Sammanträde Plats och tid Ledamöter Tjänstgörande ersättare Ersättare Övriga stadshuset, Kompassen, vån 4, kl.16:00-17:00 Sebastian Grip Nilsson (S), Ordförande Fredrik Södersten (M), Vice ordförande Erik Olsson (C) Birgitta Ryhage (L) Gunilla Ahsk (S) Salah Abuarisheh (V) Karin Molander (MP) Robert Wendel (S) för Salah Abuarisheh (V) Åke Camerö (KD) Annette Adolfsson (S) Annika Thorström, chefssekreterare kommunledningskontoret Pia Engdahl, ekonomisekreterare, kommunledningskontoret Helena Lennemäs, avdelningschef kommunledningskontoret Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrift sekreterare Underskrift ordförande Underskrift justerande Fredrik Södersten (M) ~~ ~~ca Åber~.... Seb':\stian G~ip Nilsson c_'... ~.. "?f... <.:.:.................... Fredri0. ötlersten Paragrafer 23-34 Sammanträde Förvaras hos Anslaget sätts upp Anslaget tas ner Underskrift Justerandes signatur BEVIS och ANSLAG om justeringens tillkännagivande Kommunledningskontoret stadshuset 2018-12-06 ~8.~./J~........ Annica Åber~
23 Dnr VN 2018/00011 Förfrågan om transport, räkning, sortering, förvaring samt distribution av förtidsröster inför 2019-års val till Europaparlamentet Inför valet till Europaparlamentet behöver Uddevalla kommun hjälp med transport, räkning, sortering, packning och förvaring av förtidsröster samt distribution av de förtidsröster som inkommit i röstningslokal i kommunen men som ska till annan kommun. Postnord AB utförde denna tjänst vid valet till riksdag, kommun och landsting den 9 september 2018. Posten utfört ovanstående tjänster för kommunen vid samtliga val sedan 2006, då kommunerna tog över ansvaret från posten att organisera förtidsröstningen och har således lång erfarenhet av uppdraget. Postnord AB har liknande uppdrag i många kommuner och Valmyndigheten brukar också teckna centralt avtal med Postnord AB som omfattar distribution av förtidsröster som skickas mellan Valmyndigheten och valnämnder. Kommunen måste ha en seriös aktör som leverera i tid, som transporterar, sorterar, räknar och säkert förvarar förtidsröstema samt distribuerar de förtidsröster som ska till annan kommun, då misstag i den här hanteringen kan innebära ett omval. Det finns i dagsläget ingen känd aktör som har erfarenhet av liknande uppdrag och som kan utföra alla tjänster som efterfrågas. Mot bakgrund av ovanstående föreslår valkansliet att förfrågan om transport, räkning, sortering och förvaring samt distribution av förtidsröster skickas till Postnord AB. sunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse 2018-09-21. beslutar att med hänvisning till ovanstående motivering skicka förfrågan angående transport, räkning, sortering och förvaring samt distribution av förtidsröster till Postnord AB.
24 Dnr VN 2018/00009 Förtidsröstning inför valet till Europaparlamentet den 26 maj 2019 F örtidsröstningen startar 18 dagar före valdagen, det vill säga den 8 maj 2019. Kommunen har ett lagstadgat ansvar att se till att det finns lämpliga lokaler som kan användas som röstningslokaler och som i fråga om lokalisering, tillgänglighet och öppethållande ger väljama goda möjligheter att rösta. En röstningslokal ska vara tydligt avgränsad och även i övrigt lämpad för ändamålet så att väljare inte hindras eller störs under röstningen. Den ska inte ha anknytning till en viss politisk sammanslutning och bör inte ha anknytning till en visst religiös sammanslutning eller ett visst företag som kan påverka väljaren i samband med röstningen. Minst en röstningslokal ska vara öppen varje dag under den tid förtidsröstningen pågår. På valdagen ska minst en röstningslokal vara öppen för förtidsröstning. I Uddevalla kommun har under tidigare val förtidsröstning erbjudits i områdena runt centrala Uddevalla, norra Uddevalla, Ljungskile och Torp köpcentrum. Därutöver brukar förtidsröstning ske på stadshuset på valdagen med valnämndens ledamöter och ersättare som röstmottagare. Valkansliet föreslår att förtidsröstning erbjuds i liknande omfattning även inför valet till Europaparlamentet sunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse 2018-09-21. beslutar att förtidsröstning ska äga rum på Bohusläns museum med öppettiderna måndag, fredag-söndag klockan l 0:00-15:00, tisdag-torsdag klockan l 0:00-19:00, att förtidsröstning ska äga rum på Dalabergs bibliotek med öppettiderna måndagtorsdag klockan l 0:00-17:00, fredag klockan 10:00-15:00, att förtidsröstning ska äga rum på kontaktcenter i Rådhuset med öppettiderna måndagfredag klockan 8:00-16:30, att förtidsröstning ska äga rum på Torp köpcentrum med öppettiderna måndag-fredag klockan l 0:00-19:00, lördag-söndag klockan l 0:00-17:00, att förtidsröstning ska äga rum på Ljungskilegården med öppettiderna måndag-fredag klockan 12:00-18:00, lördag klockan 10:000-14:00, Justerandes signatur ~ U t drags bestyrkande
forts. 24 att förtidsröstning ska äga rum på stadshuset på valdagen den 26 maj klockan 8:00-21 :00 med valnämndens ledamöter och ersättare som röstmottagare, samt att valkansliet får i uppdrag att rekrytera röstmottagare till förtidsröstningen, i den utsträckning som behövs för att det alltid ska finnas minst två röstmottagare närvarande i förtidsröstningslokalen. Justerandes signatur y)~
25 Dnr VN 2018/00006 Vallokaler och öppettider för valet den 26 maj 2019 Vid valet till Europaparlamentet ska vallokalerna vara öppna för röstmottagning klockan 08:00-21 :00. Kommunen har ett lagstadgat ansvar att se till att det finns lämpliga lokaler som kan användas som vallokaler och som i fråga om lokalisering och tillgänglighet ger väljama goda möjligheter att rösta. Varje valdistrikt ska ha en vallokal. En vallokal ska vara tydligt avgränsad och även i övrigt lämpad för ändamålet så att väljare inte hindras eller störs under röstningen. En vallokal ska inte ha anknytning till en viss politisk sammanslutning och bör inte ha anknytning till en visst religiös sammanslutning eller till ett visst företag som kan påverka väljaren i samband med röstningen. Valkansliet har tagit fram förslag på vallokaler inför valet till Europaparlamentet den 26 maj 2019. De flesta av de lokaler som användes vid valet till riksdag, kommun och landsting den 9 september 2018 fungerade väl och kan användas även på valdagen den 26 maj. Några av lokalerna visade sig dock vara olämpliga framförallt med hänseende till möbler och storlek, varpå nya förslag har tagits fram. sunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse 2018-09-20. Förteckning över vallokaler. beslutar att vallokalerna ska vara öppna för röstmottagning klockan 08:00-21:00 på valdagen den 26 maj 2019, samt att godkänna förteckning över föreslagna vallokaler Justerandes signatur l
26 Dnr VN 2018/00007 Röstmottagare till valdagen den 26 maj 2019 I varje distrikt ska det finnas så många röstmottagare som behövs för att röstmottagningen ska kunna genomföras. Vid röstning i vallokal ska minst tre av röstmottagama vara närvarande samtidigt, en av dessa ska vara ordförande eller vice ordförande. Valkansliet bedömer att det kommer att behövas mellan sju och tio röstmottagare (ordförande, vice ordförande samt fem till åtta ledamöter) i varje distrikt, samt ett tjugotal reserver. Vidare får som röstmottagare endast den förordnas som har fått sådan utbildning som behövs för uppdraget. Hur utbildningen organiseras och vad som innefattas i kravet på en utbildning som krävs för uppdraget får valnämnden fatta beslut om. Samtliga röstmottagare som arbetade på valdagen den 9 september genomgick utbildning för arbete i vallokal i augusti. Eftersom valet till Europaparlamentet är så nära inpå valet till riksdag, kommun och landsting och att det endast blir drygt sex månader mellan utbildningstillfållena, föreslår valkansliet följande: ordförande och vice ordförande kallas på utbildning med anledning av förändringar i vallagen, nya röstmottagare kallas på en obligatorisk utbildning, ledamöter och reserver som gick utbildningen inför valdagen den 9 september 2018 gör kunskapstestet på Valmyndighetens sida som repetition. Ordförande eller vice ordförande närvarar på samtliga utbildningstillfållen valkansliet anordnar. s övriga ledamöter och ersättare närvarar vid ett av utbildningstillfållena. Röstmottagare förordnas av valnämnden. Det finns inga formella hinder eller regler av jävskaraktär när det gäller röstmottagama. Det är en kommunal övervägningsfråga och det ska alltid ske en individuell bedömning av röstmottagarens lämplighet. En nedre gräns på 18 år är emellertid accepterad. Det väsentliga är att röstmottagama agerar så att väljamas förtroende för valförfarandet upprätthålls. En gräns som Valmyndigheten dock tycker är befogad är att en person som kandiderar för ett parti inte ska arbeta som röstmottagare. sunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse 2018-09-20. beslutar att valkansliet får i uppdrag att rekrytera röstmottagare till valdagen den 26 maj 2019, att den som förordnas som röstmottagare senast på valdagen måste ha fyllt 18 år, Justerandes signatur
forts. 26 att person som kandiderar för ett parti inte får arbeta som röstmottagare i vallokal, att utbildningen av röstmottagama är obligatorisk och genomförs i enlighet med föreliggande förslag, samt att ordförande eller vice ordförande närvarar vid samtliga utbildningstillfållen och att övriga ledamöter och ersättare i valnämnden närvarar vid ett av utbildningstillfållena. ~ )~ Justerandes signatu r> Utdrags bestyrkande
27 Dnr VN 2018/00008 Arvode till röstmottagare på valdagen den 26 maj 2019 ska besluta om arvodet för röstmottagarna som arbetar på valdagen. Arvoden till röstmottagarna vid valet till riksdag, kommun och landsting den 9 september 2018 var enligt följande: Ordförande Vice ordförande Ledamot Reserv 3 600 kronor 3 300 kronor 2 600 kronor 500 kronor (samt arvode för respektive uppdrag vid inkallelse) s ledamöter och ersättare som tjänstgör under valdagen arvoderas enligt ordförande i vallokal med 3 600 kronor. Valkansliet föreslår att samma arvode utgår vid valet till Europaparlamentet den 26 maj 2019. sunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse 2018-09-21. beslutar att godkänna valkansliets förslag till arvode till röstmottagarna på valdagen den 26 maj 2019 enligt ovanstående tabell. Justerandes signatur Utdrags bestyrkande
28 Dnr VN 2018/00010 Anställnings- och löneavtal för röstmottagare vid förtidsröstningen samt övertidsersättning för valkansliets medarbetare Tillfällig personal kommer att anställas som röstmottagare vid förtidsröstningen på Torp köpcentrum, Bohusläns museum, Dalabergs bibliotek och Ljungskilegården. Sammanlagt anställs runt 25 personer med en timlön på 160 kronor. Timlönen inkluderar övertidsersättning och oh-ersättning och är samma ersättning som utgick vid förtidsröstningen inför valet den 9 september 2018. Varje anställd arbetar mellan 60 och 80 timmar under de 18 dagar förtidsröstningen pågår. Anställningsavtalet gäller endast under förutsättning att den anställde innan valet 2019 genomgår den obligatoriska utbildning för röstmottagare i röstningslokal, som valkansliet anordnar. Arbetet med valet och bemanning av valkansliet kommer att medföra övertid för medarbetare på kommunledningskontoret, som bör ersättas av valnämnden. sunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse 2018-09-21. beslutar att godkänna anställnings- och lönevillkor för röstmottagare vid förtidsröstningen, samt att godkänna att den övertid arbetet med valet och bemanning av valkansliet medför för medarbetare på kommunledningskontoret debiteras valnämnden. Justerandes signatur / ;;;---
29 Dnr VN 2018/00014 Valkansli och bemanning under valdagen den 26 maj 2019 Kommunledningskontoret föreslår att valkansli inrättas i stadshuset och att systemforvaltare, chefssekreterare, ekonomisekreterare samt avdelningschef från avdelningen juridik och administration på kommunledningskontoret tjänstgör som valsamordnare för valet 2019. Vid valkansliet tjänstgör under valdagen den 26 maj valsarnordnarna och valnämndens ledamöter och ersättare från klockan 06:30 till dess att arbetet är slutfört. Valkansliet ska under dagen alltid vara bemannat av minst två valsamordnare och valnämndens ordforande eller vice ordfdrande. s ledamöter och ersättare distribuerar fortidsröster till valdistrikten och kontrollerar vallokalerna vid två tillfållen under valdagen. Första utkörningen av fortidsröster sker runt 7:30-tiden. Efter det att förtidsröstema är levererade kör ledamöter och ersättare runt och kontrollerar vallokalerna. Andra utkörningen av förtidsröster sker runt 13-tiden och även efter denna leveransomgång kontrolleras lokalerna enligt checklistan valkansliet tar fram. På grund av att valnämndens ledamöter och ersättare kontrollerar vallokalerna vid två tillfållen under dagen behöver extra personal tas in som röstmottagare för förtidsröstningen på stadshuset fram till dess att valnämnden kan ta över uppdraget. Från och med klockan 16:00 ansvarar valnämndens ledamöter och ersättare för fortidsröstningen på stadshuset, fram till dess att röstningen avslutas klockan 21 :00, enligt uppgjort schema. s ledamöter och ersättare tar, under kvällen/natten, emot redovisningen av röster från alla vallokalerna. Ordforande och vice ordforande levererar röstema till länsstyrelsen på måndag morgon den 27 maj, enligt schema som länsstyrelsen fastställer. sunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse 2018-11-23. beslutar att valkansli inrättas i stadshuset på valdagen den 26 maj 2019, att valsarnordnarna och valnämndens ledamöter och ersättare tjänstgör från klockan 06:30 till dess att arbetet är slutfört, Justerandes signatur
forts. 29 att valkansliet under valdagen alltid ska vara bemannat av minst två valsamordnare samt valnämndens ordfårande eller vice ordförande, att valnämndens ledamöter och ersättare distribuerar förtidsröster till valdistrikten samt kontrollerar vallokalerna vid två tillfållen under valdagen enligt valkansliets förslag, att extra personal tas in som röstmottagare får fårtidsröstningen på stadshuset mellan klockan 8:00 och 14:00 på valdagen, att valnämndens ledamöter och ersättare tjänstgör som röstmottagare vid fårtidsröstningen på stadshuset klockan 16:00-21 :00 enligt schema, att valnämndens ledamöter och ersättare tar emot redovisningen av röster från vallokalerna under valdagsnatten, samt att ordfårande och vice ordfårande levererar röstema tilllänsstyrelsen på måndag morgon den 27 maj, enligt schema som länsstyrelsen fastställer.
30 Dnr VN 2018/00005 Utnämning av dataskyddshandläggare för valnämnden Enligt dataskyddsförordningen som trädde ikraft den 25 maj 2018 ska varje nämnd ha ett dataskyddsombud. Mathias Karlsson har utsetts till dataskyddsombud för samtliga nämnder i Uddevalla kommun, för att på så sätt kunna samla kompetens och öka samordningen i kommunen. För att dataskyddsombudets uppdrag ska fungera på ett effektivt sätt måste en dataskyddshandläggare utses inom varje förvaltning. utsåg 2018-04-23 Catarina Lehtinen till dataskyddshandläggare för valnämnden. Catarina Lehtinen slutar sin anställning i Uddevalla kommun den 20 november varpå ny dataskyddshandläggare behöver utses. sunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse 2018-09-20. beslutar att utse Annica Åberg till dataskyddshandläggare för valnämnden från och med 2018-11-21.
31 Dnr VN 2018/00013 Begäran om skadestånd för skada på bil Pär Andersson, som arbetat som röstmottagare på Sommarhemsskolan under valdagen 2018, kom 2018-09-12 in med ett skadeståndskrav till valkansliet/valnämnden. Grunden till skadeståndskravet är foljande. Pär Andersson har i samband med röstmottagningen på valdagen valt att parkera sin privata bil vid Sommarhemmets skola. När han efter att ha avslutat sitt uppdrag som röstmottagare kom ut till bilen har någon vandaliserat den och gjort skador i lacken med ett vasst foremål. Han önskar ersättning for sin självrisk for att åtgärda bilens skador. Yrkat belopp är uppskattat till 3000 kr. skadeståndsanspråket är anmält till kommunens forsäkringsbolag Kommunassurans Syd Försäkrings AB. Försäkringsbolaget har meddelat avslag på begäran om ersättning. Bolaget motiverar sitt ställningstagande med att forsäkringen gäller skador som orsakats genom att oaktsamhet hos kommunen vållat en person- eller sakskada. I detta fall anser bolaget att det inte finns några belägg för att det är kommunen som genom oaktsamhet orsakat skadorna på bilen. Valkansliet delar forsäkringsbolagets bedömning i skadeståndsfrågan. Det finns inga indikationer på att kommunens personal eller egendom skulle ha vållat skadan och valnämnden kan därfor inte anses skadeståndsskyldig för den uppkomna skadan. En kommun har heller inte befogenhet att lämna bidrag till enskilda om det inte finns laglig grund. Mot bakgrund av ovanstående föreslår valkansliet att begäran om skadestånd avslås. sunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse 2018-10-30. Svar från kommunens försäkringshandläggare på begäran om omprövning av försäkringsärendet gällande skadestånd for skada på bil, 2018-1 0-1 7. Bedömning av frågan om omprövning från Kommunassurans Syd Försäkring AB, 2018-10-16. Omprövning avseende avslag på begäran om skadestånd för skada på bil, 2018-1 0-15. Valkansliets meddelande till Pär Andersson angående begäran om skadestånd for skada på bil, 2018-1 0-03. Avslag från Kommunassurans Syd Försäkrings AB avseende begäran om skadestånd för skada på bil, 2018-10-03. Begäran om skadestånd för skada på bil, 2018-09-12. Justeran
forts. 31 beslutar att med hänvisning till ovanstående motivering avslå Pär Anderssons begäran om skadestånd på 3000 kr avseende självrisken för skada på hans bil2018-09-09. Justerandes signatur
32 Dnr VN 2018/00012 s budget 2019 Valkansliet har tagit fram förslag på fördelning av budget 2019 för valnämnden. Förslaget utgår från att statsbidraget blir detsamma som för valet till riksdag, kommun och landsting 2018. sunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse 2018-10-30. Förslag på fördelning av budget för valnämnden 2019. beslutar att godkänna valnämndens internbudget för år 2019. J uste r~
33 Dnr VN 2018/00004 Redovisning av delegationsbeslut 2018 I förteckning daterad 2018-11-22 redovisas delegationsbeslut fattade på valnämndens vägnar. sunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse 2018-11-22. Förteckning över delegationsbeslut 2018-11-22. beslutar att lägga redovisningen till handlingarna. Justerandes signatur );r
34 Dnr VN 264073 Utvärdering val 2018 Helena Lennernäs, avdelningschef på kommunledningskontoret informerar om utvärderingen från valet 2018. En enkät skickades efter valet den 9 september ut till personal inom förtidsröstningen samt ordförande och vice ordförande i vallokalerna. Synpunkter och förslag på åtgärder presenteras. Justerandes signatur T?