. 15
Bilaga 4 Beräkning av budgeterat utbildningsutbud 2018 Utbildningsområden Fakultet: Upprättad av: Datum: Prestationsgrad Ersättningsbelopp 2018 (prel) kr Budget 2018 Ersättn hst Ersättn hpr Hst Enligt nationell prislapp Beräknad ersättning kkr Design 154 063 93 865 0 0,0% 0 Humanistisk/samhällsvet/juridik 31 884 20 777 0 0,0% 0 Idrott 112 250 51 945 0 0,0% 0 Media 312 567 250 379 0 0,0% 0 Medicin 64 589 78 564 0 0,0% 0 Musik 132 914 84 038 0 0,0% 0 Naturvetenskap/teknik/farmaci 54 367 45 849 0 0,0% 0 Undervisning 38 781 40 627 0 0,0% 0 Vfu 54 960 53 322 0 0,0% 0 Vård 57 800 50 061 0 0,0% 0 Övrigt 43 662 35 468 0 0,0% 0 OBS! Prognostiserat antal lärarstudenter redovisas endast av NLU! 0 0 16
Tidplan för budget 2018 Bilaga 5 2017 13 aug Fakulteterna/övr. enheter rapporterar lokalbehov till LOS. 30 aug Praktiska planeringsförutsättningar ver 1 ges ut. Innehåller anvisningar och förtydliganden av styrelsens junibeslut om ekonomiska förutsättningar 2018-2020. 30 aug Agresso Planering öppnas för budgetering och prognos 2. Fil med personaldata från Primula per 28 augusti är inläst. Uppdaterad manual är tillgänglig. 11 o 15 sep Utbildning budget/prognos i Agresso Planering. En förmiddag i Växjö (11/9) resp. Kalmar (15/9). Alla som arbetar med budget bör delta för att bli uppdaterade om förändringar i Agresso Planering. 20 sep Budgetpropositionen presenteras. 26 sep Praktiska planeringsförutsättningar för budget 2018 uppdateras. (Lokalhyror, pålägg centrala kostnader, uppräkning löner och pålägg lönebikostnader samt tabeller över fördelning av anslag inkl. strategiska medel.) 28 sep Ekonomdag med bl. a. ev. förändringar i Agresso Planering. 14 okt Arbetsplatskostnader och övrigt betr. ekonomiska modeller meddelas. 16 okt Fullständigt periodiserat kvartalsbokslut per 30/9 2017. Prognos 2 registrerad i Agresso och kommentarer skickade till funktionsbrevlådan. Okt Fakultets-/NLU-styrelser meddelar tilldelningen av anslagsmedel för utbildningsverksamheten och forskningsverksamheten till institutionerna. 16 okt Förvaltningens avdelningar och UB lämnar förslag till verksamhetsplan och budget 2018 (registrerad i Agresso). 19-20 okt Budgetdialoger mellan universitetsdirektör och avdelningschefer inom förvaltningen. 18-31 okt Prognos/budgetdialoger mellan ekonomiavdelningen och resp. fakultet/nlu, Fojo och PU. 3 nov Fakulteterna/NLU redovisar preliminärt budgeterad utbildningsvolym. 6-10 nov Avstämningar och vid behov dialoger om budgetrevisioner i det fall beräknat antal hst/hpr inte korresponderar med tillgängliga medel. 13 nov Samtliga enheter har registrerat budget 2018 i Agresso och lämnat kommentarer. 24 nov Fakulteterna redovisar ekonomisk treårsplan. 14-29 nov Analyser och sammanställningar av budget 2018. 14-29 nov Avstämningar och vid behov kompletterande budgetdialoger mellan ekonomiavdelningen och resp. fakultetskansli, Fojo och PU. 21 nov Prel. verksamhetsplan och budget 2018, utskick till MBL. 29 nov Verksamhetsplan och budget 2018, utskick till US. 7 dec US beslutar om verksamhetsplan och budget 2018. Dec/jan Fakultets-/NLU-styrelser fattar definitiva beslut om budget 2018. 17
I den mån inte annat står i anvisningarna ska all rapportering skickas via mail till redovisningsavdelningens funktionsbrevlåda redovisning@lnu.se 18